Anda di halaman 1dari 60

BAB 4

SIKLUS PENDAPATAN
Achmad Fauzi
Ari Wibowo
Nia Septiyeni
Ruccy Parsaoran S
STAR BPKP BATCH IV UNIVERSITAS ANDALAS
1

Pengertian
Siklus Pendapatan adalah pertukaran langsung atas
barang jadi atau jasa dengan uang baik secara tunai
atau kredit di dalam transaksi antara penjual dan
pembeli
Siklus Pendapatan terbagi 2 bagian besar, yaitu:
a. Penjelasan konseptual Siklus Pendapatan
b. Pengujian Sistem Siklus Pendapatan

Konseptual Siklus Pendapatan


Konseptual Siklus Pendapatan terbagi dalam 3
bagian yaitu:
Pemrosesan Pesanan Penjualan
Prosedur Retur Penjualan
Prosedur Penerimaan Kas

Pemrosesan Pesanan Penjualan


Menerima Pesanan
Pengecekan Kredit
Pengambilan Barang
Pengiriman Barang
Penagihan kepada Pelanggan
Memperbaharui Catatan Persediaan
Memperbaharui Catatan Piutang Dagang
Memposting ke Buku Besar Umum

Prosedur Back-Order
Ketika barang dalam persediaan di gudang tidak
mencukupi untuk memenuhi pesanan pelanggan,
dokumen ini akan dibuat. Dokumen bisa berupa pesanan
penjualan yang baru atas
barang yang tersisa
atau salinan dari pesanan pelanggan yang disesuaikan
untuk menunjukan produk yang belum dipenuhi.
Dokumen back order ditempatkan pada file tersendiri
sampai barang persediaan dikirim oleh pemasok. Back
order harus dipenuhi sebelum proses penjualan baru
diproses.

Diagram Arus Data Sistem Pemrosesan Pemesanan


Penjualan

Prosedur Retur Penjualan


Pelanggan melakukan pengembalian barang
yang dibelinya. Ini terjadi disebabkan beberapa
hal sebagai berikut:
Penjual mengirimkan barang yang tidak sesuai
Barang dagangan rusak/cacat
Barang dagangan rusak pada saat
pengangkutan
Penjual mengirimkan barang dagangan terlalu
lama atau terjadi penundaan pengangkutan
dan pembeli menolak pengiriman

Prosedur Retur Penjualan


Menyiapkan Slip Pengembalian
Menyiapkan Memo Kredit
Menyetujui Memo Kredit
Memperbaharui Jurnal Penjualan
Memperbaharui Catatan Persediaan dan
Catatan Piutang Dagang
Memperbaharui Buku Besar Umum

Diagram Arus Data Prosedur Retur Penjualan


9

Prosedur Penerimaan Kas


Prosedur penerimaan kas digunakan untuk
melayani pembeli yang membayar harga barang
sesuai yang tercantum dalam faktur penjualan
tunai, prosedur ini dilaksanakan oleh Bagian
Kas dengan alat bantu register kas.
Mulyadi (2011:6)

Prosedur Penerimaan Kas


Mulyadi (2011:455) berpendapat bahwa, berdasarkan
sistem pengendalian intern yang baik, sistem penerimaan
kas dari penjualan tunai mengharuskan :
Penerimaan kas dalam bentuk tunai harus segera disetor
ke bank dalam jumlah penuh dengan cara melibatkan
pihak lain selain kasir untuk melakukan internal check.
Penerimaan kas dari penjualan tunai dilakukan melalui
transaksi kartu kredit, yang melibatkan bank penerbit
kartu kredit dalam pencatatan transaksi penerimaan kas.

Prosedur Penerimaan Kas


1. Ruang Penerimaan Dokumen. Ruang penerimaan dokumen
memisahkan
cek
dengan
permintaan
pembayaran
dan
menyiapkan daftar pembayaran.
2. Departemen Penerimaan Kas. Staf penerimaan kas mencocokkan
cek dan daftar pembayaran dan menyiapkan slip setoran.

