Anda di halaman 1dari 37

PENYUSUNAN

DOKUMEN YANG
DIPERSYARATKAN DALAM
AKREDITASI
Jenis Dokumen Akreditasi FKTP :

1. Dokumen Induk
Dokumen asli dan telah disahkan oleh Kepala
FKTP.
2. Dokumen terkendali
Dokumen yang didistribusikan kepada
sekretariat/tiap unit/pelaksana, terdaftar
dalam Daftar Distribusi Dokumen Terkendali,
dan menjadi acuan dalam melaksanakan
pekerjaan dan dapat ditarik bila ada
perubahan (revisi). Dokumen ini harus ada
tanda/stempel TERKENDALI.
3. Dokumen tidak terkendali
Dokumen yang didistribusikan untuk
kebutuhan eksternal atau atas permintaan
pihak di luar FKTP digunakan untuk
keperluan insidentil, tidak dapat digunakan
sebagai acuan dalam melaksanakan
pekerjaan dan memiliki tanda/stempel
TIDAK TERKENDALI. Yang berhak
mengeluarkan dokumen ini adalah
Penanggung jawabManajemen Mutu dan
tercatat pada Daftar Distribusi Dokumen
Tidak Terkendali.
4. Dokumen Kedaluwarsa
Dokumen yang dinyatakan sudah tidak berlaku
oleh karena telah mengalami perubahan/revisi
sehingga tidak dapat lagi menjadi acuan dalam
melaksanakan pekerjaan. Dokumen ini harus
ada tanda/stempel KEDALUWARSA. Dokumen
induk diidentifikasi dan dokumen sisanya
dimusnahkan.
DOKUMEN AKREDITASI : Adalah semua
dokumen/regulasi internal yg harus disiapkan,
yang merupaan persyaratan yang diminta oleh
standar akreditasi.

Dibedakan :
Dokumen yg merupakan REGULASI
Rekaman: dokumen sebagai bukti
pelaksanaan kegiatan.
Dokumen-dokumen yang perlu disediakan di
Puskesmas adalah sebagai berikut:
Penyelenggaraan manajemen Puskesmas:
Kebijakan Kepala Puskesmas,
Rencana Lima Tahunan Puskesmas,
Pedoman/manual mutu,
Pedoman/panduan teknis yang terkait dengan
manajemen,
Standar operasional prosedur (SOP),
Perencanaan Tingkat Puskesmas (PTP):
Rencana Usulan Kegiatan (RUK), dan
Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK)
Kerangka Acuan Kegiatan.
Penyelenggaraan Upaya Kesehatan Masyarakat
(UKM):
Kebijakan Kepala Puskesmas,
Pedoman untuk masing-masing UKM (esensial
maupun pengembangan),
Standar operasional prosedur (SOP),
Rencana Tahunan untuk masing-masing UKM,
Kerangka Acuan Kegiatan pada tiap-tiap UKM.
Penyelenggaraan Upaya Kesehatan Perorangan (UKP)
Kebijakan tentang pelayanan klinis,
Pedoman Pelayanan Klinis,
Standar operasional prosedur (SOP) klinis,
Kerangka Acuan terkait dengan Program/Kegiatan
Pelayanan Klinis dan Peningkatan Mutu dan
Keselamatan Pasien.

