CONSERVACION Y

DIGITALIZACION DE LOS
DOCUMENTOS
PONENTE: ELKA MARINA
GUERRA PLATA
 NORMATIVIDAD
ACUERDO07-1994 Reglamento General de Archivos

Capitulo VII Conservacin de los Documentos

art. 59. Conservacin preventiva, conservacin y
restauracin documental
art. 60. Conservacin integral de documentacin de
archivos
art. 61. Condiciones de edificios y locales destinados
a archivos
art. 62. Responsabilidad de la informacin de
archivos
art. 63. Sistemas de almacenamiento y depsito de la
documentacin
art. 64. Prevencin de deterioro de los documentos
de archivo y situaciones de riesgo
art. 65. Conservacin de documentos originales
 NORMATIVIDAD

ACUERDO 011 de 1996, por el cual se establecen criterios de

conservacin y organizacin de documentos.

ACUERDO 005 de 1997, establece requisitos para personas

naturales o jurdicas que presten los servicios de organizacin de
archivos

ACUERDO 047/2000, por el cual se desarrolla el artculo 43 del

Captulo V Acceso a los Documentos de Archivo, del AGN del
Reglamento General de Archivos sobre Restricciones por razones
de Conservacin.

ACUERDO 048/2000 Por el cual se desarrolla el artculo 59 del

captulo 7 Conservacin de Documentos.., del Reglamento General
de Archivos sobre Conservacin Preventiva, conservacin y
restauracin documental.
 NORMATIVIDAD

ACUERDO 049/2000 Por el cual se desarrolla el artculo 61 del

Reglamento General de Archivos sobre Condiciones de Edificios y
Locales destinados a Archivos.

ACUERDO 050 ( 5 de mayo de 2000): Por el cual se desarrolla el

artculo 64 del ttulo VII Conservacin de Documentos, del
Reglamento General de Archivos sobre Prevencin de Deterioro
de los Documentos de Archivo y Situaciones de Riesgo.

ACUERDO 037(20 de septiembre de 2002): por el cual se

establecen las especificaciones tcnicas y los requisitos para la
contratacin de los servicios de depsito , custodia, organizacin,
reprografa y conservacin de documentos de archivo en desarrollo
de los artculos 13 y 14 de la Ley 594 de 2000.
 NORMATIVIDAD

LEY 594 del 14 de julio de 2000 Ley General de

Archivos
TTULO IV: ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS
art. 13. Instalaciones

TITULO XI: CONSERVACIN DE DOCUMENTOS

art. 46. Conservacin de documentos
art. 47. Calidad de los soportes
art. 48. Conservacin en nuevos soportes
art. 49. Reproduccin de documentos
 NORMATIVIDAD
Normas Tcnicas
- NTC 4436 Papel para documentos de
archivo. Requisitos para la permanencia y
la durabilidad
- NTC 5397 Materiales para documentos
de archivo con soporte en papel.
Caractersticas de calidad
- NTC 5029 Medicin de archivos
FACTORES DE ALTERACION
Intrnsecos : Son el resultado de la propia
naturaleza de los materiales del papel y/o
de los componentes o aditivos que recibe
durante el proceso de fabricacin o a
elementos metlicos oxidantes que se
incorporen durante el proceso de
fabricacin. Adems de utilizar materias
primas
derivadas de las fibras de madera,
incluyen compuestos qumicos inestables
como el alumbre-colofonia, empleados en
la consolidacin del papel.
 FACTORES DE ALTERACION
Tintas. Las diferentes tintas
utilizadas poseen una mltiple
y variada composicin.
Algunas causan deterioro
mediante mecanismos de
accin similares a los
expuestos, ya que los
materiales con que se fabrican
poseen mltiples
contaminantes. Uno de los
daos ms frecuentes es el
efecto que producen los
residuos metlicos capaces de
catalizar las reacciones de
oxidacin o la formacin de
cidos.
EXTRNSECOS: Dentro de estos se encuentran las condiciones ambientales,
biolgicas, desastres naturales y factores antropognicos ( Depsito y
mantenimiento, manipulacin Y Vandalismo).

