Anda di halaman 1dari 231

SISTEM

AKUNTANSI

BY : YULIANA

BAB I

A.Definisi Sistem
B.Sistem Akuntansi dalam
Perusahaan Manufaktur
C.Tujuan Umum Pekerjaan
Penyusunan Sistem
D.Tipe Penugasan Penyusunan Sistem
Akuntansi

BAB 2

A.Analisis Sistem
B. Desain Sistem
C. Implementasi Sistem
D.Simbol Untuk Pembuatan Bagan
Alir Data
E. Simbol Untuk Pembuatan Bagan
Alir Dokumen.

BAB 3

A.Definisi dan Manfaat Formulir


B. Penggolongan Formulir
C. Dokumen Sumber dan
Dokumen Pendukung

BAB 4

A.Jurnal
B. Metode Pencatatan Data ke
Dalam Jurnal

BAB 5

A.Buku Besar
B. Kode Rekening
C. Buku Pembantu

BAB 6

A.Sistem Pengendalian Intern


B. Lingkungan Pengendalian
Intern

BAB 7

A.Penjualan Kredit
B. Sistem Penjualan Kredit
C. Sistem Retur Penjualan

BAB 8

A.Sistem Akuntansi Piutang


B. Prosedur Pernyataan Piutang

BAB 9

A.

Sistem Akuntansi Pembelian

BAB 10

A.Sistem Akuntansi Utang


B. Prosedur Pencatatan Utang

BAB 11

A.Sistem Penggajian dan


Pengupahan

Bab 12

A.Sistem Akuntansi Biaya


B. Sistem Pengawasan Produksi

BAB 13

SISTEM AKUNTANSI
PENERIMAAN KAS
A.Sistem Penerimaan Kas dari
Penjualan Tunai
B. Sistem Penerimaan Kas dari
Piutang

BAB 14

A.Sistem Pengeluaran Kas


B. Sistem Dana Kas Kecil

BAB 15

A.Sistem Akuntansi Persediaan

BAB 16

A.

Sistem Akuntansi Aktiva Tetap

A. Definisi Sistem

Sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat


berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama
untuk mencapai tujuan tertentu. Dari definisi ini dapat dirinci
lebih lanjut pengertian umum mengenai sistem sebagai berikut :
1. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur
2. unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang
bersangkutan
3. Unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan
sistem
4. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar
Sistem dibuat untuk menangani sesuatu yang berulangkali atau
secara rutin terjadi.

Sistem akuntansi adalah organisasi formulir,


catatan, dan laporan yang dikoordinasisedemikian rupa untuk
menyediakan informasikeuangan yang dibutuhkan oleh manajemen
guna memudahkan pengelolaan perusahaan. Dari definisi sistem
akuntansi tersebut , unsur suatu sistem akuntansi pokok adalah
formulir, catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar dan
buku pembantu, serta laporan.

Formulir. Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk


merekam terjadinya transaksi. Formulir sering disebut dengan
dokumen, karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam
organisasi direkam (didokumentasikan) din atas secarik kertas. Contoh
formulir adalah : faktur penjualan, bukti kas keluar, dan cek. Dengan
faktur penjualan misalnya, direkam data mengenai nama pembeli,
alamat pembeli, jenis dan kuantitas barang yang dijual, harga barang,
tanda tangan otorisasi, dan sebagainya.

Jurnal. Jurnal merupakan catatan akuntansi


pertama yang digunakan untuk mencatat,
mengklasifikasikan,
dan
meringkas
data
keuangan dan data lainnya. Sumber informasi
pencatatan dalam jurnal ini adalah formulir.
Dalam jurnal ini data keuangan untuk pertama
kalinya diklasifikasikan menurut penggolongan
yang sesuai dengan informasi yang akan
disajikan dalam laporan keuangan. Contoh jurnal
adalah jurnal penerimaan kas, jurnal pembelian,
jurnal penjualan, dan jurnal umum.

Buku Besar. Buku besar terdiri dari rekening-rekening yang


digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat
sebelumnya dalam jurnal. Rekening-rekening dalam buku besar
ini disediakan sesuai dengan unsur-unsur informasi yang akan
disajikan dalam laporan keuangan.
Buku Pembantu. Jika data keuangan yang digolongkan dalam
buku besar diperlukan rinciannya lebih lanjut, dapat dibentuk
buku pembantu. Buku pembantu ini terdiri dari rekening-rekening
pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam
rekening tertentu dalam buku besar. Sebagai contoh, jika
rekening piutang dagang yang tercantum dalam neraca perlu
dirinci lebih lanjut menurut nama debitur, dapat dibentuk buku
pembantu piutang yang berisi rekening-rekening pembantu
piutang kepada tiap-tiap debitur tersebut.

Buku besar dan buku pembantu merupakan catatan akuntansi


akhir, yang berarti tidak ada catatan akuntansi lain lagi sesudah
data akuntansi diringkas dan digolongkan dalam rkening buku
besar dan buku pembantu. Proses selanjutnya adalah penyajian
laporan keuangan.

Laporan. Hasil akhir proses akuntansi adalah


laporan keuangan yang dapat berupa neraca,
laporan rugi laba, laporan perubahan laba yang
ditahan, laporan harga pokok produksi, laporan
biaya
pemasaran,
laporan
harga
pokok
penjualan, daftar umur piutang, daftar saldo
persediaan.

Laporan berisi informasi yang merupakan keluaran


sistem akuntansi.

Perbedaan pengertian sistem dan


prosedur

Dalam definisi sistem, formulir merupakan salah satu unsur


sistem akuntansi. Formulir ini merupakan keluaran sistem
lain yang menjadi masukan sistem akuntansi. Sistem lain
yang menghasilkan formulir ini terdiri dari sub-sub sistem
yang diberi nama prosedur.
Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut
pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok
perusahaan.
Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya
melibatkan beberapa orang dala satu departemen atau
lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara
seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang.

Dari definisi tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa suatu


sistem terdiri dari jaringan prosedur, sedangkan prosedur
merupakan urutan kegiatan klerikal. Kegiatan klerikal
terdiri dari kegiatan berikut ini yang dilakukan untuk
mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal, dan buku
besar:

a. Menulis (tanggal, kode barang, jenis, kuantitas, harga


satuan, harga total)
b. Menggandakan (dengan cara mengisi faktur tersebut lebih
satu lembar)
c. Menghitung (perkalian harga satuan dengan kuantitas)
d. Memberi kode (mencantumkan kode buku pada faktur)
e. Mendaftar
f. Memilih
g. Memindah
h. membandingkan

B. Sistem akuntansi pada perusahaan


manufaktur

Kegiatan pokok perusahaan manufaktur terdiri dari : desain dan


pengembangan produk, pengolahan bahan baku menjadi produk jadi,
dan penjualan produk jadi kepada pembeli. Untuk menangani kegiatan
pokok perusahaan, umumnya dirancang sistem akuntansi yang terdiri
dari:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Sistem akuntansi pokok


Sistem akuntansi piutang
Sistem akuntansi utang
Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan
Sistem akuntansi biaya
Sistem akuntansi kas
Sistem akuntansi persediaan
Sisten akuntansi aktiva tetap

Sistem akuntansi pokok. Sistem akuntansi pokok merupakan organisasi


formulir, catatan dan laporan. Sistem akuntansi dalam perusahaan
manufaktur terdiri atas formulirnataundokumen, jurnal, buku besar,
buku pembantu, dan laporan. Unsur-unsurbsistem akuntansi ini
dirancang oleh manajemen untuk menyajikan informasi keuangan bagi
kepentingan pengelolaan perusahaan dan pertanggungjawaban
keuangan kepada pihak luar perusahaan.

Dokumen sumber adalah dokumen yang datanya dipakai sebagai


sumber pencatatan ke dalam catatan akuntansi (jurnal dan buku
pembantu).
Dokumen pendukung adalah dokumen yang menguatkan data yang
dicantumkan didalam dokumen sumber.
Dokumen sumber dan dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar
pencatatan dalam catatan akuntansi merupakan keluaran berbagai
sistem berikut ini: sistem akuntansi piutang, sistem akuntansi utang,
sistem akuntansi penggajian dan pengupahan, sistem akuntansi biaya,
sistem akuntansi kas, sistem akuntansi persediaan, dan sistem
akuntansi aktiva tetap.

Sistem akuntansi piutang.


Sistem akuntansi piutang dirancang untuk mencatat transasaksi
terjadinya piutang dan berkurangnya piutang. Terjadinya
piutang berasal dari transaksi penjualan kredit dan
berkurangnya piutang berasal dari transaksi retur penjualan
dan penerimaan kas dari piutang.
Kegiatan penjualan kredit dimulai dengan diterimanya order
pelanggan,
kemudian
dilanjutkan
dengan
permintaan
persetujuan pemberian kredit, pengiriman barang, penagihan,
pencatatan piutang, dan berakhir dengan distribusi penjualan.
Oleh karena itu sistem akuntansi untuk mencatat terjadinya
piutang terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:
Prosedur order penjualan
Prosedur persetujuan kredit
Prosedur pengiriman barang
Prosedur penagihan
Prosedur pencatatan bertambahnya piutang
Prosedur distribusi penjualan.

Kegiatan retur penjualan dimulai dengan diterimanya


pengembalian barang dari pelanggan, kemudian
dilanjutkan dengan permintaan persetujuan retur
penjualan,
penerimaan
barang,
pencatatan
berkurangnya piutang, dan berakhirnya dengan
distribusi penjualan. Oleh karena itu sistem
akuntansi untuk mencatat berkurangnya piutang
terdiri dari jaringan prosedur berikut ini :
Prosedur penerimaan retur penjualan
Prosedur pembuatan memo kredit
Prosedur penerimaan barang
Prosedur pencatatan retur penjualan
Prosedur pencatatan berkyrangnya piutang
Prosedur distribusi penjualan.

Sistem akuntansi utang.


Sistem akuntansi utang dirancang untuk mencatat transaksi
terjadinya utang dan berkurangnya utang. Terjadinya utang berasal
transaksi pembelian kredit dan berkurangnya utang berasal dari
transaksi retur pembelian dan pelunasan utang. Kegiatan
pembelian kredit dimulai dengan diajukannya permintaan
pembelian barang ke fungsi pembelian, kemudian dilanjutkan
dengan permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok,
pengiriman order pembelian kepada pemasok terpilih, penerimaan
barang yang dibeli, pencatatan utang yang timbul dari transaksi
pembelian dan berakhir dengan distribusi pembelian. Oleh karena
itu sistem akuntansi untuk mencatat terjadinya utang dari transaksi
pembelian terdiri dari jaringan prosedur berikut ini :
Prosedur permintaan pembelian
Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok
Prosedur order pembelian
Prosedur penerimaan barang
Prosedur pencatatan bartambahnya utang
Prosedur distribusi pembelian

Kegiatan
retur
pembelian
dimulai
dengan
pembuatan memo debit oleh fungsi pembelian,
kemudian dilanjutkan dengan pengiriman barang
kepada pemasok, pencatatan berkurangnya
utang karena transaksi retur pembelian dan
berakhir dengan distribusi pembelian. Oleh
karena itu sistem akuntansi untuk mencatat
berkurangnya utang karena retur pembelian
terdiri atas jaringan prosedur berikut ini :
Prosedur pembuatan memo debit
Prosedur pengiriman barang
Prosedur pencatatan berkurangnya utang
Prosedur distribusi pembelian.

Sistem
akuntansi
pengupahan.

penggajian

dan

Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan


dirancang
untuk
menangani
transaksi
perhitungan gaji dan upah karyawan dan
pembayarannya. Sistem ini terdiri dari jaringan
prosedur berikut ini :
Prosedur pencatatan waktu hadir dan waktu kerja
Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah
Prosedur pembayaran gaji dan upah
Prosedur didtribusi biaya gaji dan upah

Sistem akuntansi biaya. Sistem akuntansi biaya


dirancang untuk menangani pengendalian produksi
dan pengendalian biaya. Sistem ini terdiri dari
jaringan prosedur berikut ini :
Prosedur order produksi
Prosedur
pengumpulan
biaya
produksi
dan
nonproduksi

Sistem akuntansi kas.


Sistem akuntansi kas dirancang untuk menangani
transaksi penerimaan dan pengeluaran kas. Sistem
ini terdiri dari jaringan prosedur berikut ini :
Prosedur penerimaan kas
Prosedur pengeluaran kas
Prosedur dana kas kecil

c. Tujuan umum pekerjaan dan


penyusunan sistem akuntansi

Tujuan umum pengembangan sistem akuntansi adalah sebagai berikut


:
1. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha
baru.
2. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang
sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun
struktur organisasinya.
3. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan
intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan informasi
akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai
pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan.
4. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan
akuntansi.

D. Tipe penugasan penyusunan


sistem akuntansi

Berdasarkan tujuan pengembangan sistem akuntansi


tersebut,
penugasan
pengembangan
sistem
akuntansi dapat berbentuk berikut ini:
1. Pengembangan suatu sistem akuntansi baru yang
lengkap.
2. Perluasan sistem akuntansi yang sekarang dipakai
untuk mencakup kegiatan bisnis yang baru.
3. Perbaikan berbagai tahap sistem dan prosedur
yang sekarang digunakan.

Pengembangan sistem akuntansi baru yang lengkap


mencakup pengembangan berbagai sistem berikut ini:
a. Sistem akuntansi pokok. Pengembangan sistem
akuntansi pokok ini terdiri dari perancangan klasifikasi dan
kode rekening buku besar, perancangan klasifikasi dan
kode rekening berbagai buku pembantu, perancangan
berbagai buku jurnal, perancangan berbagai laporan
keuangan yang dihasilkan oleh sistem akuntansi.
b. Sistem akuntansi piutang, sistem akuntansi utang, sistem
akuntansi penggajian dan pengupahan, sistem akuntansi
biaya, sistem akuntansi kas, sistem akuntansi persediaan,
dan sistem akuntansi aktiva tetap. Perancangan berbagai
sistem akuntansi ini mencakup berbagai jaringan prosedur
yang terdapat dalam setiap sistem tersebut, termasuk
perancangan berbagai formulir yang digunakan dalam
setiap sistem akuntansi.

Jika perusahaan membuka usaha baru yang mempunyai


karakteristik bisnis yang berbeda dengan yang sudah dijalankan
sebelumnya, timbullah suatu kebutuhan pengembangan sistem
akuntansinbaru untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi
pengelolaan usaha baru tersebut. Jika misalnya sebelimnya
perusahaan hanya menjual produknya di pasar domestik, dan
kemudian memperluas pasarnya ke luar negeri, maka
perusahaan ini perlu memperluas sistem akuntansi penjualannya
yang sekarang digunakan. Perusahaan ini akan menugasi analisis
sistem untuk merancang sistem ekspor.

Penugasan pengembangan sistem dapat berupa perbaikan berbagai


tahap prosedur dalam suatu sistem akuntansi yang sekarang
digunakan oleh perusahaan. Dengan perubahan lingkungan
tempat sistem akuntansi tersebut digunakan, sistem yang
digunakan sekarang kemungkinan tidak cocok lagi dengan
lingkungan yang telah berubah tersebut. Keadaan ini menuntut
perbaikan terhadap sebagian sistem akuntansi tanpa harus
melakukan perombakan terhadap keseluruhan unsur sistem
tersebut.

A. Analisis Sistem

Pengembangan sistem akuntansi dilakukan oleh analis sistem


melalui tiga tahab: analisis sistem, desain sistem, dan
implementasi sistem.
Metodologi pengembangan sistem adalah langkah-langkah yang
dilalui oleh analisis sistem dalam mengembangkan sistem
informasi.
Dalam setiap tahap pengembangan sistem tersebut, analisis sistem
menghasilkan dokumen tertulis yang menyajikan rencana
pekerjaan yang akan dilaksanakan dalam pengembangan sistem
atau hasil pekerjaan pelaksanaan tahapnpengembangan sistem.
Dokumen tertulis tersebut diserahkan kepada pemakai informasi
sebagai media bagi analisis sistem untuk mengkomunikasikan
pekerjaannya kepada pemakai informasi.

Analisis Sistem.
Dalam yahap ini, analisis sistem membantu pemakai informasi dalam
mengidentifikasi informasi yang diperlukan oleh pemakai untuk
melaksanakan pekerjaannya. Analis sistem mewawancarai pemakai
informasi. Masalah yang sering dihadapi oleh analis sistem pada
tahap ini adalah membedakan apa yang diminta, dengan apa yang
diinginkan, dan dengan apa yang diperlukan oleh pemakai
informasi.
Analis sistem harus memperoleh informasi yang sebenarnya
diperlukan oleh pemakai informasi dalam tahap analis sistem ini,
karena jenis informasi yang diperlukan oleh pemakai informasi
inilah yang menjadi dasar untuk melangkah ke tahap desain dan
implementasi sistem.
Kegagalan analis sistem dalam mengidentifikasi jenis informasi yang
diperlukan oleh pemaki informasi akan mengakibatkan desain
sistem yang tidak bermanfaat bagi pemakai informasi. Oleh karena
itu tahap analisis sistem merupakan tahap yang paling menentukan
dalam keseluruhan tahap pengembangan sistem informasi.

Analisis sistem dapat dibagi menjadi empat tahap:


1. Analisis Pendahuluan
2. Penyusunan Usulan Pelaksanaan Analisis Sistem.
3. Pelaksanaan Analisis Sistem.
4. Penyusunan Laporan Hasil Analisis Sistem.

Dalam analisis pendahuluan, analis sistem mengumpulkan berbagai


informasi umum untuk menyususn dokumen tertulis yang disebut
Usulan Pelaksanaan Analisis Sistem. Hasil analisis sistem dituangkan
dalam dokumen tertulis yang disebut Laporan Hasil Analisis Sistem.
Penyusunan usulan pelaksanaan analisis sistem tersebut untuk
mempertemukan pikiran pemakai informasi dengan analis sistem
mengenai pekerjaan pengembangan sistem akuntansi yang akan
dilaksanakan oleh analis sistem untuk memenuhi kebutuhan
pemakai informasi. Isi dokumen Usulan Pelaksanaan Analisis
Sistem ini kemudian disajikan oleh analisis sistem kepada pemakai
informasi untuk mempertemukan kebutuhan pemakai informasi
dengan kebutuhan pemakai menurut persepsi analis sistem.

Pelaksanaan Analisis Sistem. Pelaksanaan analisis sistem didasarkan pada


rencana kerja yang dituangkan dalam usulan pelaksanaan analisis sistem.
Langkah langkah yang dilakukan oleh analis sistem dalam melaksanakan
analisis sistem adalah sebagai berikut:

Analisis laporan yang dihasilkan sistem sekarang. Dalam tahap ini analis
sistem mempelajari laporan yang sudah dihasilkan oleh sistem akuntansi
yang sekarang digunakan, untuk menemukan informasi yang diperlukan
oleh manajemen, namun tidak disediakan oleh sistem akuntansi yang
sekarang.
Menganalisis transaksi. Analisis sistem kemudian melaksanakan analisis
terhadap setiap transaksi. Analisis transaksi ini meliputi analisis terhadap
formulir, catatan, dan prosedur yang digunakan di dalam melaksanakan
setiap transaksi tersebut.
Mempelajari catatan pertama. Sudah dijelaskan bahwa yang merupakan
catatan pertama dalam sistem akuntansi adalah jurnal. Analis sistem
mempelajari jurnal yang digunakan oleh perusahaan dengan tujuan untuk
menemukan kelemahan yang melekat padanya dan mempertimbangkan
kemungkinan perancangan kembali jurnal yang sekarang digunakan, atau
perancangan jurnal-jurnal baru.

Mempelajari catatan terakhir. Buku besar dan buku pembantu


merupakan catatan terakhir dalam sistem akuntansi. Analis sistem
mempelajari buku besar dan berbagai buku pembantu yang digunakan
oleh perusahaan dengan tujuan untuk menemukan kelemahan yang
melekat padanya dan mempertimbangkan kemungkinan perancangan
kembali buku besar dan buku pembantu yang sekarang digunakan ,
atau perancangan buku pembantu yang baru.

