Pengalaman Persiapan Sertifikasi

ISO 9000:2008
Balai Bahasa UPI memperoleh sertifikat ISO
pada tanggal 18 Mei 2008 dari TUV Rheinland
Persiapan dilakukan sejak Agustus 2008
Konsultan: Daya Inovasi
Biaya: Konsultan sekitar Rp 30 jt
Biaya sertifikasi tahun pertama: Rp 16 jt
Lembur, ATK, konsumsi, pelatihan: 30jt
Jumlah staff: 12 orang
TOP manajemen: Kepala Balai Bahasa
Manajemen Representative: Sekretaris BB
 Langkah Persiapan ISO
Mengidentifikasi tupoksi unit/lembaga
Mengidentifikasi proses bisnis
Menetapkan visi, misi, kebijakan mutu, dan
sasaran mutu
Menetapkan quality plan (5 tahunan)
Menetapkan program kerja tahunan
Menyusun organisasi unit
Membuat uraian jabatan/job description
Membuat matriks kompetensi pegawai
Membuat panduan/manual mutu
 Langkah Persiapan ISO
Membuat prosedur
Membuat instruksi kerja
Membuat catatan mutu/borang/formulir, dll
Mengerahkan sumber daya pendukung
Sosialisasi sistem manajemen mutu
Implementasi SMM
Pelatihan audit internal
Audit internal
 Langkah Persiapan ISO
Melakukan rapat tinjauan manajemen
yang membahas (hasil pengukuran
kepuasan, pencapaian sasaran mutu,
penanganan ketidaksesuaian,
compliment, koreksi, tindakan koreksi, dan
tindakan pencegahan)
Pre audit (mengundang audit external non
auditor ISO)
Menyerahkan dokumen ISO ke badan
sertifikasi
 Langkah Persiapan ISO
Memperbaiki dokumen
Pre audit
Perbaikan temuan pre-audit
Audit final
Penyerahan sertifikat ISO
Persiapan surveilance audit (pengukuran
pencapaian sasaran mutu, RTM)
Pre-audit
Surveilance audit
 Kiat-kiat Pemerolehan Sertifikat
ISO
Top Manajemen harus memahami betul
klausul ISO
Top manajemen harus peduli mutu dan
terjun langsung menangani ISO
Top manajemen bekerja bersama-sama
dengan staf termasuk dalam lembur
Tunjuk MR yang mau belajar dan mau
bekerja
 Kiat-kiat Pemerolehan Sertifikat
ISO
Tetapkan sasaran mutu dengan mengacu
kepada kriteria tertentu seperti: BAN PT, ASEAN
Quality Network, THE-QS (QS Stars, atau kriteria
WCU lainnya) agar ISO dapat meningkatkan
kualitas
Misalnya dalam QS disebutkan: setiap dosen
setiap tahun minimal menghasilkan 3 artikel
ilmiah dan satu artikel dikutif oleh minimal 3
orang
Jangan sampai ada yang dapat ISO tetapi
akreditasi BAN C
 Kiat-kiat Pemerolehan Sertifikat
ISO
Buat prosedur berdasarkan atas praktik yang
selama ini dilakukan (say what we do, do what
we say)
Jangan mempersulit diri sendiri dengan
membuat prosedur yang tak dapat dilakukan
Lengkapi setiap prosedur dengan borang yang
diperlukan
Setelah prosedur selesai dibuat segera
disosialisasikan dan diimplementasikan. Jangan
menunggu prosedur lain siap
 Kiat-kiat Pemerolehan Sertifikat
ISO
Buat prosedur untuk setiap proses bisnis yang
kita lakukan seperti: perekrutan mhs, registrasi
ulang, opspek, matrikulasi, penyusunan
kurikulum, pengembangan silabus/sap dan
bahan ajar, pelaksanaan KBM, monitoring KBM,
UTS, UAS, bimbingan skripsi, cuti, pemerolehan
beasiswa, bimbingan akademik, PPL, ujian
sidang, wisuda,pengendalian outsourcing,
penyusunan jadwal pelajaran, pemilihan dosen
berprestasi, penyusunan RKAT, pengadaan
barang dan jasa, dll.
 Kiat-kiat Pemerolehan Sertifikat
ISO
Sosialisasikan semua prosedur yang telah
dibuat dan beri contoh implementasinya.
Lakukan semua kegiatan yang dilakukan
berdasarkan prosedur yang sudah dibuat.
Simpan catatan mutu pada folder yang telah
disediakan.
Beri penghargaan pada semua staf berdasarkan
kontribusi masing-masing
Sikapi secara positif setiap saran dari konsultan
atau auditor
Ikuti apa yang disarankan oleh konsultan atau
auditor sesuai jadwal yang telah disepakati
 Manfaat ISO
Sadar mutu (PDCA): Continuous quality
improvement (Pengukuran kepuasan
pelanggan, efektivitas komunikasi dengan
pelanggan, pencapaian sasaran mutu, analisis
ketidaksesuaian, penyediaan kotak saran,
penanganan keluhan, dll)
Customer focus (pelanggan tidak pernah salah,
pelanggan adalah raja, kita adalah pelayan, apa
yang kita lakukan adalah demi kepuasan
pelanggan)
 Manfaat ISO
Memperkecil biaya promosi
Pemasaran yang efektif adalah sistem getok
tular
Jika anda puas beritahu orang lain, jika anda
kecewa beritahu saya
Jika pelanggan puas, pelanggan lain akan
berdatangan.
Jika pelanggan banyak, lembaga kita akan terus
bertahan dan dibutuhkan masyarakat.
Kita akan terus memperoleh rezeki yang terus
mengalir makin besar dan lancar