SISTEM

PENGELOLAAN OBAT
DAN ALKES

Ervianingsih, S.Farm.,M.Si.,Apt.
PENGERTIAN
Pengelolaan perbekalan farmasi atau sistem
manajemen perbekalan farmasi merupakan suatu
siklus kegiatan yang dimulai dari perencanaan
sampai evaluasi yang saling terkait antara satu
dgn yang lain.
Kegiatannya mencakup perencanaan,
pengadaan, penerimaan, penyimpanan,
pendistribusian, pengendalian, pencatatan dan
pelaporan, penghapusan, monitoring dan
evaluasi.
Pengelolaan perbekalan farmasi mempunyai
fungsi sbb :
1. Memilih perbekalan farmasi sesuai kebutuhan
pelayanan RS
2. Merencanakan kebutuhan perbekalan farmasi secara
optimal
3. Mengadakan perbekalan farmasi berpedoman pada
perencanaan yg telah dibuat sesuai dgn ketentuan yg
berlaku
4. Memproduksi perbekalan farmasi untuk memenuhi
kebutuhan pelayanan kesehatan di RS
5. Menerima perbekalan farmasi sesuai dgn spesifikasi
dan ketentuan yg berlaku
Lanjutan.
6. Menyimpan perbekalan farmasi sesuai dgn
spesifikasi dan persyaratan kefarmasian
7. Mendistribusikan perbekalan farmasi ke unit-
unit pelayanan di RS
8. Melakukan pencatatan dan pelaporan
persedian perbekalan farmasi di RS
9. Melakukan monitoring dan evaluasi, terhadap
perbekalan farmasi di RS
I. SUMBER ANGGARAN
Sumber anggaran yg berasal dari pemerintah :
1. APBN
RSU Pusat akan dpt mengakses anggaran ini
scr langsung, sdgkan RS Umum Daerah
dpt mengakses anggaran ini dalam bentuk
natura spt obat program kesehatan atau obat
buffer propinsi dan kab/kota yg disediakan
oleh depkes
2. APBD
anggaran ini dapat berasal dari pemerintah
Kab/kota maupun propinsi
3. Revolving Funds
dana ini awalnya berasal dari pemerintah yg
diserahkan kepada RS untuk dikelola khusus
untuk penyediaan obat di RS.
 Sumber anggaran yang berasal dari swasta
1. Corporate Sosial Responsibility (CSR)
kegiatan ini merupakan tanggungjawab moral
dari suatu perusahaan berskala nasional (swasta
asing/nasional maupun BUMN)
2. Donasi
obat dan perlengkapan merupakan donasi dari
bbrp perusahaan, LSM nasional maupun
internasional. Obat donasi umumnya akan
berdatangan bila terjadi suatu bencana atau KLB.
3. Asuransi
Askes, Jamsostek maupun Jamkesmas
II. PERENCANAAN
Tujuan perencanaan perbekalan farmasi adalah
untuk menetapkan jenis dan jumlah perbekalan
farmasi sesuai dengan pola penyakit dan
kebutuhan pelayanan kesehatan di rumah
sakit.
Tahapan perencanaan meliputi :
1. Pemilihan
2. Kompilasi Penggunaan
3. Perhitungan Kebutuhan
4. Evaluasi Perencanaan
1. Pemilihan
Fungsi pemilihan adalah untuk menentukan apakah perbekalan
farmasi benar-benar diperlukan sesuai dgn jumlah
pasien/kunjungan dan pola penyakit di RS
Kriteria pemilihan kebutuhan obat yang baik meliputi :

