Anda di halaman 1dari 24

NILAI TAMBAH MENJADI

PESERTA PROGRAM ULP


PERCONTOHAN

Disampaikan Oleh:
BAGIAN LAYANAN PENGADAAN SEKRETARIAT DAERAH
KABUPATEN MUARO JAMBI
Jalan Lintas Timur Sumatera - Komplek Perkantoran Bukit Cinto Kenang - Sengeti
Telepon (0741) 590022 / 590023 Fax (0741) 590028
website: www.muarojambikab.go.id e-mail: blp.muarojambi@gmail.com

SEKILAS TENTANG KABUPATEN


MUARO JAMBI

Kabupaten Muaro Jambi adalah kabupaten di Provinsi Jambi yang berdiri


pada tanggal 12 Oktober 1999 sebagai pemekaran dari Kabupaten Batang
Hari, dan dibentuk berdasarkan Undang-undang Nomor 54 Tahun 1999
tentang Pembentukan Kabupaten Sarolangun, Kabupaten Tebo, Kabupaten
Muaro Jambi dan Kabupaten Tanjung Jabung Timur
Pusat pemerintahan berada di "Sengeti" Kecamatan Sekernan berjarak 38 KM
dari Kota Jambi.
Secara Geografis mengelilingi seluruh wilayah Kota Jambi
Ikon Muaro Jambi adalah Komplek Percandian Muaro Jambi yang merupakan
komplek percandian Hindu-Budha terluas di Indonesia.

SEKILAS TENTANG
PROGRAM
ULP PERCONTOHAN
Program ULP Percontohan adalah kegiatan yang dilaksanakan

oleh LKPP dengan dukungan dana dari MCA Indonesia.


MCA Indonesia adalah lembaga wali amanat pengelola hibah
dari Pemerintah Amerika Serikat (MCC) yang dibentuk
berdasarkan
Peraturan
Menteri
Negara
Perencanaan
Pembangunan Nasional/Kepala Badan Perencanaan Nasional
Nomor 2 Tahun 2012.
Program ULP Percontohan ini merupakan bagian dari Project
Procurement Modernization atau Modernisasi Pengadaan.
Pada tahap I (2014 s.d April 2016) ada 29 ULP yang ditunjuk
sebagai ULP Percontohan.
Pada Tahap II (2016 s.d 2018) akan ditambah lagi 70 ULP
yang akan ditunjuk sebagai ULP Percontohan.

MODERNISASI PENGADAAN DENGAN


DUKUNGAN HIBAH MCC-COMPACT, MENCAKUP
:
PENGEMBANGAN ULP (PERCONTOHAN)

PENGEMBANGAN SDM
PROCUREMENT MANAGEMENT
INFORMATION SYSTEM (PMIS)

SISTEM KATALOG (E-CATALOGUE)

KEGIATAN-KEGIATAN PADA PENGEMBANGAN ULP


PERCONTOHAN SEBAGAI BAGIAN DARI PROYEK
MODERNISASI PENGADAAN (PASAL 4 MoU):
Penyusunan Peta Jalan (Road Map)
Pengembangan ULP
Pengembangan Kelembagaan ULP meliputi antara
lain melalui Pembentukan ULP Permanen dan
Profesional serta Penembatan Staf Permanen dan
Pengangkatan Jafung PB/J
Pengembangan Sistem dan Prosedur Pengadaan
Pelatihan Skill Teknis dan Manajerial Pengelola
Pengadaan

Pembangunan Manajemen Sistem Informasi


Pengadaan (PMIS) Yang Terintegrasi

TUJUAN PENYUSUNAN PETA JALAN (ROAD MAP) ULP PERCONTOHAN


ADALAH SEBAGAI ALAT BANTU UNTUK MENGUKUR DAN MENAIKKAN LEVEL
TINGKAT KEMATANGAN ORGANISASI ULP
BERIKUT INI LEVEL TINGKAT KEMATANGAN ORGANISASI ULP BESERTA 9
AREA UTAMA YANG AKAN DILAKUKAN PERBAIKAN DALAM RANGKA
MENAIKKAN LEVEL KEMATANGAN ORGANISASI ULP

BERBAGI PENGALAMAN
MENJADI ULP PERCONTOHAN

BAGIAN PERTAMA:
PEMBENTUKAN KELEMBAGAAN
ULP PERMANEN

BAGIAN LAYANAN PENGADAAN SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN MUARO JAMBI

