Anda di halaman 1dari 29

Gugus Kendali Mutu

Kuliah 2
GUGUS KENDALI MUTU
Definisi
Kelompok karyawan yang terdiri dari tiga sampai sepuluh orang dari
pekerjaan sejenis, yang secara sukarela mengadakan pertemuan
dengan teratur untuk menemukan, menganalisis, dan memecahkan
masalah dalam bidang tugasnya.

Tujuan
1. Menggali dan mengembangkan kemampuan pekerja ( individu)
2. Menciptakan suasana kerja secara kekeluargaan yang harmonis
3. Meningkatkan mutu kerja dan hasil kerja
4. Meningkatkan rasa tanggung jawab seluruh karyawan untuk maju
dan
berkembang.
5. Memberi kesempatan kepada karyawan untuk maju dan berkembang
6. Menciptakan hubungan yang harmonis dan dinamis antara pimpinan
dengan pekerja
7. Meningkatkan kernampuan dalam memecahkan masalah
8. Menampung dan menyalurkan saran-saran positif dari karyawan.

02/13/17 Neswati, S.TP, MSi 2


Sejarah
Gugus kendali mutu, sebenarnya
sudah mulai diaplikasikan di USA
sekitar tahun 1950-an
Gugus kendali mutu dikembangkan
oleh Dr. Kaoru Ishikawa di Jepang
sekitar tahun 1960-an
Konsep Gugus kendali mutu dari
Jepang diadopsi USA pada awal
tahun 1970-an
02/13/17 Neswati, S.TP, MSi 3
Manfaat Gugus Kendali Mutu
A. Bagi karyawan:
Kesempatan untuk meningkatkan kemampuan pribadi.
Kesempatan untuk menemukan dan memecahkan masalah
yang belum mendapat perhatian orang lain.
Latihan menganalisis masalah dengan mempergunakan
metode-metode statistik yang praktis.
Lebih memahami teknik-teknik pengendalian kualitas.
Mendorong peningkatan kreativitas.

B. Bagi organisasi perusahaan:


Sarana untuk meningkatkan produktivitas.
Kualitas hasil kerja pelayanan dan jasa menjadi lebih baik.
Membangkitkan semangat dan mengembangkan rasa
memiliki, bertanggung jawab dan selalu mawas diri dari
seluruh karyawan.
Mengurangi kesalahan serta memperbaiki mutu.
02/13/17 Neswati, S.TP, MSi 4
Cara Membentuk Gugus Kendali Mutu
1. Gugus dibentuk secara spontanitas dan sukarela, oleh karyawan dalam
unit kerja yang sama
2. Setiap gugus beranggotakan antara 3 - 10 orang dan memberi nama
gugus.
3. Gugus harus memilih ketua dan sekretaris secara musyawarah dengan
mendasarkan pada kemampuan mengkoordinir kegiatan gugus.
4. Gugus yang telah terbentuk harus dilaporkan kepada Organizing
Committee untuk mendapat bimbingan.

Tugas dan Fungsi Koordinator Gugus & Anggotanya


A. Tugas Koordinator
1. Memimpin, mengerakkan dan mendorong gugus agar ikut berpartisipasi
aktif
2. Menerapkan konsep Pengendalian Mutu Terpadu dalam gugus
3. Membina dan membimbing anggota agar kemampuan dan
ketrampilannya meningkat.
4. Menanamkan pengertian dan kesadaran akan manfaat kegiatan gugus
dan membahas problem yang direncanakan.
5. Merumuskan hasil-hasil yang dicapai oleh gugus
6. Melaksanakan program kerja.
7. Mendorong anggotanya agar berani mengemukaan pendapat atau
gagasannya

02/13/17 Neswati, S.TP, MSi 5


B.Tugas dan fungsi anggota gugus
1. Mengikuti pertemuan dengan disiplin, mengemukakan
pendapat dan pemikirannya.
2. Mengikuti kegiatan gugus secara aktif dan penuh tanggung
jawab.
3. Secara bergantian, tiap anggota menjadi juru bicara gugus
sebagai bagian dan penguasaan tehnik pengendahan
mutu.

Dalam meningkantkan dinamika gugus kendali mutu


dibutuhkan fasilitator.

Fasilitator adalah :
orang yang memiliki kemampuan mendengarkan yang baik
yang telah membina hubungan baik dengan bawahan dan
rekan sejawat dan yang memiliki bakat sebagai perantara
dalam perbedaan pendapat.

