ESTUDIO ADMINISTRATIVO

Y LEGAL
Preparacin de proyectos
 Estudio Administrativo
1. Modelos de Administracin
2. Teora Clsica de la administracin
3. Importancia de la Estructura Organizativa en el Proyecto
4. Factores determinantes de la organizacin
5. Organizacin segn la etapa del proyecto
6. Diseo del organigrama estructural
7. Departamentalizacin de la empresa
8. Funciones por Departamentos y Perfil de cargos
9. Procedimientos Administrativos
10.Requerimientos de la Organizacin
1. Modelos de Administracin 1/3
A. Administracin Cientfica -Frederick Winslow Taylor
(1856-1915)-

No exista ningn sistema efectivo de trabajo.

No haba incentivos econmicos para que los obreros mejoraran su
trabajo.
Las decisiones eran tomadas militar y empricamente ms que por
conocimiento cientfico.
Los trabajadores eran incorporados a su labor sin tomar en cuenta
sus habilidades y aptitudes.

Por lo tanto, Frederick Taylor desarroll mtodos para organizar el

trabajo, considerando los materiales, el equipo y las habilidades de cada
individuo.
stos se han llamado tiempos y movimientos, hoy conocidos como
operaciones del proceso o sistema
1. Modelos de administracin 2/3
B. Teora Clsica de la Organizacin -Henri Fayol (1841-1925)-

Fayol identific cinco reglas o deberes de la administracin:

1. Planeacin: Disear un plan de accin para el maana.

2. Organizacin: Brindar y movilizar recursos para la puesta en marcha del plan.
3. Direccin: Dirigir, seleccionar y evaluar a los empleados con el propsito de
lograr el mejor trabajo para alcanzar lo planificado.
4. Coordinacin: Integracin de los esfuerzos y aseguramiento de que se
comparta la informacin y se resuelvan los problemas.
5. Control: Garantizar que las cosas ocurran de acuerdo con lo planificado y
ejecucin de las acciones correctivas necesarias de las desviaciones
encontradas.
1. Modelos de administracin 3/3
C. Enfoque de Sistemas en Administracin. (MODELO DE KATZ Y
KAHN)

Los sistemas se pueden clasificar de acuerdo con:

El grado de interaccin con otros sistemas: abiertos, semiabiertos o semicerrados y
cerrados.
Su composicin material y objetiva: abstractos y concretos.
Su capacidad de respuesta: activos, pasivos y reactivos.
Su movilidad interna: estticos, dinmicos, homeostticos y probabilsticos.
Su grado de dependencia: independientes e interdependientes.

En cualquier sistema se puede encontrar cuatro elementos bsicos para su

funcionamiento:
1. Entradas o insumos: abastecen al sistema de los necesario para cumplir su misin.
2. Procesamiento: es la transformacin de los insumos.
3. Salidas o producto: es el resultado del proceso.
4. Retroalimentacin: es la respuesta de los sistemas que han recibido como insumo el
producto de un sistema previo o la respuesta del medio ambiente.
2. Teora Clsica de la Administracin

Se Basa en cuatro principios :

1. El principio de La Divisin del Trabajo para lograr

especializacin.
2. El principio de la Unidad de Direccin : Agrupacin de
actividades con objetivo comn bajo la direccin de un
solo administrador.
3. El principio de Centralizacin : Equilibrio entre
Centralizacin y Descentralizacin.
4. El principio de Autoridad y Responsabilidad.
3. Importancia de la Estructura
Organizativa en el Proyecto
La Estructura Organizativa de la futura empresa
influye en dos aspectos:
El logro de los objetivos previstos por el proyecto.

Repercusiones econmicas en la Inversin y Costo de

operacin del proyecto.
4. Factores Determinantes de la
Organizacin
1 Participacin de las unidades externas del proyecto :
a. Proveedores y clientes (relaciones Operativas) y
b. Decisiones Internas que determinan participacin externa : Auditorias,
fiscalizacin, contratistas de obras, consultoras, etc.

2 Tamao de la estructura Organizativa :

Tamao del Proyecto esta correlacionado positivamente con el tamao y
diseo de la estructura Organizativa, los niveles jerrquicos y divisiones
funcionales de la organizacin.

3 Tecnologa Administrativa :
Segn sea el nivel tecnolgico que influye en el tamao de la organizacin.

4 La complejidad de los Procedimientos :

Diversidad de tareas y necesidad de comunicaciones verticales influyen en
la extensin de los niveles jerrquicos.
5. Organizacin segn la etapa del
proyecto
Etapa de Inversin:
Caracterizada por un fuerte numero de trabajadores menos
calificados : se realizan las obras civiles, montaje de maquinaria.

