PERANCANGAN

ORGANISASI

Konsep dan Proses Manajemen Perancangan Organisasi

 PERANCANGAN ORGANISASI
TIU :
Agar mahasiswa mampu menyebutkan, memahami, mengaplikasikan,
mengembangkan dan mendesain Sistem Organisasi

TIK :
1. Agar mahasiswa memahami Konsep dan Proses Manajemen
2. Agar mahasiswa memahami Perencanaan (Planning)
3. Agar mahasiswa memahami Pengorganisasian (Organizing)
4. Agar mahasiswa memahami Penggerakan (Actuating)
5. Agar mahasiswa memahami Pengendalian (Controlling)
6. Agar mahasiswa memahami Lingkungan Organisasi
7. Agar mahasiswa memahami Perkembangan Organisasi
8. Agar mahasiswa memahami Teknologi Organisasi
9. Agar mahasiswa memahami Birokrasi dalam Organisasi
10. Agar mahasiswa memahami Rentang Kendali
11. Agar mahasiswa memahami Desain Struktur Organisasi
2

Konsep dan Proses Manajemen Perancangan Organisasi

 MATERI KULIAH :
1. Konsep dan Proses Manajemen
2. Perencanaan (Planning)
3. Pengorganisasian (Organizing)
4. Penggerakan (Actuating)
5. Pengendalian (Controlling)
6. Lingkungan Organisasi
7. Perkembangan Organisasi
8. Teknologi Organisasi
9. Birokrasi dalam Organisasi
10. Rentang Kendali
11. Desain Struktur Organisasi
12. Contoh Kasus 3

Konsep dan Proses Manajemen Perancangan Organisasi

 TEKNIK PENILAIAN :
QUIZ = 10 %
TUGAS = 35 %
UJIAN TENGAH SEMESTER = 25 %
UJIAN AKHIR SEMESTER = 30 %

Konsep dan Proses Manajemen Perancangan Organisasi

 KULIAH 1 :

KONSEP DAN PROSES MANAJEMEN

TIK :
Agar mahasiswa memahami konsep dan proses manajemen
didalam organisasi

TOPIK KULIAH :
1. Perkembangan Manajemen
2. Tingkatan Manajemen
3. Keterampilan Manajerial (Prinsip Memimpin)
4. Proses & Prinsip Manajemen
5. Perubahan Pendekatan Manajemen

Konsep dan Proses Manajemen Perancangan Organisasi

 MANAJEMEN
ORGANISASI
ADMINISTRASI
KEPEMIMPINAN

1. Perkembangan Manajemen
2. Tingkatan Manajemen
3. Keterampilan Manajerial
(Prinsip Memimpin)
4. Proses & Prinsip Manajemen
5. Perubahan Pendekatan
Manajemen
6

Konsep dan Proses Manajemen Perancangan Organisasi

 1. PERKEMBANGAN MANAJEMEN

KONTEM-
KLASIK MANAJEMEN
PORER

Konsep dan Proses Manajemen Perancangan Organisasi

 ADMINISTRASI
Proses kegiatan untuk mencapai tujuan yang dilakukan oleh seseorang

ORGANISASI
Kerjasama beberapa orang untuk mencapai tujuan

MANAJEMEN
Usaha untuk mengkoordinasikan semua tugas yang dilakukan oleh
beberapa orang dan mengarahkannya kepada tujuan yang hendak dicapai

Konsep dan Proses Manajemen Perancangan Organisasi

 1. Scientific Management
(Ekonomis ; FW. Taylor)
KLASIK 2. Administrative Theory
(Henry Fayol)
3. Birocratic Organization
Theory (Max Weber)

Taylor Lebih memperhatikan

masalah praktis
Ad. 1). The Best Way
Seleksi Personal
Financial Incentive
Functional Foremanship
(Membagi Tugas
Sesuai Fungsinya) 9

