Anda di halaman 1dari 35

SISTEM INFORMASI SDM

Dalam lingkungan bisnis global yang dinamis saat ini,


pembentukan organisasi virtual dapat menjadi salah
satu penggunaan strategis terpenting teknologi
informasi

Organisasi virtual adalah organisasi yang


menggunakan teknologi informasi untuk
menghubungkan banyak orang, organisasi dan aktiva.
Menurut Tung terdapat 5 nilai penting untuk
mendukung terciptanya virtual organization secara
efektif, kelima yang membedakan tsb. a.l :
1. Teknologi Informasi : jaringan yang membentuk
perusahaan dan entrepreneur yang saling
berhubungan dan bekerjasama. Kemitraan akan
berbasis pada kontak informasi dan kontrak on line
elektronik, menyebabkan kerjasama berlangsung
tanpa birokrasi sehingga bekerjasama berlangsung
tanpa birokrasi sehingga mempercepat proses
kemitraan bersama
2. Kinerja Prima : karena setiap usaha sudah
terseleksi core-competencenya : memberikan
kunggulan kinerja dan menciptakan tim yang
kompak.

3. Kesempatan yang Lebih Baik : karena setiap


rekanan usaha tidak permanen, sedikit format
dan lebih mampu memanfaatkan kesempatan
yang baik. Perusahaan akan dapat bersama-
sama menentukan pasar soesifik dan
konsentrasi penuh dalam proyek tersebut.
4. Kepercayaan : hubungan antar perusahaan
menjadikan mereka saling terbuka karena
keberhasilan proyek tergantung pada keterbukaan,
kesetiaan dan sikap.

5. Tanpa Batasan : setiap perusahaan mendifinisikan


kembali batas-batas perusahaan.

Pengelolaan pegawai yang baik dalam lingkup kecil


akan meningkatkan kinerja pegawai dan lingkup
yang lebih besar dan akan membawa perbaikan
kinerja perusahaan atau pemerintah secara
keseluruhan
Setiap perusahaan memiliki suatu sistem untuk
mengumpulkan dan memelihara data, yang
menjelaskan tentang SDM, lalu mengubah data tsb
menjadi informasi dan melaporkan informasi itu
kepada pemakai. Sistem ini dinamakan Sistem
Informasi Manajemen Sumber daya Manusia (SIM
SDM) atau Human Resources Information System
(HRIS)

Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan


salah satu sub-sistem utama CBIS (Computer-Based
Information System), tujuannya adalah memenuhi
kebutuhan infromasi untuk semua manajer dalam
perusahaan atau dalam sub-unit organisasional
perusahaan.
oLaporan dan output model dapat
disediakan dalam bentuk tabel atau
grafik, hal ini penting bagi kinerja sistem
informasi, terutama bagi sistem
informasi organisasi, seperti sistem
infoemasi manajemen

oMcLead menyatakan sistem merupakan


sekelompok elemen yang terintegrasi
dengan maksud yang sama untuk
mencapai suatu tujuan.
oInformasi merupakan data yang telah
diproses, atau data yang memiliki arti.
Sumber informasi adalah data, sedangkan data merupakan
bentuk jamak dari bentuk tunggal datum atau data-item.

Data merupakan nama yang diberikan pada berbagai fakta


dasar dan entitas seperti nama-nama dan angka-angka.

Menurut Azhar Susanto tahap-tahap dalam pengolahan data


menjadi informasi mencakup : (1) Pengumpulan Data ; (2)
Masaukan; (3) Pengolahan Data; (4) Hasil; (5) Penyimpanan
Data; (6) Distribusi
SISTEM INFORMASI SDM

Human Resources Information System (HRIS)


dikenal dengan nama Sistem Informasi SDM, atau
lebih khusus disebut dengan Sistem Informasi
Manajemen Kepegawaian (SIMPEG), berkenaan
dengan merancang format-format data
kepegawaian dan mengatur sistem pengumpulan,
pengolahan, penyimpanan dan pelaporan
informasikepegawaian yang terdiri dari data
jabatan, pendidikan, penghargaan, pendidikan
dan latihan, keluarga, kehadiran dll sehingga
dapat dikelola informasi tentang pengembangan
kariernya, kesejahteraan, serta pemberhentian
atau kepensiunannya.
Istilah lebih populer dalam dunia akademik
adalah Sistem Informasi Sumber Daya
Manusia (SISDM), atau bisa juga
menggunakan istilah sistem informasi
karyawan, sistem imformasi personalia.

