REDACCIN DE

DOCUMENTOS
ADMINISTRATIVOS
INTERNOS

Ms. Liliana Alicia Paz Ramos

EL ACTA
Documentos internos
 1. Concepto
Es un documento que contiene el testimonio
de las acciones ms importantes que han
acontecido en la realizacin formal de
determinados actos administrativos, por
ejemplo, de lo que ha pasado en una sesin
o en una visita de inspeccin.
Es un documento probatorio de hechos que
han sucedido en la realidad y que sirven de
base o sustento para nuevas acciones
2. Clases
2.1. Acta de trabajo
Conocemos con este nombre a las diferentes
actas que se elaboran con el fin de dejar
constancia de actos o hechos de Inters,
ocurridos en el cumplimiento de nuestras
obligaciones cotidianas en nuestro centro
laboral.
Las actas de trabajo se redactan en el mismo
lugar y en la misma fecha y hora de los
acontecimientos.
2.1.1 SOLICITUD DE COPIAS DE
ACTAS DE TRABAJO:
Los servidores que han intervenido en los
actos que constan en !as actas de trabajo,
pueden solicitar copia simple da las
mismas; de igual manara, quienes prueben
tener legtimo inters, podrn solicitar
copia certificada de tales actas.
2.1.2 IMPUGNACIN DE
ACTAS DE TRABAJO:
Slo podrn impugnarla s hubiesen dejado
constancia en el acta de su disconformidad. De
ser declarado fundado el recurso, se anulara lo
actuado y se dispondr una segunda y ltima
diligencia, conservando validez plena los puntos
no observados del acta. En caso contrario, de
ser declarado Infundado el recurso de
impugnacin, la autoridad respectiva aplicar
una multa al impugnador.
2.1.3 PARTES:
PARTES:
Partes obligatorias:
a) Ttulo (tipifica el acta)
b) Texto
c) firma y posfirma de los que intervienen.
d) Con copia
e) pie de pgina
 MINISTERIO DE TRANSPORTES
Y COMUNICACIONES
1) ACTA DE EXTERMINIO DE PLACAS DE RODAJE

2) En la ciudad de Trujillo, en la playa de Huanchaco a las once de la maana del da catorce de mayo de mil
novecientos se reunieron el Ing. Hugo Salas Pino, Jefe de la Oficinal Regional de Transporte Terrestre de La
Libertad, y el seor Edgar Luna Loza, Jefe de la Seccin de Registro de Propiedad Vehicular, con el objeto de
arrojar al mar las placas de rodaje antiguas que se hallaban en el almacn de la referida oficina.
El arrojo de las placas se realizo de manera normal, de conformidad con las formalidades de ley impartidas
mediante la RM N 198-96-TC/DG, del 24 de abril de 1996
La relacin de las placas de rodaje exterminadas se acompaa a la presente...
No existiendo ninguna observacin que anotar, firmamos esta acta, en original y tres copias....
3) Ing. Hugo Salas Pino Edgar Luna Loza
Jefe de la oficina Regional de TT Jefe de la seccin de registro
de La Libertad. de propiedad vehicular.

ANEXO: nomina de las placas de rodaje exterminadas.

4) c.c.:
unidad de administracion
sec. de reg. de prop. vehicular
archivo.
5) gtd.
2.1.4 REDACCIN DEL
TEXTO:
A) Introduccin, seala el lugar, la fecha y la hora de la elaboracin del
acta, identifica a las personas que intervienen y especifica la actividad o el
hecho que motiva el acta.
B) Exposicin, menciona los acontecimientos mas importantes que han
sucedido o solo se refiere a los resultados de la accin ejecutada. Aqu
tambin se puede dejar constancia de alguna observacin, punto de vista u
opinin que podra formular alguien que esta interviniendo y lo ha
solicitado.
C) Formula de aceptacin, expresa la conformidad de los que
intervienen con el contenido del acta. Su empleo no es obligatorio.