Unakan,

Sumber Informasi dalam Analisis Sistem. Dalam analisis sistem, sumber


informasi untuk pengembangan sistem akuntansi adalah (1) sistem
akuntansi yang sekarang digunakan, (2) sumber intern yang lain, (3)
sumber-sumber luar.
Manfaat utama dilakukannya analisis terhadap sistem akuntansi lama
adalah:
o Efektifitas Sistem Akuntansi yang Sekarang Digunakan. Analis sistem
memiliki kesempatan untuk menentukan apakah sistem yang sekarang
digunakan
masih
memenuhi
kebutuhan
pemakai
informasi,
memerlukan perbaikan kecil, memerlukan perbaikan besar, atau harus
diganti.

o Ide Rancangan. Analis sistem dapat menyerap ide rancangan


yang terdapat dalam sistem akuntansi yang lama, yang masih
bermanfaat untuk dipakai dalam sistem akuntansi yang baru.

o Identifikasi Sumber Daya. Analis sistem dapat mengidentifikasi


berbagai sumberdaya yang tersedia bagi sistem akuntansi
yang akan dikembangkan nanti. Sumber daya tersebut meliputi
keahlian manajemen, keahlian klerikal, dan ekuipmen yang
sekarang digunakan untuk menjalankan sistem akuntansi.
o Pengetahuan Konversi. Pada saat sistem akuntansi yang baru
diimplementasikan, analisis sistem perlu memiliki informasi
tentang kegiatan yang sebelumnya dilaksanakan dengan
sistem yang lama dan yang akan dilaksanakan dengan sistem
akuntansi yang baru. Pengetahuan ini merupakan dasar bagi
analisis sistem dalam menghentikan kegiatan-kegiatan yang
dirancang dalam sistem akuntansi yang baru.

Teknik Pengumpulan Informasi dalam Analisis Sistem. Dalam tahap analisis


sistem, pengumpulan informasi dilaksanakan analisis sistem dengan cara
(1) wawancara, (2) kuesioner (3) metode analisis kelompok, (4)
pengamatan, (5) pengambilan sampel dan pengumpulan dokumen.

Penyusunan Laporan Hasil Analisis Sistem. Hasil akhir proses analisis sistem
disajikan oleh analis sistem dalam suatu laporan yang disebut Laporan
Hasil Analisis Sistem. Laporan ini merupakan dokumen tertulis yang
dibuat oleh analis sistem untuk diserahkan kepada pemakai informasi .
Laporan ini berisi temuan-temuan yang diperoleh analis sistem dalam
analisis sistem. Isi Laporan Hasil Analisis Sistem meliputi:
1. Pernyataan kembali alasan yang mendasari dan luas analisis sistem
yang dilaksanakan oleh analis sistem.
2. Daftar masalah besar yang ditemukan oleh analis sistem.
3. Suatu pernyataan persyaratan informasi yang diperlukan oleh pemakai
informasi.
4. Suatu pernyataan tentang asumsi penting yang dibuat oleh analis
sistem selama melaksanakan analisis sistem.
5. Rekomendasi yang bersangkutan dengan sistem yang diusulkan atau
persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi oleh sistem yang
diusulkan tersebut.

B. Desain Sistem.
Desain adalah proses penterjemahan kebutuhan pemakai informasi ke dalam alternatif
rancangan sistem informasi yang diajukan kepada pemakai informasi untuk
dipertimbangkan. Tahap desain sistem ini dibagi menjadi lima tahap:
1. Desain sistem secara garis besar. Dalam pembangunan sebuah sistem informasi,
analisis sistem telah memperoleh informasi berikut ini dari tahap analisis sistem
yang dilakukan:

Informasi yang dibutuhkan oleh pemakai beserta persyaratan-persyaratan yang


melekat dalam informasi tersebut.

Luas sistem.

Sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan.

Berdasarkan informasi yang diperolehnya dalam tahap analisis tersebut, analisis


sistem kemudian menawarkan berbagai alternatif desain secara garis besar sistem
informasi untuk menghasilkan informasi yang diperlukan oleh pemakai.
2. Penyusunan Usulan Desain Sistem Secara Garis Besar. Usulan desain sistem secara
garis besar disusun untuk mengkomunikasikan secara tertulis kepada pemakai
informasi bagaimana sistem informasi yang dirancang secara garis besar
memenuhi kebutuhan mereka akan informasi. Pemakai informasi mengajukankritik
dan saran atas desain sistem informasi secara garis besar yang disajikan oleh
analis sistem.

3. Evaluasi sistem. Dalam tahap evaluasi sistem analis sistem


menentukan persyaratan yang harus dipenuhi.
4. Penyusunan Laporan Final Desain Sistem Secara Garis Besar.
Berdasarkan hasil diskusi antara pemakai informasi dengan
analis sistem dalam penyajian usulan desain secara garis
besar dan evaluasi sistem, analis sistem kemudian
membuat laporan final desain sistem secara garis besar.

5. Desain Sistem Secara Rinci. Analis sistem melakukan desain


rinci sistem informasi menjadi sistem informasi yang
mampu memenuhi kebutuhan informasi para pemakai.
6. Penyusunan Laporan Final Desain Sistem Secara Rinci. Hasil
desain rinci sistem informasi ini disajikan oleh analis sistem
dalam dokumen tertulis yang disebut Laporan Final Desain
Sistem Secara Rinci.

C. Implementasi Sistem.
Implementasi adalah pendidikan dan pelatihan pemakai informasi, pelatihan
dan koordinasi teknis yang akan menjalankan sistem, pengujian sistem
yang baru, dan pengubahan yang dilakukan untuk membuat sistem
informasi yang telah dirancang menjadi dapat dilaksanakannya secara
operasional. Puncak segala kegiatan pengembangan dan perancangan
sistem informasi adalah terletak pada tahap implementasi.

Dalam tahap implementasi ini, analis sistem menyusun laporan final


implementasi sistem yang terdiri dari dua bagian: Rencana Implementasi
dan Hasil Pelaksanaan Implementasi.
Rencana implementasi disusun sebelum tahap pelaksanaan sistem
dilaksanakan. Bagian ini berisi rencana pengujian berbagai bangunan
sistem informasi, dan dicantumkan pula rencana konversi sistem lama ke
sistem baru. Selama pelaksanaan sistem berlangsung, analis sistem
melakukan dokumentasi perubahan-perubahan yang dilakukan untuk
menyempurnakan sistem, hasil-hasil yang dicapai dalam pelaksanaan
sistem, dan penerimaan sistem oleh para pemakai informasi..hasil
pelaksanaan sistem ini merupakan bagian dalam Laporan Final
Implementasi Sistem.

D. Simbol untuk Pembuatan Bagan Alir Data


Bagan alir yang baik dan jelas memerankan bagian
yang penting dalam perancangan sistem
informasi yang kompleks dan pengembangan
program komputer.
Bagan alir data adalah suatu model yang
menggambarkan aliran data dan proses untuk
mengolah data dalam suatu sistem.

Pengolah
an data

Proses

Aliran material
Aliran

Aliran data
Halaman sama

halaman lain

Penghubung
Tempat penyimpanan data atau
arsip

Sumber atau tujuan data

Masukan / keluaran

Ditunjuk oleh garis alir

E. Simbol untuk Pembuatan Bagan Alir Dokumen


Sistem akuntansi dapat dijelaskan dengan menggunakan bagan alir
dokumen. Berikut ini adalah simbol-simbol stsndar dengan
maknanya masing-masing.

Dokumen. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan


semua jenis dokumen yang merupakan formulir yang
digunakan untuk merekam data terjadinya suatu
transaksi. Contoh: faktur penjualan, SOP, BKK, cek.

2
1Faktur

Dokumen dan tembusannya. Simbol ini digunakan untuk


menggambarkan dokumen asli dan tembusannya.

Surat
muat 3
SOP 2
Fak.penju
alan 1

Berbagai dokumen. Simbol ini digunakan untuk

menggambarkan berbagai jenis dokumen yang


digabungkan bersama didalam satu paket.

Catatan. Simbol ini digunakan untuk


menggambarkan catatan akuntansi yang
digunakan untuk mencatat data yang direkam
sebelumnya didalam dokumen atau formulir.
Nama catatan akuntansi dicantumkan di dalam simbol ini.
Catatan akuntansi yang digambarkan dengan simnbol ini
adalah: jurnal, buku pembantu, dan buku besar.

Penghubung pada halaman yang sama. Dalam


menggambarkan bagan alir, arus dokumen dibuat
mengalir dari atas ke bawah dan dari kiri kekanan.
Karena
keterbatasan
ruang
halaman
kertas
untuk
menggambar, maka diperlukan simbol penghubung untuk
memungkinkan aliran dokumen berhenti disuatu lokasi pada
halaman tertentu dan kembali berjalan ke lokasi yang
tercantum didalam simbol penghubung pada halaman yang
sama.

Penghubung pada halaman yang berbeda. Jika untuk


menggambarkan bagan alir suatu sistem akuntansi
diperlukan lebih dari satu halaman, simbol ini harus
digunakan untuk menunjukkan kemana dan
bagaimana
bagan alir terkait satu dengan lainnya.

Kegiatan manual. Simbol ini digunakan untuk


menggambarkan kegiatan manual seperti: menerima
order dari pembeli, mengisi formulir, membandingkan,
memeriksa,dan berbagai jenis kegiatan klerikal yang lain.

Arsip sementara. Simbol ini digunakan untuk


menunjukkan tempat penyimpanan dokumen.
Terdapat dua tipe arsip dokumen: arsip sementara dan
arsip permanen. Arsip sementara adalah tempat penyimpanan
dokumen yang dokumennya akan diambil kembali dari arsip
tersebut dimasa yang akan datang untuk keperluan pengolahan
lebih lanjut terhadap dokumen tersebut.
Arsip permanen. Simbol ini digunakan untuk
menggambarkan arsip permanen yang merupakan
tempat penyimpanan dokumen yang tidak akan
diproses lagi dalam sistem akuntansi yang bersangkutan.

On-line computer process. Simbol ini


menggambarkan pengolahan data dengan komputer
secara on-line. Nama program ditulis di dalam simbol.

On-line storage. Simbol ini menggambarkan arsip


komputer berbentuk on-line.

Pita magnetik. Simbol ini menggambarkan arsip


komputer yang berbentuk pita magnetik. Nama arsip
ditulis di dalam simbol.

Mulai/berakhir. Simbol ini menggmbarkan awal dan


akhir suatu sistem akuntansi.

ya

Keputusan. Simbol ini menggambarkan keputusan


yang

harus dibuat dalam proses pengolahan data.


Tidak

Keputusan yang dibuat ditulis dalam simbol

A. Definisi dan Manfaat Formulir

Definisi Formulir. Formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang


untuk diisi, serta berisi informasinyang telah tercetak, misalnya nomor
urut formulir dan nama formulir. Formulir sering pula disebut dengan
dokumen.
Formulie Elektronik. Formulir elektronik merupakan ruang yang
ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menangkap
data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik dan memilki
berbagai manfaat berikut ini:
1. Tidak Pernah Kehabisan Formulir.
2. Tidak Pernah Ketinggalan Jaman. Formulir elektronik mudah sekali
disesuaikan dengan perubahan kebutuhan dan peraturan.
3. Ketidakefisienan Formulir Dapat Dihindari. Penggunaan formulir
elektronik
memungkinkan
dilakukannya
penyesuaian
dengan
perubahan keadaan.

4.

5.

Kecepatan Pengisian Formulir. Kecepatan pengisian


formulir elektronik jauh melebihi kecepatan pengisian
formulir kertas.
Tidak Ada Data Yang Mengambang. Dengan formulir
elektronik, data dimasukkan dan dikirimkan dari satu
tempat ke tempat lain secara elektronik, sehingga tidak
ada data yang mengambang.

Manfaat Formulir. Formulir sangat penting artinya untuk


menjalankan suatu organisasi. Hampir semua peristiwa
dalam perusahaan terjadi karena formulir dan memerlukan
formulirnuntuk merekamnya.
Dalam perusahaan, formulir bermanfaat untuk
a. Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis
perusahaan.
b. Merekam data transaksi bisnis perusahaan.

c.
d.

Mengurangi
kemungkinan
kesalahan
dengan
cara
menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan.
Menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang
lain di dalam organisasi yang sama atau ke organisasi lain.

Menetapkan Tanggung Jawab Timbulnya Bisnis Perusahaan.


Dalam suatu organisasi, setiap transaksi terjadi karena adanya
otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk
melaksanakan transaksi tersebut. Pelaksanaan wewenang
tersebut harus dipertanggungjawabkan dalam bentuk tertulis
dengan menggunakan formulir.
Untuk Merekam Data Transaksi Bisnis Perusahaan. Formulir
berfungsi sebagai alat untuk merekam data yang bersangkutan
dengan transaksi. Semua data yang diperlukan untuk
identifikasi transaksi direkam pertama kali dalam formulir.

Untuk mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara


menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan. Semua
perintah transaksi perlu ditulis dalam suatu formulir untuk
mengurangi kemungkinan kesalahan.

Untuk menyampaikan Informasi Pokok dari Orang Satu ke


Orang Lain di dalam Orgaisasi yang Sama atau ke Organisasi
Lain. Formulir berfungsi pula sebagai sarana untuk
menyampaikan informasi secara intern organisasi atau antar
organisasi.

B. Penggolongan
Formulir

Golongan Formulir menurut Sumbernya.


Formulir yang digunakan dalam suatu organisasi dapat digolongkan
menurut sumbernya. Menurut sumbernya, formulir dapat dibedakan
menjadi 3 golongan:
a. Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan.
b. Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepada pihak luar
perusahaan.
c. Formulir yang diterima dari pihak luar perusahaan.
Formulir yang Dibuat dan Disimpan dalam Perusahaan. Formulir ini
dibuat perusahaan, digunakan secara intern, dan kemudian disimpan
dalam perusahaan. Contoh formulir ini adalah: surat permintaan
pembelian, memo kredit, memo debit, kartu jam kerja, bukti
permintaan dan pengeluaran barang dari gudang.

Formulir yang Dibuat dan Dikirimkan Kepada Pihak


Luar Perusahaan. Formulir ini dibuat dalam perusahaan
dan digunakan untuk menyampaikan informasi kepada
pihak luar perusahaan. Contoh golongan formulir ini
adalah: faktur penjualan tunai, faktur penjualan kredit,
SOP, surat permintaan penawaran harga, BKK, dan
surat order penjualan.

Formulir yang Diterima dari Pihak Luar Perusahaan.


Formulir ini diterima dari pihak luar sebagai akibat dari
transaksi bisnis antara perusahaan dengan pihak luar
tersebut. Contoh golongan formulir ini adalah: faktur
pembelian, surat order dari pembeli, pernyataan
piutang yang diterima dari kreditur, dan rekening
koran bank.

Golongan formulir Menurut Tujuan Penggunaa


Pada dasarnya formulir dapat dibagi menjadi dua menurut
tujuan penggunaannya:
a. Formulir yang dibuat untuk meminta dilakukannya suatu
tindakan.
b. Formulir yang digunakan untuk mencatat tindakan yang
telah dilaksanakan.

Formulir yang Dibuat untuk Meminta Dilakukannya Suatu


Tindakan. Formulir dalam golongan ini digunakan oleh suatu
unit organisasi untuk meminta unit organisasi lain melakukan
sesuatu untuk kepentingan unit organisasi peminta. Sebagai
contoh adalah formulir surat permintaan pembelian. Formulir
ini digunakan oleh bagian gudang untuk meminta bagian
pembelian
melaksanakan
transaksi
pembelian
guna
memenuhi kebutuhan persediaan barang dibagian gudang.
Contoh lain formulir yang termasuk golongan ini adalah:

Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang


Surat permintaan penawaran harga
Memo kredit dan memo debit.

Formulir yang Digunakan untuk Mencatat yang Telah


Dilaksanakan. Formulir dalam golongan ini digunakan untuk
merekam data transaksi yang telah dilaksanakan. Sebagai
contoh adalah formulir laporan penerimaan barang. Formulir
ini digunakan oleh bagian penerimaan untuk mencatat data
barang yang diterima dari pemasok. Contoh formulir lain
yang termasuk dalam golongan ini adalah:
Faktur penjualan
Faktur pembelian
Kartu jam kerja
Surat muat
Pernyataan piutang.

Prinsip Dasar yang Mendasari Perancangan Formulir.


rsebut
Formulir yang digunakan dalam suatu organisasi adakalanya
memenuhi beberapa fungsi sekaligur. Sebagai contoh dalam
transaksi penjualan, suatu perusahaan menggunakan suatu
formulir yang disebut surat order penjualan. Formulir ini diisi
berbagai informasi yang bersangkutan dengan transaksi
penjualan, misalnya tanggal penjualan, nama dan alamat
pembeli, jumlah dan jenis barang yang dijual, harga jual per
satuan dan total harga jual. Surat order penjualan dibuat 4
lembar sekaligus untuk mengurangi pekerjaan klerikal. Lembar
pertama berfungsi sebagai faktur penjualan yang dikirim
kepada pembeli; lembar kedua berfungsi sebagai permintaan
otorisasi penjualan kredit kepada Bagian Kredit; lembar ketiga
berfungsi sebagai perintah pengiriman kepada Bagian
Pengiriman untuk mengirim barang yang tersebut dalam
formulir tersebut kepada pembeli yang bersangkutan;

Lembar keempat berfungsi sebagai tembusan piutang yang


dipakai oleh Bagian Piutang untuk mencatat timbulnya piutang
dari penjualan kredit. Hanya dengan satu kali pekerjaan
klerikal formulir surat order penjualan ini memenuhi berbagai
fungsi sekaligus.

Dalam merancang suatu formulir, prinsip-prinsip berikut ini


perlu diperhatikan:
1. Sedapat mungkin memanfaatkan tembusan atau copy
formulir.
2. Hindari duplikasi dalam pengumpulan data.
3. Buatlah rancangan formulir sesederhana dan seringkas
mungkin.
4. Masukkanlah unsur internal check dalam merancang
formulir.
5. Cantumkan nama dan alamat perusahaan pada formulir
yang akan digunakan untuk komunikasi dengan pihak luar.

6.
7.
8.

Cantumkan nama formulir untuk memudahkan identifikasi.


Beri nomor untuk identifikasi formulir.
Cantumkan nomor urut tercetak.

Kapan Formulir Diperlukan ?

Dalam situasi apa perusahaan memerlukan formulir? Ada 4


keadaan yang mendasari perlunya penggunaan formulir:
9. Jika suatu kejadian harus dicatat, maka formulir perlu
digunakan.
10. Jika informasi tertentu harus dicatat berulang kali, penggunaan
formulir akan mengurangi waktu penulisan informasi tersebut.
11. Jika berbagai informasi yang saling berhubungan perlu
disatukan dalam tempat yang sama, untuk memudahkan
pengecekan yang cepat mengenai kelengkapan informasinya,
maka formulir harus digunakan.
12. Jika dibutuhkan untuk menetapkan tanggungjawab terjadinya
transaksi, formulir perlu digunakan.

Faktor
yang
Perlu
Merancang Formulir.

Dipertimbangkan

Dalam

1. Siapa yang memerlukan atu akan mendapat informasi


yang dicatat di dalam formulir tersebut? Hal ini akan
menentukan berapa lembar formulir tersebut harus
dibuat.
2. Adakah formulir lain yang sekarang dirancang atau
sekarang digunakan berisi informasi yang sama? Jika ya,
apakah ada kemungkinan menyatukan informasi di dalam
formulir yang dirancang ini dengan formulir lain tersebut?
3. Apakah elemen-elemen yang harus dicantumkan di dalam
formulir telah disusun menurut urutan yang logis? Hal ini
akan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan
dalam pengisian formulir dan akan mengurangi waktu
pengisian dan penggunaan formulir.

4.

5.

6.

