Anda di halaman 1dari 39

MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

PENGADAAN SUMBER DAYA


MANUSIA

IDA BAGUS KETUT SURYA

PROGRAM STUDI MAGISTER MANAJEMEN


PROGRAM PASCASARJANA
UNIVERSITAS UDAYANA
DENPASAR
2016
1
PENGADAAN SDM
Proses kegiatan untuk memperoleh SDM yang
berkualitas dan sesuai dengan formasi yang
ada.

Menentukan kualitas SDM: analisis pekerjaan


yang menghasilkan deskripsi pekerjaan dan
spesifikasi pekerjaan.

Menentukan kuantitas SDM: analisis beban


kerja dan analisis kebutuhan tenaga kerja.

2
Analisis Jabatan (Job Analysis)
Prosedur untuk mengumpulkan, mengolah,
mengintepretasikan dan menyimpulkan
segala Fakta yang relevan dengan
pekerjaan secara sistematik

3
Kegiatan analisis jabatan
meliputi :
Pengumpulan data pekerjaan
Mengolah data menjadi informasi
jabatan/pekerjaan
Menyajikan informasi bagi program-
program tertentu
Memberikan layanan pemanfaatan
informasi pekerjaan bagi pihak yang
membutuhkan .

4
Beberapa prinsip analisis jabatan :
Harus memberikan semua fakta penting yang ada
hubungannya dgn pekerjaan.
Harus dapat memberikan fakta yang diperlukan
untuk bermacam-macam tujuan.
Harus sering ditinjau, bila perlu harus diperbaiki
Harus dapat menunjukkan unsur-unsur pekerjaan
yang paling penting diantara beberapa unsur
pekerjaan dalam setiap pekerjaan
Harus dapat memberikan informasi yang tepat,
lengkap dan dapat dipercaya.

5
Empat macam informasi dari suatu
pekerjaan :
1. Apayang dilakukan
2. Syarat-syarat perseorangan
3. Tanggung jawab jabatan/pekerjaan
4. Kondisi pekerjaan

6
Informasi dapat diperoleh melalui:
SDM yag telah berpengalaman
melaksanakan pekerjaan itu
Orang lain yang mungkin lebih
mengetahui seluk beluk pekerjaan itu
Para pemerhati yang berpengalaman
dalam mengamati pekerjaan SDM yang
sedang berlangsung

7
Manfaat Informasi Analisis Jabatan
Untuk menentukan tugas dan tanggung jawab apa
yang hams dilaksanakan oleh karyawan yang
diserahi suatu pekerjaan.
Utk menentukan basis rasional bagi struktur
kompensasi, tunjangan & insentif lain.
Untuk menilai tantangan lingkungan yang
mempengaruhi pekerjaan individu.
Untuk merencanakan SDM pada waktu yang akan
datang dan menunjukkan hubungan dari pekerjaan
yang satu dengan yang lain.
Menentukan pendidikan, keterampilan &
pengalaman yang diperlukan dari karyawan agar
dapat melaksanakan tugas/pekerjaan efisien dan
efektif.

8
Manfaat Informasi Analisis Jabatan

Sebagai pedoman utk merekrut, menyeleksi


dan menempatkan SDM dalam perusahaan.
Sebagai dasar mengembangkan karyawan
melalui diklat.
Sebagai dasar promosi, pemindahan,
demosi dan pembinaan karier karyawan
berdasarkan syarat-syarat pekerjaan.
Sebagai petunjuk untuk mempermudah dan
memperbaiki cara kerja.
Sebagai dasar penetapan prestasi kerja.

9
Manfaat Informasi Analisis Jabatan

Sebagai dasar utk memperbaiki kondisi kerja yg


tidak sehat dan tidak menyenangkan.
Untuk membantu merevisi struktur organisasi.
Sebagai dasar penentuan kebutuhan bahan kerja,
peralatan kerja dan fasilitas kerja.
Sebagai dasar penentuan kebutuhan karyawan
sehingga dapat diterapkan prinsip the right man
in the right place.
Untuk memperkenalkan para karyawan baru dengan
pekerjaan mereka.

