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ETAPAS DE LA

CONTRATACION
PUBLICA
ETAPA PREPARATORIA
En esta etapa se adelanta la planeacin del contrato que se
desea celebrar. Comprende: la planificacin; el anlisis de
conveniencia y oportunidad de la contratacin; los estudios
de factibilidad; los estudios de conveniencia; los
documentos y estudios previos; las autorizaciones que el
contrato demande; la apropiacin presupuestal; la
definicin de la capacidad e idoneidad del contratista.
ETAPA PRE-CONTRACTUAL
Esta debe iniciar con la elaboracin de un estudio previo y terminar con la adjudicacin del proceso de contratacin.

Dentro de esta etapa se encuentra incluida la planeacin, donde se establece claramente la necesidad que la entidad pretende
satisfacer, el instrumento fundamental es el Estudio Previo, de conformidad con el artculo 2.1.1. Del Decreto 734 de 2012 que
debe contener como mnimo los siguientes aspectos:

La descripcin de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratacin.

El objeto a contratar, con sus especificaciones y la identificacin del contrato a celebrar.

La modalidad de seleccin del contratista, incluyendo los fundamentos jurdicos que soportan su eleccin.

El valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la contratacin y los rubros que lo
componen.

La justificacin de los factores de seleccin que permitan identificar la oferta ms favorable.

El soporte que permita la tipificacin, estimacin, y asignacin de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio
econmico del contrato.

El anlisis que sustenta la exigencia de garantas destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual,
derivados del incumplimiento del ofrecimiento o del contrato segn el caso, as como la pertinencia de la divisin de aquellas, de
acuerdo con la reglamentacin sobre el particular.

La indicacin de si la contratacin respectiva est cobijada por un Acuerdo Internacional o un Tratado de Libre Comercio
vigente para el Estado Colombiano.
ETAPA CONTRACTUAL
Una vez dado el proceso de seleccin El Ministerio de Trabajo elabora la minuta
del contrato, el contrato se perfecciona con la firma de las partes es decir la
Entidad por la Ordenadora del Gasto y por el contratista el Representante legal,
o su delegado o apoderado, si se trata de persona jurdica o por la persona
natural que demuestra la capacidad para obligarse.
Para que el contrato se pueda ejecutar, es necesario haber agotado las
siguientes etapas:
Aprobacin de la garanta nica, a travs del acta de aprobacin de garantas.
Expedicin del certificado de registro presupuestal.
Durante la ejecucin del contrato pueden presentarse situaciones que lleven a la modificacin
del mismo, estas deben ser concertadas por las dos partes, Entidad Estatal y Contratista, dentro
de las modificaciones se encuentran las siguientes:
Adicin. Es un incremento del valor pactado inicialmente. De conformidad con la normativa
vigente, el valor a adicionar no exceder el 50% del valor inicialmente pactado expresado ste
en salario mnimos legales mensuales vigentes.
Prrroga. Es una prolongacin del plazo de ejecucin pactado en el contrato inicial.
Cesin. Es una trasferencia de derechos y obligaciones del contratista a una tercera persona
para que esta contine con la ejecucin del contrato. Es importante sealar que el cesionario,
debe tener las mismas o mejores calidades que el cedente.
Suspensin. Es la interrupcin temporal de la ejecucin del contrato, se da por situaciones de
fuerza mayor o caso fortuito.
ETAPA POST-CONTRACTUAL
Esta inicia con la terminacin del contrato y culmina una vez se haya realizado la liquidacin del mismo,
la liquidacin es el acto que formaliza la terminacin del contrato.
La liquidacin de los contratos puede ser:
De mutuo acuerdo. De acuerdo a lo establecido en el artculo 11 de la Ley 1150 de 2007, la
liquidacin de los contratos se har de mutuo acuerdo dentro del trmino fijado en los pliegos de
condiciones o sus equivalentes, o dentro del que acuerden las partes para el efecto. De no existir tal
trmino, la liquidacin se realizar dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiracin del
trmino previsto para la ejecucin del contrato o a la expedicin del acto administrativo que ordene
la terminacin, o a la fecha del acuerdo que la disponga.
Unilateral En aquellos casos en que el contratista no se presente a la liquidacin previa notificacin
o convocatoria que le haga la entidad, o las partes no lleguen a un acuerdo sobre su contenido, la
entidad tendr la facultad de liquidar en forma unilateral dentro de los dos (2) meses siguientes. Si
vencido el plazo anteriormente establecido no se ha realizado la liquidacin, la misma podr ser
realizada en cualquier tiempo dentro de los dos aos siguientes al vencimiento del trmino a que se
refieren los incisos anteriores, de mutuo acuerdo o unilateralmente.
LICITACION PUBLICA
Es la herramienta jurdica mediante la cual se formula
pblicamente una convocatoria para que, en igualdad
de oportunidades, los interesados presenten sus
ofertas y se seleccione de entre ellas la ms favorable.
En la convocatoria debe establecerse los actos que se
adelantarn durante su desarrollo, de manera que se
garantice una gestin contractual transparente, eficaz y
eficiente.
Publicacin en el
Elaboracin y SECOP y Pgina Solicitud de
publicacin del electrnica de la aclaraciones al
ETAPA proyecto de pliego de Entidad de Aviso proyecto de
PREPARATORIA condiciones Informativo sobre pliego
la Licitacin
Audiencia
para: i)
Respuesta a las precisar
Resolucin de aclaraciones y Inicio del plazo de contenido y
Apertura de la publicacin de pliegos la Licitacin alcance de los
Licitacin definitivos en SECOP. pliegos de
condiciones y
ii) Revisar la
asignacin de
riesgos.
Elaboracin de
Expedicin de Informes de Traslado de
Cierre del plazo de la
Adendas a los Evaluacin por los Informes
Licitacin
pliegos (si es del parte del Comit de Evaluacin
caso) Asesor Evaluador por cinco das
Perfeccionamiento y
Celebracin de Audiencia Inicio de ejecucin de las
legalizacin del Contrato
Pblica de Adjudicacin obligaciones contractuales
Estatal
AUDITORIA
Hace referencia a las dependencias, contratos, conceptos de gasto, o alguna otra
especificidad que permita segmentar el proceso o los contratos que se convertirn en el
compromiso de la auditora. Tambin es necesario determinar el perodo que ser
cubierto por la auditora, los actores del proceso contractual, el estado de avance de los
contratos, la vigencia presupuestal que es afectada por el proceso contractual.
CRITERIO
Se deben buscar pruebas que corresponden a la constatacin fsica, verificacin de
documentacin y tratamiento de informacin, sirven para generar evidencias y se
constituyen en registros (o papeles de trabajo). Las pruebas deben tener un mnimo
predefinido para homologar el trabajo de los auditores y soportar los conceptos
posteriores. El diseo de las pruebas debe considerar: Descripcin: Corresponde a
la presentacin de la prueba a realizar Plan de testeo: Es la prueba
Mapa de Riesgo
Es una herramienta, basada en los distintos sistemas de informacin,
que pretende identificar las actividades o procesos sujetos a riesgo,
cuantificar la probabilidad de estos eventos y medir el dao potencial
asociado a su ocurrencia.