Konsep dan Proses Manajemen Perancangan Organisasi

 Fayol Masalah-masalah Praktis
Ad. 2). Division of Work (Membagi Tugas)
Authority & Responsibility Formal dan
Informal
Dicipline
Unity of Comand
Unity of Direction
Individual Interest
Remuration of Personal (Menjamin
Kepuasan, Adil Sesuai dengan Batas
Desentralisasi / Sentralisasi
Scalar Chain (Rangkaian Perintah)
Order (Perintah yg Jelas pd Bahawan)
Equity Menciptakan Loyalitas)
Kesempatan Melaksanakan Pekerjaan
Inisiatif
Espirit de Corps 10

Konsep dan Proses Manajemen Perancangan Organisasi

 Weber Bagaimana Membuat
Struktur Suatu Perusahaan
Ad. 3). Hierarki yang jelas (terdefinisi)
Sistem dan Prosedur
Aturan yang jelas (formal)
Impersonality (hubungan antar
personalia)
Pemilihan / Penempatan
berdasarkan kemampuan)
Division of Work

11

Konsep dan Proses Manajemen Perancangan Organisasi

 Perkembangan Teknologi
Perkembangan Nilai-nilai
KONTEMPORE yang Dianut
R Perubahan Hubungan
Manusia

Elton Mayo Kenaikan produktivitas bukan karena

hanya fasilitas fisik.
Menyelidiki basic needs
manusia sudah berubah
Manusia ingin berperan
Hubungan antar manusia harus
dapat terpenuhi
12

Konsep dan Proses Manajemen Perancangan Organisasi

 Mary Parker Fallet (Sarjana Psikologi)
Kebebasan Individu = f (kebebasan grup)
Pimpinan mempunyai power yang dapat
diterima bawahan (power wits), dan bukan
power yang memaksakan bawahan (power
over)
Chested Barred
Tingkah laku karyawan harus diperhatikan
Incentive fisik dan non fisik (khususnya
untuk non finansial)
Sistem komunikasi (organisasi)
H. Simon Manajemen Keputusan
Zone of Acceptance = f (incentive ; sanksi)
Self Control, menginginkan kekuasaan atas
dirinya sendiri.
13

Konsep dan Proses Manajemen Perancangan Organisasi

 Kurt Lewin (Group Dynamic)
Organisasi harus terbuka
Behavioral School B = f (P.E)
karakteristik personal, factorys,
environment.
Likkert
Kelompok Kerja Efektif

Mc. Gregor Teori X dan Y

Agrys
Manusia mempunyai tahap perkembangan
(yang paling berpengaruh pada tahap
dewasa)
14

Konsep dan Proses Manajemen Perancangan Organisasi

 2. TINGKATAN MANAJEMEN

1. Pimpinan LINE 2. Pimp. MENEGAH Pimp. PUNCAK

Aspek Konseptual Aspek Konseptual

Aspek Konseptual
Aspek Hubungan Aspek Hubungan
antar Manusia antar Manusia Aspek Hubungan
antar Manusia
Aspek Teknikal Aspek Teknikal Aspek Teknikal

Menurut Ruang Lingkup Tugas Di Dalam Organisasi

Pimpinan Fungsional Bertanggung jawab terhadap satu kegiatan
fungsional. Misalnya : Produksi, Pemasaran, Kepegawaian,
Keuangan.
Pimpinan Umum Bertanggung jawab atas segala aktivitas inti
yang dipimpinannya. Misalnya : General Manager, Divisi-divisi 15

Konsep dan Proses Manajemen Perancangan Organisasi

 3. KETERAMPILAN MANAJERIAL

Seorang manajer harus menguasai :