3. Departemen Piutang Dagang. Staf departemen piutang dagang


menerima dan mencocokkan dokumen pembayaran dan daftar
pembayaran.
4. Departemen Pemrosesan Data. Pada akhir kerja, program batch
mencocokkan voucher jurnal dengan file transaksi penerimaan kas
dan memperbarui buku besar pembantu piutang dagang dan akun
pengendali buku besar umum.
5. Departemen Pengawasan. Melakukan pengawasan secara berkala
(mingguan atau bulanan)

Prosedur Penerimaan Kas


Membuka surat dan menyiapkan Pemberitahuan
Pembayaran
Mencatat dan mendepositokan cek
Memperbaharui catatan Piutang Dagang
Memperbaharui Buka Besar Umum
Merekonsiliasi penerimaan kas dengan slip deposit

Diagram Arus Data Prosedur Penerimaan Kas

BASIC TECHNOLOGY REVENUE CYCLE


INTERNAL CONTROL
1. PHYSICAL CONTROLS
Pengendalian kegiatan/aksi yang dilakukan oleh orang.
2. IT APPLICATION CONTROLS
Pengendalian komputer yang berkaitan dengan pekerjaan atau
kegiatan tertentu yang telah ditentukan (setiap aplikasi berbeda
karakteristik dan kebutuhan pengendaliannya).

PHYSICAL CONTROLS
1. Otorisasi Transaksi
2. Pemisahan Tugas
3. Supervisi
4. Catatan Akuntansi
5. Pengendalian Akses
6. Verifikasi Independen

Otorisasi Transaksi
Memastikan bahwa hanya transaksi yang benar yang diproses.
1. Credit Check
Memastikan memastikan
perusahaan.

aplikasi

kredit

yang

sesuai

dengan

kebijakan

2. Return Policy
Menentukan kebijakan pengembalian dari konsumen. Otorisasi tergantung pada
materialitas transaksi dan kondisi pengembalian.
3. Remittance list/Cash Prelist
Alat untuk memverifikasi bahwa cek pelanggan dan nota pembayaran sesuai
jumlahnya dan merupakan transaksi benar.

Pemisahan Tugas
Memastikan bahwa tak ada individu/bagian tunggal yang memproses
transaksi secara keseluruhan.
1. Otorisasi transaksi harus terpisah dari pemrosesan transaksi. Contoh:
Pemisahan departemen kredit dengan departemen penjualan.
2. Tugas penyimpanan aset harus dipisahkan dari tugas pencatatan aset.
Contoh: Pemisahan fungsi penyimpanan persediaan dengan
pencatatan persediaan.
3. Organisasi harus begitu terstruktur sehingga sebuah perbuatan fraud
membutuhkan kolusi antara dua individu atau lebih. Contoh: tugas
pada record-keepers harus benar-benar terpisah dengan tugas
pemegang/penyimpan aset.

Supervisi
Supervisi menjadi sangat penting ketika perusahaan
tidak memiliki banyak pegawai untuk menerapkan
fungsi pemisahan tugas yang baik. Supervisi juga bisa
memberikan pengendalian di saat fungsi telah dipisah
dengan baik. Contohnya: supervisi pada bagian
penerimaan surat.

Catatan Akuntansi
1.

Prenumbered Documents
Penomoran secara berurutan dokumen oleh printer sehingga transaksi dapat diidentifikasi
secara unik. Contoh: Sales Order, shipping notices, remittance advices, dll.

2.

Special Journal
Jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi yang terjadi berulang-ulang dan sejenis.
Dalam siklus pendapatan : Jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas.

3.

Subsidiary Ledger
Terdapat dua buku besar pembantu yang digunakan dalam siklus pendapatan yaitu inventory
dan AR.

4.

General Ledger
Akun-akun dalam buku besar adalah dasar untuk menyiapkan laporan keuangan. Di dalam
siklus pendapatan akun yang digunakan antara lain: sales, inventory, COGS, AR, cash.

5.

File
Beberapa arsip yang ada dalam siklus pendapatan: Customer Order file, Shipping log,
customer records file, journal voucher.

Pengendalian Akses
1. Pengendalian akses terhadap fisik aset
Pengendalian akses dapat mencegah dan mendeteksi akses yang tidak
terotorisasi dan ilegal terhadap aset. Aset yang paling berisiko terjadi
penggelapan adalah persediaan dan kas.
Contoh pengendalian akses terhadap fisik aset:
a. Keamanan gudang seperti pagar, alarm dan penjaga;
b. Menyimpan kas di bank secara harian;
c. Menggunakan safe deposit box;
d. Brankas penyimpanan kas pada bagian penerimaan kas.

