PROGRAM PENJAMINAN MUTU:

APLIKASI PDCA

Rr.Tutik Sri Hariyati

DKKD-FIK UI

1
DEFINISI

Quality: The totality of features and

characteristic of product or service that
bear on its ability to satisfy or implied
needs. American Society for quality
control, 1989)

2
DEFINISI:

Program menjaga mutu

Program pengawasan mutu/Quality control
program
Program peningkatan mutu/Quality improvement
program
Manajemen mutu terpadu/Total Quality
Management
Peningkatan mutu berkesinambungan/Continous
Quality Improvement

3
Syarat program menjaga mutu
Bersifat khas/strategic point approach: jelas sasaran,
tujuan, tatacara, pelaksanaan diarahkan pada yg pokok-
pokok
Mampu melaporkan setiap penyimpangan: punya
mekanisme umpan balik/feed back yg baik
Fleksibel & berorientasi ke masa depan: tidak kaku,
tanggap pada perubahan
Mencerminkan dan sesuai dengan kondisi
organisasi/organizational suitable
Mudah dilaksanakan
Mudah dimengerti

4
Kegiatan Menjaga Mutu
1. Kegiatan persiapan:JC-AHO.1990)
Menumbuhkan & meningkatkan komitmen pimpinan
& penyelenggara yan. kes u/ program
Membentuk tim yg bertanggung jwb
Mengadakan pelatihan program menjaga mutu
Menetapkan batas, wewenang, tanggung jwb,
mekanisme kerja tim
Menetapkan jenis & ruang lingkup yan yg
diprioritaskan
Menyosialisasikan standar & indikator yg digunakan

5
2. Kegiatan Pelaksanaan(Palmer, 1979, Vouri
1980 dlm Azwar, 1996)
Menetapkan masalah mutu yan kes
Menetapkan penyebab masalah mutu yan. Kes
Menetapkan cara penyelesaian masalah mutu yan
kes
Melaksanakan cara penyelesaian mslh
Menilai hasil yg dicapai
Menyusun saran tindak lanjut
Problem Solving Cycle
6
 Gambar kegiatan Menjaga mutu

Menetapkan msl
Menetapkan msl

Ttpk psb Maslh

Ttpk psb Maslh

Saran tdk lanjt Saran tdk lanjt

Ttpk cara psln
Ttpk cara psln
Menilai hsl pencpi
Menilai hsl pencpi

Pelksnaan psls mslh Pelksnaan psls mslh

7
Karakteristik Kegiatan Program Menjaga
Mutu

Berkesinambungan/continous Quality
Improvement program
Sistematis

Terpadu:pelaksanaanya secara terpadu

dengan pengelolaam pelayanana lain
secara keseluruhan/total Quality
Management
8
Sasaran progarm menjaga mutu:
Lingkungan: Kebijakan, organisasi, manajemen

Masukan: Proses: Keluaran:

Tenaga: medis, Tindkan Aspek perawatan,
Perawat, Keperawatan Medis: indikasi mutu:
Non medis Tindakan medis BOR, GDR, INOK
Dana: Tindakan Aspek Non medis:
Sarana:medis non medis: infor Pengetahuan pasien,
Perawatan, Masi, rujukan Kepuasan pasien,
Non medis Kemantapan pasien
Bahan habis
pakai

9
 Standar program penjaga mutu

1. Standar persyaratan minimal/minimum

requirement standard: keadaan minimal yg hares
dipenuhi u/ menyelenggarakan yan. Kes/kep
a. Standar masukan: man/standar of personel,
stanfar of facilities, money
b. Standar lingkungan/standardof organization and
management: syarat minimal lingkungan yg
diperlukan u/ selenggarakan yan
c. Standar proses/standard of conduct: proses
minimal u/ selenggarakan yan
10
2. Standar Penampilan minimal

: menunjuk penampilan pelayanan kes/kep

yg masih dapat diterima
: standard of outputt/standard of performance

11
Bentuk program menjaga mutu

1. Program menjaga mutu

prospektif/prospective quality
asurance:diselenggarakan sebelum yan.
Dilaksanakan, perhatian utama pada
standar masukan dan lingkungan
a. Standarisasi: menjamin
terselenggaranya yan yg bermutu,
ditetapkan standarisasi yan kes/kep
12
Lanjutan:
b. Perijinan/licensure: standarisasi diikuti
dengan perijinan
c. Sertifikasi
Tindak lanjut perijinan akan diberikan
setifikat/pengakuan kepada institusi
d. Akreditasi: bentuk lain dari sertifikasi,
nilainya lebih tinggi. Ditinjau secara
berkala

