Anda di halaman 1dari 37

TI091315

PEMODELAN SISTEM

Situasi Permasalahan

Departemen Teknik Industri Pemodelan Sistem/Chap#4 1


Metodologi Hard OR
1 2
3
4
5
7 6

11 8
9
10

Departemen Teknik Industri Permodelan Sistem/#1 2


Pendahuluan
Konteks permasalahan dibutuhkan untuk membuat
system relevant dari permasalahan yang dipelajari
Melihat permasalahan dalam konteks menyeluruh
yang tepat akan memfasilitasi untuk
mengidentifikasi stakeholder
dan mendapatkan definisi masalah dan elemen
permasalahan
Cara efektif untuk menangkap situasi
permasalahan :
1. Mind maps
2. Rich pictures
3. Cognitive maps
Pemahaman menyeluruh terhadap situasi
permasalahan dan stakeholders juga merupakah
prasyarat untuk menentukan batas-batas yang tepat
untuk
Departemen narrow
Teknik Industri system
Pemodelan Sistem/Chap#4 dan lingkungan relevan
3 atau
Situasi Permasahan
Situasi permasalahan merupakan konteks dimana
permasalahan yang terjadi merupakan jumlah
(agregat) dari semua aspek yang dapat atau mungkin
mempengaruhi atau membentuk permasalahan

Departemen Teknik Industri Pemodelan Sistem/Chap#4 4


Apakah problem itu?
Pada sebuah permasalahan yang muncul harus ada
individu (atau group) sebagai pemilik masalah
(problem owner), biasanya adalah pengambil
keputusan yang:
Merasa tidak puas dengan kondisi saat ini
Mampu menilai ketika goals, objectives, atau
targets tercapai
Memiliki kontrol terhadap beberapa aspek situasi
permasalahan yang mempengaruhi goals,
objectives, atau targets dapat dicapai
Enam elemen dari permasalahan: (1) pengambil
keputusan, (2) objectives pengambil keputusan,
(3) kriteria keputusan, (4) ukuran performance,
(5) control inputs atau alternatif tindakan, dan (6)
konteks dimana
Departemen Teknik Industri
masalah terjadi
Pemodelan Sistem/Chap#4 5
Elemen Masalah: Sawmill (1)
A sawmill cuts up logs into a variety of products
planks, beams, framing materials, posts, and trim.
Pengambil keputusan?
Sawmil owner-manager yang memiliki perhatian
terhadap penurunan profit
Objective?
Mencapai return on investment yang memuaskan
Kriteria keputusan?
Tingkat ROR sedikitnya 18% sebelum pajak, atau
Memaksimumkan annual profit
Catatan: apabila tidak ada tindakan yang dapat
dilakukan untuk mendapatkan keuntungan yang
lebih tinggi maka kriteria tersebut dianggap
terpenuhi
Departemen Teknik Industri Pemodelan Sistem/Chap#4 6
Elemen Masalah: Sawmill (2)
Control inputs?
Kombinasi jenis dan kuantitas kayu gelondongan
yang dibeli, jenis dan kuantitas produk, cara
mengolah kayu menjadi produk yang dapat
mencapai ROR 18%
Konteks permasalahan?
Semua aspek yang secara langsung maupun
tidak langsung mempengaruhi pengukuran
performance dan pengambil keputusan tidak
memiliki kontrol langsung atau sudah given
seperti lokasi perusahaan, supplier bahan baku,
dan permintaan produk

Departemen Teknik Industri Pemodelan Sistem/Chap#4 7


Perbedaan antara Objective
dan Kriteria Keputusan
Websters Collegiate Dictionary defines objective as
the end towards which effort is directed, an aim,
goal or end of action
Contoh: mencapai profit tertinggi, menguasai
pangsa pasar 40%, mencari jarak/waktu terpendek
antara 2 lokasi, dsb.
Kriteria didefinisikan sebagai 'prinsip atau standar
(aturan) yang digunakan sebagai dasar sebuah
pertimbangan atau keputusan. Jadi kriteria
merupakan aturan yang digunakan untuk
menilai apakah atau seberapa baik tujuan
telah tercapai.

