Administracin

de Proyectos
 OBJETIVO

Conocer los conceptos de la metodologa de

Administracin de Proyectos
Establecer los lineamientos en el uso de la prctica
de Administracin de Proyectos
Identificar las actividades crticas de la
Administracin de Proyectos
Establecer el primer nivel de competencias en
Administracin de Proyectos
 CONTENIDO

INTRODUCCION COMPONENTES CONCLUSIONES

- Situacin Actual del Entorno
- Fundamentos
- Etapas de la Administracin de
Proyectos
- Metodologa de Administracin de
Proyectos
- Administracin del Alcance
- Elaboracin del Plan del Proyecto
- Administracin de la Calidad
- Responsabilidades de los Lderes
- Administracin de los Recursos
- Beneficios y Desventajas
- Administracin del Tiempo
- Consecuencias
- Administracin de los Riesgos
- Web Sites
- Administracin de la Comunicacin

- Administracin del Adquisiciones

(Contrato)

- Administracin de las Finanzas

- Administracin de la Integracin

- Relacin con el Cliente

FUNDAMENTOS DE LA METODOLOGIA

Funciones del PMI Modelo de Madurez (CMM)

Alcance N1 - Inicial
Calidad
Recursos N2 - Repetible
Calendario
Riesgos N3 - Definido
Comunicacin
Adquisiciones
Finanzas N4 - Administrable
Integracin
N5 - Optimizado

Experiencia

METODOLOGA DE ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

Planeacin
Inicio Cierre

Ejecucin
 MODELO DE MADUREZ

La aplicacin de conceptos de administracin de procesos y

mejora de calidad para el desarrollo y mantenimiento de
sistemas
Control
del
proceso Optimizad
(5
o )

Medicin Administrabl (4
del Proceso e )

Definido
Definicin (3
)
De Proceso
Repetible (2
)

Administraci
n Bsica de Inicial (1
Control )
 CONCEPTOS

Proyecto Cualquier esfuerzo temporal que se lleva a cabo

para crear un producto o servicio nico que tiene
un plan y productos a entregar, que tiene
restricciones de compromisos de tiempo,
requerimientos de recursos y limitaciones de
presupuesto y que puede ser definido por una
serie de actividades concurrentes.

Administracin Aplicacin de conocimientos, habilidades,

de Proyectos herramientas y tcnicas a las actividades del
proyecto para cumplir con los requerimientos
del proyecto.
METODOLOGA DE ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

: e
trar Clientance d
inis lc da os
Adm A Cali ecurs po ion
es
R ie m o s a c
T iesg unic
o
R Comontratnzas

C Fina

E S
I ON
C
Inicio F UN
O
Planeacin
B
ET
Ejecucin AP J
AS

Cierre E

T Terminar a Tiempo
IDentro del Presupuesto
Cumplir con Requerimientos
ExcederVExpectativas

S
UN PROYECTO BALANCEADO

Costo
Tiempo

Alcance

Calidad
 PROCESO DE ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

Definir Alcance
Inicio y Arranque Compromiso
&

Organizacin

Desarrollar
Planeacin y Formacin del Equipo Plan

Ejecutar
Plan

Ejecucin del Proyecto Seguimiento

y Control

Entrega del
Entrega, Cierre y Soporte Producto y
Cierre del
Proyecto
CONCEPTUALIZACIN DE LAS ETAPAS DE ADM. PROYECTOS

INICIO PLANEACION

570 m

70 m

700 m

EJECUCION CIERRE
NIVEL DE ACTIVIDAD DE LOS PROCESOS DURANTE UNA FASE

Procesos de
Ejecucin

Procesos de
Nivel Planeacin
de
Procesos de
activ
Procesos de Cierre
idad
Iniciacin Procesos de Control

