PELATIHAN

MANAJEMEN PROYEK

LPJK PROVINSI TEKNIK SIPIL

ACEH UNSYIAH

Administrasi Proyek Konstruksi

Presentation

Team Lab. & Bidang Manajemen Rekayasa Konstruksi

 Pengantar
Administrasi Proyek Konstruksi
(APK)

Apa yang dimaksud APK

Kapan APK di mulai dan kapan berakhir
Bagaimana kondisi APK di Indonesia
Bagaimana menangani APK agar berhasil
Bagaimana membuat Organisasi APK dengan baik
Apa saja kegiatan APK
 Pentingnya
Administrasi Proyek Konstruksi
Administrasi Proyek Konstruksi adalah suatu keharusan, sama
pentingnya dengan kegiatan fisik lainnya
Administrasi Proyek Konstruksi melingkupi Administrasi
Kontrak konstruksi
Pada prinsipnya melaksanakan Kegiatan Proyek adalah
melaksanakan Kontrak Kerja.
Perselisihan, dilatar belakangi oleh ketidak pahaman akan
kontrak dan administrasi yang mengikutinya (yang tidak
dijabarkan secara terperinci didalam kontrak itu).
Adminstrasi adalah salah satu ujung tombaknya Manajemen
Proyek.
Administrasi adalah Penilaian pertama dalam setiap kegiatan.
Administrasi mempunyai kekuatan hukum (Aspek Hukum)
Dan lain-lain.
 Definisi dan Lingkup
Administrasi Proyek Konstruksi
Sejak kontrak ditandatangani hingga berakhir,
ada 2 kegiatan yang berjalan secara parallel:

Kegiatan Fisik dilapangan

sesuai dengan Gambar, RKS, dan Kegiatan itu sendiri

Kegiatan Non Fisik,

sebagai kegiatan penunjang Kegiatan fisik,
yang di istilahkan dengan APK (Hal yang sering diabaikan ).

Kedua kegiatan tersebut haruslah berjalan secara berbarengan

untuk mewujudkan tujuan proyek konstruksi

Pengertian APK
Maksud APK
Bila APK dikelola dengan baik antara lain dari sejak awal mempelajari
dokumen kontrak dengan teliti dan seksama mungkin masalah peluang klaim
dan perselisihan (dispute) akan dapat diantisipasi sejak dini, dan tidak
 Maksud APK
Merupakan Manajemen Proyek Yang Merujuk pada
tanggung jawab yang lebih luas sehubungan dengan
semua fungsi-fungsi Proyek, tanggung jawab fisik dan
non fisik
Menuntun para pihak dalam Organisasi Proyek dalam
melaksankan semua fungsi-fungsi Proyek.
Membangun hubungan kerja/sistim proyek, prosedur-
prosedur, tanggung jawab, kewenangan dan kewajiban
dari semua pihak, kebutuhan dokumentasi, pelaksanaan
konstruksi, perencanaan dan penjadualan koordinasi,
pengawasan material, pembayaran, perubahan pekerjaan
dan kerja tambah, penanganan sengketa dan klaim,
perundingan-perundingan (rapat) dan semua fungsi-
fungsi penutupan proyek dan penutupan administrasi.
Oleh karena itu administrasi kontrak hanyalah
sebagian dari administrasi proyek konstruksi.

Definis &
 Pengertian APK
Pengertian Manajemen : Proses planning,
Organizing, Directing, Controlling pada
Aktifitas Proyek yang memiliki sumberdaya
yang terbatas untuk mencapai Tujuan yang
efektif dan efiesin.

Planning :
Penyusunan RMK (Rencana Mutu Kontrak)
Menyusun Checklist Sebelum Kegiatan di
mulai

Definis &
 Tujuan APK
Menyelenggarakan seluruh Aspek Non Teknis secara
tertib dan teratur sesuai kemajuan pelaksanaan agar
Tujuan kontrak tercapai. (Gilbreath 1992)
Aspek Preventif, mencegah/mengurangi atau
menyelesaikan perselisihan/perbedaan pendapat yang
dihadapi para pihak serta mengurangi klaim yang
mungkin terjadi.

