Sistema de Informacin

Logstica
OPERACIN INTERNA
Desde el punto de vista de la operacin interna, un
sistema logstico puede representarse
esquemticamente, como se muestra en la figura 2.
Ntense tres elementos distintos que conforman el
sistema:

1. la entrada,
2. la base de datos y su manipulacin relacionada,
y
3. la salida.

En la figura 3 se subrayan un poco ms los

elementos de datos del sistema
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Figura 2.
Componente
s de
operacin del
sistema
logstico de
informacin.
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Figura 3.
Presentacin
detallada del
sistema
logstico de
informacin
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1. La entrada
La primera actividad relacionada con el
sistema de informacin es la adquisicin de los
datos que ayudarn en el proceso de toma de
decisiones. Despus de identificar
cuidadosamente los datos necesarios para
planear y operar el sistema logstico, los datos
pueden obtenerse de muchas fuentes, en
especial:
a. clientes;
b. registros de la compaa;
c. datos publicados, y
d. administracin.
Los clientes, a travs de sus actividades de
ventas, suministran indirectamente muchos
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1. La entrada
Durante la entrada del pedido, se capturan
datos que son tiles para las decisiones de
estimacin y operacin, como volumen de
ventas, y su eleccin en el momento oportuno,
ubicacin de las ventas y tamao del pedido
De forma similar, los datos sobre los tamaos
de envos y los costos de transporte se
obtienen de los repartos hechos a los clientes.
Las facturas de flete, rdenes de compra y
facturas son fuentes adicionales de este tipo
de datos primarios.
Los registros de la compaa, en la forma de
informes de contabilidad, informes de estado,
informes de estudios internos y externos, y
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1. La entrada
Normalmente, los datos de estos informes no
estn organizados de manera significativa
para propsitos logsticos de la toma de
decisiones.
Los datos seleccionados se capturan en el
sistema de informacin para manejarse en una
etapa posterior. Los datos publicados de
fuentes externas representan una fuente nica
de informacin.
Muchos datos estn disponibles por
investigaciones realizadas por el gobierno,
investigaciones realizadas por asociaciones de
comercio, intercambio de datos mediante
Internet y EDI, y proveedores que
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1. La entrada
Los diarios profesionales y las revistas de comercio son
ejemplos adicionales.
Este tipo de datos externos tiende a ser ms amplio y
ms generalizado que los datos generados en forma
interna.
El personal de la compaa tambin puede ser una
valiosa fuente de datos.
Las predicciones de futuros niveles de ventas, acciones
de la competencia y la disponibilidad de materiales
comprados son slo unos cuantos ejemplos. Este tipo
de datos no se mantienen en los archivos de la
compaa, los registros de las computadoras ni las
bibliotecas, tanto como en la mente de las personas.
El personal de la compaa, como gerentes, consultores
y planificadores internos, as como especialistas en
actividades, estn cerca de las fuentes de datos y
llegan a ser buenas fuentes de datos en s mismos.
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Observacin
La computadora ha trado nuevas fuentes de datos
anteriormente no disponibles, y ha llevado a la mejora
significativa de las operaciones. Sears, Roebuck & Co. es
un minorista importante de aparatos grandes para el
hogar, de los cuales efecta casi 4 millones de repartos
anualmente. Dado que los clientes pueden comprar tales
bienes una vez cada 10 15 aos, los patrones de
reparto rara vez se repiten. Histricamente, el personal
de Sears haca corresponder manualmente las
direcciones de los clientes con los cdigos geogrficos.
Por ejemplo, para Ontario, California, el proceso tomara
dos horas con una "tasa de aciertos" de 55%. Usando un
software de correspondencias de direcciones, el proceso
toma ahora 20 minutos con una "tasa de aciertos" de
casi 90 por ciento.8
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2. Manejo de la base de datos
Convertir datos en informacin, representarlos
grficamente en forma til para la toma de decisiones,
y entrecruzar la informacin con mtodos de ayuda en
la toma de decisiones, son considerados a menudo
como el corazn de un sistema de informacin.
El manejo de la base de datos implica la seleccin de
los datos que van a almacenarse y recuperarse, la
eleccin de los mtodos de anlisis que se van a incluir
y la eleccin de los procedimientos bsicos de
procesamiento de los datos que se van a poner en
