Sejarah u.

k fe
terbentuknya Unit Kerja Kantor Arsip
di UI dibawah struktur pada tanggal
16 April 2009 tentang Penetapan
Kantor Arsip dan Uraian Tugas di
Lingkungan Universitas Indonesia
membawa pengaruh yang positif
untuk pengelolaan kearsipan di
fakultas-fakultas termasuk Fakultas
Ekonomi Universitas Indonesia
(FEUI).

 FEUI saat ini belum ada unit kearsipan,

namun pengelolaan arsip telah dilakukan
di Sekretariat Fakultas dan masih berada
di bawah koordinasi Sekretaris Fakultas
dan Bagian Perencanaan dan
Pengembangan (Renbang) FEUI.
Pengelolaan arsip sekretariat Fakultas
Ekonomi Universitas Indonesia (FEUI)
telah dirintis sejak tahun 2006.

fungsi
Meskipun belum maksimal pusat kearsipan FEUI
sudah menjalankan fungsinya sebagai pusat arsip.
Yaitu:
Efisiensi dan ekonomis dalam menyimpan, temu
balik dan pengaturan arsip
Menjaga arsip dari akses dan pengrusakan oleh
pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab dalam
rangka memenuhi kewajiban terhadap pemilik arsip
Melindungi arsip yang disimpan dari resiko bencana
alam seperti kebakaran, banjir, gempa bumi, dan
lain sebagainya.

Visi dan misi

1. Pembenahan arsip di seluruh Lingkungan FEUI, mulai unit
kerja hingga Departemen, Program Studi.
2. Mensosialisasikan pengaplikasian Pola Klasifikasi
Kearsipan yang telah distandarisasikan UI di Lingkungan
FEUI.
3. Pendataan arsip dinamis aktif dan inaktif yang kemudian
di back-up ke dalam suatu sistem digital untuk memudahkan
penemuan kembali arsip/dokumen.
4. Menjadikan arsip sebagai memori kolektif serta
memberikan akses seluas-luasnya demi kelancaran kinerja di
Lingkungan FEUI.
5. Membuat suatu Pusat Arsip FEUI yang kelak akan menjadi
sumber informasi dan sejarah FEUI yang cepat dan akurat

Praktek di lapangan
Penciptaan arsip
Arsip yang dihasilkan di lingkungan
organisasi Fakultas Ekonomi diciptakan
oleh masing-masing unit kerja mulai dari
pembuatan surat, berkas kegiatan,dan
dokumen lainnya.
Untuk Unit Kearsipan FE sendiri menerima
arsip inaktif yang berasal dari unit kerja
namun mereka juga menerima arsip aktif
yang berasal dari sekretaris dekan.

 Pengawasan penciptaan arsip dekan

dikelola berdasarkan surat masuk
dan surat keluar, dimana surat
masuk langsung dicatat kedalam
buku agenda dan untuk surat keluar
mereka langsung memberikan nomor
guna kepentingan keamanan dari
setiap arsip. Selain itu penomoran
tersebut langsung dicatat kedalam
DPA unit kerasipan sehingga mudah

 Dalam proses penciptaan atau

penerimaan arsip Unit Kearsipan FE
membedakannya menjadi arsip
penting,vital, dan umum. Arsip
penting dan vital lebih didahulukan
untuk dikelola sehingga dapat segera
diberkaskan dan disimpan hal ini
dikarenakan arsip tersebut sering
dicari dan diminta atau dengan kata
lain frekuensi penggunaannya tinggi

Pengelolaan arsip dinamis aktif dan

inaktif
Di lingkungan Fakultas Ekonomi dalam
pengelolaan arsipnya menganut azas campuran
dimana sentralisasi dalam organisasi kerasipan,
pembinaan, sosialisasi, perlindung dan
penyelamatan, konsultasi kearsipan dan
standarisasi sarana dan prasarana. Desentralisasi
untuk pengolahan dan penyimpanan arsip aktif
dimana arsip dinamis aktif dikelola oleh masingmasing unit kerja serta dikelola juga dimasingmasing unit program studi, sedangkan untuk arsip
inaktif dikelola oleh satu unit yaitu Unit Kearsipan.