Tujuan dari administrasi kontrak adalah agar proyek

tersebut secara komersial berhasil. (Gilbreath 1992)
Artinya pengguna jasa akan mendapatkan Proyek yang
mutunya, biayanya dan waktunya sesuai kontrak.
Sebaliknya penyedia jasa mendapatkan haknya berupa
pembayaran atas hasil pekerjaan beserta perubahan dan
klaim-klaim serta hak-hak lain bilamana ada, sesuai ketentuan
dalam kontrak.

Pengertian
 Contoh Kegiatan APK
Kegiatan Tahap Persiapan
Kegiatan Di Lapangan
Penanggung Jawab administrasi APK, (berdasarkan Organisasi
lapangan) yaitu:
Administrasi dokumen kontrak,
Administrasi pembelian,
Administrasi persediaan,
Administrasi keuangan, administrasi Sumber daya manusia;
Hubungan & komunikasi antara para pihak yang terlibat dalam
kontrak,
Prosedur, Tanggung jawab, dan kewenangan (RMK),
Pelaksanaan konstruksi di lapangan,
Administrasi Teknis Perencanaan,
Perubahan Kontrak, change order, extra works
penanganan "claim" , dispute
dan administrasi penutupan proyek
Definis &
 Tahap Persiapan Pelaksanaan Proyek
Serah terima lapangan (site hand over)
PPK menyerahkan seluruh/sebagian lokasi sebelum diterbitkannya SPMK.
PPK bersama-sama penyedia jasa melakukan pemeriksaan lapangan
Jika ditemukan hal-hal yang dapat mengakibatkan perubahan isi Kontrak maka
perubahan tersebut harus dituangkan dalam adendum Kontrak
Jika penyerahan hanya dilakukan pada bagian tertentu dari lokasi kerja maka PPK dapat
dianggap telah menunda pelaksanaan pekerjaan tertentu yang terkait dengan bagian
lokasi kerja tersebut, dan kondisi ini ditetapkan sebagai Peristiwa Kompensasi.
Hasil pemeriksaan lapangan dituangkan dalam BA Serah Terima lapangan,
ditandatangani kedua belah pihak
Pre-construction meeting (Kick off Meeting atau Rapat Pra Pelaksanaan)
Mobilisasi
Pengaturan dan pengendalian lalu lintas
Mutual check - 0 (field engineering)
Mutual Check (MC-0%) adalah hasil perhitungan kuantitas pekerjaan yang dihitung oleh
Penyedia Jasa berdasarkan gambar kerja dan disetujui Pengguna Jasa.
Perhitungan kuantitas pekerjaan , disampaikan oleh Penyedia Jasa paling lambat 15
(lima belas) hari sebelum pekerjaan tersebut dilaksanakan, kepada PPK untuk
mendapatkan persetujuan.
Penyedia Jasa tidak diperbolehkan melaksanakan pekerjaan bila MC-0% belum
mendapat persetujuan Pengguna
Kegagalan Penyedia Jasa dalam mendapatkan persetujuan dari Pengguna Jasa atas MC-
0% yang ia sampaikan, tidak dapat dipergunakan sebagai alasan Penyedia Jasa untuk
mengusulkan perpanjangan waktu pelaksanaan.
Penyerahkan hasil seluruh perhitungan kuantitas semua pekerjaan dalam format MC-
100% kepada Pengguna Jasa untuk mendapatkan persetujuan paling lambat 7 (tujuh)
hari sebelum berakhirnya masa pelaksanaan. Contoh Keg
 Kegitan Administrasi Di Lapangan
Mobilisasi dan Pelaksanaan
Laporan Proyek
Penagihan Termyn dan Pembayaran
Perubahan-perubahan Pekerjaan (CCO,
Addendum, dll)
Penutupan/Pengakhiran Kontrak
Rapat dengan penyedia jasa
Menyusun Catatan Kontrak
Penagihan Termyn dan Pembayaran
Prosedur Pengukuran Progress dan
Pembayaran

