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Gobierno

Regional de
Cajamarca

Gestin de Proyectos
Sesin III
Procesos de inicio del Py
Ing. Alcides Velazco Gonzales
Cajamarca, Febrero 2008
Tres
documentos
principales del
Proyecto
Procesos de iniciacin
Caso: Acta de inicio
Justificacin / Propsito
La SUNAT requiere cambiar sus oficinas de la ciudad de Zorritos a
Sullana en los prximos siete meses debido a estudios que indican
las ventajas de la nueva ubicacin para la ampliacin de la base
tributaria y la recaudacin, que deber coincidir con la conclusin del
contrato de arrendamiento vigente y. Las nuevas oficinas requieren
cubrir sus necesidades de crecimiento e imagen de acuerdo con su
planeamiento estratgico.
Descripcin del Producto o Servicio
Requerimos adaptar en siete meses 500 m2 de oficinas e
infraestructura de sistemas adecuada a las necesidades de la
organizacin
La mudanza deber realizarse de manera ordenada y sin afectar a los
contribuyentes y proveedores, quienes debern estar enterados del
cambio en su oportunidad
Se requiere realizar una ceremonia de apertura para presentar las
oficinas a contribuyentes y proveedores, y una reunin de integracin
para los trabajadores
Caso: Acta de inicio
Entregables finales
Local nuevo adaptado, con los servicios necesarios funcionando,
mobiliario, equipo e infraestructura de sistemas.
Cambio de rtulos, volantes, presentaciones, trpticos, con la nueva
direccin
Coordinacin de la mudanza y aviso oportuno a contribuyentes y
proveedores
Evento de integracin interno
Ceremonia de inauguracin
Toda la documentacin
Informacin Histricadel proyecto
Informacin de las mudanzas, adecuaciones y construcciones de las
Oficinas de Arequipa, Juliaca y San Martn
Informacin de las reuniones de aniversario del ao pasado
Caso: Acta de inicio
Supuestos
De requerirse y se convenga as se puede trabajar dos o tres turnos
para hacer las adecuaciones
El presupuesto ser autorizado el 10 de febrero
Podemos reutilizar todo el equipo de sistemas actual
Todos los empleados ayudaran a la mudanza de sus enseres y
pertenencias
El arrendatario permitir dejar en el local un anuncio con las nuevas
direcciones durante 2 meses
El costo de la mudanza no sobrepasar 10% del presupuesto
estimado
Caso: Acta de inicio
Restricciones
Entregar el local actual en siete meses (31 de agosto)
No debe interrumpirse en ningn instante la atencin a
contribuyentes y proveedores
El 31 de agosto la nueva Sede de la SUNAT en Sullana debe estar
operando al 100%
El presupuesto disponible para el proyecto es de 1.6 millones de
soles para la adaptacin y construccin, 0.5 millones para mobiliario
y equipamiento, 0.23 para sistemas y 0.2 para eventos,
comunicacin y papelera
Reutilizar el equipo actual de sistemas
Personal localizable en todo momento
Mantener el enlace de la red todos los das sin excepcin
Mudanzas en fines de semana
El evento de inauguracin interna deber realizarse el viernes por la
tarde
Caso: Acta de inicio
Expectativas de involucrados
Involucrado Expectativa
Proveedores Fcil acceso
Gerentes accesibles y localizables
Que los pagos no se retrasen
Contribuyentes Fcil acceso estacionamiento
Servicio continuo
Orientacin adecuada en local adecuado
Personal Mudanza a tiempo, ordenada
Que todos participen en el diseo, espacios
satisfactorios de trabajo con todas los servicios
Organizaciones Estn en contra de la presencia de la SUNAT en
de base Sullana por el control
informales
Superintendenta Oportunidad de ampliar la Base de contribuyentes
debido a las investigaciones previas realizadas y
el POA del ao.
Caso: Acta de inicio
Patrocinador y Gerente de Proyecto
Patrocinadora:

CALDERON REGJO, LAURA BERTA


Superintendente Nacional
Gerente de Proyecto:

TORRES MAURICIO, JAVIER OSWALDO


Desarrollar el Enunciado del
Alcance del Proyecto Preliminar
Desarrollar el Enunciado del
Alcance del Proyecto Preliminar
El enunciado de alcance preliminar
es la definicin del proyecto, lo que
se necesita realizar.
Este proceso aborda y documenta las
caractersticas y lmites del proyecto,
y sus productos y servicios
asociados, as como los mtodos de
aceptacin y control de alcance.
Desarrollar el Enunciado del
Alcance del Proyecto Preliminar
El enunciado de alcance incluye:
Objetivos del proyecto y producto.
Caractersticas y requerimientos del
producto o servicio.
Criterios de aceptacin del producto.
Lmites del proyecto.
Requerimientos y entregables del proyecto.
Restricciones del proyecto.
Supuestos del proyecto.
Organizacin inicial del proyecto.
Desarrollar el Enunciado del
Alcance del Proyecto Preliminar
Riesgos iniciales definidos.
Hitos del cronograma.
EDT inicial.
Estimados de costos de orden de
magnitud.
Requerimientos de gestin de
configuracin del proyecto.
Requerimientos de aprobacin.
Desarrollar el Enunciado del
Alcance del Proyecto Preliminar
A partir del acta de inicio el Gerente de
proyecto y su equipo podrn ampliar la
declaracin del alcance del proyecto
para asegurar que el cliente, el
patrocinador y el equipo confirmen
como sern los entregables finales y
expectativas, descomponiendo los
entregables en sub entregables con sus
descripciones y criterios de aceptacin
Desarrollar el Enunciado del
Alcance del Proyecto Preliminar
Se trata de desglosar el trabajo en
entregables que cumplan con el
criterio EMART
E: Especifico
M: Medible
A: Acordado
R: Realista
T: en el tiempo establecido
Caso: Declaraciones de
entregables
EMART No EMART
Msica en vivo Msica agradable en
Tipo: Jazz y Clsica el contexto de la
En 4 horas: de 9pm a reunin
1am
Descansos de 10
minutos cada hora
Msica en CD en
descansos
Maestro de ceremonias
con micrfono para las
presentaciones
Entregables Proyectos
Inversin Pblica
Caso: Entregables OR SUNAT
Sullana
Acondicionamiento Local
Declaracin del Alcance de la Acondicionamiento del Local
Entregable Final 1 Descripcin Criterio de aceptacin
1. Acondicionamiento Edificio con rea Entrega definitiva el
de Local mnima de 500m2 31 de agosto
con los siguientes Cumplir con las
requisitos: especificaciones y
Espacios funcionales estndares de calidad
que propicien una aprobados en el
operacin e estudio definitivo
integracin con todo Todos los sistemas y
el personal servicios operando al
Infraestructura 100% para el 31 de
necesaria para los agosto
equipos
especializados de voz
y data.
Espacios agradables
para atencin a
contribuyentes y
Acondicionamiento Local
Declaracin del Alcance de la Acondicionamiento del Local
Sub entregables Descripcin Criterio de aceptacin
1.1 Programa de Anlisis de todos Anlisis completo y acordado
necesidades los requisitos de de cada una de las reas de
espacio, servicio y la OR, especificando espacios
acabados para , requerimiento de servicios y
todos los acabados con
departamentos recomendaciones de
arquitectura.
1.2 Estudio de Estudio de Aceptacin segn los
Perfil evaluacin social estndares del SNIP, a cargo
costo beneficio de la OPI del MEF
1.3 Diseo Solucin de Planos completos, a tiempo,
Definitivo espacios y con especificaciones y
servicios de cuantificaciones detalladas,
acuerdo con el PN memoria de calculo. Segn
y el Perfil aprobado estndares del RNC y
Directivas SUNAT
Acondicionamiento Local
Declaracin del Alcance de la Acondicionamiento del Local
Sub entregables Descripcin Criterio de aceptacin
1.4 Construccin Ejecucin del Cumplimiento de estndares
Proyecto indicados en las
arquitectnico, de especificaciones tcnicas
acuerdo con los aprobadas en el estudio
planos de definitivo, entregas parciales
ingeniera de las fechas acordadas.
detalle, equipos y Instalaciones operando al
sistemas 100%. Inversin dentro del
presupuesto aprobado.
Garanta de calidad por 2
aos en acabados y 7 aos
en fbrica
1.5 Mobiliario Estaciones de trabajo no
Equipamiento adecuado para menores a 2.5m2 instaladas
cada uno de los completamente el 21 de
espacios definidos agosto, con garanta de 3
Acondicionamiento Local
Declaracin del Alcance de la Acondicionamiento del Local
Sub entregables Descripcin Criterio de aceptacin
1.6 Sistemas Sistemas de voz y Todos los sistemas y servicios
data. Red de voz y deben operar al 100%.
datos sobre IP, Todas las estaciones de
para todo el trabajo listas para conectar
personal, incluye los equipos.
cableado UTP5,
equipos desktop,
servidores y enlace
Gateway con lnea
dedicada de banda
ancha
Cambio de Sede
Declaracin del Alcance de la Acondicionamiento del Local
Entregable Final 2 Descripcin Criterio de aceptacin
2. Cambio de Sede Mudanza ordenada y Servicio de mudanza
segura de todo el seguro que incluya,
mobiliario y equipo a desmantelamiento,
reutilizar movilizacin y
Anuncio de cambio montaje a nuevo local
en el edificio por dos Anuncio de cambio
meses y telfono y en durante 2 meses: que
persona para incluya nueva
contribuyentes direccin, telfono,
Papeleria y folletera actualizacin de WEB.
actualizada: tripticos, Con cero perdidas por
cartillas, tarjetas, extravo, robo o
sobres, palel roturas
membretado
Cambio de Sede
Declaracin del Alcance de la Acondicionamiento del Local
Sub entregables Descripcin Criterio de aceptacin
2.1 Mudanza Desmontaje, Mudanza completa sin daos
movilizacin y a tiempo con todo instalado
montaje en nuevo en su lugar sin cajas sin
local empaques ni cartones
sueltos y olvidados
2.2 Anuncio de Anuncio en el Anuncio exterior de 3x2.5 m
cambio exterior de la de acuerdo a las normas de
actual sede, aviso imagen de SUNAT, en lugar
personalizado a visible.
PRICOs y multiple Entrega personalizada de
en medios de comunicacin del cambio a
comunicacin PRICOs y proveedores
hablado, escrito y mediante Oficio.
visual y grabacin Avisos de cambio de sede en
en contestadora principales periodicos de
circulacin regional, radios y
Cambio de Sede
Declaracin del Alcance de la Acondicionamiento del Local
Sub entregables Descripcin Criterio de aceptacin
2.3 Papelera Impresin de Todos los funcionarios
tarjetas de contaran con tarjetas de
presentacin, hojas presentacin nuevas con 15
membretadas, das antes de la
legajos, trpticos, inauguracin.
etiquetas de nuevo El encargado de
local cuando sea abastecimientos deber
posible reusar contar al 15 de agosto de
folleteria de toda la papelera a usar a
orientacin al partir de la inauguracin.
contribuyente
Eventos
Declaracin del Alcance de la Acondicionamiento del Local
Entregable Final 3 Descripcin Criterio de aceptacin
3. Eventos Dividiremos la Los eventos debern
inauguracin en dos contar la misma
eventos, uno interno calidad y ambiente
para el personal con que los eventos de
parejas y otro para Arequipa y Juliaca.
autoridades y Msica en CD.
principales Bufette de bocaditos
contribuyentes y tpicos, bebidas y
proveedores. refrescos, pisco de
Para cada evento se honor.
realizar servicio de Mesas redondas para
cattering, musica, mayor integracin de
invitaciones, los asistentes y sillas
fotografia, prensa, cmodas.
video y publicidad Presencia de todos
los medios locales
para difusin en
Eventos
Declaracin del Alcance de la Acondicionamiento del Local
Sub entregables Descripcin Criterio de aceptacin
3.1 Concepto y Definicin del Igual a los eventos de AQP y
logstica concepto de los JUL
eventos
3.2 Invitaciones Diseo, lista de Entrega de invitaciones con 3
invitados y entrega semanas de anticipacin y
de invitaciones confirmar asistencia 1
semana antes de los eventos