Generalmente su Organizacin es simple ya que se recurre

contratistas especializados en cada Campo. O finalmente se puede
recurrir en algunos casos al sistema de llave en Mano.

Para controlar la ejecucin de las obras se utilizan tcnicas

gerenciales de administracin por proyectos con el auxilio del PERT -
CPM y GANTT.

En este caso el personal es de carcter temporal (por el tiempo que

dure esta etapa) de la empresa, es mnimo ya que bsicamente es
una unidad de control del avance fsico financiero de la ejecucin del
proyecto y una unidad de pagos a los contratistas.
5. Organizacin segn la etapa del
proyecto
Etapa de Operacin:

Se requiere de un personal estable, una estructura permanente,

niveles y funciones claramente definidas a lo largo de la vida del
proyecto.

En general lo conveniente es un equipo de personas heterogneo en

niveles de capacitacin y funciones pero con estructuras definidas y
acentuando el carcter de permanencia de sus miembros.

Planificacin de un crecimiento de la estructura en funcin a los

niveles planeados de produccin de la empresa.
5. Organizacin segn la etapa del
proyecto
Etapa de Operacin:
6. Diseo del Organigrama Estructural
Niveles que se dan en las empresas y generalmente son:
El nivel Asociativo, el Ejecutivo y el Operativo.

Asociativo : Formado por los dueos, Socios o accionistas y por el

personal que no trabaja en forma regular y continua (reuniones
espordicas). Por lo general este nivel esta claramente establecido en
el cdigo de comercio.

Ejecutivo : Esta por debajo del nivel asociativo y su denominacin

obedece a que ejecuta las decisiones generales tomadas en el nivel
asociativo. Es el personal mas estable y permanente de la empresa.

Operativo : Como su nombre lo indica estn incluidos en este nivel

los responsables de reas especficas que efectan las operaciones
normales de la empresa en funcin a las directrices emanadas del
nivel ejecutivo. Almacenes, operadores de lneas de produccin,
responsable de ventas para un determinada rea, etc.
 7. Departamentalizacin de la empresa
TIPOS:
POR FUNCIONES
POR TERRITORIOS
Combina y Agrupa los
POR PRODUCTOS
puestos individuales
POR CLIENTES
MIXTAS
DEPARTAMENTALIZACION

Similitud de funciones.
Determina Tamao de Proximidad Geogrfica de
ESTRUCTURAS:
DIVISIN DEL CONTROL Unidades Subordinados.
Relaciones relativamente
TRABAJO subordinadas a un Complejidad de las funciones.
fijas entre los puestos de
supervisor Grado de direccin y control
una organizacin
requerido por los funcionarios.

DELEGACION

Formas de Existen algunas frmulas, pero

distribucin de es el propio proyecto que da las
Autoridad pautas.
8. Funciones por Departamentos y
Perfil de cargos
Con las estructura definida se deber indicar en forma resumida:
Las funciones generales de cada departamento.
Dar una idea del perfil profesional para los cargos ms importantes,
calidad y nivel de especializacin, experiencia requerida y otros
9. Procedimientos Administrativos
Objetivo: Estudiar Su incidencia en los costos de:
a) Inversin y de
b) Operacin
10. Requerimientos de la Organizacin
De Inversin:
Espacio Fsico. (Ambientes para : Oficinas, sala de reuniones, almacenes,
baos, depsitos, etc.)
Muebles. (escritorios, Gavetas, Estantes, Sillas, mesas, Cuadros, etc.)
Instalaciones. (Telfono, Fax, Aire acondicionado, calefones, etc.)
Equipos de Oficina. (maquinas de escribir, calcular, computadoras, Fax,
utensilios)

De Operacin:
Recursos Humanos. (Descripcin de Cargos, Niveles, Otros.)
Papelera. (Papel en diferentes tamaos y para diferentes usos, lapiceras,
lpiz, sellos, archivadores, etc.)
Formularios. (Recibos, facturas, Ordenes de compra, pedidos, kardex, etc.)
Servicios. (Telfono, Agua, Gas, Electricidad, Correos, transporte, etc.)
Preparacin de Proyectos

ESTUDIO LEGAL
 Marco Legal
Las leyes determinan Costos de Inversin y de
Operacin
Leyes Nacionales
Leyes Integrales: Leyes Sectoriales:
Cdigo Tributario. Forestal.
Ley Trabajo Minera.
Medio Ambiente Hidrocarburos.
Cdigo de Comercio Bancos
Pensiones Promocin Turismo
Leyes Departamentales o Municipales
Impuesto a la renta Propiedad
Reglamento de ridos
Normas de Construccin