Menurut Veithzal Rivai. SISDM merupakan


prosedur sistematik untuk pengumpulan,
menyimpan, mempertahankan, menarik,
memvalidasi data yang dibutuhkan oleh
sebuah perusahaan untuk meningkatkan
keputusan SDM.
SISDM mempunyai kemampuan untuk mendapatkan
informasi yang dibutuhkan atau pilihan banyak orang yang
lebih berhubungan dengan aktivitas perencanaan SDM
baru.
Pilihan sistem impresif yang meliputi termasuk
sentralisasi, desentralisasi, segmentasi dan komprehensif

Hani Handoko mengemukakan bahwa SISDM merupakan


prosedur sistematik pengumpulan, penyimpanan,
pemeliharaan, perolehan kembali, dan validasi berbagai
data tertentu yang dibutuhkan oleh suatu organisasi
tentang SDM-nya, kegiatan-kegiatan personalia dan
karaktaeristik-karakteristik satuan kerja.
SISDM memberikan sarana pengumpulan, peringkasan,
dan penganalisisan data yang berhubungan erat dengan
manajemen SDM dan perencanaan pegawai.

RUANG LINGKUP PROSES SISDM


Menurut Sadili Samsudin dalam SISDM terdapat suatu
bentuk model data, yang pada dasarnya mencakup
proses-proses yang berhubunhan dengan hal berikut:
1. Perencanaan SDM : suatu proses analisis dan
simulasi kebutuhan SDM sesuai dengan data
rekapitulasi kekuatan SDM yang dimiliki oleh
organisasi, dikaitkan dengan rencana pengembangan
aktivitas departemen masa mendatang. :
2. Administrasi Personalia : proses yang paling dasar dalam
pengumpulan informasi yang berhubungan dengan sistem
kepegawaian. Termasuk di dalamnya proses perekaman data
untuk kepegawaian seperti : biodata pegawai, sejarah
kepangkatan, sejarah jabatan, sejarah pendidikan formal,
sejarah pendidikan penjejanjangan, sejarah pendidikan
substansial.

3. Kompensasi dan Benefit, ruang lingkup proses yang termasuk


dalam kompensasi dan benefit adalah sbb:
a. Proses penentuan gaji dan transaksinya, yang termasuk
dalam hal ini adalah proses penggunaan merit payment
dalam hal penentuan gaji dan juga pendapatan lain yang
berhubungan dengan penghasilan seperti lembur, uang
makan, uang perumahan, insentif daerah terpencil,
supervisor dan sejenisnya.
b. Proses pemberian fasilitas yang berhubungan dengan
kebutuhan di luar ruang lingkup kerja dan bertujuan
untuk memberikan jaminan rasa aman selama
bekerja di perusahaan, seperti fasilitas medikal dan
tabungan pensiun.