foto copy ijazah, sertifikat pelatihan, sertifikat


kalibrasi, dan sebagainya perlu menyiapkan rekam
implementasi (bukti tertulis kegiatan yang
dilaksanakan)
KEBIJAKAN & PEDOMAN
KEBIJAKAN :
Adalah penetapan pimpinan pada tataran
strategis atau bersifat garis besar.
Untuk penerapannya perlu disusun Pedoman /
Panduan dan Prosedur > Kejelasan langkah-
langkah untuk melaksanakan kebijakan
(Peraturan / Keputusan).
Ditetapkan dengan Peraturan atau Keputusan
Pimpinan. Dapat dituangkan dalam Pasal-pasal
atau sebagai lampiran dari SK tsb.
SK = BERSIFAT INDIVIDUAL, FINAL, KONGKRET,
SUDAH MENIMBULKAN AKIBAT HUKUM.
SURAT KEPUTUSAN
Format Peraturan/Surat Keputusan disesuaikan
dengan Peraturan Daerah yang berlaku atau dapat
disusun sebagai berikut:
Pembukaan ditulis dengan huruf kapital:
Kebijakan : Peraturan/Keputusan Kepala (sebutkan
nama FKTP),
Nomor : ditulis sesuai sistem penomoran di FKTP,
Judul : ditulis judul Peraturan/Keputusan tentang
Dengan Rahmat Tuhan Yang Maha Esa
Jabatan pembuat keputusan ditulis simetris, diletakkan
di tengah margin diakhiri dengan tanda koma (,)
Konsideran, meliputi:
Menimbang:
- Memuat uraian singkat tentang pokok-pokok
pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan
pembuatan keputusan,
- Huruf awal kata menimbang ditulis dengan
huruf kapital diakhiri dengan tanda baca titik dua (
: ), dan diletakkan di bagian kiri,
- konsideran menimbang diawali dengan
penomoran menggunakan huruf kecil dan dimulai
dengan kata bahwa dengan b huruf kecil, dan
diakhiri dengan tanda baca (;).
Diktum:
Diktum MEMUTUSKAN ditulis simetris di tengah,
seluruhnya dengan huruf kapital;
Diktum Menetapkan dicantumkan setelah kata
memutuskan sejajar dengan kata menimbang dan
mengingat, huruf awal kata menetapkan ditulis
dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda
baca titik dua ( : );
Nama keputusan sesuai dengan judul keputusan
(kepala), seluruhnya ditulis dengan huruf kapital
dan diakhiri dengan tanda baca titik ( . ).
Batang Tubuh.
Batang tubuh memuat semua substansi Peraturan/Surat
Keputusan yang dirumuskan dalam diktum-diktum,
misalnya:
Kesatu :
Kedua :
dst
Dicantumkan saat berlakunya Peraturan/Surat Keputusan,
perubahan, pembatalan, pencabutan ketentuan, dan
peraturan lainnya, dan
Materi kebijakan dapat dibuat sebagai lampiran
Peraturan/Surat Keputusan, dan pada halaman
terakhir ditandatangani oleh pejabat yang
menetapkan Peraturan/Surat Keputusan.
Kaki:
Kaki Peraturan/Surat Keputusan merupakan bagian
akhir substansi yang memuat penanda tangan
penerapan Peraturan/Surat Keputusan,
pengundangan peraturan/keputusan yang terdiri dari:
tempat dan tanggal penetapan,
nama jabatan diakhiri dengan tanda koma (,),
tanda tangan pejabat, dan
nama lengkap pejabat yang menanda tangani.
Penandatanganan:
Peraturan/Surat Keputusan Kepala FKTP
ditandatangani oleh Kepala FKTP, dituliskan nama
tanpa gelar.
Lampiran Peraturan/Surat Keputusan:
Halaman pertama harus dicantumkan nomor dan
Judul Peraturan/Surat Keputusan,
Halaman terakhir harus ditanda tangani oleh Kepala
FKTP.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk
dokumen Peraturan / Surat Keputusan yaitu :
Kebijakan yang telah ditetapkan Kepala FKTP tetap
berlaku meskipun terjadi penggantian Kepala FKTP
hingga adanya kebutuhan revisi atau pembatalan.
Untuk Kebijakan berupa Peraturan, pada Batang
Tubuh tidak ditulis sebagai diktum tetapi dalam
bentuk Bab-bab dan Pasal-pasal.
Mengingat:
Memuat dasar kewenangan dan peraturan
perundangan yang memerintahkan pembuat
Peraturan/Surat Keputusan tersebut,
Peraturan perundangan yang menjadi dasar hukum
adalah peraturan yang tingkatannya sederajat atau
lebih tinggi,
Kata mengingat diletakkan di bagian kiri sejajar kata
menimbang,
Konsideran yang berupa peraturan perundangan
diurutkan sesuai dengan hirarki tata perundangan
dengan tahun yang lebih awal disebut lebih dulu,
diawali dengan nomor 1, 2, dst, dan diakhiri dengan
tanda baca (;).
Kebijakan pelayanan farmasi
Kebijakan pelayanan obat, yang berisi:
- Kebijakan peresepan obat (termasuk peresepan obat narkotika dan
psikotropika)
- kebijakan pelayanan obat rawat inap dan rawat jalan
- kebijakan penyediaan dan penggunaan obat
- kebijakan pengendalian dan penilaian penyediaan dan penggunaan obat
- kebijakan pelayanan obat 7 hari 24 jam pada puskesmas dengan rawat
darurat
- kebijakan persepan obat sesuai formularium
- Kebijakan penyediaan obat sesuai formularium
- Kebijakan penanganan obat kedaluwarsa
- Kebijakan tentang efek samping obat, riwayat alergi, obat yang dibawa pasien
rawat inap
- Kebijakan monitoring efek samping obat
- Kebijakan pengendalian pengawasan penggunaan psikotropika dan narkotika
- Kebijakan penyediaan obat emergensi
- Kebijakan jika terjadi kesalahan pemberian obat dan pelaporannya (KTD, KNC,
dsb)
PEDOMAN.
Pedoman adalah :
ketentuan dasar yg memberi arah
bagaimana sesuatu harus dilakukan
Dasar untuk menentukan atau
melaksanakan kegiatan.
Mengatur beberapa hal
Panduan :
Petunjuk dalam melakukan kegiatan
Hanya meliputi satu kegiatan
- Pedoman atau Panduan perlu SK
Pemberlakuan.
- Agar Pedoman/ panduan dapat diterapkan
dengan baik dan benar perlu SPO.
Setiap pedoman atau panduan harus
dilengkapi dengan peraturan atau keputusan
Kepala Puskesmas untuk pemberlakuan
pedoman/ panduan tersebut.
Peraturan Kepala Puskesmas tetap berlaku
meskipun terjadi penggantian Kepala
Puskesmas.
Sistematika Pedoman / Panduan :