2. Pengendalian akses terhadap informasi


Informasi juga sangat memerlukan pengendalian akses. Pengendalian akses
terhadap informasi adalah dengan membatasi akses ke dokumen-dokumen yang
mengendalikan fisik aset seperti dokumen sumber, jurnal, dan buku besar.

Pengendalian Akses
Contoh risiko akses terhadap informasi:
a. Akses terhadap BBP Piutang Usaha: dapat menghapus akun di
dalamnya, sehingga perusahaan tidak melakukan penagihan terhadap
piutang tersebut;
b. Akses terhadap dokumen pesanan penjualan: dapat menyebabkan
seorang yang tidak memiliki hak untuk memicu pengiriman produk;
c. Akses terhadap fisik kas dan buku besar kas: dapat mengambil kas dan
menyesuaikan saldo kas di buku besar.

Verifikasi Independen
Tujuan dari verifikasi independen adalah untuk memverifikasi keakuratan dan
kelengkapan dari tugas yang dijalankan oleh fungsi yang lain di dalam proses. Dalam
siklus pendapatan verifikasi independen dapat dilakukan sbb:
a.

Fungsi pengiriman memverifikasi barang yang dikirim dari gudang sudah benar
jenis dan jumlahnya. Dokumen pengeluaran barang dengan slip pengepakan
harus direkonsiliasi sebelum dikirim ke pelanggan;

b.

Fungsi penagihan merekonsiliasi pesanan penjualan asli dengan catatan


pengiriman untuk memastikan pelanggan hanya ditagih sesuai dengan jumlah
barang yang dikirim.

c.

Sebelum posting ke akun pengendalian, fungsi buku besar merekonsiliasikan


voucher jurnal dengan laporan ringkasan yang disiapkan di bidang fungsional
yang berbeda. fungsi penagihan merangkum jurnal penjualan, inventory control
meringkas perubahan dalam BBP persediaan, fungsi penerimaan kas merangkum
jurnal penerimaan kas, dan piutang merangkum buku besar pembantu AR.

Apabila terdapat perbedaan jumlah maka dapat disinyalir bahwa terdapat kesalahan
yang harus diperbaiki sebelum di posting ke buku besar umum.

IT Application Controls
1. Input Control
2. Processing Control
3. Output Control

Input Controls
Berfokus pada kualitas data transaksi yang dimasukkan ke
dalam aplikasi. Memastikan bahwa data yang diinput adalah
data yang benar. Pengendalian yang dapat dilakukan:
a. Pengendalian: missing data check , numeric-alphabetic data
check, dan valid data values check;
b. Pengendalian Check digit, misalnya mengecek jumlah digit
nomor akun pelanggan.

Processing Controls
Pengendalian atas logika aplikasi. Pengendalian yang
dapat dilakukan:
a. Error
messages:
apabila
ditemukan
ketidaksesuaian input data maka akan muncul
notifikasi error.
b. Low stock flag: pada akun persediaan saat jumlah
persediaan telah melampaui batas minimal.
c. Passwords: untuk mencegah akses ilegal terhadap
file dan program komputer.
d. File backup: untuk mengurangi risiko kehilangan
data.

Output Controls
Pengendalian output berkaitan dengan voucher jurnal dan
ringkasan-ringkasan akun yang dihasilkan oleh program
komputer di berbagai macam bagian. Dokumen tersebut
digunakan untuk merekonsiliasi buku besar. Risiko yang dapat
timbul adalah hilang atau salah kirim dokumen. Pengendalian
output yang dapat dilakukan yaitu dengan mengirimkan
salinan digital dokumen tersebut melalui e-mail atau
menugaskan pegawai tertentu untuk mengumpulkannya.

