Badan Kepegawaian Negara

PENYUSUNAN PETA JABATAN

DAN
ANALISIS BEBAN KERJA

Direktorat Perencanaan Kepegawaian dan Formasi

2011
 MekaNISME PENYUSUNAN
Badan Kepegawaian Negara
KEBUTUHAN PEGAWAI

TUGAS NAMA JABATAN

POKOK ANALISIS INFORMASI
IKHTISAR JABATAN
DAN JABATAN JABATAN
FUNGSI URAIAN TUGAS

ANALISIS
BEBAN KERJA

PETA JABATAN KEBUTUHAN

KEBUTUHAN PEGAWAI
 Badan Kepegawaian Negara PETA JABATAN

Peta jabatan adalah susunan nama dan

tingkat Jabatan Struktural dan Fungsional
yang tergambar dalam suatu struktur unit organisasi
dari tingkat paling rendah sampai dengan yang tinggi.
 Badan Kepegawaian Negara CONTOH PETA JABATAN
Struktur Organisasi Beban Kerja
Lengkap dengan Golru & Pendidikan

Rekapitulasi
Kekuatan Pegawai

Nomenklatur Fungsional
dengan Jumlah
 Badan Kepegawaian Negara ANALISIS BEBAN KERJA

Analisis Beban Kerja adalah suatu teknik untuk

menentukan jumlah dan jenis pekerjaan
suatu unit organisasi yang dilakukan secara sistematis
menggunakan teknik analisis jabatan dengan
memperhatikan, atau teknik manajemen lainnya
 METODE
Badan Kepegawaian Negara
ANALISIS BEBAN KERJA
METODE DAFTAR PERTANYAAN
Menyusun daftar pertanyaan terbuka tentang uraian tugas dari masing-masing
pegawai/pemegang jabatan sesuai hasil analisis jabatan, namun masih
dimungkinkan untuk disesuaikan dengan tugas-tugas baru karena adanya
perubahan peraturan perundang-undangan yang berlaku yang disampaikan
kepada unit/satuan kerja yang menjadi sasaran.

METODE WAWANCARA
Mewawancarai masing-masing pegawai/pemegang jabatan yang berkaitan
dengan tugas pokok dan fungsinyang dikerjakan oleh pemegang jabatan

METODE PENGAMATAN LANGSUNG

Mengamati langsung pekerjaan yang dilakukan oleh pemegang jabatan
 Badan Kepegawaian Negara PENGHITUNGAN BEBAN KERJA

1. Unit pelaksana mengolah data laporan beban kerja dari satuan

unit/satuan organisasi dengan menghitung isi kerjanya,dengan rumus :

ISI KERJA = BEBAN KERJA x NORMA WAKTU

2. Setelah seluruh jenis produk dihitung isi kerjanya, kemudian dijumlahkan

untuk mencari jumlah isi kerja jabatan dan isi kerja unit dengan
menggunakan satuan orang jam (OJ)
 Badan Kepegawaian Negara WAKTU KERJA EFEKTIF

WAKTU KERJA EFEKTIF per hari = 1 hari x 5 jam x 60 menit = 300 menit

WAKTU KERJA EFEKTIF per minggu = 5 hari x 5 jam x 60 menit = 1.500 menit

WAKTU KERJA EFEKTIF per bulan = 20 hari x 5 jam x 60 menit = 6.000 menit

WAKTU KERJA EFEKTIF per tahun = 240 hari x 5 jam x 60 menit = 72.000 menit

Berdasarkan isi kerja jabatan selanjutnya dapat dihitung jumlah kebutuhan pegawai
per jabatan dengan rumus :
Jumlah Kebutuhan Waktu Penyelesaian x Beban Kerja
=
Pegawai Per jabatan Waktu Kerja Efektif
 FORMULIR PENGUKURAN
Badan Kepegawaian Negara
BEBAN KERJA PEGAWAI
Nama Jabatan :
Unit Kerja :
Ikhtisar Jabatan :
Pegawai
Waktu Waktu
Satuan Beban Yg
No Uraian Tugas Penyele Kerja Ket.
Hasil Kerja Dibu-
-saian Efektif
tuhkan
1
2
3
4
5
6
7
8
Jumlah
 Badan Kepegawaian Negara PETUNJUK PENGISIAN

URAIAN KETERANGAN
Nama Jabatan Tulislah nama jabatan yang sekarang saudara pangku dengan nama
yg tersebut dalam surat keputusan
Unit Kerja Tulislah unit kerja tempat saudara bekerja
Ikhtisar Jabatan Adalah uraian jabatan dalam bentuk ringkas yang memberikan
gambaran secara umum tentang ruang lingkup atau kompleksitas
jabatan dalam satu kalimat yang mencerminkan apa yang dikerjakan
(What), bagaimana cara mengerjakan (How), dan mengapa
dikerjakan (why)
Uraian Tugas Tulislah dengan ringkas , jelas, dan lengkap uraian tugas pokok
saudara secara berurutan dari yang paling berat, kurang berat dan
ringan dalam satu kalimat yang mencerminkan apa yang dikerjakan
(what), bagaimana cara mengerjakan (how) dan mengapa dikerjakan
(why)
Satuan Hasil Tulislah satuan hasil yang saudara peroleh dalam melaksanakan tugas
pada setiap uraian tugas, satuan hasil tersebut diisi dalam bentuk kata,
yaitu rencana, kegiatan, surat, data, berkas, buku, laporan, dll.
 Badan Kepegawaian Negara PETUNJUK PENGISIAN

