PRESENTACION

SUSTENTANTES: MATRICULA:
Eduardo SERRANO 100166186
LANI JAVIER CH-8795
ALBERT MATOS 100097010
FIDERCA LORA BB-1056
DEYANIRA RODRIGUEZ CI-6924
FRANCISCO ENCARNACION BI-7787
LUZ SOLDEVILLA AE-8324

UNIVERSIDAD AUTONOMA DE SANTO DOMINGO

ASIGNATURA: PROFESOR:
AUDITORIA INTERNA YILDA OGANDO
SECCIN: 02
 NUESTROS INICIOS.
Distribuidora Universal, S.A., nace de la inquietud en el servicio al cliente
del Lic. Pericles Tavares a principios de la dcada de los aos de 1970.

El 7 de Marzo de 1973, queda constituida la Empresa haciendo que nuestro

servicio responda a las necesidades de cada prospecto y cliente al que el
trabajo de la empresa llega, con un servicio Amable, Rpido y Eficiente (ARE).

Al paso de los aos el ideal de servicio se acrecienta con la contratacin de

personal profesional que de inmediato se identifica con la filosofa de la
empresa y entrega de sus capacidades en torno al logro de alcanzar la
excelencia para crecer y servir.
 RECONOCIMIENTOS INTERNACIONALES:

Best Service Award SHARP Corporation

(26 Junio, 1997).

Outstanding Achievement Award SHARP Corporation

(15 Enero, 2002)

Best Service Award SHARP Corporation

(8 Octubre 2002).
VISION:
Seguir manteniendo el liderazgo en el rea de tecnologa de informacin
en Repblica Dominicana, extender la excelencia de nuestros servicios y
ventas con una visin Universal, a toda la regin del Caribe.
MISION:
Proveer beneficios para nuestros clientes, asociados y a nuestro personal que
hace posible la existencia y desarrollo de nuestra empresa, a travs de la
identificacin de necesidades y desarrollo de soluciones nicas y personales
de nuestros clientes.
 VALORES:
Integridad: Coherencia entre los hechos y las palabras,
autenticidad.

Excelencia: Dar el mximo en la solucin a las

necesidades de nuestros clientes

Trabajo en Equipo: Desde la unidad ms pequea hasta

la Empresa como un todo.

Lealtad: Somos fieles a nuestros clientes, empleados y

socios buscando su permanencia y desarrollo en el
tiempo.
 ANALISIS FODA
FORTALEZA:

Nuestra fortaleza est basada en el excelente servicio al cliente no solo

en la pre venta sino tambin en la post venta, con asesora y
mantenimiento permanente lo cual no ha merecido el reconocimiento de
mltiple empresas.

No hemos mantenidos durante cuatros (4) dcadas en un posicin de

liderazgo como suplidor de equipos y maquinaria de oficinas, impresores
y multiuso para diversas empresas e instituciones en el pas.
 OPORTUNIDAD:

ofrecer diversidad de equipos a clientes

potenciales de acuerdo a sus necesidades.
 DEBILIDAD:
competir con empresas ya consolidadas en el mercado global.
Precio elevado en nuestro equipos de oficinas

14
12
10
Serie 3
8
Serie 2
6
Serie 1
4
2
0
Categora 1 Categora 2 Categora 3 Categora 4
 AMENAZA:
competencia empresarial.
Evolucin tecnolgica.
obsolescencia de inventarios.
 ORGANIGRAMA GENERAL

Presidencia

ADM.General

Auditor

Informtica Contabilidad Cobros

Ventas Servicios Informtica
Lab. Contabilidad Cobros Lab. Digital
Gerencia STGO Gerencia SPM Gerencia Azua Rec Humanos

