MANAJEMEN UMUM

1. Pengertian Manajemen
2. Latar Belakang Sejarah Manajemen
3. Sekolah-sekolah tentang Pemikiran
Manajemen
4. Perencanaan
5. Pengorganisasian
6. Pengarahan
7. Pengkoordinasian
8. Pengawasan
 Pengertian Manajemen
Arti dan Fungsi Manajemen
Definisi tentang Manajemen Yang diberikan oleh Profesor
Oei Liang Lee.
Manajemen adalah ilmu dan seni merencanakan,
mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasikan serta
mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alat
untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Dari definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa
manajemen mempunyai lima fungsi yaitu:
Perencanaan
Pengorganisasian
Pengarahan
Pengkoordinasian
Pengawasan
 Kelima macam fungsi ini sangat penting di
dalam menjalankan semua kegiatan.
Semua ini dimaksudkan agar kegiatan
apapun yang dilakukan dapat berjalan
dengan baik, sehingga tujuan yang telah
ditetapkan dapat tercapai.
Mekanisme kerja dari fungsi-fungsi
manajemen tersebut dimulai dengan adanya
keinginan, kebutuhan serta informasi. Adanya
keinginan dan kebutuhan mendorong
seseorang untuk melakukan suatu kegiatan.
Maksud tersebut akan lebih terdorong untuk
dilakukan bilamana telah tersedia sejumlah
informasi.
 Setiap kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau sebuah
lembaga tentu mempunyai tujuan, dan untuk mencapai tujuan
tersebut perlulah dibuat perencanaan terlebih dahulu. Secara
garis besar, perencanaan ini menggambarkan tentang: apa,
bagaimana, mangapa dan kapan akan dilakukan.
Setelah perencanaan disusun, baru ditetapkan siapa yang akan
melakukan, bagaimana pembagian kerjanya, bagaimana
wewenang, tanggungjawab serta pertanggungjawaban masing-
masing kegiatan.
Mereka (pelaksana organisasi) terdiri atas orang-orang yang
mempunyai berbagai macam keinginan, kebutuhan serta pola
berfikir yang berbeda-beda. Meskipun sudah diorganisir di
dalam suatu wadah organisasi, belum tentu kegiatan seseorang
searah dengan yang lain. Oleh karena itu perlulah diadakan
pengarahan agar masing-masing bersedia menyumbangkan
tenaganya semaksimal mungkin untuk mencapai tujuan yang
telah ditetapkan.
 Jadi untuk mencapai tujuan harus ada
kegiatan, dalam mana kegiatan-kegiatan yang
sama disatukan di dalam suatu wadah yang
disebut fungsi.
Tentu saja fungsi yang harus dilakukan banyak
dan berbeda-beda.
Oleh karena itu fungsi-fungsi yang berbeda-
beda ini perlu dikoordinasikan sedemikian
rupa, agar supaya tidak terdapat kontradiksi
antara fungsi yang satu dengan lainnya untuk
menuju kepada sasaran yang sama.
 Sebuah rencana yang sudah ditetapkan sekarang
dimaksudkan untuk dilaksanakan pada waktu-waktu
mendatang.
Keadaan/waktu yang akan datang, yang penuh
dengan ketidak-pastian ini sering menimbulkan
berbagai akibat dan penyimpangan, sehingga hasil
kerja yang telah dicapai tidak sesuai dengan apa yang
telah direncanakan.
Untuk menghilangkan atau menjaga agar
penyimpangan yang terjadi tidak terlampau jauh dari
rencananya, maka perlulah diadakan
Pengawasan/pengendalian
 Namun demikian tidaklah berarti bahwa tugas
pengawasan hanyalah menjaga agar penyimpangan
tidak terlalu jauh melampaui standard yang telah
ditetapkan, tetapi mencakup pula kegiatan-kegiatan
untuk mencari kemungkinan terjadinya
penyimpangan, dan mencegah agar penyimpangan
tersebut tidak terjadi.
Dalam jangka panjang, mekanisme kerja dari fungsi-