Apakah formulir tersebut akan memerlukan penulisan


dengan tangan atau pemrosesan dengan mesin, atau
kedua-duanya? Hal ini akan menentukan lebar spasi dan
penggunaan garis atau hanya spasi saja.
Apakah formulir tersebut akan diisi dengan pensil, tinta,
mesin ketik atau mesin khusus atau dengan proses
penggandaan yang lain? Hal ini akan menentukan jenis
dan mutu kertas yang akan digunakan serta jumlah ruang
yang harus disediakan untuk memungkinkan pencatatan
informasi.
Apakah formulir tersebut akan disimpan didalan suatu
arsip? Hal ini akan menentukan mutu kertas yang akan
digunakan,dan ukuran kertas.

C. Dokumen Sumber dan Dokumen

Pendukung

Ditinjau dari pengolahan data akuntansi, dokumen atau formulir


digolongkan menjadi dua macam: dokumen sumber dan dokumen
pendukung.
Dokumen Sumber adalah dokumen yang dipakai sebagai dasar
pencatatan kedalam jurnal atau buku pembantu, sedangkan dokumen
pendukung adalah dokumen yang melampiri dokumen sumber
sebagai bukti sahihnya transaksi yang direkam dalam dokumen
sumber.
Sebagai contoh dokumen yang digunakan untuk merekam transaksi
penjualan terdiri dari faktur penjualan, yang merupakan dokumen
sumber sebagai dasar pencatatan ke dalam jurnal penjualan dan kartu
piutang, yang dilampiri dengan surat order pengiriman, laporan
pengiriman barang, dan surat muat sebagai dokumen pendukung
faktur penjualan tersebut.

Dokumen pendukung ini berfungsi untuk membuktikan


sahihnya transaksi penjualan yang direkam dalam faktur
penjualan. Surat order pengiriman membuktikan bahwa
transaksi penjualan tersebut telah diotorisasi oleh Bagian
Order Penjualan, laporan pengiriman barang membuktikan
telah dilaksanakannya pengiriman barang kepada pembeli
sesuai dengan perintah yang tercantum dalam surat order
pengiriman, sedangkan surat muat membuktikan telah
diserahkannya barang kepada perusahaan angkutan umum
dalam pelaksanaan pengiriman barang kepada pembeli.
Dengan dilampirkannya berbagai dokumen pendukung
tersebut, faktur penjualan sebagai dokumen yang dipakai
sebagai sumber pencatatan ke dalam catatan akuntansi
menjadi dapat diandalkan kesahihannya.

A. Jurnal

Setelah transaksi direkam dalam formulir, pencatatan akuntansi yang


pertamakali dilakukan adalah dalam jurnal. Dibanding dengan catatan
akuntansi yang lain, pencatatan akuntansi di dalam jurnal ini biasanya
lebih lengkap dan lebih rinci, serta menurut urutan tanggal kejadian
transaksi.
Jurnal merupakan catatan akuntansi permanen yang pertama, yang
digunakan untuk mencatat transaksi keuangan perusahaan.
Karena
jurnal
merupakan
catatan
akuntansi
yang
pertama
diselenggarakan dalam proses akuntansi, maka dalam sistem akuntansi,
jurnal harus dirancang sedemikian rupa sehingga tidak akan terjadi satu
transaksi pun yang tidak dicatat, catatan yang dilakukan di dalamnya
lengkap dengan penjelasan, tanggal dan informasi lain, agar catatan
tersebut mudah diusut kembali ke dokumen sumbernya.

Jurnal Umum
Jika jenis transaksi perusahaan masih sedikit, jurnal umum dengan dua
kolom, debit dan kredit, sudah cukup memadai sebagai catatan
akuntansi pertama. Kolom-kolom dalam jurnal umum tersebut diisi data
sebagai berikut:
a. Kolom Tanggal. Kolom ini diisi dengan terjadinya transaksi yang diisi
secara berurutan sesuai dengan kronologi terjadinya transaksi.
b. Kolom Keterangan. Kolom ini diisi dengan keterangan lengkap
mengenai transaksi yang terjadi, seperti nama rekening yang
didebit dan dikredit, serta penjelasan ringkas tentang transasaksi
yang bersangkutan.
c. Kolom Nomor Bukti. Kolom ini digunakan untuk mencatat nomor
formulir yang dipakai sebagai dasar pencatatan data dalam jurnal
tersebut. Karena pencatatan dalam jurnal harus dapat diverifikasi
ketelitian dan kebenarannya, nomor ini diperlukan untuk pencarian
kembali dokumen sumber yang bersangkutan dengan transaksi,
untuk keperluan verifikasi terhadap transaksi yang terjadi.

d. Kolom Nomor Rekening. Kolom ini didisi dengan nomor


rekening yang didebit dan nomor rekening yang dikredit
dengan adanya transaksi. Pencantuman nomor rekening
dalam kolom ini digunakan untuk proses peringkasan
secara periodik, biasanya setiap bulan, transaksi
keuangan yang terjadi dalam periode tertentu. Pada akhir
bulan misalnya, jurnal umum ini diringkas, dan hasil
ringkasannya dibukukan ke dalam rekening yang
bersangkutan dalam buku besar.
e. Kolom Debit dan Kredit. Kolom ini didisi dengan jumlah
rupiah transaksi. Jumlah-jumlah rupiah dalam kolom ini
diringkas menurut nomor rekening yang tercantum dalam
kolom nomor rekening. Hasil ringkasan menurut nomor
rekening ini kemudian secara periodik dibukukan ke
dalam rekening yang bersangkutan dalam buku besar.

Jurnal Khusus
Jika usaha bertambah besar dan jenis transaksi menjadi lebih
banyak, jurnal umum tersebut menjadi tidak mampu lagi
menampung berbagai transaksi yang timbul, frekuensi terjadinya
semakin tinggi. Dalam hal ini mulai diperlukan jurnal khusus,selain
jurnal umum tersebut, dan dibutuhkan lebih banyak karyawan
untuk menyelenggarakan berbagai jurnal khusus tersebut.

Prinsip Dasar yang Melandasi Perancangan Jurnal


Prinsip-prinsip dasar yang melandasi pembuatan rancangan jurnal
adalah sebagai berikut:
1. Harus tersedia jurnal dalam jumlah yang memadai sehingga
memungkinkan perusahaan untuk menggunakan karyawan
dalam mencatat dengan segera transaksi keuangan yang
terjadi.

2.

3.

4.

5.

6.

Jurnal akan digunakan untuk memisahkan transaksi


kedalam
penggolongan
pokok
tertentu,
seperti
penerimaan kas, pengeluaran kas, penjualan dan
pembelian.
Untuk mengurangi pekerjaan pembukuan yang terinci,
harue digunakan kolom-kolom khusus dalam jurnal,
sehingga memungkinkan pembukuan jumlah per kolom ke
dalam rekening yang bersangkutan ke dalam buku besar.
Nama kolom dalam jurnal harus sesuai dengan nama
rekening yang bersangkutan dalam buku besar, yang akan
menerima jumlah yang akan dibukukan dari jurnal.
Kolom-kolom
dalam
jurnal
digunakan
untuk
mengumpulkan angka yang akan diringkas dalam rekening
yang bersangkutan dalam buku besar.
Sedapat mungkin jurnal harus dirancang sedemikian rupa
sehingga pekerjaan menyalin informasi dari dokumen
sumbernya dibuat sanagt minimum.

Jenis Jurnal
Jenis jurnal yang biasanya terdapat dalam erusahaan yang relatif
besar adalah sebagaai berikut:
1. Jurnal Penjualan. Jurnal ini digunakan
untuk mencatat
transaksi penjualan, baik penjualan kredit maupun penjualan
tunai. Dari jurnal penjualan ini manajemen akan dapat
memperoleh informasi mengenai semua jenis transaksi
penjualan selama periode tertentu, urut secara kronologis.
2. Jurnal Pembelian. Jurnal pembelian ini digunakan untuk
mencatat transaksi pembelian kredit. Transaksi penjualan
tunai dicatat dalam jurnal pengeluaran kas.
3. Jurnal Penerimaan Kas. Jurnal penerimaan kas digunakan
untuk mencatat transaksi penerimaan kas. Sumber pokok
penerimaan kas perusahaan umumnya dari penjualan tunai
dan penerimaan piutang. Jika frekuensi transaksi kas masih
rendah, jurnal penerimaan kas ini digabungkan dengan jurnal
pengeluaran kas dalam satu jurnal yang disebut jurnal kas.

4.
5.

Jurnal Pengeluaran Kas. Jurnal pengeluaran kas


digunakan untuk mencatat transaksi pengeluaran kas.
Jurnal Umum. Jurnal umum digunakan untuk mencatat
transaksi selain yang dicatat dalam jurnal khusus. Jika
perusahaan hanya menyelenggarakan 2 jurnal khusus;
jurnal kas dan jurnal penjualan, maka jurnal umum
digunaka untuk mencatat transaksi selain penerimaan
dan pengeluaran kas serta transaksi penjualan.

B. Metode Pencatatan Data ke Dalam


Jurnal

Jurnal pada umumnya berbentuk buku yang dijilid. Bentuk jurnal ini
banyak dijumpai di perusahaan yang menggunakan sistem manual di
dalam pembukuan. Jurnal dapat pula berbentuk lembaran-lembaran
formulir lepas. Bentuk ini digunakan terutama jika pembukuan
menggunakan mesin pembukuan. Dalam akuntansi dengan
komputer, jurnal berbentuk arsip transaksi dalam bentuk pita
magnetik, yang setelah dicek kebenarannya dan kesahihannya,
digunakan untuk memutakhirkan (update) arsip induk.
Ada berbagai cara yang dapat digunakan untuk mencatat informasi
dalam jurnal:
1. Dengan pena
2. Dengan mesin pembukuan
3. Dengan arsip dokumen sumber yang berfungsi sebagai jurnal
4. Dengan komputer

Langkah Perancangan Jurnal


Berikut ini adalah langkah-langkah yang biasa ditempuh oleh
ahli sistem dalam merancang jurnal:

1.
2.
3.

Mengumpulkan informasi mengenai karakteristik tranaksi


yang terjadi dalam peusahaan.
Membuat jurnal standar untuk setiap jenis transaksi yang
frekuensi terjadinya tinggi.
Merancang jurnal berdasarkan jurnal standar tersebut.

A. Buku Besar

Karakteristik Buku Besar


Buku besar merupakan kumpulan rekening-rekening yang digunakan untuk
menyortasi dan meringkas informasi yang telah dicatat dalam jurnal.
Rekening adalah judul suatu catatan akuntansi yang umumnya berbentuk
T, yang dibagi dua bagian, sebelah kiri disebut debit dan sebelah kanan
disebut kredit, sebagai alat untuk mengklasifikasikan dan mencatat
transaksi berdasar prinsip tata buku berpasangan.
Proses sortasi dan pemindahan data ke dalam buku besar dan buku
pembantu disebut dengan pembukuan. Dalam sistem manual, kegiatan
posting ini memerlukan 4 tahap berikut ini:
1. Pembuatan rekapitulasi jurnal.
2. Penyortasian rekening yang akan diisi dengan data yang bersangkutan.
3. Pencatatan data rekapitulasi dalam rekening yang bersangkutan.
4. Pengembalian rekening ke dalam arsip pada urutannya semula.

Pembuatan rekapitul mengawali kegiatan posting. Jika


perusahaan
mennyelenggarakan
jurnal-jurnal
khusus
berkolom, kegiatan posting diawali dengan penjumlahan
kolom-kolom, dan pembuatan ringkasan data rupiah dari
kolom lain-lain dalam jurnal tersebut. Angka rupiah beserta
nama dan nomor rekening hasil kegiatan pembuatan
rekapitulasi
siap untuk ditransfer ke rekening yang
bersangkutan dalam buku besar.

Untuk mencatat hasil rekapitulasi tersebut, harus dilakukan


penyortasian terhadap rekening-rekening dalam buku besar,
untuk mencari rekening yang bersangkutan dengan yang
tercantum dalam hasil rekapitulasi. Setelah rekening yang
dimaksud ditemukan, kemudian diambil dari asip,, diletakkan
dimeja untuk disiapkan menerima posting informasi dari
rekapitulasi jurnal.

Pencatatan data hasil rekapitulasi jurnal ke dalam rekening


dilakukan dengan mencatat tanggal, nama jurnal, halaman jurnal,
dan jumlah rupiah yang didebitkan atau dikreditkan ke dalam
rekening tersebut. Setelah kegiatan penctatan ini selesai
dilaksanakan, rekening yang bersangkutan harus dikembalikan
kedalam arsip, pada tempatnya semula, untuk memudahkan
pencariannya kembali dalam kegiatan posting yang lain.

Formulir Rekening Buku Besar


Sudah disebutkan bahwa rekening buku besar umumnya
berbentuk T, yang merupakan catatan akuntansi yang dibagidua
secara vertikal, sebelah kiri disebut debit, dan sebelah kanan
disebut kredit. Ada berbagai variasi bentuk formulir rekening buku
besar:
1. Rekening dengan debit lebar
2. Rekening biasa
3. Rekening berkolom saldo di tengah
4. Rekening berkolom saldo

5. Rekening ganda berkolom saldo


6. Rekening dengan saldo lama dan saldo baru.

Gambar Rekening dengan Debit Lebar


Nama
Tgl

.
Keterang
an

Fo
l

No. Rekening

Debit

Tgl Ket.

Fo
l

Kredit

Gambar Rekening Biasa


Nama Rekening..
Rekening.
Tgl ketera
ngan

Fo
l

Debit

No.

Tgl keterang
an

Fo
l

Kredit

Gambar Rekening Berkolom Saldo di Tengah

Nama Rekening
Tg
l

Ket

Fo
l

Debit

Saldo

No. Rekening ..
Kredit Fo
l

Ket

Tgl

Susunan Rekening Buku Besar


Rekening rekening yang dibentuk dalam buku besar harus
disesuaikan dengan jenis dan susunan informasi yang akan
disajikan dalam laporan keuangan. Biasanya laporan
keuangan yang dipakai sebagai dasar pembentukan dan
penyusunan rekening-rekening buku besar adalah neraca dan
laporan rugi laba.

Umumnya jenis dan susunan informasi yang disajikan dalam


neraca dan laporan rugi laba untuk jenis usaha tertentu telah
mengikuti jenis dan susunan standar yang lazim dalam
menyajikan laporan keuangan dalam jenis usaha tersebut.
Sebagai contoh jenis dan susunan informasi mengenai aktiva
lancar di dalam naraca perusahaan manufaktur umumnya
adalah sebagai berikut:

Kas dan bank


Investasi sementara
Piutang
Cadangan kerugian piutang
Persediaan produk jadi
Persediaan Produk Dalam Proses
Persediaan bahan baku dan bahan penolong
Persekot biaya
Aktiva lancar lain

Jika jenis dan susunan informasi aktiva lancar seperti


tersebut diatas, maka dalam buku besar dibentuk jenis
rekening-rekening tersebut dengan susunan yang sama
yang tersebut di atas.

B. Kode Rekening

Kode adalah suatu rerangka yang menggunakan angka atau huruf


atau kombinasi angka dan huruf untuk memberi tanda terhadap
klasifikasi yang sebelumnya telah dibuat. Kode ini memudahkan
identifikasi dan pembedaan elemen-elemen yang ada di dalam
suatu klasifikasi.
Pengolahan data akuntansi sangat tergantung pada penggunaan
kode untuk mencatat, mengklasifikasikan, menyimpan, dan
mengambil data keuangan. Dalam mencatat transaksi pembelian
bahan baku misalnya, perusahaan pada imimnya tidak hanya
menggunakan nama-nama rekening Persediaan dan Utang dagang,
namun mencantumkan pula kode rekening (012 Persediaan Bahan
Baku dan 100 Utang Dagang) untuk memudahkan pencatatan,
pengklasifikasian, penyimpanan, dan pengambilan data akuntansi.

Tujuan Kode
Dalam sistem pengolahan data akuntansi, kode memenuhi
berbagai tujuan berikut ini:
1. Mengidentifikasi data akuntansi secara unik.
Data akuntansi perlu diberi identifikasi secara unik agar dapat
dilakukan pencatatan, klasifikasi, penyimpanan, dan
pengambilan data tersebut dengan benar. Dengan kode angka,
misalnya masing-masing debitur memiliki identita yang unik,
yang menjadikan satu debitur berbeda dari debitur yang lainnya.

2. Meringkas data
Kode menjadikan data akuntansi lebih ringkas sehingga
menentukan lebih sedikit ruang dalam pencatatannya. Dalam
pencatatan transaksi penjualan misalnya, Bagian Akuntansi tidak
perlu menuliskan nama rekening Harga Pokok Penjualan dan
Persediaan Produk Jadi, namun cukup menuliskan kode rekening
tersebut dalam jurnal umum.

3. Mengklasifikasi rekening atau transaksi


Dalam mengolah data akuntansi, kode digunakan untuk
menunjukkan ke dalam klasifikasi apa suatu rekening atau
transaksi dikelompokkan. Misalnya daerah pemasaran
Yogyakarta diberi kode 15, maka semua faktur penjualan
untuk transaksi penjualan yang terjadi di Yogyakarta akan
diberi kode 15, sehingga memudahkan pengklasifikasian
informasi penjualan menunjukkan daerah pemasaran.

4. Menyampaikan makna tertentu


Dengan kode kita dapat menyampaikan informasi yang
bermakna tertentu.

Metode Pemberian Kode Rekening


Pemberian kode rekening pada umumnya didasarkan pada
rerangka pemberian kode tertentu, sehingga memudahkan
pemakai dalam penggunaannya. Pemberian kode rekening
tidak dimaksudkan agar pemakai menghapalkan kode-kode
rekening yang disusun, namun untuk memudahkan pemakai
mengikuti rerangka logika pemberian kode rekening,
sehingga dapat memudahkan rekening yang disusun untuk
pemberian identifikasi transaksi yang terjadi dalam
perusahaan. Ada 5 metode pemberian kode rekening:
1. Kode angka atau alfabet urut.
2. Kode angka blok
3. Kode angka kelompok
4. Kode angka desimal
5. Kode angka urut didahului dengan huruf

Kode angka atau alfabet urut. Dalam metode pemberian kode


ini, rekening buku besar diberi kode angka atau huruf yang
berurutan. Kelemahan kode angka atau Alfabet Urut ini adalah
jika terjadi perluasan jumlah rekening, hal ini akan
mengakibatkan perubahan menyeluruh terhadap kode rekening
yang mempunyai kode angka yang lebih besar. Contoh:
1. Kas dan bank
2. Investassi sementara
3. Piutang
4. Cadangan kerugianpiutang
5. Persediaan produk jadi
6. Persediaan produk dalam proses
7. Persediaan bhn baku dan bhn penolong
8. Persekot biaya
9. Investasi jangka panjang
10. Tanah, .dst

c. Buku Pembantu
Buku Pembantu adalah suatu kelompok rekening
yang merupakan rincian rekening tertentu dalam
untuk memudahkan dan
buku besar, yang dibentuk
mempercepat penyusunan laporan keuangan.
Umumnya perusahaan manufaktur
menyelenggarakan berbagai buku pembantu berikut
ini:
a. Buku pembantu persediaan
b. Buku pembantu piutang
c. Buku pembantu utang
d. Buku pembantu harga pokok produk
e. Buku pembantu biaya
f. Buku pembantu aktiva tetap

A. Sistem Pengendalian
Internal
Sistem pengendalian
internal meliputi struktur
organisasi,
metode,
dan
ukuran-ukuran
yang
dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi,
mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi,
mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan
manajemen.

Menurut tujuannya, sistem pengendalian intern tersebut


dapat dibagi menjadi dua macam: pengendalian intern
akuntansi (internal accounting control) dan pengendalian
intern administratif (internal administrative control).
Pengendalian intern akuntansi, yang merupakan bagian dari
sistem pengendalian intern, meliputi struktur organisasi,
metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama
untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek
ketelitian

Dan keandalan data akuntansi. Pengendalian intern


akuntansi yang baik akan menjamin keamanan
kekayaan para investor dan kreditur yang ditanamkan
dalam perusahaan dan akan menghasilkan laporan
keuangan yang dapat dipercaya.

Pengendalian intern administratif meliputi struktur


organisasi,
metode
dan
ukuran-ukuran
yang
dikoordinasikan terutama untuk mendorong efisiensi dan
dipatuhinya kebijakan manajemen.
Unsur Sistem Pengendalian Intern
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab
funfsional secara tegas.
2. Karyawan
yang
bermutu
sesuai
dengan
tanggungjawabnya.

3. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan


yang memberikan perlindungan yang cukup
terhadap kekayaan, utang, dan pendapatan dan
biaya.
4. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas
dan fungsi setiap unit organisasi.

B. Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian mencerminkan
sikap dan tindakan para pemilik dan manajer
perusahaan mengenai pentingnya pengendalian
intern
perusahaan.
Efektivitas
unsur
pengendalian intern sangat ditentukan oleh
atmosfer
yang
diciptakan
lingkungan
pengendalian. Sebagai contoh, dalam suatu
perusahaan
yang
manajemen
puncaknya
menganggap anggaran hanya sebagai alat untuk
memenuhi kebutuhan pemilik perusahaan,
bukan
sebagai
alat
manajemen
untuk
perencanaan
dan
pengendalian
kegiatan
perusahaan, lingkungan ini akan mengakibatkan
manajemen menengah dan karyawan tidak
seriusndalam
melaksanakan
anggaran

Lingkungan pengendalian harus diberi


tekanan
perhatian,
karena
berdasarkan
kenyataan, justru lingkungan pengendalian ini
mempunyai dampak besar terhadap keseriusan
pengendalian intern yang diterapkan didalam
perusahaan.

Lingkungan pengendalian mempunyai empat


unsur:
1. Filosofi dan gaya operasi
2. Berfungsinya dewan komisaris dan komite
pemeriksaan
3. Metode pengendalian manajemen
4. Kesadaran pengendalian

Filosofi adalah seperangkat keyakinan dasar yang


menjadi parameter bagi perusahaan dan karyawannya.
Philosophy merupakan apa yang seharusnya dikerjakan
dan apa yang seharusnya tidak dikerjakan oleh
perusahaan.

Berfungsinya
Dewan
Komisaris
dan
Komite
Pemeriksaan. Dalam perusahaan berbentuk perseroan
terbatas, jika penunjukkan akuntan publik dilakukan oleh
manajemen puncak, kebebasan akuntan publik dapat
tampak berkurang dipandang dari sudut pemegang
saham. Hal ini karena manajemen puncak adalah pihak
yang seharusnya dinilai kejujuran pertanggungjawaban
keuangannya oleh akuntan publik, padahal manajemen
puncak yang menentukan pemilihan akuntan publik yang
ditugasi dalam pemeriksaan laporan keuangan yang

Dipakai untuk pertanggungjawaban keuangan oleh


manajemen
puncak.
Oleh
karena
itu,
untuk
menciptakan independensi akuntan publik, perusahaanperusahaan yang go public sebaiknya mengalihkan
wewenang penunjukkan akuntan publik dari tangan
manajemen puncak ke tangan dewan komisaris atau
komite pemeriksaan.

Metode Pengendalian Manajemen, merupakan


metode perencanaan dan pengendalian alokasi sumber
daya perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan.
Perencanaan dan pengendalian manajemen dilakukan
melalui empat tahap : (1) penyusunan program
(rencana jangka panjang), (2) penyusunan anggaran
(rencana
jangka
pendek),
(3)pelaksanaan
dan
pengukuran, dan (4)pelaporan dan analisis.

Proses manajemen perusahaan dimulai dengan perencanaan


strategik yang didalamnya terjadi pro penetapan tujuan
perusahaan dan penentuan strategi untuk mencapai tujuan
tersebut. Setelah tujuan perusahaan ditetapkan dan strategi
untuk mencapai tujuan tersebut dipilih, proses manajemen
perusahaan kemudian diikuti dengan penyusunan programprogram
untuk
mencapaintujuan
perusahaan
yang
ditetapkan dalam perencanaan strategik.

Kesadaran Pengendalian, dapat tercermin dari reaksi yang


ditunjukkan oleh manajemen dari berbagai jenjang organisasi
atas kelemahan pengendalian yang ditunjuk oleh akuntan
itern atau akuntan publik. Jika manajemen segera melakukan
tindakan koreksi atas temuan kelemahan pengendalian yang
dikemukakan oleh akuntan publik, hal ini merupakan
petunjuk adanya komitmen manajemen terhadap penciptaan
lingkungan pengendalian yang baik.

A. Penjualan Kredit
Kegiatan penjualan kredit terdiri dari transaksi
penjualan barang atau jasa, baik secara kredit
maupun secara tunai. Dalam transaksi penjualan
kredit, jika order dari pelanggan telah dipenuhi
dengan pengiriaman barang atau penyerahan
jasa, untuk jangka waktu tertentu perusahaan
memiliki piutang kepada pelanggannya. Kegiatan
penjualan kredit ini ditangani perusahaan melalui
sistem penjualan kredit.
Dalam transaksi penjualan tunai, barang atau
jasa baru diserahkan oleh perusahaan kepada
pembeli jika perusahaan telah menerima kas dari
pembeli. Kegiatan penjualan tunai ini ditangani
perusahaan melalui sistem penjualan tunai.

Dalam transaksi penjualan, tidak semua


penjualan berhasil mendatangkan pendapatan
bagi
perusahaan.
Adakalanya
pembeli
mengembalikan barang yang telah dibelinya
kepada perusahaan. Transaksi pengembalian
barang oleh pembeli ini ditangani perusahaan
melalui sistem retur perusahaan.

Penjualan Kredit denagn Kartu Kredit


Perusahaan.
Perusahaan dapat melakukan penjualan kredit
dengan kartu kredit yang dikeluarkan oleh
perusahaan. Sistem penjualan kredit dengan
menggunakan
kartu
kreditbini
biasanya
digunakan oleh toko pengecer. Kartu kredit
perusahaan ini diterbitkan oleh perusahaan

Pelanggan akan diberi kartu kredit perusahaan


setelah melalui seleksi berdasarkan kemampuan
membayar dan karakternya. Pelanggan dapat
menggunakan kartu kredit ini untuk membeli
barang hanya ke perusahaan yang menerbitkan
kartu kredit tersebut. Pada akhir bulan atau
tanggal tertentu, perusahaan menagih jumlah
harga barang yang dibeli oleh pemegang kartu
kredit selama jangka waktu tertentu yang telah
lewat.

Fungsi yang terkait.


Fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit
dengan kartu kredit perusahaan adalah: (a) fungsi
kredit (b) fungsi penjualan (c) fungsi gudang (d)
fungsi pengiriman (d) fungsi akuntansi (e) fungsi

Fungsi kredit, dalam transaksi penjualan kredit


dengan kartu kredit, fungsi ini bertanggung jawab
atas pemberian kartu kredit kepada pelanggan
terpilih. Sebelum seorang pelanggan diberi kartu
kredit, ia harus mengajukan permintaan menjadi
anggota kartu kredit perusahaan dengan mengisi
formulir permintaan menjadi anggota. Fungsi kredit
melakukan
pengumpulan
informasi
tentang
kemampuan keuangan calon anggota dengan
meminta fotocopy rekening koran bank, keterangan
gaji atau sumber lain. Pelanggan yang diberi kartu
kredit adalah pelanggan yang telah melewati tahap
seleksi yang dilakukan oleh fungsi kredit, sehingga
kemungkinan tidak tertagihnya piutang kepada
pelanggan tersebut dapat dikurangi. Dalam strutur
organisasi, barada di tangan Bagian Kredit.

Fungsi Penjualan, bertanggungjawab melayani


kebutuhan barang pelanggan. Fungsi penjualan
mengisi faktur penjualan kartu kredit untuk
memingkinkan fungsi gudang dan fungsi
pengiriman melaksanakan penyerahan barang
kepada pelanggan. Dalam struktur organisasi,
berada di tangan Bagian Order Penjualan.

Fungsi Gudang, fungsi ini menyediakan barang


yang diperlukan oleh pelanggan sesuai dengan
yang
tercantum
dalam
tembusan
faktur
penjualan kartu kredit yang diterima dari fungsi
penjualan. Dalam struktur organisasi, berada di
tangan Bagian Gudang.

Fungsi
Pengiriman,
bertanggungjawab
untuk
menyerahkan barang yang kuantitas, mutu, dan
spesifikasinya sesuai dengan yang tercantum dalam
tembusan faktur penjualan kartu kredit yang diterima dari
fungsi penjualan. Fungsi ini juga bertanggungjawab untuk
memperolah tandatangan dari pelanggan di atas faktur
penjualan kartu kredit sebagai bukti telah diterimanya
barang yang dibeli oleh pelanggan. Dalam strutur
organisasi, berada di tangan Bagian Pengiriman.

Fungsi Akuntansi, bertanggungjawab untuk mencatat


transaksi bertambahnya piutang kepada pelanggan ke
dalam kartu piutang berdasarkan faktur penjualan kartu
kredit yang diterima dari fungsi pengiriman. Disamping
itu, fungsi akuntansi bertanggungjawab atas pencatatan
transaksi penjualan di dalam jurnal penjualan. Dalam
struktur organisasi, berada di tangan di Bagian Piutang.

Fungsi Penagihan, bertanggungjawab untuk membuat


surat tagihan secara periodik kepada pemegang kartu
kredit. Dalam struktur organisasi, berada di tangan Bagian
Penagihan.

Informasi yang Diperlukan oleh Manajemen.


1. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk
atau kelompok produk selama jangka waktu tertentu.
2. Jumlah piutang kepada setiap debitur dari transaksi
penjualan kredit.
3. Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka
waktu tertentu.
4. Nama dan alamat pembeli.
5. Kuantitas produk yang dijual.
6. Nama wiraniaga yang melakukan penjualan.
7. Otorisasi pejabat yang berwenang.

Dokumen yang Digunakan


1. Faktur Penjualan Kartu Kredit
2. Surat Tagihan

Faktur Penjualan Kartu Kredit, dokumen ini digunakan untuk


merekam transaksi penjualan kredit dengan kartu kredit.
Lembar ke-1 dan ke-2 berfungsi sebagai dasar pembuatan surat
tagihan yang secara periodik dibuat oleh fungsi penagihan dan
dikirimkan kepada pelanggan. Oleh karena itu, fungsi
pengiriman harus mendapatkan tanda tangan di atas faktur
penjualan kartu kredit lembar ke-1 dan ke-2 pada saat fungsi
tersebut menyerahkan barang kepada pelanggan lembar ke-3
berfungsi sebagai perintah kepada gudang untuk meyiapkan
barang yang dibutuhkan oleh pelanggan, dan lembar ke-4
berfungsi sebagai perintah pengiriman barang kepada fungsi
pengiriman. Lembar ke-2 tetap disimpan di dalam arsip fungsi
akuntansi, dan lembar ke-1 dilampirkan pada surat tagihan
yang dikirimkan secara periodik kepada pelanggan.

Surat Tagihan, berisi dua bagian; bagian atas


merupakan
dokumen yang harus disobek dan
dikembalikan bersama cek oleh pelanggan ke
perusahaan, sedangkan bagian bawahbberisi rincian
transaksi pembelian yang dilakukan pelanggan dalam
periode tertentu.

Catatan Akuntansi yang Digunakan


1. Jurnal Penjualan
2. Kartu Piutang
3. Kartu gudang
Jurnal Penjualan, catatan akuntansi ini digunakan
untuk mencatat transaksi penjualan, baik secara tunai
maupun kredit.

Kartu Piutang, catatan akuntansi ini merupakan buku


pembantu yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan
kepada tiap-tiap debiturnya.

Kartu Gudang, catatan ini sebenarnya bukan termasuk


dalam
golongan catatan
akuntansi. Catatan
ini
diselenggarakan oleh fungsi gudang dan hanya berisi
data kuantitas barang yang disimpan di gudang beserta
mutasinya.
Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem
1. Prosedur order penjualan
2. Prosedur pengiriman barang
3. Prosedur pencatatan piutang
4. Prosedur penagihan
5. Prosedur pencatatan penjualan

Prosedur
order
penjualan,
fungsi
penjualan
menerima order dari pembeli dan menambahkan
informasi penting pada surat order dari pembeli. Fungsi
penjualan kemudian membuat faktur penjualan kartu
kredit dan mengirimkannya kepada berbagai fungsi
lain untuk memungkinkan fungsi tersebut memberikan
kontribusi dalam melayani order dari pembeli.

Prosedur Pengiriman, fungsi gudang menyiapkan


barang yang diperlukan oleh pembeli dan fungsi
pengiriman mengirimkan barang kepada pembeli
sesuai dengan informasi yang tercantum dalam faktur
penjualan kartu kredit yang diterima dari fungsi
gudang. Pada saat penyerahan barang, fungsi
pengiriman meminta tandatangan penerimaan barang
dari pemegang kartu kredit di atas faktur penjualan.

Prosedur
pencatatan
piutang,
fungsi
akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan
kartu kredit ke dalam kartu piutang.

Prosedur
penagihan,
fungsi
penagihan
menerima faktur penjualan kartu kredit dan
mengarsipkannya
menurut
abjad.
Secara
periodik fungsi penagihan membuat surat
tagihan dan mengirimkannya kepada pemegang
kartu kredit perusahaan, dilampiri dengan faktur
penjualan kartu kredit.
Prosedur
pencatatan
penjualan,
fungsi
akuntansi mencatat transaksi penjualan kartu
kredit ke dalam jurnal penjualan.

B. Sistem Penjualan Kredit


Penjualan kredit dilaksanakan oleh perusahan dengan
cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima
dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan
mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut. Untuk
menghindari tidak tertagihnya piutang, setiap penjualan
kredit yang pertama kepada seorang pembeli selalu didahului
dengan analisis terhadap dapat atau tidaknya pembeli
tersebut diberi kredit.

Fungsi yang Terkait


1. Fungsi Penjualan
2. Fungsi Kredit
3. Fungsi Gudang
4. Fungsi Pengiriman
5. Fungsi Penagihan
6. Fungsi Akuntansi

Fungsi Penjualan, bertanggungjawab untuk menerima


order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan untuk
menambahkan informasi yang belum ada pada surat
order tesebut, meminta otorisasi kredit, menentukan
tanggal pengiriman, mengisi surat order pengiriman.

Fungsi Kredit, fungsi ini berada dibawah fungsi


keuangan yang dalam transaksi penjualan kredit,
bertanggungjawab
untuk
meneliti
status
kredit
pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit
kepada pelanggan.
Fungsi Gudang, dalam transaksi kredit, fungsi ini
bertanggungjawab untuk menyimpan barang dan
menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, serta
menyerahkan barang ke fungsi pengiriman.

Fungsi Pengiriman, dalam transaksi penjualan


kredit, fungsi ini bertanggungjawab untuk
menyerahkan barang atas dasar surat order
pengiriman yang diterimanya dari fungsi
penjualan. Fungsi ini bertanggungjawab untuk
menjamin bahwa tidak ada barang yang
keluarvdari perusahaan tanpa adanya otorisasi
dari yang berwenang. Otorisasi ini dapat berupa
surat
order
pengiriman
yang
telah
ditandatangani oleh fungsi penjualan, memo
debit
yang
ditandatangani
oleh
fungsinpembelian untuk barang yang dikirimkan
kembali kepada pemasok (retur pembelian),
surat perintah kerja dari fungsi produksi
mengenai penjualan/pembuangan aktiva tetap
yang sudah tidak dipakai lagi.

Fungsi Penagihan, dalam transaksi penjualan kredit,


fungsi
bertanggungjawab
untuk
membuat
dan
mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan, serta
menyediakan copy fakturbbagi kepentingan pencatatan
transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi.

Fungsi akuntansi, fungsin ini bertanggungjawab untuk


mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan
kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan
piutang kepada para debitur, serta membuat laporan
penjualan. Disamping itu, fungsi ini bertanggungjawab
untuk mencatat harga pokok persediaan yang dijual
kendalam kartu persediaan. Fungsi ini berada ditangan
Bagian Piutang (sebagai penyelenggara kartu piutang),
Bagian Jurnal (sebagai penyelenggara jurnal penjualan
dan pembuatan laporan penjualan), dan Bagian Kartu
Persediaan (sebagai penyelenggara kartu persediaan).

Unsur Pengendalian Intern


Untuk merancang unsur-unsur pengendalian intern yang
diterapkan dalam sistem penjualan kredit, unsur pokok
pengendalian intern yang terdiri dari organisasi, sistem
otorisasi dan prosedur pencatatan, dan praktik yang
sehat.
ORGANISASI
1. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi
kredit. Pemisahan keduan fungsi ini dimaksudkan untuk
menciptakan pengecekan intern terhadap transaksi
penjualan kredit. Dalam transaksi penjualan, fungsi
penjualan mempunyai kecenderungan untuk menjual
barang
sebanyak-banyaknya,
yang
seringkali
mengabaikan dapat ditagih atau tidaknya piutang yang
timbul dari transaksi tersebut. Oleh karena itu diperlukan
pengecekan intern terhadap status kredit pembeli
sebelum transaksi penjualan kredit dilaksanakan.

Fungsi kredit diberi wewenang untuk menolak pemberian kredit


kepada seorang pembeli berdasarkan analisis terhadap riwayat
pelunasan piutang yang dilakukan oleh pembeli tersebut dimasa
yang lalu. Dengan dipisahkan fungsi penjualan dari fungsi kredit,
resiko tidak tertagihnya piutang dapat dikurangi.

2. Fungsin Akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan


dan fungsi kredit.
Salah satu unsur pokok sistem pengendalian intern mengharuskan
pemisahan fungsi operasi, fungsi penyimpanan, dan fungsi
akuntansi. Dalam sistem penjualan kredit, fungsi akuntansi yang
melaksanakan pencatatan piutang harus di[pisahkan dari fungsi
operasi yang melaksanakan transaksi penjualan dan dari fungsi
kredit yang mengecek kemampuan pembeli dalam melunasi
kewajibannnya. Dalam struktur organisasi , fungsi pemberi otorisasi
kreditvini berada ditangan bagian kredit yang berada di bawah
departemen keuangan. Departemen keuangan adalah pemegang
fungsi penyimpanan. Dengan dipisahkannya tiga fungsinpokok
tersebut, catatan piutang dapat dijamin ketelitiannya dan
keandalannya serta kekayaan perusahaan (piutang) dapat dijamin
keamanannya (piutang dapat ditagih).

3. Fungsin Akuntansi harus dipisah dari fungsi kas.


Berdasar unsur pengendalian yang baik, fungsi akuntansi
harus dipisahkan dari kedua fungsi pokok yang lain:
fungsi operasi dan fungsi penyimpanan. Hal ini
dimaksudkan untuk menjaga kekayaan perusahaan dan
menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi.
Dengan kata lain, suatu sistem yang menggabungkan
fungsi akuntansi dengan kedua fungsi pokok yang lain:
fungsi operasi dan fungsi penyimpanan akan membuka
kesempatan bagi karyawan perusahaan untuk melakukan
kecurangan dengan mengubah catatan akuantansi utnuk
menutupi kecurangan yang dilakukannya. Dalam struktur
organisasi, fungsi akuntansi yang bertanggungjawab atas
pencatatan piutang berada di tangan bagian piutang dan
fungsi kas yang bertanggungjawab atas penerimaan kas
yang berasal dari pelunasan piutang berada di tangan
bagian kasa.

4. Transaksi harus dilaksanakan oleh lebih dari satu


orang atau lebih dari satu fungsi.
Dalam merancang sistem untuk melaksanakan kegiatan
pokok perusahaan, harus diperhatikan unsur pokok sistem
pengendalian intern bahwa: setiap transaksi harus
dilaksanakan dengan melibatkan lebih dari satu karyawan
atau lebih dari satu fungsi. Dengan menggunakan unsur
pengendalian
intern
tersebut,
setiap
pelaksanaan
transaksi selalu akan tercipta internal check yang
mengakibatkan peke rjaan karyawan yang satu dicek
ketelitian dan keandalannya oleh karyawan yang lain. Oleh
karena itu, dalam sistem penjualan kredit harus dirancang
unsur pengendalian intern berikut ini: transaksi penjualan
kredit harus dilakukan oleh fungsi penjualan, fungsi kredit,
fungsi pengiriman, fungsi penagihan, dan fungsi akuntansi.
Tidak ada transaksi penjualan kreditnyang dilaksanakan
secara lengkap hanya oleh satu fungsi tersebut.