Inicio de la Tiempo Final de la

fase fase
 ETAPAS DE LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

INICIO PLANEACIN EJECUCIN CIERRE

QU? Administracin
Objetivo
Objetivo yy Administracin
del Riesgo
del Riesgo
Alcance
Alcance del
del WBS
WBS
Proyecto
Proyecto Administracin
Administracin
de Expectativas
de Expectativas
QUIN? del Cliente
del Cliente
Identificar
Identificar
Riesgos Administracin
Riesgos Organigrama
Organigrama CMO? Administracin
del Alcance
CUNDO del Alcance
?
Anlisis
Anlisis de
de Calendario RECURSOS?
Calendario CUNTO?
Participantes
Participantes
Estimaciones
Estimaciones Costo
Costo
MEDICIN?
Revisin
Revisinyy Cierre
Cierreyy
Seguimiento
Seguimiento
Aprobacin
Aprobacin Lecciones
Lecciones
del
del
TIEMPO del
delPlan
Plan Proyecto
Aprendidas
Aprendidas
Proyecto
COMPONENTES : reas de Conocimiento

6. Tiempo 7. Costo

5. Alcance

8. Calidad

9. Recursos Humanos
10. Comunicaciones
11. Riesgo
12. Adquisiciones

4. Integracin
 ADMINISTRACIN DEL ALCANCE

Proceso de definicin para estructurar y subdividir el trabajo en tareas

manejables. La definicin del alcance se utiliza para seleccionar el enfoque ms
adecuado y estimar el costo y fecha de terminacin, evaluando el impacto de
cambios potenciales del alcance en el calendario, presupuesto, requerimientos y
satisfaccin del cliente.

Oportunidad de
Delimitar el alcance Negocio
del proyecto Resumen del Proyecto
Desarrollar el Diagrama de Definicin del Alcance
Descomposicin Funcional Documentacin
(WBS) de
Administrar los cambios Requerimientos
Resolver los pendientes WBS
Identificar requerimientos Solicitud de
especficos Cambio
Bitcora de
Cambios
Forma de
Pendientes
 WBS, Diagrama de Descomposicin

Nivel 1
Proyecto

Nivel 2
Subproyecto

Nivel 3
Procesos de Alto
Nivel
Nivel 4
Fases

Nivel 5
Resumen de
Elementos de
Trabajo
Nivel 6
Elementos de
Trabajo
 ADMINISTRACIN DEL TIEMPO (CALENDARIO)

Proceso
Procesopara paraeleldesarrollo
desarrollodedefechas
fechasmeta
metadedeinicio
inicioyyterminacin
terminacinpara
paralos
los
elementos
elementosidentificados
identificadosen enlalaadministracin
administracindedealcance.
alcance.Estas
Estasfechas
fechasestn
estn
basadas
basadasen enelelesfuerzo
esfuerzorequerido
requeridopara
paracompletar
completarlas
lastareas,
tareas,las
lasrelaciones
relaciones
entre
entreellas
ellasyylaladisponibilidad
disponibilidaddedelos
losrecursos
recursospara
paraejecutarlas.
ejecutarlas.El Elcalendario
calendariosese
utiliza para comunicar a los miembros del equipo y al cliente
utiliza para comunicar a los miembros del equipo y al cliente cuando secuando se
realizarn
realizarnlaslastareas
tareasyycuando
cuandoestarn
estarndisponibles
disponibleslos
losentregables.
entregables.

Desarrollar el Calendario
del Proyecto Calendario Baseline
Definicin de del Proyecto
actividades
Secuenciacin
Calendario Real del
Estimacin
Proyecto
Monitorear el estatus
del Calendario
 PLAN DE TRABAJO

1997 1998
WBS Title Early Finish 1999
Qtr 1 Qtr 2 Qtr 3 Qtr 4 Qtr 1 Qtr 2 Qtr 3 Qtr 4 Qtr 1 Qtr 2 Qtr 3
1.2.1 Upper Air Meteorology 10/27/98

