PROYECTO DE PROCESO REDISEADO: COMPRAS

Cuando el rea de Almacn necesita insumos para sus operaciones de produccin, el rea de compras se los compra. Esta
rea busca a los proveedores, negocia precios, coloca los pedidos, inspecciona los artculos, Gerencia autoriza la compra,
el rea de contabilidad paga las facturas y finamente el rea de almacn recibe sus insumos para comenzar a producir.

DATOS DEL PROCESO :

Numero de reas involucradas : Almacn, Compras,

Contabilidad y Gerencia
Lead Time de O/C : 7 a 15 das
Costo Promedio por O/C : S/. 15
Nivel de compras Urgentes : Mas del 40% de las compras
de los materiales para el almacn de operaciones.

Situacin Actual
Un proceso de este tipo es costoso, pues involucra a muchas reas,
adems de los costos por faltantes cuando hay ruptura de stock, las
operaciones del Almacn se vean afectadas por la demora en la entrega
de sus materiales, generando retrasos en el desarrollo de su trabajo,
adems de crear un conflicto entre reas y deteriorar el clima laboral.
Ante todas estas situaciones la empresa determino realizar un cambio en
la forma en que las reas realizaban su trabajo.
Anlisis del Proceso con Indicadores de Gestin
Los indicadores del proceso nos mostraban que mas del 40% de las compras, se efectuaban bajo la premisa de que haba
stock cero y cuando no era as, y se realizaba la solicitud de compras cuando todava quedaba un stock de seguridad del
material en Almacn, el Lead Time del O/C era tan grande ( en el escenario mas optimista 7 das, en el escenario mas
pesimista 15 das) que mientras se gestionaba la compra, se generaba la ruptura de stock y la misma situacin.
Planificacin de inventarios de materiales
Para optimizar el proceso, se comenz realizando dos preguntas bsicas de todo sistema de inventarios a las diferentes reas
involucradas en el desarrollo del proceso:

Cunto ordenaban en cada pedido? (Decisin de cantidad o volumen)

Lo primero que se pregunto, fue quien determinaba la cantidad a comprar en cada pedido, el rea usuaria (Almacn) o
Compras; La respuesta fue que el rea de Compras determinaba este numero y Cuando se solicito informacin al rea de
Compras respecto a como se decida la cantidad de material a comprar en cada pedido del Almacn, esta informo que se
hacia a criterio o en funcin de algn descuento por volumen que ofreca el proveedor.

Cundo colocaban los pedidos? (Decisin de tiempo)

Cuando se solicito informacin al rea usuaria (Almacn) respecto a en que momento solicitaban sus requerimientos de
materiales; El Almacn informo que generalmente cuando quedaba poco material (aunque los indicadores mostraban que el
40% de las solicitudes de compras eran cuando el stock era cero y se necesitaba el material urgente).

La informacin obtenida nos daba una idea clara de la forma en que se manejaban los inventarios para este tipo de
materiales, a partir de all, se comenz la implementacin de un sistema MRP (Planificacin de Requerimientos de
Materiales).
Planificacin de inventarios de materiales
Cunto debe ordenarse ? (Decisin de cantidad o volumen)
El objetivo bsico que se persigue con la planificacin de materiales es controlar los stocks para facilitar su adecuada
renovacin con la menor inversin posible de dinero y evitando las acumulaciones o agotamientos.

CALCULO DEL LOTE ECONOMICO DE COMPRA

PLANTEO GENERAL. Plantea la minimizacin del costo total anual.