 Khusus arsip dekanat baik aktif dan inaktif

dikelola oleh unit kearsipan, surat masuk
dan keluar untuk dekanat juga dikelola oleh
Unit Kearsipan dengan alasan arsip dekanat
merupakan arsip penting sehingga harus
terkelola dengan baik. Untuk beberapa unit
kerjapun menyerahkan arsip aktifnya untuk
dikelola di unit kearsipan karena mereka
merasa kewalahan dan tidak paham
mengenai pengelolaan arsip yang baik.

 Di lingkungan kerja Fakultas Ekonomi

yang bertanggung jawab terhadap
pengelolaan arsip inaktif ialah Unit
Kearsipan,dimana dalam
penyimpanan arsip menggunakan
skema klasifikasi Universitas
Indonesia.

 Pemberkasan
Di Unit Kearsipan FE melakukan
kegiatan pemberkasan dengan
mengelompokkan arsip berdasarkan
subjek yang mengacu pada pola
klasifikasi UI dimana terdapat 9 kelas
utama yang terbagi menjadi kegiatan
substantif dan kegiatan fasilitatif

Liat di laporan ya zam

skemanya:
Proses pemberkasan arsip:
Arsip datang

musnahkan
Pemilihan arsip/non arsip
Non Arsip musnahkan
arsip
Diberikan kode klasifikasi dan indeks
Input kedalam DPA
Masukkan kedalam ordner
Simpan dan susun di rak sesuai kode
Pemilahan/ fisches manuver

 Pemeliharaan
Unit Kerasipan FE tidak hanya menyimpan arsip
dalam bentuk kertas melainkan juga
menyimpannya dalam bentuk CD yang berasal
dari alih media dan album-album foto. Untuk
arsip penting seperti SK dan sertifikat disimpan
dengan menggunakan clear holder,untuk CD
disimpan di kotak CD lalu di masukkan kedalam
ordner CD sedangkan koleksi foto ada yang
dibingkai ada pula yang disimpan kedalam
album-album.

 Unit Kearsipan belum mempunyai jadwal rutin

untuk melakukan pemeliharaan namun
mereka selalu memperhatikan keamanan dari
arsip yang mereka simpan dengan
menggunakan peralatan penyimpanan yang
mempunyai kualitas baik dan sesuai dengan
kebutuhan akan arsip yang disimpan, selain
itu mereka juga sudah pernah beberapa kali
melakukan fumigasi diruang penyimpanan
arsip dan terdapat juga jebakan tikus untuk
mengantisipasi binatang tersebut.

 Sarana yang dgunakan untuk penyimpanan

arsip, diantaranya:
Ordner
Merupakan alat untuk menyimpan suatu berkas
yang didalamnya memuat kronologis kegiatan.
Sarana ini bagus dalam memudahkan pencarian
arsip namun,sangat disayangkan karena arsip
yang ada harus dibolongi terlebih dahulu untuk
disimpan didalamnya,hal tersebut merusak fisik
arsip tersebut.
Map file
Map ini digunakan untuk menyimpan arsip vital
dan tidak perlu dibolongi seperti ordner sehingga
tidak merusak arsip. Maka dari itu,arsip vital
diharuskan di simpan di sarana ini.
Kotak arsip
Sarana umum yang biasanya digunakan
organisasi dalam menyimpan arsipnya. Biasanya
untuk menyimpan arsip inaktif.
Rak
ordner dan kotak arsip diletakkan di sarana
seperti yang biasa digunakan perpustakaan
untuk meletakkan buku.

Lemari kaca
Lemari yang dikhususkan untuk menyimpan
koleksi album foto milik Fakultas Ekonomi
Universitas Indonesia.
Box Arsip
Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan
arsip yang terlebih dahulu dimasukkan ke dalam
folder/map arsip. Fungsi Boks Arsip itu sendiri
yaitu untuk menyimpan arsip(yang ada didalam
folder) sehingga arsip mudah disimpan dan
ditemukan kembali secara efektif dan efisien.
Roll opact
Adalah lemari penyimpanan arsip yang disusun
sejajar dengan bantuan roda, sehingga dapat
dirapatkan satu sama lain dengan ringan dan
mudah.
Filling cabinet
Unit Kearsipan di Fakultas Ekonomi juga
menyimpan arsip vital dimana arsip tersebut
disimpan dalam lemari besi namun untuk jangka
waktu yang panjang mereka sudah berencana
untuk membeli brankas untk penyimpanan arsip
vital tersebut.