1.2.1.DF Define 4/25/97

1.2.1.AN Analyze 5/23/97
1.2.1.DS Design 1/23/98

1.2.1.DSPP Plan/Prepare to Design 1/22/98

1.2.1.DSPP01 Develop/Update W ork Plan 1/22/98
1.2.1.DSPP02 Acquire Project Resources 6/10/97

1.2.1.DSPP03 Prepare Participants for Participation 6/10/97

1.2.1.DSPP04 Establish Environment 12/30/97
1.2.1.DST A Design T echnical Architecture 8/13/97

1.2.1.DST A01 Define Impact on Current Environment 6/9/97

1.2.1.DST A02 Define Hardware/Software Selection Criteria 6/17/97

1.2.1.DST A03 Evaluate Hardware/Software 6/25/97

Alternatives
1.2.1.DST A04 Specify Environment Selections/Configurations 8/5/97
1.2.1.DST A05 Commit Technical Architecture 8/13/97

1.2.1.DSAP01 Design Application 1/23/98

1.2.1.DSAP01 Design Application Architecture 10/2/97
1.2.1.DSAP02 Design Data Storage/Management 12/19/97

1.2.1.DSAP03 Design User Interface 9/1/97

1.2.1.DSAP04 Design Application Logic 12/18/97
1.2.1.DSAP05 Design Application Interfaces 1/9/98

1.2.1.DSAP06 Design Environ Interfaces & Support Functions 1/9/98

1.2.1.DSAP07 Commit Application Designs 1/23/98
 ADMINISTRACIN DE LAS FINANZAS

La infraestructura financiera es establecida para dar soporte a la

estimacin, pronsticos, presupuestos y monitoreo monetario del
proyecto, asegurando que el proyecto es terminado dentro del
presupuesto aprobado.

Revisin de la propuesta
Implantacin del Sistema de Estrategia Financiera
Sistema de
Control Financiero
Establecer el presupuesto Control
baseline Financiero
Presupuesto
Baseline
 ADMINISTRACIN DE LA CALIDAD

Proceso de definicin de las inspecciones y revisiones para asegurar que el

proyecto est aplicando efectivamente las prcticas de administracin de
proyectos, para satisfacer las necesidades para las cuales el proyecto es
llevado a cabo. Proporciona los puntos de control y resultados que direccionan
el enfoque continuo de despliegue y mejora de los procesos de
administracin.

Plan de Aseguramiento de
Calidad
Planeacin de la Calidad

Diagnstico del Proyecto

Criterios de Aceptacin

Criterios de Auditora de QA por
Definir los procesos de mejora fase
y aseguramiento de calidad
Lista de Identificacin de
Defectos del Proceso
Desarrollar y ejecutar los Plan de Mejora del
planes de prueba para Proceso
el control de la calidad

Plan y Casos de
Pruebas

Reporte de Seguimiento del
Plan de Pruebas
Mtricas
Pruebas
Auditoras
 ADMINISTRACIN DE LOS RECURSOS HUMANOS

Describe los procesos necesarios para asegurar que se realiza el

uso ms efectivo del personal involucrado en el proyecto. Los
miembros del equipo son entrenados, motivados y dirigidos para
desempear con xito sus labores asignadas.

Registro de
Estimacin de los
Estimaciones
recursos del proyecto
Lista de Restricciones y
Planeacin de los
Consideraciones
recursos humanos
Plan de Recursos
Monitoreo del
Humanos
esfuerzo
Matriz de Roles y
Desarrollo del equipo de
Responsabilidades
personal
 MATRIZ DE ROLES Y RESPONSABILIDADES
Participantes del Proyecto

Project Project Project Bu siness Cu stome

Project Team Team Tech nical Ac count Re SE SE Project r Team
Elementos de Trabajo Ma nager Le ader Me mber Ma
Le ad lations Supervisor Ma nager Owne Me mber
nager Specialist r
Establish project team. R S A S

