Anda di halaman 1dari 16

CHAPTER

SURAT PESANAN
Surat pesanan adalah surat dari pembeli yang isinya me
Mesan produk tertentu. Informasi produk
Hal-hal yang perlu disampaikan:
1. nama, jenis, type, ciri-ciri barang yang dipesan
2. Jumlah atau banyaknya barang yang dipesan
3. Cara pembayaran
4. Cara pengiriman barang atau penyerahan
5. Waktu penyerahan atau waktu pengiriman
6. Harga dan bila perlu kalkulasi harga bila sudah pasti
perinciannya
7. Potongan harga
Penulisan surat pesanan
Pembuka penunjukan acuan iklan
s.penawaran
wiraniaga

Inti deskripsi barang/jasa

Penutup harapan, ucapan terima kasih


CONTOH SURAT PESANAN
Kop surat
-----------------------------------------------------------------------------------------------
Nomor : 035/RS/PS/V/2007 28 Mei 2007
Hal : Pesanan cat
Toko cat Avian
Jln. Dewi Sartika 95
Jakarta
Dengan hormat
berdasarkan informasi petugas pemasaran Saudara, kamimemesan
barang-barang tersebut dibawah ini
1. 40 kg cat Avian warna biru metalik (BM05)
2. 60 kg cat ICI warna hijau dop (H-080)
3. 100 kg dempul plastik sanpoli
4. 30 gallon thinner supertin
Pembayaran kami lakukan secara kredit (dua kali angsuran)
a. Pembayaran tahap I (50%) pada saat penyerahan barang
b. Pembayaran tahap II (sisanya), satu bulan setelah penerimaan
barang.
Seandainya pesanan ini dapat disetujui, kami minta cat dan dempul
seluruhnya dalam kemasan 1 kg. Kami harap barang tersebut dikirim
secepatnya. Terima kasih
V.a. SURAT PENOLAKAN PESANAN
Hal-hal yg dpt menimbulkan penolakan pesanan, yaitu:
1. Barang tdk tersedia
2. Barang tersedia tp jumlahnya tidak cukup dk bisa diusahakan
3. Pemesan bermasalah dgn keuangan
4. Tdk disepakatinya cara penyerahan brg yg ditawarkan
5. Tdk disetujuinya cara pembayaran brg yg diajukan
Surat penolakan pesanan hrs berisi alasan logis dan obyektif.
Cara pembuatan surat penolakan pesanan
Pembuka : ucapan terima kasih atas pesanan
Inti : alasan logis dan obyektif penolakan
penawaran alternatif barang
penawaran alternatif pembayaran
Penutup : harapan dan ucapan terima kasih
CHAPTER 6

SURAT PENGIRIMAN PESANAN


VI. SURAT PENGIRIMAN PESANAN DAN SURAT TANDA
BUKTI
Fungsi surat pengiriman pesanan selain menerangkan
pengiriman barang juga sebagai pengantar untuk dokumen
yang dikirim.
Surat pengiriman pesanan berisi pemberitahuan pengiriman
pesanan:
a. Berdasarkan order yang mana barang dikirim
b. Jenis barang apa saja yang dikirim
c. Berapa jumlah barang yang dikirim
d. Alat angkut yang dipergunakan
e. Dokumen apa saja yang dilampirkan bersama surat pengiriman
pesanan
Dokumen barang yang sering dilampirkan bersama surat
pengiriman barang (sesuai dengan kasus)
1. Surat pengantar barang, dan faktur
2. Bila dikirim dengan perusahaan pengangkutan, harus
ada surat muatan barang atau surat angkutan barang:
a. surat jalan kendaraan darat
b. bill of lading (B/L) atau konosemen kapal laut
c. air way bill (AWB) pesawat
3. Bila barang perlu dirinci atau dipak, harus dibuat daftar
rincian barang sesuai faktur
4. Bila telah dilakukan pembayaran baik seluruhnya atau
sebagian dilampirkan kwitansi
5. Bila diasuransikan, dilampirkan polis asuransi.
Penulisan surat pengiriman pesanan
Pembuka : acuan pesanan
waktu pengiriman

Inti : jenis dan jumlah barang


pengepakan (bila ada)
penyebutan dokumen yang dilampirkan

Penutup : estimasi tibanya barang


pengharapan
CONTOH SURAT PENGIRIMAN PESANAN
Nomor : 078/SPB/V/2007 27 Mei 2007
Lampiran: Satu berkas
Hal : Pengiriman mesin diesel

