Anda di halaman 1dari 37

PEMANTAUAN

PENGENDALIAN
INTERN

Diklat Sistem Pengendalian Intern


Pemerintah
Tujuan Pembelajaran
Umum
1. Peserta mampu menjelaskan unsur
pemantauan pengendalian intern
2. Peserta memiliki gambaran
pengimplementasiannya di lingkungan
instansi pemerintah (sesuai PP
60/2008).
Tujuan Pembelajaran
Khusus
Setelah mengikuti diklat ini, peserta diklat diharapkan
mampu:
1. menjelaskan pengertian pemantauan pengendalian intern;
2. menjelaskan arti penting pemantauan, pihak-pihak yang
bertanggung jawab, dan fokus kegiatan pemantauan
pengendalian intern.
3. menjelaskan pengertian setiap subunsur pemantauan
pengendalian intern;
4. menjelaskan hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam
pelaksanaan masing-masing subunsur pemantauan
pengendalian intern.
5. menjelaskan hubungan pemantauan pengendalian intern
dengan penilaian risiko.
6. memperoleh gambaran bagaimana penerapan unsur
Outline

TOPIK BAHASAN

1 Konsep Unsur Pemantauan PI

2 Konsep Subunsur Pemantauan PI

3 Implementasi Subunsur Pemantauan PI


OVERVIU SPIP
Pengertia
n
Pemantauan:
suatu proses menilai kualitas kinerja pengendalian
intern dalam suatu periode tertentu.

Mencakup : penilaian desain, operasi pengendalian dan


melakukan tindakan perbaikan yang diperlukan.

Memastikan
Memastikan
apakah SPI pada suatu instansi pemerintah
apakah SPI pada suatu instansi pemerintah
telah berjalan sebagaimana yang diharapkan
telah berjalan sebagaimana yang diharapkan
dan perbaikan-perbaikan yang perlu dilakukan
dan perbaikan-perbaikan yang perlu dilakukan
sesuai dengan perkembangan
sesuai dengan perkembangan
MENGAPA PERLU DILAKUKAN
PEMANTAUAN PI ?

Pengendalian dan
Lingkungan yang Berubah
Pergantian Pegawai

Ketersediaan Sumber Daya

Prioritas

Teknologi

Akuntansi dan Pelaporan


ARTI PENTING
PPI
PENGENDALIAN YANG
PENGENDALIAN YANG TERPANTAU
TERPANTAU
Kinerja membaik bila pegawai tahu ada
pemantauan

memungkinkan identifikasi dan koreksi


sebelum berpengaruh secara material

Terkait erat dengan pencapaian visi-misi


ARTI PENTING
PPI
PENGENDALIAN YANG TIDAK
TERPANTAU
Tidak diketahui kelemahan SPIP

Tidak tahu bagaimana risiko yang


dihadapi manajemen
PIHAK YANG BERTANGGUNGJAWAB ATAS
PPI
BERGANTUNG PADA
KEDUDUKAN DAN
TANGGUNG JAWAB :

Staf Pelaksanaan tugasnya


Supervisor Tugas, fungsi dan
pelaksanan staff dibawahnya
Manajemen Menengah PI dalam unit
yang dipimpinnya
Pimpinan Pencapaian tujuan
organisasi
FOKUS
KEGIATAN

YG DILAKSANAKAN STAF,
SUPERVISOR, PIMPINAN:
TUJUAN INSTANSI apakah tercapai atau
tidak
KEGIATAN PENGENDALIAN apakah
efektif atau tidak
LINGKUNGAN PENGENDALIAN Perilaku,
kompetensi, filosofi manajemen
KOMUNIKASI Pelaporan
RISIKO DAN KESEMPATAN apakah ada
perubahan
PROSES
PEMANTAUAN
KONSEP SUBUNSUR PEMANTAUAN PI

Pemantauan Berkelanjutan
(on-going monitoring)

Evaluasi terpisah (separate evaluation)

Tindak lanjut rekomendasi hasil audit dan reviu lainnya


PEMANTAUAN BERKELANJUTAN (ON-GOING
MONITORING)