fungsi manajemen ini berjalan secara kronologis
seperti uraian di muka, sedangkan dalam jangka
pendek akan berjalan secara bersama-sama. Setelah
fungsi terakhir(pengawasan) selesai dilakukan, maka
kegiatan berikutnya dilakukan dengan mengadakan
perencanaan lagi.
 Jenjang Manajemen:
Manajemen puncak atau manajemen eksekutif
Manajemen madya atau manajemen administratif
Manajemen operasional atau manajemen supervisi
Latar Belakang Sejarah Manajemen
Latar belakang sejarah manajemen perkembangannya
berawal dari Eropa meskipun secara riil manajemen
itu sudah ada sebelumnya di Eropa maupun benua-
benua lain
 Dalam bukunya The Principles of Scientific Management
Taylor mengemukakan beberapa prinsip manajemen ilmiah
untuk melakukan pekerjaan dengan efisien.
Prinsip-prinsip tersebut adalah:
Prinsip 1: semua pekerjaan dapat diobservasi dan dianalisis
guna menentukan satu cara terbaik untuk menyelesaikannya.
Prinsip 2: Orang yang tepat untuk memangku jabatan dapat
dipilih dan dilatih secara ilmiah
Prinsip 3: kita dapat menjamin bahwa cara terbaik tersebut
diikuti dengan menggaji pemegang jabatan dengan dasar
insentif, yaitu menyamakan gaji dengan hasil kerjanya.
Prinsip 4: Menempatkan manajer dalam perencanaan,
persiapan dan pemeriksaan pekerjaan.
Sekolah-Sekolah Tentang Pemikiran Manajemen:
Sekolah klasik, sekolah perilaku, Sekolah ilmu manajemen,
Analisis sistem, dan manajemen berdasarkan hasil.
 Perencanaan
Bentuk-bentuk perencanaan:
Tujuan (objective)
Kebijakan (policy)
Strategi
Prosedur
Aturan (Rule)
Program
Kegunaan Perencanaan
Mengurangi ketidakpastian serta perubahan pada
waktu
Mengarahkan perhatian pada tujuan
Memperingan biaya
Merupakan sarana untuk mengadakan pengawasan.
 Langkah-Langkah Penyusunan Perencanaan
Menetapkan tujuan
Menyusun Anggapan-anggapan (premising)
Menentukan berbagai alternatif tindakan
Mengadakan penilaian terhadap alternatif-alternatif
tindakan yang sudah dipilih.
Mengambil keputusan
Menyusun rencana pendukung
Dengan berbagai macam langkah yang telah
dilakukan untuk menyusun suatu perencanaan,
dapatlah dikatakan bahwa perencanaan merupakan
suatu proses pendekatan yang rasional untuk waktu
yang akan datang.
 Jangka Waktu Perencanaan
Perencanaan dapat dikelompokkan menjadi tiga golongan:
Perencanaan jangka panjang, perencanaan jangka menengah,
perencanaan jangka pendek.
Faktor-Faktor Yang Membatasi Perencanaan:
Sulitnya mencari anggapan secara teliti
Perubahan yang sangat cepat
Kekakuan internal
Kekakuan eksternal
Waktu dan biaya.
Pengambilan Keputusan: Untuk mengambil keputusan yang
baik dan tepat tidaklah mudah harus mempertimbangkan
berbagai faktor yang ada terutama faktor faktor yang
mempunyai hubungan langsung maupun tidak terhadap
pengambilan keputusan tersebut.
Antara lain : syarat pengambilan keputusan, dan alat
pengambilan keputusan.
 Pengorganisasian
Setiap organisasi memiliki tiga komponen pokok,
yaitu: personalia, fungsi dan faktor-faktor fisik, yang
kesemuanya ini merupakan sarana untuk mencapai
tujuan yang telah ditetapkan.
Jadi komponen-komponen tersebut mencerminkan
adanya tugas-tugas yang harus dilakukan, manusia
yang melaksanakan tugas, dan adanya peralatan-
peralatan yang dapat digunakan untuk melaksanakan
tugas-tugas tersebut.
Hubungan-hubungan yang timbul di dalam organisasi
dapat berbentuk : hubungan informal dan hubungan
formal.
 Banyak sedikitnya frekuensi hubungan antara