SISTEM OTORISASI dan PROSEDUR PENCATATAN


Dalam organisasi, setiap transaksi keuangan terjadi
melalui sistem otorisasi tertentu. Tidak ada satu pun
transaksi yang terjadi yang tidak diotorisasi oleh
yang memiliki wewenang untuk itu. Otorisasi
terjadinya transaksi dilakukan dengan membubuhkan
tanda tangan oleh yang memiliki wewenang untuk itu
pada dokumen sumber atau dokumen pendukung.
Setiap transaksi yang terjadi dicatat dalam catatan
akuntansi melalui prosedurbpencatatan tertentu.
Dengan demikian karena setiap transaksi terjadi
dengan otorisasi dari yang berwenang dan dicatat
melalui
prosedur
pencatatan
tertentu,
maka
kekayaan perusahaan akan terjamin keamanannya
dan data akuntansi yang dicatat terjamin ketelitian
dan keandalannya.

1. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh


fungsi penjualan dengan menggunakan formulir
surat order pengiriman.
Transaksi penjualan dimulai dengan diterimanya order
dari pembeli. Sebagai awal kegiatan penjualan, fungsi
penjualan mengisi formulir surat order pengirimn untuk
memungkinkan berbagai pihak (fungsi pemberi otorisasi
kredit, fungsi penyimpanan barang, fungsi pengiriman,
dan fungsi pencatatan penagihan) melaksanakan
pemenuhan order yang diterima dari pembeli.
Persetujuan dimulainyankegiatan penjualan dieujudkan
dalam bentuk tanda tangan otorisasindari fungsi
penjualan pada formulir surat order pengiriman. Dengan
demikian fungsi penjualan ini bertanggungjawab atas
perintah pengiriman yang ditujukan kepada fungsi
pengiriman dalam pemenuhan ordervyang diterimanya
dari pembeli.

Leh

2. Persetujuan pemberian kredit diberikan oleh fungsi kredit


dengan membubuhkan tandatangan pada kredit copy
(tembusan surat order pengiriman).
Untuk mengurangi risiko tidak tertagihnya piutang, transaksi
penjualan kredit harus mendapatkan otorisasi dari fungsi kredit,
sebelum barang dikirimkan kepada pembeli. Otorisasi ini berupa
tandatangan kepala bagian kredit dalam dokumen credit copy, yang
merupakan tembusan surat order pengiriman.

3. Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh


fungsi pengiriman dengan cara menandatanganindan
membubuhkan cap sudah dikirim pada copy surat order
pengiriman.
Sebagai bukti dilaksanakannya pengiriman barang, fungsi pengiriman
membubuhkan tandatangan otorisasi dan cap sudah dikirim pada
copy surat order pengiriman. Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi
pengiriman ke fungsi penagihan sebagai bukti telah dilaksanakannya
pengiriman barang sesuai dengan perintah pengiriman barang yang
diterbitkan oleh fungsi penjualan, sehingga fungsi penagihan dapat
segera melaksanakan pengiriman faktur penjualan sebagai dokumen
penagihan piutang.

4.Pencatatan ke dalam catatan akuntansi


harus di dasarkan atas dokumen sumber
yang dilampiri dengan dokumen pendukung
yang lengkap.
Catatan akuntansi harus diisi informasi yang
berasal dari dokumen sumber yang sahih (valid),
dengan
dibuktikan
dengan
dilampirkannya
dokumen pendukung yang lengkap, yang telah
diotorisasi oleh pejabat berwenang. Dalam
sistem penjualan kredit, pencatatan mutasi
piutang harus didasarkan pada dokumen sumber
dan dokumen pendukung berikut ini; pencatatan
terjadinya
piutang
didasarkan
atas
fakturnpenjualan yang didukung dengan surat
order pengiriman dan suratbmuat.

PRAKTIK YANG SEHAT


1. Penggunaan formulirnbernomor urut cetak.
Dalam organisasi setiap transaksi keuangan hanya akan
terjadi jika telah mendapat otorisasi dari yang
berwenang. Otorisasi dari yang berwenang tersebut
diwujudkan dalam bentuk tanda tangan pada formulir.
Dengan demikian unruk mengawasi semua transaksi
keuangan yang terjadi dalam perusahaan dapat
dilakukan dengan mengawasi penggunaan formulir
yang digunakan sebagai media untuk otorisasi
terjadinya transaksi tersebut. Salah satu cara
pengendalian formulir adalah dengan merancang
formulir yang bernomor urut cetak. Oleh karena itu
dalam
sistem
penjualan
formulir
pokok
surat
ordercpengiriman dan faktur penjualan harus bernomor
urut cetak dan penggunaannya dipertanggungjawabkan
oleh fungsi yang bersangkutan.

2. Secara periodik fungsi akuntansi mengirim


pernayataan piutang kepada setiap debitur untuk
menguji
ketelitian
catatan
piutang
yang
diselenggarakan oleh fungsi tersebut. Praktek
yang sehat dapat diciptakan dengan cara pengecekan
secara periodik ketelitian catatan akuntansi yang
diselenggarakan oleh perusahaan dengan catatan
akuntansi yang diselenggarakan oleh pihak luar yang
bebas. Untuk mengecek ketelitian catatan piutang
perusahaan,
secara
periodik
fungsi
akuntansi
diharuskan
membuat
pernyataan
piutang
dan
mengirimkannya kepada debitur yang bersangkutan.
Dengan cara ini data yang dicatat dalam kartu piutang
di cek ketelitiannya oleh debitur yang bersangkutan,
sehingga pengiriman secara periodik pernyataan
piutang ini akan menjamin ketelitian data akuntansi
yang dicatat oleh perusahaan.

c. Sistem retur
Transaksi penjualan
retur penjualan terjadi jika perusahaan
menerima pengembalian barang dari pelanggan.
Pengembalian
barang
oleh
pelanggan
harus
diotorisasi oleh fungsi penjualan dan diterima oleh
fungsi penerimaan.

Fungsi yang Terkait


1. Fungsi Penjualan. Fungsi ini bertanggungjawab
atas
penerimaan
pemberitahuan
mengenai
pengembalian barang yang telah dibeli oleh
pembeli. Otorisasi penerimaan kembali barang
yang telah dijual tersebut dilakukan dengan cara
membuat memo kredit yang dikirimkan kepada
fungsi penerimaan.

2. Fungsi Penerimaan. Fungsi ini bertanggungjawab atas


penerimaan barang berdasarkan otorisasi yang terdapat
dalam memo kredit yang diterima dari fungsi penjualan.

3. Fungsi Gudang. Fungsi ini bertanggungjawab atas


penyimpanan kembali barang yang diterima dari retur
penjualan setelah barang tersebut diperiksa oleh fungsi
penerimaan. Barang yang diterima dari transaksi retur
penjualan ini dicatat oleh fungsi gudang dalam kartu gudang.
4. Fungsi Akuntansi. Dalam transaksi retur penjualan,
fungsi ini bertanggungjawab atas pencatatan transaksi retur
penjualan ke dalam jurnal umum (atau jurnal retur penjualan)
dan pencatatan berkurangnya piutang dan bertambahnya
persediaan akibat retur penjualan dalam kartu piutang dan
kartu persediaan. Disamping itu, fungsi ini bertanggungjawab
untuk mengirimkan memo kredit kepada pembeli yang
bersangkutan.

Informasi yang diperlukan oleh Manajemen


1. Jumlah rupiah retur penjualan menurut jenis
produk atau kelompok produk selama jangka
waktu tertentu.
2. Jumlah bverkurangnya piutang karena retur
penjualan.
3. Jumlah harga pokok produk yang dikembalikan
oleh pembeli.
4. Nama dan alamat pembeli
5. Kuantitas produknyang dikembalikan oleh pembeli
6. Nama wiraniaga yang melakukan penjualan
produk yang dikembalikan oleh pembeli.
7. Otorisasinpejabat yang berwenang.

Dokumen yang Digunakan


1. Memo kredit. Dalam pencatatan transaksi retur
penjualan, memo kredit merupakan dokumen sumber
sebagai dasar pencatatan transaksi tersebut dalam
kartu piutang dan jurnal umum atau jurnal retur
penjualan. Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi
penjualan yang memberi perintah kepada fungsi
oenerimaan
untuk
menerima
barang
yang
dikembalikan oleh pembeli.

2. Laporan Penerimaan Barang. Dalam transaksi retur


penjualan, laporan penerimaan barang merupakan
dokumen pendukung yang melampiri memo kredit.
Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi penerimaan
sebagai laporan telah diterima dan diperiksanya
barang yang diterima dari pembeli.

Catatan Akuntansi yang Digunakan


1. Jurnal umum dan/ jurnal retur penjualan,
berkurangnya pendapatan penjualan dan piutang
dagang akibat dari transaksi retur penjualan
dicatat dalam jurnal umum, atau jika perusahaan
menggunakan jurnal khusus, dicatat dalam jurnal
retur penjualan. Berkurangnya harga pokok
penjualan dan bertambahnya harga pokok
persediaan produk jadi akibat transaksi retur
penjualan dicatat dalam jurnal umum.
2. Kartu piutang, catatan akuntansi ini merupakan
buku pembantu piutang yang dalam transaksi
retur penjualan digunakan untuk mencatat
berkurangnya piutang kepada debitur tertentu
akibat dari transaksi tersebut.

3. Kartu Persediaan, catatan akuntansi ini merupakan


buku pembantu persediaan yang dalam transaksiretur
penjualan digunakan untuk mencatat bertambahnya jenis
persediaan produk jadi tertentu akibat dari transaksi
tersebut.
4. Kartu Gudang, catatan ini diselenggarakan oleh bagian
gudang untuk mencatat bertambahnya jenis persediaan
produk jadi tertentu akibat dari transaksi retur penjualan.

Jaringan Prosedur dalam Sistem Retur Penjualan


1. Prosedur pembuatan memo kredit, berdasarkan
pemberitahuan retur penjualan dari pembeli, dalam prosedur
ini fungsi penjualan membuat memo kredit yang
memberikan perintah kepada fungsi penerimaan untuk
menerima barang dari pembeli tersebut kepada fungsi
akuntansi untuk mencatat pengurangan piutang kepada
pembeli yang bersangkutan.

2. Prosedur Penerimaan Barang, dalam prosedur ini


fungsi penerimaan menerima dari pembeli berdasarkan
perintah dalam memo kredit yang diterima dari fungsi
penjualan. Atas penerimaan barang tersebut fungsi
penerimaan membuat laporan penerimaan barang
untuk melampiri memo kredit yang dikirim ke fungsi
akuntansi.
3. Prosedur Pencatatan Retur Penjualan, dalam
prosedur ini transaksi berkurangnya piutang dagang
dan pendapatan penjualan akibat darintransaksi retur
penjualan dicatat oleh fungsi akuntansi ke dalam jurnal
umum dan jurnal retur penjualan dan ke dalam buku
pembantu
piutang.
Dalam
porsedur
ini
pula
berkurangnya
harga
pokok
penjualan
dan
bertambahnya harga pokok persediaan dicatat oleh
fungsi akuntansi ke dalam jurnal umum dan dalam
buku pembantu persediaan.

A. Sistem Akuntansi Piutang


Prosedur Pencatatan Piutang
Prosedur pencatatan piutang bertujuan untuk
mencatat mutasi piutang perusahaan kepada setiap
debitur. Mutasi piutang adalah disebabkan oleh
transaksi penjualan kredit, penerimaan kas dari
debitur, retur penjualan, dan penghapusan piutang.

Informasi yang Diperlukan oleh Manajemen


1. Saldo piutang pada saat tertentu kepada setiap
debitur.
2. Riwayat pelunasan piutang yang dilakukan oleh
setiap debitur
3. Umur piutang kepada setiap debitur pada saat
tertentu.

Dokumen
1. Faktur
Penjualan,
dalam
pencatatan
piutang
dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan
timbulnya piutang dari transaksi penjualan kredit.
Dokumen ini dilampiri dengan surat muat (bill of lading)
dan surat order pengiriman sebagai dokumen
pendukung untuk mencatat transaksi penjualan kredit.
2. Bukti Kas Masuk, dalam pencatatan piutang dokumen
ini digunakan sebagai dasar pencatatan berkurangnya
piutang dari transaksi pelunasan piutang oleh debitur.
3. Memo Kredit, dalam pencatatan piutang dokumen ini
digunakan sebagai dasar pencatatan retur penjualan.
Dokumen ini dikeluarkan oleh bagian order penjualan
dan jika dilampiri dengan laporan penerimaan barang
yang dibuat oleh bagian penerimaan, merupakan
dokumen sumber untuk mencatat transaksi retur
penjualan.

Catatan Akuntansi
1. Jurnal Penjualan, dalam prosedur pencatatan
piutang
catatan
ini
digunakan
untuk
mencatattimbulnya piutang dari transaksi penjualan
kredit.
2. Jurnal Retur Penjualan, dalam prosedur pencatatan
piutang catatan akuntansi ini digunakan untuk
mencatat berkurangnya piutang dari transaksi retur
penjualan.
3. Jurnal Umum, dalam prosedur pencatatan piutang
catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat
berkurangnya piutang dari transaksi penghapusan
piutang yang tidak dapat lagi ditagih.
4. Jurnal
Penerimaan
Kas,
dalam
prosedur
pencatatan piutang catatan akuntansi digunakan
untuk mencatat berkurangnya piutang dari transaksi
penerimaan kas dari debitur.

5. Kartu Piutang, catatan akuntansi ini


digunakan untuk mencatat mutasi dan saldo
piutang kepada debitur.

Berbagai transaksi yang mempengaruhi piutang


adalah:
1. Transaksi Penjualan Kredit,
2. Transaksi Retur Penjualan
3. Transaksi Penerimaan kas dan Piutang
4. Tansaksi Penghapusan Piutang

B. Prosedur Pernyatan Piutang


Pernyataan piutang adalah formulir yang
menyajikan jumlah kewajiban debitur pada
tanggal tertentu dan disertai dengan rinciannya.
Pernyataan piutang dapat berbentuk berikut ini:
1. Pernyatan saldo akhir bulan
2. Pernyatan satuan
3. Pernyatan faktur yang belum dilunasi.

Distribusi Penjualan
Distribusi adalah prosedur peringkasan rincian
yang tercantum dalam media dan pengumpulan
total ringkasan tersebut untuk keperluan
pembuatan laporan.

Sistem Akuntansi Pembelian


Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam
perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh
perusahaan. Transaksi pembelian dapat digolonngkan
menjadi dua: pembelian lokal dan impor. Pembelian lokal
adalah pembelian dari pemasok dalam negeri, sedangkan
impor adalah pembelian dari pemasok luar negeri.

Fungsi yang Terkait


1. Fungsi Gudang, bertanggungjawab untuk mengajukan
permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan
yang ada digudang dan untuk menyimpan barang yang
telah diterima oleh fungsi penerimaan. Untuk barangbarang
yang
langsung
dipakai
(tidak
diselenggarakanpersediaan
barang
di
gudang),
permintaan pembelian diajukan oleh pemakai barang.

2. Fungsi Pembelian, bertanggungjawab untuk memperolah


informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok
yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluaran
order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
3. Fungsi Penerimaan, bertanggungjawab untuk melakukan
pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kualitas barang yang
diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau
tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. Fungsi
ini juga bertanggung jawab untuk menerima barang dari
pembeli yang berasal dari transaksi retur penjualan.
4. Fungsi Akuntansi, fungsi akuntansi yang terkait dalam
transaksi pembelian adalah fungsi pencatatan utang dan
fungsi
pencatat
persediaan.
Dalam
sistem
akuntansinpembelian,
fungsi
pencatat
utang
bertanggungjawa untuk mencatat transaksi pembelian ke
dalam register bukti kas keluar dan untuk mengarsip
dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai

catatan utang atau menyelenggarakan kartu utang


sebagai buku pembantu utang. Dalam sistem akuntansi
pembelian,
fungsi
pencatat
persediaan
bertanggungjawab untuk mencatat harga pokok
persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu
persediaan. Dalam struktur organisasi, fungsi pencatat
utang berada ditangan bagian utang sedangkan fungsi
pencatat persediaan berada di tangan bagian kartu
persediaan.

Secara garis besar transaksi pembelian mencakup


prosedur berikut ini:
1. Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian
ke fungsi pembelian.
2. Fungsi pembelian meminta penawaran harga dari
berbagai pemasok.

3. Fungsi pembelian menerima penawaran harga


dari berbagai pemasok dan melakukan pemilihan
pemasok.
4. Fungsi pembelian membuat order pembelian
kepada pemasok yang dipilih.
5. Fungsi penerimaan memeriksa dan menerima
barang yang dikirim oleh pemasok.
6. Fungsi penerimaan menyerahkan barang yang
diterima kepada fungsi gudang untuk disimpan.
7. Fungsi penerimaan melaporkan penerimaan
barang kepada fungsi akuntansi.
8. Fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari
pemasok dan atas dasar faktur dari pemasok
tersebut, fungsi akuntansi mencatat kewajiban
yang timbul dari transaksi pembelian.

Informasi yang Diperlukan oleh Manajemen


1. Jenis
persediaan
yang
telah
mencapai
tititk
pemesanan kembali (reorder point)
2. Order pembelian yang telah dikirim kepada pemasok
3. Order pembelian yang telah dipenuhi oleh pemasok
4. Total saldo utang dagang pada tanggal tertentu
5. Saldo utang dagang kepada pemasok tertentu
6. Tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan dan
pembelian

Dokumen yang Digunakan


7. Surat Permintaan Pembelian, merupakan formulir
yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai
barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan
pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu
seperti yang tersebut dalam surat tersebut.

Surat permintaan pembelian ini biasanya dibuat 2 lembar untuk


setiap permintaan, satu lembar untuk fungsi pembelian, dan
tembusannya untuk arsip fungsi yang meminta barang.
2. Surat Permintaan Penawaran Harga, dokumen ini digunakan
untuk meminta penawaran harga bagi barang yang
pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi, yang
menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.
3. Surat Order Pembelian, dokumen ini digunakan untuk
memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih. Dokumen
ini terdiri dari berbagai tembusan dengan fungsi sebagai berikut:
a. Surat Order Pemnbelian, merupakan lembar pertama surat
order pembelian yang dikirimkan kepada pemasok sebagai order
resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan.
b. Tembusan Pengakuan oleh Pemasok, tembusan order
pembelian ini dikirimkan kepada pemasok, dimintakan
tandatangan dari pemasok tersebut dan dikirimkan kembali ke
perusahaan sebagai bukti telah diterima dan disetujuinya order
pembelian, serta kesanggupan pemasok memenuhi janji
pengiriman barang seperti dalam dokumen tersebut.

un

C. Tembusan bagi Unit Barang, tembusan ini dikirimkan


kepada fungsi yang meminta pembelian bahwa yang
dimintanya telah dipesan.
D. Arsip Tanggal Penerimaan, tembusan surat order
pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut
tanggal penerimaan barang yang diharapkan, sebagai
dasar untuk mengadakan tindakan penyelidikan jika
barang tidak datang pada waktu yang telah ditetapkan.
E. Arsip Pemasok, tembusan surat order pembelian ini
disimpan oleh fungsi pembelian menurut nama
pemasok, sebagai dasar untuk mencari informasi
mengenai pemasok.
F. Tembusan Fungsi Penerimaan, tembusan surat order
pembelian ini dikirim ke fungsi penerimaan sebagai
otorisasi untuk menerima barang yang jenis,spesifikasi,
mutu, kuantitas, dan pemasoknya seperti yang
tercantum dalam dokumen tersebut.

G. Tembusan Fungsi Akuntansi, tembusan surat agai


salah pembelian ini dikirim ke fungsi akuntansi
sebagai salah satu dasar untuk mencatat kewajiban
yang timbul dari transaksi pembelian.

4. Laporan Penerimaan Barang,dokumen ini dibuat


oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa
barang yang diterima oleh pemasok telah memenuhi
jenis, spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti yang
tercantum dalam surat order pembelian.
5.
Perubahan
Order
Pembelian,
kadangkala
diperlukan perubahan terhadap isi surat order
pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan.
Perubahan
tersebut
dapat
berupa
perubahan
kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi,
penggantian atau hal lain yang bersangkutan dengan
perubahan desain atau bisnis.

