Disciplina: Planejamento e Gerenciamento de

Projetos - PGP

18/08/2011 1
Gerenciamento das Aquisies

Igor Dourado, Jobert S,

Joo Carlos Florncio, Paulo Ferreira
{icd, jgps, jcpf, phmf}@cin.ufpe.br

Centro de Informtica | UFPE

 Introduo

Poucos projetos so realizados exclusivamente

com os recursos da organizao
Terceirizao

02/10/2011 3
 Introduo

Um estudo feito pela Deloitte relata que 70% de

25 grandes organizaes que participaram de
uma pesquisa relataram experincias negativas
com projetos terceirizados
Terceirizao em si um projeto, ento seguir
uma abordagem de gerenciamento de projeto
faz sentido para melhorar a probabilidade de
sucesso

02/10/2011 4
Gerenciamento das Aquisies

Comprar ou adquirir produtos, servios ou

resultados
Gesto de contratos e de controle de mudanas
Administrao das obrigaes contratuais

02/10/2011 5
Gerenciamento das Aquisies

02/10/2011 6
 Gerenciamento das Aquisies

Planejar as aquisies: documentao das decises de

compras do projeto
Realizar as aquisies: obteno de respostas de
fornecedores, seleo de um fornecedor e adjudicao
de um contrato
Administrar as aquisies: gerenciamento das relaes
de aquisio e realizao de mudanas e correes
Encerrar as aquisies: finalizar todas as aquisies do
projeto

02/10/2011 7
Gerenciamento das Aquisies
Planejar as Aquisies
 Planejar as aquisies

O que significa planejar aquisies?

Identificar necessidades do projeto que podem ser
melhor atendidas com aquisio de produtos;
Decidir entre Fazer ou comprar;
Identificar potenciais fornecedores;
Definir como sero os processos de aquisio;

02/10/2011 10
 Estudo de caso

Boeing 787 Dreamliner;

Realizou a deciso de fazer apenas 15% das peas
do 787;
No deu a ateno necessria aos contratos de
aquisio;
No preparou as DT com clareza, conciso e
completude;

02/10/2011 11
 Estudo de caso

Apesar do projeto ainda ser um sucesso;

Consequncias:
Ficou comum as peas fornecidas chegarem s
linhas de montagem fora das especificaes;
Clusulas de venda do jato definia descontos de at
40% para atrasos na entrega;
O projeto s deve atingir a lucratividade a partir do
milsimo jato fabricado;

02/10/2011 12
Planejar as aquisies

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 Planejar as aquisies:
entradas
Linha de base do escopo
Declarao do escopo;
EAP;
Dicionrio da EAP;
Documentao dos requisitos:
Requisitos com implicaes contratuais e legais;

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 Planejar as aquisies:
entradas
Acordos de cooperao:
Define as relaes comprador-fornecedor entre as
partes;
Registro dos riscos;
Decises contratuais relacionadas a riscos;
Requisitos de recursos das atividades;

02/10/2011 15
 Planejar as aquisies:
entradas
Cronograma do projeto;
Estimativa dos custos das atividades;
Permite avaliar se as licitaes ou propostas de
fornecedores so razoveis;
Linha de base do desempenho de custos;

02/10/2011 16
 Planejar as aquisies:
entradas
Fatores ambientais da empresa;
Ativos de processo organizacionais;
Polticas, procedimentos e diretrizes formais de
aquisies;
Tipos de contrato de aquisio a serem usados;
Sistema estabelecido de fornecedores pr-
qualificados;

02/10/2011 17
 Planejar as aquisies:
ferramentas e tcnicas

Anlise de fazer ou comprar:

Comprar quando se deseja diminuir riscos s
restries do projeto;
Melhor fazer se:
Existem instalaes ociosas ou fora de trabalho disponvel;
Deseja-se reter o controle;
O trabalho envolve informaes ou procedimentos
proprietrios;