Contoh Keg Pengertian

 Kelengkapan Dokumen Pelaksanaan APK
1. Dokumen kontrak Paling tidak 1 set dokumen kontrak harus berada
dilapangan., Tugas dan tanggung-jawab : Kontraktor
2. Gambar rencana, Paling tidak 1 set gambar rencana ukuran Al harus
berada di lapangan, Tugas dan tanggung-jawab: Kontraktor
3. Struktur organisasi, Mencantumkan nama personil lapangan., Struktur
organisasi disesuaikan dengan kebutuhan proyek, Tugas dan tanggung-
jawab : Kontraktor
4. Buku direksi, Buku direksi, berisi : tanggal, nama tamu/direksi, jabatan,
instansi, instruksi/saran, tanggapan kontraktor., Tugas dan tanggung-jawab
: buku direksi disiapkan oleh kontraktor.
5. Time schedule, Time schedule, berisi: jenis/bagian pekerjaan, nilai jenis
pekerjaan, bobot, rencana, realisasi, deviasi, Tugas dan tanggung-jawab:
dibuat oleh Kontraktor, diperiksa oleh Pengawas Teknik, disetujui oleh
Pemimpin Proyek.
6. Bagan cuaca, Bagan cuaca, berisi : tanggal, jam, kondisi hujan, Tugas dan
tanggung-jawab : dibuat oleh Kontraktor, diperiksa oleh Staf Pengawas
Teknik yang ditunjuk, disetujui oleh Staf Pemimpin Proyek yang ditunjuk.
7. Dokumen Kegiatan Teknis dan Administrasi, seperti format
laporan harian, mingguan, bulanan, request, buku tamu, absensi,
dll
 Tahapan Proses Proyek dan APK

STO = Site take Over; COW = Commencement of Work (Mulai Kerja); PHO =
Profesional Hand Over;
 APK di Indonesia
"Wajah" APK di Indonesai hingga saat ini, kelihatannya jauh
tertinggal dari dunia barat, bahkan dari negara-negara tetangga
sekalipun seperti Singapura, Malaysia, Thailand, dan Philipina.
Konon/apalagi Kita di Aceh ini?

Secara umum dapat dikatakan bahwa para pelaku industri jasa

konstruksi di Indonesia sebagian besar belum menyadari arti
pentingnya administrasi proyek konstruksi yang harus
dilaksanakan dengan sistimatis, lengkap dan akurat.
Contoh:
Umumnya masih menggunakan Perintah Lisan, sehingga klaim tambah
pekerjaan ditolak
Penghematan Biaya Administrasi oleh Kontraktor,
Pemilik menolak Biaya APK yang agak tinggi.
(Pengalaman menunjukkan bahwa kebanyakan penyedia jasa karena mau
menghemat biaya dengan memperkerjakan tenaga untuk APK dengan gaji
murah,)
Pemerintah melalui Departement PU, telah mengeluarkan peraturan
Rencana Mutu Kontrak (RMK) penyedia , berdasarkan peraturan
Peraturaan Menteri Pekerjaan Umum Nomor : 04/PRT/M/2009
Tentang Sistem Manajemen Mutu (Smm) Departemen Pekerjaan Umum
 Menangani APK
Untuk menjalankan APK tersebut dengan Baik,
ada Beberapa hal yang perlu

Apa tuntutan / permintaan pemilik (dalam hal administrasi

Kontrak Kerja)
Apa tuntututan pimpinan perusahaan berkenaan administrasi
(Dalam hal Terminj, penggunaan keuangan)
Apa tuntutan instansi teknis terkait (Dalam hal aturan,
dilaksanakan proyek sesuai aturan pemerintah)
Apa tuntutan masyarakat dan asosiasi terkait (dalam hal
lingkungan dan manfaat konstruksi/bangunan, pemberdayaan)
Apa tuntutan pemeriksa, Auditor, BPKP, KPK, (Prinsip Penggunaan
uang Negara atau prinsip transparan, efiensien, adil, persilishan,
dispute, klaim)
Dan apa Tuntutan administrasi (dokumen) yang harus disiapkan
jika terjadi, Perselisihan (dispute), tuntutan (Claim) (Kekuatan
Dokumen dimata hukum)
(Nah, Berdasarkan hal ini kita mulai mengklafikasi APK yang
akan kita jalankan)
 Isi Kontrak Kerja
Pemahaman atas kontrak konstruksi
pokok perjanjian
adendum Surat Perjanjian
Syarat-syarat umum Kontrak;
Syarat-syarat khusus Kontrak,
surat penawaran
Lampiran penawaran harga;
Lampiran Negosiasi (Jika ada)
spesifikasi teknis;
gambar-gambar;
daftar kuantitas dan harga (apabila ada); dan
dokumen lainnya seperti: jaminan-jaminan, SPPBJ, BAHP
Dokumen Hasil Pelelangan (jika diperlukan)