Condiciones Ambientales

1.) La Temperatura: Las temperaturas muy altas y las fluctuaciones, pueden

generar o acelerar acciones biticas y procesos de oxidacin y condensacin
cuyos indicadores son:
descomposicin, debilitamiento y pulverizacin del soporte.
Es importante manejar muy bien este factor y sobre todo evitar las fluctuaciones
al mayor grado posible. .
Su accin ms notoria, en conjunto con la humedad, cae en el camino biolgico
ya que favorece la accin microbiana, especialmente el crecimiento de hongos,
as como la proliferacin de insectos.
Condiciones Ambientales
2. La humedad : es un factor
determinante,
considerando que el papel es un
material higroscpico (absorbe y
devuelve humedad)

La humedad sobre la documentacin

favorece el crecimiento de hongos
(deterioro de tipo biolgico), fragilidad
del soporte por debilitamiento de los
puentes de hidrgeno y disminucin
de las interacciones entre las fibras
constituyentes, as como tambin
ocasionan migraciones inicas que a
su vez rompen las redes celulsicas
que dan forma a la hoja de papel.
 Condiciones Ambientales
3. ILUMINACIN: radiaciones emitidas pueden ser
visibles o invisibles. De acuerdo con las longitudes de
onda, pueden ser radiaciones ultravioletas.

Las radiaciones U.V. (ultravioleta) poseen la energa

suficiente para producir reacciones qumicas en
materiales inestables como pigmentos y sustancias de
origen orgnico.

Para evitar el deterioro ocasionado por la luz, es

necesario adems de conocer su naturaleza y
caractersticas poder medirla. Esto se puede hacer con
el luxmetro y el monitor de radiaciones U.V.
 Condiciones Ambientales
4. Factores Antropognicos
Depsito y mantenimiento
Un factor indirecto de deterioro, pero no menos
importante, es la edificacin destinada a
albergar la documentacin. Si cuenta con una
mala ubicacin, diseo poco funcional, mala
ventilacin, fuentes de iluminacin y sistemas de
depsito inadecuados, proveern las
condiciones para el dao de los soportes.
 Condiciones Ambientales
Manipulacin
El hombre es considerado como uno
de los principales causantes de
deterioro de los documentos. Los
daos fsicos ms frecuentes en los
diferentes tipos de documentos son en
general desgastes por rozamiento,
rotura por debilitamiento del soporte y
desgarros por tensiones excesivas.
La consulta peridica de la
documentacin implica un constante
abrir y cerrar de tomos y otras
unidades de conservacin,
movimientos continuos en la ubicacin
sobre estanteras. Esto, unido al
empleo de materiales de baja calidad,
va a deteriorar a largo plazo la
documentacin debido a fricciones,
rozamientos y desgarros.
 Condiciones Ambientales
Materiales metlicos.
El empleo de materiales metlicos
tales como grapas, clips, anillados,
ganchos, ribetes, etc., causan en el
papel diferentes tipos de alteraciones,
que se intensifican cuando el
documento est en ambientes
hmedos.
Entre las alteraciones ms frecuentes
podemos citar las manchas causadas
por la oxidacin de estos materiales.
La accin corrosiva que tienen sobre
los soportes, causan principalmente
manchas y roturas.
Vandalismo
Se refiere a los deterioros fsicos o
mecnicos en general, causados por
manejos malintencionados. En este
punto podemos citar las rasgaduras,
roturas, inscripciones,
fragmentaciones y manchas.
 FACTORES BIOLOGICOS
Bacterias. Son
organismos
unicelulares,
microscpicos,
visibles al ojo humano
.
FACTORES BIOLOGICOS
Hongos. Son organismos
familiarmente conocidos como
moho. El cuerpo de un hongo
es denominado micelio y
consiste en la reunin de
mltiples filamentos llamados
hifas. Durante su ciclo de
vida, muchos hongos forman
estructuras especializadas
que producen cuerpos
reproductivos o esporas.
 pergamino,
adhesivos, tela
de
FACTORES BIOLOGICOS
encuadernacio
nes y madera
de estanteras.
Entre los ms
conocidos
estn: el
pescadito de
plata, las
termitas,
hormigas
blancas o
comejen,
los piojos de
libros y del
polvo, los
xilfagos
como el
gorgojo, las
polillas, las
cucarachas y
los grillos.
FACTORES BIOLOGICOS

