Indrayeni Riani Sukma Wijaya Ikhsan Akbari LATAR BELAKANG
Turbo, Inc merupakan anak perusahaan yang sepenuhnya dimiliki oleh
National Engine Corporation, yang terletak di Cityville, Ohio. Penjualan untuk 2005 adalah $29.803.000, yangmana laba sebelum pajak sebesar $1.788.180. Turbo memproduksi dan menjual turbocharger untuk digunakan pada mobil baru dan bekas dan truk dan suku cadang untuk perbaikan turbocharger ini. Pabrik ini biasanya mempekerjakan sekitar 40 orang per jam untuk pemeriksaan, permesinan, perakitan, penanganan bahan baku, pengiriman dan penerimaan, pengaturan mesin, dan pemeliharaan. LATAR BELAKANG
Ken Bauer adalah staf audit operasional National Engine Corporation, yang dibeli Turbo pada tahun 2003. Kebijakan Nasional Engine adalah melakukan review atas praktek pembelian material pada setiap anak perusahaan yang baru diakuisisi dalam waktu dua atau tiga tahun pertama kepemilikan Nasional Engine. Awal tahun 2006, Ken dikirim ke Cityville untuk melakukan review ini. Pabrik ini menggunakan sistem Material Requirement Planning (MRP) untuk mengubah perkiraan penjualan (forecast sales) turbocharger dan parts menjadi kebutuhan pembelian dan permesinan bersih. Setiap minggu departemen pembelian menerima jadwal pengadaan material yang diperlukan untuk 6 bulan ke depan. ORGANISASI
Doug Mitchell telah membagi parts antara pembeli sehingga setiap
pembeli memiliki nomor part of number (p/n) yang telah disetujuinya (exhibit 2). Doug berkomentar bahwa Carl Potter adalah pembeli yang terkuat dengan catatan terbaik pada pengurangan biaya, kinerja pengiriman, dan kesesuaian kualitas. Doug juga memberikan Ken daftar pembelian tahun 2005 (lihat Exhibit 3). PROGRAM DISKON PERUSAHAAN
Daftar diskon pembelian kantor pusat ini berisi harga yang telah disepakati untuk pembelian item dalam jumlah yang besar untuk seluruh anak perusahaan National Engine. Pada daftar pembelian Turbo, seluruh item hardware dan packing dan beberapa bahan kimia, pemelihaaan perlengkapan dan perlengkapan kantor tersedia dalam program diskon perusahaan National Engine. Jika Turbo melakukan pembelian dari pemasok perusahaan, maka penghematan pada tahun 2005 akan menjadi $30.354,3. National Engine juga telah mengembangkan pemasok dari Korea yang memiliki harga yang lebih rendah daripada pemasok dari Amerika. Potensi penghematan dari vendor imi tidak dapat diukur, Karena setiap p/n harus dikutip secara terpisah. SOURCING
Turbin wheel dan compressor wheel hanya menggunakan satu supplier.
Turbin wheel sangat sulit untuk dicetak sehingga tidak ada pemasok lain mampu membuatnya. Untuk compressor wheels, mungkin bisa diperoleh dari vendor lain. Tapi bagian engineering telah menolak untuk melakukan permintaan dari pemasok lain. Terdapat jumlah persediaan yang besar digudang yang jumlahnya mencapai setengah pembelian tahun 2005. Kelebihan persediaan ini disebabkan Karena adanya pembelian dlm jumlah besar dari salah satu vendor yang mengalami kesulita keuangan. Pembelian ini belum memperoleh persetujuan dari Doug, manajer pembelian. PERKAKAS (TOOLING)
Banyaknya pengeluaran untuk tooling, yaitu pengeluaran untuk
pembuatan pola dan dies untuk Turbo oleh vendor casting ($ 1.932.816 dari $ 3.017.983 untuk tooling dan perbaikan). Disinyalir bahwa beberapa casting vendor menggunakan peralatan Turbo untuk menghasilkan casting untuk dijual ke perusahaan lain. PEMBAHASAN 1. Apa kekurangan dari operasional yang menjelaskan bahwa pembeli tidak tidak mengetahui tentang program diskon perusahaan?
Tidak ada komunikasi bisnis/sinergi mengenai kebijakan di tingkat pusat
(headquarter) kepada anak perusahaan, terutama anak perusahaan yang baru diakuisisi. Kantor pusat belum menggunakan suatu sistem yang terintegrasi untuk menginformasikan kebijakan kantor pusat dengan anak-anak perusahaan. Perusahaan tidak melakukan penilaian terhadap persediaan yang spesifik dan non spesifik. System MRP belum terintegrasi dengan kantor pusat sehingga menghasilkan informasi yang salah untuk beberapa item yang telah ditentukan dengan pemasok di tingkat pusat dan menimbulkan pembayaran yang lebih besar (overpayment) untuk items yang seharusnya mendapatkan diskon apabila Turbo menggunakan Bill of material dari kantor pusat. 2. Dengan cara apa kekurangan-kekurangan tersebut dapat ditemukan.
Membandingkan perjanjian untuk item-item yang sama antara
yang disiapkan oleh kantor pusat dengan anak perusahaan. Membandingkan bill of material Turbo dengan bill of material kantor pusat untuk item-item yang sama tetapi memiliki harga belii yang berbeda. Membandingkan harga antara item-item yang terdaftar di bill of material Turbo dengan supplier lain yang menyediakan material sejenis di pasaran. 3. Jika National Engine memilih untuk membayar mengganti casting, kepada vendornya, tindakan protektif apa yang harus dilakukan
National Engine harus membuat perjanjian yang memiliki dasar
hukum kuat. Bagian pengadaan barang Turbo harus mereview secara berkala supplier untuk item-item tertentu yang dilakukan secara acak dan sampling terhadap vendor, Dies casting seharusnya dipatenkan, dan paten memiliki kekuatan hukum dan keunggulan kompetitif. 4. Art Gunn telah mengorder dalam jumlah yang besar untuk membantu keuangan Casto. Isu apa yang yang muncul dari tindakan ini?
Kemungkinan timbulnya kasus penyuapan dari pihak supplier
kepada pihak pengadaan barang Turbo. Walaupun dikatakan tidak adanya keusangan dalam stock barang bearing housing dari Cascto Karena langsung digunakan dalam proses untuk memproduksi turbocharge, akan tetapi terdapat ketidakwajaran untuk item tersebut karena tidak memiliki harga yang kompetitif. Metode penunjukan langsung atas vendor, dapat menimbulkan kompetisi yang tidak sehat dalam hal pengadaan barang/material. 5. Tuliskankan bagian awal dari laporan audit yang seharusnya dilakukan oleh Ken (opsional).
Tidak terdapat sinkronisasi antara bill of material kantor pusat dengan anak perusahaan (Turbo), sehingga mengakibatkan adanya pembayaran yang lebih (overpayment) untuk item-item yang seharusnya memperoleh diskon/harga lebih rendah. Tidak adanya prosedur tawaran dalam penunjukkan supplier, sehingga menimbulkan potensi conflict of interest yang cukup besar. Alasan untuk melakukan pembelian dari suplier dikarenakan untuk menyelamatkan hidupnya juga melanggar objektifitas. Terdapat penyimpangan dari pemakaian casting vendor atas penggunaan pola dan dies.