Format Pedoman Pengorganisasian Unit Kerja


BAB I Pendahuluan
BAB II Gambaran Umum Puskesmas
BAB III Visi, Mis, Falsafah, Nilai dan Tujuan
Puskesmas
BAB IV Struktur Organisasi Puskesmas
BAB V Struktur Organisasi Unit Kerja
BAB VI Uraian Jabatan
BAB VII Tata Hubungan Kerja
BAB VIII Pola Ketenagaan dan Kualifikasi Personil
BAB IX Kegiatan Orientasi
BAB X Pertemuan/ Rapat
BAB XI Pelaporan
Laporan Harian
Laporan Bulanan
Laporan Tahunan
Format Pedoman Pelayanan Unit Kerja
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
B. Tujuan Pedoman
C. Ruang Lingkup Pelayanan
D. Batasan Operasional
E. Landasan Hukum
BAB II STANDAR KETENAGAAN
A. Kualifikasi Sumber Daya Manusia
B. Distribusi Ketenagaan
C. Jadual Kegiatan, termasuk Pengaturan Jaga (Rawat
Inap)
BAB III STANDAR FASILITAS
D. Denah Ruang
E. Standar Fasilitas
BAB IV TATALAKSANA PELAYANAN
BAB V LOGISTIK
BAB VI KESELAMATAN PASIEN
BAB VII KESELAMATAN KERJA
BAB VIII PENGENDALIAN MUTU
BAB IX PENUTUP
Format Panduan Pelayanan Puskesmas

BAB I DEFINISI
BAB II RUANG LINGKUP
BAB III TATALAKSANA
BAB IV DOKUMENTASI
Pedoman pelayanan farmasi

Pendahuluan: latar belakang, ruang lingkup, landasan hukum


Pengorganisasian
Standar ketenagaan
Standar fasilitas
Tata laksana pelayanan farmasi:
peresepan obat
pelayanan obat
pengadaan obat
penyimpanan obat
distribusi obat
monitoring dan penilaian thd penggunaan dan penyediaan obat
pencegahan dan penanganan obat kaduluwarsa
pelayanan dan penyimpanan obat psikotropika dan narkotika
rekonsiliasi obat
monitoring efek samping obat
penyediaan dan penggunaan obat emergensi
Logistik pelayanan obat
Kendali mutu pelayanan farmasi dan Keselamatan pasien
Keselamatan kerja karyawan farmasi
Penutup
PROSEDUR.
SPO (Standar Prosedur Operasional)
Adalah langkah-langkah yang
dibakukan untuk menyelesaikan proses
kerja rutin tertentu
Agar proses kerja rutin terlaksana
dengan effisien, efektif, konsisten,
seragam dan aman dalam rangka
meningkatkan mutu pelayanan melalui
pemenuhan standar yang berlaku.
Tujuan:
berisi tujuan pelaksanaan SOP secara
spesifik. Kata kunci : Sebagai acuan
penerapan langkah-langkah untuk