En esta parte o en la introduccin se deja constancia del nmero de copias

con el que se suscribe el original del documento.
 ACTA DE DECOMISO
En el mercado central de Pucallpa, en la cuadra tres de la Av. Circunvalacin, a los 15 das del mes de mayo de
1997, dirigido por el Ing. Teodoro Arellano Gmez, director municipal de comercializacin de la
municipalidad provincial de Pucallpa, con el apoyo de la polica municipal, se procedi a decomisar carne
a) para consumo humano de dudosa procedencia y que sin contar con el respectivo certificado sanitario y en
estado de descomposicin, era vendida en la calle, expuesta a la contaminacin. Se logro decomisar la
siguiente cantidad de este producto alimenticio.---------------------------------------------------------
50 kilos de carne de ganado bovino;-------------------------------------------
56 kilos de carne de ganado ovino;---------------------------------------------
b) 87 kilos de carne de ganado porcino;------------------------------------------
34 kilos de carne de ganado charapa;-----------------------------------------
Toda la carne ha sido trasladada al paraje de cusipampa para su incineracin inmediata.
Se adjunta la nmina de las personas que vendan este producto, con la especificacin de la cantidad y especie
de carne decomisada a cada una, para los fines de ley.
c) Sin observacin que hacer constatar, firmamos este documento en seal de conformidad y aceptacin, en
original y tres copias.------------------------

ing. TEODORO ARELLANO GMEZ HUMBERTO SOLER PARIONA

Director municipal de comercializacin Jefe de polica nacional
c.c.:
Oficina de control de la municipalidad
Jefatura de la polica municipal
Archivo
grf.
2.2 ACTA DE SESIN
Es un documento en el que consta el testimonio de los
hechos ms importantes que han sucedido en la sesin
de un rgano deliberante.
Se denomina sesin a la reunin formal de un grupo
de personas, que se convoca a cita, instala y funciona
teniendo en cuenta determinadas leyes, estatutos o
normas establecidas en cada entidad sea publica o
privada. Y se conoce como rgano deliberante a aquel
grupo de personas que tiene la potestad legal de reunirse,
deliberar y tomar acuerdos sobre asuntos relacionados
con sus atribuciones o funciones.
2.2.1 EL ACTA DEBE REDACTARSE
DIRECTAMENTE EN EL LIBRO DE ACTAS

El acta de una sesin debe ser redactada por el

secretario o por quien hace sus veces
directamente en el libro de actas, en la misma
sesin, para que sea aprobada al trmino de
ella. Slo en forma excepcional, podr ser
redactada en borrador para ser pasada luego al
libro en un plazo no mayor de 10 das; en este
caso el acta ser aprobada por una comisin
especial por delegacin de facultades.
2.2.2 EL QURUM DE LAS
SESIONES
El qurum de ley necesario para este fin lo
constituye la presencia de ms de la mitad
de los miembros que conforman legalmente
el rgano deliberante. Por lo tanto, el
qurum mnimo esta constituido por la
concurrencia de la mitad ms uno de tales
miembros. Por ejemplo, si un rgano asta
integrado por 20 miembros, su qurum
mnimo lo constituirn 11 personas.
2.2.3 ADOPCIN DE
ACUERDOS
Los acuerdos en las sesiones se adoptan por
votacin. Por ms que existiera opinin
favorable unnime con relacin a una
propuesta, se debe de votar, por la formalidad
que exigen las leyes. Los acuerdos se adoptan
por el voto conforme de la mayora absoluta
de los presentes en la sesin; es decir, por el
voto de ms de la mitad de los miembros
asistentes.
2.2.4 VOTO DIRIMENTE
Cuando en una votacin ordinaria o
nominal se ha producido igualdad de votos a
favor de dos o ms propuestas, y en el
estatuto o norma interna no se ha previsto
cmo resolver el empate, ste deber
resolverse mediante el "voto dirimente" del
presidente.
2.2.5 SALVAMENTO DEL VOTO
Los miembros de los rganos deliberantes
son solidariamente responsables de los
acuerdos que adoptan en las sesiones. Pero
estarn exentos (te responsabilidad
administrativa y penal quienes "salven su
voto", inmediatamente despus de haberse
producido el acuerdo que a juicio de ellos es
contrario a la ley o ajas normas internas
establecidas.
2.2.6 RECONSIDERACIN
DE ACUERDOS
En algunas instituciones del Sector Publico, se acostumbra
solicitar la reconsideracin de acuerdos en cuanto han sido
tomados o en la prxima sesin, cuando todava no han
sido publicados o no se han notificado formalmente a !as
partes interesadas.
Para que un acuerdo sea reconsiderado s requiere el voto
conforme de por lo menos los 2/3 de los miembros
presentes en la sesin a favor de ella.
 2.2.7 IMPUGNACIN DE
ACUERDOS
Los acuerdos de los rganos de gobierno de
las entidades privadas considerados contrarios
a la ley o a sus normas, internas, o que pueden
daar gravemente sus intereses, podrn ser
impugnados judicialmente. En cambio, en las
instituciones del Sector Pblico, esta
impugnacin tiene lugar primero a nivel de
instancias administrativas, cuando, los
acuerdos han sido publicados
mediante resolucin.
2.3 ESTACIONES O
MOMENTOS DE LA SESIN