IT Application Controls

Advanced Technology Revenue Cycle


Dengan adanya teknologi yang canggih perancang
sistem dapat mengintegrasikan fungsi akuntansi dengan
fungsi bisnis lainnya mealui sistem informasi. Tujuan
integrasi adalah untuk meningkatkan kinerja dan
mengurangi biaya dengan cara mengidentifikasi dan
mengeliminasi pekerjaan yang tidak

Integrated Sales Order


Processing System
Perlu diperhatikan bahwa fungsi akuntansi untuk update piutang usaha,
penagihan pelanggan, update persediaan, dan posting ke buku besar
dilakukan secara otomatis oleh aplikasi komputer pusat.
Prosedur Penjualan
Prosedur ini dimulai dari petugas menerima pesanan pelanggan. Dengan
menggunakan komputer terminal yang terhubung dengan sistem pesanan
penjualan, petugas memasukkan pesanan penjualan.
1. Sistem mengakses file di BBP persediaan dan mengecek ketersediaan
barang yang diminta. Kemudian mengecek kredit dengan mereviu
catatan kredit pelanggan di file riwayat kredit. File ini berisi informasi
antara lain batas kredit pelanggan, saldo terkini, tanggal pembayaran
terakhir, status kredit terkini. Berdasarkan kriteria yang telah
terprogram, permintaan pelanggan akan disetujui atau ditolak.

Integrated Sales Order


Processing System
2. Jika kredit disetujui, sistem akan menambahkan sebuah
catatan/record ke file faktur penjualan, mengirimkan secara
elektronik digital stock release document ke bagian gudang,
dan salinan digital packing slip ke bagian pengiriman.
3. Terminal/printer petugas bagian gudang dengan segera
mencetak hard-copy dari digital stock release document.
Petugas menyiapkan barang dan mengirimkanya ke bagian
pengiriman beserta stock release document.
4. Petugas bagian pengiriman merekonsiliasi barang dengan
packing slip, mempersiapkan pengiriman, dan memilih
pengangkutnya. Setelah barang terkirim, petugas bagian
pengiriman mengakses sistem dan mengirim sebuah digital
shipping notice untuk memberitahukan bahwa transaksi telah
selesai.

Integrated Sales Order


Processing System
5. Setelah menerima shipping notice, sistem secara otomatis melakukan:
a.

Update catatan
penjualan.

riwayat

kredit

pelanggan

untuk

mencerminkan

b.

Mengurangi quantity-on-hand field pada catatan BBP persediaan


sejumlah barang yang terjual untuk menyajikan gambaran yang terkini
dan akurat dari persediaan yang ada dan tersedia untuk dijual.

c.

Menentukan apakah jumlah inventory-on-hand telah berada dibawah


titik batas reorder, jika iya maka selanjutnya akan menambah catatan
ke file purchase requisition.

d.

Menempatkan sebuah bendera an-order pada catatan persediaan.

e.

Memasukkan tanggal barang terkirim pada catatan faktur penjualan


untuk menunjukkan status pesanan. Banyak perusahaan yang terikat
transaksi B2B menggunakan faktur penjualan ini sebagai pengganti
jurnal penjualan tradisional dan BBP piutang usaha.

Integrated Sales Order


Processing System
f.

Update akun-akun pada buku besar. Pada contoh ini buku


besar di update secara real-time. Tergantung pada volume
transaski perusahaan, aktivitas ini bisa dilakukan secara
batch mode. Update buku besar pada batch mode
dilakukan untuk memperoleh efeisiensi operasi pada
sistem proses transaksi yang bervolume tinggi.

g. Terakhir, sistem memproduksi dan mendistribusikan


macam-macam laporan, seperti ringkasan penjualan,
laporan status persediaan, dan laporan perubahan buku
besar.

Pengendalian Siklus Pendapatan


Berteknologi Canggih
Pada bagian ini kita akan meninjau bagaimana profil pengendalian
berubah ketika teknologi canggih diterapkan. Ada 3 teknik
pengendalian IT, di antaranya:
Pemeriksaan Kredit Otomatis
Keamanan Bertingkat
Posting Otomatis ke Akun Buku Besar Pembantu dan Akun Buku
Besar Umum

Sistem Penerimaan Kas Terintegrasi

Mail Room (Ruang Surat)

Petugas mail room membuka amplop yang berisi cek dan nasehat remitansi; Petugas tersebut mendukung cek untuk
penyetoran saja. Petugas kemudian akan merekonsiliasi cek dan nasehat remitansi dan kemudian akan menyiapkan
daftar remitansi. Cek, nasehat remitansi, dan salinan daftar remitansi akan dikirimkan ke departemen penerimaan kas.

