Anda di halaman 1dari 12

Pengolahan Data BKD

Provinsi Jawa Tengah


Dalam melakukan pengolahan data PNS Provinsi Jawa Tengah,
BKD Provinsi Jawa Tengah menggunakan aplikasi Simpeg guna
mengelola data kepegawaian PNS Provinsi Jawa Tengah.
Simpeg BKD Provinsi Jawa Tengah saat ini sudah terintegrasi dan
dapat di akses oleh seluruh SKPD di Jawa Tengah.
Proses updating data yang dilakukan BKD Provinsi Jawa Tengah
yakni dengan cara masing-masing PNS melakukan proses
inputing data secara mandiri melalui aplikasi Simpeg
sedangkan berkas pendukung yang dilampirkan, diupload dan
dikelola menggunakan e-file.
Tujuan dari Peremajaan Data:
1.Untuk Update Data Kepegawaian masing-masing PNS
2.Untuk Memperlancar Proses Administrasi Kepegawaian
3.Untuk Melengkapi dan Memberikan info yang lengkap kepada
pimpinan.
BKD PROVINSI JAWA TENGAH
Alur Proses Pengelolaan
Dokumen PNS P3D (personil)
1. Setiap PNS P3D (personil) wajib melakukan proses scanning
dokumen kepegawaian untuk kemudian diupload ke aplikasi e-
file BKD Provinsi Jawa Tengah, dengan cara harus mendaftar
terlebih dahulu melalui :
http://www.efile.bkd.jatengprov.go.id
2. Dokumen yang harus disiapkan oleh PNS P3D (personil)
terbagi menjadi 2 kategori, yakni dokumen dengan legalisasi
dan non-legalisasi dan dokumen untuk arsip BKD Provinsi Jawa
Tengah.
3. Proses Scanning dokumen dilakukan dengan dengan 2 tahap :
a. Tahap Pra-Scanning
b. Tahap Scanning

BKD PROVINSI JAWA TENGAH


Persiapan Dokumen
Kepegawaian PNS P3D
KATEGORI DOKUMEN YANG DILEGALISASI
1. :
(personil)
a.SK
NoCPNS Jenis Dokumen No Jenis Dokumen
b.SK
1 PNS SK CPNS 11 (UKPPI (UJIAN KP PENY.
c.KONVERSI NIP IJAZAH))
2 SK PNS 12 PENILAIAN PRESTASI KERJA
d.KARTU PEGAWAI TAHUN 2015
e.SK
3 JABATAN TERAKHIR
KONVERSI NIP 13 SKP TAHUN 2015
f.IJAZAH
4 TERAKHIR
KARTU PEGAWAI 14 PENILAIAN PRESTASI KERJA
TAHUN 2016
g.SK KP TERAKHIR
5 SK JABATAN TERAKHIR 15 SKP TAHUN 2016
h.NPWP
6 IJAZAH TERAKHIR
i.KTP
7 (KARTUKPTANDA PENDUDUK)
TERAKHIR
j.KARTU
8 KELUARGA
GAJI BERKALA TERAKHIR
9 (SK IJIN/TUGAS BELAJAR)
10 yang(SURAT
Pejabat IJIN PENGGUNAAN
berwenang melegalisasi adalah Pejabat Pengawas/Administrator
GELAR)
pada Unit Kerja masing-masing :
BKD PROVINSI JAWA TENGAH
Persiapan Dokumen
Kepegawaian PNS P3D
2. KATEGORI DOKUMEN NON-LEGALISASI UNTUK BKD PROVINSI
(personil)
JAWA TENGAH :
Berikut merupakan beberapa dokumen yang perlu dilampirkan , SCAN,
dan UPLOAD selain dokumen yang dilegalisasi seperi tersebut
sebelumnya dengan urutan sebagai berikut:
a.Semua jenis dokumen pada kategori legalisasi, akan tetapi tidak perlu
dilegalisasi;
b.SUMPAH JANJI PNS;
c.RIWAYAT PENDIDIKAN (SD - terakhir, dikumpulkan semua riwayat pendidikan sesuai
jenjang masing-masing PNS yang bersangkutan, dan mohon diurutkan dari yang
terendah);
d.SURAT NIKAH;
e.KARIS (Kartu Isteri) / KARSU (Kartu Suami);
f.TASPEN
g.RIWAYAT KEPANGKATAN (dikumpulkan semua riwayat kepangkatan sesuai jenjang
masing-masing PNS yang bersangkutan, dan mohon diurutkan dari yang terendah);
h.RIWAYAT GAJI BERKALA (dikumpulkan semua riwayat gaji berkala sesuai jenjang
masing-masing PNS yang bersangkutan, dan mohon diurutkan dengan klasifikasi dari
BKD PROVINSI JAWA TENGAH
terendah MINIMAL tahun 2013 s/d SEKARANG);
Pemberkasan Dok. Kepeg.
Legalisasi
PNS Pendidikan & Non
1 2
Pendidikan
1 2 Sekolah/Satker
Legalisasi
Koord. Sekolah/
Satker
berkas
pendukung Verifikasi kesesuaian data
PNS
Mengumpulkan dengan dgn berkas
Dok. pendukung menggunakan
BKD Prov.
Kepegawaian 3 SIMPEG dan dikumpulkan
Jateng
per Kabupaten
Verifikasi Data dan
Dokumen
1 UPT / BALAI