1. Pimpinan Instansi Pemerintah memiliki


strategi untuk memastikan bahwa
monitoring yang sedang berjalan efektif
dan melaksanakan evaluasi terpisah bila
terjadi keadaan kritis.
2. Dalam kegiatan rutin, terdapat informasi
yang menggambarkan apakah
pengendalian intern berfungsi dengan
baik.
3. Komunikasi dengan pihak luar
dikonfirmasikan dengan data intern yang
dimiliki oleh organisasi.
4. Struktur organisasi yang sesuai
kebutuhan, dan adanya supervisi untuk
mengawasi fungsi pengendalian intern.
PEMANTAUAN BERKELANJUTAN (ON-GOING
MONITORING)

5. Adanya pembandingan data yang dicatat


dengan fisiknya secara periodik

6. Respon yang segera terhadap


rekomendasi auditor ekstern dan intern
sebagai alat untuk memperkuat
pengendalian intern

7. Pertemuan rutin pimpinan instansi


pemerintah dengan staf dan pelaksanaan
pelatihan digunakan untuk memperoleh
umpanbalik agar diketahui apakah
pengendalian intern telah berjalan efektif.

8. Adanya pemantauan secara teratur


EVALUASI TERPISAH (SEPARATE
EVALUATION)

1. Ruang lingkup dan frekuensi


evaluasi yang terpisah terhadap
pengendalian internal IP sudah
memadai
2. Metode evaluasi pengendalian
intern IP harus logis dan memadai
3. Bila evaluasi terpisah dilakukan
oleh auditor internal (Inspektorat
Jendral) harus dilaksanakan oleh
sumberdaya yang memiliki
kemampuan yang memadai dan
independen
PENYELESAIAN AUDIT DAN REVIU
LAINNYA

1. IP memiliki mekanisme untuk


memastikan adanya penyelesaian atas
temuan hasil audit dan reviu lainnya
dengan segera

2. Pimpinan instansi pemerintah tanggap


atas temuan-temuan dan rekomendasi
audit dan reviu lainnya yang bertujuan
memperkuat pengendalian intern.

3. IP menindaklanjuti temuan dan


rekomendasi audit dan reviu lainnya
dengan tepat.
STRATEGI PEMANTAUAN PI

Mengembangkan
Menilai risiko entitas prosedur yang
dan pengendalian yang mengarah pada hasil
terkait. pengukuran risiko.

PROSES
PEMANTAUAN

Evaluasi penerapan Laksanakan prosedur


prosedur dan lakukan pengendalian .
perubahan bila
diperlukan.
FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KEBERHASILAN
PEMANTAUAN

Tone at the top


Struktur Organisasi yg efektif
Pemahaman dasar perlunya
Pemantauan yg efektif

DESAIN & PELAKSANAAN


Memprioritaskan risiko LAPORAN
Identifikasi pengendalian EFEKTIVITAS
Identifikasi infomasi ttg SISTEM
efektivitas pengendalian PENGENDALIAN
Menerapkan prosedur monitoring INTERN

PENILAIAN DAN LAPORAN


Prioritaskan temuan
Laporkan hasil pada tingkat yang
sesuai
Tindak lanjut
BENTUK PENYIMPANGAN YANG PERLU
DIIDENTIFIKASI

Control Deficiency
Terjadi bila disain atau pelaksanaan dari suatu pengendalian tidak memungkinkan
manajemen atau pegawai, dalam kondisi normal untuk melaksanakan tugas dan fungsinya,
untuk mencegah atau mendeteksi secara kontinu hal hal yang tidak sesuai peraturan dengan
peraturan yang berlaku

Significant Deficiency
Suatu kelemahan pengendalian atau gabungan dari beberapa kelemahan pengendalian, yang
mempengaruhi kemampuan instansi untuk melaksanakan kegiatannya dalam melakukan inisiasi,
otorisasi, pencatatan, pemrosesan atau pelaporan sesuai dengan ketentuan yang berlaku dimana hal
tersebut mengakibatkan risiko tidak terdeteksinya atau tercegahnya terjadinya penyimpangan yang
lebih buruk.

