LIBROS Y REGISTROS CONTABLES

Los libros contables son el soporte material en la elaboracin de

la informacin financiera. Pueden ser de carcter obligatorio o
voluntario.
Sistema manual, S. computarizado, PLE, SLE- Portal.
IMPORTANCIA DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD
Permite el registro y control de los valores que ingresan y salen
de la empresa.
Reflejar su real situacin financiera y econmica hasta un
periodo de tiempo determinado.
Sirve de sustentacin y prueba de que las operaciones
mercantiles han sido registrados objetivamente, y en base a
ello determinar y comprobar el monto de los tributos a pagar.
Registrar como base de datos: Dejar el antecedente escrito
de las operaciones realizadas, manteniendo el orden
cronolgico de la realizacin de los hechos, constituyendo
siempre como una fuente informativa.
Libros que integran la Contabilidad Completa

Los libros y registros que integran la contabilidad completa, para

efectos de la Ley del Impuesto a la Renta, son los
siguientes:
IMPORTANTE:
Se debe tomar en cuenta que independientemente de
encontrarse obligados a tener contabilidad completa, se
presentan los libros que deben llevar las empresas de modo
obligatorio de acuerdo a la naturaleza de su giro, esto para
hacer mas eficiente el control de algn tipo de activo que por
naturaleza no puede ser controlado por los libros obligatorios
convencionales. (Dispone la Ley del impuesto a la Renta.)

Libro de Retenciones.
Registro de Activos Fijos.
Registro de Costos.
Registro de Inventario Permanente en Unidades Fsicas.
Registro de Inventario Permanente Valorizado.
LEGALIZACIN

Los notarios o jueces, segn corresponda,

colocarn una constancia en la primera hoja
de los mismos y procedern a sellar todas las
hojas del libro o registro, las mismas que
debern estar debidamente foliadas por
cada libro o registro, incluso cuando se lleven
utilizando hojas sueltas o continuas.
Tanto los notarios como los jueces llevarn
un registro cronolgico de las
legalizaciones que otorguen.
Contenido de la constancia.

Nmero de legalizacin asignado por el notario o

juez,
Apellidos y Nombres, Denominacin o Razn Social
del deudor tributario;
Nmero de RUC;
Denominacin del libro o registro;
Fecha de la incautacin del libro o registro anterior
de la misma denominacin y la autoridad que
ordeno la diligencia;
Nmero de folios de que consta;
Fecha y lugar en que se otorga; y,
Sello y firma del notario o juez, segn sea el caso.
OPORTUNIDAD DE LA LEGALIZACIN

Los libros y registros debern ser legalizados antes

de su uso, incluso cuando sean llevados en hojas
sueltas o continuas.

Para la legalizacin del segundo y siguientes libros y

registros, de una misma denominacin, se deber
tener en cuenta:
Tratndose de libros o registros llevados en forma
manual, se deber acreditar que se ha concluido
con el anterior. Dicha acreditacin se efectuar
con la presentacin del libro o registro anterior
concluido o fotocopia legalizada por notario del
folio donde conste la legalizacin y del ltimo folio
del mencionado libro o registro.
Tratndose de libros o registros que se
lleven utilizando hojas sueltas o continuas,
se deber presentar el ltimo folio
legalizado por notario del libro o registro
anterior.
Tratndose de libros y registros perdidos o
destruidos por siniestro, asalto u otros, se
deber presentar la comunicacin que se
ha establecido para ese efecto.
Registro de las legalizaciones.

En el registro cronolgico de las legalizaciones que

se otorguen se indicar:
El nmero de la legalizacin.
Los apellidos y nombres, denominacin o razn
social del deudor tributario.
El nmero de RUC.
La denominacin del libro o registro que se ha
legalizado.
Fecha de la incautacin del libro o registro
anterior de la misma denominacin y la
autoridad que ordeno la diligencia de ser el
caso.
El nmero de folios de que consta.
La fecha en que se otorga la legalizacin.
EMPASTE DE LOS LIBROS Y REGISTROS