Departemen Teknik Industri Pemodelan Sistem/Chap#4 8


Contoh (1)
Pemerintah suatu kota ingin menentukan lokasi
emergency unit (contoh: PMK, Ambulan, dll) untuk
dapat melayani masyarakat secepat mungkin.
Objective?
Mendapatkan lokasi terbaik dimana emergency
unit dapat mencapai lokasi masyarakat yang
membutuhkan secepat mungkin
Kriteria? (untuk menilai apakah atau seberapa baik
lokasi emergency unit dapat mencapai tujuan yang telah
ditetapkan)
1. (Min) total waktu untuk mencapai lokasi yang
membutuhkan pelayanan
2. (Min) total waktu kuadrat
3. (Min) waktu maksimum yang diperlukan untuk
mencapai semua lokasi yang membutuhkan
pelayanan
Departemen Teknik Industri Pemodelan Sistem/Chap#4 9
Contoh (2)
Masing-masing kriteria tersebut mempunyai ukuran
performance yang berbeda-beda dan masing-masing
kriteria tersebut akan menghasilkan keputusan
lokasi emergency unit yang berbeda.
Dalam banyak kasus, biasanya hanya ada satu
kriteria yang relevan untuk mengevaluasi (menilai)
seberapa baik suatu objective dapat dicapai.
Misalkan: Max. Profit untuk menilai objective
Achieving Highest Profits.
Kriteria dan objective akan tumpang tindih

Departemen Teknik Industri Pemodelan Sistem/Chap#4 10


Kompleksitas dalam Pendefinisian
Masalah (1)
Ketidakpuasan yang dirasakan pembuat keputusan
mungkin hanya berupa perasaan bahwa sesuatu
dapat lebih baik
perjelas situasi permasalahan
Pembuat keputusan tidak jelas dalam menentukan
objective sehingga konsekuensinya terhadap
standar kinerja dan kriteria keputusan
eksternalisasi objective dan preferensi
pengambil keputusan
Pembuat keputusan tidak tahu (tidak menyadari)
semua alternatif tindakan perbaikan
temukan alternatif keputusan baru

Departemen Teknik Industri Pemodelan Sistem/Chap#4 11


Kompleksitas dalam Pendefinisian
Masalah (2)
Terdapat banyak pengambil keputusan
(multiple/group decision makers) yang mempunyai
perbedaan dalam melihat situasi masalah sehingga
berpotensi muncul konflik objective
diselesaikan dengan cara kompromi
(konsensus) dengan cara memberikan
pemahaman konsensus secara parsial
mengenai situasi permasalahan sehingga
muncul kesepakatan tindakan yang harus
diambil walaupun tidak terjadi kesepakatan
dalam objective
Jika diprakarsai oleh pihak-pihak lain yang
berkepentingan selain pengambil keputusan dan
tidak memiliki kontrol langsung terhadap situasi
permasalahan, tindakan yang mungkin dan
resources Pemodelan
Departemen Teknik Industri
yangSistem/Chap#4
dibutuhkan 12
Kompleksitas dalam Pendefinisian
Masalah (3)
Dalam banyak kenyataan, pendefinisian problem
tidak dapat dilakukan dalam satu langkah. Definisi
awal biasanya diformulasikan secara berulang-
ulang sampai menjadi semakin lebih detail dan
lebih baik.
Pada beberapa masalah, pembatasan ruang lingkup
terus menerus berubahsampai proyek berakhir.
Pendefinisian permasalahan sebagai tahap awal
merupakan kunci dari keberhasilan atau kegagalan
utama

Departemen Teknik Industri Pemodelan Sistem/Chap#4 13


Stakeholder dalam Sistem (1)
Orang yang terlibat dalam permasalahan dari suatu
sistem dapat dibedakan :
The Problem Owners; Pengambil keputusan yang
melaksanakan kontrol (tindakan yang harus
diambil) terhadap situasi permasalahan
The Problem Users; Orang yang menggunakan
solusi dan/atau melaksanakan keputusan yang
dibuat/disetujui oleh Problem Owners. Problem
Users tidak memiliki wewenang untuk mengubah
keputusan atau melakukan tindakan baru.