02/13/17 Neswati, S.TP, MSi 6


PERANAN FASILITATOR DALAM
GKM
Keberhasilan dan kedinamisan GKM banyak
ditentukan oleh orang yang berperan sebagai
fasilitator dalam gugus tersebut.
Tugas utama seorang fasilitator adalah
- mengembangkan gugus mutu menjadi
kelompok pemecah persoalan yang efektif
- mampu turut campur dalam situasi yang tidak
positif, seperti timbulnya rasa bosan atau rasa
tegang dalam kelompok, persaingan antar
anggota, tidak adanya partisipasi dari satu atau
beberapa orang anggota, dominasi pemimpin
(ketua) atau ketidakmampuan kelompok
mencapai suatu kesepakatan.

02/13/17 Neswati, S.TP, MSi 7


PROSES KEGIATAN GUGUS KENDALI MUTU

Identifikasi Analisa Presentasi Penerapan


masalah masalah Kpd pimpinan hasil

LANGKAH-LANGKAH PELAKSANAAN GKM


A. Konsolidasi
1. Diadakan diskusi atau dialog bagi pemimpin perusahaan
supaya benar-benar memahami makna dan kepentingan.
gugus dalam meningkatkan mutu.
2. Pimpinan harus merekomendasi untuk mengadakan aktifitas
Gugus Kendali Mutu dalam perusahaan.
3. Mengangkat kepala dan anggota komite gugus.
4. Mengadakan pelatihan dan pendidikan GKM bagi anggota
komite gugus.
5. Mengadakan pelatihan dan pendidikan GKM bagi calon
pimpinan gugus.
02/13/17 Neswati, S.TP, MSi 8
B. Sosialisasi
1. Pendaftaran gugus dan pengangkatan pimpinan gugus.
2. Pelatihan GKM bagi pimpinan dan anggota gugus.
3. Pendafaran nama masing-masing gugus dan menentukan
rencana kegiatannya.

C. Operasional
1. Melaksanakan pertemuan semacam kick off meeting
2. Pelaksanaan aktifitas gugus melalui pekerjaan keseharian.

D. Publikasi
1. Menerbitkan majalah/ terbitan berkala yang isinya melaporkan
aktifitas dan hasil yang dicapai gugus.
2. Membantu segala aktifitas gugus dan peningkatan ketrampilan
dan tehnik gugus dalam memperbaiki mutu
3. Mengadakan evaluasi rutin untuk mengetahui perkembangan
gugus.

02/13/17 Neswati, S.TP, MSi 9


PEMECAHAN MASALAH DALAM
GKM
Metode pemecahan masalah
dalam GKM secara umum dikenal
dengan menggunakan tujuh (7)
perangkat alat dan delapan (8)
langkah pemecahan masalah

02/13/17 Neswati, S.TP, MSi 10


tujuh (7) perangkat alat pemecahan
masalah
1. Stratifikasi
2. Lembar Data
3. Diagram Pareto
4. Diagram Ishikawa (tulang ikan)
5. Peta Kendali
6. Histogram
7. Diagram Tebar

02/13/17 Neswati, S.TP, MSi 11


Delapan (8) langkah pemecahan masalah

Lingkaran Pengendalian (PDCA)


Sistem pengendalian untuk meningkatkan kualitas dan
produktifitas
serta Laksanakan
untuk menekan semaksimal mungkin masalah cacat.
Rencanakan
perubahan yang perubahan untuk
sudah diuji Act Plan perbaikan

Check Do
Lakukan perubahan
Uji efek perubahan untuk perbaikan yang
direncanakan

02/13/17 Neswati, S.TP, MSi 12


02/13/17 Neswati, S.TP, MSi 13
Langkah 1 : Menentukan Tema Masalah
Tema merupakan kejadian atau masalah yang perlu ditanggulangi
oleh GKM yang diambil dari masalah yang berkembang di
lingkungan kerja GKM.
Cara penentuan tema bisa dilakukan 2 cara :
- Mengambil salah 1 masalah tema) yang menjadi prioritas dari
beberapa masalah yang ada di lokasi kerja gugus. Hal-hal yang
mendasari prioritas ini misalnya masalah tersebut mempunyai
peluang besar kontribusinya terhadap mutu usaha (cost, kualitas
produk, safety, dsb).
- Mengambil 1 masalah (tema) yang ada di lokasi kerja gugus
yang menjadi kesepakatan dari semua anggota gugus.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penentuan tema (penilaian
masalah) :
- Menyangkut bidang kerja dan mengacu pada kebijaksanaan
manajemen (perusahaan).
- Mampu dipecahkan oleh gugus, terutama pada awal
terbentuknya gugus, sebaiknya memilih tema yang relatif
mudah.
- Masalah (tema) yang dipilih harus spesifik (tidak terlalu luas),
sehingga siapapun bisa mengerti dengan jelas dengan
membaca tema tersebut.
02/13/17 Neswati, S.TP, MSi 14
Langkah 2 : Menyajikan Fakta dan
Data
untuk menyajikan semua fakta dan data yang diperlukan untuk
mendukung beberapa hal, misalnya :
- Menyajikan data sebagai dasar pemilihan tema (masalah).
- Menyajikan data yang menggambarkan masalah yang dihadapi
(yang akan diselesaikan)

