Anda di halaman 1dari 35

Sistem Teknik Dokumentasi

NAMA KELOMPOK 1:
-TALITHA AMBAR A.(11)
-JULIA DINI M.K.W (14)
-ALIF AULIA P. (19)
- ADHITYA RETU W. (26)
-ANDY BIJAK H. (31)
-ROSSA BELLA ANNIDA T. (47)
Pengertian Dokumentasi

Yaitu Menjelaskan cara sistem kerja, termasuk siapa,


apa, kapan, dimana, mengapa, dan bagaimana entri
data, pengolahan data, penyimpanan data, output
informasi dan sistem pengendalian. Alat
dokumentasi meliputi diagram, bagan alir, tabel dan
respresentasi grafis lainnya dari data dan informasi
yang dilengkapi deskripsi naratif.
Alat Dokumentasi Penting, Jika:

1. Pada level minimum, anda harus dapat membaca


untuk menentukan cara kerja.
2. Anda mungkin perlu mengevaluasi dokumentasi
untuk mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan
pengendalian internal, dan rekomendasi
peningkatan.
3. Lebih banyak keterampilan yang dibutuhkan untuk
mempersiapkan dokumentasi yang menunjukkan
cara operasi sistem yang sudah diajukan.
Jenis Alat Dokumentasi
1. Diagram Arus Data (DAD): deskripsi grafis
sumber data, arus data, proses transformasi.
Penyimpanan data dan tujuan data.
2. Bagan Alir: deskripsi grafis sistem.
a. Bagan Alir Dokumen = arus dokumen dan informasi antar
departemen.
b. Bagan Alir Sistem= hubungan antar input, pemrosesan dan output
sistem informasi.
c. Bagan Alir Program= urutan operasi logis komputer yang
menjalankan program .
3. Diagram Proses Bisnis: deskripsi grafis dari
proses bisnis yang digunakan perusahaan.
Diagram Arus Data
Menjelaskan Arus Data dalam organisasi sevara
grafis. Diagram ini menggunakan empat simbol
pertama yang ditunjukkan dalam Figur3-1 untuk
merepresentasikan 4 elemen dasar. Figur 3-2
menujukkan bahwa input untuk memproses C adalah
arus data B dari sumber data A.
Output proses C adalah arus data D dan E yang
kemudian dikirim ke data J. Proses F menggunakan
arus data D dan G sebagai Input dan hasilnya arus
data I dan G sebagai output. Arus data G datang dan
kembali ke data H, arus data I dikirim ke tujuan data
K.
Empat Elemen Dasar DAD
Sumber Data dan Tujuan Data yaitu
entitas( sumber dan tujuan) yang mengirim atau
menerima data yang digunakan oleh sistem.
Diwakili persegi yang diilustrasikan komponen A
(pelanggan), J (bank), dan K( manajer kredit)
dalam figur 3-3.
Arus Data yaitu perpindahan data diantara
proses, penyimpanan, sumber tujuan, melewati
penyimpanan data dan sumber dari proses
transformasi data. Arus data dilabeli menunjukkan
data apa yang mengalir.
Proses yaitu mempresentasikan transformasi
data. Figur 3-3 menujukkan proses pembayaran
(C) membagi pembayaran pelanggan ke data
pembayaran cek, yang di deposit dalam bank.
Proses piutang yang diperbaharui (F)
menggunakan data pembayaran (D) dan piutang
(H) untuk memperbaharui catatan piutang dan
mengirim data piutang ke manajer kredit.
Penyimpanan Data yaitu tempat data disimpan.
DAD tidak menunjukkan media penyimpanan fisik
(penyedia atau kertas) yang digunakan
menyimpan data. Seperti pada Figur 3-3,
penyimpanan data (H) di representasikan oleh
garis horizontal dengan file yang tertulis di dalam
garis.
Subpembagian DAD

DAD dibagi ke dalam level-level yang lebih rendah


untuk memberikan jumlah detail yang semakin
meningkat karena sistem dapat secara penuh
dibuat menjadi diagram satu lembar kertas. Selain
itu, pengguna memiliki kebutuhan yang berbeda
dan berbagai level untuk permintaan yang beda.
Level DAD tertinggi disebut diagram konteks.
Sistem Mengolah Data Menghasilkan:

Laporan dan pembayaran pajak untuk badan


pemerintahan.
Cek pembayaran karyawan.
Cek penggajian pada akun penggajian bank.
Informasi penggajian untuk manajemen.
Lima Aktivitas Pengolahan Data