El acta de una sesin se redacta teniendo en

cuenta las estaciones que comprende la sesin
en su desarrollo
2.3.1 CONTROL DE
ASISTENCIA
Llegada la hora para la cual ha sido
convocada o citada la sesin, quien ejerce la
presidencia ordena al secretario a pasar lista
para determinar si se cuenta o no con el
qurum necesario para dar inicio a la sesin.
 2.3.2 DESPACHO
El presidente ordena al secretario a leer o lee
el mismo la correspondencia recibida y
enviada en el periodo comprendido entre la
ultima sesin y aquella que se esta realizando.
2.3.3 INFORMES
Los informes se proporcionan en el siguiente
orden: primero informa el que dirige la sesin;
luego, los miembros con cargo directivo:
posteriormente, los presidentes o responsables
de comisiones; y, por ultimo, los dems
miembros.
2.3.4 LECTURA DE LA
AGENDA

El presidente lee la agenda de la sesin, la

misma que se hizo conocer por medio de la
convocatoria o citacin correspondiente.
La agenda se debate en "orden del da".
2.3.5 PEDIDOS
En esta etapa, los miembros que deseen que
en la sesin se traten asimismo otros temas
no considerados en la agenda, tienen la
oportunidad de proponerlos. Estas
propuestas reciben el nombre de "pedidos".
2.3.6 ORDEN DEL DIA
El orden que se toma en cuenta en el debate
de cada punto de la agenda es el siguiente:
A) presentacin o exposicin del tema
B) debate intercambio de opiniones sobre
el tema
C)adopcin de acuerdo.
2.3.7 TRATAMIENTO DE
PEDIDOS
Agotado el tratamiento de todos los puntos
de la agenda y de los documentos e informes
que lo hubieren requerido, el presidente
invita a los autores de, los "pedidos" a
fundamentarlos.
2.3.8 APROBACIN DEL
ACTA
La aprobacin del acta es un requisito
imprescindible para que adquiera fuerza
legal. Y es una formalidad que slo requiere
que el acta sea leda en voz alta y que se vote
su aprobacion el acta, se da por levantada la
sesin.
PARTES DEL
ACTA DE
SESIN
 TTULO
ACTA DE SESIN DEL 15 DE MARZO DE 2010

ACTA DE SESIN DEL 15-03-10

ACTA DE SESIN N 011-10- DALL DE FECHA 15-03-10

 Introduccin
Frmula de apertura.
Lugar, fecha, hora, nombres y apellidos de
presidente y secretario.

En la ciudad de Trujillo, a los 15 das del mes de Julio de 2011, a las 3:00 p.m., en
la oficina del decanato, se reunieron los siguientes miembros del Consejo de la
Facultad de Ingeniera, los Docentes ngel Hernndez Molina, Jos Luis Gonzlez
Snchez, Jackson Buchelli Perales y Daniel Rodrguez Salvatierra y los alumnos
Gerson Moreno Prez y Freddy Mantilla Tello, representantes del tercio estudiantil,
bajo la presidencia del primero de los nombrados, en su calidad de Decano y
actuando como secretario el docente Hermes Sifuentes.
 Texto
Las actas Consideran: Los
asuntos de la
tradicionales
sesin, la forma y
hacan un relato el resultado de las
minucioso de votaciones y los
todo lo que acuerdos adoptados.
acontece en la
sesin.
ACUERDO N 187-10: CONCEDER licencia sin
goce de haber al seor

ACUERDO N 187-10: CONCDASE licencia sin

goce de haber al seor
Cierre del Acta
Frmula Hecha.
Indicador del trmino de la sesin.