Material Weakness

Suatu significant deficiency, atau kombinasinya, yang mengakibatkan kesalahan yang


sifatnya material dari pelaksanaan suatu kegiatan yang tidak terdeteksi maupun tercegah.
IMPLEMENTASI
PEMANTAUAN
BERKELANJUTAN
Pemantauan berkelanjutan menyatu
dengan
kegiatan operasional organisasi

Kegiatan supervisi

Membuat rekonsiliasi

Saling uji

Dan lainnya
IMPLEMENTASI EVALUASI
TERPISAH
Tujuan: untuk mengevaluasi pengendalian
secara periodik dan tidak menyatu dengan
kegiatan sehari-hari organisasi

Semakin efektif pemantauan berkelanjutan,


semakin rendah dilakukannya evaluasi terpisah

Frekuensinya disesuaikan dengan risiko

Dapat menggunakan teknik pemantauan berkelanjutan, spt:

Membuat rekonsiliasi

Saling uji

Dan Lainnya
PROSES PEMANTAUAN (CONTOH PADA
DEPARTEMEN)

MONITORING

RISIKO1 Kegiatan Pengendalian

Lingkungan
RISIKO 2 Pengendalian Kegiatan Pengendalian

RISIKO 3 Kegiatan Pengendalian

Informasi dan komunikasi


TAHAPAN PENGEMBANGAN SPIP
NO FASE KEBUTUHAN KEGIATAN PRODUK TIME
FRAME
1 Knowing Pemahaman, Penelitian, Kajian, Laporan Waktu yang
Penyamaan persepsi Benchmarking, pelaksanaan dibutuhkan
Sosialisasi, Diklat bergantung
pada besarnya
2 Mapping Kondisi, Tujuan, Gap Diagnostic assessment IC Map dukungan
pimpinan dan
organisasi
3 Norming Membangun fondasi / Kebijakan s.d. SOP: Draft Pedoman tersebut.
infrastruktur sistem Pedoman Umum dan Draft Umum
Pedoman Teknis (Limited Pedoman
Hearing,Public Hearing, Teknis
Pilotting) Modul Diklat
Pembuatan Modul Diklat Aturan-aturan
Pengembangan intern
Kompetensi: Diklat, Lap pelaks.
Satgas-satgas
dan produknya

4 Forming Membangun unsur-unsur SPI Implementasi Laporan


Internalisasi tahapan
pengembangan
SPI BPKP

5 Performing Pemanfaatan SPI Monitoring Laporan Hasil


(memetik kegunaan) Evaluasi Evaluasi
10 PRINSIP
PEMANTAUAN
1.Organisasi menerapkan proses sistematik dalam menentukan apa dan
bagaimana melakukan pemantauan.
2. Pemantauan mempertimbangkan bagaimana keseluruhan pengendalian
intern mengelola risiko, bukan bagaimana setiap kegiatan pengendalian
beroperasi dalam sistem tertutup.
3. Pimpinan mempunyai peran penting dalam pemantauan pengendalian intern
(khususnya pengendalian terkait dengan tone of the top) dan dalam rangka
memitigasi risiko dari override oleh pimpinan.
4. Pemahaman dasar atas desain dan efektivitas operasi suatu pengendalian
intern bermanfaat sebagai titik tolak yang baik dalam mengimplementasikan
prosedur pemantauan yang efektif dan efisien.
5. Menetapkan apa yang harus dipantau dipengaruhi oleh:
a. Dampak dan probabilitas dari risiko;
b. Sifat dari pengendalian yang dirancang untuk mengelola atau memitigasi
risiko; dan
c. Informasi yang diperlukan untuk menyimpulkan apakah pengendalian
yang diterapkan telah efektif.
10 PRINSIP
PEMANTAUAN
6. Organisasi harus mempertimbangkan untuk menggunakan pemantauan
berkelanjutan, jika memungkinkan
7. Pemantauan yang efektif mendasarkan pada informasi tentang pengendalian yang
berjalan atas elemen pengendalian operasi, berdasarkan evaluasi oleh pihak yang
kompeten dan independen.
8. Pimpinan harus menggunakan pertimbangan yang logik untuk melakukan
pemantauan.
9. Pemantauan mencakup penggunaan informasi langsung dan tidak langsung.
Penggunaan informasi tidak langsung hanya untuk periode tertentu.
10. Kelemahan pengendalian yang diidentifikasi harus:
a. Dievaluasi dampaknya;
b. Dilaporkan; dan
c. Dipertimbangkan tindakan perbaikannya.

