CLASIFICACION DEL CONTROL INTERNO

El control interno se puede clasificar en atencin a su naturaleza, en:

Controles internos administrativos
Controles internos contables
Los controles internos administrativos.- no tienen relacin directa
con las cifras de los estados financieros, pero tiene como objetivos
bsicos establecer lo siguiente:
Plan de organizacin
Mtodos y procedimientos relacionados con la eficiencia de las
operaciones
Adhesin a las polticas gerenciales

Los controles internos contables, si tienen relacin directa o

efecto sobre las cifras de los estados financieros, e incluyen:
Mtodos y procedimientos relacionados, que tienen que ver con
la proteccin de activos
Autorizacin de la operaciones
Asegurar la exactitud de los registros financieros
Los controles internos contables se pueden clasificar en:
Controles para la captura de datos
Controles para el procesamiento
Controles en salida de la informacin

ESTADOS
FINANCIEROS
Controles Internos
administrativos
Controles

internos
contables
Transaccin
fuente

Estado de situacin financiera (Balance general)

Edo. Resultado Integral ( Perdidas y ganancias)
Estado de Flujo de Efectivo
Estado de Cambio en el Capital Cont.

Normas de rendimiento de personal

Cumplimiento de metas presupuestadas
Evaluacin de objetivos administrativos

Conciliacin de auxiliares con

mayor
Polticas contables establecidas
Cobranzas
Compras
Facturacin

Resultado de su aplicacin
Al aplicar estos controles las operaciones
estn sujetas a la verificacin de las
transacciones respecto a: autorizacin,
exactitud, y registro adecuado de las
mismas.
Adems
los
controles
administrativos
aseguran
que
las
operaciones se efecten logrando un
mximo de eficiencia.

CONDICIONES DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Para que exista un adecuado sistema de control interno,

deben darse ciertas condiciones que garanticen un
mnimo grado de confiabilidad y que de no cumplirse
afectaran el grado de confiablidad de las cifras
reflejadas en los estados financieros. Y en los estados
de costo de produccion; costos analiticos de materiales,
de mano de obra y de gastos indirectos.

Concepto
Las condiciones de un sistema de
control interno son aquellas premisas
bajo las cuales se mantiene la fortaleza
del sistema en su totalidad. Para que un
control interno funcione debe existir, por
ejemplo, un compromiso formal entre los
miembros de la organizacin a respetar, y
hacer cumplir las polticas.

Las condiciones para tener un adecuado

sistema de control interno son:
Competencia del personal
Delimitacin de responsabilidades
Establecimiento de niveles de autorizacin
Segregacin de funciones
Conciencia de control
Canales de comunicacin

La competencia del personal

se refiere a las polticas y procedimientos
que tiene una empresa para contratar,
supervisar y entrenar el personal, con el
objetivo de que ste se encuentre
suficientemente
capacitado
para
desarrollar su trabajo. Un personal
competente creara un clima efectivo para
el cumplimiento de las funciones y
actividades en la empresa.

Competencia del personal

P.E.
Una poltica sana puede ser el contratar
estrictamente a estudiante de contadura
publica como analistas y auxiliares
contables de esta forma, se esta
asegurando que el personal posee los
conocimientos bsicos necesarios para
llevar a cabo sus funciones.

Delimitacin de
responsabilidades
Establece que un adecuado sistema de control
interno debe tener segregadas las actividades que
realiza cada grupo de empleados en la empresa y
su mbito de responsabilidad.
P.E.
Se origina como una necesidad de la
organizacin para establecer fronteras de accin
de cada individuo. Una de estas herramientas
gerenciales son los organigramas.

Organigramas
son grficos que representan la estructura y
forma de organizacin de una empresa y
en el cual se muestran las principales
relaciones entre sus componentes.
Ayudan a entender el esquema lgico que
define una entidad. Existen tres tipos:
estructurales, de posicin y funcionales.

Estructural
Muestra
la
delimitacin
de
responsabilidades desde el punto de vista
de las unidades homogneas que
componen la organizacin

ORGANIGRAMA
ESTRUCTURAL
CONTRALORIA

TESORERIA

CONTAILIDAD

SISTEMAS

SERVICIOS
GENERALES

Organigrama de posicin
Refleja la posicin o cargo de cada una de
las personas que tienen bajo sumando las
estructuras que se definen en el
organigrama estructural.