Cre ate project workbook. A R S S S S

De velop project plan. R R S S C S S S A S

Establish customer relationship. R S S S S S S

Outline project scope. R S S S C S S A S

Set up project management R S S A C C

environment.
Establish configuration A R S S S S S
ma nagement process.
De termine financial procedures. R R A S S

Identify project risk. R S S S I S R R R S

Announce project. R A S S
Clave
R = Re sponsible for the process
Re view project plan. R S S S S S S S
A = Approves/ accepts the deliverables from the process
S = Supports steps in the production of the deliverables
I = Ne eds inform ation about the status and content of the deliverables
C = Prov ides consultation for inputs, information, or contributory deliverables
ORGANIGRAMA

Organigrama
de la
Organizacin

Gerencia Gerencia

Supervisor Supervisor Supervisor

Asesor
Consultor Consultor

Consultor Consultor Consultor Consultor

 ADMINISTRACIN DE LA COMUNICACIN

Eselelproceso
Es procesoutilizado
utilizadopara
paradeterminar
determinarque
quetipo
tipode
deinformacin
informacinenviar,
enviar,aaquien
quien
mandarla,cuando
mandarla, cuandoooque quetan
tanfrecuentemente
frecuentementeyycomocomomanejarla
manejarlaooformatearla
formatearla
paraque
para quesea
seaefectiva.
efectiva.SeSedeben
debenmonitorear
monitorearcontinuamente
continuamentelas
lasactividades
actividadesde
de
comunicacinpara
comunicacin paraasegurarse
asegurarseque
queelelproceso
procesoest
estestablecido
establecidoyyes
esmantenido
mantenido
demanera
de maneraefectiva.
efectiva.SuSufoco
focoprincipal
principales
esestablecer
estableceryymantener
mantenerexpectativas
expectativas
comunesde
comunes delas
lasprcticas
prcticasdedeadministracin.
administracin.

Desarrollar planes Mapa de Comunicacin

Plan de Comunicacin
de comunicacin Boletines de Decisiones
Documentar las de Negocio
decisiones de los Bitcora de Boletines de
proyectos
Decisiones de Negocio
Reportar el
Agendas
estatus Minutas
del proyecto Reportes de Estatus
Cierre del
proyecto
MAPA DE COMUNICACIN

A B
Federal Airline Pilots
Association
Aviation
Administra
tion 1, 14

11

F 4
11,,
Suppliers (Hardware, Project Manager 12 C
Database, and 3, 8, 10, 12 for the Flight Operations Customer
11
Software System Project Manager
Applications)

E D
Resourc Systems
e Center Administrato
r
 ELEMENTOS DE COMUNICACIN

Lista de Contactos
Name Role Telephone Pager Fax VME Address Electronic
Mail
Ed Martin EDS (810) N/A (810) (810) 1111Anymore Street EMARTI01
Project 556-3333 556-9999 236-2222 MS 987 @ AHIPC1J

Manager [8-447] [8-447] Box 12345 Utica, MI 48111 U.S.A.

Steven Smith Customer (810) (810) (810) N/A 1111Anymore Street SSMITH11

Mapa de Comunicacin
Project 556-1234 266-5195 556-2222 MS 677 @ AHIPC1J

Manager [8-447] [8-447] Utica, MI 48111 U.S.A.

Plan de Comunicacin
Communication Frequency Responsi- Distri- Origin Estimated
Item Description Purpose and Media Audience bility bution Date Quantity
Location and Cost

Project Status Attendees, agenda, I n fMonthly o Of ficer V ision,m Projecta t Projecti o 9/1/93n a l