02/10/2011 18
 Planejar as aquisies:
ferramentas e tcnicas

Opinio especializada:
Desenvolve ou modifica os critrios que sero
usados para avaliar as propostas de fornecedores;
Fornece auxlio em questes, termos e condies
exclusivos de aquisies;

02/10/2011 19
 Planejar as aquisies:
ferramentas e tcnicas

Tipos de contratos:
Determina o risco compartilhado entre comprador e
fornecedor;
Contratos de aquisio em geral se dividem em duas
famlias:
Preo fixo;
Custos reembolsveis;
Contrato por tempo e materiais (hbrido);

02/10/2011 20
 Planejar as aquisies:
ferramentas e tcnicas

Contratos de preo fixo:

Contratos de preo fixo garantido (PFG);
Contratos de preo fixo com incentivo na
remunerao (PFIR);
Contratos de preo fixo com ajuste econmico do
preo (PF-AEP);

02/10/2011 21
 Planejar as aquisies:
ferramentas e tcnicas

Contratos de custos reembolsveis:

Contratos de custo mais remunerao fixa (CMRF);
Contratos de custo mais remunerao de incentivo
(CMRI);
Contratos de custo mais remunerao concedida
(CMRC);

02/10/2011 22
 Planejar as aquisies:
ferramentas e tcnicas

Contratos por tempo e material (T&M);

O comprador paga por-hora e por-item;
Usado quando no o nvel de esforo no pode ser
estimado at o momento da realizao do contrato;
Tem elementos de contrato de preo fixo e de custos
reembolsveis;

02/10/2011 23
 Planejar as aquisies:
sadas
Plano de gerenciamento das aquisies;
Define como os processos de aquisio sero
gerenciados;
Pode incluir orientaes para:
Tipos de contratos a serem usados;
Padronizao dos documentos de aquisio;
Coordenar as aquisies com outros aspectos do projeto;
Etc..

02/10/2011 24
 Planejar as aquisies:
sadas
Declaraes do trabalho das aquisies;
Descreve todo o trabalho e atividades que o
vendedor de completar;
Deve ser claro, completo e conciso;
Tipos:
Performance
Funcional
Design

02/10/2011 25
 Planejar as aquisies:
sadas
Decises de fazer ou comprar;
Documenta as decises em relao a quais produtos,
servios ou resultados sero obtidos fora da
organizao;
Documentos de aquisio;
Usados para solicitar propostas de fornecedores em
potencial;
Documentos de aquisio incluem:
Descrio do tipo de resposta desejado;
DT da aquisio;
Clusulas contratuais requeridas;

02/10/2011 26
 Planejar as aquisies:
sadas
Critrios para seleo de fontes;
Desenvolvidos e usados para avaliar as propostas
dos fornecedroes;
Podem ser objetivos ou subjetivos;
So exemplos de critrios de seleo:
Custo geral ou do ciclo de vida;
Capacidade tcnica;
Risco;
Garantia;
Etc..

02/10/2011 27
 Planejar as aquisies:
sadas
Solicitaes de mudanas;
O resultado do processo pode gerar necessidades de
mudanas no plano de gerenciamento do projetos,
planos auxiliares e outros componentes;

02/10/2011 28
Realizar as Aquisies
 Realizar Aquisies

Realizar as aquisies o processo de:

Obteno de respostas de fornecedores
Seleo de um fornecedor
Adjudicao de um contrato.

02/10/2011 30
 Realizar Aquisies

Realizar aquisies: entradas, ferramentas e tcnicas, e sadas

02/10/2011 31
Fluxo de Dados

02/10/2011 32
 Realizar Aquisies:
Entradas
As entradas so as seguintes:
Plano de Gerenciamento do Projeto
O plano de gerenciamento das aquisies
Documentos de Aquisio
Critrios para Seleo de Fontes
Lista de Fornecedores Qualificados

02/10/2011 33
 Realizar Aquisies:
Entradas
As entradas so as seguintes:
Ativos de Processos Organizacionais
Proposta de Fornecedores
Documentos do Projeto
Registro de Riscos
Decises contratuais relacionadas a riscos
Decises de fazer ou comprar
Acordos de Cooperao