Organigrama de posicin

CONTRALOR

GERENTE DE
TESORERIA

GERENTE DE
CONTABILIDAD

GERENTE DE
SISTEMAS

GERENTE DE
SERVICIOS
GERECIALES

La diferencia principal entre un organigrama

estructural y el de posicin es que el
primero,
muestra
unidades
de
responsabilidad homogneas en cambio
en el segundo existe una identificacin de
las personas que tienen responsabilidad
dentro e la organizacin.

Organigrama funcional.- Plasma las

funciones de cada de las estructural o
cargos.
CONTRALORIA

TESORERIA

CONTABILIDAD

SISTEMAS

SERVICIOS
GENERALES

Establecimiento
de
niveles
de
autorizacin
establece
que
las
operaciones deben ser autorizadas por un
funcionario competente.
P.E. De esta forma, cada operacin que se
registre e el sistema contable deber
estar autorizada por algn funcionario que
tenga la delegacin de autoridad
respectiva

Sistema de autorizaciones
Provee un adecuado control contable sobre
los activos, pasivos, ingresos, costos y
gastos.
Es conveniente que el
establecimiento de los niveles de
autorizacin sea implantado a travs de
un manual de autorizaciones en el cual se
deber detallar el tipo de autorizacin por
cada funcionario.

P.E. Es una practica en algunas compaas

efectuar pagos, previa solicitud de
emisin de orden de pago. Este
documento debe reflejar todos aquellos
datos que debe tener una autorizacin
los efectos del pago.

Sistema de autorizaciones
Provee un adecuado control contable sobre
los activos, pasivos, ingresos, costos y
gastos.
Es conveniente que el
establecimiento de los niveles de
autorizacin sea implantado a travs de
un manual de autorizaciones en el cual se
deber detallar el tipo de autorizacin por
cada funcionario.

P.E.
Existencia de por lo menos dos firmas
diferentes para autorizar el pago de los
cheques

Segregacin de funciones
Establece un empleado o departamento
no puede realizar funciones que por su
naturaleza sean incompatibles de ser
llevada con por una sola persona o
unidad.

P.E.
Debe de existir independencia entre un cajero, el
empleado responsable de los libros auxiliares de
cuentas por cobrar y la persona que maneja el
registro de las operaciones
La supervisin del almacn no debe ser llevado a
cabo por el departamento de compras.
Los empleados responsables de los fondos fijos
de caja cica o pueden tener funcin o acceso al
registro de las operaciones

 El departamento de compras no debe

autorizar a los proveedores
Los custodios de los fondos fijos no puede
autorizar las operaciones realizadas por
los fondos

Conciencia de control
representa la
actitud que tiene la gerencia y los
empleados
responsables de hacer
cumplir el control interno.

Canales de comunicacin
Son los medios que la gerencia utiliza para
hacer conocer sus objetivos, polticas,
normas y procedimientos. Estos canales
de comunicacin estn representados
por memorndums, manuales, circulares
y otro tipo de documentos.

Mxico, D. F. a ___ de ______ de _____.

EMPRESA, S. A. DE C. V.
Prol. Paseo de la Fortuna 205,
Col. Afortunados
Del. Iztapalapa,
Mxico, D. F. C. P. 09010

Memorndum
Para: Doroteo Cataln , Jefe de Recursos Humanos De: Joel Flores Asunto: Reunin de fin de ao

El grupo de trabajo de esta empresa llevar a cabo su reunin anual el da 15 de Diciembre de 2006. Esta reunin consistir en la discusin de ideas que permitirn la mejora del servicio ofrecido por la empresa.
Por lo tanto se le pide que no falte a esta reunin.

Saludos a UD.
Atentamente
Joel Flores
Gerente General

TIPOS BASICOS DE CONTROL INTERNO

EL CONTROL INTERNO
PUEDE LLEVARSE A CABO A TRAVES DE LA
IMPLANTACION DE DIVERSAS TECNICAS PARA EL CHEQUEO Y VERIFICACION
DE LAS OPERACIONES.
SE ESTABLECEN DISTINTAS TECNICAS DEL CONTROL INTERNO PARA DAR
RESPUESTA A LAS SIGUIENTES INTERROGANTES:
1.- COMO SE GENERAN LAS TRANSACCIONES?
2.- COMO SE PROCESAN DESDE EL MOMENTO EN QUE SE GENERAN HASTA
QUE SON REGISTRADAS EN LA CONTABILIEDAD ( DIARIO, EL MAYOR GENERAL
Y AUXILIARES?
3.- COMO SE DISPONEN LOS ACTIVOS EN LA EMPRESA?
TIPOS DE CONTROL INTERNO:
1.- DE EXISTENCIA
2.- DE EXACTITUD
3.- DE AUTORIZACION
4.- DE CUSTODIA

CONTROLES DE
EXISTENCIA
LOS CONTROLES DE EXISTENCIA SON AQUELLOS
CONTROLES QUE ASEGURAN QUE LAS TRANSACCIONES
REGISTRADAS EXISTAN Y SEAN VALIDAS.