PERTIMBANGAN YANG
DIGUNAKAN SEBAGAI ALAT
MENYAKINKAN PARA PIHAK
PADA SAAT MENGAMBIL
KEPUTUSAN UNTUK
MEMBENTUK ULP PERMANEN
ADALAH PADA SISI KELEBIHAN
DAN KEKURANGAN JIKA ULP
DAN STAFNYA PERMANEN
DENGAN JIKA ULP DAN
STAFNYA NON PERMANEN

Kelemahan ULP yang masih non permanen:


1. Kepala ULP, Sekretaris dan Pokja ULP hanya sebagai
jabatan tambahan, dan tugasnya juga tugas
tambahan, sehingga tidak bisa fokus menangani
pengadaan.
2. Dalam Pasal 7 ayat 2a Perpres 70/2012 disebutkan

bahwa perangkat ULP tidak terikat tahun anggaran,


namun demikian, setiap awal tahun anggaran harus
melakukan perubahan SK Pengangkatan Kepala,
Sekretaris
dan
Pokja
ULP
dalam
rangka
menyesuaikan dengan tugas pokok mereka, hal ini
untuk menghindari rangkap tugas yang melanggar
Perpres 70/2012 (tentang larangan rangkap jabatan
tertentu oleh personil ULP), sehingga proses
penerbitan SK Pokja ini terkadang menjadi salah
satu faktor terlambatnya proses pengadaan.

Kelebihan jika ULP Permanen:


1. Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah tidak memungkinkan lagi
dijadikan sebagai tugas tambahan karena posisinya yang
strategis dan rutin, sehingga diperlukan unit organisasi
permanen sebagai wadah bagi Kepala ULP, Sekretaris dan
Pokja melaksanakan tugas pokok dan fungsi di bidang
Pengadaan Barang/Jasa dengan tanpa merangkap jabatan atau
tugas lain diluar pengadaan barang/jasa.
2. Melalui

organisasi permanen ini, maka tidak diperlukan


penerbitan SK Pengangkatan Kepala, Sekretaris dan Pokja pada
setiap awal tahun anggaran karena sudah ada kepastian
bahwa mereka adalah pejabat struktural dan fungsional di
bidang pengadaan yang tidak merangkap jabatan lain yang
dilarang oleh Perpres 70/2012.

Catatan

: 70% Anggaran Pengadaan melalui penyedia


dilaksanakan melalui ULP (jumlah paket sedikit tetapi
PAGU per Paket Besar)

Perbandingan PAGU Paket Pengadaan Melalui ULP dan Tanpa Melalui ULP pada Pemkab Muaro Jambi Tahun 2015
(dalam Rupiah)

Non ULP 1.752 Pkt


Rp117,497,874,438
32%

ULP 206 Paket


Rp254,213,282,890
68%

ULP 206 Paket


Non ULP 1.752 Pkt

SETELAH BISA MEYAKINKAN PARA PIHAK BAHWA ULP


PERMANEN LEBIH BAIK DIBANDINGKAN DENGAN ULP NON
PERMANEN, MAKA TAHAP SELANJUTNYA ADALAH MELAKUKAN
PERSIAPAN LEGAL DRAFTING, MULAI DARI:

MENYUSUN DRAF
NASKAH AKADEMIK /
PENJELASAN YANG
MEMUAT ANALISA
BESARAN ORGANISASI
ULP PERMANEN
DILAMPIRI DENGAN
ANJAB & ABK.

USULAN
PROLEGDA SERTA
PENGAJUAN,
PEMBAHASAN
DAN
PENGESAHAN
RAPERDA DI DPRD

PENYUSUNAN
PERATURAN
PELAKSANA ATAS
PERDA
KELEMBAGAAN
ULP

ASPEK-ASPEK YANG HARUS DIPERHATIKAN DALAM


MENYUSUN ANJAB DAN ABK KELEMBAGAAN ULP
Dalami makna Pasal 14 ayat (1) Perpres 54/2010 jo Perpres

70/2012 yang berbunyi Kementerian / Lembaga / Pemerintah


Daerah / Institusi diwajibkan mempunyai ULP yang dapat
memberikan pelayanan / pembinaan di bidang Pengadaan
Barang/Jasa, dalam pasal tersebut, selain pelayanan pengadaan
barang/jasa, maka ULP juga diberi wewenang untuk melakukan
pembinaan di bidang pengadaan barang/jasa pemerintah.
Naskah Akademik Organisasi ULP yang diterbitkan LKPP hanya

menghitung beban kerja dari aspek pelayanan dan belum


menghitung beban kerja dari aspek pembinaan.
Kombinasi analisa dari aspek pelayanan dan aspek pembinaan ini

sangat berpengaruh dalam penyusunan Anjab dan ABK yang


pada akhirnya menentukan kewenangan ULP, struktur ideal ULP,
tingkat eselon ULP dan jumlah personil ULP