No habiendo ms asuntos que tratar y siendo

las 6:00 p.m. se dio por levantada la sesin.
Firmas
Las actas una vez aprobadas deben ser
firmadas por todos los asistentes, por slo
el presidente y el secretario, o por una
comisin elegida para tal fin.
REDACCIN DEL
ACTA
DE
SESIN
ORDINARIA
QU ES UNA SESIN
ORDINARIA?
Aquella que se realiza en forma
obligatoria, en cada fecha o perodo
fijado en las normas internas de cada
institucin, pudiendo ser: cada semana,
cada 15 das, cada mes o cada 6 meses.
Mometos:
Control de Asistencia.
Despacho.
Informes.
Lectura de Agenda.
Pedidos.
Aprobacin del Acta.
REDACCIN DEL
ACTA
DE
SESIN
EXTRAORDINARIA
Qu es una sesin
EXTRAordinaria?
 Aquella que se lleva a cabo en cualquier
fecha del ao, a iniciativa del que dirige el
rgano deliberante o a pedido escrito de un
nmero determinado de sus miembros ,
cuando consideran que es necesario o
urgente para la marcha normal o los
intereses de la institucin u rgano
respectivo.
Momentos:

Control de Asistencia.
Lectura de Agenda.
Orden del da.
Aprobacin del Acta.
OPORTUNIDAD
DE
APROBACIN
DEL ACTA DE
SESIN
 Al trmino de la Sesin
No hay ms asunto que tratar.
El acta es leda en voz alta.
Votacin.
Mitad + uno APROBADA.
Firmar.
 En un Plazo de 10 das
Se faculta el deber de su aprobacin a una
comisin especial, nombrada en la sesin.
Bajo responsabilidad administrativa y
legal.
La disconformidad de algn miembro
respecto al acta se har saber mediante
carta.
En tiempos pasados, la aprobacin del acta de una sesin se
realizaba en la siguiente sesin, que a veces no se llevaba a
cabo por mucho tiempo. Mas en la actualidad, al haberse
aprobado la ley que faculta al acta de fuerza legal a partir de
su aprobacin, se necesita que est cuanto antes para
ejecutar sus acuerdos sin observaciones que podran
generarse.
EN TIEMPOS MODERNOS, LO QUE MS CONVIENE A LAS
EMPRESAS ES LA APROBACIN INMEDIATA DE TODAS SUS
ACTAS.
 ACTA DE
CONSTITUCIN DE UNA
EMPRESA
EMPRESA = SOCIEDAD

Personas Jurdicas + Persona Naturales

Persona
Jurdica

EMPRESA

Persona
Natural
1. El lugar, da, mes y ao, as como la hora y el
domicilio donde se renen los que van a
constituir la sociedad.

2. La relacin de los que se renen:

Si son personas naturales: sus nombres y
apellidos, nacionalidad, identificacin, estado
civil (si son casados, con los nombres y apellidos
de sus cnyuges) y ocupacin;
Si son personas jurdicas: sus denominaciones o
razn social y los nombres y apellido de quienes
las representan;
3. El tipo de sociedad que se constituye;

4. Su denominacin o razn social;

5. El fin u objeto social de la sociedad; y

6. La eleccin de su primer gerente, presidente

de directorio o de sus primeros
representantes legales.
 ACTA DE
CONSTITUCIN DE UNA
ASOCIACIN
ASOCIACIN = SOCIEDAD
1. El lugar, da, mes y ao, as como la hora y el
domicilio donde se renen los que van a
constituir la asociacin.

2. La nmina de los que se renen:

Si son personas naturales: sus nombres y
apellidos, nacionalidad, documento de
identificacin y domicilio;
Si son personas jurdicas: sus denominaciones o
razn social y los nombres y apellido de quienes
las representan;
3. La denominacin de la asociacin que se
constituye;

4. Sus fines; y

5. La eleccin del primer consejo directivo

de la asociacin.
MEMORANDO

Documentos administrativos internos

 A)Definicin:

Es una comunicacin breve, de carcter

interno, muy usada en oficinas pblicas y
privadas, mediante el cual se transmite un
mensaje, se hace notificaciones o breves
informes, que se requieren poco espacio.
Generalmente, se escribe en formularios
impresos de media hoja de papel oficio.
Quin tiene la faculta de realizar un
memorando?

La tienen todos los servidores o miembros

de una institucin o empresa, sin
distincin alguna.
B)Partes
Obligatorias: Complementarias:
lugar y fecha
cdigo membrete
nombre del ao
destinatario destinator (persona que enva el
asunto documento)
referencia
texto
sello (obligado para los que lo tienen)
antefirma anexo.
firma y posfirma
"con copia"
pie de pgina
 PARTES OBLIGATORIAS DEL MEMORANDO
1) Chosica, 02 julio de 2009
2)MEMORANDO N 117-09-DIR.

