Surabaya menuju Smart City

sebuah review sistem-sistem

Egovernment di Surabaya
By Daniel Hary Prasetyo - Universitas Surabaya
 Penghargaan-penghargaan
-ASEAN Environment Sustainable City 2011
-ICT Pura 2011
-Kota dengan partisipasi masyarakat yg terbaik se Asia Pasifik , dari
citynet 2012
-Wahana Tata Nugraha 2012
-Kota Sehat tingkat Nasional 2012
-FutureGov Award untuk Pelayanan Public berbasis ICT 2013
-Adipura Kencana 2013
-Nominator (5 besar) Lee Kwan Yee Award 2014
e-government, pembangunan taman dan hutan kota, perbaikan lingkungan kampung,
dan pemberdayaan masyarakat
 Egov
* Ini hanya sebagian saja
dan diluar website kota
surabaya dan website
masing-masing dinas.
 E-Catalog
Untuk standarisasi harga (maximal) di semua dinas di
semua kegiatan.
Terdiri dari :
Standar harga dasar per barang
Standar harga satu kegiatan.
Contoh: pembersihan gorong, penyapuan jalan
Standar harga kumpulan barang dan kegiatan
Contoh: pembangunan jalan, pemeliharaan kendaraan, diklat/pelatihan
E-Catalog (2)
 E-Musrenbang
Untuk melakukan penampungan aspirasi masyarakat
tentang usulan pembangunan untuk tahun anggaran
berikutnya.
Proses :
Penampungan verifikasi penyaringan pengelompokan
E-Musrenbang (2)
 E-Budgeting
Proses Penganggaran kegiatan.
Memastikan tidak ada rencana anggaran yang tidak wajar dan atau
tanpa dasar.
Terdiri dari proses
Perancangan anggaran (bappeko)
Penginputan anggaran (semua dinas)
Penelitian anggaran ( bina program)
Standar harga dasar per barang
Fitur :
Mengambil standar harga dari e-catalog
link ke dasar penganggaran dari musrenbang, surapedia, suramap
Locking ( 3 level )
E-Budgeting (2)
 E-Project Controlling
Proses Pembuatan paket-paket pekerjaan dengan dengan
tipe pengerjaannya (swakelola, penunjukan langsung, e-
proc, dsb) beserta dengan perencanaan penyerapan
anggaran dan progressnya. Untuk kemudian dibandingkan
dengan realisasinya.
 E-Procurement
Digunakan untuk melakukan lelang paket kegiatan
Surabaya adalah kota yang pertama melakukan
mengimplementasikan E-Procurement, yang kemudian di
adopsi oleh pusat dan kemudian diwajibkan pemggunaannya
di seluruh pemerintah daerah

Gabungan E-Catalog, Ebudgeting, Eproject, E-Proc berhasil membuat

penghematan anggaran sebesar 40% !!
 E-Delivery
Digunakan untuk otomatisasi dan standarisasi kontrak
kegiatan kegiatan. Baik yang secara swakelola, penunjukan
langsung, maupun lelang eproc. Termasuk didalamnya
adalah proses pelengkapan dokumen-dokumen dan
pencairan dana.
Menjamin semua surat kontrak dan surat-surat pencairan
dana terdokumentasi dan trace-able.
 E-Inspection
Digunakan untuk memantau progress kegiatan (terutama
kegiatan fisik) .
Menjamin progress proyek sudah dikerjakan sesuai
rencana
Dilakukan input progress oleh pelaksana dan dipantau di
lapangan oleh tim pemantau dan tim dari dinas.
Perkembangan fisik dilaporkan tiap minggu dengan disertai
foto-foto progressnya.
E-Inspection (2)
 E-Performance
Berfungsi untuk melakukan penugasan kepada karyawan,
baik yang berkaitan dengan kegiatan maupun operasional,
untuk kemudian dilakukan pengukuran Kinerja-nya.
 E-Accounting
Sistem informasi pengelolaan keuangan daerah.
Menjamin uang masuk dan keluar ke dan dari dinas
tercatat dan trace-able
 E-Aset
Sistem inventarisasi dan pengelolaan aset daerah.
Meliputi rencana pengadaan barang, inventarisasi tanah,
jalan jembatan, gedung, mesin dan peralatan, dan berbagai
barang aset tetal lain. Juga terdapat mutasi dan
penghapusan barang.
Menjamin semua aset pemda terinventaris dan dapat
dihitung nilai -nya.
E-Aset (2)
 E-Gakin
Sistem updating data keluarga miskin, pengelompokannya,
dan pemantauan pemberian bantuan kepadanya.
Datanya dipakai sebagai dasar anggaran peserta
pelatihan/pembinaan keterampilan di E-Budgeting
Juga digunakan untuk data PPDB dimana ada jatah khusus
untuk siswa miskin
E-Gakin (2)
 Suramap
Sistem informasi geografis yang menampung semua peta
yang diperlukan semua dinas. Dinas dapat mengupload dan
membuat susunan peta-nya sendiri.
Digunakan untuk memperjelas lokasi object di E-Budgeting
dan penjelasan di surapedia
Suramap (2)
 Surapedia
Sistem wiki yang ber-moderator yang digunakan untuk
menampung semua info tentang Surabaya. Digunakan untuk
dasar penganggaran suatu object di E-Budgeting dan untuk
keperluan pengambilan informasi bagi e-PPP.
Saat ini masih dikelola bappeko saja, tetapi kedepan
bertujuan sebagai suatu knowledge manajemen untuk
segala sesuatu tentang Surabaya dapat dengan isi yang
dapat dipertanggung jawabkan.
Surapedia (2)
 E-Form
Sebuah sistem penyimpanan data dengan bentuk form
yang flexible, mudah ditambah dan dimanage. Dibuat untuk
diisi oleh dinas terkait, dan hasilnya digunakan untuk tabel-
tabel di dalam ePPP
 E-PPP (Public Policy Planning)
Sebuah sistem yang membantu pembuatan dokumen-
dokumen perencanaan pembangunan dan juga dokumen
pertanggungjawaban pembangunan. Dengan fasilitas
template dan pengambilan data secara otomatis dari
surapedia, dan e-form, pembuatan dokumen lebih cepat
sehingga tidak disibukkan dengan proses pembuatan
dokumen dan mempunyai lebih banyak waktu untuk
kegiatan-kegiatan yang lebih strategis.
 SSW (Surabaya Single Window)
Sistem pelayanan kepada masyarakat tentang semua jenis
produk perijinan kota Surabaya. Terdapat proses
pendaftaran, upload dokumen, verifikasi dokumen, dan
monitoring berkas sehingga menjamin tranparansi proses
dan masyarakat tidak perlu berulangkali datang ke kantor
pemkot.
Tersambung dengan peta peruntukan. ( Surabaya adalah
kota pertama di Indonesia yg berani mempublish peta
peruntukan lahan ke publik )
 SSW (2)