Cash Receipt Department (Departemen Penerimaan Kas)

Petugas penerima kas akan merekonsiliasi cek dan nasehat remitansi dengan daftar remitansi dan menyiapkan slip
setoran. Melalui terminal, petugas itu mengakses sistem penerimaan kas dan membuat catatan dalam file remitansi
(jurnal penerimaan kas) untuk setiap pengiriman uang yang diterima. Petugas akan memfilekan daftar remitansi, nasehat
remitansi, dan satu salinan dari slip setoran. Pada akhir hari, salah satu anggota satuan pengamanan akan menyetorkan
cek ke bank.

Automatic Data Processing Procedures atau Prosedur Pemrosesan Data Otomatis

Ketika entri data penerimaan kas sudah komplit, sistem secara otomatis akan melakukan tugas-tugas berikut:
1)

Menutup faktur penjualan yang tercakup dalam cek pelanggan dengan menempatkan jumlah dan tanggal
pembayaran cek pelanggan di dalam catatan faktur.

2)

Memposting ke akun buku besar umum.

3)

Menyiapkan dan mendistribusikan berbagai catatan manajemen, termasuk daftar transaksi, laporan perbedaan
(ketidaksesuaian), dan laporan perubahan buku besar.

Controllers Office (Kantor Pengendali)

Akhirnya, seorang pegawai di kantor pengendali secara berkala akan melakukan rekonsiliasi daftar remitansi, slip setoran
bank, jurnal penerimaan kas, dan akun kas buku besar umum.

Teknik Pengendalian IT
Ada 3 teknik pengendalian IT, di antaranya:
Pemeriksaan Kredit Otomatis
Sistem logika, bukan dengan manusia, akan membuat keputusan untuk
memberikan ijin ataupun menolak kredit berdasarkan kepada sejarah kredit
pelanggan yang terdapat di dalam file sejarah kredit. Jika kredit ditolak, petugas
penjualan tidak akan meneruskan proses transaksi lebih lanjut. Namun, untuk
memungkinkan fleksibilitas operasional untuk menghadapi keadaan yang tidak
biasa, sistem menyediakan manajemen untuk membuat pilihan yang hanya dapat
dilakukan oleh seorang supervisor. Hal ini harus didokumentasikan di dalam catatan
sejarah kredit dan laporan manajemen.
Keamanan Bertingkat
Dalam lingkungan teknologi dasar, pemisahan tugas dilakukan dengan secara fisik
memisahkan individu dengan data yang mereka pelihara dan amankan. Dalam
lingkungan pengolahan data terpadu, bagaimanapun, prosedur komputer dan data
sangat terkonsentrasi dan diakses melalui pusat aplikasi yang umum. Dalam
keadaan seperti ini, pemisahan tugas dicapai melalui prosedur keamanan
bertingkat.

Teknik Pengendalian IT
Keamanan bertingkat menggunakan teknik yang diprogram yang
memungkinkan akses secara simultan ke pusat sistem oleh banyak
pengguna dengan priviliges akses yang berbeda tetapi mencegah
mereka dari memperoleh informasi yang bukan diotorisasi.
Dua metode umum untuk mencapai keamanan bertingkat adalah
daftar kontrol akses (ACL) & kontrol akses berdasarkan peran (RBAC).
1) Metode ACL
2) Metode RBAC

Teknik Pengendalian IT
Metode Keamanan Bertingkat:
1) Metode ACL memberikan priviliges, seperti hak untuk melakukan
prosedur program komputer & mengakses file data, langsung ke
individu. Dalam organisasi besar dengan ribuan karyawan, ini dapat
menjadi beban administrasi yang cukup sebagai kebutuhan akses yang
terus berubah dengan perubahan tanggung jawab pekerjaan.
2) Metode RBAC melibatkan penciptaan standar (misalnya, penerimaan kas
pengolahan) disebut peran. Setiap peran ditugaskan mengakses
priviliges ke data tertentu & prosedur, seperti hak untuk menambahkan
catatan ke jurnal penerimaan kas. Setelah peran dibuat, individu
ditugaskan untuk itu. Dengan menggunakan teknik ini, individu dapat
dengan mudah ditambahkan atau dihapus dari peran sebagai tanggung
jawab pekerjaan mereka berubah. Individu yang ditugaskan untuk
memiliki peran tertentu, tidak dapat mengakses prosedur program &
data yang tidak ditentukan oleh peran itu.

