KULIAH PERTAMA

DEFENISI DAN KONSEP

MUTU

DAN

SISTEM MANAJEMEN MUTU

ISO
1
 Dra. Sri Siswati, Apt. SH. M. Kes
Lahir : 08 Maret 1964
Status : Kawin, 2 putri, 1 putra.
Pendidikan:
1976 SD Negeri 8 Bukittinggi,
1980 SMP Negeri 4 Bukittinggi Sumatera Barat
1983 SMA 1 BUKITTINGGI
1983-1989 Fakultas Hukum Universitas Padjadjaran Bandung
1984-1990 Jurusan Farmasi Fakultas MIPA ITB Bandung
1990-1991 Profesi Apoteker ITB Bandung
1999-2001 Pascasarjana UI Fakultas Kesmas (S2 Manajemen
Kesehatan)
Pengalaman Kerja:
1992-1993 : Ditjen POM Depkes Jakarta
1993-2000 : Kanwil Depkes Provinsi Sumatera Barat Padang
2000-2006 : Dinas Kesehatan Provinsi Sumatera Barat
2006-2014 : RSJ Prof. HB. Saanin Padang
2000-2014 : Dosen Luar Biasa FKM Unand, PT Kesehatan Swasta

2014- : Dosen Tetap FKM Unand. 2

 Sejarah Mutu
Sekarang

1980 - 2000

1900 - 1980
1800 - 1900
Quality
Quality Managemen
Akhir abad Assurance t system
13 system

Quality
Processes
Control
Product
Quality
3
Craftsmanship Inspection
 Parameter Mutu

Kepercayaa
n Harga

Keandalan
04/28/17
Pelayana 4
n
 Pemahaman yang salah
tentang mutu

Harga
tinggi QA/QC
responsibilit
y

Inspeksi bertujuan untuk

Mendeteksi
04/28/17 BUKAN untuk mencegah masalah 5
Arti Mutu
Mutu dapat diartikan sebagai :

Kemampuan untuk Digunakan

Sesuai dengan Kebutuhan

(pakar manajemen)

6
 Mutu menurut Begawan/Pakar
MUTU dunia
Dr. W. Edwards Deming :
Memehuhi Persyaratan Pelanggan (Customer
spesification)
Dr. Joseph Juran
Sesuai dengankegunaan (Fitness for use)
Phil Crosbys
Conforming to Spesification
Zero defect
Quality is Free
Iso 9000:2000, klausul 3.1.1
Derajat yang dicapai oleh karakteristik yang inhern
dalam memenuhi persyaratan
7
 M u t u

Kemampuan dari suatu kelompok

karakter atau ciri-ciri dari suatu produk,
sistem atau proses untuk memenuhi
persyaratan pelanggan atau pihak lain
yang berkaitan.

ISO 9000:2000

8
 Lingkup dari Mutu
Produk
Spesifikasi

Proses
Standar parameter proses

Sistem
Aturan dasar / prosedur
operasional

Sumber Daya Manusia

Kompetensi/kecakapan
personel
9
Mutu di difinisikan kemampuan untuk
memenuhi persyaratan-persyaratan .
Kebutuhan atau harapan yang ditetapkan
secara langsung /eksplisit atau tidak
langsung/implisit, oleh organisasi atau
perorangan yang menerima suatu produk
(pelanggan) berdasarkan karakteristik
yang dimiliki oleh suatu produk.

10
Karekteristik produk :

Fungsional yaitu terkait dengan kegunaan.

Temporal yaitu seperti tepat waktu,
ketersediaan, akurat dll.
Phisikal yaitu seperti mekanik, elektrik, kimia
,fiisika dll
Sensory yaitu berkaitan dengan panca indra.
Behavorial yaitu berkaitan dengan sifat seperti
sopan santun, disiplin, kejujuran dll.
Ergonomic yaitu berkaitan dengan
keselamatan, kenyamanan dan kesehatan.
11
Memenuhi persyaratan pelanggan :
Setiap organisasi baik bersifat profit
maupun non profit, memiliki kriteria produk
yang dihasilkan sesuai dengan kebutuhan
dan harapan pelanggannya. Untuk dapat
memenuhi persyaratan tersebut
organisasi harus mengembangkan
metode untuk mengukur kinerja dan
mengkoreksi terhadap penyimpangan
terhadap standar yang telah ditetapkan.