Plan de Mejoramiento
Es un conjunto de medidas de cambio que se toman en una organizacin
para mejorar su rendimiento, el rendimiento educativo en nuestro caso.
Pueden ser de muchos tipos: organizativas, curriculares, etc.
MAPA DE RIESGOS Mapa de riesgos
Matriz de identificacin, evaluacin y calificacin de riesgos
Proceso: licitacin pblica
Sub-proceso
Cdigo Versin Emisin
PN DISAN LI 002 2012
Sub-proceso Clasificacin Periodo seleccionado
Fecha de
09-10-2012 05:00 p.m. Fecha de fin 02-11-2012 03:00 p.m.
inicio
Grado de Valoraciones Tratamientos
exposici
Subproceso Riesgo Clasificacin Generador Causas Efectos Probabilidad Impacto Grado
n Opcin
exposici Probabilidad Impacto Control Tratamiento Seguimiento
inherente tratamiento
n residual
Importante
conforme a la Realizar auditoras al
definicin de proceso para verificar
polticas, el cumplimiento en
objetivos, metas y la medicin de los
planes y mismos. Definir
programas de la metodologa para el
entidad, el establecimiento de
No
establecimiento acciones correctivas,
establecimiento No detectar a tiempo
Seguimiento, Perjuicio en la toma de de indicadores de preventivas y de
Medicin tarda No establecer las acciones para de acciones de causas y/o situaciones
medicin y toma decisiones para el Gestin por mejora. apacitar al
de indicadores eliminar las causas de las no correctivas, Leve Alto Medio Leve Alto Medio que perjudiquen el Mensual
de acciones en el mejoramiento de los proceso, que personal en el
del proceso. conformidades potenciales o reales preventivas o de mejoramiento continuo
proceso. procesos. aseguren la establecimiento de
mejora para el de los procesos
medicin del acciones que
proceso.
desempeo de los orienten a la mejora
mismos. continua. Verificar
Establecer eficacia de las
metodologa para acciones
la medicin de establecidas, en
indicadores de auditoras del
Gestin por proceso
proceso.
Establecimiento Informacin Revisar y aprobar el
de pre pliegos, incompleta o Inconsistencia de la informacin que lleva al pliego de
Pliegos de condiciones incompletos
pliego de ambigua impedimento del normal desarrollo del Medio Alto Leve Leve Medio Alto condiciones por el
o ambiguos Estandarizar los pliegos de condiciones
condiciones contenida en los proceso responsable de la Mensual
teniendo en cuenta los contratos ms usuales
trminos de pliegos. actividad contractual
referencia segn Trfico de Sealamiento de requisitos de Carencia de transparencia en el proceso (Alcalde o su
Medio Alto Leve Leve Medio Alto
aplique para influencias. participacin o requerimientos licitatorio. delegado). Establecer
Violacin al principio de
Manejo del Aplicar los modelos de
igualdad.
mercado en cuanto actos de adjudicacin que
No permite una seleccin
Con el fin de evadir los procesos a precios, incluyan en los
objetiva.
licitarlos, el objeto contractual es condiciones y considerandos las
Adjudicacin o Impiden la adquisicin de Estandarizar los modelos de actos de
Fraccionamiento fraccionado o dividido calidad. referencias necesarias
declaratoria bienes o servicios en declaratoria de procedimiento desierto
tcnico, artificialmente para ordenamiento No permite el Alto Medio Leve Leve Alto Medio dependiendo de los Mensual
desierta de mejores condiciones de dependiendo de los criterios sealados
demandas de apertura posterior que favorezca ingreso de otros factores de seleccin y los
licitacin. calidad y precios. en los pliegos estandarizados
intereses particulares de oferentes criterios de adjudicacin
Quejas y reclamos por
contratistas. desconociendo el incorporados en los
parte de los oferentes
principio de la pliegos de condiciones
Investigaciones
libre competencia. estandarizados.
disciplinarias
Plan de
mejoramiento

FI-GQ-GCMU-004-015 V. 001-17-04-2013