pimpinan dengan bawahan dipengaruhi oleh beberapa
faktor, antara lain: latihan dari bawahan,
pendelegasian wewenang, perencanaan, teknik
komunikasi.
Pengelompokkan menjadi bagian-bagian di dalam
sebuah organisasi dapat didasarkan pada beberapa
faktor berikut ini:
Didasarkan pada suatu angka
Didasarkan pada waktu
Didasarkan pada fungsi perusahaan
Didasarkan pada luas daerah operasi.
Didasarkan pada jenis barang yang dihasilkan
Didasarkan pada jenis langganan.
 Karakteristik struktur organisasi.
Bentuk-bentuk struktur organisasi seperti
garis, garis dan staf, fungsional serta komite
mempunyai ciri-ciri yang berbeda. Namun
demikian setiap bentuk struktur organisasi
yang baik harus memiliki dua karakteristik:
keseimbangan dalam organisasi, dan fleksibel.
 Pengarahan
Prinsip-Prinsip Pengarahan harus berpegang
pada beberapa prinsip, yaitu: prinsip mengarah
kepada tujuan, prinsip keharmonisan dengan
tujuan, prinsip kesatuan komando.
Cara-cara pengarahan yang dilakukan dapat
berupa: orientasi, perintah, delegasi
wewenang.
 Untuk mengadakan komunikasi dapat digunakan
sarana-sarana telepon, telegram, telex, radio, televisi,
surat kabar, majalah dan sejenisnya, atau dapat
memakai merk, label, katalog dan sebagainya.
Dengan sarana-sarana seperti ini diharapkan
komunikasi lebih efektif dan efisien.
Untuk maksud-maksud tersebut perlu memperhatikan
prinsip berikut:
Komunikasi harus jelas, prinsip integritas, prinsip
penggunaan organisasi informal.
Motivasi: mempunyai dua macam bentuk yaitu
motivasi positif dan motivasi negatif.
 Pengkoordinasian
Prinsip-prinsip koordinasi:
Prinsip kontak langsung
Prinsip penekanan pada pentingnya koordinasi
Hubungan timbal balik diantara faktor-faktor yang ada.
Pelaksanaan Fungsi Koordinasi:
Menjamin bahwa kondisi lingkungan dapat membantu untuk
memberikan fasilitas bagi terlaksananya koordinasi. Misalnya
dengan menciptakan struktur organisasi yang baik, memilih
tenaga kerja yang trampil, melatih dan memimpin mereka
dengan baik, menyajikan dan menjelaskan perencanaan yang
harus dilaksanakan, serta menciptakan suatu kriteria untuk
mengukur pelaksanaan rencana dan program.
Memastikan apakah masing-masing individu sudah
mengetahui prinsip-prinsip koordinasi.
 Pengawasan
Pengawasan dapat menyangkut masalah-masalah
kecil yang jumlahnya tidak begitu banyak atau dapat
pula menyangkut perubahan-perubahan besar seperti:
Penyusunan kembali rencana baru

Menetapkan sasaran target baru

Perubahan struktur organisasi

Perbaikan cara-cara penerimaan pegawai

dan sebagainya.

* Pengawasan yang dilakukan pada setiap tahap

memungkinkan bagi manajer untuk memperkirakan
gejala-gejala penyimpangan yang dapat terjadi,
sehingga bisa dilakukan tindakan pencegahan atau
tindakan preventif.
 Langkah-Langkah Pengawasan:
Menciptakan strandard
Membandingkan kegiatan yang dilakukan dengan standard
Melakukan tindakan koreksi.
Syarat-syarat Pengawasan Yang Baik:
Pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan
(aktivitas)
Pengawasan harus melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi
dengan segera
Pengawasan harus mempunyai pandangan ke depan
Pengawasan harus obyektif, teliti dan sesuai dengan standard
yang digunakan
Pengawasan harus luwes/fleksibel
Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi
Pengawasan harus ekonomis
Pengawasan harus mudah dimengerti
Pengawasan harus diikuti dengan perbaikan/koreksi.