Teknik Pengendalian IT
Posting Otomatis ke Akun Buku Besar Pembantu dan Akun Buku Besar
Umum
Semua fungsi catatan penjaga, yang dalam sistem teknologi dasar dilakukan
secara manual oleh pegawai akuntansi, akan dilakukan secara otomatis dalam
sistem teknologi canggih.
Dalam lingkungan manual, pemisahan tugas antara piutang akun, penagihan,
dan fungsi buku besar yang merupakan kontrol fisik adalah penting yang
dirancang untuk mencegah atau mendeteksi kesalahan manusia & penipuan.
Dalam sistem teknologi canggih, aplikasi komputer, yang tidak dipengaruhi
oleh tekanan situasional, peluang, & tatanan etis, memutuskan menyumbang
untuk informasi & seberapa banyak.
Dengan menghilangkan unsur manusia dari kegiatan akuntansi tersebut,
potensi kesalahan & peluang untuk penipuan berkurang secara signifikan.
Juga, karena ini adalah kegiatan padat karya, dengan mengotomatisasi
sumber daya manusia akan meningkatkan efisiensi operasi.

Teknik Pengendalian IT
Manfaat otomatisasi tergantung, tentu saja, pada berfungsinya aplikasi
komputer yang melakukan tugas-tugas akuntansi. Integritas aplikasi ini
dicapai melalui proses pengembangan sistem & perubahan program.
Proses pengembangan sistem terdiri dari prosedur formal untuk otorisasi,
merancang, pengujian, & menerapkan aplikasi komputer dalam suatu
organisasi. Setelah diimplementasikan, aplikasi akuntansi akan mengalami
banyak perubahan selama masa hidupnya sebagai akibat dari perubahan
dalam prosedur akuntansi & perubahan kebutuhan pengguna.
Proses perubahan program adalah kegiatan formal untuk mengelola
perubahan rutin seperti untuk logika aplikasi. Tujuannya adalah untuk
memastikan bahwa tidak ada perubahan yang tidak sah terjadi, sengaja
atau tidak sengaja, yang bisa merusak integritas aplikasi.

Dalam menilai integritas aplikasi, auditor mencari jawaban atas


pertanyaan-pertanyaan tersebut adalah:
Apakah logika program komputer sudah benar?
Apakah ada kerusakan dengan aplikasi sejak terakhir diuji?
Apakah ada perubahan program yang dapat menyebabkan kesalahan yang
dirahasiakan?
Jawaban untuk pertanyaan ini terletak pada kualitas umum kontrol IT atas
prosedur pengembangan sistem & perubahan program.

Sistem Point of Sales (POS)

Sistem siklus pendapatan dimana barang dagang yang dijual


langsung ditukar dengan uang tunai, bukan dengan pembayaran
secara kredit.

Misalnya: toko penjual bahan makanan, pusat pertokoan, & jenis


penjualan eceran lainnya.

Hanya uang tunai, cek, dan kartu pembayaran tunai yang dapat
digunakan.

Perusahaan tidak menyimpan rekening pelanggan.

Persediaan disimpan di toko, tidak terpisah di gudang.

Pelanggan secara langsung mengambil barang yang akan dibeli &


dibawa ke kasir pembayaran, di mana transaksi dimulai.

Sistem Point of Sales (POS)


Ada 2 prosedur di dalam sistem Point of Sales (POS):

Prosedur Harian

Prosedur Akhir Hari Kerja

Keuntungan menggunakan sistem POS:


1) Anda dapat menganalisis data penjualan, mencari tahu seberapa baik
semua item yang dijual untuk menyesuaikan order pembelian
selanjutnya
2) Anda dapat mempertahankan rekapitulasi penjualan untuk membantu
menyesuaikan keputusan order pembelian untuk tren pembelian
konsumen musiman
3) Anda dapat meningkatkan akurasi harga dengan mengintegrasikan
barcode scanner dan kemampuan otorisasi kartu kredit dengan sistem
POS

Ayat Jurnal

Akhirnya, program batch merangkum penjualan dan jurnal penerimaan


kas, menyiapkan voucher jurnal, dan membukukan ke rekening buku
besar umum, dengan ayat jurnal sebagai berikut:
Debit
Kas

xxx

Kelebihan/kekurangan kas

xxx

Piutang dagang (kartu kredit)

xxx

Harga Pokok Penjualan

xxx

Kredit

Penjualan

xxx

Persediaan

xxx

Isu Pengendalian Sistem POS

Lingkungan sistem POS memiliki risiko yang unik yang menimbulkan


kebutuhan untuk kontrol fisik tambahan.