a. Jenis obat yang dipilih seminimal mungkin dengan cara

menghindari kesamaan jenis.
b. Hindari penggunaan obat kombinasi, kecuali jika obat
kombinasi mempunyai efek yg lebih baik dibanding obat
tunggal.
c. Apabila jenis obat banyak, maka kita memilih berdasarkan
obat pilihan (drug of choice) dari penyakit yang
prevalensinya tinggi.
Lanjutan pemilihan
Pemilihan obat di RS merujuk kepada Daftar
Obat Esensial Nasional (DOEN) sesuai dgn
kelas RS masing-masing, Formularium RS,
Formularium Jaminan kesehatan bagi
masyarakat miskin, Daftar Plafon Harga Obat
(DPHO) Askes dan jaminan sosial tenaga kerja
(jamsostek).
Lanjutan pemilihan
Pemilihan alkes di RS dapat berdasarkan dari
data pemakaian oleh pemakai, standar ISO,
daftar harga alat, daftar alkes yg dikeluarkan
oleh Ditjen Binfar dan Alkes, serta spesifikasi
yg ditetapkan oleh RS.
2. Perhitungan Kebutuhan
A. Metoda Konsumsi
B. Metoda Morbiditas/Epidemiologi
A. Metoda Konsumsi
Perhitungan kebutuhan dgn metode konsumsi
didasarkan pada data riel konsumsi perbekalan
farmasi periode thn yll, dgn berbagai penyesuaian dan
koreksi.
Bbrp hal yg hrs diperhatikan :
1) Pengumpulan dan pengolahan data
2) Analisa data untuk informasi dan evaluasi
3) Perhitungan perkiraan kebutuhan perbekalan farmasi
4) Penyesuaian jumlah kebutuhan perbekalan farmasi
dgn alokasi dana
b. Metoda Morbiditas/Epidemiologi
Adalah perhitungan kebutuhan perbekalan farmasi
berdasarkan pola penyakit, perkiraan kenaikan kunjungan dan
waktu tunggu (lead time)
Langkah-langkah dalam metoda ini adalah :
1) Menentukan jumlah pasien yg akan dilayani
2) Menentukan jumlah kunjungan kasus berdasarkan prevalensi
penyakit
3) Menyediakan formularium/standar/pedoman perbekalan
farmasi
4) Menghitung perkiraan kebutuhan perbekalan farmasi
5) Penyesuaian dengan alokasi dana yg tersedia
Perbandingan metoda konsumsi dan metoda morbiditas :

Konsumsi Morbiditas
Pilihan pertama dalam Lebih akurat dan mendekati
perencanaan dan pengadaan kebutuhan yg sebenarnya
Lebih mudah dan cepat dalam Pengobatan lebih rasional
perhitungan Perhitungan lebih rumit
Kurang tepat dalam penentuan Tidak dapat digunakan untuk
jenis dan jumlah semua penyakit
Mendukung ketidakrasionalan Data yg diperlukan :
dalam penggunaan a. Kunjungan pasien
b. Sepuluh besar pola penyakit
c. Prosentase dewasa dan anak
4. Evaluasi Perencanaan
1. Analisa nilai ABC, untuk evaluasi aspek
ekonomi
2. Pertimbangan/kriteria VEN, untuk evaluasi
medik/terapi
3. Kombinasi ABC dan VEN
4. Revisi daftar perbekalan farmasi
 1. Analisa ABC
Prinsip adalah dgn menempatkan jenis-jenis perbekalan
farmasi ke dalam suatu urutan, dimulai dgn jenis yg
memakan anggaran terbanyak.
Contoh :
1. Hitung jumlah dana yg dibutuhkan untuk masing-masing obat dgn
cara mengalikan jumlah obat dgn hrg obat
2. Tentukan rangkingnya mulai dari terbesar sampai yg terkecil
3. Hitung persentasenya thd total dana yg dibutuhkan
4. Hitung kumulasi persennya
5. Perbekalan farmasi kategori A termasuk dalam kumulasi 70%
6. Perbekalan farmasi kategori B termasuk dalam kumulasi 71%-90%
7. Perbekalan farmasi kategori C termasuk dalam kumulasi 90%-100%
 2. Analisa VEN
VEN adalah singkatan dari V=vital, E=esensial dan
N=non esensial, jadi melakukan analisa VEN artinya
menentukan prioritas kebutuhan suatu perbekalan
farmasi.
Kriteria VEN :
Vital (V) : perbekalan farmasi kategori (life saving drugs)
diperlukan untuk menyelamatkan kehidupan, bila tdk tersedia
meningkatkan resiko kematian.
Esensial (E) bila perbekalan farmasi untuk menyembuhkan
penyakit atau mengurangi penderitaan pasien.
Non-esensial (N) meliputi aneka ragam perbekalan farmasi yg
digunakan untuk penyakit yg sembuh sendiri (self-limiting
disease), perbekalan farmasi yg mahal namun tidak mempunyai
kelebihan manfaat dibanding perbekalan farmasi sejenis lainnya,
3. Analisa kombinasi ABC dan VEN
A B C
V VA VB VC
E EA EB EC
N NA NB NC
III. PENGADAAN
Merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan
yg telah direncanakan dan disetujui, melalui :
1. Pembelian
2. Produksi/pembuatan sediaan farmasi
3. Sumbangan/droping/hibah
. Tujuan pengadaan: mendapatkan perbekalan farmasi