6. Bukti Kas Keluar, dokumen ini dibuat oleh


fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan
transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi
sebagai
perintah
pengeluaran
kas
untuk
pembayaran utang kepada pemasok dan yang se
berfungsi sebagai surat pemberitahuan kepada
kredit
sekaligusberfungsi
sebagai
surat
pemberitahuan
kepada
kreditur
mengenai
maksud pembayaran.

Catatan Akuntansi yang Digunakan


1. Register bukti kas keluar,
2. Jurnal Pembelian,
3. Kartu utang
4. Kartu persediaan

Unsur Pengendalian Intern


Untuk
merancang
unsur-unsur
pengendalian
intern
akuntansi yang diterapkan dalam sistem akuntansi
pembelian, unsur pokok sistem pengendalian intern yang
terdiri dari organisasi, sistem otorisasi dan prosedur
pencatatan, dan praktik yang sehat.

Organisasi
1. Fungsi pembelian harus terprisah dari fungsi penerimaan.
2. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi.
3. Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penerimaan
barang
4. Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi
gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan, fungsi
akuntansi. Tidak ada transaksi pembelian yang
dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi
tersebut.

Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan


5. Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh
fungsi gudang, untuk barang yang disimpan
dalam gudang, atau oleh fungsi pemakai barang,
untuk barang yang langsung dipakai.
6. Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi
pembelian atau pejabat yang lebih tinggi.
7. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh
fungsi penerimaan barang
8. Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi
atau pejabat yang lebih tinggi
9. Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada
bukti kas keluar yang didukung dengan surat
order pembelian, laporan penerimaan barang,
dan faktur dari pemasok.

10. Pencatatan ke dalam kartu utang dan register bukti kas


keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi.

Prakti yang Sehat


11. Surat permintaan pembelian bernomor urut cetak dan
pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang.
12. Surat order pembelian bernomor urut cetak dan
pemakaiannya
dipertanggungjawabkan
oleh
fungsi
pembelian.
13. Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan
pemakaiannya
dipertanggungjawabkan
oleh
fungsi
penerimaan.
14. Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga
bersaing dari berbagai pemasok.
15. Barang hanya diperiksa dan diterima
oleh fungsi
penerimaan jika fungsi ini telah menerima tembusan surat
order pembelian dari fungsi pembelian.

16. Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang


yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung
dan
menginspeksi
barang
tersebut
dan
membandingkannya dengan tembusan surat order
pembelian.
17. Terdapat pengecekan terhadap harga, syarat
pembelian, dan ketelitian perkalian dari pemasok
sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar.
18. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu
utang secara periodik direkonsiliasi dalam rekening
kontrol utang dalam buku besar.
19. Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai
dengan syara pembayaran guna mencegah hilangnya
kesempatan untuk memperoleh potongan tunai.
20. Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya
dicap lunas oleh fungsi pengeluaran kas setelah cek
dikirimkan kepada pemasok.

A. Sistem Akuntansi Utang


Sebelum diraikan sistem akuntansi utang, diuraikan
terlebih dahulu retur pembelian, yang merupakan
sistem
akuntansi
yang
digunakan
untuk
melaksanakan
transaksi
pengembalian
barang
kepada pemasok dan pencatatan pengurangan utang.

Sistem Retur Pembelian


Barang dari pemasok adakalanya tidak sesuai dengan
barang yang dipesan menurut order pembelian.
Ketidaksesuaian tersebut terjadi kemungkinan karena
barang yang diterima tidak cocok dengan spesifikaasi
yang tercantum dalam surat order pembelian, barng
mengalami kerusakan dalam pengiriman, atau barang
diterima melewati tanggal pengiriman yang dijanjikan
oleh pemasok.

Fungsi yang Terkait


1. Fungsi gudang, dalam sistem retur pembelian , fungsi ini
bertanggungjawab untuk menyerahkan barang kepada fungsi
pengiriman seperti yang tercantum dalam tembusan memo
debit yang diterima dari fungsi pembelian.
2. Fungsi pembelian, fungsi ini bertanggungjawab untuk
mengeluarkan memo debit untuk retur pembelian.
3. Fungsi pengiriman, fungsi ini bertanggungjawab untuk
mengirimkan kembali barang kepada pemasok sesuai dengan
perintah retur pembelian dalam memo debit yang diterima dari
fungsi pembelian.
4. Fungsi akuntansi, fungsi ini bertanggungjawab untuk mencatat:
a. Transaksi retur pembelian dalam jurnal retur pembelian
atau jurnal umum
b. Berkurangnya harga pokok persediaan karena retur
pembelian dalam kartu persediaan
c. Berkurangnya utang yang timbul dari transaksi retur
pembelian dalam arsip bukti kas keluar yang belum dibayar
atau dalam kartu utang.

Dokumen yang Digunakan


1. Memo Debit, merupakan formulir yang diisi
oleh fungsi pembelian yang memberikan
otorisasi bagi fungsi pengiriman untuk
mengirimkan kembali barang yang telah dibeli
oleh perusahaan dan bagi fungsi akuntansi
untuk mendebit rekening utang karena
transaksi retur pembelian.
2. Laporan Pengiriman Barang, dokumen ini
dibuat
oleh
fungsi
pengiriman
untuk
melaporkan jenis dan kuantitas barang yang
dikirimkan kembali kepada pemasok sesuai
dengan perintah retur pembelian dalam
memo debit dari fungsi pembelian.

Catatan Akuntansi yang Digunakan


1. Jurnal retur pembelian atau jurnal umum,
digunakan untuk mencatat tran saksi retur
penjualan
yang
mengurangi
jumlah
persediaan utang dagang.
2. Kartu Persediaan, digunakan untuk mencataty
berkurangnya harga pokok persediaan karena
dikembalikannya barang yang telah dibeli
kepada pemasoknya.
3. Kartu Utang, digunakan untuk mencatat
berkurangnya utang kepada debitur akibat
pengembalian barang kepadanya.

Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Retur


Pembelian
1. Prosedur perintah retur pembelian, retur pembelian terjadi
atas perintah fungsi pembelian kepada fungsi pengiriman
untuk mengirimkan kembali barang yang telah dietrima oleh
fungsi penerimaan kepada pemasok yang bersangkutan.
Dokumen yang digunakan oleh fungsi pembelian untuk
memerintahkan fungsi pengiriman mengembalikan barang ke
pemasok adalah memo debit.
2. Prosedur Pengiriman Barang, fungsi pengiriman mengirimkan
barang ke pemasok sesuai dengan perintah retur pembelian
yang tercantum dalam memo debit dan membuat laporan
pengiriman barang untuk transaksi retur pembelian tersebut.
3. Prosedur Pencatatan Utang, fungsi akuntansi memeriksa
dokumen-dokumen yang berhubungan retur pembelian
(memo debit dan laporan pengiriman barang) dan
menyelenggarakan pencatatan berkurangnya utang dalam
kartu utang atau mengarsipkan dokumen memo debit
sebagai pengurang utang.

Unsur Pengendalian Intern


Unsur pokok pengendalian intern yang terdiri dari organisasi,
sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, dan praktik yang
sehat dirinci lebih lanjut :
Organisasi
1. Fungsi pembelian harus terpisah dengan fungsi akuntansi.
2. Transaksi retur pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi
pembelian, fungsi pengiriman, fungsi pencatat utang,
fungsi akuntansi yang lain. Tidak ada transaksi retur
pembelian yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya
satu fungsi pengiriman.

Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan


3. Memo debit untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi
pembelian.
4. Laporan pengiriman barang untuk retur pembelian
diotorisasi oleh fungsi pengiriman.

5. Pencatatan berkurangnya utang karena retur


pembelian didasarkan pada memo yang didukung
dengan laporan pengiriman barang.
6. Pencatatan ke dalam jurnal umum diotrisasi oleh
fungsi akuntansi.

Praktik yang Sehat


7.
Memo debit untuk retur pembelian bernomor
urut
tercetak
dan
pemakaiannya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian.
8. Laporan pengiriman barang bernomor urut
tercetak dipertanggungjawabkan oleh fungsi
pengiriman.
9. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu
utang secara periodik direkonsiliasi dengan
rekening kontrol utang dalam buku besar.

B. Prosedur Pencatatan Utang


Ada dua metode pencatatan utang: account
payable procedure dan voucher payable
procedure.
Dalam
account
payable
procedure, catatan utang adalah berupa
kartu utang yang diselenggarakan untuk tiap
kreditur,
yang
memperlihatkan
catatan
mengenai nomor faktur dri pemasok, jumlah
yang terutang, jumlah pembayaran, dan saldo
utang. Dalam voucher payable procedures,
tidak diselenggarakan kartu utang, namun
digunakan arsip voucher (bukti kas keluar)
yang disimpan dalam arsip menurut abjad
atau menurut tanggal jatuh temponya. Arsip
bukti kas keluar ini berfungsi sebagai catatan
utang.

Sistem Akuntansi Penggajian


dan Pengupahan

Dalam perusahaan manufaktur, pembayaran


kepad karyawan biasanya dibagi menjadi dua
golongan: gaji dan upah. Gaji umumnya
merupakan pembayaran atas penyerahan jasa
yang
dilakukan
oleh
karyawan
yang
mempunyai
jenjang
jabatan
manajer,
sedangkan
upah
umumnya
merupakan
pembayaran atas penyerahan jasa yang
dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh).
Umumnya gaji dibayarkan secara tetap per
bulan,
sedangkan
upah
dibayarkan
berdsarkan hari kerja, jam kerja, atau jumlah
satuan produk yang dihasilkan oleh karyawan.

an

Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan dalam


perusahaan
manufaktur
melibatkan
fungsi
kepegawaian, fungsi keuangan, dan fungsi akuntansi.
Fungsi
kepegawaian
bertanggungjawab
dalam
pengangkatan
karyawan,
penetapan
jabatan,
penetapan tarif gaji dan upah, promosi dan
penurunan pangkat, mutasi karyawan, penghentian
karyawan dari pekerjaannya, dan penetapan
berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan serta
penghitungan gaji dan upah karyawan. Fungsi
keuangan bertanggungjawab atas pelaksanaan
pembayaran gaji dan upah serta berbagai tunjangan
kesejahteraan
karyawan.
Fungsi
akuntansi
bertanggungjawab atas pencatatan biaya tenaga
kerja dan distribusi biaya tenaga kerja untuk
kepentingan perhitungan harga pokok produk dan
penyediaan informasi guna pengawasan biaya
tenaga kerja.

Informasi yang Diperlukan oleh


Manajemen

1. Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi


beban perusahaan selama periode akuntansi
tetentu.
2. Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi
beban setiap pusat pertanggungjawaban
selama periode akuntansi tertentu.
3. Jumlah gaji dan upah yang diterima setiap
karyawan selama periode akuntansi tertentu.
4. Rincian unsur biaya gaji dan upah yang
menjadi beban perusahaan dan setiap pusat
pertanggungjawaban
selama
periode
akuntansi tertentu.

Dokumen yang Digunakan


1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan
upah, dokumen-dokumen ini umumnya dikeluarkan
oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat
keputusan yang bersangkutan dengan karyawan,
seperti surat keputusan pengangkatan karyawan
baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif upah,
penurunan pangkat, pemindahan, dan lain-lain.
2. Kartu jam hadir, dokumen ini digunakan oleh
fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir
setiap karyawan di perusahaan.
3. Kartu jam kerja, dokumen ini digunakan untuk
mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja
langsung pabrik guna mengerjakan pesanan
tertentu.

4. Daftar gaji dan daftar upah, dokumen ini berisi jumlah


gaji dan upah bruto setelah dikurangi potongan-potongan
berupa Pph 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi
karyawan, dan lain sebagainya.
5. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah, dokumen ini
merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen, yang
dibuat berdasafrkan daftar gaji dan upah. Distribusi biaya
tenaga kerja ini dilakukan oleh fungsi akuntansi biaya
dengan dasar rekap daftar dan upah.
6.
Surat pernyataan gaji dan upah, dokumen ini dibuat
oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan
dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam
kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji dan
upah. Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi setiap
karyawan mengenai rincian gaji dan upah yang diterima
setiap karyawan beserta potongan yang menjadi beban
setiap karyawan.

7. Amplop gaji dan upah, uang gaji dan upah


karyawan diserahkan kepada setiap karyawan
dalam amplop gaji dan upah. Halaman depan
amplop g aji dan upah setiap karyawan berisi
informasi mengenai nama karyawan, nomor
identifikasi karyawan dan jumlah gaji bersih
yang diterima karyawan dalam bulan tertentu.
8. Bukti kas keluar, dokumen ini merupakan
perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh
fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan,
berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan
upah yang diterima dan fungsi pembuat
daftar gaji dan upah.

Catatan Akuntansi yang Digunakan


1. Jurnal Umum, dalam pencatatan gaji dan upah ini
jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi
biaya tenaga kerja ke dalam setiap departemen
dalam perusahaan.
2. Kartu Harga Pokok Produk, catatan ini
digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja
langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu.
3. Kartu Biaya, catatan ini digunakan untuk
mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan
biaya tenaga kerja nonproduksi setiap departemen
dalam perusahaan.
4. Kartu Penghasilan Karyawan, digunakan untuk
mencatat penghasilan dan berbagai potongannya
yang diterima oleh setiap karyawan.

Fungsi yang Terkait

1. Fungsi Kepegawaian, bertanggungjawab untuk mencari


karyawan baru, menyeleksi karyawan, memutuskan
penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan
tarif gaji dan upah karyawan, kenaikan pangkat dan
golongan gaji, mutasi karyawan, dan pemberhentian
karyawan.
2. Fungsi
Pencatat
Waktu,
bertanggungjawab
untuk
menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua
karyawan perusahaan. Sistem pengendalian intern yang
baik mensyaratkan fungsi pencatatan waktu hadir
karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi
atau fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
3. Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Upah, bertanggungjawab
untuk membuat daftar gaji dan upah yang berisi
penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai
potongan yang menjad beban setaip karyawan selama
jangka waktu pembayaran gaji dan upah.

Daftar gaji dan upah diserahkan oleh fungsi


pembuat daftar gaji dan upah kepada fungsi
akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar
yang
dipakai
sebagai
dasar
untuk
pembayaran gaji dan upah kepada karyawan.
4. Fungsi Akuntansi, bertanggungjawab untuk
mencatat kewajiban yang timbul dalam
hubungannya dengan pembayaran gaji dan
upah karyawan (misalnya utang gaji dan upah
karyawan, utang pajak, utang dana pensiun).
5. Fungsi Keuangan, bertanggungjawab untuk
mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah
dan menguangkan cek tersebut ke bank.
Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan ke
dalam amplop gaji dan upah setiap karyawan,
untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan
yang berhak.

Unsur Pengendalian Intern


Organisasi
1. Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari
fungsi keuangan.
2. Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi
operasi.
Sistem Otorisasi
3. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji
dan upah harus memiliki surat keputusan pengangkatan
sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh
Direktur Utama.
4. Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena
perubahan pangkat, perubahan tarif gaji dan upah,
tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan
Direktur Keuangan.
5. Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari
pajak penghasilan karyawan harus didasarkan atas surat
potongan gaji dan upah yang diotorisasi oleh fungsi
kepegawaian.

6. Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi


pencatat waktu.
7. Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala
departemen karyawan yang bersangkutan.
8. Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh
fungsi personalia.
9. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan
upah harus diotorisasi oleh fungsi akuntansi.
Prosedur Pencatatan
10.Perubahan
dalam
catatan
penghasilan
karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji dan
upah karyawan.
11. Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam
kerja diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi
akuntansi.

Praktek yang Sehat


12. Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu
jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai
sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung.
13. Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin
pencatat waktu yang diawasi oleh fungsi pencatat
waktu.
14. Pembuatan daftar gaji dan upah harus diverifikasi
kebenarannya dan ketelitiannya perhitungannya oleh
fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran.
15.
Penghitungan
pajak
penghasilan
karyawan
direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan.
16. Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi
pembuat daftar gaji dan upah.

A. Sistem Penawasan Produksi


Sistem
akuntansi
biaya
dalam
perusahaan
manufaktur erat hubungannya dengan sistem
pengawasan produkksi, karena sebagian besar
kegiatan perusahaan manufaktur berada didalam
fungsi produksi.
Sistem pengawasan produksi terdiri dari jaringan
prosedur untuk mengawasi order produksi yang
dikeluarkan agar terjadi koordinasi antara kegiatan
penjualan, penyediaan bahan baku, fasilitas
pabrik, dan penyediaan tenaga kerja guna
memenuhi order tersebut.
Sistem akuntansi biaya terdiri dari jaringan prosedur
untuk mengumpulkan, mengklasifikasikan data
biaya produksi dan biaya nonproduksi untuk
menyajikan informasi biaya bagi kebutuhan
manajemen.

Sistem Pengawasan Produksi


Sistem pengawasan produksi ditujukan untuk mengawasi
pelaksanaan order produksi yang dikeluarkan oleh
fungsi produksi. Dalam perusahaan yang produksinya
berdasarkan pesanan dari pembeli, order produksi erat
hubungannya dengan order yang diterima oleh fungsi
penjualan dan pembeli.

Dokumen yang Digunakan


1. Surat Order Produksi, merupakan surat perintah
yang dikeluarkan oleh departemen produksi, yang
ditujukan kepada bagian-bagian yang terkait dengan
proses pengolahan produk untuk memproduksi
sejumlah produk dengan spesifikasi, cara produksi,
fasilitas produksi, dan jangka waktu seperti yang
tercantum dalam surat order produksi tersebut.

2. Daftar Kebutuhan Bahan, dokumen ini merupakan daftar


jenis dan kuantitas bahan baku yang diperlukan untuk
memproduksi produk seperti yang tercantum dalam surat
order produksi.
3. Daftar Kegiatan Produksi, merupakan daftar urutan jenis
kegiatan dan fasilitas mesin yang diperlukan untuk
memproduksi produk seperti yang tercantum dalam surat
order produksi.
4. Bukti Permintaan dan Pengeluaran Barang Gudang,
merupakan formulir yang digunakan oleh fungsi produksi
untuk meminta bahan baku dan bahan penolong untuk
memproduksi produk yang tercantum dalam surat order
produksi. Dokumen ini juga berfungsi sebagai bukti
pengeluaran barang dari gudang.
5. Bukti Pengembalian Barang Gudang, merupakan
formulir yang digunakan oleh fungsi produksi untuk
mengembalikan bahan baku dan bahan penolong ke fungsi
gudang. Pengembalian ini disebabkan adanya sisa bahan
baku dan bahan penolong yang tidak dipakai.

6. Kartu Jam Kerja, merupakan kartu untuk mencatat


jam kerja tenaga kerja langsung yang dikonsumsi
untuk memproduksi produk yang tercantum dalam
surat order produksi.
7. Laporan Produk Selesai, dibuat oleh fungsi produksi
untuk memberitahukan selesainya produksi pesanan
tertentu kepada fungsi perencanaan dan pengawasan
produksi, fungsi gudang, fungsi penjualan, dan fungsi
akuntansi persediaan dan fungsi akuntansi biaya.

Fungsi yang Terkait


8. Fungsi penjualan, dalam perusahaan yang produksinya
berdasarkan pesanan dari pembeli, fungsi penjualan
bertanggungjawab atas penerimaan order dari
langganan dan meneruskan order tersebut ke fungsi
produksi.

Dalam perusahaan yang berproduksinya secara


massa, order produksi biasanya ditentukan bersama
dalam rapat bulanan antara fungsi pemasaran dan
fungsi produksi. Fungsi penjualan melayani order dari
pelanggan berdasarkan persediaan produk jadi yang
ada di gudang.
2. Fungsi perencanaan dan pengawasan produk,
merupakan fungsi staff yang membantu fungsi
produksi dalam merencanakan dan mengawasi
kegiatan produksi. Perencanaan produksi diwujudkan
dalam perhitungan rencana kebutuhan bahan dan
peralatan yang akan digunaka untuk memproduksi
pesanan yang diterima dari fungsi penjualan. Rencana
produksi dituangkan oleh fungsi ini dlam dokumen
daftar kebutuhan bahan dan daftar kegiatan produksi.
3. Fungsi
produksi,
bertanggungjawab
atas
pembuatan perintah produksi.