Macam-macam pengendalian pada sistem POS:

1) Otorisasi
2) Supervisi
3) Pengendalian Akses
4) Catatan Akuntansi
5) Verifikasi Independen

Otorisasi

Dalam sistem POS, proses otorisasi melibatkan validasi biaya kartu


kredit dan menetapkan bahwa pelanggan tersebut adalah pengguna sah
dari kartu kredit tersebut.

Setelah menerima persetujuan dari perusahaan yang mengeluarkan


kartu kredit secara on-line, staf harus mencocokkan tanda tangan
pelanggan pada slip kartu kredit dengan yang berada pada kartu kredit
itu sendiri.

Selain itu, kita juga biasanya memakai pin dalam otorisasi kartu kredit
tersebut.

Supervisi

Pada sistem POS, di mana persediaan dan kas berisiko, supervisi


merupakan hal yang penting. Pelanggan dapat secara langsung
mengakses persediaan pada sistem POS, dan kejahatan pencurian
barang merupakan hal yang menjadi perhatian manajemen.

Supervisi dalam bentuk kamera pengamatan dan penjagaan toko dapat


mengurangi risiko tersebut. Teknik ini juga dapat dipakai untuk staf yang
menangani penerimaan uang tunai dari pelanggan.

Selain itu, gulungan kertas internal mesin kasir juga merupakan bentuk
supervisi. Gulungan kertas tersebut berisi semua catatan transaksi
penjualan yang sudah diproses oleh mesin kasir. Hanya pengawas staf
yang mempunyai akses ke gulungan tersebut, yang digunakan untuk
mencatat saldo laci mesin kasir pada saat pergantian staf.

Pengendalian Akses

Karena sistem POS melibatkan transaksi kas, perusahaan harus menetapkan


keadaan yang dapat dipertanggungjawabkan untuk setiap aktiva melalui
pembatasan akses. Salah satu metode adalah memberikan setiap staf
penjualan mesin kasir yang terpisah untuk setiap pergantian tugas. Setiap kali
staf beristirahat, laci mesin kasir harus dikunci untuk mencegah akses orang
yang tidak berwenang. Jika harus memakai mesin kasir secara bersamaan,
tanggung jawab penjagaan atas aktiva juga pada mereka berdua namun
akuntabilitas menjadi hilang. Pada saat pergantian staf, staf tersebut harus
segera memindahkan laci tersebut dan menyetorkan ke tempat bendahara.

Persediaan pada sistem POS juga harus diamankan dari akses orang yang tidak
berwenang dan dari pencurian. Hal ini dapat dicapai melalui pengendalian
secara fisik dan melalui elektronik. Sebagai contoh, kabel besi biasanya dipakai
oleh toko pakaian untuk mengamankan jaket yang mahal pada rak pakaian.
Kotak terkunci yang digunakan untuk menyimpan perhiasan dan alat elektronik
yang mahal. Label magnetis yang dipasang pada barang, yang akan
mengeluarkan bunyi alarm jika barang tersebut dikeluarkan dari toko.

Catatan Akuntansi

Selain siklus pendapatan biasa, pita kas register internal juga


merupakan dokumen akuntansi yang penting. Pita ini merupakan
catatan dari semua transaksi penjualan yang sudah diproses di register.
Hanya supervisor dari petugas yang mempunyai akses ke pita tersebut,
yang digunakan pada saat akhir shift untuk menghitung saldo laci kas.

Verifikasi Independen

Ketika petugas bagian shift selesai, mereka akan mengambil uang tunai
dan slip kartu kredit di laci tempat penyimpanan kas, yang kemudian
direkonsiliasi dengan pita register internal. Laci tempat penyimpanan
tersebut harus memuat kas dan salinan kartu kredit yang jumlahnya
harus sama dengan catatan di pita register.