 SSW (3)

 E-Surat
Sistem untuk pembuatan, penyimpanan, dan disposisi
surat-surat dinas yang beredar di pemkot Surabaya.
Sehingga surat-surat dapat terinventaris dan dapat dimonitor
dengan mudah posisi-nya.
E-Surat
 E-Document
Sistem untuk mengubah dan menyimpan dokumen-
dokumen hardcopy menjadi dokumen softcopy. Selain
menjamin dokumen terinventaris dengan baik juga untuk
mempermudah pencarian dokumen.
 E-Simpeg
Sistem yang menyimpan dan me-manage semua data
kepegawaian, termasuk riwayat jabatan, kepangkatan, diklat
dan pendidikan, dan riwayat-riwayat lainnya. Terdapat juga
fitur mutasi jabatan dan lelang jabatan.
 E-Simpeg (2)
Kenaikan Pangkat Pegawai
 E-SPPD
Sistem yang memanage data perjalanan dinas pegawai
sehingga terlihat bagaimana jadwal perjalanan dinas yang
terjadi hari perhari dan memastikan sesuai dengan rencana
dan tidak terjadi overlapping.
E-SPPD (2)
 Sistem2 di Dinas Pendidikan
Profil Pendidikan
merupakan pusat data untuk sekolah, murid, dan guru. Semua
data harus mengacu pada data-data yang ada disini
dapat digunakan untuk sekolah dalam mempromosikan
sekolahnya, dan untuk masyarakat dalam mencari info dan lokasi
sekolah-sekolah di surabaya.
rapor online juga masuk dalam aplikasi ini
 Sistem2 di Dinas Pendidikan (2)
eBudgeting sekolah
bentuk ebudgeting yg digunakan di sekolah terutama berkaitan
dengan rencana anggaran dan realisasinya dengan dana dari BOS
dan BOPDA.
Kinerja guru
aplikasi utk menghitung kinerja guru dengan output besarnya uang
kinerja untuk guru.
 Sistem2 di Dinas Pendidikan (3)
PPDB
Sistem penerimaan siswa baru utk jenjang SD, SMP, SMA
Tryout online
Sistem yang membantu murid untuk mencoba mengerjakan
prediksi soal-soal UNAS.
SurabayaBelajar
Sistem E-Learning yang disediakan untuk sharing pengetahuan
bagi guru-guru di Surabaya.
 Sistem2 di Dinas Pendidikan (4)
PPDB Online
 Sistem2 di Dinas Pendidikan (5)
Try Out Online
 Sistem2 di Dinas Kesehatan
Profil Kesehatan
merupakan pusat data untuk data kesehatan seperti pasien, dokter,
perawat, obat-obatan, dan sebaginya.
SI Kesehatan di Puskesmas dan Rumah Sakit
Sistem informasi operasional dan manajemen puskesmas dan
rumah sakit.
E-Health
Excecutive summary untuk data-data kesehatan.
Sistem2 di Dinas Kesehatan (2)
 Kesimpulan
Sistem-sistem E-Government Surabaya telah berhasil
membantu kinerja anggaran, kinerja organisasi, dan
pelayanan kepada masyarakat.
Perlu kepemimpinan yang ber HATI BAJA dan kadang ber
TANGAN BESI untuk mengimplementasikan sistem
terintegrasi di pemkot Surabaya.
Salah satu cara agar sistem dapat terjamin sustainability-
nya, Pemkot Surabaya membuat sistem-sistem-nya sendiri
dengan cara Swakelola.