AUDITORIA DE LA CALIDAD

Julio del 2009

 AUDITORIA INTERNA
Auditado
Cliente de
auditoria
Demostrar
conformida
d
PLANEACION DE LA
AUDITORIA
 PROGRAMA DE AUDITORIA
Qu es un programa de auditora?
Entrevista con lista de verificacin

Cumplimiento, certificacin,
seguimiento

Procesos
reas
Normas de gestin Resultados de auditoras previas.
Polticas, procedimientos, manual operativo
Leyes, reglamentos y regulaciones
Otras: BPM
 Viene PROGRAMA DE AUDITORIA

Seleccin de los auditores

Procedimiento documentado:
responsables, planeacin,
ejecucin, seguimientos,
resultados y registros
 DEFINIR EL OBJETIVO
Por qu se requiere la auditoria?

- DETERMINAR CONFORMIDAD
- DETERMINAR FUNCIONAMIENTO
- DETERMINAR EFECTIVIDAD
- PROVEER OPORTUNIDAD DE MEJORA
- ASEGURAR CUMPLIMIENTO DE
REQUISITOS LEGALES O REGULATORIOS
 CRITERIOS DE AUDITORIA
Normas de gestin
Polticas, objetivos
Manual Operativos, Procedimientos
Leyes, reglamentos
 DEFINICIN DE EQUIPO AUDITOR

Equipo auditor?
Cuntos?
Quines?
Lder?

Auditores en entrenamiento
Expertos tcnicos
Observadores
 PREPARACION DE LA
AUDITORIA
El xito o fracaso depende de la
preparacin y planificacin
Se comienza con el programa de auditoria
Enfoque el alcance y el propsito
Limitada por tiempo y dinero
Designar al auditor lder
Obtener la documentacin requerida
Comenzar con anticipacin
 COMPETENCIA DE LOS
AUDITORES
CALIDAD
2. APTITUD MEDIO AMBIENTE
Conocimientos y para aplicar
los Conocimientos y
habilidades
Conocimientos habilidades
especficas de Continuo
y especficos de
calidad Desarrollo
habilidades medio ambiente Profesional

Participar
en
EXPERIENCIA LABORAL FORMACIN COMO AUDITOR auditorias
EPERIENCIAS EN AUDITORIAS EDUCACION

1. ATRIBUTOS PERSONALES
 ATRIBUTOS PERSONALES
tico: imparcial, sincero,
honesto y discreto
De mentalidad abierta
Diplomtico
Observador
Perceptivo
Verstil
Tenaz
Decidido
Seguro de si mismo
 CONOCIMIENTOS Y
HABILIDADES
a) Principios, procedimientos y tcnicas de
auditora
Entrevistas eficaces, escuchar, observar, revisar
De acuerdo al horario
Asegurar confidencialidad
Redactar informes de auditoria
b) Documentos del sistema de gestin,
comprender el alcance y los criterios
SGC de diferentes organizaciones e interaccin
Orden de prioridad
Sistemas de informacin y tecnologa
 Viene CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES

c) Situaciones de la organizacin
Tamao, estructura, funciones, relaciones
Procesos
Costumbres locales (vestimenta, saludo,
horarios de comida, lenguaje, idioma)
d) Leyes, reglamentos y otros requisitos
aplicables.
 LIDERES DE LOS EQUIPOS
AUDITORES
Conocimientos y habilidades adicionales de
liderazgo para:
Planificar auditoria
Uso eficaz de los recursos
Comunicador
Orientar a los auditores
Llevar al equipo a las conclusiones
Prevenir y resolver conflictos
Preparar y completar el informe de auditora
 CONOCIMIENTOS ESPECFICOS Y
HABILIDADES DE AUDITORES DE SGC
Mtodos y tcnicas relativas a la calidad
Terminologa
Principios de calidad
Herramientas de gestin
Procesos y productos, incluyendo
servicios para permitir al auditor
comprender el contexto tecnolgico en el
cual se est llevando a cabo la auditora
 EVALUACIN DE LOS
AUDITORES
Paso 1.- Satisfacer el programa de
auditoria
Paso 2.- Criterios de evaluacin:
cuantitativos, cualitativos
Paso 3.- Mtodo de evaluacin: registros,
retroalimentacin, entrevista, observacin,
examen.
Paso 4.- Realizar la evaluacin
Ejemplo de evaluacin de un auditor
MS SOBRE EL AUDITOR
 El papel del auditor

Establecer para el cliente de la auditora, la

informacin basada en hechos sobre el
grado de cumplimiento de los requisitos
Las conclusiones basadas en evidencia
objetiva.
Se puede nombrar un auditor lder y un
auditor.
El auditor lder debe estar completamente a
cargo de la auditora.
 Caractersticas Positivas

Corts Tenaz
Amigable Mente abierta
Servicial Diplomtico
Constructivo Honesto
Informativo Maduro
Perceptible Modesto
Juicioso Tacto
 Caractersticas Negativas