Kebijakan:
berisi kebijakan Kepala FKTP yang
menjadi dasar dibuatnya SOP tersebut,
misalnya untuk SOP imunisasi pada bayi,
pada kebijakan dituliskan: Keputusan
Kepala Puskesmas No 005/2014 tentang
Pelayanan Kesehatan Ibu dan Anak.
Syarat penyusunan SOP :
SOP harus ditulis oleh mereka yang melakukan
pekerjaan tersebut atau oleh unit kerja tersebut.
flow charting dari suatu kegiatan.
dapat dikenali dengan jelas siapa melakukan apa,
dimana, kapan, dan mengapa.
jangan menggunakan kalimat majemuk. Subjek, predikat
dan objek SOP harus jelas.
harus menggunakan kalimat perintah/instruksi bagi
pelaksana dengan bahasa yang dikenal pemakai.
harus jelas, ringkas, dan mudah dilaksanakan.

KUNCINYA :
TULIS YANG DIKERJAKAN DAN KERJAKAN YANG DITULIS ,
BISA
DIBUKTIKAN SERTA DAPAT DITELUSURI DENGAN BUKTINYA.
Logo Judul SOP.
PUSKES No. Dokumen : Ditetapkan
Oleh Kepala
SOP No. Revisi : Puskesmas
Nama. NIP.
Tanggal Terbit :
Halaman :

1. Pengertian
11

2. Tujuan
3. Kebijakan
4. Referensi
5. Prosedur/ Langkah- langkah
6. Unit terkait
Dari keenam``````````````````````````
isi SOP sebagaimana diuraikan di
atas, dapat ditambahkan antara lain: bagan
alir, dokumen terkait, dsb menyesuaikan
dengan format SOP yang ditentukan oleh
Pemerintah Daerah, yang penting dalam satu
organisasi menggunakan satu format yang
seragam.

SOP yang dipersyaratkan di elemen


penilaian adalah SOP minimal yang harus
ada di Puskesmas/FKTP.
Agar SOP dapat dikenali oleh pelaksana
maka perlu dilakukan sosialisasi SPO-SPO
tersebut dan bila SOP tersebut rumit maka
untuk melaksanakan SOP tersebut perlu
dilakukan pelatihan.
RPK
Tujuan Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK)
Pencocokan pelaksanaan dengan
perencanaannya
Mengetahui kapan pelaksanaan dan
seleseainya kegiatan
Mengetahui siapa saja yang terlibat
Mendapatkan kegiatan yang sistematis
termasuk biaya
Memberikan gambaran yang menyeluruh
mengenai kegiatan pekerjaan
Mendeteksi hambatan yang akan ditemui
Mengarahkan pada pencapaian tujuan
Langkah Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK)

1. Tahap Persiapan (mempersiapkan staf yang


terlibat)
2. Tahap Analisis Situasi (untuk memperoleh
informasi mengenai keadaan dan permasalahan
yang dihadapi)
3. Tahap Penyusunan Rencana Usulan Kegiatan:
A. Analisis Masalah:
Identifikasi masalah
Menetapkan urutan prioritas masalah
Merumuskan masalah
Mencari akar penyebab masalah
B. Penyusunan rencana usulan kegiatan
4. Tahap penyusunan rencana pelaksanaan kegiatan:
a. Mempelajari alokasi kegiatan dan biaya yang sudah
disetujui.
b. Membandingkan alokasi kegiatan yang disetujui
dengan RUK yang diusulkan dan situasi pada saat
penyusunan RPK.
c. Menyusun rancangan awal, rincian dan volume
kegiatan yang akna dilaksanakan serta sumber daya
pendukung menurut bulan dan lokasi pelaksanaan.
d. Mengadakan lokakarya mini tahunan untuk
membahas kesepakatan RPK.
e. Membuat RPK yang telah disusun dalam bentuk
matriks.
Penataan Dokumen.
Untuk memudahkan didalam pencarian
dokumen akreditasi Puskesmas/FKTP
dikelompokan masing- masing
bab/kelompok pelayanan/UKM dengan
diurutkan setiap urutan kriteria dan elemen
penilaian, dan diberikan daftar secara
berurutan.
TERIMA KASIH