AUDIT

SISTEM KEPASTIAN MUTU

 DEFINISI :
Menurut The International Standard For
Terminology in Quality Management, ISO
8402:
Audit mutu merupakan suatu pengujian
yang sistematis dan independent untuk
menentukan apakah aktivitas mutu dan
hasil sesuai dengan pengaturan yang
direncanakan dan apakah pengaturan yang
direncanakan tersebut diimplemantasikan
secara efektif dan cocok untuk mencapai
tujuan.
 TIPE AUDIT :
Tipe audit dapat dibedakan tergantung dari pada
obyek dan tujuan audit :
1. Internal dan Eksternal
Tergantung pada siapa auditornya; audit eksternal
dilakukan oleh orang luar terhadap perusahaan.
Hasil audit sering dibagi oleh perusahaan yang
diaudit dan pelanggan yang melakukan audit.

2. Sistem, Produk, Proses, Lokasi, dan

Organisasional
Audit ini mensyaratkan keahlian teknologi auditor.
 TIPE AUDIT :
3. Garis dasar (baseline) dan reguler
Baseline audit, biasanya lebih menyeluruh dan
intensif.
Regular audit, dapat diperluas dengan audit khusus
atau audit ad hoc dengan alasan kerusakan yang
banyak, perubahan-perubahan, dan ketersediaan
sumber daya.

4. Khusus dan komprehensif

Audit khusus (special audits), adalah terbatas.
Audit komprehensif (comprehensive audits), mencakup
area-2 lain seperti akuntansi, operasi, pemasaran.
 Pemisahan :
Klien, Auditor & Auditee
Klien; yaitu manajer senior menyewa seorang
auditor eksternal yang diakreditasi untuk
mengaudit sistem mutu seorang pemasok.

Auditor; merencanakan dan melakukan audit

dan melaporkan kepada klien.

Auditee; adalah orang yang bertanggung

jawab untuk area yang diaudit dan
memberikan akses terhadap bukti yang
diperlukan oleh auditor.
Hubungan & Fungsi yang
ditimbulkan dalam audit :
Auditor

Pengesahan Audit

Pertanggung
jawaban
Klien Auditee
 Seorang auditor
harus :
1. Mentaati persyaratan-2, yaitu standar audit,
dan berkomunikasi dan mengklarifikasi ini
dengan mitra audit yang lain.
2. Merencanakan dan melaksanakan penugasan
audit dengan baik.
3. Mencatat observasi dan melaporkan.
4. Memverifikasi tindakan korektif
5. Mengamankan dokumen audit
6. memelihara kerahasiaan
7. Bekerjasama dengan auditor yang
memimpin.
 Lead auditor harus :

1. Membantu dalam menetapkan

rencana audit
2. Mewakili tim audit
3. Menyampaikan laporan audit
 Peranan klien adalah :

1. Menentukan kebutuhan untuk suatu

audit dan memprakarsai audit
2. Menerima laporan audit
3. Menentukan tindak lanjut audit
 Auditee harus :

1. Memberitahu staff mengenai audit

2. memberikan dukungan dan sumber
lain untuk auditor
3. memberikan akses terhadap fasilitas
dan material pembuktian
4. Bekerjasama dengan auditor
5. Melakukan tindakan korektif.
 Manfaat Audit Mutu :
1. Menilai ketaatan terhadap prosedur
pengendalian mutu dan standar program mutu.
2. Menilai proses pengambilan keputusan untuk
keabsahan
3. Menilai karakteristik mutu dari produk serta
proses yang berkaitan dengan spesifikasi dari
pelanggan atau pendesain melalui pengendalian
dari inspeksi reguler.
4. Memperbaiki efektivitas dari program
manajemen mutu
5. Mengeksplorasi penyebab kerusakan, keluhan
pelanggan, dan masalah lain.
 Manfaat Audit Mutu :
6. Memperoleh sertifikasi formal dari program
manajemen mutu
7. Mengarahkan dan memotivasi staf dalam masalah
mutu, menunjukkan perhatian manajemen untuk
mutu, dan menciptakan kesadaran mutu.
8. Menunjukkan perhatian manajemen untuk mutu
terhadap pemasok atau pelanggan serta
memperoleh perlindungan terhadap tuntutan
liabilitas produk (product Liability Claims)
9. Memperkenalkan suatu formalitas yang perlu dan
konsistensi dalam program mutu usaha yang kecil
10. Melakukan pelatihan dan memberikan pengetahuan
teknis.
 Mutu = Ukuran relatif dari ke
baik an / bagus
Sebuah produk / jasa yang baik /
bagus memenuhi kepuasan
pelanggan:
Mutu rancangan / quality of design
yaitu tampilannya / Feature
Mutu kesesuaian / quality of
conformance yaitu fungsinya
 Biaya mutu :