 Penyusutan
Kegiatan penyusutan yang dilakukan
dilingkungan Unit Kearsipan FE bertujuan
untuk mengurangi volume arsip yang ada
namun mereka hanya melakukan
pemindahan arsip inaktif dari unit kerja ke
unit kearsipan, lalu melakukan pemilahan
antara arsip dan non arsip, dan non arsip
atau copyan dapat langsung dimusnahkan
dengan menggunakan mesin pencacah.

 Proses penilaian arsip yang dilakukan

menggunakan Jadwal Retensi Arsip
UI, namun dalam prosesnya ketika
surat diklasifikasikan Unit Kearsipan
FE hanya menuliskan kode dan tidak
menuliskan masa retensinya. Masa
retensi selanjutnya akan
dimasukkan kedalam Daftar Inventori
Arsip/DPA bersamaan saat
memasukkan deksripsi arsip

Pedoman kearsipan yang dipakai oleh Unit Kearsipan

FE,yaitu:

Pola klasifikasi UI
JRA UI
Nomor surat SK tata persuratan dari
UI dan H2F6 kemendikbud

SDM
Di Unit Kearsipan Fakultas Ekonomi terdapat 3
orang arsiparis yang mempunyai latar belakang
pendidikan kearsipan. Ibu Iin merupakan lulusan
D3 kearsipan dan 2 orang lainnya merupakan
lulusan program studi Manajemen Informasi dan
Dokumen tahun 2006, namun saat ini ka Caesar
juga berstatus S1 Fakultas Kesehatan
Masyarakat dan ka Anas S1 jurusan Ilmu
Perpustakaan. Status kepegawaian ibu Iin adalah
karyawan tetap, dan untuk ka Caesar dan ka
Anas merupakan calon pegawai tetap.

 Deskripsi Tugas (Jobdesc) Arsiparis di FEUI :

Menerapkan sistem Pola Klasifikasi Arsip dan Jadwal Retensi Arsip
Rekod di Lingkungan Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia.
Membuat pembenahan fisik dan intelektual arsip/dokumen di
beberapa unit strategis yang nilai arsipnya tinggi.
Melakukan seleksi arsip/dokumen yang akan diolah.
Mensortir arsip-arsip lama yang retensinya sudah harus musnah
sehingga tidak terjadi penimbunan arsip yang dikemudian hari akan
timbul permasalahan baru terutama masalah penyimpanannya.
Mengolah arsip/dokumen sejak proses sejak proses prakatalogan
sampai dengan penjajaran koleksi baik secara manual maupun
terotomasi.
Melakukan pembenahan dan mengalihmediakan arsip-arsip vital
dan penting.

U.K FE
Dalam gedung dekanat sendiri terdapat beberapa ruang
penyimpanan arsip. Berikut unit-unit kerja yang kami telusuri:
Biro kemahasiswaan berada di lantai 1 gedung
dekanat,bertugas memelihara dan mengolah arsip file
mahasiswa mulai dari data diri,ijazah dan transkrip nilai.
Terlihat arsip yang dikelola di unit ini sudah rapih baik dalam
hal penyusunan dan kenyamanan,namun terlihat beberapa
arsip yang menumpuk dikarenakan sudah banyaknya arsip
mahasiswa yang disimpan. Maka dari itu,disini salah seorang
arsiparis yaitu Anas melaksanakan kegiatan pendigitalisasi
terhadap arsip-arsip mahasiswa tersebut dengan cara discan
dan selanjutnya disimpan dalam fotmat CD dan dipelihara di
lantai 2 yaitu Unit Kearsipan/Pusat Arsip FE.

 Unit Kearsipan/Pusat Arsip di lantai 2 merupakan ruang

kerja arsiparis dan ruang penimpanan arsip aktif
dekanat termasuk arsip penting dan vital serta arsip
inaktif dari unit-unit kerja. Penyusunan arsip inaktif di
dalam rak sudah rapih dan sesuai dengan klasifikasi.
Penyusunan arsip SK,vital,dan arsip aktif dekan pun
diperhatikan sangat detail mengenai sarananya seperti
ordner khusus yang digunakan dalam penyimpanan
dan arsip-arsip tersebut tidak disimpan di dalam rak
melainkan di lemari khusus. Selain terdapat ruang arsip
FE,sebenarnya di sebelah ruangan ini terdapat ruang
penyimpanan arsip keuangan namun belum terolah
dengan baik masih dalam proses pengisian.