Alat-alat yang bisa digunakan pada langkah kedua ini misalnya :


- Diagram Pareto, digunakan untuk memparetokan semua
masalah yang ada di lokasi kerja sehingga bisa diketahui
masalah yang menjadi prioritas untuk diselesaikan terlebih
dahulu.
- Histogram, digunakan untuk menyajikan data-data sebagai
gambaran awal dari suatu masalah yang akan diselesaikan.
- Peta Kendali, digunakan untuk menyajikan penyimpangan-
penyimpangan dari suatu masalah yang dihadapi dan yang akan
diselesaikan.
- Stratifikasi, lembar periksa, yang keduanya bisa digunakan
untuk memulai suatu penentuan tema (masalah)

02/13/17 Neswati, S.TP, MSi 15


Langkah 3 : Menentukan Penyebab
Menentukan penyebab dibagi menjadi 2
tahap yaitu :
- Menentukan semua penyebab yang
mungkin berpengaruh terhadap masalah.
Untuk menentukan semua penyebab ini
bisa digunakan alat diagram Tulang Ikan
(Ishikawa) dengan teknik sumbang saran
yang melibatkan semua anggota gugus.
- Memilih penyebab yang paling mungkin
(dominan) di antara semua penyebab yang
ada (point no. 1).

02/13/17 Neswati, S.TP, MSi 16


Untuk memilih penyebab yang dominan ini bisa dilakukan
2 cara sesuai dengan karakteristik penyebabnya.
- Jika penyebab-penyebab tersebut pengaruhnya bisa
dikuantitatifkan, maka bisa menggunakan diagram
pareto sehingga akan dipilih penyebab yang
berpengaruh paling besar, atau bisa menggunakan
diagram tebar sehingga akan diketahui
penyebab- penyebab yang benar-benar
memberikan pengaruh terhadap masalah.
- Jika penyebab-penyebab tersebut pengaruhnya tidak
bisa dikuantitatifkan (kualitatif), pemilihan penyebab
yang dominan bisa dilakukan melalui kesepakatan
yang melibatkan semua anggota gugus.

Perlu diingat juga bahwa sering dijumpai dari penyebab-


penyebab yang sudah dikumpulkan sangat sulit untuk
menentukan penyebab yang dominan. Oleh karena itu,
pemilihan penyebab yang dominan ini bisa diabaikan dan
semua penyebab yang sudah dkumpulkan tadi langsung
dibuat rencana penanggulangannya (rencana perbaikan).

02/13/17 Neswati, S.TP, MSi 17


Langkah 4 : Merencanakan
Perbaikan
Bertujuan :
- mencari pemecahan untuk menghilangkan
semua penyebab (penyebab yang dominan) yang
sudah ditentukan sebelumnya.
- merencanakan langkah perbaikan di dalam GKM
dapat ditentukan dengan teknik sumbang saran
(penyampaian ide) dari semua anggota gugus
dengan tetap mengacu pada pemilihan langkah
perbaikan yang paling efektif dan efisien.
Untuk memudahkan penjabarannya, merencanakan
langkah perbaikan bisa menggunakan prinsip 1H-
5W yaitu How, What, Why, Where, Who, dan When.

02/13/17 Neswati, S.TP, MSi 18
Langkah 5 : Melaksanakan Perbaikan

melaksanakan semua rencana perbaikan


yang sudah disepakati dan dibahas
dengan matang oleh semua anggota
gugus.
Dalam melaksanakan perbaikan ini perlu
dijelaskan juga tentang pentingnya
kesungguhan dan partisipasi penuh dari
semua anggota gugus sesuai tugas yang
sudah dibagikan dan diharapkan juga
semua pelaksanaan dari rencana
perbaikan bisa diselesaikan sesuai dengan
waktu yang disepakati.
02/13/17 Neswati, S.TP, MSi 19
Langkah 6 : Memeriksa Hasil
Perbaikan
untuk mengukur apakah semua perbaikan yang dilakukan oleh
gugus bisa menanggulangi penyebab yang mempengaruhi
suatu masalah.

Cara memeriksa hasil perbaikan ini bisa dilakukan dengan


membandingkan kondisi masalah sebelum perbaikan dan
kondisi masalah setelah perbaikan atau dengan
membandingkan data yang menggambarkan masalah
sebelum perbaikan dan data yang menggambarkan setelah
perbaikan.

