ALUR, PROSEDUR PASIEN DAN DRM

MOCH ANDRIAN ARIF W

S.ST
 PROSEDUR DAN ALUR

1. Prosedur adalah sebuah rangkaian dari mendesain tugas-tugas untuk menyelesaikan

pekerjaan pada tempat yang rutin

2. Alur adalah struktur rangkaian kejadian-kejadian dalam sebuah cerita yang disusun secara
kronologis
 PROSEDUR PENERIMAAN PASIEN DAN ALUR PASIEN

PROSEDUR PENERIMAAN PASIEN

Penerimaan pasien yang akan berkunjung ke Poliklinik, RJ, UGD ataupun RI adalah bagian

dari sistem prosedur pelayanan Rumah Sakit.

Disinilah pelayanan pertama kali yang diterima oleh seorang pasien saat tiba di Rumah Sakit,

sehingga sangat menentukan kesan baik dan buruk dari Rumah Sakit tersebut.
Menurut jenis kedatangannya pasien dapat dibedakan menjadi :
Pasien baru : adalah pasien yang baru pertama kali datang ke rumah sakit untuk keperluan

mendapatkan pelayanan.
Pasien lama : adalah pasien yang pernah datang sebelumnya untuk keperluan mendapatkan

pelayanan
PROSEDUR PELAYANAN INSTALASI/UNIT REKAM
MEDIS

1. TPPRJ

Tempat penerimaan pasien rawat jalan atau tempat pendaftaran pasien rawat jalan (TPPRJ) disebut juga
loket pendaftaran pasien rawat jalan. Fungsi atau perannya dalam pelayanan kepada pasien adalah
sebagai pemberi pelayanan akan dinilai disini. Mutu pelayanan meliputi kecepatan, ketepatan, kelengkapan
dan kejelasan informasi, kenyamanan ruang tunggu dan lain-lain
 POKOK KEGIATAN PELAYANAN REKAM MEDIS DI TPPRJ
1. Menyiapkan formulir dan catatan serta nomor RM yang diperlukan untuk pelayanan :

A. Formulir-formulir dokumen rekam medis rawat jalan baru yang telah diberi nomor rekam medis, yaitu formulir rekam medis yang
belum berisi catatan pelayanan pasien yang lalu

B. Buku register pendaftaran pasien rawat jalan, yaitu buku yang berisi catatan identitas pasien sebagai catatan pendaftaran.

C. Buku ekspedisi, yaitu buku yang digunakan untuk serah terima dokumen rekam medis agar jelas siapa yang menerimanya.

D. KIUP (Kartu Indeks Utama Pasien), yaitu kartu indeks yang digunakan sebagai petunjuk pencarian kembali identitas pasien.

E. KIB/KTPP (Kartu Identitas Berobat/ Kartu Tanda Pengenal Pasien), yaitu kartu identitas pasien yang diserahkan kepada pasien
untuk digunakan kembali bila datang berobat lagi.

F. Tracer, yaitu kartu yang digunakan untuk petunjuk digunaknnya (keluarnya) dokumen rekam medis dari rak filing sehingga dapat
digunakan untuk peminjaman dokumen rekam medis ke filing.

G. Buku catatan penggunaan nomor RM, yaitu buku yang berisi catatan penggunaan nomor rekam medis.

H. Karcis pendaftaran pasien.

 TPPRI

TPPRI adalah salah satu bagian di rumah sakit yang kegiatannya mengatur penerimaan dan
pendaftaran pasien yang akan rawat inap. Sistem pelayanan TPPRI berbeda antara satu yang
akan dirawat inap yaitu semua pasien rawat inap harus melalui pemeriksaan rawat jalan atau
gawat darurat, atau TPPRI dapat menerima pasien langsung selain melalui pasien dan rawat
jalan dan gawat darurat
 ASSEMBLING

Bagian assembling yaitu salah satu bagian di unit rekam medis. Peran dan fungsi
assembling dalam pelayaan rekam medis yaitu sebagai perakit formulir rekam
medis, peneliti isi data rekam medis, pengendali DRM tidak lengkap, pengendali
penggunaan nomor rekam medis dan formulir rekam medis
 TUGAS POKOK ASSEMBLING

Terhadap sensus harian yang diterima

Menerima SHRJ, SHGD, SHRI beserta DRM rawat jalan, gawat darurat dan rawat inap setiap hari.
Mencocokkan jumlah DRM dengan jumlah pasien yang tercatat pada sensus harian masing-masing.
Menandatangani buku ekspedisi sebagai bukti serah terima DRM.
Mengirimkan sensus harian tersebut ke fungsi analising dan reporting.
Terhadap DRM yang diterima
Merakit kembali formulir rekam medis bersamaan dengan itu melakukan kegiatan penelitian terhadap kelengkapan data
rekam medis pada setiap lembar formulir rekam medis sensus dengan kasusnya, misalnya bila pada formuilr masuk-
keluar pasien dijumpai :
i). ada tindakan medis, maka harus ada laporan operasinya.
ii). Ada kematian, maka harus ada laporan sebab kematian.
iii). Ada bayi lahir maka harus ada laporan persalinan, laporan bayi lahir dan indertitas bayi lahir.
iv).Penyakit yang harus ditegakkan dengan pemerikasaan laboratorium, rontgen, maka harus ada laporan hasil
pemeriksaannya.
 KODING