13
2. Program menjaga mutu
Konkuren/Concurent Quality Assurance
Program dilaksanakan bersamaan dengan yan
kes/kep.
Lebih mengutamakan standar proses
3. Program retrospektif/Retrospective Quality
Assurance
Program diselenggarakan setelah selesainya yan.
Perhatian utama pada standar keluaran
Contoh: review rekam medis/record review,
tissue review, client survey co, slient satisfaction

14
PELAKSANAAN PROGRAM MENJAGA MUTU

1. Menetapkan masalah mutu

2. Menetapkan Penyebab Masalah Mutu Yan.
Kepwt.
3. Menetapkan Cara Penyelesaian
Masalah Mutu
4. Malaksanakan Cara Penyelesaian Mesalah
Mutu
5. Menilai hasil dan Menyusun saran
tindak lanjut

15
PELAKSANAAN PROGRAM MENJAGA MUTU

1. Menetapkan masalah mutu

A. Lingkup Pelayanan
B. Daftar Masalah
C. Konfirmasi daftar Masalah
D. Prioritas Masalah
E. Rumusan Masalah

16
2.Menetapkan Penyebab Masalah Mutu Yan.
Kepwt.

A. Sumber Masalah
B. Daftar Penyebab Masalah
C. Konfirmasi Daftar Penyebab Masalah
D. Prioritas Penyebab Masalah
E. Penyajian Prioritas Penyebab Masalah

17
3.Menetapkan Cara Penyelesaian
Masalah Mutu

A. Daftar Cara Penyelesaian Masalah

B. Prioritas Cara Penyelesaian Masalah

18
4. Malaksanakan Cara Penyelesaian
Mesalah Mutu

A. Perencanaan/Plan
B. Pelaksanaan/Do
C. Pemeriksaan/Check
D. Perbaikan/Action

19
5. Menilai hasil dan Menyusun saran
tindak lanjut

A. Penilaian
B. Saran Tindak Lanjut

20
 1. Menetapkan masalah mutu

A. Lingkup Pelayanan
Tehnik u/ menetapkan lingkup:
Tehnik kesepakatan kelompok/groupdecision
making:
a. Brain strorming technique/ curah
pendapat
b. Nominal group technique/kemukakan
pendapat dengan tulisan tertutup
21
Langkah curah pendapat/klpknominal

1. Undang tim u/ pertemuan, ataur ruangan yg

memungkinkan interaksi
2. Gunakan papan/flipcart
3. Undang u/mengemukakan pendapat secara
lisan/tulis pd klpk nominal tanpa saling
mempengaruhi
4. Tulis semua pendpt, daftar maslah u/
memprioritaskan, dengan konsensus/kriteria
matrik (Criteria matrix technique)

22
Kriteria u/tetapkan prioritas lingkup yan.

1. Karakteristik: yan yg diselenggarakan

a. Derajat kesulitan (1): yan yg sulit, u/ cegah
kesalahan yg ditimbulkan: dipilih
b. Derajat ketelitian (2): perlu ketelitian, u/ cegah
kesalahan: dipilih
c. Biaya penyelenggaranan yan.(3):
u/ cegah biaya yg dikeluarkan sia-sia: dipilih
d. Frekwensi penyelenggaraan (4):
banyak pasien yg memanfaatkan, u/ cegah
kesalahan; dipilih
23
2. Peralatan yang digunakan
a. Derajat kesulitan pemakaian peralatan (5):
perlu hatai2, u/ cegah kesalahan yg
membahayakan pasien:dipilih
b. Derajat kompleksitas pemakaian peralatan (6):
u/ cegah kesalahan yg bahayakan pasien:
dipilih
c. Derajat resiko penggunaan alat (7): jika resiko
yg ditimbulkan tinggi, bila terjadi kesalahan
efeknya ke pasien tinggi: dipilih

