Anda di halaman 1dari 15

Sistem Perencanaan dan

Pengendalian Proyek
Organisasi Proyek

Anggota Kelompok :
Isrami Dai Oldi
John Feri
Modetus Muklas
Apa saja yang akan di
bahas ?
Pengantar
Karakteristik proyek Pilihan Bentuk
Organisasi
Otoritas Proyek Manager

Conflict Management

Coordination
Overcoming Resistance to Plan
Implementation
Winning and Sustaining the
Enthusiastic Support of Project
Personnel
Partnering
Pengantar
Didalam suatu organisasi, orang yang mempunyai tugas untuk
mengelola proyek adalah PM (project Manager).

Tanggung Jawab seorang PM (Project Manager) :


1. Merencanakan kegiatan
2. Mengorganisasi , memilih dan menempatkan orang-orang.
3. Memonitor suatu proyek
4. Mengidentifikasi masalah-masalah teknis
5. Merekomendasi penghentian atau pengerahan kembali sumber
daya

Apabila dalam suatu proyek organisasi sudah terbentuk, maka


perlu adanya staff, yang berfungsi untuk melaksanakan tugas dan
fungsi organisasi.
Macam macam bentuk organisasi proyek
seperti :

1.Functional Organization Structure


yakni struktur organisasi dimana pembagian divisinya berdasarkan
fungsinya masing-masing

2. Project/Divisional Organization Structure


yakni struktur organisasi dimana pembagian divisinya berdasarkan
proyek/kegiatan yang sedang dijalankan

3. Matrix Organization Structure


yakni struktur organisasi gabungan dari Functional dan Projectized
Structure Organization.
Karakteristik proyek pilihan bentuk
organisasi
Apa saja
Karakteristik dari
suatu proyek
proyek ?
1. Memiliki batasan waktu : artinya proyek bersifat sementara, proyek
memiliki waktu mulai (start date) dan waktu akhir (end date) . Lama
Pengerjaan dan Jadwal penyelesaian harus tepat dan organisasi harus
efisien .
2. Memiliki tujuan yang spesifik/sasaran : artinya tujuan harus jelas
serta berkualitas. Organisasi didalamnya harus dapat menjamin
bahwa proyek harus selesai dengan baik.
3. Memiliki Sumber Daya(Manusia dan non Manusia) : artinya sebuah
proyek pasti membutuhkan sumber daya baik itu manusia dalam hal
pekerja ataupun infrastruktur atau teknologi yang akan digunakan
dengan spesifik.
4. Size and Nature of the Task : artinya semakin banyaknya pekerja
maka struktur organisasi akan semakin kompleks
Dalam organisasi, perkembangannya dimulai dari proyek yang
kecil sampai dengan kompleks . Pada umumnya digunakan
organisasi fungsional yang ada dan melibatkan fungsi utama
organisasi yang diperlukan , misalnya :
1. Engineering
2. Project Control
3. Purchasing
4. Construction
5. Finance

Apabila proyek semakin kompleks, maka perlu membentuk ;


a. Project Coordinator
b. Project Manager
c. Matriks Organization
Functional Matrix Manaement
Organization

EXECUTIVE MANAGEMENT

Engineerin Project Constructi Finance


Purchasing on
g control

Project
Manager I

Project
Manager II

Dalam Matriks Organization , terdapat 2


pimpinan PM ,yaitu : Task Force
1. PM untuk program Members
2. Fungsional Manager
Pure Project Management
Organization

Owner

Project
Manager

Engineerin Project Constructi Finance


Purchasing
g control on

Pure Project Management Organization :


Proyek-proyek berskala menengah dan besar dan memiliki
kompleksitas tinggi. Hanya ada sedikit proyek dan diperlukan tenaga
ahli dengan keterampilan khusus untuk memberikan perhatian penuh,
Berisiko tinggi, penuh ketidakpastian, biaya dan waktu merupkan hal
kritis
Otoritas Project Manager (PM)

