Anda di halaman 1dari 28

Pedoman Pengelolaan

Tata Naskah Kepegawaian


PNS

Peraturan Kepala BKN


Nomor 18 Tahun 2011
Tanggal 18 Juli 2011

- TTN -
Latar Belakang
Upaya peningkatan pelayanan dan tertib
pengelolaan
tata naskah kepegawaian PNS maka perlu
ditetapkan
Untuk Pengelolaan
Pedoman mendukungTata penyusunan dan
Naskah PNS secara
pemeliharaan
efisien
Tataefektif.
dan Naskah Kepegawaian PNS diperlukan
adanya :
Prosedur kegiatan / SOP (Standar Operasional
Prosedur)
Dokumen kepegawaian PNS yang lengkap &
akurat
Pengelola Tata Naskah yang bekerja dengan
tekun & teliti,trampil dlm bidang tugasnya /
SDM
Sarana & Prasarana
Maksud & Tujuan
Maksud dari Pengelolaan
Dokumen & Arsip Kepegawaian

Memberikan kemudahan dalam


pencarian dokumen.

Efisiensi, efektivitas tempat,


waktu, tenaga dan biaya.

Tersusunnya dokumen PNS


sesuai dengan PERKA No 18
Tahun 2011.
- TTN -

Tujuan
Tujuan Pedoman pengelolaan Tata Naskah
Kepegawaian PNS adalah :
Pedoman bagi Instansi pusat dan daerah guna
mewujudkan sistem informasi kepegawaian yang
terintegrasi secara nasional.
Pelayanan informasi kepegawaian yang efisien
dan efektif.

- TTN -
Ruang Lingkup
Pedoman pengelolaan tata naskah
dokumen
Kepegawaian diatur dlm Perka BKN yg
Pengelolaan tata naskah dokumen
meliputi:
Fisik
Pengelolaan tata naskah image
document (elektronik)

- TTN -
PENGERTIAN
NIP adalah nomor yang diberikan kepada PNS
sebagai identitas yang memuat tahun, bulan tanggal
lahir , tahun dan bulan pengangkatan pertama sebagai
CPNS/PNS, jenis kelamin & nomor urut.

Takah Kepegawaian PNS adalah sistim penyimpanan


dan pengelolaan dokumen kepegawaian sejak diangkat
sebagai CPNS/PNS sd mencapai BUP, berupa surat surat
keputusan yang ditetapkan oleh pejabat yang
berwenang dibidang kepegawaian.

- TTN -
Filing Tata Naskah Kepegawaian PNS adalah tempat
penyimpanan dan pengelolaan tata naskah
kepegawaian PNS yang disimpan secara teratur
dalam bentuk dokumen fisik.

Filing Dokumen Elektronik Kepeg PNS adalah


tempat penyimpanan dan pengelolaan tata naskah
kepegawaian PNS yang disimpan secara teratur
dalam bentuk media elektronik berupa Image
Document
- TTN -
DOKUMEN KEPEGAWAIAN adalah Surat Keputusan
dibidang Kepegawaian yang dikeluarkan oleh Pejabat yang
berwenang.

ARSIP KEPEGAWAIAN adalah kumpulan surat surat


keputusan dibidang kepegawaian yang dikeluarkan oleh
pejabat berwenang, disimpan dalam susunan yang teratur
dan tertib sehingga dapat ditemukan dan dipergunakan
apabila diperlukan.

SISTIM INFORMASI KEPEGAWAIAN ,Sekumpulan


informasi kepegawaian yang terintegrasi untuk mendukung
kelancaran pelaksanaan fungsi dalam bidang administrasi
kepegawaian yang efisien dan efektif.
PEMINDAIAN DOKUMEN KEPEGAWAIAN, Kegiatan
memindai dokumen fisik menja bentuk image document.
PENGELOLAAN TAKAH KEPEGAWAIAN PNS, suatu
rangkaian kegiatan yang terdiri dari
pencatatan,pemindaian,penyimpanan dan pemeliharaan
secara baik dalam bentuk dokumen fisik maupun image
document.
APLIKASI DOKUMEN MANAGEMEN SITEM/DMS,
sistim perekaman/pemindaian dan informasi mengenai
dokumen kepegawaian yang berbasis komputer yang
disusun sedemikian rupa untuk penyajian dan
pengelolaan dokumen kepegawaian.
PROSEDUR PELAKSANAAN
Pengelolaan Tata Naskah
Kepegawaian PNS
1 Jenis Dokumen Yang Disimpan