Penyajian data yang menggambarkan masalah setelah


perbaikan hendaknya menggunakan alat yang sama dengan
penyajian data yang menggambarkan masalah sebelum
perbaikan. Jika sebelumnya menggunakan diagram pareto,
maka setelah perbaikan harus menggunakan diagram pareto.
Alat-alat lain yang digunakan di langkah ke-6 selain diagram
pareto adalah lembar periksa, histogram dan peta kendali.
02/13/17 Neswati, S.TP, MSi 20
Langkah 7 : Standarisasi
bisa dijadikan acuan kerja di lokasi kerja
gugus dan ditujukan pula untuk mencegah
masalah yang muncul sebelumnya akan
terulang lagi
Jika perlu standarisasi ini juga bisa
disebarluaskan kepada lokasi kerja yang
lain yang sejenis dengan lokasi kerja
gugus.
Standarisasi yang dibuat bisa meliputi
standar untuk cara kerja (metode),
manusia (operator/mekanik), material,
mesin dan lingkungan kerja.
02/13/17 Neswati, S.TP, MSi 21
Langkah 8 : Merencanakan Langkah
Berikutnya
menentukan masalah selanjutnya yang akan
diselesaikan oleh gugus dan prinsipnya sama
dengan penentuan tema masalah seperti di
langkah pertama yaitu masalah yang dipilih
untuk diselesaikan bisa melalui 2 cara yaitu :
- Memilih masalah yang paling prioritas dari
masalah-masalah yang ada di lokasi kerja,
atau
- Memilih masalah melalui kesepakatan
semua anggota gugus

02/13/17 Neswati, S.TP, MSi 22


PENERAPAN 5R
Sarana Membangun Budaya
Perusahaan Kelas Dunia

5S 5R 5P
Seiri Ringkas Pemilahan
Seiton Rapi Penataan
Seiso Resik Pembersihan
Seiketsu Rawat Pemantapan
Shitsuke Rajin
Pembiasaan

02/13/17 Neswati, S.TP, MSi 23


SASARAN PENERAPAN 5R

Mewujudkan tempat kerja yang nyaman


dan pekerjaan yang menyenangkan.
Melatih karyawan agar mampu mandiri
dalam mengelola pekerjaannya.
Meningkatkan disiplin dalam penggunaan
standar.
Mewujudkan Visual Factory.
Meningkatkan citra positif di mata
pelanggan.
02/13/17 Neswati, S.TP, MSi 24
DAMPAK PENERAPAN 5R
Meminimumkan potensi terjadinya :
- Accident (Kecelakaan kerja)
- Breakdown (Gangguan Kerusakan)
- Cost (Biaya)
- Defect (Produk Cacat)
Meningkatkan efisiensi dan
semangat kerja.
Organisasi yang siap mengikuti
perubahan sesuai arahan startegi
pimpinan.
02/13/17 Neswati, S.TP, MSi 25
Asas-asas Pokok GKM
Asas Pembangunan Manusia
Sejarah yang bertolak dari upaya pemecahan masalah dengan
penempatan peranan manusia yang lebih bermakna, khususnya
para pekerja pelaksana dalam pemecahan masalah pekerjaan.

Asas Dinamika Kelompok dan Kerjasama Kelompok (Group


Dynamic and Teamwork)
Upaya dan karya GKM adalah upaya dan karya bersama
(kelompok), artinya kemajuan dan keberhasilan GKM

bertumpu pada sumber daya kekuatan-kekuatan kelompok yang


saling menunjang dan saling mengindahkan (win-win style)

semua personil harus bisa memelihara kelompoknya / gugusnya

02/13/17 Neswati, S.TP, MSi 26


Asas-asas Umum GKM
Asas Informalitas; tidak terikat pada struktur organisasi
formal
Asas Kesukarelaan; karyawan bisa ikut /tidak
Asas Keterlibatan Total; melibatkan diri pada
permasalahan yang ditetapkan bersama
Asas Memadukan; memadukan sumber daya kelompok
manusia dengan sbr daya non manusia
Asas Belajar Bersama secara Berkesinambungan;
kelompok memecahkankan masalah secara terus-
menerus
Asas Kegunaan; pemecahan masalah diukur dari segi
praktisnya
Asas Keterbukaan; keterbukaan untuk saling belajar
bagi semua pihak
Asas Loyalitas pada Organisasi; kesetiaan pada
organisasi perusahaannya bukan pada pribadi (atasan)

02/13/17 Neswati, S.TP, MSi 27


contoh
GKM Pelayanan Kesehatan di
rumah sakit
GKM Produktivitas

02/13/17 Neswati, S.TP, MSi 28


DAFTAR PUSTAKA

Anonimous, --------- Gugus Kendali


Mutu (QCC). PQM Concultants,
Jakarta
Anonimous, 1994. Total Quality
Management. PQM Concultants,
Jakarta
Ishikawa, K. 1985. Pengendalian
Mutu Terpadu (Terjemahan) CV.
Remaja Maju, Bandung.
02/13/17 Neswati, S.TP, MSi 29

Anda mungkin juga menyukai