Meeting areas/presentations, For monthly formal review team leader

Minutes persons responsible project of meetings members,
for presentations, meetings from previous customers
action items, next meeting
meeting
Issues Issues ID, creation I n fMonthly o Paprer m Projaect t Projecti o 6n/9/94 a l
Documentation date, description, T o track all (as team leader
person responsible, issues related required) m e m b e r s
status, status date w i dturing h t h p r o j
project e
meetings
Action Items Action ID, creation I n fMonthly o Of frice V isionm Projaect t Projecti Poroject 6n/9/94 a l
Documentation date, description, For all action (as team leader leader
person responsible, items tracked required) m e m b e r s
status, status date by project during
project
meetings
Project Presentations I n fAs requiredo Forrmal m Indivaiduals t i o 6n/9/94 a l
Informational All information p r ei ns n st
te e r ea
Presentations related to the information t
project related to
the project
 ADMINISTRACIN DE LOS RIESGOS

Identificacin y evaluacin sistemtica de los factores de riesgo de un proyecto y

la planeacin subsecuente para mitigar, aceptar o transferir estos factores de
riesgo. Los riesgos del proyecto son reducidos tomando acciones para prevenir el
riesgo decrementando las incertidumbres o consecuencias relativas o por
transferir el riesgo a un tercero. Reducir los riesgos incrementa la probabilidad de
xito del proyecto.

R i e s gos a
cin luac in de
ir una evalua Evlato Nivel n de
nduc A ic a c i
Co
o s d e Identif
de riesg Listagos
cin Ries i stracin
adm inistra Adm i n
Pla near la
Plan ideesgos
sgos de R
de los rie
 EVALUACIN DE RIESGOS

Criterio de Aseguramiento de Riesgos

Atributo del Proyecto Bajo Medio Alto
Tamao Menos de 10,000 De 10,000 a 100,000 Ms de 100,000 lneas
lneas de cdigo lneas de cdigo de cdigo
Esfuerzo Menos de un ao- De uno a diez aos- Ms de diez aos-
hombre hombre hombre
Costo Menos de $100,000 De $100,000 a Ms de $1,000,000
USD $1,000,000 USD USD
Estructura Proceso de negocio Proceso de negocio Proceso de negocio no
bien documentado, vago, incompleto, y no definido; informacin
completo y documentado no disponible
Tecnologa concreto de
Sistemas Modificaciones Software en
hardware/software mayores son estado de arte se
existentes; requieren requeridas para requieren
de modificaciones sistemas de software
menores o no o hardware o ambos
requieren de ellas.
Impacto Poco impacto a la El impacto afecta a Puntos escenciales del
empresa, fuera del varias organizacions proyecto dirigidos
proyecto inmediato del en la empresa o la hacia la estrategia de
cliente o la proteccin proteccin de la la compaa o alto
a la informacin del informacin del cliente. impacto en la
cliente. proteccin de la
informacin
 ADMINISTRACIN DE LAS ADQUISICIONES (CONTRATO)

Proceso para crear y determinar los procedimientos de adquisicin,

utilizacin y reubicacin efectiva de los recursos (humanos y materiales)
para proporcionar un servicio de calidad a los clientes. Verifican que el
proveedor del servicio se adhiera al cumplimiento de los requerimientos
legales, de tal forma que se reduzca la exposicin legal.

Planificacin de las adquisiciones

y propuestas de solucin
Seleccin de Proveedores
Contrato
Elaborar Convenios de Servicios y
establecer Niveles de Servicio Convenios de Servicios y
Niveles de Servicio
Seguimiento al cumplimiento de
requisitos legales, fiscales y
normativos
Verificar condiciones
contractuales con usuarios y
proveedores
 RELACIN CON EL CLIENTE

Proceso para establecer una relacin de negocios con el cliente que resulte
en una sociedad, no slo en el sentido legal. Mantener una relacin de
socios mejora la interaccin con el cliente en un beneficio mutuo.

Adquirir y analizar Informacin de la

la informacin sobre el industria y del negocio del
negocio del cliente cliente
Establecer una relacin Informacin del ambiente
de socios con el organizacional
cliente Informacin del ambiente
Obtener el compromiso tecnolgico
del cliente Criterios de xito
Metodologas del cliente
 CATEGORAS DE INSATISFACCIN DEL CLIENTE

Desconocimento del Criterio de xito Plan Inadecuado

Bajo Desempeo Promesas Irreales

 ADMINISTRACIN DE LA INTEGRACIN DEL PROYECTO

Describir los procesos necesarios para asegurar que los diversos

elementos del proyectos son coordinados adecuadamente.