 Unit SDM terdapat di lantai 2 yang

mana di unit ini mengelola dan
menyimpan arsip yaitu arsip
personel file pegawai. Dalam
penyusunannya terlihat rapih dan
ditempatkan dalam satu ruangan
yang sudah dilengkapi Air
Conditioner.

 Ruang penyimpanan arsip di lantai 3

terdapat dalam unit kerja Penelitian
dan Pengabdian Masyarakat yang
mana merupakan tempat
penyimpanan arsip lama mulai dari
tahun 1971-2000an yang belum
dilakukan kegiatan penyusutan
dikarenakan arsipnya saat ini masih
kacau tercampur dengan arsip
bagian riset.

 Unit Kearsipan FE yang sudah sedikit

disinggung sesungguhnya ialah
berada di lantai 2 disebelah ruang
dekanat (denah terlampir). Ukuran
ruangan 4.5x9 m2 .

 Unit Kearsipan FE memiliki beberapa tugas :

Unit ini bertanggungjawab terhadap pengelolaan arsip inaktif dari
seluruh unit kerja dilingkungan fakultas ekonomi.
Mengelola arsip dan menyajikan arsip menjadi informasi
Meyimpan arsip personal file mahasiswa dalam format CD
Merupakan tempat surat masuk dan keluar khusus untuk dekanat.
Mengelola arsip aktif dekanat
Bertanggungjawab terhadap kegiatan pemusnahan arsip yang
sudah tidak bernilai guna
Bertanggungjawab terhadap penyerahan arsip statis yang
mempunyai nilai sejarah kelembaga kearsipan yaitu pusat arsip
Universitas Indonesia.
Melakukan pembinaan dan mensosialisasikan pengelolaan arsip
aktif yang baik kesetiap unit kerja.

 Unit Kearsipan FE termasuk ke dalam jenis

Pusat Arsip onsite,atau yang lebih dikenal
pusat arsip yang berada masih dalam satu
lingkungan organisasi. Pusat Arsip ini dipilih
karena lebih memudahkan dan aman dalam
pengawasan serta cepat dalam proses
pemindahan rekod. Pusat Arsip ini biasanya
dipilih oleh organisasi yang jumlah rekodnya
tidak terlalu besar,maka dari itu cocok untuk
Pusat Arsip/Unit Kearsipan FE

 Unit Kearsipan FE memiliki kontruksi

bangunan yang kokoh termasuk juga ialah
gedung dekanat karena Pusat Arsip FE
berada satu gedung dengan dekanat. Perihal
masalah alat pencegah bencana seperti
kebakaran,banjir,serangga,dan lain
sebagainya,Unit Kearsipan ini berada di lantai
2 otomatis dapat terhindar dari bencana
banjir. Untuk bencana kebakaran, terlihat alat
pencegah kebakaran seperti tabung
pemadam kebakaran.

 Perihal yang memang menggaung di

lingkungan gedung dekanat yaitu
masalah serangga dan hewan
pengerat terutama tikus.
Namun,dalam mencegah hal-hal
yang tidak diinginkan,semua
ruangan di gedung dekanat
dilakukan fumigasi dan terdapat
sesorang yang bertanggung jawab
tehadap masalah ini.

 Akses dan Layanan Arsip

Unit Kearsipan FE ini senatiasa
memberikan akses dan melayani dengan
baik unit kerja yang berada dilingkungan
fakultas ekonomi yaitu dengan
mencarikan arsip yang diperlukan lalu
dapat dipinjamkan dengan menggunakan
lembar peminjaman dan daftar pinjam
atau mengirimkan softcopynya via email.

 Untuk pihak dari luar UI sendiri dapat juga

melihat atau inigin mecari informasi melalui
unit kerasipan FE ini namun dilihat juga dari
kepentingannya dan aksesnya pun bersifat
terbatas yaitu hanya buku pidato guru
besar, tesis, koleksi buku dan dengan
persyaratan harus dibaca ditempat. Sarana
yang digunakan untuk layanan pengguna
yaitu menggunakan DPA yang memuat
daftar arsip untuk proses pencarian arsip.