POR EJEMPLO:
TODO REGISTRO CONTABLE DEBE ESTAR SOPORTADO
POR UN DOCUMENTO ORIGINAL.
LOS INVENTARIOS SE DEBEN RECIBIR UNICAMENTE
PREVIA LA VERIFICACION DE SU PEDIDO, A TRAVES DE LA
REVISION DE LA ORDEN DE COMPRA INTERNA.
TODA COBRANZA DEBE ESTAR SOPORTADA POR EL
CORRESPONSDIENTE RECIBO DE COBRO.

CONTROLES DE EXACTITUD
ESTOS CONTROLES PERMITEN REGISTRAR LAS OPERACIONES
POR EL MONTO QUE REFLEJAN LOS DOCUMENTOS
QUE
GENERAN LA TRANSACCION.
ALGUNOS EJEMPLOS SON:
1.-REALIZACION DE DOBLE VERIFICACION MANUAL.
2.- VERIFICACION MANUAL DE LISTADOS DE VALIDACION.
3.- REVISION DE LISTADOS DE TOTALES POR LOTES DE
TRANSACCIONES.
CONTROLES DE AUTORIZACION
ESTAN ORIENTADOS A PERMITIR OPERACIONES QUE SON
VALIDAS DESDE EL PUNTO DE VISTA INTERNO.
UN CONTROL
DE AUTORIZACION LE DA VALIDEZ A LA
EXISTENCIA
DE
UNA
TRANSACCION
Y
GENERA
NORMALMENTE
LA
CONTINUACION
O
NO
DEL
PROCESAMIENTO DE LA OPERACIN.

ALGUNOS EJEMPLOS DE CONTROLES DE

AUTORIZACION SON LOS SIGUIENTES:
1.- LA EMISION DE C HEQUES ES AUTORIZADA POR EL
TESORERO PARA ASEGURAR LA ADECUADA PROVISION DE
FONDOS.
2.- TODO REGISTRO CONTABLE EN LOS LIBROS, DEBERA
ESTAR AUTORIZADO POR UN FUNCIONARIO COMPETENTE
PARA ELLO.
3.- LAS ENTRADAS DE INVENTARIO AL ALMACEN GENERAL
SON AUTORIZADAS POR EL JEFE DE ALMACEN, MEDIANTE LA
FIRMA DE ESTE EN EL INFORME DE RECEPCION.

CONTROLES DE CUSTODIA
SIRVEN
PARA ASEGURARSE
QUE LOS ACTIVOS
VALIOSOS Y MOVIBLES, ESTAN RESGUARDADOS DEL
RIESGO DE ROBO Y PERDIDAS.
EJEMPLOS:
1.- EXISTENCIA DE CAJAS FUERTES PARA CHEQUERAS EN
BLANCO O EN FORMAS CONTINUAS.
2.- EFECTIVO DEPOSITADO EN CAJAS FUERTES QUE NO
SON SUSCEPTIBLES DE MOVERSE FACILMENTE.
3.- FONDOS DE CAJA CHICA MANEJADOS POR UNA SOLA
PERSONA.
4.- SALIDA DE INVENTARIOS DEL ALMACEN REALIZADA
CON BASE EN UNA AUTORIZACION ESCRITA DE ALGUN
FUNCIONARIO COMPETENTE.

METODOS DE
DOCUMENTACION Y
EVALUACION DEL CONTROL
INTERNO

CUANDO SE EVALUAN LOS CONTROLES INTERNOS,

LA DOCUMENTACION DE ESTA EVALUACION SE
REALIZA EN LOS PAPELES DE TRABAJO, LOS CUALES
DEBEN DE ESTAR ELABORADOS DE TAL FORMA QUE
SOPORTEN LA EVIDENCIA DE LA EVALUACION DE
LOS SISTEMAS, METODOS Y PROCEDIMIENTOS DEL
CONTROL INTERNO GENERAL.
EXISTEN
DIFERENTES
TECNICAS
PARA
DOCUMENTAR LA EVALUACION DEL CONTROL
INTERNO CONTABLE, LOS CUALES SON:
1.- CUESTIONARIOS
2.- NARRATIVOS
3.- FLUJOGRAMAS