CONTOH RANGKUMAN HASIL PENGHITUNGAN BEBAN KERJA


TUGAS / FUNGSI UTAMA ULP

JUMLAH
BEBAN KERJA
(JAM/TAHUN)

KEBUTUHAN PEGAWAI
(JUMLAH BEBAN KERJA
DIBAGI 1.250 JAM*)

Tata Usaha dan Adm. Kepegawaian

3.750 Jam

Pengembangan SDM Pengadaan

1.248 Jam

18.870 Jam

15

Analisis dan Survey Barang/Jasa

2.600 Jam

Pengarsipan Data Proses Pengadaan

1.400 Jam

Analisa Kebijakan dan Advokasi

1.380 Jam

Layanan Konsultasi Pengadaan

1.200 Jam

Pembinaan PBJ Kepada SKPD dan Desa

3.780 Jam

Pemilihan Penyedia Barang oleh Pokja

CONTOH PETA JABATAN BLP MUARO JAMBI

BEBERAPA PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN YANG


TELAH DITETAPKAN DALAM RANGKA MENDUKUNG ULP
PERMANEN DI KABUPATEN MUARO JAMBI
1. Peraturan Bupati Nomor 46 Tahun 2014 tentang Uraian Jabatan

pada Sekretariat Daerah Kabupaten Muaro Jambi.


2. Peraturan Daerah Kabupaten Muaro Jambi Nomor 04 Tahun

2014 tentang Perubahan atas Peraturan Daerah Kabupaten


Muaro Jambi Nomor 05 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata
Kerja Sekretariat Daerah dan Sekretariat Dewan Perwakilan
Rakyat Daerah
3. Peraturan Bupati Muaro Jambi tentang Integrasi Fungsi Unit

Layanan Pengadaan Kabupaten Muaro Jambi pada Bagian


Layanan Pengadaan Sekretariat Daerah Kabupaten Muaro Jambi

BERBAGI PENGALAMAN
MENJADI ULP PERCONTOHAN
BAGIAN KEDUA:
PENGEMBANGAN SISTEM DAN
PROSEDUR PENGADAAN

BAGIAN LAYANAN PENGADAAN SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN MUARO JAMBI

DALAM RANGKA MENDUKUNG PENGEMBANGAN SISTEM DAN PROSEDUR


PENGADAAN PADA ULP PERCONTOHAN, LKPP BEKERJASAMA DENGAN MCA-I
TELAH MELAKUKAN BEBERAPA KEGIATAN, ANTARA LAIN:
1. Melakukan

pendampingan dalam rangka penerapan / implementasi Performance


Measurement and Management (PMM) atau Pengukuran dan Manajemen Kinerja di
ULP Percontohan, yaitu sebuah area utama pengembangan organisasi yang bertujuan
agar ULP dalam malakukan aktifitas berfokus pada pencapaian tujuan dan perbaikan
kinerja yang antara lain dari sisi waktu, biaya, kualitas dan kepuasan pelanggan ULP.

2. Melakukan pendampingan dalam rangka penerapan Integrated Procurement Strategy

and Management (IPSM) atau Strategi dan Manajemen Pengadaan Terintegrasi,


yaitu sebuah upaya agar terlaksananya perencanaan strategis, pelaksanaan prosedur
(SOP), dan pengelolaan organisasi pengadaan yang lebih terintegrasi secara
menyeluruh, untuk mengubah pola pikir para pemangku kepentingan yang terlibat dalam
sistem pengadaan yang semula terkotak-kotak menjadi lebih komperehensif dan
terintegrasi.
3. Melakukan pendampingan dalam rangka menjadikan

ULP sebagai Center of


Excellence (CoE) atau Pusat Keunggulan (Organisasi yang Prima) yaitu sebuah
upaya untuk menjadikan ULP dari unit kerja yang reaktif dengan perpektif transaksional
dan tidak terintegrasi menjadi sebuah ULP yang Proaktif dalam melakukan pengawasan,
pembinaan dan fungsi koordinasi menyeluruh yang mencakup keseluruhan proses
pengadaan mulai dari perencanaan, pengeloaan dan eksekusi pada tiap unit pengguna
anggaran.