4. Fungsi gudang, bertanggungjawab atas


pelayanan permintaan bahan baku, bahan
penolong, dan barang lain yang digudangkan.
Fungsi ini juga bertanggungjawab untuk
menerima produk jadi yang diserahkan oleh
fungsi produksi.
5. Fungsi akuntansi biaya, bertanggungjawab
untuk mencatat konsumsi berbagai sumber
daya yang digunakan untuk memproduksi
pesanan. Pencatatan biaya bahan baku, biaya
tenaga kerja langsung, dan biaya overhead
pabrik untuk pesanan tertentu dilakukan oleh
fungsi ini dalam kartu harga pokok produk.
Biaya overhead pabrik yang sesungguhnya
terjadi dicatat oleh fungsi ini dalam kartu
biaya.

B. Sisten Akuntansi Biaya


Sistem akuntansi biaya adalah jaringan prosedur yang
digunakan untuk mengumpulkan dan menyajikan
laporan biaya. Dalam perusahaan manufaktur, sistem
akuntansi biaya merupakan jaringan prosedur untuk
mengumpulkan dan menyajikan biaya produksi, biaya
pemasaran, dan biaya administrasi umum.

Dokumen yang Digunakan


1. Surat Order Produksi,
2. Daftar Kebutuhan Bahan
3. Daftar Kegiatan Produksi
4. Bukti Permintaan dan Pengeluaran Barang Gudang
5. Bukti Pengembalian barang Gudang
6. Kartu Jam Kerja

7. Laporan Produk Selesai


8. Bukti Memorial, digunakan sebagai dasar pencatatan
depresiasi aktiva tetap berwujud, amortisasi sewa dan aktiva
tidak berwujud dan pembebanan biaya overhead pabrik
kepada produk berdasarkan tarif yang ditentukan di muka.
9. Bukti Kas Keluar, digunakan untuk mencatat biaya-biaya
yang dibayar lewat kas.

Catatan Akuntansi yang Digunakan


10.Jurnal Pemakainan Bahan Baku, merupakan jurnal
khusus yang digunakan untuk mencatat harga pokok bahan
baku yang digunakan dalam produksi.
11.Jurnal Umum, digunakan untuk mencatat transaksi
pembayaran gaji dan upah, depresiasi aktiva tetap,
amortisasi aktiva tidak berwujud, dan terpakainya persekot
biaya.

3. Register Bukti Kas Keluar, digunakan untuk


mencatat biaya overhead pabrik, biaya
administrasi dan umum, dan biaya pemasaran
yang berupa pengeluaran kas.
4. Kartu Harga Pokok Produk, merupakan buku
pembantu yang merinci biaya produksi (biaya
bahan baku, biaya tenaga kerja langsung, dan
biya overhead pabrik) yang dikeluarkan untuk
pesanan tertentu. Kartu harga pokok produk
merupakan rincian rekening kontrol barang
dalam proses dalam buku besar.
5. Kartu Biaya, merupakan buku pembantu yang
merinci
biaya
overhead
pabrik,
biaya
adminintrasi dan umum, dan biaya pemasaran.

Fungsi yang Terkait


1.
2.
3.
4.
5.

Fungsi Penjualan
Fungsi Produksi
Fungsi Perencanaan dan Pengawasan Produksi
Fungsi Gudang
Fungsi Akuntansi Biaya, dalam sistem pengawasan
produksi dan sistem akuntansi biaya, fungsi ini
bertanggungjawab atas pencatatan mutasi setiap jenis
persediaan dan atas pencatatan biaya produksi langsung,
biaya produksi tidak langsung langsung, dan biaya
nonproduksi ke dalam kartu biaya. Disamping itu, fungsi
akuntansi
biaya
bertanggungjawab
atas
pencatat
transaksi terjadinya biaya bahan baku, biaya tenaga kerja,
biaya overhead pabrik, dan biaya nonproduksi ke dalam
jurnal pemakaian bahan baku dan jurnal umum serta
posting ringkasan jurnal tersebut ke rekening yang
bersangkutan dalam buku besar.

Unsur Pengendalian Intern


Organisasi
1. Fungsi pencatat biaya harus terpisah dari fungsi
produksi
2. Fungsi pencatat biaya harus terpisah dari fungsi yang
menganggarkan biaya.
3. Fungsi gudang harus terpisah dari fungsi produksi
4. Fungsi gudang harus terpisah dari fungsi akuntansi.

Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan


5. Surat order produksi diotorisasi oleh kepala fungsi
produksi.
6. Bukti permintaan dan pengeluaran barang dalam
gudang diotorisasi oleh kepala fungsi produksi yang
bersangkutan.

7. Bukti kas keluar diotorisasi oleh kepala fungsi


akuntansi keuangan.
8. Daftar kebutuhan bahan dibuat oleh fungsi
perencanaan dan pengawasan produksi dan
diotorisasi oleh kepala fungsi produksi.
9. Daftar kegiatan produksi dibuat oleh fungsi
perencanaan dan pengawasan produksi dan
diotorisasi oleh kepala fungsi produksi.
10.Kartu jam kerja diotorisasi oleh kepala fungsi
produksi yang bersangkutan.

Praktik yang Sehat


11. Surat order produksi, bukti permintaan dan
pengeluaran barang gudang, bukti kas keluar, bukti
memorial,
bernomor
urut
tercetak
dan
penggunaannya dipertanggungjawabkan.

12.Secara periodik dilakukan rekonsiliasi kartu


biaya dengan rekening kontrol biaya dalam
buku besar.
13.Secara periodik dilakukan pewnghitungan
persediaan yang ada di gudang untuk
dicocokkan dengan kartu persediaan.

A. SISTEM PENERIMAAN KAS DARI PENJUALAN TUNAI


Penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan dengan
cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga
barang lebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh
perusahaan kepada pembeli. Setelah uang diterima oleh
perusahaan, barang kemudian diserahkan kepada pembeli
dan transaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh
perusahaan.
Sumber penerimaan kas terbesar suatu perusahaan
dagang, seperti toko buku, berasal dari transaksi penjualan
tunai. Berdasarkan sistem pengendalian intern yang baik,
sistem penerimaan kas dari penjualan tunai mengharuskan:
1. Penerimaan kas dalam bentuk tunai harus segera disetor
ke bank dalam jumlah penuh dengan cara melibatkan
pihak lain selain kasir untuk melakukan internal check.

2. Penerimaan kas dari penjualan tunai dilakukan


melalui transaksi kartu kredit, yang melibatkan bank
penerbit kartu kredit dalam pencatatan transaksi
penerimaan kas.

Sistem peneriamaan kas dari penjualan tunai dibagi


menjadi tiga prosedur berikut ini:
3. Prosedur Penerimaan Kas dari Over-theCoubter Sales, pembeli langsung datang ke
perusahaan, melakukan pemilihan barang atau
produk yang akan dibeli, melakukan pembayaran ke
kasir, dan kemudian menerima barang yang dibeli.
Perusahaan menerima uang tunai, cek pribadi, atau
pembayaran langsung dari pembeli dengan credit
card, sebelum barang diserahkan kepada pembeli.

Penerimaan kas dari over-the-counter sales


dilaksanakan melalui prosedur berikut ini:
(1)Pembeli memesan barang langsung kepada
wiraniaga di Bagian Penjualan.
(2)Bagian Kasa menerima pembayaran dari
pembeli, yang dapat berupa uang tunai, cek
pribadi atau kartu kredit.
(3)Bagian Penjualan memerintahkan Bagian
Pengiriman untuk menyerahkan barang
kepada pembeli.
(4)Bagian Pengiriman menyerahkan barang
kepada pembeli.
(5)Bagian Kasa menyerahkan kas yang diterima
ke bank.

(6).
Bagian
Akuntansi
mencatat
pendapatan
penjualan
dalam jurnal penjualan.
(7). Bagian Akuntansi mencatat penerimaan kas dari
penjualan tunai dalam jurnal penerimaan kas

2. Prosedur Penerimaan Kas dari Cash-on-Delivery


Sales, COD-Sales adalah transaksi penjualan yang
melibatkan kantor pos, perusahaan angkutan
umum, atau angkutan sendiri dalam menyerahkan
dan penerimaan kas dari hasil penjualan, COD
sales merupakan sarana untuk memperluas
daerah pemasaran dan untuk memberikan
jaminan penyerahan barang bagi pembeli dan
jaminan penerimaan kas bagi perusahaan penjual.
COD sales melalui pos belum merupakan sistem
penjualan yang umum berlaku di Indonesia.

3. Prosedur Penerimaan Kas dari Credit Card Sales,


sebenarnya credit card bukan merupakan suatu tipe
penjualan namun merupakan salah satu cara
pembayaran bagi pembeli dan sarana penagihan bagi
penjual, yang memberikan kemudahan baik bagi
pembeli meupun penjual.
Kartu kredit dapat
digolongkan menjadi tiga kelompok:
a. Kartu kredit bank (bank cards), diterbitkan oleh bank
atau lembaga keuangan yang lain.
b. Kartu kredit perusahaan (company cards), diterbitkan
oleh perusahaan tertentu untuk pelanggannya.
Pelanggan dapat menggunakan kartu kredit ini untuk
membeli barang ke perusahaan yang menerbitkan
kartu kredit tersebut. Pada akhir bulan perusahaan
menagih jumlah harga barang yang dibeli oleh
pemegang kartu kredit selama jangka waktu tertentu
yang telah lewat.

c. Kartu kredit bepergian dan hiburan (travel and


entertaintment cards),

Fungsi yang Terkait

1. Fungsi Penjualan, bertanggungjawab untuk


menerima order dari pembeli, mengisi faktur
penjualan tunai, dan menyerahkan faktur tersebut
kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran
harga barang ke fungsi kas.
2. Fungsi kas, bartanggungjawab sebagai penerima
kas dari pembeli.
3. Fungsi
Gudang,
bertanggungjawab
untuk
menyiapkan barang yang dipesan oleh pembeli,
serta menyerahkan barang tersebut ke fungsi
pengiriman.

4. Fungsi
Pengiriman,
bertanggungjawab
untuk
membungkus barang dan menyerahkan barang yang
telah dibayar harganya kepada pembeli.
5. Fungsi Akuntansi, bertanggungjawab sebagai pencatat
transaksi penjualan dan penerimaan kas dan pembuat
laporan penjualan.

Dokumen yang Digunakan


6. Faktur Penjualan Tunai, dokumen ini digunakan untuk
merekam berbagai informasi yang diperlukan oleh
manajemen mengenai transaksi penjualan tunai. Faktur
penjualan tunai diisi oleh fungsi penjualan yang berfungsi
sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi
penjualan ke dalam jurnal penjualan. Tembusan faktur ini
dikirimkan oleh fungsi penjualan ke fungsi pengiriman
sebagai perintah penyerahan barang kepada pembeli
yang telah melaksanakan pembayaran harga barang ke
fungsi kas.

2. Pita register kas, dokumen ini dihasilkan oleh fungsi kas


dengan cara mengoperasikan mesin register kas. Pita
register kas ini merupakan bukti penerimaan kas yang
dikeluarkan oleh fungsi kas dan merupakan dokumen
pendukung faktur penjualan tunai yang dicatat dalam jurnal
penjualan.
3. Credit card sales slip, dokumen ini dicetak oleh credit card
center bank yang menerbitkan kartu kredit dan diserahkan
kepada perusahaan yang menjadi anggota kartu kredit. Bagi
perusahaan yang menjual barang atau jasa, dokumen ini
diisi oleh fungsi kas dan berfungsi sebagai alat untuk
menagih uang tunai dari bank yang mengeluarkan kartu
kredit, untuk transaksi penjualan yang telah dilakukan
kepada pemegang kartu kredit.
4. Bill of lading, dokumen ini merupakan bukti penyerahan
barang dari perusahaan penjualan barang kepada
perusahaan angkutan umum. Dokumen ini digunakan oleh
fungsi pengiriman dalam penjualan COD yang penyerahan
barangnya dilakukan oleh perusahaan angkutan umum.

5. Faktur penjualan COD, dokumen ini digunakan untuk merekam


penjualan COD. Tembusan faktur penjualan COD diserahkan
kepada pelanggan melalui bagian angkutan perusahaan, kantor
pos, atau perusahaan angkutan umum dan dimintakan
tandatangan penerimaan barang dari pelanggan sebagai bukti
telah diterimanya barang oleh pelanggan. Tembusan faktur
penjualan COD digunakan oleh perusahaan untuk menagih kas
yang harus dibayar oleh pelanggan pada saat penyerahan
barang yang dipesan oleh pelanggan.
6. Bukti setor bank, dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai
bukti penyetoran kas ke bank. Bukti setor dibuat 3 lembar dan
diserahkan oleh fungsi kas ke bank, bersamaan dengan
penyetoran kas dari hasil penjualan tunai ke bank. Dua lembar
tembusannya diminta kembali dari bank setelah ditandatangani
dan dicap oleh bank sebagai bukti penyetoran kas ke bank.
Bukti setor bank diserahkan oleh fungsi kas kepada fungsi
akuntansi, dan dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen
sumber untuk pencatatan transaksi penerimaan kas dari
penjualan tunai ke dalam jurnal penerimaan kas.

7. Rekapitulasi harga pokok penjualan., dokumen ini


dipergunakan oleh fungsi akuntansi untuk
meringkas harga pokok produk yang dijual selama
satu periode. Dokumen ini digunakan fungsi
akuntansi sebagai dokumen pendukung bagi
pembuatan bukti memorial untuk mencatat harga
pokok produk yang dijual.

Catatan Akuntansi yang Digunakan


8. Jurnal penjualan, digunakan oleh fungsi akuntansi
untuk mencatat dan meringkas data penjualan.
9. Jurnal penerimaan kas, digunakan oleh fungsi
akuntansi untuk mencatat penerimaan kas dari
berbagai sumber, diantaranya dari penjualan
tunai.

3. Jurnal umum, digunakan oleh fungsi akuntansi


untuk mencatat harga pokok produk yang dijual.
4. Jurnal persediaan, digunakan oleh fungsi akuntansi
untuk mencatat berkurangnya harga pokok produk
yang dijual. Kartu persediaan ini diselenggarakan
di fungsi akuntansi untuk mengawasi mutasi dan
persediaan barang yang disimpan di gudang.
5. Kartu gudang, catatan ini tidak termasuk sebagai
catatan akuntansi karena hanya berisi data
kuantitas persediaan yang disimpan di gudang.
Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang
untuk mencatat mutasi dan persediaan barang
yang disimpan dalam gudang. Dalam transaksi
penjualan tunai, kartu gudang digunakan untuk
mencatat berkurangnya kuantitas produk yang
dijual.

Unsur Pengendalian Intern


Organisasi

1. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi


kas.
2. Fungsi kas harus terpisah dari fungsi
akuntansi.
3. Transaksi penjualan tunai harus dilaksanakan
oleh fungsi penjualan, fungsi kas, fungsi
pengiriman, dan fungsi akuntansi.
Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

4. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi


oleh fungsi penjualan dengan menggunakan
formulir faktur penjualan tunai.

5. Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi kas


dengan cara membubuhkan cap lunas pada
faktur penjualan tunai dan penempelan pita
register kas pada faktur tersebut.
6. Penjualan dengan kartu kredit bank didahului
dengan permintaan otorisasi dari bank
penerbit kartu kredit.
7. Penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi
pengiriman dengan cara membubuhkan cap
sudah diserahkan pada faktur penjualan
tunai.
8. Pencatatan kedalam buku jurnal diotorisasi
oleh
fungsi
akuntansi
dengan
cara
memberikan tanda pada faktur penjualan
tunai.

Praktik yang Sehat

9. Faktur penjualan tunai bernomor urut terceta


dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan
oleh fungsi penjualan.
10.Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai
disetor seluruhnya ke bank pada hari yang
sama dengan transaksi penjualan tunai atau
hari kerja berikutnya.
11.Penghitungan saldo kas yang ada di tangan
fungsi kas secara periodik dan secara
mendadak oleh fungsi pemeriksa intern.

B. SISTEM PENERIMAAN KAS DARI


PIUTANG
Sumber penerimaan kas suatu perusahaan
manufaktur biasanya berasal dari pelunasan piutang dari
debitur, karena sebagian besar produk perusahaan
tersebut dijual melalui penjualan kredit. Dalam
perusahaan tersebut penerimaan kas dari penjualan tunai
biasanya merupakan sumber penerimaan kas yang relatif
kecil.
Dalam perusahaan dagang, seperti toko pengecer,
sumber penerimaan kas terbesar berasal dari transaksi
penjualan tunai. Berdasrkan sistem pengendalian intern
yang baik, sistem penerimaan kas dari piutang harus
menjamin diterimanya kas dari debitur oleh perusahaan,
bukan oleh karyawan yang tidak berhak menerimanya.
Untuk menjamin diterimanya kas oleh perusahaan, sistem
penerimaan kas dari piutang menghararuskan:

1. Debitur melakukan pembayaran dengan cek atau


dengan cara pemindah bukuan melalui rekening
bank (giro bilyet).
2. Kas yang diterima dalam bentuk cek dari debitur
harus segera disetor ke bank dalam jumlah penuh.

Penerimaan kas dari piutang dapat dilakukan


melalui berbagai cara: (1) melalui penagih
perusahaan, (2) melalui pos, dan (3) melalui lock-box
collection plan. Diantara berbagai cara penagihan
piutang tersebut, penerimaan kas dari piutang
seharusnya
mewajibkan
debitur
melakukan
pembayaran dengan menggunakan cek atas nama,
yang secara jelas mencantumkan nama perusahaan
yang berhak menerima pembayaran atas cek.

Fungsi yang Terkait


1. Fungsi sekretariat, bertanggungjawab dalam penerimaan
cek dan surat pemberitahuan melalui pos dari para debitur
perusahaan. Fungsi sekretariat bertugas untuk membuat
daftar surat pemberitahuan atas dasar surat pemberitahuan
yang diterima bersama cek dari para debitur.
2. Fungsi penagihan, jika perusahaan melakukan penagihan
piutang langsung kepada debitur melalui penagih
perusahaan, fungsi penagihan bertanggungjawab untuk
melakukan penagihan kepada para debitur perusahaan
berdasarkan daftar piutang yang ditagih yang dibuat oleh
fungsi akuntansi.
3. Fungsi kas, bertanggungjawab atas penerimaan cek dari
fungsi sekretariat atau dari fungsi penagihan. Fungsi kas
bertanggungjawab untuk menyetorkan kas yang diterima
dari berbagai fungsi tersebut segera ke bank dalam jumlah
penuh.

4. Fungsi akuntansi, bertanggungjawab dalam


pencatatan penerimaan kas dari piutang ke
dalam
jurnal
penerimaan
kas
dan
berkurangnya piutang ke dalam kartu
piutang.
5. Fungsi pemeriksaan intern, dalam sistem
penerimaan
kas
dari
piutang,
sistem
pemeriksaan intern bertanggungjawab dalam
melaksanakan penghitungan kas yang ada di
tangan fungsi kas secara periodik. Di samping
itu,
fungsi
pemeriksa
intern
bertanggungjawab
dalam
melakukan
rekonsiliasi bank, untuk mengecek ketelitian
catatan kas yang diselenggarakan oleh fungsi
akuntansi.

Unsur Pengendalian Intern

Organisasi
1. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi
penagihan dan fungsi penerimaan kas.
2. Fungsi penerimaan kas harus terpisah dari
fungsi akuntansi.
Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
3. Debitur diminta untuk melakukan pembayaran
dalam bentuk cek atas nama atau dengan cara
pemindah bukuan.
4. Fungsi penagihan melakukan penagihan hanya
atas dasar daftar piutang yang harus ditagih
yang dibuat oleh fungsi akuntansi.