PProsedur Pencatatan Dokumen


2 Kepegawaian PNS
Prosedur Penyimpanan Tata Naskah
3
Kepegawaian PNS
Prosedur Pemeliharaan Tata Naskah
4 Kepegawaian PNS

Prosedur Pelayanan Informasi tata


5 naskah Kepegawaian PNS
JENIS DOKUMEN
Dokumen Fisik:

1. Kartu Pendaftaran
Ulang Pegawai Negeri
Sipil (KARDAF) Tahun
1974.
2. Dokumen Kepegawaian
Perorangan (DKP).
3. Nota Persetujuan /
Penetapan NIP Kepala
BKN
4. SK Pengangkatan CPNS
sebagai Realisasi dari
Nota Persetujuan Ka.
BKN yg diterbitkan oleh
instansi.
Prosedur Pencatatan
Dokumen
Kepegawaian PNS
Kegiatan pencatatan dokumen
kepegawaian PNS yang disimpan
dalam bentuk dokumen fisik
meliputi verifikasi dan validasi.

- TTN -

LOGO
Kegiatan Verifikasi
Dokumen Kepegawaian
PNS
1
Verifikator 2
3
menerima,
menyortir, Mendistribusika
mengelompokkan Membuat
n
per jenis dokumen Laporan
dokumen ke
pertahun lahir, pada pengelola
mencocokkan tata naskah
dokumen dengan
database SAPK
Kegiatan Validasi Dokumen
1 2
Pengelola Tata Naskah Meneliti, mencatat jenis
Menerima, menyortir & mutasi kepegawaian
mengelompokkan kedalam Daftar Isi & Kartu
dokumen pertahun lahir Induk Pegawai

Tata Naskah kepegawaian Melaporkan


dimasukkan ke dalam permasalahan dokumen
sampul bening & sampul kepegawaian kepada
3 tata naskah atasannya
4
Prosedur Penyimpanan Tata Naskah
Kepegawaian PNS
Ta Me

el an
n
da ta N yu

Pa Lab erik
se la a su

NI uru pul i
ai m ar
b
su m k s n
em

su sa m

n
a i le h a

se n le

ta
M
N u r ma k e
da da
IP u ri
ta

P
n

Pengelola
Tata Naskah n
pa
M im k ah
e ny s m i
la mb e a a
po u M ta N ala su
d e P
ra at Ta ke ri s NI
n m
a an
t .
le ru
u
Peraturan Kepala BKN tentang Nomor
Identitas PNS
Nomor : 22 tahun 2007
Tanggal : 28 Maret 2007
NIP Baru Terdiri dari 18 digit

Tahun, Bulan, tanggal No. Urut


Jenis Kelamin Kepegawaian
Lahir PNS 1 = Laki-laki
2 = Perempuan
un, Bulan, pengangkatan Pertama sbg PNS
Penyusunan Tata Naskah sesuai dengan Urutan
NIP
diatur sebagai berikut :
1. Disusun menurut Tahun, Bulan dan Tanggal Lahir.

2. Jika terdapat persamaan tahun, bulan & tanggal lahirnya maka


disusun menurut tahun dan bulan pengangkatan (TMT
CPNS/PNS).

3. Jika terdapat persamaan tahun bulan dan tanggal lahir, serta


TMT CPNS/PNS, maka disusun menurut jenis kelamin.

4. Jika terdapat persamaan tahun, bulan, tanggal lahir,TMT


CPNS/PNS, serta jenis kelamin maka disusun menurut nomor
urut NIP PNS ybs.

5. Khusus untuk instansi pemerintah daerah, provinsi, kabupaten


kota, penyusunan dapat dikelompokkan berdasarkan SKPD
dengan urut NIP.
Prosedur Pemeliharaan Tata
Naskah
1.
Kepegawaian PNS
Pengelola Takah 2.
J Jika terjadi mutasi di
secara berkala
Melakukan lingk, BKD
inventarisasi & Kab/Kota/Prov tata
rasionalisasi isi takah naskah pegawai ybs
sesuai dengan jadwal dipindahkan sesuai
retensi takah dan Nilai unit kerja yg baru
membuat3.laporan Guna 4.
Mengendalikan Memperpanjang usia
jumlah dan isi takah dok. :
secara berkala serta mengatur suhu
mengendalikan ruangan, memberikan
katalog peminjaman penerangan cukup,
& pengembalian tata dan membersihkan
naskah lemari takah
Pengamanan Pelayanan Tata Nas

Peminjaman dokumen tata


naskah harus seijin pejabat
yang berwenang.
Menutup dan mengunci
lemari file tata naskah.
Prosedure Pelayanan Informasi
Kepegawaian PNS

Unit kerja yang akan meminjam dokumen


1 mengisi blanko peminjaman tata naskah
(Lampiran 1).