3)Seor : Prof. VICENTE VARGAS PALOMINO

Subdirector

4)Asunto : Remisin nmina alumnos matriculados

5)Agradecer a Ud. tenga a bien remitir inmediatamente a esta Direccin la nmina

de alumnos matriculados en el plantel durante el presente ao escolar, para su
envo urgente a la USE 10, bajo responsabilidad.

6)Atentamente,

7)Prof. JUAN SOTO ESCOBAR

Director
8)c.c. Archivo
9)JSE/rag
C) Redaccin del texto:
Frmula de apertura:
"Srvase comunicar a esta Direccin el record de
asistencia del Sr. Alain Tapia Aguilar,
correspondiente a la semana que acaba de
fenecer".
Exposicin:
Que desarrolla el asunto que motiva el
memorando en forma breve, precisa y directa, sin
eufemismos ni rodeos.
 IMPORTANTE!!!!

El texto del memorando no tiene

"prrafo de cierre".
D) Clases

1) Memorando simple:
- USOS
Se utiliza para comenzar disposiciones;
remitir, pedir o transcribir documentos;
dar a conocer la realizacin de actividades
o la ejecucin de tareas y, en general, para
informar asuntos diversos de trabajo a un
solo destinatario.
Caractersticas:

Comparte las mismas caractersticas con el

oficio simple, pero con la diferencia que
en el cdigo lleve la palabra "memorando"
como nombre del documento.
Estructuracin segn formatos:

Los formatos ms empleados para

redactar memorandos son cuatro, los que
se diferencian por la manera peculiar que
tienen de ofrecer las partes del
encabezamiento.
 MEMORANDO EN FORMATO A

(*) Cuzco, 16 de julio de 2009

MEMORANDO N102-09-DR
(**) Seor : Ing. WILMER CAMPOS ARROYO
Jefe Unidad de Abastecimiento
Asunto : Rendicin de cuenta

Comunico a Ud. que el da de hoy esta direccin ha recepcionado un tlex de la Sede Central
(Lima) por el que la Direccin General de Administracin le solicita la urgente rendicin de
cuenta del anticipo que recibi el 08 del presente por la suma de TRESCIENTOS NUEVOS
SOLES (S/.300.00).
En consecuencia, tenga la gentileza de hacernos llegar dicha rendicin a la brevedad posible
en original y dos copias, para su envo a la superioridad.
Atentadamente,
Arq. KENYI KOBAYASHI RODRGUEZ
Director Regional
c.c. Archivo.
KYR/luh
 Ayacucho, 20 de julio de 2009

MEMORANDO N 234-09-TC/DR
Al : Ing. JAIME RODRGUEZ VILLALOBOS (**)
Jefe de unidad de operaciones
Asunto : Transcripcin Of.N146-09-ORTT del 17-07-09

Transcribo a Ud. el oficio del rubro del asunto que a la letra dice:
"Huancayo, 17 de julo de 2009.-OFICIO N146-09-DRTT.-Seor: Director Regional de Transporte Terrestre de
Ayacucho.-AYACUCHO.-Por intermedio del presente, tengo a bien comunicar a su despacho que el Sr. Julio
Barreto Aparcan, chofer de esta Direccin Regional, viaja a esa localidad el prximo 22 de los corrientes,
conduciendo el volquete REG 2011, color verde, para trasladar a esta el tractor Caterpillar GRM 851, por lo que
ruego a Ud. brindarle las facilidades del caso.- Atentamente, (Fdo.) Ing. VIDAL ASENCIO PARRA, Director
Regional de Transportes Terrestre de Huancayo".-----------------------------------------------------
Lo que comunico a Ud. para lo pertinente.
Atentamente,
Ing. FREDDY MANTILLA TELLO
Director Regional TT
Ayacucho
C.c.:
Administracin
Jefe de Personal
Of. De Mantenimiento
Archivo.
FMT/ljg.
 MEMORANDO EN FORMATO C
MEMORANDO N 129-09-UI

A : Soc. JUSTO MEDINA MRQUEZ

De : Jefe Unidad de Industria
Asunto : Informe "curso de mercadotecnia"
Fecha : 24 de julio de 2009 (*)

Hago de su conocimiento que, por disposicin superior, debe Ud.

proporcionar informes semanales a esta unidad acerca de su participacin
en el curso sobre Mercadotecnia", que se desarrolla en el auditorio de la
Regin Chavn.
Atentamente,
Lic. GLADIS MERINO LPEZ
Jefe Unidad
Industrial

c.c. archivo
GML/lug
 MEMORANDO EN EL FORMATO D

MEMORANDO N 142-09-7271
Al : Lic. JORDN MARTNEZ SNCHEZ
Jefe de Personal
Del : Jefe Zonal
Asunto : Encargo Jefatura
Fecha : 29 de julio de 2009