Hal Pokok Yang Perlu diPahami Oleh Project Manajer

Menangani
 Hal Pokok Kontrak Kerja
Hal yang pokok perlu dikaji didalam kontrak perlu
diidentifikasi. Seperti : jenis kontrak, jenis
pembayaran, mekanisme CCO, mekanisme Addendum,
masa pelaksanaan, denda, izin-izin, prosedur
pelaksanaan dan persyaratan khusus dan persyratan
umum, hal-hal yang diperbolehkan dan yang tidak
diperbolejkan, Dokumen yang harus disiapkan, dan
lain-lain.
Manajer Proyek dan atau Manjer Lapangan sudah
memahami dengan jelas berkenaan dengan
persyratan kontrak tersebut
Distribusikan tugas dan tanggung jawab pada setiap
tim proyek pelaksana.
Upayakan data berikut sudah di administrasikan,
Daftar checklist dipersiapkan, untuk kontrol :

Isi
Contoh Checklist

Hal Pokok Pengertian

 Rencana Mutu Konstruksi (RMK)
Rencana Mutu Kontrak yang selanjutnya
disebut RMK adalah rencana mutu
pelaksanaan kegiatan yang disusun
oleh Penyedia Jasa merupakan jaminan
mutu terhadap tahapan proses kegiatan
dan hasil kegiatan sebagaimana yang
dipersyaratkan dalam pekerjaan.
Rencana Mutu Kontrak (RMK) penyedia
barang/jasa setelah disepakati dalam
pre-construction meeting (PCM); dan
disahkan oleh Pihak Pengelola (PPK).
Rencana itu dapat dioperasikan
seluruhnya atau sebagian oleh Sub-
Penyedia Jasa atau badan/ organisasi
mandiri yang qualified. Tetapi,
administrasi perencanaan dan mutu
Pekerjaan tetap menjadi tanggung-
jawab Penyedia Jasa

Tahap 4/PRT/M/20 Pengertian

 Perubahan-Perubahan Kontrak -1
Meskipun ada usaha-usaha terbaik dari pihak-pihak terkait telah dilakukan selama
masa perencanaan, pembentukan dan administrasi kontrak perubahan-perubahan
akan hampir selalu pasti terjadi.
Macam-Macam Perubahan Kontraktual
Ribuan perubahan mungkin dapat terjadi selama masa perencanaan dan pelaksanaan dari suatu
proyek:
perubahan design
perubahan jadual
perubahan biaya
perubahan urutan-urutan design dan pelaksanaan
modifikasi metode pelaksanaan

Perubahan kontrak Menurut katagori kategori yaitu;

Perubahan-perubahan tak resmi (Perubahan Konstruktip): Menyangkut modifikasi lingkup
pekerjaan penyedia jasa atau metode pelaksanaan sebagai akibat dari :
Tindakan atau perubahan dari pengguna jasa, biasanya tidak significant .
Lingkungan, seperti rawa, dll atau pihak ke 3, seperti masyarakat
Tindakan lain di luar kekuasaan., Bila diakui oleh owner maka menjadi perubahan resmi
Perubahan-Perubahan Resmi
Perubahan dari pengguna jasa untuk melakukan modifikasi atas pekerjaan.
Perubahan Design yang dituangkan dalam perubahan gambar dan spesifikasi.
Perubahan Jadual (urutan pekerjaan)
Merupakan hak pengguna jasa yang diatur dalam pasal kontrak, sehingga memiliki kompensasi atas
perubahan tsb. Adanya instruksi tertulis dari owner untuk melakukan perubahan dan merinci
tambahan kompensasi. Disebut: Perintah Perubahan. Biasanya sudah di identifikasi lebih awal, misal
MC-0 (Mutual Check)