1.-CUESTIONARIOS
SON LA TECNICA MAS ANTIGA PARA
DOCUMENTAR EL CONTROL INTERNO Y CONSISTE
EN LA FORMULACION DE PREGUNTAS AGRUPADAS
EN DIFERENTES FORMAS:
A) POR CUENTAS PRINCIPALES DE LOS
ESTADOS FINANCIEROS.
B) POR DEPARTAMENTOS DE LA EMPRESA.
C) POR CICLOS DEL NEGOCIO
D) GENERALES

A) POR CUENTAS PRINCIPALES EN LOS ESTADOS FINANCIEROS:

SE ESTRUCTURA POR CADA RUBRO DE LOS ESTADOS FINANCIEROS
QUE SE CONSIDERE IMPORTANTE EVALUAR, POR EJEMPLO:
CUESTIONARIO

RESPUESTA
FONDOS DE CAJA
LOS FONDOS DE CAJA SON
ARQUEADAS
EN
FORMA
PERIODICA?
EST
PROHIBIDO
A LOS
CUSTODIOS DE LOS FONDOS EL
ACCESO A COBRANZAS DE
EFECTIVO O NUMERARIO DE
OTRA FUENTE?

LOS CHEQUES SON

EMITIDOS A NOMBRE DEL
ENCARGADO DEL FONDO?

REF SI
.

NO

N/A

RESPUESTA
CUENTAS
POR COBRAR COMERCIALES
SE TIENE LA POLTICA DE EMITIR ESTADOS
DE CUENTA A LOS CLIENTES EN FORMA
PERIDICA?
SON RECONCILIADOS LOS SALDOS DEL
MAYOR CON LOS LISTADOS AUXILIARES DE LAS
CUENTAS POR COBRAR, Y ACLARADAS
OPORTUNAMENTE SUS DIFERENCIAS?
LOS AJUSTES A LAS CUENTAS POR COBRAR
SON APROBADOS POR ALGN FUNCIONARIO
AUTORIZADO?
EXISTEN POLTICAS ESTABLECIDAS PARA LA
FIJACION DE LMITES DE CRDITO Y STAS SON
CUMPLIDAS
POR
EL
PERSONAL
O
DEPARTEMENTO DE CRDITO?

RE
F

SI

NO

N/A

B) POR DEPARTEMENTOS DE LA EMPRESA

EN ESTE TIPO DE CUESTIONARIOS LAS PREGUNTAS SON
AGRUPADAS CON BASE EN DEPARTAMENTOS DEFINIDOS
SEGN EL ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA.
POR EJEMPLO:
1.- PRODUCCIN
2.- COMPRAS
3.- CUENTAS POR PAGAR
4.- CRDITO Y COBRANZAS
5.- MERCADEO

C) POR CICLOS DE NEGOCIOS

USADO PARA LA REVISIN DE ESTADOS FINANCIEROS, REDUCE
LA ACTIVIDAD DEL NEGOCIO A UNOS POCOS CICLOS, EN
DONDE LAS OPERACIONES DEFINIDAS EN CADA UNO DE
ESTOS TIENEN ALGUNA RELACIN.
POR EJEMPLO:
1.- INGRESOS
2.- COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR
3.- PRODUCCIN
4.- NMINA Y OTROS COSTOS RELACIONADOS

D) GENERALES
ES UN CUESTIONARIO BAJO UN ESQUEMA GENERAL QUE ESTABLECE
PREGUNTAS QUE SON GENERALES PARA:
1.- TODO EL NEGOCIO
2.- VARIAS AREAS DEL NEGOCIO

2.-NARRATIVOS
LOS NARRATIVOS SON TCNICAS QUE TIENEN EL OBJETIVO DE
DOCUMENTAR LOS CONTROLES INTERNOS, CON UN ALTO NIVEL
DE DETALLE.
CON UN NARRATIVO, LA EVALUACIN Y DOCUMENTACIN DE LOS
CONTROLES INTERNOS ES MS DETALLADO, DE TAL FORMA QUE
SE PERMITE REALIZAR COMENTARIOS A LOS ASPECTOS EN L
REFLEJADOS.