10
Proses Analisis Jabatan
1. Tahap persiapan
2. Mengumpulkan Data
3. Pengolahan Data
4. Diskusi Hasil Pengolahan Data

11
Output dari Analisis Jabatan:
Deskripsi/uraian tentang Jabatan :
Merupakan suatu pernyataan tertulis yang
menguraikan fungsi, tugas, wewenang, tanggung
jawab, kondisi kerja, dan aspek lainnya dan
hubungan lini baik ke atas maupun kebawah.

Deskripsi pekerjaan yang baik:


Sistematis
Jelas
Ringkas
Tepat
Taat Azas
Akurat
12
Spesifikasi Jabatan:
Pernyataan tertulis tentang karakteristik karyawan
yang diperlukan untuk dapat memangku suatu
jabatan atau melaksanakan pekerjaan tertentu.

Karakteristik/kualifikasi tersebut meliputi :


Tingkat pendidikan
Pengalaman kerja
Keadaan fisik dan mental
Pengetahuan dan kecakapan
Umur, jenis kelamin
Kualifikasi emosional khusus

13
Perencanaan SDM
Proses untuk menentukan jumlah dan jenis manusia
yang dibutuhkan oleh suatu organisasi atau
perusahaan
dalam waktu dan tempat yang tepat serta melakukan
tugas sesuai dengan yang diharapkan.

Aspek pokok perencanaan SDM:


Sistematis dan proses yang disadari dan terencana
Proses terus menerus
Tujuan jangka pendek dan jangka panjang
Berhubungan dekat dan integral
Persyaratan SDM dinilai dari segi kualitas dan kuantitas
Tingkat sumber daya akan tergantung pada kemampuan
Sumber-sumber daya harus memenuhi persyaratan demi
keefektifan organisasi

14
Pentingnya Perencanaan SDM

Supaya organisasi tidak mengalami


hambatan bidang SDM dalam
mencapai tujuan.
Untuk menjamin agar kebutuhan SDM
dapat terpenuhi secara konstan, baik
dari segi kualitas maupun kuantitas.

15
Pentingnya perencanaan SDM:
1. Kepentingan individu tenaga kerja
Perencanaan SDM sangat membantu pekerja untuk
mengetahui :
- Pengembangan jenjang karirnya
- Kemampuan untuk menduduki suatu jabatan
- Waktu terbaik untuk menduduki suatu karier
2. Kepentingan Organisasi
Membantu pimpinan untuk meningkatkan efisiensi
SDM, meningkatkan produktivitas kerjanya dan
mencegah terjadinya kelebihan atau kekurangan
SDM.
3. Kepentingan Nasional
Bagi masyarakat: merupakan suatu sistem yang
akan diikuti dalam seleksi dan penarikan tenaga kerja.

16
Manfaat Perencanaan SDM
Memenuhi tuntutan persyaratan jabatan
yang sering berubah
Untuk memperhatikan jumlah tenaga kerja
yang cukup dengan keahlian yang memadai
Dapat menggunakan SDM yang telah ada
secara optimal
Melakukan pengadaan tenaga kerja baru
secara ekonomis.
Dapat memenuhi kriteria SDM dan
mengantisipasi perubahan tuntutan kerja

17
Manfaat perencanaan SDM
Utk mengontrol biaya SDM & mengantisipasi
bertambahnya biaya SDM yang baru.
Sebagai dasar informasi MSDM untuk
membantu kegiatan personalia dan kegiatan
unit lain dalam perusahaan.
Dapat digunakan sebagai acuan untuk
menyusun program pengembangan SDM
Dapat meningkatkan produktivitas tenaga
kerja yang sudah ada melalui peningkatan
disiplin dan etos kerja.