3.3 Cattering Alimentos y Servidos a temperatura


bebidas suficientes especificada segn el plato
para cada uno de seleccionado.
los eventos Para el caso de evento
interno 32 personas
Para el caso de evento de
inauguracin 250 personas
Eventos
Declaracin del Alcance de la Acondicionamiento del Local
Sub entregables Descripcin Criterio de aceptacin
3.4 Msica y Msica de Msica en vivo para, servicio
Sonido ambientacin y de 4 horas, con msica de CD
micrfono para el en los descansos, el sonido
maestro de deber incluir micrfonos y
ceremonias probarse con una
anticipacin de 1 hora previa
3.5 Fotografa y Registro fotogrfico Confirmacin con los medios
video y video para cada para envo de reporteros a la
evento, tanto a inauguracin oficial.
travs de los Confirmacin con el dep de
medios de imagen para registro de los
comunicacin eventos.
como propio
3.3 Medios de Publicacion en Anuncio de una pagina en
Comunicacin diarios, radios, peridicos, y 10 avisos por
televisoras e da en radios y televisin en
Gerencia del Proyecto
Declaracin del Alcance de la Acondicionamiento del Local
Entregable Final 4 Descripcin Criterio de aceptacin
4. Gerencia de Proyecto completo a Documentacin
Proyecto tiempo, en costo y en completa de todo el
calidad. proceso de acuerdo
Involucrados con las 9 areas.
satisfechos Reporte final
Informacin de todo Evaluacin final del
el proceso del proyecto
proyecto, bases de Documentacin de
datos y reporte final lecciones aprendidas
Lecciones aprendidas segn formato
establecido.
Gerencia de Proyecto
Declaracin del Alcance de la Acondicionamiento del Local
Sub entregables Descripcin Criterio de aceptacin
4.1 Acta de Inicio Documento de Completo, actualizado y
inicio del proyecto firmado
4.2 Plan de Documentos de Documentos de planeacin
Gestin del planeacin de todo de todo el proyecto,
proyecto el proyecto, integrando las 9 reas,
integrando las 9 actualizado y firmado segn
reas cadena de mando
4.3 Archivos y Documentacin de Reportes semanales
reportes del todo el proceso del Reportes mensuales
proyecto proyecto Reporte Final que incluya
lecciones aprendidas
Riesgos iniciales
Riesgos Iniciales Definidos
Solucin de diseo fuera del presupuesto
Entrega Tarda de equipos
Retrasos en las contrataciones
Retrasos en las entregas de los Estudios
Adicionales superiores a los permitidos
Aprobacin de viabilidad con demoras
Hitos
Cronograma de hitos del Proyecto
Hito o evento significativo Fecha programada
Contratacin Preinversin
Declaracin de Viabilidad
Contratacion de Diseo
Aprobacin de Diseo
Contratacin de Construccin
Culminacion equipamiento
Mudanza
Evento de inauguracin
EDT inicial

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