5. Pengkreditan rekening pembantu piutang oleh


fungsi akuntansi harus didasarkan atas surat
pemberitahuan yang berasal dari debitur.
Praktik yang Sehat
6. Hasil penghitungan kas harus direkam dalam
berita cara penghitungan kas dan disetor
penuh ke bank dengan segera.
7. Para penagih dan kasir harus diasuransikan
8. Kas dalam perjalanan (baik yang ada
ditangan Bagian Kasa maupun di tangan
penagih perusahaan) harus diasuransikan.

SISTEM AKUNTANSI
PENGELUARAN KAS

A. SISTEM AKUNTANSI PENGELUARAN KAS


DENGAN CEK
Pengeluaran kas dalam perusahaan dilakukan
dengan menggunakan cek. Pengeluaran kas
yang dapat dilakukan dengan cek (biasanya
karena jumlahnya relatif kecil), dilaksanakan
melalui dana kas kecil yang diselenggarakan
dengan
salah
satu
di
antara
dua
sistem:fluctuating-fund-balance system dan
imprest system. Pengeluaran kas denga cek
memiliki kebaikan ditinjau dari pengendalian
intern berikut ini:

1. Dengan digunakannya cek atas nama, pengeluaran


cek akan dapat diterima oleh pihak yang namanya
sesuai dengan yang ditulis pada formulir cek. Dengan
demikian pengeluaran kas dengan cek menjamin
diterimanya cek tersebut oleh pihak yang dimaksud
oleh pihak pembayar.
2. Dilibatkannya pihak luar: dalam hal ini adalah bank,
dalam pencatatan transaksi pengeluaran kas
perusahaan. Dengan digunakannya cek dalam setiap
pengeluaran kas perusahaan, transaksi pengeluaran
kas direkam juga oleh bank, yang secara periodik
mengirimkan
rekening
koran
bank
kepada
perusahaan nasabahnya. Rekening koran bank inilah
yang dapat digunakan oleh perusahaan untuk
mengecek
ketelitian
catatan
transaksi
kas
perusahaan yang direkam di dalam jurnal penerimaan
dan pengeluaran kas.

Dokumen yang Digunakan


1. Bukti kas keluar, berfungsi sebagai perintah
pengeluaran kas kepada bagian kasa sebesar yang
tercantum dalam dokumen tersebut. Disamping itu,
dokumen ini berfungsi sebagai surat pemberitahuan
yang dikirim kepada kreditur dan berfungsi pula
sebagai
dokumen
sumber
bagi
pencatatan
berkurangnya utang.
2. Cek, merupakan dokumen yang digunakan untuk
memerintahkan
bank
melakukan
pembayaran
sejumlah uang kepada orang atau organisasi yang
namanya tercantum pada cek.
3. Permintaan cek, berfungsi sebagai permintaan dari
fungsi yang memerlukan pengeluaran kas kepada
fungsi akuntansi untuk membuat bukti kas keluar.

Fungsi yang Terkait


1. Fungsi yang memerlukan pengelauaran kas, jika
suatu fungsi memerlukan pengeluaran kas, fungsi yang
bersangkutan mengajukan permintaan cek kepada fungsi
akuntansi.
Permintaan
cek
ini
harus
mendapat
persetujuan dari kepala fungsi yang bersangkutan.
2. Fungsi kas, bertanggungjawab dalam mengisi cek,
memintakan otorisasi atas cek, dan mengirimkan cek
kepada kreditur via pos atau membayarkan langsung
kepada kreditur.
3. Fungsi
akuntansi,
bertanggungjawab:
pencatatan
pengeluaran kas yang menyangkut biaya dan persediaan,
pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal
pengeluaran kas atau register cek, pembuatan bukti kas
keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas
dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam
dokumen tersebut.

4. Fungsi pemeiksaan intern, bertanggungjawab untuk


melakukan
penghitungan
kas
secara
periodik
dan
mencocokkan hasil penghitungannya dengan saldo kas
menurut catatan akuntansi.

Unsur Pengendalian Intern

Sistem pengendalian intern yang baik dalam sistem kas


mensyaratkan agar dilibatkan pihak luar (bank) ikut serta dalam
mengawasi kas perusahaan dengan cara sebagai berikut:
5. Semua penerimaan kas harus disetor penuh ke bank pada
hari yang sama dengan penerimaan kas atau pada hari kerja
berikutnya.
6. Semua pengeluaran kas dilakukan dengan cek.
7. Pengeluaran kas yang tidak dapat dilakukan dengan cek
dilakukan melalui dana kas kecil yang diselenggarakan
dengan imprest system.

Organisasi
1. Fungsi penyimpanan kas harus terpisah dari fungsi
akuntansi.
2. Transaksi penerimaan dan pengeluaran kas tidak boleh
dilaksanakan sendiri oleh bagian kasa sejak awal
sampai akhir, tanpa campur tangan dari fungsi yang
lain.
Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan.
3. Pengeluaran kas harus mendapat otorisasi dari pejabat
yang berwenang.
4. Pembukaan dan penutupan rekening bank harus
mendapatkan
persetujuan
dari
pejabat
yang
berwenang.
5. Pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas harus
didasarkan bukti kas keluar yang telah mendapat
otorisasi dari pejabat yang berwenang dan yang
dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap.

Praktik yang Sehat


6. Saldo kas yang ada ditangan harus dilindungi dari
kemungkinan pencurian atau penggunaan yang
tidak semestinya.
7. Dokumen dasar dan dokumen pendukung transaksi
pengeluaran kas harus dibubuhi cap lunas oleh
bagian kasa setelah transaksi pengeluaran kas
dilakukan.
8. Penggunaan rekening koran bank yang merupakan
informasi dari pihak ketiga untuk mengecek
ketelitian catatan kas oleh fungsi pemeriksa intern
yang merupakan fungsi yang tidak terlibat dalam
pencatatan dan penyimpanan kas.
9. Semua pengeluaran kas harus dilakukan dengan cek
atas nama perusahaan penerima pembayaran atau
dengan pemindah bukuan.

10.Jika pengeluaran kas hanya menyangkut jumlah


yang kecil, pengeluaran ini dilakukan sistem
akuntansi pengeluaran kas melalui dana kas kecil,
yang
akuntansinya
diselenggarakan
dengan
imprest system.
11.Secara periodik diadakan pencocokan jumlah fisik
kas yang ada ditangan dengan jumlah kas menurut
catatan akuntansi.
12.Kas yang ada ditangan dan kas yang ada
diperjalanan diasuransikan dari kerugian.
13.Kasir diasuransikan.
14.Kasir dilengkapi dengan alat-alat yang mencegah
terjadinya pencurian terhadap kas yang ada
ditangan (misalnya: mesin register kas, almari besi)
15.Semua nomor cek harus dipertanggungjawabkan
oleh bagian kasa.

B. Sistem Dana Kas Kecil


Penyelenggaraan dana kas kecil untuk
memungkinkan pengeluaran kas dengan uang tunai
dapat diselenggarakan dengan dua cara:
1. Sistem Saldo Berfluktuasi, penyelenggaraan dana kas
kecil dilakukan denganprosedur sebagai berikut:

Pembentukan dana kas kecil dicatat dengan


mendebit rekening Dana Kas Kecil,
Pengeluaran
dana
kas
kecil
dicatat
dengan
mengkredit rekening Danan Kas Kecil, sehingga setiap
saat saldo rekening ini berfluktuasi,
Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan
jumlah sesuai dengan keperluan, dan dicatat dengan
mendebit rekening Dana Kas Kecil. Dalam sistem ini
saldo rekening Dana Kas Kecil berfluktuasi dari waktu
ke waktu.

2. Imprest System, penyelenggaraan dana kas kecil


dilakukan sebagai berikut:
Pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cek dan
dicatat dengan dengan mendebit rekening Dana Kas
Kecil. Saldo rekening Danan Kas Kecil ini tidak boleh
berubah dari yang telah ditetapkan sebelumnya,
kecuali jika saldo yang telah ditetapkan tersebut
dinaikkan atau dikurangi.
Pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam jurnal.
Bukti-bukti pengeluaran dana kas kecil dikumpulkan
saja dalam arsip sementara yang diselenggarakan oleh
pemegang dana kas kecil.
Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan sejumlah
yang tercantum dalam kumpulan bukti pengeluaran
kas kecil. Pengisian kembali dana kas kecil ini
dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit
rekening biaya dan mengkredit rekening kas.

Rekening Dana Kas Kecil tidak terpengaruh dengan


pengeluaran dana kas kecil. Dengan demikian pengawasan
terhadap dana kas kecil mudah dilakukan, yaitu secara
periodik atau secara mendadak menghitung dana kas kecil.
Jumlah uang yang ada ditambah dengan permintaan
pengeluaran kas kecil yang belum dipertanggungjawabkan
dan bukti pengeluaran dana kas kecil, harus sama dengan
saldo rekening Dana Kas Kecil yang tercantum dalam buku
besar.

Dokumen yang Digunakan


1. Bukti
kas
keluar,
berfungsi
sebagainperintah
pengeluaran kas dari fungsi akuntansi kepada fungsi kas
sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Dalam
sistem dana kas kecil, dokumen ini diperlukan pada saat
pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian
kembali dana kas kecil.
2. Cek

3. Permintaan pengeluaran kas kecil, dokumen ini


digunakan oleh pemakai dana kas kecil untuk meminta
uang ke pemegang dana kas kecil. Bagi pemegang dana
kas kecil, dokumen ini berfungsi sebagai bukti telah
dikeluarkannya kas kecil olehnya. Dokumen ini diarsipkan
oleh pemegang dana kas kecil menurut nama pemakai
dana kas kecil.
4. Bukti pengeluaran kas kecil, dokumen ini dibuat oleh
pemakai dana kas kecil untuk mempertanggungjawabkan
pemakaian dana kas kecil. Dokumen ini dilampiri dengan
bukti-bukti pengeluaran kas kecil dan diserahkan oleh
pemakai dana kas kecil kepada pemegang dana kas
kecil. Dalam sistem dana kas kecil dengan imprest
system, bukti pengeluaran kas kecil dilampiri dengan
dokumen
pendukungnya
disimpan
dalam
arsip
sementara oleh pemegang dana kas kecil untuk
keperluan pengisian kembali dana kas kecil.

Dalam imprest system tidak dilakukan pencatatan


bukti pengeluaran kas kecil dalam catatan akuntansi.
Dalam fluctuating-fund-balance system, bukti pengeluaran
kas kecil dilampiri dengan dokumen pendukungnya
diserahkan oleh pemegang dana kas kecil kepada fungsi
akuntansi untuk dicatat dalam jurnal pengelauaran dana kas
kecil.

5. Permintaan pengisian kembali kas kecil, dokumen


ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta
kepada bagian utang agar dibuatkan bukti kas keluar
guna pengisian kembali dana kas kecil. Dalam sistem
dana kas kecil dengan imprest system, jumlah yang
diminta untuk pengisian kembali dana kas kecil adalah
sebesar jumlah uang tunai yang telah dikeluarkan sesuai
yang tercantum dalam bukti pengeluaran kas kecil yang
dikumpulkan dalam arsip pemegang dana kas kecil.

Dalam sistem dana kas kecil dengan


fluctuating fund-balance-system, pengisian
kembali dana kas kecil tidak didasarkan pada
jumlah uang tunai yang telah dikeluarkan
sesuai dengan bukti pengeluaran kas kecil,
namun sesuai dengan kebutuhan pengeluaran
uang tunai yang diperkirakan oleh pemegang
dana kas kecil. Dengan demikian jumlah
pengisian kembali dana kas kecil dalam
fluctuating-fund-balance-system dapat lebih
besar atau lebih kecil daripada jumlah dana
kas kecil yang telah dikeluarkan sesuai
dengan jumlah yang tercantum dalam bukti
pengeluaran kas kecil.

Catatan Akuntansi yang Digunakan


1. Jurnal pengeluaran kas, digunakan untuk mencatat
pengeluaran kas dalam pembentukan dana kas kecil
dan dalam pengisian kembali dana kas kecil. Dokumen
sumber yang dipakai sebagai dasar pencatatan dalam
jurnal pengeluaran kas adalah bukti kas keluar yang
telah dicap lunas oleh fungsi kas.
2. Register cek, catatan akuntansi yang digunakan
untuk mencatat cek perusahaan yang dikeluarkan
untuk pembentukan dan pengisian kembali dana kas
kecil.
3. Jurnal pengeluaran dana kas kecil, untuk
mencatat transaksi pengeluaran dana kas kecil
diperlukan jurnal khusus. Jurnal ini sekaligus berfungsi
sebagai alat distribusi pendebitan yang timbul sebagai
akibat pengeluaran dana kas kecil.

Fungsi yang Terkait


1. Fungsi kas, bertanggungjawab dalam mengisi cek,
memintakan otorisasi atas cek, dan menyerahkan cek
kepada pemegang dana kas kecil pada saat
pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian
kembali dana kas kecil.
2. Fungsi akuntansi, bertanggungjawab atas: (a)
pencatatan pengelauaran kas kecil yang menyangkut
biaya dan persediaan (b) pencatatan transaksi
pembentukan dana kas kecil (c) pencatatan pengisian
kembali dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran kas
atau register cek (d) pencatatan pengeluaran dana
kas kecil dalam jurnal pengeluaran dana kas kecil (e)
pembuatan bukti kas keluar yang memberikan
otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek
sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut.

3. Fungsi
pemegang
dana
kas
kecil,
bertanggungjawab atas penyimpanan dana
kas kecil, pengeluaran dana kas kecil sesuai
otorisasi dari pejabat tertentu yang ditunjuk,
dan permintaan pengisian kembali dana kas
kecil.
4. Fungsi yang memerlukan pembayaran
tunai,
5. Fungsi
pemeriksa
intern,
bertanggungjawab atas penghitungan dana
kas kecil secara periodik dan pencocokan
hasil penghitungannya dengan catatan kas.
Fungsi
ini
bertanggungjaawab
atas
pemeriksaan secara mendadak terhadap
saldo dana kas kecil yang ada ditangan
pemegang dana kas kecil.

SISTEM AKUNTANSI
PERSEDIAAN
Dalam perusahaan manufaktur, persediaan
terdiri dari: persediaan produk jadi, persediaan
produk dalam proses, persediaan bahan baku,
persediaan bahan penolong, persediaan bahan habis
pakai pabrik, persediaan suku cadang.
Dalam perusahaan dagang, persediaan hanya
terdiri dari satu golongan, yaitu persediaan barang
dagangan, yang merupakan barang yang dubeli
untuk tujuan dijual kembali.

Metode Pencatatan Persediaan


Ada dua macam metode pencatatan persediaan:
metode mutasi persediaan dan metode persediaan
fisik.

Dalam metode mutasi persediaan, setiap mutasi


persediaan dicatat dalam kartu persediaan. Dalam
metode persediaan fisik, hanya tambahan persediaan
dari pembelian saja yang dicatat, sedangkan mutasi
berkurangnya persediaan karena pemakaian tidak
dicatat dalam kartu persediaan.
Untuk mengetahui berapa harga pokok persediaan
yang dipakai atau dijual, harus dilakukan dengan
penghitungan fisik sisa persediaan yang masih ada
digudang pada akhir periode akuntansi. Harga pokok
persediaan awal periode ditambah dengan harga
pokok persediaan yang dibeli selama periode
dikurangi dengan harga pokok persediaan akhir
periode merupakan harga pokok persediaan yang
dipakai selama periode akuntansi yang bersangkutan.

Metode persediaan fisik adalah cocok digunakan


dalam penentuan biaya bahan baku dalam perusahaan
yang harga pokok produknya dikumpulkan dengan
metode harga pokok proses. Metode mutasi persediaan
adalah cocok digunakan dalam penentuan biaya bahan
baku dalam perusahaan yang harga pokok produknya
dikumpulkan dengan metode harga pokok pesanan.

Sistem dan Prosedur yang


Sistem Akuntansi Persediaan

Bersangkutan

dengan

1. Prosedur Pencatatan Produk Jadi


2. Prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang
dijual
3. Prosedur pencatan harga pokok produk jadi yang
diterima kembali dari pembeli

4. Prosedur
pencatatan
tambahan
dan
penyesuaian kembali harga pokok persediaan
produk dalam prosedur.
5. Prosedur pencatatan harga pokok persediaan
yang dibeli
6. Prosedur pencatatan harga pokok persediaan
yang dikembalikan kepada pemasok.
7. Prosedur permintaan dan pengeluaran barang
gudang.
8. Prosedur pencatatan tambahan harga pokok
persediaan karna pengembalian barang
gudang.
9. Sistem penghitungan fisik persediaan.

Unsur Pengendalian Intern


Organisasi
1. Penghitungan fisik persediaan harus dilakukan oleh
suatu panitia yang terdiri dari fungsi pemegang kartu
penghitungan fisik, fungsi penghitung, dan fungsi
pengecek.
2. Panitia yang dibentuk harus terdiri dari karyawan selain
karyawan fungsi gudang dan fungsi akuntansi
persediaan, karena karyawan di kedua fungsi inilah yang
justru dievaluasi tanggungjawabnya atas persediaan.

Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan


3. Daftar
hasil
penghitungan
fisik
persediaan
ditandatangani oleh ketua panitia penghitungan fisik
persediaan.

4. Pencatatan hasil penghitungan fisik persediaan didasarkan


atas kartu penghitungan fisik yang telah diteliti
kebenarannya oleh pemegang kartu penghitungan fisik.
5. Harga satuan yang dicantumkan dalam daftar hasil
penghitungan fisik berasal dari kartu persediaan yang
bersangkutan.

Praktik yang Sehat


6. Kartu penghitungan fisik bernomor urut tercetak dan
penggunaannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi
pemegang kartu penghitungan fisik.
7. Penghitungan fisik setiap jenis persediaan dilakukan dua
kali secara independen, pertama kali oleh penghitung dan
kedua oleh pengecek.
8. Peralatan dan metode yang digunakan untuk mengukur
dan menghitung kuantitas persediaan harus dijamin
ketelitiannya.

SISTEM AKUNTANSI AKTIVA


TETAP
Aktiva tetap adalah kekayaan perusahaan
yang memiliki wujud, mempunyai manfaat
ekonomis lebih dari satu tahun, dan diperoleh
perusahaan untuk melaksanakan kegiatan
perusahaan, bukan untuk dijual kembali. Karena
kekayaan ini mempunyai wujud, seringkali aktiva
tetap disebut dengan aktiva tetap berwujud.

Karakteristik Transaksi Aktiva Tetap


1. Frekuensi terjadinya transaksi yang mengubah
aktiva tetap relatif sedikit dibandingkan dengan
transaksi yang mengubah aktiva lancar, namun
umumnya menyangkut jumlah rupiah yang
besar.

2. Pengendalian aktiva tetap dilaksanakan pada saat


perencanaan perolehan aktiva tetap, sehingga
sistem otorisasi perolehan aktiva tetap diterapkan
pada saat perencanaan perolehan dan pada saat
pelaksanaan rencana perolehan aktiva tetap.

Penggolongan Aktiva Tetap


Aktiva tetap dalam perusahaan manufaktur umumnya
digolongkan sebagai berikut:
3. Tanah dan perbaikan tanah
4. Gedung dan perbaikan gedung
5. Mesin
6. Mebel
7. Kendaraan

Unsur Pengendalian Intern


Organisasi
1. Fungsi pemakai harus terpisah dari fungsi
akuntansi aktiva tetap.
2. Transaksi perolehan, penjualan, dan penghentian
pemakaian aktiva tetap harus dilaksanakan oleh
lebih dari unit organisasi yang bekerja secara
independen.
Sistem Otorisasi
3. Anggaran investasi diotorisasi oleh rapat umum
pemegang saham.
4. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi
penerimaan.
5. Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi

Prosedur Pencatatan
6. Perubahan
kartu
aktiva
tetap
didasarkan pada bukti kas keluar.

harus

Praktik yang Sehat


7. Secara periodik dilakukan pencocokan fisik
aktiva tetap dengan kartu kativa tetap.
8. Penutupan asuransi aktiva tetap terhadap
kerugian.
9. Penggunaan anggaran investasi sebagai alat
pengendalian investasi dalam aktiva tetap.