Deskripsi arsip
Kami diberikan kesempatan mengelola 20
arsip/orang. Peralatan yang dibutuhkan ialah
Jadwal Retensi Arsip,pensil,dan penghapus. Guna
mempermudah dalam pencarian di JRA,disarankan
untuk membatasi setiap kelas dengan post it agar
menghemat waktu dalam pencarian kode. Cara
tersebut cukup ampuh dalam mengerjakan
klasifikasi surat karena sebagai pengolah kita tidak
perlu berlama-lama mencari kode karena sudah
dibatasi dengan post it tersebut. Di kesempatan
tersebut kami memberikan kode dan indeks di
bagian kanan atas surat.

 Dari beliau didapatkan bahwa kami

cukup paham mengenai kegiatan
pengkodean namun masih belum
terbiasa sehingga memerlukan
waktu yang lama dan masih banyak
bertanya mengenai beberapa subjek
sehingga beliau menyarankan untuk
membaca keseluruhan JRA agar
dapat terbiasa dan dapt memahami
sedikit demi sedikit.

DPA
Tahap selanjutnya setelah
dilakukannya pengkodean yaitu
menulis Daftar Inventori Arsip.
Namun disini kami diberikan arsip
berbeda dari yang sebelumnya
sudah dikodekan,arsip yang di
inventariskan merupakan arsip tahun
2011. Dalam menginventaris
arsip,dimanfaatkan aplikasi microsoft
excel sebagai sarana penyimpanan

Elemen-elemen yang terdapat pada Daftar Inventaris Arsip/DPA ialah :

No urut
No box
Subjek
Kode
Indeks
Deskripsi series rekod
Dokumen digital
Tanggal
Bulan
Tahun
Tingkat perkembangan
Rekomendasi simpan
Rekomendasi musnah

Hasil dan diskusi

Struktur organisasi
Jika dilihat dari struktur organisasi tersebut
maka Unit Keasipan belum mempunyai
kedudukan pasti sehingga berakibat
langsung terhadap wewenang dan
tanggung jawab yang belum terkoordinasi
dengan baik didalam lingkungan organisasi.
selain itu permasalahn struktur ini juga
mengakibatkan Unit Kearsipan tidak dapat
melaksanakan tugasnya secara optimal.

Manaj. Arsip inaktif

kegiatan manajemen arsip inaktif mencakup kegiatan
pemindahan arsip aktif unit pencipta ke unit
kearsipan,penyimpanan,dan pemusnahan.
1.Penataan
Seperti yang telah di uraikan di bab 3 mengenai
penciptaan arsip, bahwa arsip yang diterima oleh unit
kearsipan merupakan arsip dinamis aktif dekan dan arsip
dinamis inaktif FE. Unit Kearsipan FE telah melaksanakan
kepengurusan tata persuratan fakultas dimana
kepengurusan surat tersebut terbagi menajadi surat
masuk dan surat keluar. Pencatatan surat masuk masih
dilaksanakan secara manual yaitu menggunakan buku
agenda

2. Pemindahan
Namun,dalam praktek di lapangan,Unit
Kearsipan FE masih belum menerima beberapa
arsip inaktif dari unit-unit pencipta.
Permasalahan yang terjadi dikarenakan
beberapa unit kerja belum mempercayai arsip
inaktifnya ditangani atau diolah oleh Unit
Kearsipan dan masih ada kecenderungan
presepsi bahwa arsip tersebut ialah milik unit
kerja dan hanya boleh bagian intern yang
menyentuh arsip-arsip tersebut.

3. Pemusnahan
Fakultas Ekonomi belum melaksanakan
kegiatan pemusnahan dan masih menyimpan
arsip yang berumur puluhan tahun mulai dari
tahun 1971-2000an. Hal tersebut terjadi
dikarenakan faktor belum dilaksanakannya
kegiatan pendigitalisasian guna membackup
arsip yang dilakukan terhadap arsip yang ada
secara keseluruhan serta masih bercampurnya
arsip-arsip tersebut dengan arsip dari bagian
riset

4. Penyerahan
Kegiatan penyerahan yang dilakukan di suatu
Perguruan Tinggi diserahkan ke Lembaga
Kearsipan Perguruan Tinggi dalam hal ini PAUI.
Namun,Unit Kearsipan FE belum melaksanakan
kegiatan Penyerahan arsip statis yang bernilai
guna sejarah bagi Perguruan Tinggi. Hal tersebut
dikarenakan beban pekerjaan yang masih tumpah
tindih dengan sekertaris dekan sehingga Ibu Iin
dan rekan-rekan masih belum menyusun arsiparsip dan memilih arsip yang akan diserahkan.