Keterampilan Konseptual (Conceptual Skills), yaitu
kemampuan untuk melihat organisasi secara keseluruhan dan
memahami hubungan antar bagian (yang saling bergantung satu
sama lain) serta bagaimana letak bagian yang dipimpinnya.
Keterampilan hubungan antar manusia (Human
Skills), yaitu kemampuan untuk bekerja sama, berkomunikasi
dan memotivasi orang lain, baik bawahan, rekan maupun
atasan. Keterampilan ini sangat diperlukan dalam membina kerja
sama, memperoleh partisipasi dan mengarahkan anggota
kelompoknya.
Keterampilan Teknis (Technical Skills), yaitu kemampuan
untuk menggunakan prosedur, peralatan dan teknik suatu bidang
tertentu seperti akuntansi, produksi, pemasaran dan sebagainya.
16

Konsep dan Proses Manajemen Perancangan Organisasi

 4. PROSES & PRINSIP MANAJEMEN
Manajemen yang terdiri dari kegiatan-kegiatan atau fungsi-
fungsi planning, organizing, leading dan controlling yang
merupakan satu kesatuan disebut proses manajemen.
Perencanaan (Planning)
Langkah pertama di dalam planning adalah pemilihan tujuan-
tujuan untuk organisasi itu. Kemudian penetapan sasaran untuk
unit-unit yang lebih rendah (sub units) divisi, bagian dan
sebagainya. Sesudah penetapan sasaran untuk unit-unit
organisasi itu, kemudian penyusunan program-program untuk
mencapainya. Rencana yang dibuat oleh top management
berlaku untuk organisasi sebagai keseluruhan dan dapat
mencakup waktu jangka panjang. Sedangkan rencana yang
dibuat oleh tingkatan-tingkatan lebih rendah berlaku terbatas
pada suatu unit atau fungsi dan mencakup jangka waktu pendek,
yaitu kurang dari satu tahun. Dalam membuat perencanaan
harus berkaitan dengan visi dan misi perusahaan. 17

Konsep dan Proses Manajemen Perancangan Organisasi

 Pengorganisasian (Organizing)
Setelah tujuan organisasi dan sasaran unit-unit telah
ditetapkan dan program-programnya telah disusun, maka
manajer harus merancang dan menyusun organisasi yang
akan dapat melaksanakan rencana dan program itu dengan
berhasil. Perbedaan tujuan-tujuan memerlukan perbedaan
jenis organisasi untuk mencapainya.

Pengarahan (Leading) atau Penggerakan

(Actuating)
Setelah rencana dan struktur organisasi telah ditetapkan,
maka langkah selanjutnya adalah pengisian jabatan atau
posisi pada organisasi itu dengan orang-orang yang tepat
(staffing) dan menggerakkan mereka menuju pencapaian
tujuan yang telah dirumuskan.
18

Konsep dan Proses Manajemen Perancangan Organisasi

 Pengendalian (Controlling)
Fungsi terakhir ini berkaitan dengan upaya untuk menjamin
bahwa kegiatan-kegiatan anggota-anggota organisasi itu dalam
kenyataannya berjalan menuju tujuan-tujuan yang telah
ditetapkan. Fungsi ini meliputi kegiatan-kegiatan berikut :
Menetapkan tolok ukur hasil kerja (standar)
Mengukur hasil kerja dan memperbandingkannya
dengan tolok ukur
Mengambil tindakan perbaikan terhadap hasil kerja
yang tidak memenuhi tolok ukur tersebut.
Proses manajemen yang dijelaskan di atas merupakan serangkaian kegiatan
yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi. Sebagai contoh tolok ukur hasil
kerja (standar) itu dipergunakan sebagai alat pengendalian tindakan-tindakan
pegawai, tetapi penetapan standar itu jelas merupakan bagian dari proses
perencanaan. Disamping itu perlu dicatat bahwa fungsi-fungsi itu tidak perlu
terjadi dalam urutan seperti tersebut di atas. Dalam kenyataannya berbagai
kombinasi fungsi itu berjalan serempak di dalam setiap organiasasi, kecuali
organisasi itu baru sama sekali.
19