3.- FLUJOGRAMAS
ES LA TCNICA DE DOCUMENTACIN GRFICA. SIRVEN PARA
TENER UNA APRECIACIN VISUAL
ACERCA DEL
FUNCIONAMIENTO DE UN PROCEDIMIENTO GENERAL.
PODEMOS TENER LOS SIGUIENTES TIPOS DE FLUJOGRAMAS:
1.- SECUENCIALES
2.- COLUMNARES
3.-ANALTICOS
POR ESTA RAZN, UNA COMBINACIN DE CUESTIONARIOS
PARA UNA PRIMERA APROXIMACIN Y, FLUJOGRAMAS Y
NARRATIVOS QUE AMPLEN ALGN ASPECTO QUE INTERESE
AL CONTADOR PBLICO EN SU TRABAJO, ES LA MEJOR
COMBINACIN QUE PUEDE TENERSE PARA DOCUMENTAR EL
CONTROL INTERNO.

INFORME DE
CONTROL INTERNO

INFORME DIRIGIDO A LA ALTA GERENCIA EN EL CUAL

SE DETALLAN TODAS LAS SITUACIONES O
DEBILIDADES ENCONTRADAS EN LA EVALUACIN
DE LOS SISTEMAS, MTODOS Y PROCEDIMIENTOS
DE CONTABILIDAD USADOS.
EL INFORME DE CONTROL INTERNO REALIZADO POR
EL CONTADOR PBLICO INDEPENDIENTE RECIBE
VARIAS DENOMINACIONES, A SABER:
1.- CARTA A LA GERENCIA
2.- MEMORNDUMDE CONTROL INTERNO
3.- CARTA DE OBSERVACIONES DE CONTROL
INTERNO

EL INFORME DE CONTROL INTERNO DEBE SER

REDACTADO EN UN ESTILO SOBRIO, EN EL CUAL NO SE
DEBE EN NINGN CASO PERSONIFICAR O SEALAR
CARGOS ESPECFICOS EN LA ENTIDAD, ACERCA DE LAS
RESPONSABILIDADES DETECTADAS COMO DEBILIDAD.
LOS INFORMES PUEDEN SER EMITIDOS POR EL
DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA, O POR EL
CONTADOR
PUBLICO
INDEPENDIENTE
QUE
HA
EXAMINADO LOS ESTADOS FINANCIEROS.
UNA LTIMA OBSERVACIN REFERENTE A LA CARTA DE
CONTROL INTERNO ES SU CARCTER CONFIDENCIAL, A
FIN DE PROTEGER LOS INTERESES DE LA EMPRESA A
LA CUAL SE LE HIZO UNA REVISIN DE LAS CIFRAS, O
DE LOS SISTEMAS CONTABLES EN FUNCIONAMIENTO.

PROCEDIDIMIENTOS DE CONTROL
INTERNO EN LAS PRINCIPALS
OPERACIONS DE LA EMPRESA
Cada una de las fases
que componen un ciclo
de negocios corresponde,
por lo general a un grupo
de operaciones
homogneas y aquellas
se agrupan con base en
el objetivo de estas.

A
ENT
CU OR
SP R
PAGA

ALMACEN

NOMINA

Dentro de una empresa se distinguen por ejemplo,

cuatro principales ciclos de operaciones que
requieren la principal atencin, adecuada gestin y
sobre todo un eficiente sistema de control interno.
Compras y cuentas por pagar, que corresponde
a las operaciones de adquisicin de bienes y
servicios.

Produccin, que corresponde a las actividades

de transformacin de los materiales y materia
prima en una empresa industrial.

Facturacin y cuentas por cobrar, que

corresponde a las operaciones comerciales de la
empresa.

Nomina, relacionado con los gastos del

personal necesarios para la realizacin de las
actividades de la empresa.

Estos ciclos de operaciones, quedan

enmarcados dentro de las principales
reas o divisiones de una empresa: rea
de produccin, rea financiera y rea
comercial.

CUENTAS POR PAGAR Y

COMPRAS
El ciclo de cuentas por pagar y compras corresponde a
todas las actividades realizadas por la empresa, con el
objetivo de obtener los materiales y servicios necesarios
para sus operaciones. El proceso de compras se inicia con
la necesidad de un bien o un servicio y culminan con la
adquisicin y pago de estos.
Los procesos de cuentas por pagar se inician en el
momento en el cual la empresa recibe la propiedad de los
bienes comprados, o se compromete con la adquisicin de
un servicio. La transferencia de la propiedad depende de
las condiciones de la compra.