prctica.
Despus de determinar el contenido de la base de
datos, el primer tema para su diseo es decidir qu
datos debern mantenerse en la forma tradicional de
copia fotosttica, los datos que van a ser conservados
en la memoria de la computadora para rpido acceso y
los datos que no se van a conservar en ninguna base
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2. Manejo de la base de datos
El mantenimiento de datos puede ser costoso
y su conservacin en cualquier forma debera
basarse en:
a. qu tan importante o crtica es la
informacin para la toma de decisiones;
b. la rapidez de recuperacin de la
informacin;
c. la frecuencia de acceso a los datos, y
d. el esfuerzo requerido para manejar los
datos en la forma debida.
La informacin necesaria para una planeacin
estratgica poco frecuente, a menudo no
requiere acceso inmediato. La informacin
para planeacin de operaciones ms
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2. Manejo de la base de datos
Un empleado de trfico que pide informacin
sobre una tarifa de flete a partir de los
registros almacenados en la computadora, o el
representante de servicio al cliente que
comprueba el estado de un pedido mediante
el sistema de rastreo de pedidos de la
compaa, aprovecha cada uno la ventaja de
estas capacidades de almacenamiento bsico
y de recuperacin en lnea en tiempo real del
sistema de informacin.
El procesamiento de datos es una de las
caractersticas ms antiguas y ms populares
de un sistema de informacin.
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2. Manejo de la base de datos
Cuando las computadoras fueron introducidas
por primera vez en la comunidad de los
negocios, su propsito era reducir las cargas
de efectuar los clculos de las facturas para
miles de clientes y preparar los registros de la
contabilidad.
Ahora, la preparacin de rdenes de compra,
conocimientos de embarque y facturas de
flete es una actividad comn del
procesamiento de datos para ayudar al
encargado de la logstica a planear y controlar
el flujo de materiales.
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2. Manejo de la base de datos
Las actividades de procesamiento de datos, o
de transacciones, representan una conversin
relativamente sencilla y directa de los datos
de los archivos en un tipo de forma ms til.
Esta actividad de transaccin fue la
caracterstica dominante de los sistemas de
software de ERP (por sus siglas en ingls,
planeacin empresarial de recursos), como
SAP, i2, Oracle y otros tan populares en las
compaas durante el decenio pasado.
El anlisis de datos es el sistema ms
moderno y sofisticado de informacin.
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2. Manejo de la base de datos
El sistema puede contener cualquier nmero de
modelos matemticos y estadsticos, tanto generales
como especficos para los problemas logsticos
particulares de la empresa. Tales modelos convierten la
informacin en soluciones a los problemas,
suministrando apoyo para la toma de decisiones.
Planear la ruta de surtido en un almacn con alto
coeficiente de rotacin de inventarios, asignar las rutas
de los camiones de reparto, y ubicar clientes para los
almacenes y las plantas son ejemplos de decisiones que
pueden ser ayudadas por las herramientas matemticas
inmersas dentro del sistema de informacin.
Lo que comenz como sistemas bsicamente de
transaccin, los sistemas de software de ERP, estn
ahora aadiendo mdulos de apoyo para la toma de
decisiones con el fin de aumentar sus capacidades.
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3. La salida
El elemento final del sistema de informacin
es el segmento de salida.
Esta es la zona de conexin, o interfaz, con el
usuario del sistema.
La salida por lo general es de varios tipos y es
transmitida de diferentes formas.
Primero, la salida ms obvia es algn tipo de
informe, como:
a. informes breves de costos o estadsticas de
desempeo,
b. informes de estado de inventarios o progreso de
pedidos,
c. informes de excepcin que comparan el
desempeo deseado con el real,
d. informes (rdenes de compra o de produccin)
que inician la accin.
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3. La salida
Segundo, la salida puede ser en la forma de
documentos preparados, como conocimientos
de embarque para transportacin y facturas
de flete.
Finalmente, la salida puede ser resultado del
anlisis de los datos de los modelos
estadsticos y matemticos.
La entrada, la capacidad de administracin de
la base de datos, y la salida son las
caractersticas clave de la operacin interna
del LIS.
Adems de las capacidades transaccionales
bsicas, el principal propsito del sistema es
ser una herramienta de apoyo para la toma de