Konsep dan Proses Manajemen Perancangan Organisasi

 Dalam melaksanakan kegiatan atau tindakan manajemen,
diperlukan pedoman agar proses bekerja bersama dengan
orang lain, pemanfaatan sumber daya dapat berjalan dengan
baik. Beberapa prinsip atau pedoman yang praktis tersebut
antara lain :
Pekerjaan dibagi-bagi habis agar setiap orang
melakukan bagian pekerjaan tertentu yang biasa disebut
pembagian kerja.
Manajer harus memiliki kewenangan untuk memberikan
perintah dan juga harus bertanggung jawab tentang hasil
pekerjaannya.
Manajer bertanggung jawab untuk menerapkan disiplin
dan meningkatkan moral anak buahnya, dan dia sendiri
harus memberikan contoh.
Seseorang sebaiknya hanya memiliki satu atasan yang
disebut sebagai kesatuan komando.
20

Konsep dan Proses Manajemen Perancangan Organisasi

 Penghargaan dan imbalan seseorang harus
mencerminkan kontribusinya terhadap
pencapaian sasaran organisasi.
Memiliki rencana dan tujuan yang jelas yang
memberikan kesatuan arah.
Perintah atau instruksi harus mengalir melalui
rantai komando, dari manajer yang lebih tinggi
kepada manajer yang lebih rendah.
Manajer harus memacu diri dan anak buahnya
agar timbul inisiatif dan kreativitas.
Perlakukan yang adil terhadap pekerja.

21

Konsep dan Proses Manajemen Perancangan Organisasi

 5. PERUBAHAN PENDEKATAN MANAJEMEN
Transformasi Peran dan Tugas Manajemen :
Manajer Operasional
Perubahan Dari implementor operasional
Peran ke entrepreneur agresif
Nilai Tambah Penggerak kinerja bisnis
Utama melalui pemusatan pada
produktivitas, inovasi dan
pertumbuhan dalam unit lini
terdepan
Kegiatan dan - Penciptaan dan pemburuan
Tugas Kunci kesempatan baru
pertumbuhan bisnis
- Penarikan dan
pengembangan sumber
daya dan kompetensi
- Pengelolaan perbaikan
kinerja secara kontinu dalam
unit
Konsep dan Proses Manajemen
Manajer Senior Manajer Puncak
Dari pengendali administratif Dari alokator sumber daya ke
ke coach suportif pemimpin institusional
Pemberian dukungan dan Penciptaan dan penanaman
koordinasi untuk sense of direction, komitmen
menyebarkan keunggulan dan tantangan kepada
organisasi ke berbagai unit seluruh jajaran organisasi
- Pengembangan karyawan - Pengendalian kembali
dan pemberian dukungan berbagai asumsi yang
terhadap berbagai selama ini diterapkan dan
kegiatan penetapan horizon
- Pengkaitan berbagai perluasan kesempatan
pengetahuan, dan standar kinerja
keterampilan, dan praktik - Pelembagaan
terbaik yang tersebar serangkaian norma dan
lintas unit nilai untuk mendukung
- Pengelolaan tekanan kooperasi dan iklim saling
antara sasaran kinerja percaya
jangka pendek dan ambisi - Penciptaan dan
jangka panjang pengembangan core
purposes dan ambisi
(strategic vision)
22
Perancangan Organisasi
 Kompetensi Manajemen untuk Peran Baru
Sikap/Karakteristik Pengetahuan / Keterampilan /
Peran / Tugas
Personal Pengalaman Kemampuan
Operating Level Kompetitor Pengetahuan Pemusatan Energi pada
Entrepreneur Berorientasi Hasil Pengoperasian Rinci Kesempatan
- Penciptaan dan - Kreatif, intuitif - Pengetahuan teknis - Kemampuan untuk mengenal
pemburuan kesempatan - Persuasif, menarik kompetitif bisnis potensi dan membuat
baru pertumbuhan bisnis hati - Pengetahuan sumber daya komitmen
- Penarikan dan - Kompetitif, internal dan eksternal - Kemampuan untuk
pengembangan sumber persisten - Pemahaman rinci tentang memotivasi dan
daya dan kompetensi operasi bisnis menggerakkan orang
- Pengelolaan perbaikan - Kemampuan untuk
kinerja secara kontinu menopang energi
dalam unit organisasional seputar
berbagai sasaran yang berat