24
3. Tenaga Pelaksana Pelayanan

a. Pengetahuan dan ketrampilan tenaga pelaksana

(8), jika kurang memadai kemungkinan
merugikan pasien: dipilih
b. Pengalaman tenaga pelaksana (9):
pengalaman kurang, merugikan pasien:
diprioritaskan
c. Kepatuhan tenaga pelaksana (10); kepatuhan
kurang akan merugikan pasien: diprioritaskan

25
Cara penghitungan kriteria matriks

Cara pemberian skor:

Beri nilai 5 u/ lingkup yg paling besar, dan 1 u/
lingkup terkecil
Nilai lingkup pelayanan yg lain:
N = 1 + A C X (5 1)
BC
N= Nilai lingkup pelayanan yg dihitung
A= Besar lingkup pelayanan yg dinilai
B= Besar lingkup pelayanan paling besar
C = Besar lingkup pelayanan paling kecil
26
Contoh:
lingkup yan. Yg diselenggarakan oleh institusi yan
diketahui besar biaya penyelenggaraan:

Lingkup yan X = Rp. 1.000/psn

Lingkup yan Y = Rp. 1.600/psn (nilainya 5)
Lingkup yan. Z = Rp. 600/psn (nilainya 1)
Maka nilai X = 1 + 1000 600 x (5-1)
1600 600
= 2,6

27
Contoh perhitungan kriteria matriks

28
 1. Menetapkan masalah mutu
B. Menetapkan Daftar Masalah:
- menyusun daftar masalah mutu untuk lingkup yan kep.
- Ada 2 komponen yang dilaksanakan:
a. Identifikasi masalah mutu: tersusun daftar masalah
mutu yan.kep /inventarisasi masalah (apakah input,
proses, output: contoh:
- alat tidak steril/input
- perawat kurang trampil/ proses
- angka BP tinggi/out put
- iritasi sal. Nafas tinggi/ out put

29
 1. Menetapkan masalah mutu
B. Menetapkan Daftar Masalah:

b. Klarifikasi daftar masalah:

- tujuan: memperjelas rumusan agar dapat
dimengerti, mencegah duplikasi dan
membuang pendapat yg tidak
menggambarkan mslh mutu
- Merujuk hanya pada keluaran (lht hal 29)

30
 1. Menetapkan masalah mutu
B. Menetapkan Daftar Masalah:

b. Klarifikasi daftar masalah:

- tujuan: memperjelas rumusan agar dapat
dimengerti, mencegah duplikasi dan
membuang pendapat yg tidak
menggambarkan mslh mutu
- Merujuk hanya pada keluaran (lht hal 29)

31
 1. Menetapkan masalah mut

c. Konfirmasi Daftar Masalah

a. Konfirmasi tidak langsung: dengan menanyakan
para petugas tentang kebenaran maslah, cara:
- pengumpulan data: cara sederhana dgn
cek list
- pengolahan dan penyajian data: pengolahan data
secara diskriptif, persentase
Catatan: maslah adalah benar masalah mutu bila
konfirmasi sama/lebih 50%

32
- Konfirmasi langsung:
a. Retrospektif: contoh dari cat per, med.
record
b. Prospektif:dilakukan terhadap data yg
sebelumnya tidak tersedia, contoh
dengan menyebarkan angket tentang
harapan yan kep pada klien
33
Langkah:

1. Mengumpulkan data: perhatikan macam data,

sumber data, jumlah data( penghitungan sampel,
cara pengambilan sampel, cara pengumpulan data
2. Mengolah data
3. Menyajikan data
4. Interprestasi data:membenadingkan dg standar/
indikator. Jika indikator belum diketahui maka
dipakai 5%, jika angka sama atau lebih kecil dari
5% maka masalah tidak terkonfirmasi

34
Tabel konfirmasi

No Masalah Metode Hasil Interp

konfirmasi Konfirmas rests
1 Angka BP Langsung 2 dari 5 40%:
> BP MM
2 Iritasi sal Langsung 2 dr 10 20%:
Nfs > MM