dengan harga yg layak, dgn mutu yang baik,

pengiriman barang terjamin dan tepat waktu, proses
berjalan lancar dan tidak memerlukan tenaga serta
waktu berlebihan.
Lanjutan pembelian.
Ada 4 metode pada proses pembelian :
a. Tender terbuka
berlaku untuk semua rekanan terdaftar dan sesuai dgn
kriteria yg telah ditentukan.
b. Tender terbatas
hanya dilakukan pada rekanan tertentu yg sudah terdaftar
dan memiliki riwayat jejak yg baik
c. Pembelian dgn tawar menawar
dilakukan untuk item yg jumlahnya tidak banyak, untuk item
tertentu
d. Pembelian langsung
pembelian dalan jumlah kecil, perlu segera tersedia, harga
tertentu, relatif agak lebih mahal.
 2. Produksi
Produksi perbekalan farmasi di RS merupakan kegiatan
membuat, merubah bentuk dan pengemasan kembali
sediaan farmasi steril atau non steril untuk memenuhi
kebutuhan pelayanan kesehatan di RS.
Kriteria perbekalan farmasi yang diproduksi :
a. Sediaan farmasi dengan formula khusus
b. Sediaan farmasi dengan mutu sesuai standar dgn harga lebih
murah
c. Sediaan farmasi yang memerlukan pengemasan kembali
d. Sediaan farmasi yang tidak tersedia di pasaran
e. Sediaan farmasi untuk penelitian
f. Sediaan nutrisi parenteral
g. Rekonstitusi sediaan perbekalan farmasi sitostatika
h. Sediaan farmasi yang harus selalu dibuat baru
Persyaratan Teknis produk
Persyaratan tekhnis produksi steril
a. Ruangan aseptis
b. Peralatan : contoh laminar air flow
(horizontal dan vertikal), autoclave, oven,
cytoguard, alat pelindung diri
c. SDM : petugas terlatih
Persyaratan Teknis produk
Persyaratan tekhnis produksi non-steril
a. Ruangan khusus untuk pembuatan
b. Peralatan : peracikan, pengemasan
c. SDM : petugas terlatih
Contoh produksi non-steril
1. Pembuatan sirup : OBH, inadryl loco, kloralhidrat
2. Pembuatan salep : sulfadiazin, salep AAV, salep 2-4
3. Pengemasan kembali : alkohol, povidon iodin,
washbensin
4. Pengenceran : antiseptik dan desinfektan
III. PENERIMAAN
Adalah kegiatan untuk menerima perbekalan
farmasi yang telah diadakan sesuai dgn aturan
kefarmasian, melalui pembelian langsung,
tender, konsinyasi atau sumbangan
Tujuan penerimaan adalah untuk menjamin
perbekalan farmasi yg diterima sesuai kontrak
baik spesifikasi mutu, jumlah maupun waktu
kedatangan
Lanjutan..
Perbekalan farmasi yg diterima harus sesuai
dgn spesifikasi kontrak yg telah ditetapkan.
Hal lain yg perlu diperhatikan dalam
penerimaan :
1. Harus mempunyai Material Safety Data Sheet
(MSDS), untuk bahan berbahaya
2. Khusus untul alkes harus mempunyai certificate of
origin
3. Sertifikasi Analisa Produk
 Penyimpanan
Tujuan penyimpanan adalah :
a. Memelihara mutu sediaan farmasi

