TATA PERSURATAN

BAHASA
INDONESIA
Tata Persuratan Bahasa Indonesia
Correspondence --------- Surat menyurat
Surat merupakan (1) alat komunikasi yang disampaikan secara tertulis, (2)
berisi bahan informasi berupa berita, laporan, pemberitahuan, perintah,
pesanan, keputusan, undangan dan permohonan, (3) menurut lazimnya
surat harus dikirimkan atau disampaikan kepada pihak lain

Surat menurut Soejito & Solchan (2004: 1)

Ditinjau dari isinya, surat merupakan jenis karangan (komposisi) paparan
--pengarang mengemukakan maksud dan tujuannya, menjelaskan apa
yang dipikirkan dan dirasakannya
Ditinjau dari wujud peraturannya, surat merupakan percakapan tertulis
Ditinjau dari fungsinya suatu alat sarana komunikasi tulis.
Keuntungan Berkomunikasi lewat surat

1. Efisien
2. Efektif
3. Ekonomis
4. Praktis
5. Jaminan kerahasiaan
6. Isi permanen

Bandingkan komunikasi lain, seperti telepon,

berkunjung langsung, menyuruh orang lain!
FUNGSI SURAT

1. Alat komunikasi
2. Bukti Tertulis
3. Bukti historis
4. Alat pengingat
5. Duta organisasi
6. Pedoman kerja
 SYARAT MENULIS SURAT

Menguasai cara pemakaian bahasa yang baik dan benar

Mengetahui kedudukan masalah yang diperbincangkan
serta latar belakang
Memahami bidang pekerjaan dan aturan-aturan yang
berkaitan dengan jenis pekerjaan
Mengetahui posisi pembuatan surat; artinya surat untuk
siapa dan ditujuakan ke mana
Menguasai teknik penyusunan surat yang baik
SYARAT SURAT YANG BAIK

Penempatan letak bagaian-bagian surat (bentuk surat)

sesuai dengan aturan dan jenis surat
Pengetikan rapi, jelas, tepat dan bersih
Pemakaian kertas yang sesuai
a. Ukuran : kwarto (21x29 cm)
b. Jenis : hvs untuk lembar asli (sebaiknya kertas onion)
kertas tembus atau doorslag untuk tembusan
c. Warna : putih (hvs) untuk lembar asli
kuning (doorslag untuk perbal
biru muda (doorslag) untuk tembusan intern
merah miuda (hvs) untuk surat rahasia
Isi surat ringkas, jelas, akurat, dan eksplisit
Penggunaan bahasa baku
 JENIS SURAT
Berdasarkan isinya
a. Surat pribadi (resmi & tak resmi)
b. Surat dinas
c. Surat niaga
Berdasarkan keamanan Isinya
a. Surat sangat rahasia (SRHS/SR)
b. Surat rahasia (RHS/R)
c. Surat Biasa
Berdasarkan Kecepatan Pengiriman
a. Surat sangat segera (kilat Khusus)
b. Surat Segera (kilat)
c. Surat biasa
Berdasarkan Jangkauan penggunaanya
a. Surat Intern
b. Surat ekstern
Berdasarkan Jumlah penerimannya
a. Surat edaran
b. Pengumumuman
c. biasa
 BENTUK SURAT

Ada lima bentuk surat resmi

a. Lurus Penuh (Full Block Style)
b. Lurus (Block Style)
c. Setengah Lurus (Semy Block Style)
d. Resmi Indonesia Lama, dan
e. Resmi Indonesia Baru
KOP SURAT Kepala Surat