Criticn Inflexible
Polmico Perezoso
Capcioso Errtico
Saltar a Susceptible
conclusiones No prctico
Agresivo Sabelotodo
Desconsiderado Indeciso
Inconsistente
 Responsabilidades del
Auditor
Cumplir con los requisitos
Seguir el plan y los
procedimientos
Permanecer dentro del
alcance.
Comunicar y clarificar los
requisitos de la auditora. auditor lder
Planear y ejecutar las
labores individuales
efectivamente.
Recolectar y analizar
evidencias
Permanecer alerta
Reportar las
observaciones.
Verificar las acciones
correctivas
Cooperar con y apoyar al
Retener y mantener
documentacin
Mantener la
confidencialidad
Actuar de manera tica
Responsabilidades del Auditor Lder
Revisar el alcance, propsito, programa y plan
de auditoria
Seleccionar el equipo auditor
Asegurar que el equipo sea competente y se
familiarice con la documentacin
Representar al equipo
Coordinar el proceso
Dirigir las reuniones de apertura, reporte y cierre
Aceptar y verificar el plan de acciones
correctivas
Asegurar que los resultados de auditora sean
reportados de una forma clara, concluyente y
sin demoras
Auditor Interno
Poder limitado dependiendo
del respaldo gerencial
Un compromiso y respaldo
insuficiente de la gerencia,
puede arriesgar la
efectividad de las auditoras
internas
Conoce la gente, lo cual
puede ayudar a la
comunicacin
Auditor Externo
Alto grado de poder, no
abuse de l.
Sus recomendaciones son
de gran importancia para el
auditado, asegrese de que
estn bien fundamentadas
Un punto de vista externo
ayuda a identificar
problemas
Ayuda a la auditora interna
Imparte conocimiento
 SELECCIN DEL EQUIPO
AUDITOR
De acuerdo a objetivos, alcance, criterios y
duracin estimada de la auditoria
Si es auditoria combinada o conjunta
Competencias y habilidades
Los requisitos
Asegurar independencia y evitar conflictos de
intereses
Capacidad para trabajar en equipo y comunicar
Idioma, caractersticas sociales y culturales
DURACIN DE UNA AUDITORIA
La gua 62 de la IAF das # de
empleados
Das
auditor
auditor 1 10 2
Revisin documental un 11 25 3
10% del tiempo total 26 45 4
El descuento del tiempo 46 65 5
hasta el 30%
66 85 6
La duracin del tiempo
86 125 7
depende de factores que lo
126 175 8
incrementen o disminuyen.
176 275 9
 Factores que incrementan
tiempo de auditoria

Logstica complicada
Utilizacin de un interprete
Instalaciones muy amplias
Muchos requisitos regulatorios
Procesos muy complejos
 Factores que disminuyen el
tiempo
No se hace diseo y desarrollo
Procesos / productos de bajo riesgo, de
una sola actividad
Experiencia con el sistema del auditado
Instalaciones pequeas
Actividades repetitivas por turnos
Madurez del sistema de gestin
 PLAN DE AUDITORIA
Informacin del programa de auditoria
Fechas y lugares
Hora y duracin para las actividades en
sitio
Funciones y responsabilidades de los
miembros del equipo auditor
Asignacin de recursos

Debe ser revisado y aceptado por el cliente

 DOCUMENTACIN APLICABLE
Comprender los procesos y las interacciones.
Entradas, salidas, recursos, flujos de secuencia
Controles que se estn implementando
(procedimientos, instrucciones, especificaciones,
etc.).
Procedimientos de monitoreo
 PREPARACION DE LOS
DOCUMENTOS DE TRABAJO
Lista de verificacin y planes de muestreo de
auditoria
Formularios para registrar informacin, tal
como evidencias de apoyo, hallazgos de
auditoria y registro de las reuniones
 LISTA DE VERIFICACIN
Son apoyo al proceso de auditora, es una herramienta de
la caja de herramientas de los auditores

VENTAJAS
- Ayuda de memoria
- Asegura que se cubran todos los temas y puntos
- Asegura profundidad y continuidad de la auditora
- Ayuda a administrar el tiempo
- Organiza la toma de notas
- Ayuda a la preparacin del informe
- Es un registro de que se revis el SGC
-Base de informacin para la planificacin de futuras
auditoras
- Evidencia objetiva de que se llev a cabo la auditora
-Es una garanta de la objetividad del auditor
 Viene LISTA DE VERIFICACIN

DESVENTAJAS

Intimidante para el auditado

Perspectiva estrecha del SGC.
No deben sustituir la planificacin de la auditora
Pueden lentificar a la auditora por la duplicacin y
repeticin
Las listas genricas, pueden no agregar valor
No puede ser el nico apoyo del auditor
Obstruccin de la comunicacin.
Omisin de temas importantes por estar fuera de la lista de
verificacin.

Ejemplos
Existen ventajas y desventajas en la utilizacin
de las listas de verificacin. Ello depende de
muchos factores:
Necesidades del cliente
Restricciones de tiempo y costos,
Experiencia del auditor
Requisitos del esquema del sector.
AGENDA DE AUDITORIA
NOTIFICAR
AL
AUDITADO
ESTIMACIN DEL TIEMPO
 Asignacin de exposiciones