PNS Pendidikan :
Keterangan :
Dikumpulkan per kabupaten utk diserahkan ke BKD 4
Prov. Jateng
PNS Pendidikan 2
PNS Non Pendidikan :
Verifikasi kesesuaian data dengan dgn berkas
PNS Non- pendukung menggunakan SIMPEG dan dikumpulkan per
Kabupaten utk diserahkan ke BKD Prov. Jateng
Pendidikan
OPD dapat melakukan monitoring terhadap PNS yang sudah
diverifikasi
BKDAplikasi
melalui PROVINSI
SimpegJAWA TENGAH
Pemberkasan Dok. Kepeg. Non-
Legalisasi PNS Pendidikan &
Non-Pendidikan
1 2
1 Sekolah/Satker 2
Diarsip per
Sekolah per
PNS Kabupaten
Dok.
Kepegawaian
discan kemudian BKD Prov.
dikumpulkan Jateng
Verifikasi Dokumen &
Masuk ke Arsip BKD
1 UPT / BALAI
Keterangan :
3
Dikumpulkan
PNS Pendidikan sesuai UPT masing- 2
masing per
Kabupaten
PNS Non-
Pendidikan

BKD PROVINSI JAWA TENGAH


Proses Upload Dokumen
Kepegawaian Non-Legalisasi
PNS Pendidikan & Non-
Pendidikan
Aplikasi
Pendataan BKD Prov.
Jateng
PNS Verifikasi
Melakukan Data
Scanning
Dokumen

Server
Simpeg dan
Gaji

BKD PROVINSI JAWA TENGAH


Tahapan Pra-Scanning
Dokumen
Memilah dan mengelompokkan dokumen kepegawaian dengan melihat
FORMAT :
1.Dokumen harus berukuran F4 (Folio) / A4

2. Untuk Dokumen yang berukuran A3 harus diperkecil terlebih dahulu


menjadi ukuran F4 atau A4.

3. Untuk dokumen dengan ukuran/skala kecil seperti contohnya kartu


pegawai (KARPEG), kartu isteri (KARIS), kartu suami (KARSU), kartu
pegawai elektronik (KPE) di fotokopi seperti sesuai aslinya untuk
belakan
kemudian depan
ditempelkan
g pada kertas
depan
F4 (Folio) seperti pada contoh
berikut :
atau belakang

BKD PROVINSI JAWA TENGAH


Tahapan Scanning Dokumen
Melakukan scanning dokumen kepegawaian dengan menggunakan
aplikasi scanning dokumen, bisa menggunakan Adobe Photoshop atau
aplikasi scanning bawaan dari mesin scanner unit kerja masing-masing,
dengan format scanning sebagai berikut :

1.Dokumen yang discan harus berukuran F4 (Folio)/A4;


2.Posisi Gambar jadi hasil proses scanning dokumen HARUS VERTIKAL
atau PORTRAIT, seperti pada contoh dibawah ini :

SALAH
1. dan CONTOH SALAH

X
V
BENAR

3.Hasil scanning yang berbentuk gambar disimpan dengan extension


file .PNG(Portable Network Graphics);
BKD PROVINSI JAWA TENGAH
Tahapan Scanning Dokumen

BENAR SALAH

4. Untuk dokumen KENAIKAN GAJI BERKALA atau KONVERSI NIP ,


boleh difotokopi diperbesar sampai dengan ukuran F4 (Folio), boleh
dengan ditempelkan seperti format pada poin sebelumnya.

BKD PROVINSI JAWA TENGAH


Tahapan Scanning Dokumen
5. Maksimal ukuran penyimpanan gambar hasil scanning
1MB(Megabyte) /gambar;

6. Minimal dimensi gambar hasil scanning W:800 pixel X


H:1000 pixel ;
Maksimal dimensi gambar hasil scanning W:3000 pixel X
H:4000 pixel ;
Keterangan:
W : Width / Lebar
H : Height / Tinggi

7. Hasil scanning HARUS HITAM-PUTIH.

BKD PROVINSI JAWA TENGAH