Departemen Teknik Industri Pemodelan Sistem/Chap#4 14


Stakeholder dalam Sistem (2)
The Problem Customers; Penerima manfaat atau
korban sebagai konsekuensi dari solusi yang
diimplementasikan. Dalam banyak kasus, Problem
Customers tidak memiliki suara dan tidak dapat
mempengaruhi analisis atau outcome. Pemilihan
problem customers yang dipertimbangkan dalam
analisis akan menentukan batasan sistem.
The Problem Analysts or Solver; orang yang
menganalisis permasalahan dan mengembangkan
solusi untuk disetujui oleh Problem Owners

Departemen Teknik Industri Pemodelan Sistem/Chap#4 15


Emergency services call centre
(1)
In recent years, most countries have centralized their telephone call centres for emergency services, such as
the fire service, ambulance service, or civil emergencies the 111 or 911 service from a regional basis to a
single, national centre. The telephones at such centres have to be staffed by real people on a 24-hour basis.
The processing of each incoming call consists of recording the name, the address and telephone number, the
type of emergency, its urgency, etc. Some of this information must be evaluated for its accuracy and whether the
call is genuine. Each incoming call may take as little as one minute or may sometimes exceed five minutes to
process and then liaise with the appropriate service. The aim of the service is to trigger an appropriate response
as quickly as possible. The faster the response, the greater the likelihood of preventing loss of life or reducing
serious injury and loss of property. The response rate can be kept to a minimum by scheduling a very large
number of operators on duty at all times, such that the chance of having to wait for an operator for more than
ten seconds is almost nil. As a result, many operators would be idle most of the time.
Not only would this be very boring for the operators, but it would also be very costly in terms of both salaries and
equipment. Government funds are limited and have to be allocated to a large number of competing uses. The
emergency services call centre is only one of these uses, albeit a very important one, but so are health services,
policing, education, welfare, etc. Determining the staffing levels of an emergency call centre boils down to
balancing the centres operating costs and its callers waiting times (measured for instance by the average and
the 99th percentile). In a well-managed system it is not possible to reduce both. If one is decreased, the other
will inevitably increase. The problem is made more difficult by the fact that some aspects, such as salaries and
equipment, can be expressed in monetary terms, while others largely defy any attempt to express them in this
way. How do you evaluate a 10 per cent increase in the waiting time which may result in a 40 per cent increase
in the likelihood of loss of lives or of serious injury?
Departemen Teknik Industri Pemodelan Sistem/Chap#4 16
Stakeholder dalam Sistem
The Problem Owners?
Manager of Call Centers (memiliki kewenangan
untuk membuat semua keputusan akhir)
The Problem Users?
Technical supervisor (sebagai pelaksana
operasional harian yang menjalankan keputusan
dengan kewenangan terbatas)
The Problem Customers;
Customers (penerima manfaat atau korban dari
kualitas akses dan layanan yang diberikan.
Customers tidak memiliki suara langsung dalam
proses, hanya dapat melalui pengaduan)
The Problem Analysts or Solver;
Teknik
Departemen Konsultan
Industri (Pembuat
Pemodelan Sistem/Chap#4 keputusan menggunakan
17
Mengapa pendefinisian peran itu
penting?
Semua orang dapat berperan sebagai inisiator bagi
analis sistem. Jika peran dari orang-orang yang
terlibat dalam problem situation tidak jelas maka akan
terjadi kesalahan mulai dari awal.
Inisiasi dari decision maker biasanya akan mengarah
pada substansi dan penyelesaian masalah dengan
sistem relevan yang didefinisikan secara jelas dalam
kendali pengambil keputusan
Inisiasi dari orang yang berperan selain decision
maker biasanya deskriptif yang cenderung
menggunakan perannya untuk mendikte atau merayu
orang-orang yang terlibat dalam problem situation
Identifikasi problem users penting sekali untuk
efektivitas impelementasi rekomendasi
Kesulitan: penetapan
Departemen Teknik Industri Pemodelan Sistem/Chap#4stakeholder roles yang
18 tidak
Mind Map
Apa yang dimaksud dengan Mind Map?
Ketika kita berpikir tentang sesuatu (fenomena, isu,
atau masalah) maka pemikiran yang muncul:
sesuatu, aspek, dan konsep, termasuk ketakutan dan
tujuan, data dan fakta, dan tindakan dan reaksi dari
diri sendiri atau orang lain atau entiti yang terlibat,
baik terencana dan tidak terencana, diinginkan dan
tidak diinginkan, yang merupakan hasil dari tindakan
tersebut, dan konteks yang lebih luas atau
lingkungan dari semua itu.
Mind Map adalah semua hal tersebut di atas yang
dituangkan di atas kertas dalam judul, slogan, atau
kalimat.
Hal-hal tersebut disusun dengan menghubungkan
hal-hal yang terkait erat dengan garis (garis putus
untuk hubungan
Departemen Teknik Industri
yang lemah) atau panah yang
Pemodelan Sistem/Chap#4 19
Contoh Mind Map:
Dilema Pergi ke Tempat Kerja dengan Sepeda