Por intermedio del presente, encargo a Ud. la Jefatura Zonal de esta oficina
por el lapso de 05 das, a partir de maana, por tener que viajar a la ciudad
de Trujillo, por disposicin del Director Regional.
Atentamente,
Arq. JUNIOR MOGOLLN SALDARRIAGA
Jefe Zonal Lambayeque
C.c. Archivo
JMS/kyf.
Observaciones:
Los memorandos en los formatos C Y D se redactan
tambin sin la lnea del destinator, es decir, sin las
lneas correspondientes a las palabras "de" y "del".
Los servidores que no ocupan cargos administrativos
elaboran los memorandos que envan mayormente
en formado D.
Estos memorandos remitidos por los que no
desempean cargos no llevan nmero ni
siglas. Por ejemplo:
 MEMORANDO EN EL FORMATO D

MEMORANDO N 142-09-7271
Al : Lic. JORDN MARTNEZ SNCHEZ
Jefe de Personal
Del : Jefe Zonal
Asunto : Encargo Jefatura
Fecha : Piura, 29 de julio de 2009

Por intermedio del presente, encargo a Ud. la Jefatura Zonal de esta oficina
por el lapso de 05 das, a partir de maana, por tener que viajar a la ciudad
de Trujillo, por disposicin del Director Regional.
Atentamente,
Arq. JUNIOR MOGOLLN SALDARRIAGA
Jefe Zonal Lambayeque
C.c. Archivo
JMS/kyf.
Memorando mltiple:
USOS:
Se usa para hacer conocer disposiciones o
cualquier otra informacin, en forma simultnea,
a varios destinarios.
CARACTERSTICAS
Tiene las mismas caractersticas que posee el
oficio mltiple con la diferencia que se emplea
memorando mltiple como nombre del
documento. En algunas entidades lo conocen
con el nombre de "memorando circular".
 MEMORANDO MLTIPLE EN FORMATO A

Lima, 18 de agosto de 2009

MEMORANDO MLTIPLE N 087-09-MA/DGA
Seor :
Asunto : Uso uniforme de las comunicaciones escritas.

Siendo norma en el Ministerio de Agricultura el uso uniforme de las

comunicaciones escritas, hago notar a Ud. que los documentos elaborados
por la Direccin Regional a su cargo, no estn siendo redactados teniendo en
cuenta las disposiciones impartidas. Motivo por el cual agradecer a Ud. tenga
a bien instruir a su personal sobre las normas proporcionadas en el manual de
instruccin N001-09-MA/DGA.
Atentamente,
Ing. MILTON MEDINA CRUZ
Director de Administracin
DISTRIBUCIN:
Direcciones Regionales (16)
Archivo.
MMC/ljv.
 MEMORANDO MLTIPLE DE FORMATO B
Tumbes, 20 de agosto de 2009
MEMORANDO MLTIPLE N 029-09-DZT
Al :
Asunto : Redaccin licencias y permisos

En vista de haber comprobado cierta demora en el cumplimiento de las

acciones encomendadas a esta Direccin, comunico a Ud. que, de hoy en
adelante, las licencias y permisos al personal se limitarn a los estrictamente
necesarios, justificados mediante documentos probatorios.
Atentamente,
Dr. SAMUEL MNDEZ NAVARRO
Director Zonal
DISTRIBUCIN:
Jefaturas (05)
Archivo
SMN/ta
 MEMORANDO MLTIPLE EN FORMATO C

MEMORANDO MLTIPLE N 109-09-MPC

A :
Asunto : Coordinacin colecta pblica
Fecha : 23 de agosto de 2009

Habindose programado una colecta pblica en pro de la reforestacin del

cerro "la picota", ruego a Ud. coordinar con el Sr. Fidel Godoy Legua la
realizacin de la mencionada actividad para el 27 del mes en curso.
Atentamente,
DANNY RODRGUEZ QUISPE
Jefe de Personal
DISTRIBUCIN:
Juan Amaya Paiva
Consuelo Cabrera Domnguez
Mara lvarez Gonzales
Fidel Godoy Legua
Archivo:

DRQ/hfs
 MEMORANDO MLTIPLE EN FORMATO D

MEMORANDO MLTIPLE N098-09-R

Del : Rector
Al :
Asunto : Prohibicin traslado documento
Fecha : 28 de agosto de 2009

Hago saber a Ud. que a partir de la fecha, queda terminalmente prohibido traslado a domicilio
cualquier documento de la institucin, por ser considerado patrimonio de la universidad, salvo
en casos debidamente justificados, previa autorizacin del jefe de dependencia respectiva.