Pembuka Surat
Alamat dalam

Salam pembuka

Isi Surat

Salam penutup

Penutup Surat
KOP SURAT Kepala Surat

Pembuka Surat
Alamat dalam

Salam pembuka

Isi Surat

Salam penutup

Penutup Surat
KOP SURAT Kepala Surat

Pembuka Surat
Alamat dalam

Salam pembuka

Isi Surat

Salam penutup

Penutup Surat
KOP SURAT Kepala Surat

Pembuka Surat
Alamat dalam

Salam pembuka

Isi Surat

Salam penutup

Penutup Surat
KOP SURAT Kepala Surat

Pembuka Surat
Alamat dalam

Salam pembuka

Isi Surat

Salam penutup

Penutup Surat
 BAGIAN-BAGIAN SURAT
Kepala Surat
Tanggal Surat
Nomor Surat
Lampiran
Sifat
Hal/ Perihal
Alamat Dalam
Salam Pembuka
Isi Surat
Salam Penutup
Penutup Surat
Tanda tangan
Tembusan
 Bagian-bagian Surat
Kepala Surat
Kepala surat disebut juga kop surat. Isinya adalah lambang
(departemen, universitas, perguruan tinggi, akademik, sekolah,
dan instansi), nama unit organisasi, alamat, nomor telepon,
nomor kotak pos, faxsimile, laman, dan pos elektronik. Untuk
perusahaan dapat ditambahkan nama cabangnya.

Sampai saat ini masih banyak penulisan alamat dalam kop

surat yang belum benar. Contohnya sebagai berikut:
Jalan Sutami 9 Telepon : 51555 Malang
Jalan Mangkubumi 34, Telepon 563070, Surakarta 55224
Jalan Watu Mujur No. 2 Telp. 5359 Malang 55224

Perbaikan ketiga contoh penulisan alamat pada kop surat itu

sebagai berikut.
Jalan Sutami 9 Malang, telepon 51555
Jalan Mangkubumi 34 Surakarta 55224, telepon 563070
Jalan Watu Mujur Nomor 2 Yogyakarta 55224, telepon 5359
 Bagian kepala surat dengan bagian pembukaan (khusus tanggal
surat dan nomor surat) dipisahkan dengan garis horizontal. Garis
itu berfungsi sebagai pangkal pijakan penghitungan spasi
sewaktu pengetikan surat.

Contoh-contoh kop surat itu seperti berikut.

DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
PUSAT PEMBINAAN DAN PENGEMBANGAN BAHASA
Jalan I Dewa Nyoman Oka 34, BALAI PENELITIAN BAHASA
Yogyakarta 55224, telepon 563070, 580667

DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

DIREKTORAT JENDERAL KEBUDAYAAN
DIREKTORAT SEJARAH DAN NILAI TRADISIONAL
BALAI KAJIAN SEJARAH DAN NILAI TRADISIONAL
Jalan brigjen Katamso 139, Yogyakarta 55152, Telepon (0274)
3737241, 3793308
Penulisan alamat pada kepala surat tidak selalu benar, seperti
contoh (1) dan (2) di atas. Sampai saat ini masih banyak
ditemukan penulisan alamat pada kop surat yang belum benar.
 YAYASAN JANTUNG INDONESIA
KLUB JANTUNG SEHAT (KJS)
MALANG JAWA TIMUR
Jl. Kertoraharjo Nomor 70 Malang, Telepon 561947

----------------------------------------------------------

UNIVERSITAS KADIRI
FAKULTAS ILMU KESEHATAN
STATUS TER AKREDITASI BAN-PT
Program Studi :1.Ilmu Keperawatan (S.1), 2.Kebidanan (D.III & D.IV)
Sekretariat : Jl. Selomangkeng No. 1 Kediri Telp. (0354) 775074/771846, Fax (0354) 771846
 Pembukaan Surat
Tanggal Surat
Contohnya seperti tersaji di bawah ini.
18 Maret 2009
10 Juli 2009
22 November 2009
Contoh penulisan tanggal surat yang salah.
Tanggal18 Maret 2009
10 Juli 09
22 N o v e m b e r 2009