Dentro del ciclo de compras y cuentas por pagar se deben cubrir los
objetivos de control interna vistos en el desarrollo de este
documento.
Integridad
Debemos registrar todos los activos adquiridos y las obligaciones
contradas
Existencia
Los activos y pasivos registrados deben corresponder a las
operaciones reales de la compaa
Exactitud
Los activos y pasivos deben registrarse por el monto exacto
Autorizacin
Solo deben realizarse compras y pagos autorizados de acuerdo con
la poltica de la empresa

Para cumplir con los objetivos de control

interno en este ciclo, la empresa debe
contar con eficientes controles preventivos y
de deteccin, lo controles de autorizacin
funcionan como controles preventivos en el
proceso de emisin de rdenes de compra,
de acuerdo con lo siguiente:

Controles de autorizacin
Orientados a comprometer a la entidad de acuerdo a las
polticas y normas de la misma. Encontramos controles de
autorizacin en los siguientes casos:

Requisiciones: solo se deben solicitar bienes y servicios con

base en una autorizacin previa.

Ordenes de compra: Solo se deben emitir ordenes de

compra debidamente autorizados, y se establecern niveles
de autorizacin de acuerdo con el monto de las ordenes.

Orden de pago: los pagos solo seran solicitados y

autorizados por un funcionarios facultado por la gerencia: al
igual que para las ordenes de compra, se estableceran
niveles de autorizacin para estas ordenes.

Controles de Integridad
Para cubrir con este objetivo de control interno es
necesario considerar la unificacin de los sistemas
de contabilidad, almacn y compras, a fin de poder
establecer el registro oportuno de las operaciones.
Las normas de control interno requieren que por lo
menos los documentos involucrados estn
prenumerados, asi tendremos un seguimiento de las
ordenes de compra emitidas y recibidas, y un control
sobre la recepcin de mercancas en el almacn.

Controles de Existencia
El propsito de los controles sobre la existencia de los registros en el ciclo
de compras y cuentas por pagar, es permitir solo el registro de aquellas
partidas que esten relacionadas con operaciones de la entidad, lo que
evita, por ejemplo el registro de partidas de inventarios que no son
propiedad de la empresa o compras de activos que puedan pertenecer a
otro ente relacionado.
Controles de Exactitud
Al igual que los controles de integridad, los controles de exactitud
requieren una integracin de los sistemas involucrados, de forma que para
registrar correctamente el inventario, es necesario que exista en el
almacn un conocimiento exacto de los materiales a ser recibidos, y el
departamento de contabilidad compare, el aviso de recepcin con la orden
de compra y con la factura del proveedor, para registrar correctamente el
pasivo.

COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR

Flujograma general del control interno de

compras y cuentas por pagar

REQUISICIN
Para iniciar una compra, cualquier departamento de
una empresa emite una solicitud de requisicin.
Esta emisin debe surgir por una necesidad
especifica. Una vez detectada la necesidad, el
departamento o unidad solicitante, completa una
requisicin o solicitud de los bienes a ser
comprados y la enva al departamento de compras.

FORMULARIO DE SOLICITUD DE REQUISICION

Emisin de la orden de compra

Una vez que la solicitud es recibida en el departamento de
compras, debe ser procesada para proceder a suministrar
los bienes.
Un documento de orden de compra es aquel en se le
solicita a un proveedor, la provisin de un bien o prestacin
de un servicio.

El formulario de orden de compra debe estar prenumerado, a fin de que se controle el

seguimiento a las ordenes de compra no procesadas.

Aprobacin de la orden de compra

La aprobacin de este documento esta sujeta a las
polticas de autorizacin que establezca la entidad.

Registro de las cuentas por pagar

Los procedimientos de cuentas por pagar se
inician en el momento en el cual la empresa recibe
la propiedad de los bienes comprados. La
transferencia de la propiedad depende de las
condiciones de compra.

El registro contable debe iniciarse con la recepcin de la mercanca para esto se

cuenta con el formulario de aviso de recepcin, en el se indica la descripcin,
cantidad, fecha, etc.

CICLO DE PRODUCCION
El ciclo de produccin incluye todas las
actividades realizadas por la empresa para
producir los bienes y servicios que ofrece a sus
clientes; donde nos interesa el proceso
productivo, el cual corresponde a la
transformacin de la materia prima en
productos aptos para la venta.
El proceso de produccin es importante para
los gerentes de una empresa ya que es la base
para estructurar un sistema adecuado de
costos .

Un ciclo de produccin incluye las siguientes etapas:

Planificacin de las materias primas.- Se dirigen a coordin

las unidades de materia prima que se requieren para producir l
unidades de productos terminados. Debe procurar que no
presente desabastecimiento para poder cumplir y llevar a cabo
proceso productivo.