1. Biaya pencegahan (prevention cost)

2. Biaya penilaian (appraisal cost)
3. Biaya kegagalan internal (internal
failure cost)
4. Biaya kegagalan eksternal (external
failure cost)
 ISO 10011 menggaris bawahi
maksud dan tujuan dari audit sbb :

1. Menentukan ketidak sesuaian

2. Menentukan efektivitas sistem mutu
3. Memberikan peluang untuk perbaikan sistem
mutu
4. Memenuhi persyaratan peraturan
5. Memudahkan registrasi / pendaftaran atas
sistem mutu
6. Menilai pemasok dan memverifikasi sistem
mutu pemasok
7. Menilai dan memverifikasi sistem mutu
perusahaan sendiri.
 Berbagai pihak berkepentingan terhadap
hasil audit dengan berbagai kepentingan
& tujuan:
1. Perusahaan (manajemen puncak), untuk
menilai seberapa mampu jajaran
dibawahnya mengimplementasikan sistem
manajemen kualitas yg telah disepakati &
menjadi panduan operasional perusahaan
dalam mencapai tingkat kualitas yg telah
ditetapkan.
2. Pelanggan, untuk mendapatkan kepastian
bahwa produk yang dikonsumsi/digunakan
telah sesuai dengan standar kualitas yang
disyaratkan.
3. Pemerintah, untuk mendapatkan kepastian
bahwa produk yang dihasilkan & dilepas ke
pasar telah sesuai dg standar kualitas yang telah
ditetapkan pemerintah & aman untuk
dikonsumsi/digunakan oleh konsumen.
4. Asosiasi, untuk mendapatkan informasi tentang
bagaimana perusahaan yang menjadi
anggotanya mengelola manajemen kualitasnya
sehingga mampu menghasilkan produk sesuai
dengan yg disyaratkan pelanggannya.
5. Lembaga sertifikasi, untuk menilai kemampuan
perusahaan dalam menerapkan sistem kepastian
kualitas yg telah ditetapkan oleh lembaga
sertifikasi, sehingga bisa diambil tindak lanjut
dari keberadaan sertifikasi yang telah diberikan.
 Prinsip audit mutu :
1. Auditor harus berkualifikasi dan independen.
2. Maksud dan tujuan dari audit harus
diklarifikasikan dan disetujui.
3. Audit harus direncanakan dan dipersiapkan
secara memadai.
4. Orang yang bertanggung jawab atas aktivitas
yang akan diaudit harus secara baik dan
diberitahukan sebelum dan sesudah audit.
5. Rencana audit dan laporan akhir harus tertulis.
6. Auditor harus menindaklanjuti (mengaudit
kembali) tindakan perbaikan.
 Prinsip audit mutu :
7. Penilaian terhadap standar harus obyektif,
faktual dan apabila mungkin kuantitatif.
8. Audit harus tidak terlalu mengganggu operasi
yang berjalan.
9. Frekuensi audit harus bervariasi dengan
kebutuhan aktual dan demikian juga intensitas
dan luas dari audit.
10. Kertas kerja dan dokumen-2 lain dari audit harus
disimpan dalam bentuk yang baik dan teratur.
11. Uji petik untuk mengumpulkan bukti harus tidak
memihak dan dapat dipercaya (sampel yang
cukup besar).
 Langkah-2 Audit mengadopsi
PDSA (Plan-Do-Study-Act) :
1. Perencanaan audit
2. Pelaksanaan audit
3. Mempelajari hasil audit
4. Tindakan perbaikan
 Identifikasi Tujuan :
Siapa
Mengimplementasikan
Apa
rencana & tindakan
Dimana
Kapan
Mengapa
Standarisasi
Bagaimana
Menetapkan ukuran
kinerja
Review kemajuan
Menetapkan anggota
tim
ACT PLAN

STUDY DO Melakukan rapat perkenalan

Respon terhadap
Diskusi ruang lingkup
kesimpulan auditor Rancangan jadwal audit
Wawancara
Investigasi
Evaluasi
Mengembangkan
rencana tindakan Melakukan rapat penutup
Ringkasan hasil
Merumuskan & Dokumen
mendokumentasikan Mempersiapkan laporan
tindakan korektif akhir
 Lima klausul dari ISO 9001: 2001
memberi rujukan tentang sistem
kepastian kualitas yg meliputi :

1. Klausul 4 tentang Sistem Manajemen

Kualitas.
2. Klausul 5 tentang Tanggung Jawab
Manajemen
3. Klausul 6 tentang Manajemen Sumber
Daya
4. Klausul 7 tentang Realisasi Produk
5. Klausul 8 tentang Pengukuran,
Analisis, dan peningkatan