4. Evaluasi Kinerja Personel. Sistem penilaian yang baik


dalam menilai kinerja personel adalah pengkajian dan
umpan balik. Diharapkan dengan adanya sistem
kepegawaian, dapat diperoleh suatu sistem evaluasi
yang lebih objektif, yang mengacu pada fakta-fakta
yang telah ditentukan sebelumnya.
5. Pendidikan dan Pelatihan : pendidikan adalah salah
satu keberhasilan personel dalam menunjang strategi
departemen di unit organisasinya. Adapun proses yang
termasuk dalam sistem kepegawaian adalah :
a. Perencanaan jadwal pendidikan, yang berhubungan
dengan pendidikan yang akan diselenggarakan oleh
organisasi
b. Perencanaan kebutuhan pendidikan yang berhubungan
dengan rencana pendidikan yang akan diikuti oleh
personel yang berhubungan dengan tugas dan
tanggung jawabnya.
c. Realisasi pendidikan yang bertujuan mencatat
infoermasi yang berhubungan dengan kesetraan
personel pada pendidikan yang diikutinya. Umumnya
yang termasuk dalam hal ini adalah pendidikan kategori
non formal.
6. Pemutusan Hubungan Kerja atau Pensiun :
diperlukan sebuah proses yang bertujuan
untuk menangani hal-hal yang berhubungan
dengan selesainya masa kerja personel, baik
secara nonformal ataupun karena hal lainnya.
Sistem menangani penyimpanan informasi
dari seluruh personel yang pernah bekerja
pada perusahaan, sehubungan dengan
kewajiban dan juga hak-hak yang harus
dikeluarkan oleh perusahaan, seperti uang
pensiun, pesangon, dsb.
KOMPONEN SISTEM INFORMASI SDM
Menurut Veithzal Rivai ada 3 komponen fungsional
utama dalam setiap Sistem Informasi SDM ialah :
a. Fungsi Masukan : memasukkan informasi pegawai ke
dalam SISDM. Informasi dapat diketik, dibaca secra
digital, atau dipindah (scanned) dari dokumen-
dokumen, dimasukkan ke dalam sistem dari komputer-
komputer lainnya, atau diambil dari mesin-mesin
lainnya.
b. Fungsi Pemeliharaan Data : setelah data dimasukkan
ke dalam sistem informasi, fungsi pemeliharaan data
(data maintenance function) akan memperbarui dan
menambahkan data baru ke dalam data yang ada.
c. Fungsi Keluaran : fungsi yang paling terlihat jelas
dari sebuah SISDM adalah keluaran yang dihasilkan.
Untuk menghasilkan /keluaran yang bernilai bagi
pemakai-pemakai komputer SISDM harus
memproses keluaran tsb, membuat kalkulasi-
kalkulasi yang diperlukan, setelah itu
memformatpresentasinya dalam cara yang dapat
dimengerti oleh pegawai.

Ada 6 kelompok output yang dapat dihasilkan dari


sistem informasi sumber daya manusia (lihat gambar
komponen-komponen Sistem Informasi SDM)
INPUT SDM OUTPUT SDM
Informasi
perencanaan
Data eksternal tenaga kerja
SDM
Informasi
pengolahan
tenaga kerja
Informasi
MODEL rekrutmen
Data Internal SDM
SDM Informasi
kompensasi
Informasi
benefit
Sistem infromasi
Akuntansi
Informasi
lingkungan
kerja

BASIS DATA SDM


a. Informasi Perencanaan tenaga Kerja : merupakan informasi
yang dibutuhkan oleh manajer atas untuk merencanakan
kebutuhan tenaga kerja dalam jangka pendek dan jangka
panjang. Infromasi ini meliputi informasi untuk nalisis
perputaran tenaga kerja (turnover), anggaran biaya tenaga
kerja dan perencanaan tenaga kerja itu sendiri

b. Informasi pengelolaan tenaga kerja : merupakan informasi


yang dibutuhkan untuk mengelola sumber daya manusia di
dalam organisasi. Infromasi-informasi ini meliputi informasi
pelatihan, penilaian atau evluasi kinerja, evaluai keahlian,
karier, relokasi jabatan, suksesi, kedisiplinan.

c. Infromasi rekruitmen atau tentang pengadaan tenaga kerja :


merupakan informasi yang dibutuhkan untuk pengadaan
tenaga kerja secara eksternal maupun internal. Informasi ini
diantaranya adalah infromasi pasar tenaga kerja, penjadwalan
wawancara, perekruitan dan analisis rekruitmen
d. Informasi kompensasi : meliputi infromasi tentang
penggajian dan kompensasinya yang meliputi kehadiran dan
jam kerja, perhitungan gaji dan bonus, analisis kompensasi
dan perencanaan kompensasi.