Se muestra una de las pantallas de captura de datos, en donde se

detallan los campos de existencia mnima y mxima, este concepto
permite que se efectu una planificacin de los inventarios de materia
prima.

Planificacin de la produccin.- una vez que se

han determinado los volmenes de materia prima,
de deben ejecutar actividades de planificacin de la
produccin, que deben de estar enfocadas a
colocar las cantidades de bienes que deben ser
producidos de acuerdo bsicamente con el
presupuesto de ventas que prepara el rea de
mercadeo. Lleva las siguientes actividades.
(planificacin de la produccin, fijacin de metas,
programacin, despacho).

Formulario de orden de produccin para estudiar la fabricacin de productos

Control de inventarios.El control de los

inventarios implica un seguimiento estricto sobre
las cantidades que se manejan a travs de las
entradas y salidas de inventarios. Para el proceso
administrativo de las cantidades ingresadas y
despachadas, se implantan controles que son
instrumentados a travs de formularios que
controlan las cantidades que son recibidas o
despachadas a travs de las operaciones de
ingreso y salida.

Control Interno de Inventarios

de Produccin
Los inventarios representan el conjunto de
bienes que son propiedad de una empresa,
cuyo objetivo de adquisicin o fabricacin es
el de volver a venderlos para obtener un
margen de utilidad razonable.
El control interno sobre los inventarios del
ciclo de produccin debe estar enfocado a
cubrir varios aspectos, el ms importante es el
de salvaguardar su valor como activo.

Algunoscontrolesquesepuedenaplicarsonlossiguientes:

Slo deben entregarse o recibirse inventarios con base

en autorizaciones emanadas por funcionarios autorizados
que garanticen su resguardo.

Las entregas de inventario se deben efectuar con base en

documentos pre numerados.

Deben existir en este proceso, registros de inventarios

continuos en aquellos casos que sea de costo/beneficio.

Todas las transacciones de inventario deben ser hechas

tomando y midiendo las cantidades entregadas o recibidas.

FACTURACIN Y CUENTAS POR

COBRAR.

FACTURACIN
Controlar, procesar y registrar todas
las actividades u operaciones que
tienen como objetivo mantener y
aumentar las ventas de una empresa.

CICLO TIPICO DE UN NEGOCIO

PONES LA FIG 15.8

PROCESOS RELACIONADOS CON LA

FACTURACIN Y CUENTAS POR
COBRAR.
El ciclo de facturacin y cuentas por cobrar es
fundamental para la empresa porque de ste
depende sus ingresos.
Las ventas de una empresa nos indicarn si hay
indicios de una expansin con posibilidades de
inversin.

CLASIFICACIN DE LAS VENTAS.

Al dedal.

Volumen de
unidades.
V
E
N
TA
S

Financiamiento

Al mayor
Pedidos
especficos.
Contad
o
Crdito

Condiciones de
entrega y precio.

Total o
parcial

A entrega futura
Entregas parciales
Derecho a devolucin

Proceso de venta:

Orden de
compra.

Prepara
-cin
de rel.
de
cobro

Elaboraci
n de
factura

Cobranza
al cliente

Efectuar
depsito
s

Preparaci
n del
despacho

Entrega
de
mercanc
a
Estadstica
s de venta.

Prep. De
la factura

Proceso de facturacin:
El proceso de facturacin generar informacin que debe ser
incorporada en los siguientes registros:
Registro auxiliar de cuentas por cobrar.
Facturas pagadas por los clientes.
Registros estadsticos de ventas.
Cuentas de mayor general.

CLASIFICACIN DE LAS CUENTAS POR COBRAR.

Cuentas por cobrar comerciales.

Cuentas por cobrar a compaas
relacionadas.

CUENTAS
POR
COBRAR

Cuentas por cobrar a empleados.

Otras cuentas por cobrar.

CONTROL INTERNO EN LA FACTURACIN Y CUENTAS POR

COBRAR.

Los objetivos del control interno en el ciclo de facturacin y

cuentas por cobrar son:
Integridad.- Registro oportuno de todas las transacciones,
evitando la falta de alguna operacin.

 Existencia.- Adecuado registro de transacciones vlidas

realizadas por la entidad.
Exactitud.- Los problemas relacionados con los controles de
exactitud aumentan los riesgos de sobreestimacin y
subestimacin de los registros de ingresos y cuentas por
cobrar.