1. Buku ICD revisi ke 10 volume 1, volume 2 dan volume 3 untuk memastikan kode penyakit dan masalah
kesehatan
2. Buku ICD 9 CM untuk memastikan kode operasi dan prosedur medis.
3. Buku ID-O untuk memastikan kode penyakit kanker (kode ini dikhususkan untuk rumah sakit yang
ditunjuk sebagai rumah sakit dengan pelayanan khusus kanker).
4. Kamus kedokteran untuk menemukan arti istilah-istilah kedokteran.
5. Kamus bahasa Inggris untuk menemukan arti istilah-istilah dalam bahasa Inggris.
6. Daftar kode ICD revisi ke 10 yang dibuat sendiri oleh bagian ini berdasarkan penyakit dan operasi yang
sering dirulis oleh para dokter setelah dilakukan kolaborasi atau konsultasi dengan dokter-dokteryang
bersangkutan.
 INDEKS

Pengertian umum : Merupakan alat bantu untuk menentukan suatu tempat

Pengertian Perpustakaan : Merupakan katalogisasi untuk identifikasi buku, deskripsi isi, judul,

masalah, kode atau nonor klasifikasi untuk menyusun katalog dan untuk menyusun buku pada
tempatnya

Pengertian kearsipan : Petunjuk atau tanda pengenal untuk memudahkan menentukan tempat

penyimpanan dan penemuan arsip

INDEKSING, Menurut Pedoman Penyelenggaraan Rekam Medis 1997 : Membuat tabulasi sesuai dengan

kode yang sudah dibuat ke dalam indeks-indeks (dapat menggunakan kartu indeks atau komputerisosi
 JENIS INDEKS

1. Indeks Pasien
2. Indeks Penyakit (Diagnosis) dan Operasi
3. Indeks Dokter
4. Indeks Kematian
5. Indeks Nomor
 INDEKS PASIEN

Indeks Pasien adalah satu kartu katalog yang berisi nama semua pasien yang pernah brobat

di rumah sakit.
Kegunaan indeks penderita adalah sebagai kunci untuk menemukan berkas rekam medis
seorang penderita.
 INDEKS PENYAKIT DAN TINDAKAN

Indeks Penyakit disusun berdasarkan sistem klasifikasi (koding) penyakit yang digunakan (ICD-l0)

Indeks tindakan disusun berdasarkan nomor kode tindakan ICD 9 CM

Pada umumnya indeks peyakit dan tindakan dapat memberikan rincian guna melengkapi keperluan

LAPORAN MEDIS DAN STATISTIK

Indeks penyakit dan tindakan dapat digunakan untuk memenuhi permintaan informasi pasien secepat

mungkin dan terperinci.

KEGUNAAN INDEKS PENYAKIT DAN TINDAKAN

1. Untuk menelaah kasus-kasus terdahulu dari suatu penyakit guna

memperoleh pengertian tentang penanggulangan terhadap penyakit-
penyakit/masalah-masaJah kesehatan pada saat ini.
2. Untuk menguji teori-teori dan membandingkan data-data tentang
penyakit/pengobatan dalam rangka persiapan riset dan tulisan-tulisan ilmiah
3. Untuk menyediakan data penggunaan fasilitas rumah sakit dan menetapkan
kebutuhan tasilitas terhadap peralatan baru, IT, dll pada berbagai
unit/bagian.
4. Untuk mengevaluasi kualitas pelayanan yang diberikan rumah sakit
5. Untuk mengarahkan studi epidemiogy
6. Untuk mengakumulasikan data manajemen beresiko, seperti insidens
komplikasi medis dan bedah.
7. Menemukan RM dimana dokter hanya ingat diagnosanya saja
INDEKS DOKTER

1. Indeks dokter menyediakan catatan tentang pasien yang telah dirawat hagi setiap staf medis
2. Indeks dokter merupakan catatan yang bersifat rahasia (confidential record)
3. Informasi pada indeks dokter tersedia hanya bagi the governing board, chief executive
officer, dan committees of the medical staff yang ditugaskan untuk menelaah kerja dokter.
4. Kadang-kadang informasi pada Indeks dokter dapat digunakan pada kasus-kasus
malpraktek atau investigasi pajak penghasilan.
5. Indeks dokter dibuat dengan KODE DOKTER, Kode dokter sebaiknya dibedakan antara
dokter yang satu dengan yang lainnya
 INDEKS KEMATIAN

Kegunaan :
Menilai mutu pelayanan dasar, menambah dan meningkatkan peralatan /tenaga
Data dalam Indeks kematian :
a. Nama Pasien
b. No. RM
c. Jenis Kelamin
d. Alamat
e. Umur
f. Kematian (< 48 jam atau > 48 jam
g. Lama Dirawat
h. Penyebab Kematian
i. Dokter yang merawat
INDEKS NOMOR RM

Index nomor rekam medis penting sebagai alat control pemakaian nomor RM
Sangat berguna bagi fasilitas pelayanan kes. yang belum kornputerisasi
Mencegah terjadinya loncatan (skipping) nomor RM atau pernberian nomor RM yang sama
pada dua pasien
Index nomor RM sebaiknya selalu dimonitor agar terjamin kelengkapan dan keakuratannya
FILLING

Bagian filing merupakan salah satu bagian dalam unit rekam medis. Peran dan fungsi dalam pelayanan
rekam medis yaitu sebagai penyimpan DRM, penyedia DRM untuk berbagai keperluan, pelindung arsip-
arsip DRM terhadap kerahasiaan isi data rekam medis dan pelindung arsip-arsip DRM terhadapan
bahayan kerusakan fisik, kimiawi dan biologi