Anda di halaman 1dari 13

ACCOUNTING INFORMATION

SYSTEM CASE STUDY


Annisa Noviani (F0314014)
Danang Adipratama (F0314023)
Defa Mega Rauzana (F0314025)
Septian Wijaya (F03140
Venna Shafira (F0314105)
CASE STUDY
Mary smith adalah bookkeeper untuk perusahaan
distribusi milik Dave, distributor minuman ringan
dan jus. Karena perusahaannya masih tergolong
kecil, mary melakukan tugas akuntansi harian yang
dilakukan dirinya sendiri. Dave, pemilik
perusahaan, mengawasi gudang atau pengiriman
dan menjadi front office staff, tetapi juga
menghabiskan banyak waktu untuk jogging dan
bermain ski.
Selama beberapa tahun, keuntungan perusahaan yang
baik dan penjualan tumbuh lebih cepat dari rata-rata
industri. Meskipun sistem akuntansinya berjalan dengan
baik, namun bottler yang menekan dave untuk
menggunakan komputerisasi. Dengan sedikit bimbingan
dari seorang teman CPA dan dengan tidak
memberitahukan pada mery, Dave membeli sistem
komputer baru dan beberapa perangkat lunak
akuntansi.hanya satu hari yang diperlukan untuk
mengatur hardware, menginstal software dan
mengkonversi file.
Pagi harinya, vendor menginstal sistem komputer, kinerja
mery berubah secara signifikan. Meskipun perusahaan software
menyediakan pelatihan selama 2 hari, mery menolak belajar
dengan sistem baru. Akibatnya Dave memutuskan untuk
menjalani kedua sistem tersebut, manual dan komputer selama
sebulan untuk memverifikasi akurasi sistem baru. Mary terus
mengeluh bahwa ia tidak memiliki waktu dan keahlian untuk
mengupdate kedua sistem sendiri. Dia juga mengeluh bahwa
dia tidak mengerti bagaimana menggunakan sistem komputer
baru. Untuk menjaga account tetap up to date, Dave
menghabiskan 2-3 jam sehari menjalankan sistem baru sendiri.
Dave menemukan bahwa banyak waktu yang dihabiskan
menjalankan sistem itu ditujukan untuk mengidentifikasi
perbedaan antara komputer dan hasil manual. Kesalahan
biasanya terjadi pada sistem manual. Ini meningkatkan
kepercayaan Dave secara signifikan dalam sistem baru.
Pada akhir bulan, Dave sudah siap untuk meng-scrap sistem
manual. Tetapi mery mengatakan belum siap. Dave kembali
dengan hobinya ski dan jogging. Dan mery kembali
melanjutkan dengan sistem manual. Ketika sistem komputer
tertinggal,dave kembali menghabiskan waktu untuk meng
uptodate kan sistem kembali, dia juga mencoba untuk
membantu mery memahami pelatihan sistem komputer.
Berbulan-bulan kemudian, dave sangan frustasi karena dia
masih menjaga sistem komputer uptodate dan pelatihan
mery. Dia berkomentar aku yakin mery tahu bagaimana
menggunakan sistem, tetapi dia tampaknya tak ingin. Saya
bisa melakukan pekerjaan akuntansi di komputer dalam 2-3
jam sehari namun dia bahkan tidak bisa melakukannya
sendiri selama 8 jam dalam jam kerja normal. Apa yang
harus saya lakukan?
1. Apa yang Anda yakini sebagai penyebab
dari perlawanan Mary terhadap Komputer?

Penolakan Mary bisa saja disebabkan oleh ketakutan


akan keadaan dirinya yang sebenarnya tidak mampu
mengoperasikan komputer secara baik, dan ia takut terlihat
bodoh dan tidak bisa menggunakan komputer dengan
seharusnya sehingga dia lebih memilih untuk menolak
menggunakan komputer daripada mempelajarinya.
Kemungkinan kedua adalah Mary mempunyai
pengalaman tidak mengenakan berkaitan dengan perubahan
sistem seperti ini. Yang mana perubahan sistem secara tidak
langsung akan mengubah working environment dan bisa
berpengaruh pada kinerjanya
2. Kejadian apa yang mungkin mempunyai
kontribusi terhadap kegagalan sistem baru ?