Pengelompokan Kegiatan Peta Jalan ULP Kabupaten Muaro Jambi


Dalam Rangka Pengembangan Organisasi (di dalamnya Mencakup
Pengambangan Sistem Dan Prosedur Pengadaan)

Mematangkan ABK
Pembuatan SOP Rekrutmen
Sosialisasi Karir JFT PBJ
Realisasi Perbup tentang Anjab
BLP

Integrasi SOP PBJ


Membentuk tim Konsolidasi
(Integrasi) Pengadaan
Barang/Jasa Pemerintah Daerah
Kabupaten Muaro Jambi

gan
ban
m
e
g
Pen SDM ag
sub
: Ka riatan
K
K
eta
ekr
Kes

Pen
gem
b
Sist angan
KK em
Mn : Kasu
j
m
n Pn bag
g dn

P
an eJng
g
n
B e
ba T P Pe m
m kturerai g ng ba
e
b nt ad ng
ng ru sK
uK
a
Pe astKoordinator
i eg aa an
fr : K kas :Ka ras n
n
I KK Program:
vo
BL i
Ad
P

Asisten Ekbang
dan Kesra

Pengembangan Org.
dan Layanan
KK : Kepala BLP

Pelatihan Teknis Penyusunan HPS


untuk PPK
Pelatihan Aplikasi PBJ untuk PPK &
Pejabat Pengadaan
Program Pelatihan Teknik PBJ
Program Pelatihan Manajerial PBJ

Sentralisasi Arsip PBJ


Peningkatan Sarana Layanan PBJ
Call Center
Ruang Konsul

Implementasi Management
Kinerja
Implementasi eMonev &
Simontep
Implementasi Management
Resiko

BERBAGI PENGALAMAN
MENJADI ULP PERCONTOHAN

BAGIAN KETIGA:
PENINGKATAN KAPASITAS SDM PENGADAAN
MELALUI DIKLAT, MENTORING, LOKAKARYA
DAN PERAN SERTA PEREMPUAN

BAGIAN LAYANAN PENGADAAN SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN MUARO JAMBI

ADAPUN DARI SISI PENINGKATAN KAPASITAS SDM PENGADAAN


MELALUI DIKLAT, MENTORING, LOKAKARYA DAN PERAN SERTA
PEREMPUAN, TELAH DILAKUKAN KEGIATAN-KEGIATAN BERIKUT
PADA ULP PERCONTOHAN :

Telah mengikuti Program Pelatihan Teknis Pengadaan sebanyak 3

kali dengan jumlah peserta yang dikirim sebanyak 6 orang (Pokja


ULP).
Telah mengikuti Program Pelatihan Manajerial sebanyak

1 kali
dengan jumlah peserta yang dikirim sebanyak 11 orang (dari Unsur
ULP dan Non ULP).

Telah mengikuti kegiatan peningkatan peran serta perempuan dalam

pengadaan dengan mengirimkan 1 orang personil perempuan yang


aktif di dunia pengadaan.
Telah dikunjungi oleh Mentor ULP Percontohan sebanyak 5 kali.
Telah dilibatkan dalam lokakarya sebanyak 4 kali.

ADAPUN HASIL DARI DILIBATKANNYA ULP MUARO JAMBI DALAM


KEGIATAN PENINGKATAN KAPASITAS SDM PENGADAAN MELALUI
DIKLAT, MENTORING, LOKAKARYA DAN PERAN SERTA PEREMPUAN,
ADALAH SEBAGAI BERIKUT :
Meningkatnya skill teknis para anggota Pokja yang telah mengikuti pelatihan, dari

kegiatan ini telah didapatkan hasil positif dimana para Pokja telah berani
melakukan kegiatan asistensi ke SKPD antara lain dalam penyusunan RUP dan
RPP.
Meningkatnya kemampuan manajerial dan sinergitas para pihak di internal ULP

dan Non ULP (khususnya PPK) karena telah mengikuti pelatihan manajerial
secara bersama-sama, sehingga kedepan diharapkan manajemen kinerja dapat
diterapkan dalam kegiatan pangadaan barang/jasa.
Dari kunjungan rutin para mentor, didapatkan hasil antara lain langkah-langkah

kongkrit pembenahan organisasi pengadaan sesuai dengan Peta Jalan (Road


Map) yang telah disusun.
Dari kegiatan Lokakarya telah didapatkan hasil positif antara lain para pemangku

kepentingan yang ikut terlibat dan menghadiri acara lokakarya tersebut mendapat
pemahaman yang lebih baik tentang pengadaan barang/jasa, sehingga kemudian
sangat membantu dalam pengembangan organisasi ULP Percontohan.

SEKIAN DAN TERIMA KASIH

BAGIAN LAYANAN PENGADAAN SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN MUARO JAMBI