35
 1.Menetapkan masalah mutu

D. Prioritas Masalah: melalui criteria matrix tehcnique:

berdasarkan
1.Importancy:
a. Prevalensi masalah/P
b. Akibat yg ditimbulkan/severity/S
c. Kenaikanj jumlah masalah/rate of increase/RI
d. Keprihatinan klien/public concern/PC
e. Keinginan yg tidak terpenuhi/degree of unmeet
needs/DU
f. Iklim politik/political climate
36
 D. Prioritas Masalah: melalui criteria
matrix tehcnique: berdasarkan
2. Tehnologi yg tersedia/ technique
feasibility
3. Sumber daya yang tersedia/resources
availability

37
Tabel kriteria matrix
N Mslh I T R IxTxR
o
P S R PC DU I
I P
1 BP> 4 5 4 5 5 5 5 3 420
2 Iritasi 2 4 2 5 5 5 5 3 345
sal nfs >

Jadi prioritasnya: angka BP >

38
 Rumusan masalah:

Menjawab 4 W+ 1 H:
40% klien yg tidak sadar yg mendapatkan
tindakan suction setelah perawatan 3 hari
mengalami BP selam th.. Di RS

39
 2. Menetapkan penyebab masalah

1. Menetapkan penyebab masalah, menunjuk

kesenjangan output yg dipengaruhi oleh input,
lingkungan, dan proses
Membuat diagram alir/flow chart:

a b c d e
a= awal dan akhir b= Proses c=keputusan
d= persiapan e= data

40
 Pasien perlu suction

Klg tebus resep

Alat diserahkan ke P

Persiapan prosedr Persiapan ulang

suction Panggil expert

kaji
Penyebab/sb mslh:persiapan alat yg tidak benar, alat yg tidak
steril, slem sangat kental
Catat hasil

41
Daftar Penyebab Masalah

Menetapkan secara teoritis dan yg

diperkirakan ada di institusi:
Perawat Lingkungan
KLien

Angka BP >>

masukan
prose 42
Konfirmasi penyebab masalah:
No Psb Masalah Cara Hsl Kesimpu
konfirm: konfirm lan
1 Pengembang Lsg 5 dr 7 71%
an staf < retrospek blm
tif pelat
2 Penget & Lgs 2 dr 7 < 28%
Ket < Tdk lgs 3 dr 7 < 42% (X)
3 Sosialisai lsg 3 dr 7 30%
SOP tdk SOP
4 Supervisi < lsg 2 dr 10 20%
prosedr 43
 Prioritas Penyebab Masalah

Kriteria Matriks
Masalah Importancy Techologi Resource jumlah
P S RI PC DU PC

Pkbg staf 5 4 3 4 5 5 5 3 390

Sosials SOP 3 4 3 4 4 5 5 4 460

Penget & ket < 4 5 4 4 5 5 5 3 405

Supervisi 4 3 3 3 3 3 3 3 171

44
Prioritas penyebab masalah
1. Sosialisasi SOP (X) = 32%
2. Penget & Ketrampilan (Y)= 29%
3. Pengembangan staf (Z) = 27%
4. Supervisi (R) = 12%
Visualisasi: diagram pareto
=1426 %= 100%
. 88%

61% .

X=32% Y=29% Z=27% R=12%

45
 3. Menetapkan Cara Penyelesaian
masalah mutu

: suatu upaya untuk mengatasi penyebab

masalah mutu sedemikian ruapa sehingga
masalah mutu dapat diselesaikan dan mutu
pelayanan kesehatan dpt lebih ditingkatkan

46
Cara Penyelesaian Masalah

1. Mempelajari cara penyesaian masalah yg

pernah ada
2. Menyusun cara penyelesaian masalah yg
baru:
- menetapkan tujuan yg jelas & spesifik
ssi kemampuan
- target dapat dihitung dengan:

47
Penghitungan target:

1,96 = P1 P2
P1= Besarnya mslh dlm %
V P1Q1 + P2Q2 Q = 100%-P1
P2 = Besarnya target yg
N1 N2 ingin dicari
Q2 = 100% -P2
N1 = jumlah populasi sebelum
program
P 2 = - b + V b2 - 4ac N2 = jumlah populasi setelah
program
2a
+ bila u/ meningkatkan cakupan
- bila u/ menurunkan cakupan
48
30 % diketahui angka BP di suatu RS
P1 = 30 N1 =N2 = 100 Q1= 100-30 = 90
Q2 = 100 P2
1,96 = 30 P2
V30.90 + P2(100-P2)
100 100
1,962 = (30 P2 ) 2 =
2700 + 100P2 P2 2
100
3,76 x (2700 +100P2-P22 ) = 900 60P2 + P2 2
100
101,52 + 3,76P2 0,0376P2 2 = 900 60P2 +P2 2
- 798,58 + 63,76 P2 1,0376 P2 = 0