Los libros y registros vinculados a asuntos tributarios

que se lleven utilizando hojas sueltas o continuas
debern empastarse, de ser posible, hasta por un
ejercicio gravable, debindose efectuar, como
mximo, dentro de los cuatro (4) primeros meses del
ejercicio gravable siguiente al que correspondan las
operaciones contenidas en dichos libros o registros.
Cuando el nmero de hojas sueltas o continuas a
empastar sea menor a 20, el empaste podr
comprender 2 ms ejercicios gravables,
debindose efectuar, como mximo, dentro de los
4 primeros meses del ejercicio gravable siguiente a
aqul en que se reunieron 20 hojas sueltas o
continuas.
Los empastes debern incluir las hojas que hayan
sido anuladas. A tal efecto, la anulacin se realizar
tachndolas o inutilizndolas de manera visible.
Las hojas sueltas o continuas correspondientes a un
libro o registro de una misma denominacin, que no
hubieran sido utilizadas para el registro de
operaciones del ejercicio del que se trate, podrn
emplearse para el registro de operaciones del
ejercicio inmediato siguiente.
De realizarse el empaste en varios tomos, cada uno
incluir como primera pgina una fotocopia del folio
que contenga la legalizacin del libro o registro al
que corresponde.
Forma de llevar los Libros y Registros

Los libros y registros que se encuentren obligados a llevar

debern contar con la siguiente informacin:

a)Datos de Cabecera.-
Denominacin del Libro o Registro.
Perodo y/o ejercicio al que corresponde la informacin
registrada.
Nmero de RUC del deudor tributario, Apellidos y Nombres,
Denominacin y/o Razn Social de ste.

Para los libros llevados en forma manual, bastar con incluir

estos datos en el primer folio de cada perodo o ejercicio.
El Libro de Ingresos y Gastos bastar con incluir como datos
de cabecera la denominacin del libro o registro y el perodo
y/o ejercicio al que corresponde la informacin registrada.
b) Registro de las Operaciones:

En orden cronolgico o correlativo, salvo que por norma

especial se establezca un orden prederminado.
De manera legible sin espacios ni lneas en blanco,
interpolaciones, enmendaduras, ni seales de haber sido
alteradas.
Utilizando el Plan Contable General Empresarial vigente en
el pas.
Totalizando sus importes por cada folio(1), columna o
cuenta contable hasta obtener el total general del perodo
o ejercicio gravable, segn corresponda. Lo indicado no
ser exigible a los libros o registros que se lleven utilizando
hojas sueltas o continuas, en los cuales la totalizacin se
efectuar finalizado el perodo o ejercicio.
En moneda nacional y en castellano, salvo las excepciones
previstas por el Cdigo Tributario.
 Incluir los registros y asientos de ajuste, reclasificacin o
rectificacin que correspondan as como las operaciones
que se omitieron registrar, meses o ejercicios respecto de
los cuales ya se realiz la totalizacin correspondiente. Se
considerara como operaciones a los hechos econmicos
susceptibles de ser registrados contablemente.
Contener folios originales, no admitindose la adhesin a
hojas o folios, salvo disposicin legal en contrario.
Tratndose del Libro de Inventarios y Balances, deber
ser firmado al cierre de cada perodo o
ejercicio gravable, segn corresponda, por el deudor
tributario o su representante legal, as como por el
Contador Pblico Colegiado o el Contador Mercantil
responsables de su elaboracin.
 (1) Totalizacin de los importes en los folios
Los totales acumulados en cada folio, sern trasladados al folio siguiente precedidos
de la frase "VAN". En la primera lnea del folio siguiente se registrar el total
acumulado del folio anterior precedido de la frase "VIENEN". Culminado el perodo o
ejercicio gravable, se realizar el correspondiente cierre registrando el total general.

De no realizarse operaciones en un determinado perodo o ejercicio gravable, se

registrar la leyenda "SIN OPERACIONES" en el folio correspondiente.

Empleo del Plan Contable General

Se emplearn cuentas contables desagregadas como mnimo a

nivel de los dgitos establecidos en dicho plan, salvo que por
aplicacin de las normas tributarias deba realizarse una
desagregacin mayor.
Efectos del cambio de denominacin social en el llevado de
libros y registros.
Si se modifica denominacin o razn social del contribuyente,
se debe de informar el hecho a la SUNAT.
Se emplear el formulario 2127 debidamente llenado y
firmado por el representante legal registrado en el RUC, y se
exhibir original y presentar fotocopia simple del documento
en el que conste el cambio de la denominacin o razn
social.

Respecto de los libros y registros, propiamente, el

contribuyente puede optar por:
Continuar utilizando los libros y registros vinculados a asuntos
tributarios con la denominacin o razn social anterior hasta
que se terminen.
Conservacin y comunicacin de prdida o destruccin de los libros