Perusahaan tidak melibatkan Mary dalam perubahan


sistem. Mereka tidak menyakan ide, pemikiran ataupun
masukan dari Mary. Dan Mary tidak diberitahu sampai
komputer dipindahkan ke kantornya. Itu bisa saja
membuat Mary merasa bahwa ia tidak di hargai sebagai
karyawan dari kantor tersebut

Perubahan kerja dan tanggung jawab Mary tidak


dijelaskan oleh perusahaan, sehingga Mary mungkin saja
tidak tau dengan jelas apa yang seharusnya ia lakukan
dengan sistem baru tersebut. Itu bisa saja menyebakan
kegagalan pada sistem yang baru saja diterapkan
Di kasus diatas, perusahaan menggunakan dua
sistem sekaligus untuk di jalankan. dan itu amat
sangat tidak efisien dan juga memakan waktu
banyak, sehingga kemungkinan terjadi kesalahan
juga semakin besar
3. Jika ditinjau kembali, bagaimana
seharusnya Dave menangani sistem
akuntansi komputerisasi tersebut?

. Sebaiknya sebelum melakukan perubahan, dave memberi


tahu dan berdiskusi dengan mery tentang perubahan
yang akan terjadi. Serta menerangkan dampak dari
perubahan serta apa pentingnya perubahan dalam
mendorong kemajuan perusahaan. Dengan adanya
diskusi ini diharap dapat menimbulkan sikap saling
percaya dan kerja sama yang lebih baik dari sebelumnya.
. Lebih baik jika perusahaan lebih terbuka dengan para

pekerjanya, salah satunya dengan memberikan kesempatan


karyawan untuk memberikan saran atau opininya tentang
sistem yang berlangsung dalam perusahaan. Hal ini
dianggap penting untuk membantu efektifitas dan efisiensi
kerja karyawan terkait.
perlunya penanaman keyakinan pada karyawan terkait
bahwa ialah yang memiliki kontrol atas sistem dan bukan
sistem yang memiliki kontrol atas pekerjaannya, sehingga
terhindar munculnya prasangka terbuang karena
munculnya sistem baru. Dan pentingnya menanamkan
pemahaman bahwa sistem justru akan membuat
pekerjaannya menjadi lebih mudah dan efektif

perlunya diadakan sosialisasi sebelum diberlakukannya


sistem baru. Hal ini bertujuan untuk memudahkan
karyawan dalam beradaptasi terhadap sistem dan
bukannya malah terbebani dengan sistem
4. Pada titik manakah dalam proses
pembuatan keputusan Mary harus
diberitahu? Haruskah dia memberikan
suara apakah komputer sudah dibeli?
Jika ya, apa yang seharusnya ia beri
sebagai masukan? Apabila Mary tidak
setuju dengan keputusan Dave untuk
memperoleh komputer, apa yang harus
Dave lakukan?
. sebaiknya Mary diberitahu sesegera mungkin setelah keputusan
dibuat. Kondisi ini memungkinkan mery untuk memberikan masukan
terkait sistem berlaku dan dapat terlibat sepanjang proses
berlangsung
Mery hanyalah seorang akuntan dalam perusahaan dan ia
tidak sepenuhnya memahami perlunya sistem dalam
perusahaan, sebaiknya ia tidak diberikan kewenangan
untuk menentukan keputusan akhir atas penerapan sistem
dalam perusahaan. Jika mery mendukung terciptanya
kemajuan dalam perusahaan selayaknya ia mendukung
terjadinya perubahan dalam perusahaan. Meski ia bukan
pembuat keputusan terakhir, namum apabila saran atau
opininya telah dipertimbangkan oleh perusahaan, itu akan
membuatnya menerima keputusan dengan baik
perlunya upaya dalam membujuk mery untuk mendukung
sistem baru yang berlangung dalam perusahaan. Jika cara
ini tidak berhasil maka harus ada pertimbangan tentang
relokasi mery dalam perusahaan. Jika alternatif ini masih
tidak berjalan maka pemberhentian karyawan adalah
alternatif terakhir. Karena dianggap tidak dapat
menyesuaikan dengan sistem yang berlangsung dalam
perusahaan
sebaiknya perusahaan memberikan kesempatan pada meri
untuk memberi porsi input yang lebih besar. Seharusnya
perusahaan meminta partisipasi sarannya tentang
bagaimana sistem terbaik yang dirasa dapat membantu
pekerjaannya dan mendukung terciptanya kemajuan dalam
perusahaan. Dengan adanya pemberian kesempatan ini
dianggap dapat meningkatkan harga diri dan rasa amanan
terhadap posisi mery terkait sistem baru yang berlangsung.
Dan diharap dapat merubah pandangan negativnya
tentang sistem baru tersebut.