URAIAN KETERANGAN
Waktu Rata-rata yang diukur satuan waktu yang digunakan dalam
Penyelesaian penyelesaian suatu tugas jabatan
Waktu Kerja Waktu yang efektif digunakan untuk bekerja, yaitu 1 hari waktu
Efektif efektif = 300 menit, 1 minggu = 1500 menit, 1 bulan = 6000 menit dan 1
tahun 72000 menit
Beban Kerja Beban kerja yang harus diselesaikan apakah harian, mingguan atau
bulanan
Pegawai Yang Diisi dengan menggunakan rumus perbandingan antara isi jabatan
Dibutuhkan (IKJ) dengan Waktu Kerja Efektif (WKE) selama satu tahun
 Badan Kepegawaian Negara CONTOH (1)
Nama Jabatan : Pengolah Data Formasi
Unit Kerja : Sub Dit. Perencanaan Formasi Pegawai
Ikhtisar Jabatan : Menginventarisasi, merekapitulasi, dan membuat konsep
pertimbangan Kepala BKN mengenai alokasi tambahan formasi
Instansi Pusat dan Daerah sesuai dengan peraturan yang berlaku,
untuk kelancaran pelaksanaan tugas di lingkungan Direktorat
Perencanaan Kepegawaian dan Formasi - BKN

Pegawai
Waktu Waktu
Satuan Beban Yg
No Uraian Tugas Penyele- Kerja Ket
Hasil Kerja Dibutuh-
saian Efektif
kan
Menginventarisasi data
usulan formasi yang
disampaikan oleh Instansi
Pusat dan Daerah dengan 24.000
1 Data 5 menit 602 0,125
cara mengelompokkan menit
sesuai dengan instansinya
agar memudahkan dalam
pencarian data
 Badan Kepegawaian Negara CONTOH (2)
Pegawai
Waktu Waktu
Satuan Beban Yg
No Uraian Tugas Penyele- Kerja Ket
Hasil Kerja Dibutuh-
saian Efektif
kan
Memeriksa data usulan
formasi yang disampaikan
24.000
2 sesuai dengan format Laporan 15 menit 602 0,376
menit
formulir yang ditentukan
agar data akurat
Mengolah data usulan Bahan
formasi berdasarkan jenis Pertim- 24.000
3 15 menit 602 0,376
jabatan untuk membuat bangan menit
bahan pertimbangan Formasi
Memelihara database
formasi pegawai dengan
cara menyimpan,
72.000
4 memperbaharui dan Kegiatan 30 menit 4 0,002
menit
memproteksi data agar
tetap akurat dan terjaga
kerahasiaannya
 Badan Kepegawaian Negara CONTOH (3)
Pegawai
Waktu Waktu
Satuan Beban Yg
No Uraian Tugas Penyele- Kerja Ket
Hasil Kerja Dibutuh-
saian Efektif
kan
Memberikan informasi
yang dibutuhkan
Penganalisis Formasi
Pegawai berdasarkan
data usul formasi sebagai
24.000
5 bahan pembuatan Laporan 5 menit 602 0,125
menit
kebijakan formasi dan
pertimbangan alokasi
tambahan formasi
pegawai Instansi Pusat
dan Daerah
Membuat konsep laporan
statistik mengenai formasi
pegawai Instansi Pusat
6000 24.000
6 dan Daerah berdasarkan Laporan 1 0,125
menit menit
data usul formasi untuk
diserahkan kepada atasan
langsung
 Badan Kepegawaian Negara CONTOH (4)
Pegawai
Waktu Waktu
Satuan Beban Yg
No Uraian Tugas Penyele- Kerja Ket
Hasil Kerja Dibutuh-
saian Efektif
kan
Membuat konsep
pertimbangan Kepala
BKN mengenai alokasi
tambahan formasi
Pertim- 6000 24.000
7 pegawai Instansi Pusat 1 0,250
bangan menit menit
dan Daerah berdasarkan
data usul formasi sebagai
bahan pertimbangan
teknis Kepala BKN
Melaksanakan tugas
kedinasan lain yang
diperintahkan oleh atasan 300
8 Kegiatan 10 menit 3 0,100
baik lisan maupun tertulis menit
untuk kelancaran
pelaksanaan tugas
Jumlah 1,604

Jadi, jumlah pegawai yang dibutuhkan 2 orang (dibulatkan)

Badan Kepegawaian Negara

TERIMA KASIH