Los principales controles relacionados con el ciclo de ingresos y cuentas

por cobrar son:
Las facturas deben estar prenumeradas.
Las notas de entrega-salidas de almacn; deben de estar
acompaadas de la factura comercial.
Los lmites de crdito deben ser respetados.
Se deben realizar controles de reconciliacin entre registros
auxiliares y cuentas de mayor.

PROCEDIMIENTOS DE NMINA

Los procedimientos de nmina estn enfocados a registrar

las transacciones que se derivan de operaciones con el
personal.
El control de las erogaciones relacionadas con la nmina
representa un aspecto importante para ser administrado
por un sistema aplicable al ciclo.

PROCESOS RELACIONADOS CON EL PERSONAL.

En el departamento de Recursos Humanos se procesan todos los
aspectos relacionados con el personal:

Recluta
miento
y
selecci
n
Planes
pensin y
jubilaciones
.

Ingreso
del
person
al

Entrena
miento
y
desarro
llo

Cumplimiento
de
obligaciones
gubernamental
es

Control de
asistencia
y hrs trab.

Beneficios
x
vacacione
s

Cajas
de
Ahorro
s

Prstamos
al personal

Algunas de estas operaciones no generan registros contables.

Fig 15-8 pag 288

Para realizar las funciones del ciclo de nmina se

cuentan con los sig sistemas:
Sistema de nmina.
Sistema de beneficios contractales.
Sistema de prstamos a empleados.
Sistema de informacin sobre nmina.

Figura 15-9 pag 289.

Administracin del personal:

Se refiere a todos los trabajos relacionados con el pago de
sueldos y salarios.
Ingreso de personal:
La necesidad de nuevo personal surge por despido o renuncia
de personal activo, reemplazo o aumento en la planilla de
trabajadores. El responsable del departamento deber llenar
una solicitud o requisicin de personal, que se entregar al
departamento de recursos humanos.

Fig 15-10 pag 290.

Proceso de nmina:
Depende del sistema empleado para el clculo del pago.
Para realizar este proceso se necesita la informacin referente a la
base para el clculo:
Horas. De acuerdo con las horas
(semanal, mensual u otro perodo).
Das.- el pago puede hacerse por das.
Trabajo realizado o destajo.- Por piezas.

trabajadas

acumuladas

Pago de la nmina:
Constituye un intercambio entre el trabajador y la compaa, se
requiere controlar la especie que se recibe para realizar el pago por
el monto correcto.
Se utilizan sistemas de control de asistencia:
Tarjetas de control
Tarjetas magnticas con reloj.
Listas de asistencia.

Los registros de asistencia o de control de tiempo en una fbrica o

taller, estn a cargo del departamento de contabilidad de costos,
para mantener registros y controles sobre los tiempos y variaciones
en eficiencia de la mano de obra directa.

OBJETIVOS DEL CMPUTO DEL GASTO DE NMINA.

Realizar el pago oportuno.
Controlar costos incurridos en la fabricacin
Controlar el gasto de nmina de los empleados.

Control del tiempo:

Permitir un adecuado clculo de los costos y de mano de obra. El
departamento de nmina recoge la informacin de los sistemas de
control de asistencia para preparar el pago que debe de contener
las disposiciones legales y contractuales que se apliquen. Tambin
incluir todas las deducciones y acumulaciones de las bonificaciones
contractuales.

Fig 15.11 pag 291

Retiro de trabajadores:
Los trabajadores retirados deben ser tratados de forma que su
exclusin del sistema de nmina se realice oportunamente, para
evitar acumulacin de gastos innecesarios.
El retiro del trabajador por despido, renuncia, o transferencia de
compaa genera procesos relacionados con acumulaciones de
gastos, saldos de prstamos ,nmina acumulada entre otros.

Pago de retenciones y aportes laborales.

Los pagos por este concepto deben ser realizados en el momento que
lo establecen las leyes y reglamentos de cada pas.
Por ello deben existir controles en las fechas.
Fig 15-12 pag 294. solo q esto esta dentro de las operaiones de
registros. Contables no se si lo kieras dejar okitar

CONTROL INTERNO
El control interno dentro del ciclo de
nmina debe estar enfocado hacia:
Fomentar la eficiencia operacional.establecimiento de procedimientos
en donde se indique la forma en que
deben
efectuar
su
tarea
los
empleados.
Salvaguardar
los
activos.Operaciones en las cuales se
involucra el manejo de efectivo para
el pago de la nmina.

Figura 15-13 pag 295.