Kegiatan
 Perubahan-Perubahan Kontrak -2
Macam-Macam Sebab Perubahan
Informasi desain yang cacat atau tak lengkap
Kelambatan atau cacat barang-barang atau peralatan yang disediakan pengguna jasa.
Perubahan kebutuhan
Perubahan atau kondisi lapangan yang tak dikenal, kondisi bawah tanah, hujan, Jalan
masuk, tempat material, larangan dari pemerintah, desa.
Bahasa kontrak yang mendua arti dan penafsiran kontrak
Pemenuhan kontrak yang terlambat
Perlambatan atau Percepatan

Proses Perubahan Pekerjaan

Spesialis kontrak mempersiapkan dan menyampaikan ke direksi proyek dengan tembusan ke
administrasi kontrak dan direksi harian yang kemudian meninjau pemberitahuan tersebut.
Direksi proyek kemudian menerbitkan surat pemberitahuan ke penyedia jasa dengan tembusan
ke estimator.
Bagian estimasi dan penyedia jasa mempersiapkan penawaran dan memperkirakan harga yang
wajar dan diteruskan ke administrator kontrak yang akan melakukan peninjauan pengaruh
terhadap kontrak.
Administrasi kontrak kemudian menyiapkan formulir persetujuan perubahan kontrak yang
disampaikan ke direksi proyek dan direksi harian.
Direksi proyek memberikan perintah perubahan pekerjaan dan meyampaikan hal tersebut
kepada pengguna jasa.
Administrator kontrak atas permintaan pengguna jasa menyiapkan perintah perubahan
pekerjaan dan disampaikan ke direksi proyek.
Setelah ditanda tangani, direksi proyek menyampaikan perintah perubahan kepada penyedia
jasa dan penyedia jasa meneruskan ke administrasi kontrak untuk dibagikan.

Tahap
 Tugas dan Tanggung Jawab APK
Kualifikasi yang dituntut setidak-tidaknya sebagai berikut :
Kepala proyek (project director), pihak pengguna jasa dan Manajer proyek dari pihak penyedia
jasa harus menguasai seluruh aspek yang terdapat dalam dokumen kontrak (perjanjian, syarat-
syarat, spesifikasi gambar-gambar, dll, tentunya harus menguasai aspek teknis untuk
pelaksanaan.
Administrator kontrak atau manajer kontrak minimal harus menguasai aspek-aspek teknis
pelaksanaan suatu proyek, terutama dari segi administrasinya.
Estimator atau inspektur tentunya adalah orang-orang teknik yang menguasai aspek-aspek
teknis pelaksanaan suatu proyek.
Petugas akuntansi keuangan kiranya sudah cukup jelas kualifikasinya.
Petugas administrasi harus memiliki kemampuan administrasi yang memadai dalam bidang
tata persuratan yang berhubungan dengan proyek, dan mempunyai pengetahuan mengenai arsip.

Struktur Organisasi Administrasi APK

Seorang kepala, Administrator kontrak yang bertanggung jawab atas
terselenggaranya tugas-tugas dan tanggung jawab administrasi kontrak secara
keseluruhan.
Seorang estimator yang bertugas memantau kemajuan pekerjaan secara fisik, jadual
pelaksanaan, perubahan atau penyimpangan dari gambar, spek, syarat-syarat,
menyiapkan izin-izin.
Seorang petugas akuntansi / keuangan yang bertugas memantau kemajuan
pekerjaan dari segi pembayaran dan menyiapkan jaminan-jaminan.
Seorang petugas administrasi yang mengurus tata persuratan atau korespondensi,
penagihan-penagihan, perubahan pekerjaan amandeman atau addendum, berita acara
kemajuan, serah terima.