Srv. Generales
Vendedores Encargado
Seguridad

Cobradores

Analista De Control de Asistentes

Costos Inventario Contables

Caj
a
Normas Internacionales de
Auditoria
SOBRE LA PLANEACION DE LA AUDITORIA
Pruebas sustantivas: Consisten en aquellas pruebas de
detalle que se realizan sobre las transacciones y saldos
para la obtencin de la evidencia relacionado con la
validez y el tratamiento contable; la idea de este tipo
de pruebas es determinar eventuales errores que estn
implicados en el procesamiento de los datos contables
con el objetivo de analizar si los valores registrados son
los correctos.
Pruebas de control: Su objetivo principal es determinar y
comprobar la efectividad del sistema del control interno que la
empresa haya implementado, por lo tanto en el momento de
analizar las pruebas escogidas se debe verificar si los
procedimientos son los adecuados, si se estn ejecutando y si se
estn ejecutando se est realizando de la manera correcta.

El propsito es reunir evidencia suficiente para analizar si el

control interno funciona efectivamente y si est logrando sus
objetivos por lo que generalmente se refiere a la inspeccin de
documentos.
 ACTIVIDADES UTILIZADAS
Pruebas sustantivas
Organigramas que identifiquen los puestos y responsabilidades.
Entrevistas con los encargados de los procesos.
Manuales de procedimientos.
Polticas relacionadas con el proceso.
Observacin de las actividades del proceso.
Inspeccin de informacin producida por el proceso.
Informes de auditoras internas y/o externas (ayuda a que el
Auditor identifique debilidades y riesgos del proceso).
Revisin de las cartas de recomendaciones del Auditor del ao
anterior.
DEPARTAMENTO DE COBRO POLITICAS INTERNA
OPERACIONES DE COBRO Y CAJA
DEPARTAMENTO DE COBRO
Este departamento esta responsabilizado de mantener y
conservar bajo condiciones de seguridad, las facturas de
venta a crdito y realizar el cobro de las mismas.
RECEPCIN DE FACTURAS

Los departamento de facturacin. Ventas y

servicios generan facturas para el cobro de
sus acreencias con los clientes.
FORMULARIOS RELACION DE COBROS A DOMICILIO
Fecha: indquese la fecha correspondiente a el da de operacin
Nombre del cliente: detalles del nombre de el deudor.
Fecha de Vencimiento: Indique de vencimiento del documento .
Valor: indquese el valor final del documento a cobrar.
Gerentes de cobros: firmar la reaccin del pie de la misma.
 REPESENTATE DE COBROS
RECIBOS DE CAJA
RECEPCION DE LOS COBRADORES
LIQUIDACION DE COMISONES A COBRADORES

CAJERO
CIERRE DE LAS OPERACIONES DEL CAJERO
DISCRICIONES DEL PUESTOS

ENCARGADO DE COBRO

COBRADOR

CAJERO
EVALUACION DEL COSTO
AMBIENTE DE CONTROL: marca el comportamiento en una organizacin,
tiene influencia directa en el nivel de concientizacin del personal respecto
al control.
EVALUACION DE LOS RIESGOS: mecanismo para identificar los riesgos para
alcanzar los objetivos de trabajo, incluyendo los riesgos particulares
asociados al cambio.
ACTIVIDADES DE CONTROL. Acciones normas y procedimientos que
atienden a asegurar que se cumplan las directrices y polticas de la
direccin para afrontar los riesgos.

INFORMACION Y COMUNICACIN. Sistemas que permiten al personal de

la entidad capte e intercambie la informacin requerida para desarrollar,
gestionar y controlar sus operaciones.
SUPERVISION. Evala la calidad del control interno en el tiempo. Es
importante para determinar si este esta operando en la forma esperada y
si es necesario hacer modificaciones.
 MATRIZ
RIESGO PELIGRO FRECUENCIA PROBABILIDAD CLASIFICACION DEL RIESGO
La competencia Precio Ocasional Probable Medio
El Desarrollo La obsolencia Ocasional Probable Alto
tecnolgico
Falta de control No tener suficiente Ocasional Probable Bajo
en los solicitudes Informacin
Diferencia por Descontrol Ocasional Probable Alto
Cobrar Manual
RECURSOS DE AUDITORIA
 QUE SON RECURSOS DE AUDITORIA:
Es todo lo que utilizamos para lleva a cabo una
auditoria en si, tales como:

1.Papeles de trabajo
2.Personal
5.Tiempo
4.Equipos/software
5.Material gastable
6. Dieta y transporte
Recursos utilizado en la auditoria del
Dpto. de cobros
PAPELES DE TRABAJO

Utilizamos:
Reportes
estados de clientes
copias de recibos de ingresos
Confirmacin de saldos
Copia de contrato de clientes
PERSONAL
La auditoria fue realizada por un equipo de auditores conformados por:

LUIS
LANI
DEYANIRA
FIDERCA
FRANCISCO
LUZ
ALBERT

Tambin solicitamos una persona del departamento de IT para que nos

apoye en caso de necesitar algn reporte o asistencia con el software.
TIEMPO/HORAS

Esta es una empresa que se dedica a

ventas y servicios con 7 sucursales de
las cuales tienen 4 oficinas de cobros
que son.
Oficina principal
Santiago
San Pedro
Azua
 SUCURSAL DIAS HORAS TOTAL

OFICINA 7 8 56
PRINCIPAL

SANTIAGO 1 8 8

SAN PEDRO 1 8 8

AZUA 1 8 8

TOTAL 10 80

TIEMPO/DIAS
Se realizo la auditoria con la duracin de un da por
sucursal y tomamos 7 das para la casa matriz debido
a que las sucursales le reportan a esta, tambin para
realizar un solo reporte segregado.
EQUIPOS

Para realiza la auditoria

utilizamos los siguientes equipos:
Computadoras
sumadoras
Impresoras
MATERIAL GASTABLE

Para realizar la auditoria se utilizo el siguiente material:

Libretas
Papel
Lpices
Resaltadores
DIETA Y TRANSPORTE

TRANSPORTE DIETA

Se realizo
una Se le
asignacin asigno un
de un monto fijo
vehculo de de 250 c/u
la oficina durante los
para 3 das que
Gasto por Total Gasto por Total
movilizar estarn
Da: 3,000 9,000 Da: 1,750 5,250
el equipo viajando a
de las
auditores a sucursales
las tres a
sucursales desarrollar
durante la auditoria
tres das
Debilidades operacionales
rea Critica o Dbil
DEBILIDAD
Existe falta de control en las solicitudes
de cobro que hacen los clientes al departamento

CAUSA
Los cobros se hacen manualmente en archivos de Excel, lo que genera
inconsistencia
al ingresar el cobro en el sistema de facturacin
No se compara la informacin del archivo de Excel con lo ingresado en el sistema
de facturacin.

EFECTO
No permite que se cobre el 100% de los cobros solicitado por el cliente.
DEBILIDAD
Existen pagos que no estn rebajados de los estados de cuentas de los clientes
Se encuentra en una cuenta transitoria denominada:
Prima de depsito

CAUSA
Por inconsistencia en los datos que se encuentran en estos tres sistemas de la
compaa como la falta de seguimiento a esta cuenta.

EFECTO
General desconfianza a los clientes que no ven reflejado sus pagos.
DEBILIDAD
Inconsistencia en la informacin generada por los tres sistema
que se manejan en el departamento de cobro

CAUSA
La falta de sincronizacin de la informacin en los tres sistema

EFECTO
Desconfianza y molestia por parte de los cliente
Causa desorden en la aplicacin de los pagos.
Al cierre de cada mes existe una variacin
de ingreso entre los tres sistema por un monto de 2.2 millones de pesos
DEBILIDAD
Asignacin de la cartera de cobro en forma desproporcionada a los agentes de cobro

CAUSA
No efectuar la distribucin de la cartera de cobro de los clientes con criterio que
permitan la especializacin del recurso humano

EFECTO
No hacen gestin de cobro a la totalidad de la cartera
Con pagos a trazado
No se aprovecha al 100% de su capacidad el recurso humano disponible para la
recuperacin de las cuentas por cobrar.
HALLAZGO NO.1
Gestin de cobro a clientes con ms de 45 das de atraso.