PT Simona Ambonia
Jln. Pattimura 26
Ambon
Dengan hormat
Pesanan Saudara melalui surat nomor: 72/SP/V/2007 berupa 20unit
mesin diesel merek yanmar telah kami kirim hari melalui perusahaan
EMKL Mutiara, dan diperkirakan tiba ditempat akhir bulan ini.
seluruh mesin diesel tersebut kami pak ke dalam lima peti yang kuat
masing-masing berisi empat unit mesin.
Sesuai dengan permintaan Saudara, barang tersebut kami asuransi
kan pada perusahaan Asuransi Parolamas, Jakarta. Untuk memudah
kan pengecekan, bersama ini kami lampirkan fotocopi premi asuransi,
daftar rincian barang, dan dokumen lainnya.
Semoga kiriman kami tiba dalam keadaan baik.
SURAT TANDA BUKTI
Surat tanda bukti yang dimaksud disini adalah surat yang
berbentuk formulir isian. Dan baru dianggap surat jika telah
ditandatangani.
Surat tanda bukti berupa faktur, daftar rincian barang, dan
surat pengantar barang.

FAKTUR
Faktur/invoice adalah tanda bukti penjualan barang.
Ada 3 macam jenisnya:
1. Faktur pro-farma adalah faktur sementara yang diberikan
sebelum penyerahan barang secara keseluruhan.
2. Faktur konsuler, untuk perdagangan luar negeri
faktur yang dikeluarkan atau dilegalisasikan oleh perwakil
an negara pengimpor yg berkedudukan dinegara pengekspor
3. Faktur biasa
CONTOH FORMAT FAKTUR
KOP SURAT
----------------------------------------------------------------------------------------------
FAKTUR
Nomor: .
Yth
..
..
Untuk pembelian barang-barang dibawah ini
No Nama barang banyaknya harga jumlah
satuan
1 Mesin cuci Sanyo
model S-88E 3 units 950.000 2.850.000
2 Kipas angin national 4 units 175.000 700.000
3 Magic com King 5 units 250.000 1.250.000
jumlah 4.700.000
disc 10% 470.000
jumlah dibayar 4.230.000
DAFTAR RINCIAN BARANG
Daftar rincian barang dibuat bila barang dipak (untuk menge
tahui isinya), dan bila barang yang dikirim terdiri atas bebe
rapa jenis.
Daftar rincian barang merupakan alat kontrol untuk mengeta
hui apakah kiriman barang sudah lengkap seluruhnya atau
belum. Daftar rincian barang berbentuk form yang terdiri kolom
kolom: kode atau nomor peti, isi peti, ukuran peti, berat barang
(netto dan bruto).
Guna daftar rincian barang adalah:
1. Mengetahui isi peti atau alat pengepakan lain
2. Dicocokkan dengan faktur
3. Memudahkan menghitung ongkos angkut
4. Memperlancar proses pemuatan dan pengangkutan brg
CONTOH DAFTAR RINCIAN BARANG
KOP SURAT
-----------------------------------------------------------------------------------------------
DAFTAR RINCIAN BARANG
Sesuai dengan faktur
Yth
Untuk pengiriman barang-barang di bawah ini
No Kode Peti Isi Peti Ukuran Peti Berat
Netto Bruto

Jumlah

S.E. & O
Surabaya,
SURAT PENGANTAR BARANG
Surat pengantar barang yaitu surat yang disertakan bersama
barang sebagai pengantar dalam pengiriman barang.
SPB merupakan bukti penyerahan barang sekaligus ber
fungsi sebagai tanda terima barang.
SPB dibuat rangkap dua, lembar asli setelah ditandatangani
Pembeli dibawa kembali oleh pengantar barang untuk diserah
kan ke bagian penjualan atau bagian ekspedisi, duplikatnya
tinggal pada penerima barang.
CONTOH SURAT PENGANTAR BARANG
KOP SURAT
---------------------------------------------------------------------------------------------
SURAT PENGANTAR BARANG
Nomor :..
Yth
Harap diterima kiriman barang-barang di bawah ini yang diangkut dengan
Kendaraan
No Banyaknya Nama Barang Keterangan

Surabaya,
Yang Menerima Pengirim