Source: COSO draft, Dec. 2008


Prosedur Pemantauan
yang Efektif
Informasi yang diperoleh dari penilaian risiko
(probabilitas dan dampak dari setiap risiko)
mempengaruhi ruang lingkup pemantauan. Faktor
yang mempengaruhi ruang lingkup pemantauan
adalah:

Ukuran dan Kompleksitas Organisasi


Sifat Operasi Organisasi
Tujuan Pemantauan
Pentingnya Pengendalian untuk Mencapai Tujuan
Organisasi
FINAL
WORDS

SPI :
Bersifat holistik, terintegrasi
Faktor manusia dominan
Memberikan keyakinan yang memadai
Pendekatan pada tujuan instansi
2 jenis tingkat pengendalian
Proses yang berlangsung terus menerus
Best practice Best fit
TERIMA KASIH
Yang perlu
dipertimbangkan
1. Pimpinan Instansi Pemerintah memiliki
strategi untuk memastikan bahwa monitoring
yang sedang berjalan efektif dan
melaksanakan evaluasi terpisah bila terjadi
keadaan kritis.
a. Strategi pimpinan untuk menyediakan
feedback rutin, pemantauan kinerja dan
mengendalikan pencapaian tujuan
b. Strategi pemantauan:
i. Metode utk menekankan tgjb pengendalian
intern dan efektivitas program oleh pimpinan
program dan operasional dlm kegiatan sehari-
hari
ii. Metode menekankan tgjb pimpinan program
atas PI bhw mrk memantau evektivitas
pengendalian secara teratur
iii. Mencakup identifikasi kegiatan operasi
penting dan sistem pendukung pencapaian
misi yg memerlukan reviu dan evaluasi khusus
Yang perlu
dipertimbangkan
2. Dalam kegiatan rutin, terdapat informasi
yang menggambarkan apakah pengendalian
intern berfungsi dengan baik
a. Laporan operasional terintegrasi/direkonsiliasi dengan
data laporan keuangan dan anggaran
b. Tanggungjawab pimpinan atas informasi kegiatan atau
informasi operasional lainnya
c. Pegawai operasional menjamin keakuratan laporan
keuangan unit dan bertanggungjawab jika ditemukan
kesalahan
Yang perlu
dipertimbangkan
3. Komunikasi dengan pihak luar
dikonfirmasikan
dengan data intern yang dimiliki oleh
organisasi
a. Pengaduan rekanan mengenai praktik tidak adil
harus diselidiki
b. Badan Legislatif dan badan pengawas
mengkomunikasikan informasi kepada IP mengenai
kepatuhan atau hal lain ttg fungsi IC
c. Kegiatan PI yang gagal mencegah atau mendeteksi
adanya masalah yang timbul harus direviu
Yang perlu
dipertimbangkan
4. Struktur organisasi yang sesuai
kebutuhan, dan adanya supervisi
untuk mengawasi fungsi pengendalian
intern
a. Pengeditan dan pengecekan otomatis serta
penatausahaan digunakan untuk membantu dalam
mengontrol keakuratan dan kelengkapan transaksi
b. Pemisahan tugas dan tgjb digunakan untuk membantu
mencegah penyelewengan
c. APIP harus independen dan memiliki wewenang untuk
melapor langsung ke pimpinan IP dan tidak melakukan
tugas operasional apapun bagi kepentingan pimpinan IP
Yang perlu
dipertimbangkan
5. Adanya pembandingan data yang dicatat dengan
fisiknya secara periodik

a. Persediaan barang, perlengkapan dan aset lainnya


dicek secara berkala, selisihnya dikoreksi dan dijelaskan
b. Frekuensi pembandingan antara pencatatan dan fisik
aktual didasarkan atas tingkat kerawanan aset
c. Tanggungjawab utk menyimpan, menjaga dan
melindungi aset dan sbr daya lain dibebankan kepada
orang yang ditugaskan
Yang perlu
dipertimbangkan
7. Pertemuan rutin pimpinan instansi pemerintah dengan staf dan
pelaksanaan pelatihan digunakan untuk memperoleh umpanbalik
agar diketahui apakah pengendalian intern telah berjalan efektif

a. Masalah Informasi dan masukan relevan dengan PI


digunakan pimpinan utk memperkuat SPI
b. Saran pegawai dipertimbangkan dan ditindaklanjuti
c. Pimpinan mendorong pegawai mengidentifikasi
kelemahan PI
Yang perlu
dipertimbangkan
8. Adanya pemantauan secara teratur kepada
seluruh pegawai untuk mengetahui tingkat
pemahaman dan kepatuhan terhadap aturan
perilaku yang berlaku
a. Pegawai secara berkala menyatakan kepatuhan mereka
thd kode etik
b. Tandatangan diperlukan utk membuktikan pelaksanaan PI