Rekayasa Ulang Menggunakan EDI

Teknologi EDI (Electronic Data Interchange) dibuat untuk mempercepat transaksi rutin antara
produsen dengan pedagang grosir, dan antara pedagang grosir dengan pedagang eceran.
Komputer pelanggan terhubung langsung ke komputer penjual melalui telpon.

Saat komputer pelanggan mendeteksi adanya kebutuhan untuk memesan persediaan, sistem
secara otomatis mengirimkan adanya kebutuhan untuk memesan persediaan, sistem secara
otomatis mengirimkan pesanan tersebut ke penjual. Sistem yang dimiliki oleh penjual
menerima pesanan tersebut dan secara otomatis memprosesnya. Sistem ini ada yang
membutuhkan tenaga manusia dan ada juga yang tidak sama sekali.

EDI mewakili susunan bisnis yang unik antara pembeli dan penjual di mana mereka sebelumnya
menyetujui ketentuan dari hubungan kerja mereka. Misalnya, mereka setuju dengan harga jual,
jumlah yang akan dijual, garansi waktu pengiriman, ketentuan pembayaran, dan metode untuk
menyelesaikan perselisihan. Syarat-syarat ini mengikat dan disusun dalaam kesepakatan mitra
dagang. Setelah kesepakatan ini terbentuk, tidak perlu ada keterlibatan manusia baik dari
pembeli atau penjual yang melakukan persetujuan atau pengesahan transaksi EDI. Dalam
format aslinya, transaksi pertukaran tersebut serba otomatis.

Keuntungan EDI:

1) Memperbaiki efisiensi
2) Menurunkan biaya

Rekayasa Ulang Menggunakan


Internet

Internet-business based

Laman / homepage penjual tersedia secara virtual

Biasanya menggunakan kartu kredit

Pesanan pelanggan dan informasi kartu kredit disertakan pada email


penjual

IT-based dengan segala perkembangannya

Peluang bisnis lebih terbuka secara global

Ada risiko virus, hacker, & penipuan transaksi

Pengendalian Fisik Siklus Pendapatan Berbasis


Teknologi
Aktivitas Pengendalian
Otorisasi Transaksi

Sistem Pesanan Penjualan


Sistem Penerimaan Kas
Pengecekan kredit yang dilakukan Daftar pengiriman uang
computer (lihat Pengendalian TI)
prelist)

Pemisahan Tugas

Pemisahan tugas yang dilakukan Pemisahan tugas yang dilakukan


oleh
aplikasi
computer
(lihat oleh
aplikasi
computer
(lihat
Pengendalian TI)
Pengendaliana TI)

Supervisi (Pengawasan)
Pencatatan Akuntansi

File
faktur
penjualan
(jurnal
penjualan & buku besar pembantu
piutang
usaha),
buku
besar
pembantu persediaan, buku besar
umum

Mail room (ruang surat)


File pengiriman uang, file faktur
penjualan, jurnal penerimaan kas,
buku besar umum

Pengendalian Akses

Akses fisik ke persediaan; Akses ke


pencatatan
akuntansi
berbasis
digital
Departemen Pengiriman

Akses fisik ke cek; akses ke


pencatatan
akuntansi
berbasis
digital
Penerimaan kas direkonsiliasikan
dengan daftar pengiriman uang

Verifikasi secara Independen

(cash

Penagihan dan verifikasi buku besar Rekonsiliasi bank


umum dilakukan oleh aplikasi
komputer

Verifikasi
jurnal
umum
yang
dilakukan oleh aplikasi computer

Pengendalian IT Siklus Pendapatan


Berbasis Teknologi
Control Category

Sales Processing & Cash Receipts

Input controls

Edit controls to detect clerical errors in input data


Check digit for validating customer accounts

Processing controls

Automated credit checking


Error messages to signify account mismatch
Flag control over low stock conditions
Password control to prevent unauthorized access to the system
Backup procedures to protect digital files
Multilevel security (roles) to limit access to data files and programs
modules
Automated posting to subsidiary and general ledger accounts

Output controls

Security over distribution of management reports

TERIMA KASIH