49
- 798,58 + 63,76 P2 1,0376 P2 = 0
1,0376P2 63,76P2 +798,58 = 0
a b c
P 2 = - b + V b2 - 4ac
2a
= 63,76 + V 63,762 -4.1,0376.798,58
2. 1.0376
= 63.76- 27.4 = 17.56 %
2,07
Artinya perlu diturunkan angka kesalahan sampai
17.56%

50
PENYELESAIAN MASALAH MUTU YAN
KEP
Melakukan curah pendapat untuk memilih cara
penyelesaian masalah
Pemilihan berdasarkan kriteria matriks
Kriterianya:
1. Efektifitas program:menunjuk pada kemampuan
program u/ mengatasi masalah
Besarnya mslh dpt diselesaikan/magnitude
Pentingnya cara penyelesaian mslh/importancy
Sensitifitas cara penyelesaian
masalah:/vunerability
51
2.Efisiensi Program: menunjuk pada pemakaian sumber
daya:
dengan cost yg paling kecil: paling efisien

DAFTAR CARA PENYELESAIAN

MASALAH:
1. Pembuatan SOP
2. Pelatihan Prosedur
3. Preceptorship

52
Kriteria matriks

No Cara Pslksn Efektifita Efisiency Jumlah Prioritas

M I V C Mx I xV
C

1 SOP Tindakn 4 4 4 4 16 3

2 Pelatihan 4 5 4 5 20 2

3 Preceptorship 4 4 4 3 21 1

53
 MELAKSANAKAN CARA
PENYELESAIKAN MASALAH MUTU
YAN KEP
Siklus PDCA
Find a process to improve

Organize team that knows the process

P
Clarify currentknowledge of the process A D
C
P
Understand causes of process variation A D
C
Select the process improvemnet

P
A D
C 54
PDCA: Plan, Do, Check, Action: rangkaian
kegiatn yg terdiri dari penyusunan rencana kerja,
pelaksanaan rencana kerja, pemeriksaan
pelaksanaan rencana kerja, perbaikan yg terus
menrus dan berkesinambungan

55
 Skema PDCA
Menetapkan masalah mutu

Menyusun srn tindak

lanjut Menetapkan psb
mslh mutu
Menilai hasil

Memeriksa Menetapkan cara

Penyelesaian
melaksanakan Memperbaiki masalah

merencanakan

56
 Plan/P
Berorientasi ke masa depan
Fleksibel
Logis
Mengandung uraian lengkap
Lengkap unsur rencananya, unsur-2:
1. Judul Rencana: Upaya menurunkan angka infeksi nosokomial:
saluran nafas/BP melalui kegiatan preceptorship
2. Rumusan pernyataan & uraian masalah:
30% pasien yang tidak sadar mengalami infeksi saluran nafas/BP
setelah 3 hari perawatan di RS , Th..
3. Rumusan Tujuan: Menurunkan angka kejadian BP dari 30% pada
bln Des2004 menjadi 17,56 % pada bln Jan 2006
4. Uraikan Kegiatan:

57
4. Uraian kegiatan:

1. Menyusun proposal preceptorship

2. Presentasi rencana kegiatan kepada pimpinan
3. Menyusun tim preceptorchip
4. Menyusun ptotap dan guide line
5. Rapat koordinasi & pelatihan tim preceptorship
6. Sosialisasi tim, dan kepada perawat
7. Pelaksanaan
8. Monitoring pelaksanaan
9. Evaluasi
10. Saran tindak lanjut

58
5. Waktu, Pelaksana, Biaya:
Dengan membuat Gant Chart:
Mliputi:persiapan, pelaksanaan, evaluasi

