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ORGANIZACIN DOCUMENTAL
EN EL ENTORNO LABORAL
LEIDY ZULEMA BAUTISTA
VALLEJO
CASO No 1 EMPRESA PILOS
S.A UN ARCHIVO
ORGANIZADO
CICLOVITALDOCUMENTAL
cia
Transf sfe ren
e rencia Tran daria
prima n
ria secu
ARCHIVOHISTRICO
ARCHIVODEGESTIN
Esaquelalquesetransfierendesdeel
Elarchivodegestinodeoficinaes
archivocentrallosdocumentosde
aquelendondeserenela
archivodeconservacinpermanente.
documentacinentrmite,enbuscade
solucinalosasuntosiniciados,la
cualessometidaacontinuautilizacin ARCHIVOCENTRAL
yconsultaadministrativaporlas
Unidadadministrativadondese
mismasoficinasuotrasquelas
agrupandocumentostransferidos
soliciten.
trasladadosporlosdistintosarchivos
degestindelaentidad,unavez
finalizadossutrmite,quesiguen
siendovigentesyobjetodeconsulta
porlaspropiasoficinasylos
particularesengeneral.
Arnulfo es contratado como archivista en la empresa
Pilos S.A, quien debe admitir diferentes contrariedades
yproblemas.Lamsrelevanteeslafaltadeunarchivo
organizado y grandes fondos acumulados distribuidos
en diversos lugares de la empresa. Para que el pueda
realizar sus funciones y desempearse de manera
correcta debe realizar la organizacin documental,
aplicando los criterios archivsticos para la
organizacin de gestin e implementacin el ciclo vital
deldocumentoylasTRDparauncorrectomanejodela
informacindocumental,permitiendoelfcilaccesoala
informacin .El tiempo estimado en demostrar
resultados es dos meses, pues la empresa ser
auditada y todos los empleados esperan encontrar
buenos resultados, ya que todos se han puesto la
camiseta para logar mejoras frente a las diferentes
problemticas.
RESOLVERLOSSIGUIENTESINTERROGANTES:
1ComodebecomenzaraorganizarelarchivoArnulfo
2-Cualessonlascausasqueoriginaronestasituacin
3-Debe aplicar el ciclo vital del documento y cmo
gestionarlo
4- Arnulfo encuentra en los fondos acumulados
documentoselectrnicosdearchivos.Comodebeser
archivadosesosdocumentos
5-ComodebeaplicarlasTRDparaunfcilaccesoala
informacin?
6-Desde el punto de vista archivstico cual es la
importanciadelusodelasTRD
7-SegnsucriteriocualeselgranretodeArnulfo
8-Cree usted que la gestin documental es la base
paraeldesempeodelaempresa
ISO 16175
GENERALIDADESYDECLARACINDEPRINCIPIOS
1PARTE
1.
FuncionesBsicasdelarchivodeoficina:
Principiosbsicosdesuorganizacin
2.
Lafaltadeunarchivo
organizadoygrandes
fondosacumulados
distribuidosen
diversoslugaresdela
empresa.
3.
Ciclovitaldeldocumento
Transferenciasprimarias
Archivode
Archivohistrico
gestin
Archivocentral
Transferenciassecundarias
4.
Fondo Seccin
Serie
Sub-seccin
Sub-serie Unidaddocumental
5.
ACUERDO039DE2002Regulael
procedimientoparalaelaboraciny
aplicacindelasTRD
Etapas
Investigacinpreliminarsobrela
institucinylasfuentesdocumentales.
Anlisiseinterpretacindela
informacinrecolectada
ElaboracinypresentacindelaTRD
parasuaprobacin.
Aplicacin
SeguimientoyactualizacindelasTRD.
6.
ImportanciadelasTRD
Importanciadesdeelpuntodevistaarchivstico:
Permitenelmanejointegraldelos
documentos
Facilitanlaorganizacindelosdocumentosa
partirdelconceptodearchivototal
Ayudanacontrolarlaproduccinytramite
documental
7.
Esdemostrarlealaempresaque
enlos2mesesdetrabajolograr
mejorarlasdiferentes
problemticasyestarlistopara
laauditoria
5.
Laimportanciadeunsistemadegestin
documentalsebasaentreotrosenlos
siguientespuntosbase:
Seevitalaprdidadedocumentos,yaqueestntodossegurosen
unservidordocumentalcentral.
Seevitalaprdidadetiempodebidoaquevariaspersonastengan
querecuperarlosdocumentosdesdediferenteslugaresy
departamentos.Losdocumentossoninmediatamenterecuperados
porlapersonaqueestbuscandolainformacin.
Seguridad:Accesoalainformacinylosdocumentosdemanera
segurayestructurada,alpoderdefinirdiferentespermisosde
accesoalosdatosydocumentosdentrodelsistemadegestin
documental.
Controldecambiosdelosdocumentosycontrolderevisionesy
accesosqueserealizanalosdocumentos.
Colaboracinentreusuariosparalacreacin,modificaciny
gestindelamismadocumentacin.
Capturayextraccindelainformacindelosdocumentosenpapel
ylaintegracinenelsistemadegestindocumentalcomo
metadatos.
Indexacindelosmetadatosparasufcilrecuperacinmediante
bsquedaspersonalizadas.
Integracindeladocumentacindelsistemadegestindocumental
conlosdemssistemasdelaempresa:ERP,CRM,Web,Email,Fax,
etc
Recuperacindelosdocumentosenformatoelectrnicoytambinla
situacindearchivadodelascopiasfsicas.
Distribucinfcilmediantelosconectoresdesalidadela
documentacin,quenospermitenenviarporEmail,Fax,SMS,Correo
Postal,FTP,Web,etccualquierdocumentoquetengamosintegrado
enelsistema.
Workflow:Posibilidaddedefinirprocesossobreelciclodevidadeun
documento(comounafactura),porejemploautomatizaelproceso
paralosusuariosquetienenqueaceptarunafacturaantesqueesta
paseacontabilizada.
Ahorrodecostesenlaempresa:seahorratiempodelosempleados
alautomatizaryfacilitarengranmedidalastareasdegestionarla
documentacinylosprocesosdelaempresa,seahorratiempoal
encontrarladocumentacinalinstante,seahorradineroalnotener
queutilizartantopapelenlaempresa,sepuedeconocerms
rpidamenteelestadodecuentasalintegrarlasfacturasenel
sistemademanerainmediata,etc