Srvase informar la presente disposicin al personal a su cargo.

Atentamente,

Ing. OSCAR CHERO SOSA

Rector

DISTRIBUCIN:
Vicerrectorados (02)
Facultades (08)
Direcciones de escuela (13)
Jefatura de departamento (12)
Oficinas administrativas (10)
Archivo.

JEP/frt
NCR del Per S.A
Av. Wilson 1218
telf. 4287565
Lima, Per

MEMORANDO N 19
Lima, 12 de febrero de 1995
AL: Jefe de ventas de la oficina principal

Srvase apersonarse a esta oficina de gerencia, el da de maana 13 de los corrientes,

a horas 8:00 am, a fin de recoger informaciones pormenorizadas sobre la ltima
remesa de mquinas que acabamos de recibir.
Atentamente,
(Sello) Gerente general
de NCR del Per

XX/cj
C/c Gerencia Gral.
Archivo.
 MEMORANDO N 20
De a
Editorial "ARICA" Lideres "STUDIUM"
P. de la repblica 3238 Jr. Caman 939
San Isidro, Lima Lima

3 de febrero de 1995

Les comunicamos que, en el trmino de 15 das, tendremos a su disposicin los

textos escolares de autores nacionales que sern usados en el presente ao escolar,
cuya relacin acompaamos. Esperamos sus pedidos.
Atentamente,
(Sello) Director-Gerente
Qu es la circular?
La circular es un documento por el que se hace
conocer disposiciones o informacin diversa de
inters general a vario destinatarios, en forma
simultnea.
Es un documento de carcter interno. Su uso esta
ms difundido en las entidades del Sector Privado.
Se origina en los rganos administrativos del ms
alto nivel jerrquico y se dirige a los rganos
intermedios y/o a todo el personal de la
institucin. Se redacta en papel A4 o A5,
dependiendo de la extensin del texto a
transmitir, que generalmente es breve directo y
concreto.
TIPOS DE CIRCULAR
La Voluntaria: Es aquella que tiene la funcin
principal de promover productos, empresas
o personas y como ejemplo de ello son:
Ofrecer los servicios de algn negocio
Dar a conocer un nuevo producto
Enviar lista de productos y precios
Remisin de catlogos
Avisos al personal (internos)
Invitaciones, etc.
 La Obligatoria: Es aquella que la ley establece que debemos dar los avisos
necesarios para evitarnos problemas en cuanto a la relacin comercial con
nuestros clientes, por ejemplo:
Apertura de negocio
Cambio de domicilio
Establecimiento de una sucursal
Nombramiento de apoderado
Designacin, ratificacin o remocin de apoderado
Nombramiento de distribuidores
Traspaso de negocio
Clausura
Liquidacin o quiebra de empresa
Constitucin de una sociedad
Dar a conocer el nombre de los administradores
Convocatoria de asamblea de accionistas, ordinaria o extraordinaria
Aumento o disminucin de capital
PARTES DE LA CIRCULAR
La circular presenta las siguientes partes obligatorias:

Lugar y fecha
Cdigo
Destinatario
Asunto
Texto
Antefirma
Firma, posfirma y sello redondo
Distribucin
Pie de pgina
 Y las siguientes partes complementarias:

Membrete
Nombre del ao
Destinador
Referencia
Vocativo
REDACCIN DEL TEXTO:

Frmula de apertura, que inicia la

redaccin del texto. Viene a ser una frase
hecha que se usa por costumbre. Las
frmulas ms conocidas son: Se pone en
conocimiento de, Se comunica , Por
disposicin, De acuerdo con.
Exposicin, que desarrolla en forma breve,
clara, precisa y directa a disposicin o la
informacin que se desea hacer conocer.
LA CITACIN
 LA CITACIN
Documento breve por el que se cita o llama
formalmente a una persona o a varias a asistir a
un acto dispuesto por la autoridad.
Se emplea, especialmente, para convocar a
sesin de rganos de gobierno que tienen
pocos miembros.
En general, se utiliza para citar a toda clase de
reunin que, por diversos motivos, se lleva a
cabo en los centros de trabajo.
FACULTAD PARA FIRMAR
La autoridad con facultad para citar
a sesiones y reuniones de diversa
ndole.
El secretario o personal
subordinado autorizado, por haber
recibido facultades delegadas por
dicha autoridad.
 PARTES
OBLIGATORIAS:
Nombre del documento o cdigo.
Destinatario, si la citacin es individual.
En la citacin colectiva, se incorpora al texto la
nmina de los que van a ser citados.
Texto.
Lugar y fecha.
Firma y posfirma del que cita. (y sello, si tiene)
Pie de pgina.
COMPLEMENTARIAS:
Membrete
con copia
 MUNICIPALIDAD PROVINCIAL
DE TRUJILLO
1) CITACIN