Micro-mamferos Y OTros

Animales vertebrados como ratas,

ratones, murcilagos entre otros,
pueden convertirse en un peligro
para la documentacin en los
archivos, Cuando estos animales
pasan la noche dentro de
los archivos pueden manchar con su
orina la documentacin y sus
excrementos ocasionan
problemas de salubridad, infestacin
de insectos y depsitos que
modifican las calidades estticas u
ocultan e incluso degradan tanto al
soporte como la informacin.
 PROGRAMAS DE
CONSERVACIN PREVENTIVA
1. SENSIBILIZACIN Y TOMA DE
CONCIENCIA
Estas acciones deben ser dirigidas
a todo el personal de los archivos y
a sus usuarios. Se har especial
nfasis en las diferentes instancias
en que se establecen y aplican los
programas de gestin documental,
los servicios de archivo como
prstamo, consulta y reprografia, es
decir, en todas aquellas oficinas en
las que est involucrada la
manipulacin de la documentacin
 PROGRAMAS DE
CONSERVACIN PREVENTIVA
2. INSPECCIN Y MANTENIMIENTO
DE INSTALACIONES
- Evaluar peridicamente el estado de
conservacin de los materiales
constructivos
- Identificar regularmente factores de
alteracin: redes de energa,
conduccin de agua, materiales
inflamables, focos de suciedad o
materiales que acumulen polvo y
suciedad
- A partir de los resultados de la
inspeccin, definir las necesidades y
prioridades de mantenimiento,
reparacin o renovacin
- Aplicar el Programa de Limpieza en
las diferentes reas de la edificacin
 PROGRAMAS DE
CONSERVACIN PREVENTIVA
3. MONITOREO Y CONTROL DE
CONDICIONES AMBIENTALES
A travs de este programa se
pretende: Medir y registrar las
condiciones ambientales -humedad
relativa, temperatura, luz, ventilacin y
contaminantes atmosfricos- en
particular en reas de depsito
documental, consulta, limpieza y
procesos tcnicos.
Aplicar mecanismos y sistemas para
estabilizar y controlar las condiciones
ambientales.
El monitoreo y control de las
condiciones ambientales debe estar a
cargo del personal responsable del
mantenimiento y la custodia de la
documentacin y del personal del rea
de Servicios Generales.
 PROGRAMAS DE
CONSERVACIN PREVENTIVA
4. LIMPIEZA DE REAS Y DE
DOCUMENTOS

- Identificar las fuentes de polvo y

suciedad
-Adoptar medidas de seguridad
industrial para funcionarios
- Aplicar el Instructivo de limpieza,
desinfeccin de reas y documentos
que incluye:
Limpieza documental y
realmacenamiento
Limpieza y desinfeccin puntual de
documentos en papel atacados por
hongos y realmacenamiento
Desinfeccin de las reas de limpieza
documental
Programa de saneamiento ambiental
de instalaciones
 PROGRAMAS DE
CONSERVACIN PREVENTIVA
5. ALMACENAMIENTO -
REALMACENAMIENTO Y
ENCUADERNACIN
- Organizar, inventariar y clasificar el
archivo
- Determinar el nmero total o aproximado
de los documentos y de las unidades de
conservacin necesarias para garantizar la
conservacin documental
- Evaluacin de la T.R.D. con el fin de
proyectar futuras transferencias a mediano
y largo plazo
- Determinar la capacidad y adaptabilidad
del mobiliario
- Adquirir mobiliario (estantera,
planotecas, archivadores) y unidades de
conservacin adecuadas (carpetas , cajas,
rollos de polister para planos, sobres para
fotos)
 PROGRAMAS DE
CONSERVACIN PREVENTIVA
6. PRIMEROS AUXILIOS PARA DOCUMENTOS
Para implementar este tipo de procesos es necesario
primero evaluar el estado de conservacin del acervo
documental y aplicar los siguientes procedimientos de
acuerdo con el tipo de deterioro de los documentos:

Limpieza mecnica superficial, Eliminacin de cintas

etiquetas y adhesivos, Eliminacin de pliegues y
dobleces, Unin de roturas y rasgaduras, Recuperacin
de plano.
Estos procesos debe ser realizados por personal que
haya sido capacitado previamente para realizar este tipo
de actividades, ya que de lo contrario podran
ocasionarse daos mayores.
 PROGRAMAS DE
CONSERVACIN PREVENTIVA
8. APOYO A LA PRODUCCIN DOCUMENTAL Y MANEJO DE
CORRESPONDENCIA
El objetivo de este programa es normalizar y regular el manejo fsico de la
documentacin desde su misma produccin, a travs de las oficinas de archivo y
correspondencia de las entidades y su programa de gestin documental. De esta
manera, el programa est dirigido a todo el personal encargado del manejo
documental en la entidad. Las medidas a tomar son:
Implementar procesos de conservacin durante el flujo documental en sus tres
etapas
Uso de papel libre de lignina, con un pH neutro o alcalino
Uso de tintas estables de escritura e impresin
Controlar y restringir el uso de material metlico, perforacin, doblado de
documentos, uso de cinta pegante comercial, amarre con pita, anotaciones sobre
originales
Realizar los recorridos de la documentacin por las oficinas en carpetas
En correspondencia, almacenar los documentos en muebles con compartimentos
(tipo colmena)
- Usar embalajes resistentes y rgidos para el manejo de correspondencia externa
 PROGRAMAS DE
CONSERVACIN PREVENTIVA
9. APOYO A LA REPRODUCCIN DOCUMENTAL
El propsito es normalizar los procesos especficos de
conservacin preventiva tanto para el original como para las
reproducciones, con el fin de minimizar el riesgo de deterioro que
puedan sufrir durante y despus del proceso de reproduccin
(microfilm, fotografa, fotocopia, digitalizacin, etc.). El programa
est dirigido al personal a cargo de la manipulacin de los
documentos en procesos reprogrficos, al personal de depsito,
servicios al pblico y a los usuarios.
Debe evaluarse el estado fsico y de integridad de la
documentacin teniendo en cuenta sus valores administrativos e
histricos para fijar prioridades y establecer las acciones de
conservacin durante y despus del proceso reprogrfico. As
mismo, es de suma importancia capacitar al personal involucrado
sobre los procesos especficos de conservacin preventiva como
manipulacin y desempaste.
NUEVAS TECNOLOGAS

MICROFILMACIN
SCANNER
INTERNET
CORREO ELECTRNICO
DISCO PTICO
FAX
FAX MODEM
MULTIMEDIA
CD ROOM
DVD
 DIGITALIZACIN

DIGITALIZACIN DE MICROFICHAS Y ROLLOS

DE MICROFILM
DIGITALIZACIN DE DOCUMENTOS, PLANOS
Y OBJETOS
GRABACION DE DATROS EN CD ROM
MICROFILMACIN DE DOCUMENTOS Y
PLANOS
MICROFILMACIN DE DATOS INFORMTICOS
ORDENACIN DE ARCHIVOS Y CONVERSIN
DE FORMATOS
DIGITALIZACIN

FILE MASTER
SCANNER
Sistema para libros
 NORMAS DE NUEVAS
TECNOLOGAS
1. Microfilmaciones
Decreto 2527 de 1950
Decreto 3354 de 1954
Ley 39 de 1981
Cdigo de Comercio, art 48 60
Ley 6a de 1992, art 74
Decreto 2620 y 2649 de 1993
Decreto 2150 de 1995, art 26
Ley 270 de 1996, art 95
Ley 527 de 1999, ley de comercio
electrnico.
Decreto 1747/.Reso.26930/2000
certificadores
Ley 588 de 2000, Pargrafo art 1 y 9
 ACUERDO 037 DE 2002

LOS REQUISITOS PARA LA

CONTRATACIN DE LOS SERVICIOS
DE DEPSITO, CUSTODIA,
ORGANIZACIN, REPROGRAFA Y
CONSERVACIN DE DOCUMENTOS DE
ARCHIVO EN DESARROLLO
DE LOS ARTCULOS 13 Y 14 Y SUS
PARGRAFOS 1 Y 3 DE LA LEY
GENERAL DE ARCHIVOS 594 DE 2000.
 GRACIAS

DIOS LOS BENDIGA