1.

UTILIDADES Y ANALISIS
DEL PUESTO
2. TERMINOLOGIA BASICA
a. CARGO.
b. PUESTO DE TRABAJO.
c. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO.
d. DISEÑO DEL PUESTO.
a. CARGO

Conjunto de tareas y responsabilidades

normales y periódicas que constituyen

el trabajo asignado a un solo empleado.

b. PUESTO DE TRABAJO

Agrupación de cargos idénticos en

cuanto a sus tareas y
responsabilidades, y lo bastante
parecidos para justificar la inclusión
en un único análisis.
Se estructura así:
 MICROMOVIMIENTO: Unidad más simple de
trabajo.
 ELEMENTO: Agregación de dos o más micro
movimientos.
 TAREA: Agrupación de elementos; pasos
lógicos para la realización de un trabajo.
 FUNCIÓN: Agrupación de tareas para
atender las responsabilidades de un
puesto.
 OCUPACIÓN O NIVEL OCUPACIONAL:
Es la agrupación de puestos de trabajo
semejantes.
 NIVEL OCUPACIONAL:
Agrupación de puestos semejantes

PUESTO: Agrupación de cargos idénticos

CARGO: Conjunto de tareas y responsabilidades que

constituyen el trabajo asignado a un solo empleado

FUNCIÓN RESPONSABILIDAD
Agrupación de tareas

Tarea: Uno de los pasos lógicos para

la realización de un trabajo

Elemento: agrega
micromovimientos

Micromovimiento: La unidad mas

simple del trabajo
c. ESPECIFICACIONES DEL
PUESTO

Características necesarias que debe

tener la persona que ocupa el puesto, o
la descripción de las calidades que han
de poseer los titulares para
desempeñarlo correctamente.
d. DISEÑO DEL PUESTO

Cuando se idea, proyecta, modifica o

ajusta un puesto de trabajo (llamado el
debe ser). En la descripción se plantea
cómo es en realidad. El análisis y la
descripción se hacen sobre el estado
actual del puesto.
3. ANALISIS DEL PUESTO

3.1. OBJETIVO.
3.2. DEFINICION.
3.3. ETAPAS.
 DESCRIPCIÓN DEL
PUESTO

ANÁLISIS DEL
PUESTO
ESPECIFICACIONES
DEL PUESTO
 ETAPAS DEL ANÁLISIS Y LA
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
PLANIFICACIÓN
Compromiso de la Gcia y
Cmte.
Decisiones sobre los analistas
Determinación de los
métodos
Promoción y puesta en
OPERACIÓN
marcha
Proceso
Aplicación de Métodos
ADMINISTRACIÓN
Descripción del puesto
Aprobación
Actualización
3.1. OBJETIVO

Servir de base para su evaluación con el

fin de poder asignarle un valor relativo
frente a los demás puestos, clasificarlo
y estructurarlo.
3.2. DEFINICION
Es el método de obtención de
información, de manera que sea útil para
su posterior valoración. Es estudiar la
complejidad del puesto, parte por parte,
y conocer con algún grado de certeza las
características que una persona debe
cumplir para desarrollarlo normalmente.
Conduce a la descripción del mismo, lo
cual consiste en la redacción de la lista
de tareas, funciones, responsabilidades,
condiciones ambientales y riesgos. La
especificación del puesto es la
declaración escrita de las calificaciones
necesarias para ser titular del puesto.
3.3. ETAPAS
3.3.1. PLANIFICACION. Implica:
 Comprender la organización: Misión,
Filosofía, Visión, Estrategias, Roles de c/u de
las unidades que la componen.
 Determinar los objetivos, la información que
se requiere, el método, los recursos y los
procedimientos para conservar y aprovechar
la información.
 Identificar y determinar los puestos de
trabajo objeto de estudio. El análisis
puede ser: General, por Unidad o
Secciones, por Categorías o
denominaciones de puestos. Es
aconsejable elaborar un organigrama.
3.3.1.1. COMPROMISO DE LA GERENCIA
Y DEL COMITÉ.

Aspectos:
 Lograr información exacta y actualizada.
 Facilitar el espacio y el tiempo en cada
dependencia.
 Utilizar la descripción del puesto para la
toma de decisiones.
 Claridad sobre:
 Inversión a realizar.
 El tiempo de duración.
 Misión del Comité:
 Estructurar el programa.
 Facilitar la ejecución con el fin de disminuir
resistencia.
 Servir de multiplicador de información y noticias.
3.3.1.2. DECISIONES INHERENTES A LOS
ANALISTAS

 Aspectos a considerar:
 Educación y Experiencia: Cursos,
capacidad de análisis, habilidad para
conducir entrevistas y facilidad de
redacción.
 Aptitudes Personales: Objetivo, Sentido
de Equidad, Don de Gente, Tacto y
Prudencia, e Interés. Observador y
habilidad para analizar hechos.

 Selección: Pruebas de conocimientos,

tests psicotécnicos y entrevistas.
 Tipos: Analista Interno o Externo.
 Cantidad: Debe considerarse:
 Cantidad de trabajos.
 Complejidad.
 Urgencia o tiempo.
 El Método.
 La amplitud y detalle del estudio.
 Formación y Entrenamiento:
Información sobre lo que se pretende
alcanzar.
 Diseño y análisis de la estructura.
 Elaboración de Flujograma (Tipo Gantt).
 Estudio de directrices administrativas.
3.3.1.3. DETERMINACION DE LOS
METODOS DE ANALISIS.