Karakteristik Personal seperti misalnya mempunyai fleksibilitas dan kemampuan


beradaptasi yang tinggi, mempunyai kemampuan memimpin dan punya inisiatif,
percaya diri dan bisa meyakinkan orang lain

Keterampilan Perilaku. Keterampilan perilaku di sini seperti kemampuan menjadi


pendengar yang baik, komunikator yang baik, bisa membangun dan menjalin
jaringan komunikasi informal, dapat membangun kepercayaan dalam tim

Memiliki kemampuan manajerial. Kemampuan manajerial dan operasional di sini


contohnya adalah kemampuan dalam hal planning, organizing, coordinating, dan
controlling

Memiliki kompetensi teknis. Mengenai pekerjaan proyek yang ditangani


Conflict Management

Sumber konflik di proyek adalah semua stakeholder (Project Manager,


Project Team, Sponsor, Owner, Consultant, Supplier, Subcontractor, dll).
Beberapa penyebab konflik yang biasa terjadi di proyek adalah:
1. Ketidak-cocokan tujuan
2. Hubungan struktural organisasi
3. Sumberdaya yang terbatas
4. Masalah komunikasi
5. Perbedaan individual
Coordination

Fungsi koordinasi dalam suatu proyek yaitu untuk mengatur semua elemen
sehingga semua elemen dapat bekerja sama serta bekerja menurut fungsinya
dengan baik dan efisien .

Sesuai dengan fungsinya, PM harus mampu mengatur semua elemen atau


berkoordinasi , maka langkah langkah yang harus dipersiapkan oleh PM yaitu :
1. Membangun Organisasi proyek
2. Jadwal dan Biaya Perencanaan
3. Drawing and vendor data Control
4. Kantor untuk memudahkan koordinasi
Overcoming Resistance to Plan
Implementation

Planning merupakan hal yang sangat penting dalam suatu proyek konstruksi.
Planning bukan hanya tentang schedulling, namun cangkupannya lebih besar lagi
.
Meskipun planning sudah dibuat, tidak dapat dipungkiri bahwa tidak semua staff
akan mengikuti planning dengan suka hati .
Dalam hal ini , sering adanya resistensi (posisi untuk bertahan, melawan atau
tidak patuh) dalam suatu organisasi , penyebabnya antara lain :
1. Tidak tahu pentingnya rencana kerja
2. Takut dibebankan tangung jawab yang tinggi, maka dari itu rencana tidak
boleh dibuat dengan terlalu rumit
3. Tidak ada komitmen
Winning and sustaining the enthusiastic
support of project personnel

Dalam fungsinya, seorang PM harus mampu menjaga hubungan


dalam organisasi tetap harmonis, entah itu untuk untuk sesama staff,
atau hubungan antara staff dengan atasan . PM juga harus mampu
menyelesaikan masalah atau konflik dalam suatu organisasi.

PM juga harus mengetahui kebutuhan para pekerja , seperti :


1. Kebutuhan akan rasa aman
2. Kebutuhan psikologi, seperti makanan, rumah dan lain lain
3. Kebutuhan akan dihargai, jadikan seseorang menjadi
contoh/motivasi bagi pekerja yang lain (social needs)
4. Memotivasi pekerja, contohnya seperti diberi penghargaan dari
seorang PM apabila berprestasi .
Partnering
Dalam suatu organisasi suatu proyek perlu adanya Partnering,
berikut adalah nilai positif yang diperoleh dengan adanya partnering,
yaitu :
1. Dapat membangun teamwork atau kerjasama tim
2. Dapat mempermudah pengambilan keputusan dan pemecahan
masalah
3. Perilaku sama sama untung antara pelaku bisnis konstruksi dapat
tercapai
Partnering mempunyai poin-poin atau komponen penting yang harus
diperhatikan, seperti :
1. Manfaat tidak dapat dirasakan dengan cepat, melainkan dengan
bertahap
2. Dengan tujuan yng sama, maka akan membangun sinergiyang
baik dan meningkatkan kepercayaan