2) Seor: Dr. CARLOS MANUEL BURMSTER LANDAURO

Regidor
______________________________________________________________________
3) Por disposicin del alcalde, cito a usted a Sesin Ordinaria del Consejo Municipal, a
realizarse el da viernes 19 del presente, a las 17 horas, en el Saln Consistorial, para
tratar la siguiente agenda:
1. Aprobacin de ejecucin de obras; y
2. Aprobacin de informes de investigacin.
4) Trujillo, 15 de marzo del 2010

5) Dr. FRANCISCO FALCN

GMEZ-SNCHEZ
Secretario General
6) FFG/lcp.
REDACCIN DEL TEXTO
Frmula de citacin: es la frase que encabeza el
texto. Las frmulas ms usadas con este fin son:
Por el presente documento, se cita
Se cita
Cito a usted
Por disposicin de
Por encargo de
Por orden de
Se cita con urgencia
Por orden del jefe de personal, cito a usted con
carcter de urgencia a ...
Exposicin: que comprende obligatoriamente el
nombre del acto o actividad a que se llama, el da, la
hora, el lugar y la agenda, asunto o motivo de la
citacin. Por ejemplo:
Cito a usted a sesin extraordinaria de la Junta
Directiva de la Asociacin de Padres de Familia, a
llevarse a cabo el da 21 del presente, a horas 10:00
a.m., en la Direccin del colegio, para tratar la
siguiente agenda:

1. Determinacin de la cuota por APAFA; y

2. Otros.
 SECCIONES DEL TEXTO DE LA CITACIN

CENTRO EDUCATIVO ESTATAL

Mariscal Luzuriaga
CITACIN

Seor: Prof. JUVENAL BARRIOS VENTURA

Tutor del 5 grado A de educacin secundaria
________________________________________________________________
4.1. Por encargo del Director, cito a Ud. a la reunin de trabajo, que se realizara el da 21 de
los corrientes, a las 12:30 p.m., en la oficina de la Direccin.
4.2. ASUNTO: Viaje de estudios de la promocin.
Huaraz, 19 de octubre del 2009
NANCY CARBAJAL MENDIETA
Secretaria
Ncm.
 CLASES
CITACIN INDIVIDUAL
Aquella que se enva al interesado o a los interesados en
forma individual. Se redacta en papel A5. Esta citacin
viene a ser una esquela. El destinatario, al recibir la citacin,
deber firmar la copia o el cargo correspondiente, como
constancia de su recepcin.
CITACIN COLECTIVA
Aquella que lleva en el texto la nmina de los que sern
citados. Se redacta en papel A4. Es un solo documento que
se hace conocer a los interesados, quienes al enterarse de
su contenido, firman en el lugar que les corresponde,
quedando de este modo ya citados.
 CITACIN
Se cita a los miembros del Consejo de la Facultad de Ingeniera a sesin
extraordinaria que se llevar a cabo d acuerdo con el siguiente detalle:
DA : Lunes, 22 de marzo del 2010
HORA : 11:00 horas
LOCAL : Oficina del Decanato
AGENDA : 1. Inicio conferencias
2. Prcticas preprofesionales.
MIEMBROS :
1. Ing. Hermes Sifuentes Inostroza
2. Ing. Angel Hernandez Molina
3. Ing. Segundo Ramrez Crdova
Se ruega puntual asistencia
Trujillo, 17 de marzo del 2010
Ing. Juan Snchez Bustamante
Decano
JSB/gpr.
 ESTRUCTURACIN
CITACIN
Seor: ................................
_______________________________________________________________

.....
.....
.......... .
AGENDA:
1. ..
2. ..
, ...........................
..
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 CITACIN

.. :
DA :
HORA :
LOCAL :
AGENDA :
1. .............
2.
MIEMBROS :
1. . .
2. . .
3. .
...... .
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