Departemen Teknik Industri Pemodelan Sistem/Chap#4 20


Rich Picture
P. Checkland (1993-1999) mengusulkan gambar
seperti kartun untuk membuat ringkasan situasi
permasalahan daripada menampilkan permasalahan
dengan kata-kata atau kalimat pendek
Terminologi Rich Picture bukan berarti sekedar
gambar, tetapi term yang digunakan untuk
menggambarkan ringkasan situasi.
Rich Picture menggunakan gambar-gambar sederhana
sehingga dapat dibuat oleh siapa saja dengan sedikit
imajenasi meskipun tidak pandai menggambar.
Jangan gunakan clip art komputer untuk membuat
Rich Picture karena hasilnya akan kaku
Dalam beberapa kasus, aspek-aspek dari
permasalahan lebih baik digambarkan dengan
diagram lainnya, seperti flow chart untuk material,
Departemen Teknik Industri Pemodelan Sistem/Chap#4 21
Rich Picture: Contoh Simbol

Departemen Teknik Industri Pemodelan Sistem/Chap#4 22


Rich Picture:
Dilema Pergi ke Tempat Kerja dengan Sepeda

Departemen Teknik Industri Pemodelan Sistem/Chap#4 23


A Piece of Sky is Missing

Departemen Teknik Industri Pemodelan Sistem/Chap#4 24


Petunjuk untuk Membuat
Mind Maps dan Rich Pictures
(1)
Terdapat 3 komponen utama yang digambarkan
dengan menggunakan Mind Maps dan Rich Pictures:
1. Elemen-elamen dari struktur: Semua aspek
atau komponen dari situasi yang relatif stabil
atau perubahannya sangat lambat selama
kerangka waktu dari situasi.
struktur fisik, bangunan dan peralatan, dan
produk yang terlibat, tetapi juga dapat berupa
logika, fungsi, atau aspek struktur intelektual,
dan perilaku, alternatif-alternatif yang
mungkin, kelebihan dan kekurangan,
divisi/departemen, informasi dan data, aturan
tentang bagaimana dan hal-hal yang bisa
dilakukan, atau jasa yang diberikan.
Departemen Teknik Industri Pemodelan Sistem/Chap#4 25
Petunjuk untuk Membuat
Mind Maps dan Rich Pictures
(2)
2. Elemen dari proses: Semua aspek dinamis
yang mengalami perubahan atau berada dalam
keadaan flux (perubahan terus menerus),
seperti kegiatan yang berlangsung di dalam
struktur, aliran dan proses dari material atau
informasi, dan semua pengambilan keputusan
yang berlangsung.