12
 Memuaskan pelanggan dengan biaya
yang kompetitif :

Kemampuan produsen untuk memuaskan

pelanggannya pada atas dasar tingkat
laba tertentu, dan membidik atas dasar
segmen pasar tertentu.

13
 Keseluruhan gabungan karakteristik
produk baik barang dan jasa :

Dengan strategi pemasaran, rekayasa,

pembuatan dan pemeliharan(after sales
service) yang diterapkan guna memenuhi
kebutuhan dan harapan pelanggan.

14
Difinisi mutu tersebut diatas merupakan
jabaran/identifikasi awal dari organisasi
baik profit maupun non profit untuk
memberikan pelayaan terbaiknya kepada
pelanggannya. Oleh sebab itu organisasi
harus mampu melakukan identifikasi
kebutuhan dan harapan pelanggannya
sehingga produk yang dihasilkan dapat
diterima dengan baik oleh pelanggannya.

15
 Tujuan Mutu
Sebagai standar dalam pelaksanaan dan
pengendalian proses
Sebagai acuan untuk mengukur prestasi kerja
Dasar untuk melakukan peningkatan
berkelanjutan
Dasar dan acuan untuk konsistensi produk
Memenuhi kebutuhan & kepuasan pelanggan
Alat untuk menyelesaikan masalah

16
 Kepedulian Mutu
Kepedulian atas mutu dilakukan dengan cara:

Menetapkan Komitmen
Menetapkan komitmen/menyepakati untuk bekerja
dan menghasilkan mutu.
Pemahaman
Memahami arti, tujuan dan cara pencapaian mutu.
Penerapan
Melakukan Proses yang sesuai untuk mencapai mutu
yang diharapkan.

17
SISTEM MANAJEMEN MUTU

18
 Manajemen Mutu
Kegiatan terkoordinasi untuk
mengarahkan dan mengendalikan
organisasi dalam hal mutu
(ISO 9000:2005, klausul 3.2.8)

04/28/17 19
 Manajemen Mutu

Policy
&
Object
ives
Perbaikan
Penetapan mutu
Kebijakan &
Pemastian
Sasaran
Mutu

Perencana
an Mutu
04/28/17 Pengendali 20
an Mutu
 Sistem Manajemen
Untuk mengintegrasikan semua proses didalam organisasi
dibutuhkan Sistem Manajemen yang didukung dengan penggunaan
sumber daya yang dimiliki organisasi untuk mencapai sasaran.

SDM Metode

SASARAN
$ SISTEM MANAJEMEN
MUTU

Mesin Material

21
Sistem Manajemen Mutu

Suatu sistem untuk menerapkan

Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu dan
untuk mencapai sasaran tersebut.

ISO 9000:2000

22
 SISTEM MANAJEMEN MUTU
Kumpulan unsur-unsur yang saling
berkaitan untuk menetapkan kebijakan &
sasaran, merencanakan dan
mengendalikan organisasi dalam hal mutu
Mencakup :
Struktur, kebijakan, proses, prosedur dan
praktek-praktek untuk merencanakan,
melaksanakan, memantau/mengukur dan
memperbaiki mutu

04/28/17 23
 SISTEM MANAJEMEN MUTU

Memungkin organisasi untuk

mengidentifikasi sistem dan proses-proses
yang berkaitan dengan mutu sehingga
dapat memenuhi harapan/keinginan
pelanggan

04/28/17 24
Sistem Manajemen Mutu harus:
Memenuhi Kebutuhan organisasi dan
prosesnya.
Menunjukkan kebijakan dan sasaran serta
cara pencapaiannya
Menunjukkan struktur, peranan dan tanggung
jawab organisasi
Terstruktur dan terdokumentasi
Diterapkan, dipelihara dan ditingkatkan

25
 MANFAAT PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN
MUTU (SMM).

Pendekatan SMM memberikan manfaat yang sangat besar bagi setiap

organisasi yang menerapkannya. Manfaat tersebut terlihat dengan :

1. Adanya konsistensi pelaksanaan/ aktifitas di organisasi dan mampu

telusur.
Apabila SMM dilaksanakan dengan benar manfaat yang
dirasakan adalah :

a. Memberikan pendekatan praktik yang terbaik (Best Practice)

yang sistematis untuk pencapaian manajemen mutu.
b. Memastikan konsistensi operasi untuk memelihara mutu produk
(barang dan jasa).
c. Menetapkan kerangka kerja untuk proses peningkatan mutu
lebih lanjut dengan membakukan proses guna memastikan
konsistensi dan mampu telusur serta meningkatakan hubungan
antar fungsi unit kerja/departemen pada organisasi yang
mempengaruhi mutu.