Senior Management Integrator Pengalaman Pengembangan Orang dan

Developers Berorientasi Orang Organisasional Luas Hubungan
- Pengembangan karyawan - Suportif, sabar - Pengetahuan orang sebagai - Kemampuan untuk
dan pemberian dukungan - Integratif, Fleksibel individu dan pemahaman mendelegasikan,
terhadap inisiatif - Perseptif, cara untuk mempengaruhi mengembangkan,
- Pengkaitan berbagai demanding mereka memberdayakan
pengetahuan, - Pemahaman dinamika - Kemampuan untuk
keterampilan, dan praktik interpersonal di antara mengembangkan hubungan
yang tersebar beragam kelompok dan membangun tim
- Pengelolaan tekanan - Pemahaman hubungan - Kemampuan untuk
jangka pendek dan meansends yang merekonsiliasi berbagai
jangka panjang mengkaitkan prioritas jangka perbedaan dan memelihara
pendek dan tujuan jangka tegangan
panjang

bersambung .. 23

Konsep dan Proses Manajemen Perancangan Organisasi

 sambungan ..

Sikap/Karakteris Pengetahuan / Keterampilan /

Peran / Tugas
tik Personal Pengalaman Kemampuan
Top Level Leaders Institution Pemahaman Organisasi Penyeimbangan dan
Minded Visionary dalam Konteksnya Tantangan
- Penggalian kembali - Challenging, - Pemahaman mendasar - Kemampuan untuk
berbagai asumsi yang Stretching tentang organisasi, menciptakan lingkungan
selama ini diterapkan - Open minded, berbagai bisnis dan kerja yang exiting dan
dan penetapan fair operasinya demanding
horizon perluasan - Berwawasan, - Pemahaman organisasi - Kemampuan untuk
kesempatan dan inspiring sebagai suatu sistem menginspirasi keyakinan
standar kinerja struktur, proses dan dan kepercayaan pada
- Pembangunan budaya institusi dan
konteks bagi - Pengetahuan luas manajemennya
kooperasi dan saling tentang perusahaan, - Kemampuan untuk
percaya industri, dan masyarakat mengkombinasi
- Penciptaan dan yang berbeda conceptual insight
pengembangan core dengan berbagai
purposes dan ambisi tantangan motivasional

Sumber : Barlett, C.A., & Goshal, S. (1997). The myth of the generic manager : New personal competencies for new
management roles. California Management Review, 40 (1)

24

Konsep dan Proses Manajemen Perancangan Organisasi

 Peran dan Keterampilan Manajerial yang
Dibutuhkan Kini dan Masa Mendatang
Peran / Tugas Sikap/Karakteristik Personal
Agen Perubahan - Keterampilan manajemen perubahan
(Change Agent) - Keterampilan coaching
- Kemampuan fasilitas
- Keterampilan analisis sistem
- Keterampilan konsultasi
Partner Strategik - Keterampilan pengembangan dan pemanfaatan
(Strategic Partner) kompetensi
- Keterampilan perancangan (ulang) proses bisnis
- Keterampilan perbaikan berkesinambungan
- Keterampilan pengembangan keprimaan operasional
Employee Champion - Keterampilan pengembangan manajemen
- Keterampilan manajemen kinerja
- Keterampilan pengembangan sumber daya manusia
- Keterampilan diagnosis lingkungan kerja
Administrative Expert - Keterampilan perbaikan proses
- Keterampilan hubungan dan layanan pelanggan
- Keterampilan teknologi informasi
Sumber : Ulrich, D. (1997). Human Resource Champions. Boston, Mass.: Harvard Business School Press.
25

Konsep dan Proses Manajemen Perancangan Organisasi