Anda di halaman 1dari 31

MANAJEMEN

PROYEK
PERANGKAT
IF015
3 SKS
LUNAK
2009 Fakultas Teknologi Informasi Universitas Budi Luhur
Jl. Ciledug Raya Petukangan Utara Jakarta Selatan 12260
Website: http://fti.bl.ac.id Email: sekretariat_fti@bl.ac.id

PERTEMUAN - 2

LAHIRNYA PROYEK

FAKULTAS TEKNOLOGI
INFORMASI

MANAJEMENN PROYEK P/L IF015


3 SKS

BAHASAN
Sistem Informasi dalam organisasi
Proyek sebagai sarana strategi
organisasi
Lahirnya proyek internal
Proyek internal
Proyek eksternal

FAKULTAS TEKNOLOGI
INFORMASI

MANAJEMENN PROYEK P/L IF015


3 SKS

SISTEM INFORMASI DALAM


ORGANISASI

FAKULTAS TEKNOLOGI
INFORMASI

MANAJEMENN PROYEK P/L IF015


3 SKS

RANTAI NILAI (VALUE CHAIN)


PERUSAHAAN (M.Porter)
P
R
O
S
E
S

P
R
O
S
E
S

P
E
N
D
U
K
U
N
G

U
T
A
M
A

INFRASTRUKTUR PERUSAHAAN
MANAJEMEN SDM
PENGEMBANGAN TEKNOLOGI
PEMBELIAN SUMBER DAYA

LOGISTIK OPERASI
MASUK
(INBOUND
LOGISTICS)

FAKULTAS TEKNOLOGI
INFORMASI

KEUNGGULAN
BERSAING

LOGISTIK
KELUAR

PEMASAR- LAYANAN
AN DAN
PELANGPENJUAL- GAN
OUT-BOUND AN
LOGISTICS

MANAJEMENN PROYEK P/L IF015


3 SKS

RANTAI NILAI (VALUE CHAIN) PERUSAHAAN


dan SISTEM INFORMASI PENDUKUNGNYA
P
R
O
S
E
S

P
R
O
S
E
S

P
E
N
D
U
K
U
N
G

U
T
A
M
A

KOORDINASI ADMINISTRATIF DAN LAYANAN BANTUAN


SIS: SISTEM INTRANET UNTUK ARUS KERJA KOLABORATIF
MANAJEMEN SDM
SIS: INTRANET PENGEMBANGAN KARIR UNTUK KARYAWAN
PENGEMBANGAN TEKNOLOGI
SIS: EKSTRANET REKAYASA (ENGINEERING) BERBANTUAN
KOMPUTER, DENGAN PARTNER
PEMBELIAN SUMBER DAYA
SIS: E-COMMERCE DENGAN PEMASOK
LOGISTIK
KELUAR
OUTBOUND
LOGISTICS

LOGISTIK
OPERASI
MASUK
(INBOUND
LOGISTICS)

PEMASARAN DAN
PENJUALAN

LAYANAN
PELANGGAN

SIS:
SIS:
SIS:
SIS:
ON-LINE
COMPUTER
INTERACCRM
P.O.S. AND TIVE
AIDED
ORDER
FLEXIBLE
TARGETED
PROCESS- MARMANUING
FACTURING
KETING
FAKULTAS TEKNOLOGI SYSTEM MANAJEMENN PROYEK P/L IF015
SIS:
AUTOMATED J.I.T.
WAREHOUSING

INFORMASI

3 SKS

KEUNGGULAN
BERSAING

PROYEK SEBAGAI SARANA


STRATEGI ORGANISASI
VISI MISI - KEBIJAKAN
TUJUAN

Strategi TI-SI
STRATEGI ORGANISASI
mendukung strategi
organisasi
STRATEGI
STRATEGI
Portfolio: Sekumpulan
FUNGSI LAIN
TI-SI
rencana proyek
PORTOFOLIO pendukung strategi, baik
PORTOFOLIO
TI-SI
yg sudah berlangsung
PROGRAM
maupun yg belum
PROGRAM
TI-SI
Program: Sekumpulan
dibiayai
proyek yg
PROYEK
PROYEK
pengelolaannya
TI-SI
7
FAKULTAS TEKNOLOGI
MANAJEMENN PROYEK
P/L IF015
dikoordinasi
agar
INFORMASI
3 SKS