02/10/2011 34
 Realizar Aquisies:
Ferramentas e Tcnicas
As ferramentas e tcnicas so:
Reunies com licitantes
Tcnicas de avaliao de proposta
Estimativas Independentes
Opinio Especializada

02/10/2011 35
 Realizar Aquisies:
Ferramentas e Tcnicas
As ferramentas e tcnicas so:
Publicidade
Pesquisa na internet
Negociaes das aquisies

02/10/2011 36
 Realizar Aquisies:
Sadas
As sadas so as seguintes:
Fornecedores selecionados
Adjudicao do contrato de aquisio
Calendrios de recursos
Solicitaes de Mudanas

02/10/2011 37
 Realizar Aquisies:
Sadas
As sadas so as seguintes:
Atualizaes do plano de gerencimento do projeto
Linha de base de custos
Linha de base do escopo
Linha de base do cronograma
Plano de gerenciamento das aquisies
Atualizaes dos documentos do projeto
Documentao dos requisitos
Matriz de rastreabilidade de requisitos
Registro de riscos

02/10/2011 38
Administrar as Aquisies
 Administrar Aquisies

Este processo consiste em:

Gerenciar as relaes de aquisio
Monitorar o desempenho do contrato
Fazer mudanas e correes necessrias

Muitas vezes algo tratado como uma funo

administrativa separada

02/10/2011 40
 Administrar Aquisies

Engloba a aplicao de processos apropriados

de gerenciamento de projetos:
Orientar e gerenciar a execuo do projeto
Reportar o desempenho
Realizar o controle da qualidade
Realizar o controle integrado de mudanas
Monitorar e controlar os riscos

02/10/2011 41
 Administrar Aquisies

Administrar aquisies: entradas, ferramentas e tcnicas, e sadas.

02/10/2011 42
Fluxo de Dados

02/10/2011 43
 Administrar Aquisies:
Entradas
As entradas so as seguintes:

Documentos de Aquisio
Registros dos contratos e declarao do trabalho

Plano de gerenciamento do projeto

Inclui o plano de gerenciamento das aquisies

Contrato

02/10/2011 44
Administrar Aquisies:
Entradas
Relatrios de desempenho
Documentao Tcnica e satisfaes

Solicitaes de mudanas aprovadas

Informaes sobre o desempenho do trabalho

Cumprimento de padres de qualidade

02/10/2011 45
 Administrar Aquisies:
Ferramentas e Tcnicas
As ferramentas e tcnicas so:

Sistema de controle de mudanas do contrato

Anlise de desempenho das aquisies

Avaliao estruturada do progresso em relao qualidade
e ao escopo
Identificao de xitos e fracassos

Inspees e auditorias

02/10/2011 46
Administrar Aquisies:
Ferramentas e Tcnicas
Relatrios de desempenho

Sistemas de pagamento

Administrao de reinvidicaes
Negociao das disputas

Sistema de gerenciamento de registros

02/10/2011 47
 Administrar Aquisies:
Sadas
As sadas so as seguintes:

Documentao da aquisio
Contrato com cronogramas, mudanas, documentao
tcnica atualizada.

Atualizaes dos ativos de processos organizacionais

Correspondncia
Cronogramas e solicitaes de pagamento
Documentao da avaliao do desempenho do fornecedor

02/10/2011 48
Administrar Aquisies:
Sadas
Solicitaes de mudanas
Orientaes e aes consideradas construtivas por uma das
partes

Atualizaes do plano de gerenciamento do projeto

Plano de gerenciamento de aquisies
Linha de base do cronograma

02/10/2011 49
Encerrar as Aquisies
 Encerrar as Aquisies

o processo de finalizao de cada aquisio

do projeto
Serve de apoio ao processo de encerramento
do projeto ou fase
Foco em verificar que todo o trabalho descrito
no contrato foi terminado
Atualizao dos registros para refletir os
resultados finais, arquivamento dessas
informaes para uso futuro