18
Proses Perencanaan SDM
1. Meramalkan kebutuhan SDM

Dapat dilakukan dengan pendekatan :


- Perencanaan untuk status quo
- Petunjuk praktis
- Metode Delphi
- Skenario
- Peramalan unit
- Simulasi komputer

19
2. Meramalkan SDM yang tersedia

Beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan


- Persediaan SDM sekarang meliputi :
a. Jumlah dan kualitas tenaga kerja yang ada
b. Masa kerja setiap pekerja
c. Pengetahuan & keterampilan yang dimiliki
d. Bakat yang masih perlu dikembangkan
e. Minat pekerja yang bersangkutan
- Tingkat produktivitas
- Tingkat perputaran tenaga kerja
- Tingkat ketidakhadiran
- Perpindahan antar pekerja

20
3. Membandingkan Kebutuhan dan Persediaan
SDM
Perbandingan kebutuhan & persediaan SDM
menghasilkan tiga kemungkinan yaitu :
1.Permintaan = penambahan, berarti tidak ada
kegiatan penambahan/pengurangan SDM.
2.Kekurangan SDM
3.Kelebihan SDM

4. Merencanakan kebijakan dan program


Kebijakan dan program yang perlu dipertimbangkan
adalah jangan sampai terjadi kekurangan &
kelebihan SDM dlm organisasi dlm jangka waktu
yang terlalu lama.

21
Menentukan Kebutuhan Jumlah SDM
Peramalan Kebutuhan

Ramalan Penjualan Rencana Produksi

Beban Kerja

Kebutuhan Jumlah
Tenaga Kerja

22
Analisis Beban Kerja (Work Load Analysis)

Jumlah Beban Kerja Periode Tertentu


WLA = x 1 orang
Jumlah jam kerja seorang tenaga kerja

Atau
Volume pekerjaan (jam)
WLA = x 1 orang
Standar prestasi (jam)

23
Analisis Tenaga Kerja (Work Force Analysis)
WFA = WLA + % absensi(WLA) + % LTO(WLA)
Menghitung Tingkat Absensi
Volume pekerjaan (jam)
Tingkat Absensi = x 100%
Standar prestasi (jam)

Tingkat Perputaran SDM (LTO)

Jumlah tenaga kerja yang keluar


LTO = x 100%
Rata-rata tenaga kerja pada periode tersebut

Jumlah PHK
LTO = x 100%
Rata-rata Karyawan
24
Penarikan SDM
Arti pentingnya penarikan SDM
Proses mencari tenaga kerja dan mendorong serta
memberikan suatu harapan dari mereka untuk
melamar pekerjaan pada perusahaan.

Tertarik tidaknya calon pelamar untuk memasukkan


lamarannya ditentukan oleh beberapa hal :
Balas jasa
Status karyawan
Spesifikasi pekerjaan
Kesempatan mengembangkan karir
Metode penarikan
Soliditas masyarakat terhadap perusahaan
Peraturan perburuhan
25
Sumber Penarikan SDM.
Penarikan SDM dari dalam perusahaan

Penarikan SDM dari luar perusahaan :


Pelamar langsung (walk ins)
Rekomendasi dari karyawan yang sudah bekerja
Iklan
Kantor penempatan tenaga kerja
Lembaga pendidikan
Organisasi atau Serika Pekerja
Lembaga Penyalur Tenaga Kerja
Penarikan dari perusahaan lain
Nepotisme

26
Prosedur Penarikan SDM
1. Membuat pengumuman tentang penarikan SDM.
2. Penerimaan surat lamaran.
3. Pelaksanaan Seleksi.

Kendala dan Evaluasi Penarikan SDM


Kebijaksanaan organisasional, meliputi :
Kebijakan perusahaan untuk mengutamakan
penarikan dari dalam perusahaan, kebijakan
pemberian kompensasi dalam batas-batas tertentu,
kebijakan status karyawan, kebijakan penerimaan
tenaga kerja lokal atau asing, kondisi pasar tenaga
kerja dan kebijakan pengembangan SDM

27
Kondisi lingkungan eksternal, meliputi :
Perubahan pasar tenaga kerja, pergeseran
angkatan kerja, kelangkaan tenaga kerja,
peraturan yang membatasi ruang gerak
perusahaan, kondisi perekonomian, politik
dan keamanan, hukum serta etika.
Persyaratan jabatan
Departemen SDM perlu mempelajari
permintaan jabatan dari informasi analisis
jabatan dan memilih cara-cara terbaik dalam
program penarikan SDM.
Keterbatasan wewenang petugas
Keputusan terakhir terletak pada manajemen

28
Keberhasilan program penarikan SDM dapat
dinilai :

Banyaknya pelamar yang memasukkan lamaran


Banyak pelamar yang diterima
Banyaknya penempatan karyawan yang berhasil
dalam melaksanakan tugas pekerjaannya.

