ADMINISTRACION Y CALIDAD EN EL LABORATORIO CLINICO.
DOCENTE: MARIA EUGENIA ALUMNOS: NOEMI LOPEZ YAEZ. MARIA ENRIQUETA JIMENEZ ANGULO. JOSE DEL CARMEN JIMENEZ CORDOVA. FLABIANO JIMENES COLORADO. YVAN ANDREI 21/FEBRERO/2017 ADMINISTRACIN
El concepto de administracin hace referencia al funcionamiento, la
estructura y el rendimiento de las organizaciones. El trmino proviene del latn ad-ministrare (servir) o ad manus trahere (manejar o gestionar). Un laboratorio es un lugar fsico que se encuentra especialmente equipado con diversos instrumentos y elementos de medida o equipo, en orden a satisfacer las demandas y necesidades de experimentos o investigaciones diversas
Existe una importante diversidad de laboratorios, entre los
ms destacados se cuentan: el laboratorio clnico, que es aquel en el cual se llevan a cabo anlisis clnicos que tienen como meta la prevencin, el diagnstico y el tratamiento de las enfermedades. Luego estn aquellos orientados al estudio y descubrimiento de algn tipo de evidencia cientfica como son los biolgicos y qumicos. Infraestructura Lgicamente un laboratorio debe adaptarse al espacio y a la inversin disponible por lo que no existe un nico patrn de organizacin. Este diseo de espacios abiertos facilita que el laboratorio pueda adecuarse en el futuro a las nuevas necesidades sin apenas obras. La distribucin que se disea es la siguiente: * Sala de espera con los elementos necesarios para una correcta atencin a los usuarios. * Recepcin. Se encuentra en un lugar intermedio entre la sala de espera y la de toma de muestras y cuenta con acceso directo desde el exterior. Funciona como recepcin de pacientes y entrega de resultados, en ella se comprueba que los volantes son correctos, se introducen las peticiones en el sistema informtico, se reciben muestras que no requieren extraccin y se resuelven en general todos los problemas de atencin al paciente. Para facilitar y mejorar el trabajo cuenta con protocolos escritos de recogida de muestras que se entregan a los pacientes junto con los contenedores apropiados para cada muestra. * Sala de toma de muestras dotada de sillones con apoyabrazos y una camilla. En la toma y recogida de muestras hemos procurado facilitar el flujo de pacientes, garantizando una atencin individualizada y preservando la intimidad, para lo cual anexas a esta sala se han diseado un "box" cerrado que se emplea para tomas especiales y pruebas funcionales y un aseo que facilita la obtencin de algunas muestras por parte de los pacientes. * Zona de separacin y distribucin de muestras. Es la zona donde se procede a la verificacin, clasificacin y preparacin de las muestras y se organizan los envos para pruebas externas * La zona de procesado de las muestras se ha diseado como una sala que permite la distribucin del trabajo en cadena. Dicha sala la hemos organizado en cuatro secciones separadas fsicamente pero contiguas (hematologa, microbiologa/seccin de orinas, bioqumica/ inmunologa y anatoma patolgica). * Una zona para almacn, contigua al rea analtica, dispone de una zona de almacenaje a temperatura ambiente (para material fungible) y una cmara fra con temperatura controlada entre 2 y 8 C para reactivos. La cmara, neveras y estufas empleadas en el laboratorio cuentan con sondas de temperatura y aquellas que los requieren con sistemas de alarma. * Despachos de facultativos, con el espacio suficiente para constar de mesa de trabajo, archivo de informacin tcnica y terminal informtica que permite realizar el trabajo con un mnimo de rigor cientfico. Se han situado anexos al rea analtica y cuentan con comunicacin directa desde la secretaria, de este modo los pacientes que acuden a consulta, mdicos, representantes de firmas comerciales etc. no entorpecen el proceso analtico. Organizacin del trabajo En los laboratorios actuales trabajan bsicamente facultativos y tcnicos. Las tareas encomendadas a los facultativos han cambiado enormemente en los ltimos aos, as el analista ha pasado de ser la persona que realizaba las pruebas a centrase en proporcionar e interpretar la informacin del laboratorio para ayudar a resolver los problemas diagnsticos y el seguimiento de los tratamientos. Se encarga de integrar, gestionar y coordinar los recursos adecuando las determinaciones analticas a la demanda. Los tcnicos tienen por tareas bsicas realizar las determinaciones rutinarias, mantener operativos los aparatos y monitorizar los procedimientos de control de calidad. Una adecuada organizacin del trabajo es fundamental para dar una atencin de calidad. Debe de establecerse un circuito de autoridad, definiendo quien es el responsable de cada tarea y que persona o personas tiene a su cargo. Esta organizacin jerarquizada del laboratorio debe reflejar las relaciones formales y permite ver: - la divisin del trabajo - los puestos existentes dentro del laboratorio y debe servir para: - optimizar los recursos - coordinar actividades - facilitar la supervisin. En los laboratorios clnicos se producen dos flujos fundamentales, el flujo de muestras y el flujo de informacin.