Blanko peminjaman harus disetujui oleh


2 pejabat yang berwenang.

3 Jangka waktu peminjaman paling lama 5 (lima)


hari kerja.
PENGEMBALIAN TAKAH YANG DIPINJAM

1. Unit kerja yang meminjam setelah jangka waktu peminjaman


habis,wajib mengembalikan dokumen takah pada pengelola
takah, apabila dokumen takah masih diperlukan dapat
mengajukan perpanjangan waktu 5 hari kerja.

2. Unit kerja wajib mengingatkan pada peminjam bahwa jangka


waktu peminjaman telah habis.

3. Pengelola takah kepegawaian PNS mengembalikan dokumen


kepegawaian sesuai dengan tata letak takah sesuai urutan
NIP dan mencatat pada buku pengendalian.

- TTN -
SARANA PRASARANA PENYIMPANAN

1. Lemari penyimpanan takah kepegawaian yang digunakan adalah


lemari yang aman,mudah untuk menyimpan dan cepat menemukan
kembali (Anak Lampiran 2 )

2. Sampul takah dibuat dari bahan yang kuat sebagai pelindung


dokumen ( Anak Lampiran 3 ).

3. Sampul plastik bening yang kuat dan tahan air untuk menyimpan
dokumen ( Anak Lampiran 4 ).

4. Kartu Induk 9 Anak Lampiran 5 ).

5. Daftar Isi ( Anak Lampiran 6 ).


6. Katalog Peminjaman, Masker, Sarung Tangan
7. Komputer, Printer
8. Vacuum Cleaner dan peralatan yang dibutuhkan.
PENGELOLAAN TAKAH DALAM BENTUK
IMAGE DOCUMENT
Jenis Dokumen yang dipindai,al:
1. NP CPNS/PNS
2. Ijasah Awal yang digunakan sbg pengangkatan dan ijasah terakhir
yang diperoleh dari peningkatan pendidikan.
3. Daftar Riwayat Hidup.
4. SK Pengangkatan CPNS
5. SK Pengangkatan PNS.
6. SK Perubahan Data Dasar (Nama,Tahun,Bulan & Tgl Lahir, TMT
CPNS/PNS & Jenis Kelamin).
7. SK KP Terakhir
8. SK Pengangkatan dalam Jabatan Terakhir.
9. SK Pembebasan/Pemberhentian dari jabatan organik
10. SK Pembebasan/Pemberhentian sebagai Pejabat Negara.

- TTN -
Tahapan Kegiatan Pemindaian/Scanning

Dokumen Kepegawaian

3
2
1 PASCA
SCANNING
PRA SCANNING
SCANNING.
Tahap Pra Scanning
Pengelola Takah:

1. Mengelompokkan jenis dokumen Sesuai urutan NIP


dari lemari penyimpanan.
2. Mengisi Formulir Dok Pengendalian Scanning sesuai
jenis dokumen kepegawaian ( Anak Lampiran 7 ).
3. Menandatangani Formulir Pengendalian Scanning;

4. Mengirimkan dokumen kepegawaian kepada petugas


scanning; dan

5. Membuat laporan

- TTN -
Tahap Scanning
Petugas Scanning:
1. Menerima dan menandatangani bukti pengiriman dokumen;

2. Melakukan scanning dokumen dengan menggunakan


aplikasi ( Anak Lampiran 8 ).

3. Memberikan nama jenis dokumen pada image document


hasil perekaman sesuai dengan format penamaan jenis
Dokumen;

4. Mengendalikan jenis dokumen yangTelah discan dalam


formulir pengendalian;

5. Menandatangani formulir pengendalian;

6. Mengembalikan dokumen yang telah di scanning ke


pengelola tata naskah; Dan membuat laporan
Tahap Pasca
1 Scanning
Pengelola Takah
Menerima, memeriksa jumlah dokumen
1 kepegawaian dari petugas scanning;

Memasukkan dokumen kepegawaian sesuai


2 dengan urutan NIP kedalam lemari/tempat
penyimpanan takah

3 Thank You !!!


Membuat laporan
Terima Kasih