QQ Desarrollo
Desarrollodel
delPlan
Plande
de
Proyecto
Proyecto

QQ Ejecucin
Ejecucindel
delPlan
Plande
de QQ Plan
Plande
deProyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto

Q Control
Q Control Integral
Integral de
de Cambios
Cambios
 ELABORACIN DEL PLAN DE PROYECTO

Planeacin
del Proyecto

Plan de Plan
Plan de Plande
de Plan de
Recursos Humanos Calidad Comunicacin Trabajo
Comunicacin

Plan
Plande
de Plan
Plande
de Plan
Plande
de
Riesgos
Riesgos Requerimientos
Requerimientos
Mtricas
Mtricas
Un buen plan hoy, es mejor que un plan
perfecto maana.
General George S. Patton
RESPONSABILIDADES DE LOS LDERES DE PROYECTO

Calendario Finanzas

Recursos
Alcance Negociacin

Comunicacin Resolucin
de
Problemas Contrato

Calidad
Hacer que
sucedan
Liderazgo
las cosas

Riesgos
Comunicacin
 Despus de aadir
dos semanas
a la calendarizacin por
retrasos inesperados,
agrega otras tres
semanas para
inesperados retrasos
inesperados.
RESUMEN del CICLO de ADMINISTRACION DE PROYECTOS

Inicio Planeacin

Revisar
S
baseline
Cambio
en el
proyect No
o

Monitoreo
y
Control

Ejecucin Cierre
 ETAPAS DE LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

INICIO PLANEACIN EJECUCIN CIERRE

QU? Administracin
Objetivo
Objetivo yy Administracin
del Riesgo
del Riesgo
Alcance
Alcance del
del WBS
WBS
Proyecto
Proyecto Administracin
Administracin
de Expectativas
de Expectativas
QUIN? del Cliente
del Cliente
Identificar
Identificar
Riesgos Administracin
Riesgos Organigrama
Organigrama CMO? Administracin
del Alcance
CUNDO del Alcance
?
Anlisis
Anlisis de
de Calendario RECURSOS?
Calendario CUNTO?
Participantes
Participantes
Estimaciones
Estimaciones Costo
Costo
MEDICIN?
Revisin
Revisinyy Cierre
Cierreyy
Seguimiento
Seguimiento
Aprobacin
Aprobacin Lecciones
Lecciones
del
del
TIEMPO del
delPlan
Plan Proyecto
Aprendidas
Aprendidas
Proyecto
 BENEFICIOS
Pocas sorpresas
Roles y responsabilidades
Eficiente calendarizacin
DESVENTAJAS
de los recursos
Control continuo del proyecto Curva de aprendizaje - tiempo

Temprana identificacin Asignacin de recursos dedicados

de los problemas Inversin
Trabajo en equipo
nfasis en la calidad
Satisfaccin del cliente
Mejores mrgenes de utilidad
 CONSECUENCIAS DE NO LLEVAR UNA ADMINISTRACIN
DEL PROYECTO

lo que el usuario pidi lo que la gerencia cotiz lo que el lder dise

lo que el equipo de trabajo lo que operaciones lo que el usuario

desarroll proces necesitaba
CONSECUENCIAS . . .

La decisin
final
Software Engineering
http://www.sei.cmu.edu/
Standish Group
http://www.standishgroup.com/chaos.html
Project Management Institute
http://www.pmi.org
Librera
http://www.amazon.com
Productos y Servicios
http://www.itera.com.mx
http://www.rational.com
http://www.criticaltools.com
http://office.microsoft.com/home
 Muchas organizaciones concentran
sus esfuerzos en arreglar los errores
en vez de prevenirlos