LAHIRNYA PROYEK
INTERNAL
Pemicu 1: Proyek sudah ada dalam
rencana pengembangan TI-SI, dan
sudah sampai pada saat
pelaksanaannya
Pemicu 2: Pada salah satu unit kerja
ada kebutuhan dukungan TI-SI yang
sifatnya mendesak
FAKULTAS TEKNOLOGI
INFORMASI

MANAJEMENN PROYEK P/L IF015


3 SKS

Proyek yang sudah


direncanakan
Urutan kegiatan:
Menyusun tinjauan kelayakan, dari
aspek:
Biaya
Operasional
Waktu
Legal
Persetujuan pelaksanaan
Penunjukan Manajer Proyek

FAKULTAS TEKNOLOGI
INFORMASI

MANAJEMENN PROYEK P/L IF015


3 SKS

Proyek yang dipicu


kebutuhan mendesak
Urutan kegiatan:
1. Pimpinan unit kerja menyatakan kebutuhan
kepada manajer TI/SI
2. Manajer TI/SI menunjuk analis sistem untuk
melakukan diskusi dengan manajer unit
3. Manajer unit (dibantu analis sistem)
menyusun proposal yang a.l. menunjukkan
kelayakan:
- Biaya - Operasional - Waktu- Legal
4. Persetujuan pelaksanaan
5.
Penunjukan Manajer
Proyek (biasanya
FAKULTAS TEKNOLOGI
MANAJEMENN PROYEK P/L IF015
10
INFORMASI
SKS atas)
analis sistem3 di

KEDUDUKAN PROYEK
INTERNAL
DALAM ORGANISASI

FAKULTAS TEKNOLOGI
INFORMASI

MANAJEMENN PROYEK P/L IF015


3 SKS

11

ORGANISASI FUNGSIONAL
Proyek ditangani lewat koordinasi
manajer fungsional
DIREKTUR
PELAKSANA
(CHIEF EXECUTIVE)

MANAJER
FUNGSIONAL

KOORDINASI
PROYEK

MANAJER
FUNGSIONAL

MANAJER
FUNGSIONAL

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

FAKULTAS TEKNOLOGI
INFORMASI

MANAJEMENN PROYEK P/L IF015


3 SKS

12

ORGANISASI PROYEK
Proyek ditangani lewat koordinasi
manajer proyek
DIREKTUR
PELAKSANA
(CEO)

MANAJER
PROYEK

KOORDINASI
PROYEK

MANAJER
PROYEK

MANAJER
PROYEK

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

FAKULTAS TEKNOLOGI
INFORMASI

MANAJEMENN PROYEK P/L IF015


3 SKS

13

PENGORGANISASIAN
SECARA MATRIKS LEMAH
DIREKTUR
PELAKSANA
( CEO )

MANAJER
FUNGSIONAL

MANAJER
FUNGSIONAL

MANAJER
FUNGSIONAL

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

KOORDINASI
PROYEK
FAKULTAS TEKNOLOGI
INFORMASI

MANAJEMENN PROYEK P/L IF015


3 SKS

14

PENGORGANISASIAN
SECARA
MATRIKS SEIMBANG
DIREKTUR
PELAKSANA
(CEO)

MANAJER
FUNGSIONAL

MANAJER
FUNGSIONAL

MANAJER
FUNGSIONAL

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

MANAJER PROY

STAF

STAF

FAKULTAS TEKNOLOGI
INFORMASI

MANAJEMENN PROYEK P/L IF015


3 SKS

15

KOORDINASI
PROYEK

PENGORGANISASIAN
SECARA MATRIKS KUAT
DIREKTUR
PELAKSANA
( CEO )