Nomor Surat
Contoh-contohnya sebagai berikut.
Nomor : Un.3.3/PP.01.1/384/2010
No. : 14/KJS-LB/A/VI/2010
Sampai saat ini masih ditemukan penulisan nomor surat yang
belum benar.
Nomor : 1.13.1PT.05/88
Nomer : 786/BI/1997
No. : 173/I.13.1/SMP.17/97
Lampiran Surat dan Hal Surat
Kata lampiran berarti tambahan. Tambahan itu dapat berupa surat, kertas
surat, fotocopy ijazah, salinan-salinan surat berharga, dan kuitansi. Kata
lampiran harus dicantumkan jika surat yang diterbitkan dilampiri berkas
atau surat yang lain. Jika kata lampiran sudah tercetak pada kertas surat
dan surat yang diterbitkan tanpa dilampiri sesuatu, bagian surat itu harus
diisi dengan tanda hubung (-).
Jika memang tidak ada yang dilampirkan buku terbaru memberikan
penegasan tidak perlu diberikan tanda hubung (-). Lebih baik tidak
diberikan tulisan lampiran. Jadi cukup nomor beserta hal.
Contohnya seperti berikut.
Nomor : Un.3.3/PP.01.1/384/2010
Lampiran : -
Hal : Undangan
Perbaikan
Nomor : Un.3.3/PP.01.1/384/2010
Hal : Undangan

Contoh penulisan bagian lampiran yang salah:

Lampiran : 3 (tiga) helai
Lampiran : Dua (2) berkas
Lampiran : 4 bendel
 Hal Surat
Hal Surat disebut juga perihal surat atau pokok surat. Makna
kata hal sama dengan kata perihal, yaitu perkara, soal
urusan, peristiwa, dan tentang hal. Kata hal dituliskan
dengan h huruf Kapital. Tanda titik dua setelah kata hal
diatur secara estetis dengan tanda titik dua pada nomor
dan lampiran.
Sebaiknya tidak digunakan kata perihal, karena peri pada
perihal berarti hal. Satuan yang digunakan untuk
menyatakan hal surat diusahakan singkat tetapi jelas.
Panjang satuan jangan sampai melebihi separoh kertas.
Huruf awal kata awal sautan itu ditulis dengan huruf capital.
Kata-kata pada pokok surat itu tidak perlu digaris bawahi.
Contoh penulisan yang perlu dihindari:
Hal : Permohonan menjadi narasumber
Hal : Permohonan menjadi narasumber Pelatihan
Korespondensi
Hal : EDARAN PENYERAGAMAN BENTUK SURAT
Penulisan yang dianjurkan:
Hal: Permohonan menjadi narasumber
Hal: Penyeragaman bentuk surat
 Alamat Surat
Ada dua model penulisan alamat surat. Model pertama alamat ditulis di
sebelah kanan atas dibawah tanggal surat. Model kedua alamat ditulis
di sebelah kiri atas di bawah bagian hal sebelum salam pembuka.

Penggunaan kata kepada sebelum Yth. Sebenarnya tidak diperlukan

karena kata kepada berfungsi sebagai penghubung antarbagian kalimat
yang menyatakan arah.

Kata sapaan Bapak, Ibu, Saudara dapat digunakan jika nama orang
yang dituju tidak disebut jabatan atau pangkatnya.Penggunaan kata
sapaan itu diawali dengan huruf capital dan tidak boleh disingkat.
Sebaliknya, jika yang dituju nama jabatan seseorang, kata sapaan tidak
diperlukan.

Nama diri penerima surat dituliskan dengan huruf kapital disetiap awal
unsur nama tersebut, dan perlu dihindari penggunaan huruf kapital
seluruhnya. Sebaliknya nama ditulis lengkap.

Kata jalan pada alamat surat tidak disingkat menjadi Jln . Penulisan
nama kota dengan menggunakan huruf kapital diawal
 SALAM PEMBUKA
Dalam surat resmi biasa digunakan salam pembuka ialah
Dengan hormat, (tidak boleh disingkat dengan Dh. Atau
DH.). Sedangkan untuk UIN Maliki Malang menggunakan
salam pembuka Assalamualaikum wr.wb.