3. Hubungan antara struktur dengan proses


dan antara proses dengan proses:
Bagaimana struktur mempengaruhi kondisi
proses? Bagaimana satu proses mempengaruhi
kondisi proses lainnya? Apa hal-hal atau aspek
adalah hasil langsung atau tidak langsung dari
Departemen Teknik Industri Pemodelan Sistem/Chap#4 26
Petunjuk untuk Membuat
Mind Maps dan Rich Pictures
(3)
Rich Picture dan Mind Maps untuk human activity systems
dapat menggambarkan:
Hard facts: struktur fisik dan proses, catatan data dan
interpretasi statistik, link informasi, dan objective
Soft facts: pendapat, gosip, firasat, hubungan
interpersonal (persahabatan, permusuhan, kekuasaan,
ego)
Penggunaan utama dari Mind Map dan Rich Picture untuk
berkomunikasi dengan orang lain tentang situasi yang
kompleks dan problematis
Mind Map dan Rich Picture dipakai hanya untuk
mendapatkan pemahaman yang lebih baik dari situasi yang
kompleks secara keseluruhan
Namun lebih sering, Mind Map dan Rich Picture merupakan
langkah pertama dalam menganalisis isu tertentu untuk
menetapkan Pemodelan
Departemen Teknik Industri
pilihan masalah yang akan dipelajari,
Sistem/Chap#4 27
Cognitive Mapping (1)
Cognitive Mapping (CM) diadaptasi oleh C.L. Eden
(1983) dari personal construct theory oleh G.A. Kelly
(1955)
Jika Mind Map dan Rich Picture mewakili individu atau
persepsi kelompok terhadap situasi masalah, maka
CM hanya menangkap persepsi/subyektivitas
individu.
CM berbentuk suatu network of statements yang
menampilkan konsep (ide, tujuan, concern,
preferensi, tindakan) dan lawan dari konsep tersebut.
Konsep-konsep tersebut dihubungkan dengan anak
panah yang menunjukkan arah hubungan logisnya.
CM memiliki persamaan dengan Mind Maps yang
menangkap hubungan sebab akibat (causal loop
diagrams) Pemodelan Sistem/Chap#4
Departemen Teknik Industri 28
Cognitive Mapping (CM)
Construct disusun dari 2 pole :
Preferred pole: ide, maksud, goal, atau tidakan
(konsep) yang diinginkan
Undesirable pole: kebalikan atau lawan dari konsep
yang diinginkan
Pole-1 construct-1 dengan pole-1 construct-1
dihubungkan dengan tandan panah.
Jika pole-1 dari suatu construct mengarah ke pole-2
dari suatu construct yang lain maka pada kepala
panah diberi tanda negatif (-)
Jika pole-2 dari suatu construct mengarah pada
construct yang lain maka pada pangkal panah diberi
tanda negatif (-)