Costo total anual = Costo de adquisicin + costo del material +costo de almacenamiento
Calculo del Lote econmico de Compra : Mtodo Matemtico
El Departamento de contabilidad nos brindo la informacin sobre la demanda anual (24 unid/ao) y costo unitario del tem
(61.5 $/unidad) los cuales hemos extrado del siguiente cuadro resumen:

Se determino que el costo de ordenar era de 1.75 $/orden y el costo de almacenamiento era de 15% (segn la tasa de
inters bancario). Utilizando nuestros datos, procederemos a calcular el nmero ptimo de unidades por orden Q:

Mtodo Matemtico

Derivando la ecuacin del CT con respecto a Q

Calculo del Lote econmico de Compra: Mtodo Grafico
El mtodo grfico nos indica que la cantidad econmica a pedir en cada pedido, ser determinada cuando los costos de
almacenamiento y los costos de adquisicin sean iguales en la grafica Costos vs. Cantidad

a. Costos de Almacenamiento b = 61.5 $ / unidad

t = 0.15 % / ao
Q = 3 unidades
Calm = 61.5 * 0.15 * 3 = 13.84 $
2

b. Costos de Adquisicin

D = 24 unidad / ao
K= 1.75 $
Q = 3 unidades
Cadq = 24 *1.75 = 14.00 $
3
Planificacin de inventarios de materiales
Cundo colocar una orden? (Decisin de tiempo)
Este punto tambin se puede definir como el nivel del inventario cuando debe colocarse una orden para reabastecer.

METODOS DE REPOSICION DE STOCKS : CANTIDAD FIJA TIEMPO VARIABLE

Se selecciono el sistema de revisin continua (Q) como mtodo de reposicin de stocks a utilizar en nuestros materiales del
almacn, debido a que se somete al material a un control constante de los stocks y a que las desviaciones de los consumos
reales con respecto a los programados son reajustados con la fecha variable de la emisin de los pedidos, as se pueden
tener stocks de seguridad mnimos.

Definiciones:

Tiempo de suministro: Es el tiempo que transcurre desde la emisin del pedido hasta la llegada del material a nuestra
empresa y que este disponible en el almacn para que los usuarios lo utilicen cuando crean conveniente.
Cobertura del pedido: Tiempo de consumo que cubren un determinado pedido.
Condiciones del pedido:

Se hace un nuevo pedido cuando el stock en almacenes es igual al punto de repedido (PR).

PR = SS + C x TS
Siendo :
SS : Stock de seguridad
C x TS: El consumo durante el tiempo de suministro

La cantidad a pedir siempre ser igual a Q (en la diapositiva anterior se determino que el tamao de lote adecuado a pedir
eran 3 unidades).
Sistema de Revisin Continua (Q)
PR = SS + C x TS
PR = 0 + 24 x 0.3 = 0.6 = 1 Unidad.
12

Este mtodo esta sujeto a las polticas de inventario de la empresa, por ejemplo para nuestra empresa este material no
justifica la existencia de un stock de seguridad. Por eso se coloca en SS= 0, as mismo el tiempo de suministro o Lead Time
Total es de 3 das, por lo que expresado en meses es igual a 0.6 meses.
Se debe hacer un pedido cuando el stock en almacenes es igual a 1 unidad.
La cantidad a pedir siempre ser igual a 3 unidades.
La cobertura del pedido es de 1.5 meses.
Consumo mensual = S = 24 = 2 unidades
12
Cobertura = Lote econmico = Q = 3 = 1.5 meses
Consumo mensual 2 2
Seleccin de Proveedores : Mtodo Scoring
En el anlisis preliminar, se identifico que parte del problema del proceso era la seleccin de Proveedores, a travs del
Sistema Scoring medimos el rendimiento de los proveedores con el fin de analizar el comportamiento del proveedor por
precio, LT y calidad y compararlo con otros proveedores.

Mtodo de evaluacin tcnica (PT)

En esta evaluacin se evalan indicadores tcnicos en referencia al producto (muestra y calidad) y al comportamiento del
proveedor como (Tiempo de entrega o Lead Time). En la siguiente matriz se presentan las ponderaciones para cada caso:

Mtodo de evaluacin econmica (PE)

En esta evaluacin se evala el indicador econmico en referencia al precio del producto (P.U.) en base a este precio se
realiza una ponderacin asignando puntajes segn la escala vigesimal:

Evaluacin Final
Finalmente se realiza una suma con ponderaciones (60% PE) + (40% PT) de esta manera se obtiene el puntaje total en
escala vigesimal, y se selecciona al proveedor que tenga la puntuacin mas alta.
Puntaje total
PTPi = c1PEi + c2PTi Siendo c1= 0.60
Seleccin de Proveedores : Mtodo Scoring

Cuadro resumen comparativo : evaluacin tcnica

Propuestas econmicas

Evaluacin econmica

Puntaje total

PTPi = c1PEi + c2PTi Siendo c1= 0.60

Seleccin de Proveedores : Mtodo Scoring

Cuadro resumen comparativo : evaluacin tcnica

Propuestas econmicas

Evaluacin econmica

Puntaje total

PTPi = c1PEi + c2PTi Siendo c1= 0.60

Seleccin de Proveedores : Mtodo Scoring

Cuadro resumen comparativo : evaluacin tcnica

Propuestas econmicas

Evaluacin econmica

Puntaje total

PTPi = c1PEi + c2PTi Siendo c1= 0.60

PROYECTO DE PROCESO REDISEADO: COMPRAS
Se estableci que para cada etapa del proceso deberan haber formatos que permitan el registro de los diferentes
requerimientos al rea logstica, as como el registro de las compras realizadas, para organizar la central de costos y asignar
correctamente los costos por materiales directos e indirectos a las lneas clnica, laboratorio y bebe.

FORMATOS : ALMACEN

Requisicin: Es el documento que emite el rea

usuaria para realizar los requerimientos al rea de
compras. Este documento le da formalidad al
proceso, se emite virtualmente y posteriormente en
la entrega del pedido, se imprime y el rea usuaria lo
firma como seal de recepcin del pedido, este
formato de requisicin firmado lo almacena en un file
el rea de compras.

FORMATOS : COMPRAS

Orden de Compra: Es el documento que emite

el rea de compras al proveedor como
constancia del pedido. Este documento le da
formalidad al proceso, cuando el proveedor
entrega el pedido, junto a su factura se le
solicita que adjunte la Orden de Compra para
validar que el pedido se ajusta al requerimiento
Este documento esta basado en una matriz en
Ms Excel que automticamente al colocar el
material requerido registra la informacin
adicional al pedido y esta lista para enviarse al
proveedor.
PROYECTO DE PROCESO REDISEADO: COMPRAS
Ahora el rea de Almacn aplica el sistema de revisin continua (Q) en el cual se somete al material a un control constante
de los stocks y a que las desviaciones de los consumos reales con respecto a los programados son reajustados con la fecha
variable de la emisin de los pedidos, ahora se hace un nuevo pedido cuando el stock en Almacenes es igual al punto de
repedido (PR) a travs del formato requisicin, el rea de Compras verifica el requerimiento y automticamente emite la O/C
al proveedor, esta compra se genera automticamente por estar aprobada por Gerencia por ser materiales de consumo con
alta frecuencia. El proveedor realiza la entrega del pedido en una plazo mximo a 3 das y posteriormente el rea de
Contabilidad realiza el pago de las facturas por tele crdito, de esta manera reducimos los costos directos y indirectos
asociados al desarrollo del proceso de compras.
Resultados para la empresa
Mediciones Operativas
El Lead time de todo el proceso antes estaba en un tiempo promedio de 11 das y el nivel de
compras urgentes era mayor a 40%, con el nuevo mtodo, ahora el Lead time esta en
promedio en 2 das, El Ciclo Total de la O/C se redujo en mas del 80%, as mismo el nivel
de compras urgentes sencillamente desapareci (0%)

Mediciones Financieras
El costo por compra se redujo de 15 S/. A 5 S/. por pedido, dada la simplificacin del proceso;
Teniendo en cuenta que la empresa compra estos materiales en promedio 30 veces al ao, si
en una compra se ahorra 10 S/. En 30 compras el ahorro es de 300 S/. As mismo se genero
un ahorro por mas de 100 S/. en Proveedores, utilizando el Mtodo Scoring de Seleccin