26
2. Adanya aspek pengendalian dan pencegahan

Kunci pokok untuk menjaga mutu adalah pengendalian produk

yang tidak sesuai dengan standar yang telah ditetapkan dan
mencegah produk yang jelek sampai di tangan pelanggan.

Oleh karena itu sistem tersebut perlu :

a. Menentukan secara jelas tanggung jawab dan wewenang

dari personel kunci yang mempengaruhi mutu.
b. Mendokumentasikan prosedur secara baik dalam rangka
menjalankan operasi proses bisnis pada aktifitas proses
menghasilkan produk ( product operation).
c. Menerapkan sistem dokumentasi yang effektif melalui
mekanisme dengan sistem audit internal dan tinjauan
manajemen secara berkelanjutan.

27
3. Dilihat dari aspek pembelajaran dan tumbuh kembang
organisasi.

Manfaat penerapan SMM dari perpektif tersebut adalah :

a. Sebagai sarana pemasaran yang effekfif.

b. Dapat meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan melalui
pendekatan secara sistematik dan terorganisir pada pemastian mutu.
c. Dapat meningkatkan citra dan daya saing organisasi/perusahaan.
d. Dapat meningkatkan produktifitas dan mutu produk dengan memenuhi
persyaratan pelanggan melalui kerjasama dan atau komunikasi yang
lebih baik, pengendalian proses bisnis yang lebih sistematis, penurunan
produk yang gagal, pencegahan pemborosan karena adanya
pengendalian proses/aktifitas yang tidak effektif dan effisien.
e. Dapat memberikan proses pembelajaran kepada staf atau seluruh
personel dengan metode pelatihan yang sistematis melalui prosedur
dan istruksi yang lebih baik.
f. Dapat menjadi pemicu motivasi pimpinan puncak untuk menilai kinerja
organisasinya karena adanya sasaran mutu yang secara berkelanjutan
dipantau dan diukur serta dibandingkan dengan kinerja pesaingnya.

28
4. Adanya pemastian mutu :

Organisasi/perusahan memiliki sistem pemastian mutu

yang terstruktur dan sistematis yang dapat digunakan
untuk :
a. Alat bantu untuk mengukur produktifitas dan kinerja SDM
b. Biaya yang effektif dan effisien karena adanya konsistensi
dan keandalan pelaksanaannya.
c. Sarana bekerja dengan benar dan terkendali di setiap
waktu.
d. Sistem Manajemen dengan kinerja optimal karena adanya
sistem PDCA (Plan, Do, Check dan Action) yang
mengendalikan mutu produk secara sistematis.
e. Setiap personel memiliki tanggung jawab ,wewenang dan
kompetensi yang jelas di bidang tugasnya dalam
melaksanakan aktifitas di organisasi/perusahaan.
29
Manfaat ini akan terlihat dengan data dan
informasi yang terrekam dan selalu terpantau
serta diinformasikan kepada seluruh personel
terhadap perkembangan kinerja organisasi baik
yang telah mencapai sasaran mutu maupun
yang belum .
Sehingga data dan informasi merupakan alat
yang sangat penting dalam penerapan SMM
baik untuk kepentingan internal (audit internal)
maupun eksternal (audit oleh pelanggan
maupun surveyland oleh lembaga sertifikasi).

30
 Manfaat ISO 9000
Alat Marketing
Pengakuan secara International
Produk / Layanan lebih kompetitif

Sistem & Prosedur yang baku

Mendidik warga kampus untuk bekerja secara taat azas

Fokus pada pelanggan

- Meningkatkan kepuasan pelanggan
melalui layanan pendidikan yang bermutu
- Meningkatkan kesadaran tentang perlunya
melakukan pelayanan prima terhadap pelanggan

Tatakelola Dokumen
- Meningkatkan kualitas tatakelola dokumen
- Tertib Administrasi 31
 TERIMA KASIH

BELAJARLAH DENGAN BAIK,

SEHINGGA MUTU JUGA BAIK

04/28/17 32