29
Seleksi
Suatu proses untuk mendapatkan tenaga kerja yang
betuk-betul memenuhi persyaratan jabatan yang
telah ditentukan oleh perusahaan. Pedoman
kegiatan ini adalah ilmiah dan rasional.

Seleksi SDM sangat penting :


Kinerja perusahaan akan selamanya bergantung
pada kinerja SDM.
Seleksi yang efektif adalah sangat penting karena
dana yang diinvestasikan dalam menarik atau
mengangkat SDM sebagai karyawan sangat besar.
Globalisasi yang disertai dengan revolusi
komunikasi dan informasi, kemajuan ilmu
pengetahuan dan teknologi dan persaingan yang
semakin ketat memerlukan SDM yang berkualitas
tinggi, untuk itu seleksi memegang peranan
penting.
30
Prosedur Seleksi SDM
Prosedur yang bisa dipergunakan :
- Seleksi administrasi
- Wawancara pendahuluan
- Pemeriksaan referensi
- Tes psikologi
- Wawancara lanjutan
- Pemeriksaan kesehatan

Kendala Dalam Seleksi SDM


- Tantangan supplay tenaga kerja
- Tantangan organisasional
- Tantangan kesamaan kesempatan

31
Penempatan SDM
Mengangkat mereka sebagai calon
karyawan atau calon pegawai, untuk
melaksanakan tugas sesuai dengan
formasi.

Pola pengangkatan SDM:


Pengangkatan SDM sebelum mereka
mengikuti pelatihan pratugas
Pelatihan pratugas dulu, baru
pengangakatan sebagai calon karyawan .

32
Penempatan SDM ........
Faktor yang perlu dipertimbangkan:
Latar Belakang Pendidikan
Pengalaman Kerja
Kesehatan Fisik dan Mental
Status Perkawinan
Faktor Umur, jenis kelamin
Minat dan hobi

33
Orientasi Sumber Daya Manusia
Program orientasi perlu dilakukan bagi
karyawan baru agar dapat menyesuaikan diri
dengan lingkungan kerja yang baru.

Tujuan dari orientasi:


Untuk mengenalkan tenaga kerja baru dengan
ruang lingkup perusahaan & kegiatannya.
Memberikan informasi tentang peraturan,
kebijakan dan ketentuan perusahaan
Untuk menghindari timbulnya kekacauan
pelaksanaan tugas.
Menghemat biaya, tenaga & waktu

34
Tujuan dari orientasi
Memberikan kesempatan menanyakan
kesulitan tentang tugas dan pekerjaan
mereka
Memberikan pengertian, bahwa tenaga kerja
adalah asset perusahaan yang penting
Menanamkan keyakinan, agar pekerja baru
menganggap perusahaan itu sebagai
rumahnya sendiri dan tertanam rasa memiliki

35
Hal-hal yang perlu diperkenalkan selama masa
orientasi :
Sejarah perkembangan perusahaan
Struktur organisasi dengan personalianya
Produk yang dihasilkan dan daerah pemasarannya
Proses produksi dan keadaan perusahaan.

Manfaat orientasi bagi SDM :


Bisa dengan segera dapat menyesuaikan diri
dengan situasi dan kondisi lingkungan perusahaan
serta dapat menentukan langkah-langkah terbaik
untuk menyelesaikan pekerjaannya.

36
Beberapa cara melakukan orientasi :

Mengadakan penyuluhan secara umum, memberi


Petunjuk & mengantar ke temp at atau fasilitas
tertentu
Mengadakan pertemuan di kelas atau di ruang
tertentu
Pengenalan terhadap karyawan lain, dan mencoba
melaksanakan tugas & pekerjaan

37
Diskusi :

1. Apakah perlu setiap kekosongan SDM


harus diatasi dengan menambah
pegawai baru? Jelaskan pendapat
saudara
2. Apa yang bisa diharapkan oleh
perusahaan apabila penempatan SDM
sudah sesuai dengan konsep the right
man in the right place?

38
39