MANAJER
FUNGSIONAL

MANAJER
FUNGSIONAL

MANAJER PROYEKPROYEK

STAF

STAF

MAN. PROYEK

STAF

STAF

MAN. PROYEK

STAF

STAF

MAN. PROYEK

KOORDINASI
PROYEK B
FAKULTAS TEKNOLOGI
INFORMASI

KOORDINASI
PROYEK A
MANAJEMENN PROYEK P/L IF015
3 SKS

16

PENGARUH STRUKTUR
ORGANISASI TERHADAP
PROYEK

Karakteristik
proyek
Otoritas

% Personil
organisasi
yg full
time di
proyek
Peran
manajer
proyek

Tipe

Fungsional
Tak ada
s.d
rendah

Matriks
lemah

organisasi

Matriks
seimbang

Matriks
kuat

Proyek

Terbatas

Rendah
s.d
sedang

Sedang
s.d
tinggi

0 25 %

15%
60%

50 %
95 %

85 % -100 %

Tdk
penuh
Waktu

Tdk
penuh
Waktu

Penuh
waktu

Penuh
waktu

Penuh
waktu

Manajer
proyek/
17
program

Manajer
proyek/
program

Sebutan
Koord. /
manajer
Pimpinan
FAKULTAS TEKNOLOGI
proyek
proyek
INFORMASI

Koord. /
Manajer
Pimpinan
proyek
MANAJEMENN PROYEK P/L IF015
proyek
3 SKS

Tinggi s.d
penuh

PROPOSAL
UNTUK PROYEK INTERNAL
Usulan formal pembangunan S.I untuk
memenuhi kebutuhan unit kerja dalam
menjalankan fungsinya mendukung
tercapainya tujuan organisasi
Proposal mendefinisikan:
o Apa yang akan dilakukan
o Kebutuhan bisnis apa yang akan dipenuhi
o Bagaimana hasil proyek akan mendukung
strategi

Memuat business case awal


Format sebaiknya baku, menggunakan
FAKULTAS TEKNOLOGI
INFORMASI

MANAJEMENN PROYEK P/L IF015


3 SKS

18

Contoh Template Proposal


Internal
1. Nama Proyek:
2. Tanggal pengajuan:
3. Pengusul / sponsor dengan cara untuk
kontak:
4. Persetujuan: (yang menyetujui dan tgl
persetujuan)
5. Masalah bisnis atau kebutuhan (yang perlu
solusi)
6. Tujuan dan sasaran proyek serta kaitannya
dengan strategi dan sasaran organisasi
FAKULTAS
TEKNOLOGI
MANAJEMENN PROYEK (alternatif
P/L IF015
7.
Solusi
yang diusulkan:
19solusi, dan
INFORMASI
3 SKS

Contoh Muatan BUSINESS


CASE

1. Identitas Proyek: (Nama, Tanggal


peresmian, Unit pengusul, Manajer
proyek)
2. Nomor revisi dokumen:
3. Manfaat dan Biaya:
4. Biaya / Sumberdaya: (biaya
pembangunan dan operasi per tahun
dg asumsi perhitungannya)
Dikelompokkan atas biaya P/K; P/L;
PROYEK P/L IF015
20
Pelatihan;MANAJEMENN
Jasa
konsultansi;
dll,
3 ATK;
SKS

FAKULTAS TEKNOLOGI
INFORMASI

Contoh Muatan BUSINESS


CASE (lanj)
5. Sumber Pendanaan
6. Resiko
Faktor resiko
Strategi mitigasi

7. Alasan organisasi untuk


melaksanakan proyek (justification)
8. Catatan Tambahan
Memuat daftar lampiran sesuai

keperluannya
FAKULTAS TEKNOLOGI
INFORMASI

MANAJEMENN PROYEK P/L IF015


3 SKS

21

PROYEK PEMERINTAH
Proyek TI/SI pemerintah diatur dengan:
Keppres No. 80 tahun 2003 tentang
Pedoman Pelaksanaan Pengadaan
Barang/Jasa Pemerintah
dan perubahan-perubahannya.

FAKULTAS TEKNOLOGI
INFORMASI

MANAJEMENN PROYEK P/L IF015


3 SKS

22

PROYEK PEMERINTAH (lanj)


Perubahan- perubahan terhadap
Keppres No. 80 tahun 2003
1. Keppres No. 61 tahun 2004
2. Keppres No. 32 tahun 2005 (Perubahan
ke-2)
3. PP No. 70 tahun 2005
(Perubahan
ke-3)
4. PP No. 8 tahun 2006
(Perubahan
ke-4)
5. PP No. 79 tahun 2006
(Perubahan
ke-5)
FAKULTAS TEKNOLOGI
MANAJEMENN PROYEK P/L IF015
INFORMASI

3 SKS

23

PROSEDUR UMUM PELELANGAN 2


TINGKAT
UNTUK PEKERJAAN TI/SI
Menyiapkan dokumen
pelelangan dan dasar
penilaian: KAK, RKS, HPS
Pengumuman penawaran
pekerjaan di media