02/10/2011 51
 Encerrar as Aquisies

Resulta quando comprador e fornecedor

acordam mutuamente que as obrigaes do
contrato foram cumpridas
Contudo, a reciso antecipada pode ocorrer se
uma parte incapaz de cumprir suas
obrigaes

02/10/2011 52
Encerrar as Aquisies

02/10/2011 53
Encerrar as Aquisies

02/10/2011 54
 Encerrar as Aquisies

Entradas:
Plano de gerenciamento do projeto
Documentao da aquisio
Cronograma do contrato, escopo, qualidade e desempenho
de custos, mudanas no contrato, registros de pagamento e
resultados de inspees

02/10/2011 55
 Encerrar as Aquisies

Ferramentas e tcnicas:
Auditoria de aquisies
Avaliao estruturada do processo de aquisies
Identificar xitos e fracassos
Acordos negociados
Acerto final justo de todas as questes, reinvidicaes e
disputas pendentes
Sistema de gerenciamento de registros

02/10/2011 56
 Encerrar as Aquisies

Sadas
Aquisies encerradas
Aviso formal por escrito de que o contrato foi concludo
Atualizaes nos ativos de processos organizacionais
Arquivo de aquisies: documentos indexados do contrato
Aceitao da entrega: aviso formal por escrito de que as
entregas foram aceitas ou rejeitadas
Documentao de lies aprendidas

02/10/2011 57
 Referncias

HELDMAN, Kim. Gerncia de Projetos:

Fundamentos: um guia para quem quercertificao
em gerncia de projetos. 4. ed. Rio de Janeiro:
Elsevier, 2005.
HELDMAN, Kim. Gerncia de Projetos:
Fundamentos: Guia para exame oficial do PMI. 3
ed. Rio de Janeiro, Elsevier, 2006.
PMI - Project Management Institute. Guia do
conjunto de conhecimentos em gerenciamento de
projetos (PMBOK). 4 ed. Newton Square
Pennsylvania, 2008.
Questes
 Questes
Durante qual dos processos abaixo, a negociao
ocorre?
a)Planejar as Aquisies
b)Realizar as Aquisies
c)Administrar as Aquisies
d)Encerrar as Aquisies
 Questes
Durante qual dos processos abaixo, a negociao
ocorre?
a)Planejar as Aquisies
b)Realizar as Aquisies
c)Administrar as Aquisies
d)Encerrar as Aquisies

Negociao ocorre durante o processo de realizar a

aquisio
 Questes
O comit est discutindo sobre os fornecedores em
potencial que submeteram suas respostas. Um membro
do comit argumenta sobre um dos fornecedores
enquanto outro membro do comit quer que o projeto
seja adjudicado para outro fornecedor. Em qual dos
processo de aquisio isto se enquadra?
a)Planejar as Aquisies
b)Realizar as Aquisies
c)Administrar as Aquisies
d)Negociar Contratos
 Questes
O comit est discutindo sobre os fornecedores em
potencial que submeteram suas respostas. Um membro
do comit argumenta sobre um dos fornecedores
enquanto outro membro do comit quer que o projeto
seja adjudicado para outro fornecedor. Em qual dos
processo de aquisio isto se enquadra?
a)Planejar as Aquisies
b)Realizar as Aquisies
c)Administrar as Aquisies
d)Negociar Contratos
 Questes
Com que tipo de projeto o fornecedor est MAIS ciente
sobre o escopo do projeto?
a)Preo fixo
b)Custo mais remunerao fixa
c)Tempo e Material
d)Ordem de compra

18/08/2011 64
 Questes
Com que tipo de projeto o fornecedor est MAIS ciente
sobre o escopo do projeto?
a)Preo fixo
b)Custo mais remunerao fixa
c)Tempo e Material
d)Ordem de compra

18/08/2011 65
Disciplina: Planejamento e Gerenciamento de
Projetos - PGP

18/08/2011 66