Departemen Teknik Industri Pemodelan Sistem/Chap#4 29


Cognitive Map for NuWave
Shoes (1)
A little more than a year ago Elly jumped at the opportunity to go into
business on her own, taking over a failing niche-market, high-fashion shoe
factory from an old family friend and converting it into one offering funky
shoes to the yuppy generation. With a 90,000 overdraft from a
sympathetic bank and her own savings of a little more than 40,000, plus
a loan from her parents, her funky shoes were an instant success rather
than a flop [1], as some sceptics predicted, with sales only restricted by
limited production capacity rather than demand [2]. However, her cash
position was tight and not as good as expected [3], due mainly to two
reasons: a three-fold rise in raw material stocks [4], locking up cash [5],
and the slow rate of collections from the retailers, the latter taking an
average of 50 days to pay, rather than the 30 days net asked for by
NuWave [6].
Elly knows that she can easily double sales with little additional effort
[7] if she gets new machinery more suitable for her style of goods [8].
How to raise the 140,000 needed for that is her immediate dilemma [9].
The bank turned down her loan application unless she injects more equity
capital [10]. She has no other funds, and neither can she raise more from
her parents [11]. A priori, her only option seems to be to take a financial
partner [12]. But NuWave is her baby, and she wants to keep complete
control rather than share it [14]. Last night she had a nightmare that
somebody
Departemen else was
Teknik Industri sitting
Pemodelan at her desk and giving her orders.
Sistem/Chap#4 30 She looks
Cognitive Map for NuWave
Shoes (2)
Last night she had a nightmare that somebody else was sitting at her desk
and giving her orders. She looks again over her options:
1. Do nothing, i.e. continue with the current mode of operation [7].
Another few years of deprivation on a measly 400 a week for slaving
60 to 70 hours a week? It would take her three to four years to build
up enough retained earnings to upgrade the machinery [8]. Can she
wait that long? Competition may grab the opportunity and step in to
fill her potential market [15].
2. Get a business partner to inject 70,000 [12]. Together with an equal-
size bank loan this would cover the new equipment cost and provide
the additional working capital needed, but would reduce her equity
share to 50% her nightmare come true [13]!
Could she perhaps make better use of her current funds [16]? For
instance, offer a discount for prompt payment [17] to speed up collections
from retailers. It will reduce her margin and hence profit [18], but if it
frees half of the current i150,000 tied up in accounts receivable [19], she
is already halfway home.
She again studies the latest balance sheet. Her gaze is caught by the
investment in raw materials (RM). Do we really need over 90,000 dollars
of RM stocks? Could we not operate efficiently with less? she asks herself
[20]. The current stocks are 4 to 5 months worth of usage! Admittedly,
31
when they
Departemen startedPemodelan
Teknik Industri out with only 30,000, a few deliveries had
Sistem/Chap#4
to be
Departemen Teknik Industri Pemodelan Sistem/Chap#4 32
Departemen Teknik Industri Pemodelan Sistem/Chap#4 33
Komentar terhadap Cognitive
Map
Tool ini memerlukan keahlian dan pengalaman yang
cukup untuk menghasilkan sebuah peta yang
menangkap problem owner melihat situasi masalah
secara akurat dan reliable.
Hubungan dalam CM memiliki logika sebab-akibat,
sedangkan pada Mind Map dan Rich Picture tidak
selalu berkonotasi sebab akibat tetapi hanya ada
hubungan antar item.
Analis sering mendistorsi persepsi problem owner
dengan persepsi analis sendiri.
CM lebih dari sekedar ringkasan dari situasi masalah
dan sebagai tahap pertama untuk pemecahanan
masalah

Departemen Teknik Industri Pemodelan Sistem/Chap#4 34


Pendefinisian dan Pemilihan
Batas
untuk Permasalahan
Tujuan mendapatkan pemahaman yang cukup dari
sebuah situasi masalah adalah untuk
menggambarkan masalah yang akan dianalisis. Ini
tidak hanya berarti mengidentifikasi isu yang benar
menjadi perhatian, tetapi juga ruang lingkup, bentuk,
dan kedetailan atau kedalaman.
Batas pemilihan akan memperbaiki cakupan, arah,
dan fokus untuk analisis berikutnya. Salah memilih
batas akan berakibat memecahkan masalah yang
salah. Dan juga membuat sulit atau bahkan tidak
mungkin menerapkan solusi atau mungkin
mengurangi potensi keuntungan yang bisa
diturunkan.

Departemen Teknik Industri Pemodelan Sistem/Chap#4 35


Permasalahan Elly
Schuhmacher (1)
Decision maker: Elly Schuhmacher.
Objective: Generate enough funds to purchase the
new equipment.
Decision criterion: Funds generated are at least
equal to 140,000.
Performance measure: Amount of funds freed.
Alternative courses of action: The combination of:
size of discount offered to customers; form of just-in-
time procurement policy; imaginative model designs
to absorb excess RM stock from previous seasons;
express in-freighting to avoid shortages; no safety
stocks for just-in-case second production runs.

Departemen Teknik Industri Pemodelan Sistem/Chap#4 36


Permasalahan Elly
Schuhmacher (2)
Boundaries for narrow system of interest (as
indicated by major system inputs): Old and new
production output capacity and cost structure;
potential demand and shoe wholesale prices.
Boundaries for wider system of interest: no
countermove by competition within the near future;
bank amenable to making up shortfall (e.g. in the
form of a mortgage on equipment) if sufficiently
small.

Departemen Teknik Industri Pemodelan Sistem/Chap#4 37