Pusat arsip/u.k FE
Namun terdapat pula kendala yang dialami yang
menurut kami perlu segera ditindak lanjuti,yaitu perihal
ruang server gedung Dekanat FEUI yang berada di
sudut ruangan arsip FEUI di lantai 2.
Di Unit Kearsipan FE sendiri melakukan kegiatan
pengadaan peralatan secara terpusat yaitu melalui
sekretaris dekanat. Dalam segi kebutuhan
perlengkapan peralatan yang dimiliki oleh Unit
Keasipan FE memang sudah cukup lengkap dan
terpenuhi namun ada kalanya ketika arsiparis FE
meminta peralatan arsip yang dibutuhkan tetapi
peralatan yang didapat tidak sesuai dengan yang
diinginkan.

 Perihal akses dan layanan,Unit

kearsipan FE belum mempunyai
pedoman untuk akses dan
keamanan, walaupun mereka sudah
mempunyai lembar peminjaman dan
daftar peminjaman namun pada
pelaksanaannya lembar dan daftar
tersebut tidak digunakan secara rutin
hal ini yang harus diantisipasi karena
kehilangan arsip dapat kapan saja

SDM
Faktor lainnya yang dapat
mempengaruhi terlaksananya tugas
dan fungsi suatu unit kerja adalah
Sumber Daya Manusia. untuk di
lingkungan kerja unit kearsipan FE
diarasakan masih sangat kurangnya
SDM mengingat beban pekerjaan
mereka yang luas dan besar dimana
harus juga mengurus arsip aktif
dekanat dan pengelolaan arsip kacau

saran
Dari penjabaran kendala yang disebutkan diatas maka kami dapat menarik
kesimpulan guna menambahkan beberapa masukan untuk Unit Kearsipan,
yaitu :
Pimpinan dekanat sudah seharusnya menyadari pentingnya keberadaan
unit kearsipan dan sesegera mungkin pimpinan dapat menempatkan
posisi unit kearsipan distruktur organisasi sesuai dengan tugas dan
fungsinya bagi organisasi.
Sudah seharusnya sistem surat keluar yang berada dilingkungan
organisasi FE dilakukan berdasarkan subjek atau pokok masalah surat
sehingga lebih mudah terkendali.
Dalam kepengelolaan arsip seharusnya arsip dinamis aktif dekanat
dilakukan oleh sekretaris dekan dan bukan menjadi tanggung jawab dari
Unit Kearsipan
Mengingat baban pekerjaan arsiparis yang cukup berat maka perlu adanya
pengrekrutan arsiparis baru yang berkompeten untuk membantu Unit
Kearsipan dalam melaksanakan tugasnya dan menguasai teknologi
informasi terkini.

 Dari segi kebutuhan akan tempat penyimpanan arsip yang memadai

maka diperlukannya perluasan gudang penyimpanan arsip dan
perluasan ruangan unit kearsipan untuk memaksimalkan kinerja
arsiparis.
Adanya anggaran khusus untuk unit kearsipan guna memenuhi
kebutuhan akan sarana dan prasarana serta peralatan kearsipan
yang sesuai dan memadai
Sudah seharusnya unit kearsipan melaksanakan pencatatan terhadap
setiap arsip yang dipinjam dan mempunyai pedoman kemanan dan
akses arsip hal itu untuk mengantisipasi kehilangan arsip.
Sudah seharusnya pengelolaan arsip inaktif yang akan diserahkan
sudah diklasifikasikan oleh masing-masing unit kerja. Maka dari itu
dibutuhkan ahli di masing-masing unit dan sosialisasi secara
menyeluruh mengenai kegiatan pengolahan arsip di masing-masing
unit kerja.

KESIMPULAN