e. Informasi benefit : meliputi benefit yang diterima oleh


pegawai. Benefit berbeda dengan kompensasi. Kompensasi
lebih ke intensif yang dihubungkan dengan kinerja pegawai
sedangkan benefit lebih ke manfaat tambahan yang
diterima karyawan seperti dana pensiun.

f. Informasi lingkungan kerja : berhubungan dengan keluhan-


keluhan, kecelakaan selama kerja, kesehatan karyawan dan
lingkungan kerjanya.
Informasi-informasi tsb dibutuhkan oleh ketiga tingkatan
manajemen sbb :
a. Tingkat I : Perencanaan tenaga kerja; Perencanaan
suksesi; Perencanaan Pelatihan;
Perencanaan penilaian kinerja;
Perencanaan kompensasi; dan
Perencanaan benefit
b. Tingkat II : Analisis biaya tenaga kerja; Analisis anggaran
tenaga kerja; Analisis perputaran tenaga kerja;
Analisis efektifitas pelatihan; Analisis kecocokan
karier; Analisis kompensasi; Analisis perekruten;
dan Statistik penggajian
c. Tingkat III : Pelatihan dan Pengembangan
Administrasi
Informasi Sistem Informasi SDM untuk Ketiga Level Manajemen

SISTEM PERENCANAAN SDM


1. Perencanaan tenaga kerja 4. Perencanaan penilaian kinerja
2. Perencanaan suksesi 5. Perencanaan kompensasi
3. Perencanaan Pelatihan 6. Perencanaan benefit

SISTEM KONTROL SDM


1. Analisis biaya tenaga kerja 5. Analisis kecocokan karier
2. Analisis anggaran tenaga kerja 6. Analisis kompensasi
3. Analisis perputaran tenaga kerja 7. Analisis perekrutan
4. Analisis efektivitas pelatihan 8. Statistik penggajian

STAFFING PELATIHAN ADMINISTRASI


PENGEMBANGAN
1. Perekrutan 1. Pelatihan 1.Penggajian
2. Penjadwalan wawancara 2. Evaluasi keahlian 2.Perhitungan bonus
3. Informasi pasar tenaga kerja 3. Evaluasi kinerja 3.Perhitungan benefit
4.Kehadiran jam kerja
5.Kecelakaan dan kesehatan
lingkungan kerja
6. Kegiatan karyawan
Gordon B Davis mengemukakan komponen sistem
informasi SDM antara lain :
a) Perangkat keras komputer
b) Perangkat lunak yang meliputi : sistem dan terapan
umum serta program aplikasi;
c) Data base (data yang tersimpan dalam media
penyimpanan komputer);
d) Prosedur ; dan Petugas pengoperasian.

Dalam bentuk yang lebih rinci, mengemukakan


komponen sistem informasi kepegawaian secara
lengkap dengan keterangan sbb :
KOMPONEN SIM PENJELASAN
Perangkat Keras Perangkat keras bagi suatu SIM terdiri dari masukan/keluaran, unit
penyimpan file, peralatan penyiapan data dan terminal masukan.
Perangkat Lunak Perangkat lunak dapat dibagi dalam tiga jenis utama :
a. Sistem perangkat lunak umum, seperti sistem pengoperasian dan
manajemen data yang memungkinkan pengoperasian sistem
komputer
b. Aplikasi perangkat lunak umum, seperti model analisis dan
keputusan,
c. Aplikasi perangkat lunak umum, seperti model analisis dan
keputusan,
d. Aplikasi perangkat lunak yang terdiri dari program yang secara
spesifik dibuat untuk setiap aplikasi
File File yang berisikan program dan data dibuktikan dengan adanya media
penyimpanan fisik yang disimpan di perpustakaan file. File juga
meliputi keluaran tercetak dalam catatan lain atas kertas, mikro film
dsb.