1. Memperbaharui file induk karyawan/penggajian


( paragraf pertama).
2. Menangani kompensasi karyawan ( paragraf kedua,
kelima, dan keenam). Selanjutnya akan melihat
pembagian aktivitas ke dalam bagian lain dalam DAD
level rendah.
3. Membuat laporan manajemen ( paragraf ketiga)
4. Membayar pajak ( paragraf keempat).
5. Memasukkan entri ke buku besar (paragraf terakhir).
Pedoman untuk Menggambar DAD
1. Memahami sistem
2. Mengabaikan aspek tertentu dari sistem
3. Menentukan batasan sistem
4. Mengembangkan diagram konteks
5. Mengidentifikasi arus data
6. Mengelompokkan arus data
7. Mengidentifikasi proses transformasi
8. Mengelompokkan proses transformasi
9. Mengidentifikasi semua file atau penyimpanan data
10. Mengidentifikasi semua sumber dan tujuan data
11. Memberi nama semua elemen DAD
12. Membagi ( subbagian) DAD
13. Berikan nomor yang berurutan pada setiap proses
14. Menyempurnakan DAD
15. Mempersiapkan salinan terakhir
Bagan Alir

Yaitu Teknik Analitis bergambar yang digunakan


untuk menjelaskan beberapa asperk dari sistem
informasi secara jelas, ringkas dan logis. Bagan alir
mencatat cara proses bisnis dengan cara dokumen
mengalir melalui organisasi dan menganalisa cara
meningkatkan arus dokumen serta proses bisnis.
Digambar melalui perangkat lunak Ms.Word, Ms.
Excel dan Ms. Poweroint.
Simbol Bagan Alir

1. Simbol Input/ Ouput: input ke output dari


sistem.
2. Simbol Pemrosesan: pengolahan data secara
elektronik atau tangan.
3. Simbol Penyimpanan: tempat data disimpan
4. Simbol Arus dan Lain-lain: arus data, dimana
bagan alirr dimulai dan diakhiri, keputusan dibua,
dan cara tambah catatanpenjelas untuk bagan alir.
Jenis- Jenis Bagan Alir

Bagan Alir Dokumen


-Mengilustrasikan arus data dan dokumen
diantara area-area pertanggungjawaban
dalam organisasi.

Bagan Alir Pengendalian


-Menjelaskan, menganalisis dan mengevaluasi
pengendalian internal termasuk mengidentifikasi
kekuatan, kelemahan, dan ketidakefesienan sistem.
department Penggajian SDA

Perubahan Kartu Waktu


karyawan

Data Karyawan
Baru
Mempersia
Tabel pkan Cek
Pajak Pembayara
n &
Register
Memperbar Penggajian
ui File
Karyawan/
penggajian
Kartu Waktu

A/D Register 2
Penggajian 1

2
Mempersia Cek Karyawan 1
pkan
Laporan
Pajak Mempersia
Bulanan pkan Lap.
Penggajian
Pd Setiap A
Period
Pembayara
2 n
Laporan Pajak 1

Laporan
Penggajian
B
Utang
Register Laporan Pajak
Penggajian B 1

Mempersiap
Mempersia kan
pkan cek pembayaran
penggajian, pajak dan
voucher voucher
pengeluara pengeluaara
n kas n kas

Laporan Pajak
Register 1
penggajian 1
Voucher
2
pengeluaran kas
Pengeluaran kas 2
pajak penggajian
penggajian 1 1

2
2 Cek pembayaran
Cek penggajian 1 pajak 1

D D
D
Manajemen (Susan)

C D A

Layanan
Voucher pajak Voucher PK
penggajian
penggajian penggajian

Cek Pembayaran Cek karyawan


Cek penggajian
pajak

Layanan pajak

Menyetu
jui dan
Menand
atangani
cek

Voucher PK Voucher PK Laporan


Pajak Penggajian Penggajian Penggajian

Cek pembayaran Cek Penggajian


Cek yang
pajak yang yang
Ditandatangani
ditandatangani Ditandatangani

Laporan Pajak
D

Badan
Karyawan
Pemerintah Bank
an
E

Vouvher Pengeluaran Kas


Voucher Pengeluaran Kas Penggajian
Pajak Penggajian

Posting ke
Buku besar &
Tanda Buku Besar
voucher yang
Diposting

Voucher PK Penggajian

Voucher Pengeluaran
Kas Pajak Penggajian

N
Buku Besar (Ashton)