Pada salam pembuka Dengan hormat, di akhir selalu

dibubuhkan tanda koma (,). Ini kebiasaan dalam surat
menyurat menyurat Indonesia. Dalam surat-menyurat
Amerika di belakang salam pembuka dibubuhkan tanda
baca titik dua (:).

Salam pembuka Dengan hormat, jika tidak digunakan

secara sendiri-sendiri, sebaiknya dimasukkan ke dalam
kalimat pertama pembuka surat (alinea pertama)
Contoh:
Kami kirimkan dengan hormat seberkas daftar nilai akhir
ujian mahasiswa Fakultas Humaniora kepada saudara
Ketua Jurusan Bahasa dan Sastra Inggris
 ISI SURAT
Isi surat umumnya terdiri atas tiga bagian
1. Pembukaan
2. Isi yang sesungguhnya
3. Penutup

PEMBUKAAN
Sebagai pengantar guna menarik perhatian pembaca
terhadap pokok surat. Oleh karea itu digunakan kalimat
pembuka yang sesuai dengan maskud dan tujuan

Contoh:
Dengan ini kami beri tahukan bahwa
Surat saudara tertanggal No. Telah kami terima.
Sehubungan dengan itu, dengan ini kami beri tahukan .
Berdasarkan hasil rapat para rektor UIN se-Indonesia
pada tanggal ., dengan ini diberi tahukan
 PENUTUP SURAT
Penutup surat merupakan kesimpulan yang berfungsi sebagai
kunci isi surat. Umumnya berisi ucapan terima kasih
terhadap semua hal yang dikemukakan dalam isi surat.
Berikut contoh penutup surat sesuai dengan isinya.
Contoh:
Atas perhatian bapak, kami ucapkan terima kasih
Atas perhatian dan kehadiran Saudara, kami ucapkan terima
kasih (tepat) bukan
Atas perhatian dan kehadirannya (enklitis-bentuk terikat orang
ketiga tunggal), kami ucapkan terima kasih (kurang tepat)
Demikinalah harapan kami dan atas perhatian saudara, kami
ucapkan terima kasih
Demikianlah surat tugas ini diberikan untuk dilaksanakan
sebagaimana mestinya (tepat)
Demikinalah harap maklum (kurang tepat).
Demikian tanggapan kami, semoga Bapak maklum (tepat)
Harapan kami, semoga kerja sama yang sudah baik ini dapat kita
bina dan kita tingkatkan terus
Sambil menanti panggilan Bapak, kami ucapkan terima kasih.
bukan kami haturkan (jawa-kurang tepat, dan resmi)
 SALAM PENUTUP
Salam penutup surat dinas/formal pemerintahan menyebutkan:
(1) Nama jabatan (Rektor, Pembantu Rektor I, Dekan dst.)
(2) Tanda tangan,
(3) Nama terang, dan
(4) NIP (Nomor Induk Pegawai)
Contoh:
Rektor,

cap/stempel

Prof. Dr. H. Imam Suprayogo

NIP
Dalam surat resmi yang sifatnya tidak formal (bukan antarinstansi
pemerintah) boleh digunakan salam penutup:
Wassalam,

Endelwati Kemayuningsih
Sekretaris Umum
 Variasi Penulisan Tembusan
Tembusan:
Tembusan:
TEMBUSAN:
Tembusan Yth.:
Tembusan Yth.:
TEMBUSAN YTH.
TEMBUSAN YTH.:
Tembusan Kepada Yth.:
Tembusan disampaikan kepada Yth.:
TEMBUSAN kepada Yth.:
TEMBUSAN disampaikan kepada Yth.:
TEMBUSAN Surat Edaran ini disampaikan dengan hormat kepada
Yth.:

MANA YANG TEPAT?

BAGAIMANA SURAT
MODERN?
 TUGAS INDIVIDUAL
Buatlah Surat Dinas dengan model
1. Full Block Style
2. Semi Block Style
3. Resmi Indonesia Baru
4. Resmi Indonesia Lama

Ketentuan:
Waktu 15 menit
MATUR
thank you