En lo posible no debe utilizarse un

solo método. (Observación Directa,
Cuestionario, Entrevista, Informes
Sucesivos).
 Observación Directa: Observar lo que
hace y las condiciones. Se registra en un
formulario o formato.
 Es conveniente contar con aceptación del
observado.
 Hacerse una idea general del puesto.
 Determinar puntos de observación con ayuda
de supervisor (discretos, reservados, alejados).
 Observar a profundidad y en forma
continua todo el ciclo.
 De requerirse, se debe apoyar en video.
 Desventajas:
 No suministra datos completos.
 Cuando el ciclo es largo se torna muy lento.
 Ninguna participación del trabajador.
 Cuestionario: Se debe preparar o
diseñar un formato. No es recomendado
para los cargos de nivel operativo por la
exigencia mínima que requiere su
diligenciamiento. Su diseño debe
facilitar su lectura, comprensión de lo
que se pregunta y respuesta.
 Prueba piloto del cuestionario o
formato. Debe ser preciso en la
ortografía y redacción.
 Reunión con los empleados para
contextualizar la recolección de
información.
 Aclarar dudas.
 Asegurarse que el supervisor revise los
formularios (conciliar).
 Revisión del material a medida que se
vaya ejecutando.
 Pasar en limpio, si es el caso.
 Emplear otros documentos.
 Ventajas:

 Eficaz y económica para obtener información.

 Participación de empleados; esfuerzo para
describir lo que desempeñan. Unidad de
preguntas.
 Desventajas:
 Puede ser un poco lento.
 Participación del analista algo pasiva.
 Dificultad para diligenciamiento: Reto para
describir lo que se hace o se exagera.
 Al reducir el contacto el analista puede
interpretar erróneamente la información.
 Entrevista: Existen dos tipos: Individual
y de Grupo. Exige del analista un
trabajo considerable de información y
preparación. Tres procesos están
presentes (Selección, Capacitación y
Realización de la entrevista):
 Selección de Entrevistadores:
 Aptitud para comunicarse.
 Amplio conocimiento de las distintas
operaciones del puesto.
 Capacidad de análisis.
 Conocimiento sobre las ciencias del
comportamiento.
 Objetividad.
 Capacitación de Entrevistadores:
 Debe conocer el sector económico y la
compañía.
 Debe realizarse directamente en el lugar
del trabajo.
 Romper el “hielo” y ganar la confianza del
empleado.
 Cierre de entrevista.
 Realización de la Entrevista:
 Escuchar.
 Observar.
 Sondear.
 Formular preguntas clave.
 Mente abierta.
 Ventajas:
 Retroalimentación inmediata.
 Método de mayor claridad.
 Se puede utilizar a cualquier tipo de puesto.
 Permite detectar actividades que de otra
manera no se conocerían.
 Facilita el análisis de actividades importantes
y ocasionales.
 Desventajas:
 Requiere tiempo.
 Depende mucho del analista.
 Si hay mala preparación se puede levantar
información no precisa.
 Informes Sucesivos: Consiste en
entregar libreta en blanco para
consignar todas las actividades.
 Ventajas:
 No requiere trabajo previo por el analista.
 Flexibilidad en el tiempo para el registro.
 Desventaja:
 Requiere mucho tiempo para consolidar la
información.
3.3.1.4. PROMOCION Y PUESTA EN
MARCHA DEL PROGRAMA.

La divulgación del programa tiene gran

importancia para alcanzar los objetivos
definidos en la recolección de información.
El empleado debe tener claridad respecto a
los objetivos, alcances, beneficios, al igual
que sobre la decisión de la gerencia para
llevarlo a cabo.
3.3.2. OPERACION:

Cubre los siguientes pasos:

 Entregar a los analistas la
documentación consolidada.
 Capacitar a los analistas.
 Analistas deben comenzar
entrevistando a cada supervisor o jefe
de unidad, en orden jerárquico
descendente.
 De acuerdo a la jerarquía o secuencia
en le proceso se codifican los puestos.
El trabajo de Campo implica definir:
 ¿ Qué Hace ?
 ¿ Cómo se Hace ?
 ¿ Por qué lo Hace ?
 ¿ Qué requiere cada tarea ?
3.3.3. ADMINISTRACION:

Redacción del manual descriptivo de

puestos; conjunto de descripciones y
hechos obtenidos con base en la
información capturada a través del
análisis.
3.3.3.1. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO

Relación escrita de lo que hace el

empleado, cómo lo hace y en qué
condiciones; además se registran los
conocimientos, habilidades y aptitudes
requeridas (especificaciones del puesto)
para desempeñarlo satisfactoriamente.
 Redacción clara y precisa para
permitir a cualquier persona entender
el contenido del cargo.
 Debe iniciar con verbo en infinitivo
(terminado en ar, er, ir ).
3.3.3.2 APROBACION DE LAS
DESCRIPCIONES DE PUESTOS

Una vez redactada la descripción debe

ser revisada por el titular y aprobada
por el supervisor inmediato.
Posteriormente debe ser avalada por el
comité coordinador.
3.3.3.3. ACTUALIZACION DE LAS
DESCRIPCIONES.

Se generan a partir de: cambios en las

instalaciones físicas, en tecnología, en
el producto, en el proceso, en equipos.
Conlleva a realineamientos, cambios
en la estructura organizativa, en las
líneas de productos o en el volumen
de operaciones.
3.3.3.4. UTILIZACION DE LOS MANUALES
DE FUNCIONES:

 A la contratación de individuos
adecuados.
 Predecir perfiles y números de
trabajadores.
 Evaluar el desempeño.
 Determinar necesidades de
entrenamiento.
 Establecer y mantener una estructura
salarial.
 Comparar la compensación de los
puestos con otros externos.
 Analizar y mejorar la estructura
orgánica.