Mendaftarkan sebagai peserta,


Menyerahkan Dokumen
Prakualifikasi

Seleksi Prakualifikasi,
menghasilkan Daftar Pendek
Konsultan yang berhak
mengikuti seleksi proposal

Menerima dokumen pelelangan


(KAK) dan undangan penjelasan
(aanwijzing)

Menyelenggarakan aanwijzing
Penilaian Proposal admin dan
teknis; Pembukaan proposal
biaya; penentuan pemenang

Menyusun dan menyerahkan


Proposal administrasi
Proposal Teknis
Proposal Biaya

FAKULTAS TEKNOLOGI
MANAJEMENN PROYEK P/L IF015
INFORMASIPENANDATANGANAN
3 SKS PERJANJIAN KERJA

SAMA24
(KONTRAK)

DOKUMEN TERKAIT
PENGADAAN
KAK: Kerangka Acuan Kerja
(TOR=Terms of Reference)
RKS: Rencana Kerja dan Syarat
HPS: Harga Perkiraan Sendiri

FAKULTAS TEKNOLOGI
INFORMASI

MANAJEMENN PROYEK P/L IF015


3 SKS

25

(KAK)
TERMS OF REFERENCE
(TOR)
KAK memuat pedoman untuk menyusun

proposal
1. Latar Belakang
2. Maksud dan Tujuan
3. Sasaran
4. Nama dan organisasi pejabat pembuat
komitmen
5. Sumber pendanaan
6. Lingkup, lokasi kegiatan, data dan
fasilitas penunjang, serta alih,
pengetahuan
7. Jangka waktu
pelaksanaan
FAKULTAS TEKNOLOGI
MANAJEMENN PROYEK P/L IF015
26
INFORMASI
3 SKS
8. Tenaga ahli

RENCANA KERJA DAN


SYARAT (RKS)
1. Umum
2. Addendum Dokumen Seleksi
3. Penyusunan, Penyampaian, dan
Pembukaan Dokumen Penawaran
4. Kriteria dan Tata Cara Penilaian
Dokumen Penawaran (termasuk:
Evaluasi Administrasi , Evaluasi
Teknis, )

FAKULTAS TEKNOLOGI
INFORMASI

MANAJEMENN PROYEK P/L IF015


3 SKS

27

HARGA PERKIRAAN SENDIRI


(HPS)
Disiapkan instansi pemerintah
pemberi pekerjaan
Merupakan dasar penilaian layak
tidaknya biaya yang diusulkan
konsultan
Menggunakan patokan biaya
(misalnya yang diterbitkan INKINDO),
bervariasi sesuai indeks daerah.
FAKULTAS TEKNOLOGI
INFORMASI

MANAJEMENN PROYEK P/L IF015


3 SKS

28

MUATAN
USULAN TEKNIS
A. PENDAHULUAN
J. JADUAL PENUGASAN
TENAGA AHLI
B. PENGALAMAN
K. ORGANISASI
PERUSAHAAN
PELAKSANAAN
C. PEMAHAMAN KAK
PEKERJAAN
D. TANGGAPAN TERHADAP L. LAPORAN
KAK
M. STAF PENDUKUNG
E. APRESIASI INOVASI
N. FASILITAS
PENDUKUNG
F. PENDEKATAN DAN
O. PENUTUP
METODOLOGI
G. RENCANA KERJA
LAMPIRAN :
H. JADUAL PELAKSANAAN
1. DOKUMEN
PEKERJAAN
FAKULTAS TEKNOLOGI
MANAJEMENN PROYEK P/L PENDUKUNG
IF015
29
INFORMASI
3
SKS
I. TENAGA AHLI DAN
2. DAFTAR RIWAYAT

TUGAS 1 (kelompok)
Dengan menggunakan template
yang disediakan, buatlah proposal
pengembangan perangkat lunak
aplikasi. Misalnya, aplikasi berikut
untuk
GRUP TOKO
TUGAS PRIMA.
1

Situs web

Sistem penjualan

Sistem pemesanan lewat sms

Sistem pembelian

Sistem pembelian otomatis dengan pemasok


utama

FAKULTAS TEKNOLOGI
INFORMASI

MANAJEMENN PROYEK P/L IF015


3 SKS

30

SAMPAI JUMPA

FAKULTAS TEKNOLOGI
INFORMASI

MANAJEMENN PROYEK P/L IF015


3 SKS

31