b. Menghindari penggunaan yang tidak

bertanggungjawab
c. Menjaga ketersediaan

d. Memudahkan pencarian dan pengawasan

. Metode penyimpanan dapat dilakukan
berdasarkan kelas terapi, menurut bentuk
sediaan dan alfabetis, dgn menerapkan
prinsip FEFO dan FIFO
 Pencataan dan pelaporan
Pencatatan mrpkan suatu kegiatan yg
bertujuan untuk memonitor transaksi
perbekalan farmasi yg keluar dan masuk
dilingkungan IFRS.
Pencatatan dpt dilakukan dgn menggunakan
bentuk digital maupun manual. Kartu yg
umum digunakan untuk melakukan pencattan
adlh kartu stok dan katru stok induk
Lanjutan.
Fungsi :
a.Kartu stok digunakan untuk mencatat mutasi
perbekalan farmasi (penerimaan, pengeluaran, hilang,
rusak atau kadaluarsa)
b.Tiap lembar kartu stok hanya diperuntukkan mencatat
data mutasi 1 (satu) jenis perbekalan farmasi yg
berasal dari 1 (satu) anggaran
c.Data pada kartu stok digunakan untuk menyusun
laporan, perencanaan pengadaan distribusi dan sbgi
pembanding thd keadaan fisik perbekalan farmasi
dalam tempat penyimpanaannya
 Hal-hal yg harus diperhatikan :
a. Kartu stok diletakkan bersamaan/berdekatan
dgn perbekalan farmasi bersangkutan
b. Pencatatan dilakukan secara rutin setiap hari
c. Setiap terjadi mutasi perbekalan farmasi
(penerimaan, pengeluaran, hilang,
rusak/kadaluarsa) langsung dicatat didalam
kartu stok
d. Penerimaan dan pengeluaran dijumlahkan
pada setiap akhir bulan
Lanjutan.
Manfaat informasi dari kartu stok :
a. Untuk mengetahui dgn cepat jumlah
persediaan perbekalan farmasi
b. Penyusunan laporan

c. Perencanaan pengadaan dan distribusi

d. Pengendalian persediaan

e. Untuk pertanggungjawaban bagi petugas

penyimpanan dan pendistribusian
f. Sebagai alat bantu kontrol bagi kepala IFRS
Lanjutan
Pelaporan adalah kumpulan catatan dan pendataan
kegiatan administrasi perbekalan farmasi, tenaga dan
perlengkapan kesehatan yg disajikan kepada pihak yg
bersangkutan.
Tujuan :
Tersedianya data yg akurat sebagai bahan evaluasi
Tersedianya informasi yg akurat
Tersedianya arsip yg memudahkan penelusuran surat
dan laporan
Tersedianya data yg lengkap untuk membuat
pencerahan
 Jenis laporan yg sebaiknya dibuat oleh IFRS meliputi :

1.Keuangan
2.Mutasi perbekalan farmasi

3.Penulisan resep generik dan non generik

4.Psikotropik dan narkotik

5.Stok opname
6.Pendistribusian, berapa jumlah dan rupiah

7.Penggunaan obat program

8.Pemakaian perbekalan farmasi jamkesmas

9. jumlah resep
10.Kepatuhan terhadap formularium

11.Penggunaan obat terbesar

12.Penggunaan antibiotika

13.kinerja
TERIMAKASIH