Para un adecuado control del cumplimiento de las obligaciones tributarias es

obligatorio almacenar, archivar y conservar mientras el tributo no est prescrito.
En ese sentido, los contribuyentes tienen la obligacin de comunicar a la SUNAT,
en un plazo de 15 das hbiles, la prdida o destruccin por siniestro, asaltos y
otros, de los libros, registros.
Es as, que la RS N 234-2006/SUNAT establece que, la citada comunicacin
deber contener la siguiente informacin:
Detalle de los libros, registros y otros antecedentes de las operaciones o situaciones que
constituyan hechos susceptibles de generar obligaciones tributarias o que estn relacionados con
ellas.
Perodo tributario y/o ejercicio al que corresponden stos.
Fecha en que fueron legalizados.
Nmero de legalizacin.
Apellidos y nombres del notario que efectu la legalizacin, o el nmero del Juzgado en que se
realiz la misma
Asimismo, en todos los casos, se deber adjuntar copia certificada expedida
por la autoridad policial de la denuncia presentada por el deudor tributario
respecto de la ocurrencia de los hechos, debindose presentar la citada
documentacin en la Mesa de Partes de los Centros de Servicios y
dependencias de la SUNAT.
Plazo para rehacer los libros contables.

El plazo es de sesenta (60) das calendarios a partir de la prdida o

destruccin. Por razones debidamente justificadas se podr solicitar a
la SUNAT una prrroga, la que estar sujeta a evaluacin

Recuerde que la SUNAT podr verificar que el deudor tributario

efectivamente hubiera sufrido la prdida o destruccin sealadas,
para poder acogerse al cmputo del plazo para rehacer los libros.

Plazos mximos de atraso

Los plazos mximos de atraso de los Libros y Registros vinculados a
asuntos tributarios se encuentran establecidos en el Anexo 2 de la
Resolucin de Superintendencia N 234-2006-SUNAT.
Sistema de Libros Electrnicos- PLE

La RS N 286-2009/SUNAT y sus modificatorias, dicha normativa est

vigente desde el 1 de julio de 2010.
PLE, genera ahorros en tiempo y dinero a favor del contribuyente al
eliminar gastos como el de legalizacin, impresin, almacenamiento y
seguridad que representa actualmente el llevado de Libros y/o
Registros Contables y Tributarios de manera fsica. Con este sistema
alternativo que facilita el cumplimiento del llevado de libros contables,
tambin se logra mejorar la competitividad de las empresas y,
adicionalmente, ayudar a la proteccin del medio ambiente al no usar
papel.

IMPORTANTE
El contribuyente deber tener presente que al incorporarse al sistema,
debe contar con su propio aplicativo o software contable, del cual
obtendr en archivos de texto el contenido de sus libros contables y
que, luego de utilizar las funcionalidades del PLE, darn origen a sus
Libros Electrnicos. El PLE no es un software contable.
Afiliacin voluntaria al PLE

La afiliacin al Sistema de Libros Electrnicos es opcional y conlleva

la obligacin por parte del contribuyente de llevar de manera
electrnica el Registro de Ventas e Ingresos y el Registro de
Compras. Podr ser realizada por el sujeto perceptor de rentas de
tercera categora que cuente con Cdigo de Usuario y Clave SOL,
siempre que cumpla con las siguientes condiciones:
Este obligado a llevar algn libro y/o registro sealados en RS N
286-2009/SUNAT y normas modificatorias.
Tenga la condicin de domicilio fiscal Habido en el Padrn del
Registro nico de Contribuyentes RUC que lleva la SUNAT.
No se encuentre en Estado de Suspensin Temporal o de Baja de
Inscripcin en el RUC.
Cambio al SLE-PORTAL

Los sujetos afiliados al SLE-PLE (sean voluntarios u obligados) y los incorporados a

dicho sistema, pero que luego son excluidos de los directorios de principales
contribuyentes, pueden optar por llevar el Registro de Ventas e Ingresos y el
Registro de Compras en el SLE-Portal desde el 08 de mayo de 2014.
El sistema opcional de llevado de los Registros de Ventas e Ingresos y de
Compras Electrnico en SUNAT Operaciones en Lnea (SLE-PORTAL) permite
generar los referidos registros de manera electrnica en la pgina web de la
SUNAT y anotar en ellos las operaciones que correspondan a un perodo
mensual.
Dicho cambio se regir por lo siguiente:
El cambio se produce con la generacin del Registro de Ventas e Ingresos o del
Registro de Compras en el SLE-PORTAL (cualquiera de ellos), y determina
la obligacin por ambos respecto al periodo por el que decide realizar el
cambio.
En caso existieran perodos anteriores a aqul respecto del cual se decide
realizar el cambio en los cuales no se hubiera efectuado la anotacin de las
operaciones, los mismos podrn regularizarse en el SLE-PORTAL. Dicha
regularizacin solo operar respecto del perodo enero 2014 en adelante.
Se podr cambiar de sistema siempre que tanto el Registro de Ventas e Ingresos
como el Registro de Compras se lleven en el SLE-PLE o en el SLE-PORTAL por
cada perodo.