Waktu/minggu
No Kegiatan PJ Biaya
1 2 3 4 5 6 7 8.
1
2
3
4
.
.
Anggaran juga dirinci setiap kegiatan, dan hares ada PJ dlm
setiap kegiatan

59
6. Metode & Kriteria Keberhasilan Penilaian

No Kegiatan Metode Kriteria keberhasilan

1 Menyusun proposal PC Observasi Tersusun 1 proposal

60
Do/D/Pelaksanaan

Memerlukan keterlibatan tim

Perlu kegiatan orientasi dan sosialisasi
Pemimpin hares mempunyai sifat:
comunication, motivation, leadership,
directing

61
Check/ C/ Pemeriksaan

Suatu penilaian yg bersifat promotiv, ditujukan

untuk menilai kesesuaian pelaksanaan unsur
masukan/input dan process dari rencana kerja yang
ditetapkan
Dengan menggunakan lembar pemriksaan/Check
sheet:
1. Tetapkan jns penyimpangan yg akan diamati baik proses
maupun outcome
2. Tetapkan jangka waktu pengamatan/ tiap hari/mg/bln
3. Lakukan penghitungan penyimpangan sesuai yg
ditetapkan

62
 Lembaran Pemerikasaan
Nama pengamat:
Periode pengamatan:. S/d.
No Jenis penyimpangan jlm yg diamati jlm penyimpg %

1 Tindakan suction 15 5 3
2 Tindakan posisioning 100 20 20
3 Tindakan chest fisioterapi 10 5 10
4 Penkes BP 100 10 1

63
Peta contol/ Control Chart
Suatu grafik yg menggambarkan
besarnya penyimpangan yg terjadi pada
kurun waktu tertentu. Cara:
1. Tetapkan garis batas penyimpangan, misal 2 %
2. Hitung % penyimpangan secara berkala:
No penyimpngan mg 1 mg2 mg3 mg4 mg5
1 Tindakan suction 5 4 2 6 2
2 Perubahan posisi 10 8 7 7 4
3 Chest fisioterapi 8 8 7 6 2
4 Penkes 15 10 9 5 4

64
3. Buat grafik penyimpangan
20

10

2 Batas penys maksimal

1
2 3 4 5 mg

4. Nilai grafik, apa kecenderungannya turun statis, naik

65
Actin/A/Perbaikan

Perlu melaksanakan pertemuan rutin untuk

melihat suatu penyimpangan yg
ditemukan/action dan menyusun perbaikan
program
contoh : pada tindakan perubahan posisi dan
chest fisioterapi pd mg 3-4 cenderung
penyimpangannya statis maka hares
dilakkuan perbaikan
66
 Sbg ringkasan perlu dibuat story book

PELAKSANAAN RENCANA KERJA, PERBAIKAN

& TINDAKAN

No Rencana Pelaksanaan&waktu Pemeriksaan Perbaikan

Metode Hasil
Menyusun proposal Tgl rpt p Observasi Tersusun Perbaikan
pssn prop 1 prop biaya

67
MENILAI DAN MENYUSUN RENCANA
TINDAK LANJUT

Penilaian:
Adalah suatu cara belajar yg sistematis dari
pengalaman yg dimiliki u/ meningkatkan
pencapaian pelaksanaan, perencanaan
suatu program guna penerapan selanjutnya

68
Tehnik Penilaian

1. Tehnik kesepakatan kelompokbersifat

subyektif, berdasarkan pertemuan untuk
membahas hasil perbaikan mutu
2. Tehnik kajian data:
% keberhasilan = X2-X0 x 100%
X1 X0
X0= besarnya masalah
X1 = besarnya target
X2 besarnya pencapaian
69
Contoh:

X0= 30%
X1= 17,56%
X2= 18%

% kbsl = 18 30 x 100%
17,56-30
= 96 %
70
Saran Tindak lanjut

Jika kegiatan berhasil, maka saran:

1. Sebagai kegiatan rutin, strategi
komunikasi: menyiapkan laporan
lengkap, sosialisasi
2. Menyerankan unit lain jg melaksanakan
kegiatnan yg sama
3. Melanjutkan program mutu yg lain

71
 Jika masalah kurang berhasil:
1. Mempertimbangkan melanjutkan
program
2. Mempertimbangkan untuk menyusun
program penyelesaian yg baru

72