Condicin
No existe una revisin sistemtica de la gestin de cobro a los clientes con ms de 45 das
de atraso. La revisin de cartera se hace 2 veces al mes segn el tiempo que tengan los
involucrados.

Criterio
Uno de los principales objetivos del departamento es dar cobertura a toda la
cartera de clientes con atraso, para ser eficaz en la recuperacin de la misma. Uno de los
principales elementos para cumplir con este objetivo es el seguimiento constante y
oportuno.

Causa
Falta de un procedimiento PARA DARLE un adecuado y oportuno seguimiento a Los clientes
que cada cobrador ingresa en el sistema de cobranza.

Efecto
Que existan clientes sin un adecuado seguimiento por parte de los
cobradores EN SU gestin de cobro.

Recomendacin
Que se haga una revisin una vez a la semana, la cual puede ser seleccionando una
muestra de clientes, por productos ms delicados, por monto del pago de prima y por
antigedad de la cartera. Hacer una minuta de seguimiento de los clientes que se revisaron
con cada cobrador asignado.
Falta de control en el proceso de cobranza
Condicin
Se confirm que no se compara la informacin entre los listados de cobro y lo que realmente se
cobr en el sistema.

Criterio
Dentro de los objetivos de la entidad est el contar con un adecuado sistema de control interno
para presentar informacin oportuna a los clientes internos y externos, as como la recuperacin
de las cuentas por cobrar.

Causa
El cobro se hace manualmente a travs de un archivo de Excel, lo que genera inconsistencia en
el ingreso de los datos del cliente. No existe una revisin adecuada para confirmar los cargos y
los que realmente se
hicieron durante el mes.

Efecto
No se ingresa el 100% de los flujos esperados en concepto de cobro, y causa molestias a los
clientes que no cuentan con los descuentos en las fechas pactadas.

Recomendacin
Que se logre automatizar este proceso dentro del sistema, y que el encargado de cobro cada vez
que realice los cargos a las cuentas de los clientes, imprima el reporte que genera el sistema y lo
compare con su listado en Excel para cerciorarse que haya efectuado todos los cargos.
Sugerencias para Corregir
las Irregularidades
Hallazgos encontrados y Sugerencias
1) Hallazgo encontrado:

Diferencias por cobrar de forma manual.

Sugerencia:
Se debe establecer un sistema que permita el
procesamiento de las facturas de forma adecuada, para
corregir la problemtica que se dan en el proceso de
forma manual. Y as poder disminuir o erradicar estos
riesgos.
2) Hallazgo encontrado:

La cuenta por cobrar reflejan en los estados de cuentas

una informacin inconclusa, debido al lmite de
procedimiento por incumplicidad del encargado.

Sugerencia:
Se debe elaborar un plan que convine mtodos y medidas
de la empresa, para salvaguardar los ingresos, Con un
debido control interno reflejados con transparencias.
3) Hallazgo encontrado:

Existe la diferencia de las informaciones finales en cada mes en los

triples sistemas funcionales del cobro.

Sugerencia:
Se requiere utilizar un solo sistema en el cual se deba manejar y
registrar las informaciones reales y precisas., de modo que de esta
manera se pueda obtener el balance real del mes.
El riesgo de esta triples partida se hace presente en cada una de
las actividades y en cada acto de nuestras vidas, por tanto se
requiere ejecutar una administracin adecuada.
4) Hallazgo encontrado:

Las cuentas por cobrar se mantienen en un nivel muy alto,

debido a que la empresa no tiene el personal adecuado
para el departamento a dichas funcin.

Sugerencias:
La empresa debe cumplir con los estndares de ley
establecida.
1ro. Contratar personal capacitado para el rea.
2do. Distribuir de manera equitativa, para as poder
lograr el 100% de cobro en el departamento.
GRACIAS POR SU ATENCION