Prosedur Prosedur merupakan komponen fisik, bentuk fisik seperti buku


panduan dan istruksi. Tiga jenis prosedur yang dibutuhkan, yaitu : a.
Instruksi untuk pemakai; b. Instruksi untuk penyiapan masukan; c.
Instruksi pengoperasian untuk karyawan pusat komputer

Personalia Operator komputer, analisa sistem, pembuat program, personalia


Pengoperasian penyiapan data, pimpinan sistem informasi
Komponen Sistem Informasi SDM terdiri dari :
a. Fungsi masukan atau input, yaitu memasukkan
informasi mengenai pegawai ke dalam Sistem Infromasi
SDM
b. Fungsi pengolahan atau proses, yaitu memperbarui dan
menambahkan data ke dalam basis data yang ada
c. Fungsi keluaran atau output

SUMBER SISTEM INFROMASI SDM


Dalam membentuk sistem informasi yang komprehensif,
informasi haruslah diperoleh dari berbagai sumber
seperti yang dikemukakan oleh Rivai sbb :
1. Borang lamaran. Setiap perusahaan menggunakan borang
lamaran sebagai bagian dari proses pengankatan pegawai
2. Evaluasi-evaluasi kinerja
3. Maklumat perubahan personalia: beberapa perusahaan
telah menciptakan borang yang sederhana yang disebut
maklumat karyawan (employee change notice) yakni penyelia
diminta melengkapi dan mengirimkannya ke bagian SDM.
4. Tindakan-tindakan indisipliner
5. Data daftar gaji

MANFAAT SISTEM INFORMASI SDM


VEITHZAL RIVAI mengemukakan sembilan manfaat khusus
dari sistem infromasi SDM yang meliputi :
1. Memeriksa kapabilitas-kapabilitas karyawan saat ini guna
mengisi kekosongan-kekosongan yang diproyeksikan di dalam
perusahaan.
2. Menyoroti posisi-posisi yang para pemegang jabatannya
diperkirakan akan dipromosikan, akan dipensiun atau akan
diberhentikan
3. Menggambarkan pekerjaan-pekerjaan yang spesifik atau
kelas-kelas pekerjaan yang mempunyai tingkat perputaran,
pemecatan, ketidak hadiran, kinerja, dan masalah yang tinggi
melebihi kadar normal.
4. Mempelajari komposisi usia, suku jenis kelamin dari berbagai
pekerjaan dan kelas pekerjaan guna memastikan apakah
semua itu sesuai dengan ketentuan yang berlaku
5. Mengantisipasi kebutuhan-kebutuhan rekrutmen, seleksi,
pelatihan dan pengembangan dalam rangka memastikan
penempatan yang tepat waktu karyawan-karyawan bermutu
ke dalam lowongan-lowongan pekerjaan
6. Perencanaan SDM untuk mengantisipasi pergantian-
pergantian dan promosi
7. Laporan-laporan kompensasi untuk memperoleh informasi
menyangkut seberapa besar setiap karyawan dibayar, biaya-
biaya kompensasi keseluruhan, dan biaya-biaya finansial dari
setiap kenaikan-kenaikan gaji dan perubahan-perubahan
kompensasi.

8. Riset SDM untuk melaksanakan penelitian dalam


permasalahan, seperti perputaran karyawan dan
ketidakhadiran atau menemukan tempat yang paling
produktif guna mencapai calon-calon baru

9. Penilaian kebutuhan pelatihan-pelatihan untuk menganalisis


kinerja individu dan menentukan karyawan-karyawan mana
yang memerlukan pelatihan lebih lanjut.
SISTEM INFORMASI SDM DAN AKTIVITAS
KEPEGAWAIAN
Sistem informasi SDM yang memiliki semua karakteristik yang
dikehendaki pada umumnya seperti tepat waktu, akurat,
ringkas, relevan dan lengkap, maka akan memudahkan dan
terjamin akurasinya bagi perusahaan atau organisasi dan
departemen SDM itu sendiri dalam segala aktivitas atau
kegiatan kepegawaian, termasuk di dalamnya adalah dalam
melakukan penilaian kinerja pegawai.
Gambaran perspektif sistem informasi SDM dengan segala
aktivitas kepegawaian sbb :
1. Didapatnya melalui Perekrutan; seleksi; penempatan;
peramalan; perencanaan SDM; perencanaan karier; dll
2. Pemeliharaan melalui pemberian kompensasi; ganti
rugi; keuntungan; pelatihan; keselamatan; dan
hubungan pekerja