Vouvher Pengeluaran Kas


Voucher Pengeluaran Kas Penggajian
Pajak Penggajian

Posting ke
Buku besar &
Tanda Buku Besar
voucher yang
Diposting

Voucher PK Penggajian

Voucher Pengeluaran
Kas Pajak Penggajian

N
Pedoman untuk Mempersiapkan
Bagan Alir
1. Memahami sistem
2. Mengidentifikasi entitas untuk dibuat
bagan alir
3. Mengelola bagan alir
4. Secara jelas labeli semua simbol
5. Konektor halaman
6. Gambar sketsa kasar dalam bagan alir
7. Gambarlah salinan final bagan alir
Bagan alir sistem (system flowchart) menggambarkan
hubungan antar input, pemrosesan, penyimpanan dan output sistem.
Bagan alir pemrosesan penjualan dalam figur 3-10 mempresentasikan
proposal Ashton untuk mendapatkan data penjualan menggunakan
terminal penjualan state of the art.

terminal akan menganbil dan mengedit (semua tanggal yang


dibutuhkan dimasukkan, dll) data penjualan dan mencetak penerimaan
pelanggan. Terminal secara periodik mengirim semua data penjualan
untuk kantor pusat perusahaan,sehingga piutang, persediaan, dat
database penjualan/pemasaran dan buku besar dapat diperbarui.
BAGAN ALIR PROGRAM

Bagan alir program (program flowchart)


mengilustrasikan urutan operasi logis yang dilakukan
komputer dalam mengeksekusi program. Bagan alir proses
menjelaskan langkah khusus yang digunakan untuk
melaakukan proses yang ditunjukan pada bagan alir sistem.
Tampila
n Data
Penjuala
n
Mengedit Data
Penjualan dan Tanda Terima
Mencatat Data Pelanggan
Terima
Pelanggan
Masukan Data
Penjualan

Terminal penjualan Memperbarui


Database

Database
Database
Database Penjualan Buku
Persediaa
Piutang /PEmasar Besar
n
an

Sistem
Pemasaran
Permintaan

Status
Status Analisis
Akun
Persedia Penjuala
Pelangga
an n
n
Bagan Alir Sistem Bagan Alir Program

Memasukan dan
Input Mengedit Data Input

Jika
Suatu
penyimpa Proses kondis
nan i Tidak
Dipen
uhi

Output Melakukan
Kalkulasi dan
Memperbarui
Catatan

Data Base
yang
Diperbaru
i
Diagram Proses Bisnis (BDP-Business Process
Diagram) adalah cara visual untuk menjelaskan langkah-
langkah atau aktivitas-aktivitas dalam prsoses bisnis.
Contohnya, ada banyak aktivitas dalam siklus
pendapatan.

Di antaranya adalah menerima pesanan , mengecek


kredit pelanggan, memverifikasi ketersediaan persediaan,
dan menginformasi penerimaan pesanan pelanggan.
Simbol Nama Penjelasan
Mulai Mulai atau permulaan proses diwakili oleh lingkaran
kecil.

Akhir Akhir atau proses direpresentasikan oleh lingkaran


kecil bergaris.

Aktivitas Aktivitas dalam proses diwakili oleh persegi yang


dalam proses sisinya tumpul. Penjelasan aktivitasnya ditempaktan
ke dalam persegi.
Keputusan Keputusan yang dibuat selama proses diwakili oleh
sebuah wajik. Penjelasan keputusannya ditempatkan
ke dalam simbol.
Arus Arus data atau informasi yang ditunjukkan oleh
panah.

Informasi Informasi yang membantu menjelaskan proses bisnis


anotasi yang dimasukkan ke dalam DPB dan, jika
dibutuhkan, panah yang digambar dari penjelasan
simbol.
Karyawan Aktivitas yang Dilakukan

Karyawan
baru Melengkapi
formulir
karyawan
baru

Sumber daya
Melengkapi
manusia
formulir
perubahan
karyawan

Penggajian Mempersiapkan
Menerima cek gaji karyawan, mempersiapkan Memperbarui file
Kartu absen ringkasan register penggajian, karyawan/penggajia
Karyawan penggajian laporan pajak n

Utang Mempersiapkan
cek pajak, total
cek penggajian,
dan voucher
pengeluaran

Susan Menyetujui dan Mengeluarkan Menerusk


menandatangani cek dan laporan an
cek gaji, cek kepada voucher
pajak, dan cek karyawan bank, pengeluar
penggajian dan pemerintah an kas

Ashton
Memperbarui
buku besar,
membatalkan
voucher jurnal

Anda mungkin juga menyukai