3. Pemanfaatan melalui penempatan; pembinaan


manajemen; ketrampilan menginventarisasi;
penilaian kinerja; dan standar prestasi

4. Evaluasi melalui Riset personal; analisis ekonomi;


analisis SDM; penilaian potensi dan Audit SDM
PERSPEKTIF SISTEM INFORMASI SDM DENGAN AKTIVITAS
KEPEGAWAIAN

Didapatnya : Pemeliharaan :
Perekrutan * Kompensasi
Seleksi * Ganti Rugi
Penempatan * Keuntungan
Peramalan * Pelatihan
Perencanaan SDM * Keselamatan dan
Perencanaan karier kesehatan
Dll SISDM * Hubungan pekerja

Pemanfaatan Evaluasi
Penempatan * Riset personal
Pembinaan manajemen * Analisis ekonomi
Ketrampilan meningventarisasi * Analisis SDM
Penilaian kinerja * Penilian potensi
Standar prestasi * Audit SDM
DUKUNGAN YANG DIBERIKAN OLEH SISTEM INFORMASI SDM

PENEMPATAN PELATIHAN DAN KOMPENSASI


KARYAWAN PENGEMBANGAN ADMINISTRASI
TINGKAT Perencanaan tenaga Rencana Beban kontrak
STRATEGIS kerja pelaksanaan Rencana gaji
Rencana
penilaian kinerja
TINGKAT Analisa beban tenaga Efektivitas Analisa
TAKTIS kerja dan anggaran pelatihan efektivitas
Analisa turn over Kesesuaian kompensasi dan
dengan kebutuhan benefit
jenjang karier
TINGKAT Penerimaan Penilaian Pengendalian
OPERASIONAL karyawan keahlian gaji
Rencana atau jadwal Penilaian kinerja Administrasi
kerja benefit
MODEL MERANCANG SISTEM INFORMASI SDM

MASUKAN TRANFORMASIONAL KELUARAN


DATA KARYAWAN TEKNIK-TEKNIK PENGANGKATAN
1. Biografi 1. Analisis present value 1. Efektivitas Perekrutan
2. Keahlian-keahlian 2. Tes statistik 2. Penyaringan para
dan minat 3. Analisis regresi pelamar
3. Karakter dan Minat 4. Linear programming 3. Daya saing gaji
4. Riwayat Pekerjaan 5. Dinamic programming 4. Strategi pelatihan
5. Data penilaian kinerja 6. Simulasi yang efektif
6. Data edukasional 7. Waiting Line Theory Seleksi dan Penempatan
7. Informasi wawancara 8. Analisis markav 1. Efektivitas Perekrutan
8. Data pelatihan dan 9. Teori permainan 2. Mencocokan karyawan
10. Statistik Bayestian Pelatihan dan
Pengembangan
11. Hubungan fungsional 1. Menentukan siapa yang
perilaku membutuhkan
2. Menyesuaikan dengan
Kebutuhan Karyawan
Evaluasi
1. Penentuan struktur gaji
2. Penilian kinerja
Persyaratan-persyaratan 3. Evaluasi Penilaian
pekerjaan 4. Jumlah kenaikan merit untuk
setiap karyawan
Lain-lain
Anggaran, ramalan 1. Bagian organisasi
penjualan dan data biaya 2. Cek-cek gaji
3. Informasi perencanaan SDM
Pemutakhiran 4. Perubahan struktural
Gaya kepemimpinan Program secara 5. Kebijakan personalisa
para penyelia berkala

Variabel-variabel file
struktural

Perubahan-perubahan dibuat dalam minat