El flujo de muestras es el factor determinante en que debe basarse la organizacin del
laboratorio pues el flujo de informacin puede realizarse por cables que conecten los diferentes sistemas informticos. Debe hacerse mnimo el movimiento de las muestras y el del personal. De este modo las secciones con mayor carga, automticos de bioqumica y recuentos de hematologa, deben situarse cerca del rea de recepcin de muestras. Caractersticas del flujo de informacin: Formulario de solicitud analtica una parte esencial en la organizacin administrativa de un laboratorio es contar con un buen boletn de prescripcin, ya que clarifica el trabajo en el laboratorio y facilita la labor del mdico. * Informe de los resultados: el informe es el principal medio de comunicacin del laboratorio con sus clientes, una vez asegurada su calidad metrolgica hemos procurado que rena una serie de caractersticas que resumimos a continuacin: Los resultados se emiten en un informe global, nico y de fcil interpretacin que evita al mdico peticionario la confusin interpretativa que origina la informacin fraccionada. En el informe figuran la identificacin del laboratorio, direccin, telfono, fax, e-mail; la identificacin interna del anlisis (su nmero o cdigo que aparece en todas las pginas); la fecha y hora de obtencin de la muestra; los datos del paciente (excepto peticiones de confidencialidad) y los de su mdico. En l aparecen todas las magnitudes medidas. En las pruebas funcionales figura la sustancia administrada, as como la va, dosis y tiempos de la prueba. A continuacin de las magnitudes se consignan los resultados con sus unidades de medida y los lmites de referencia. Por ltimo la fecha de emisin y la identificacin del facultativo responsable de su validacin final. Tiempo de demora de resultados: En nuestro laboratorio y para la mayora de las determinaciones los resultados estn listos a ltima hora de la tarde, excepto lgicamente las determinaciones urgentes que tienen prioridad y los resultados de microbiologa y de anatoma patolgica que requieren ms tiempo. Esta previsin solo afecta a las determinaciones realizadas en el propio laboratorio, las determinaciones remitidas a otros laboratorios dependen del tiempo en que estos tarden en facilitar sus resultados. Teniendo en cuenta todo lo anteriormente expuesto y para poder procesar altos volmenes de muestras sin demoras innecesarias el laboratorio ha adoptado una agenda diaria, cuyo seguimiento asegura la armona de todos los procesos y garantiza que estos se realicen siempre de la misma manera. Sistema informtico Los laboratorios clnicos generan diariamente una cantidad de informacin inmensa, por este motivo deben de dotarse de un sistema informtico que permita la agilizacin del trabajo. Conectando los diferentes analizadores al sistema informtico del laboratorio (SIL) se consigue el envo de las determinaciones a realizar a cada muestra directamente desde el SIL al aparato as como el traslado de los resultados del analizador al ordenador central, concretamente tenemos "en lnea" los analizadores de bioqumica general (2), inmunoqumica (3), hematimetra (2) y bioqumica de orinas (tiras). Este proceso agiliza la realizacin de los informes y elimina una de las mayores fuentes de error, la transcripcin manual de resultados. Sin embargo la adopcin de un SIL obliga a cumplir el orden preestablecido de flujo de trabajo, es decir la agenda diaria, solo de este modo podemos sacarle el mayor rendimiento posible al sistema. Existen en el mercado diversos programas que pueden cubrir desde pequeos laboratorios hasta las complejas estructuras de los grandes centros hospitalarios. Elegir uno u otro suele estar en funcin de la calidad y garantas que nos ofrezca el proveedor pero tambin de las necesidades que se pretenden cubrir, tanto ahora como en el futuro. Seguridad y eliminacin de residuos El trabajo en cualquier laboratorio entraa un cierto riesgo (incendio, cortes, pinchazos, riesgo de infecciones, salpicaduras por productos corrosivos etc.). Todo laboratorio debe elaborar un manual de seguridad en donde figuren los riesgos de cada tarea y las medidas de seguridad que deben mantenerse. Es necesario que todo trabajador conozca los riesgos que entraa su actividad, siendo responsabilidad del director del laboratorio el informar y velar para que se cumplan las normas previamente establecidas. La actividad del laboratorio inevitablemente genera residuos peligrosos. La legislacin vigente obliga a una gestin adecuada de los mismos. El laboratorio debe separar y concertar con empresas especializadas y certificadas por las autoridades competentes la retirada y destruccin de dichos materiales. Gestin administrativa La gestin administrativa es una actividad fundamental en la que nosotros incluimos la gestin del almacn, la gestin de las compras, la gestin de los archivos y la gestin financiera. Almacn: debe disponer de un programa para el control del almacn (reactivos y material fungible), donde deben registrarse las entradas y salidas y conocer en todo momento cual es el stock disponible. Compras y subcontrataciones: es fundamental para un buen rendimiento una adecuada gestin de las compras. Gestin de archivos: adems del catlogo de prestaciones el laboratorio dispone de un manual general de normas y procedimientos tcnicos de anlisis. De este modo est definido el modo de procesar cada muestra (tipo, como se prepara...), las determinaciones que realiza el laboratorio (en que aparatos o con que medios) y los resultados (como se entregan e informan). As mismo llevamos al da un historial del mantenimiento preventivo y/o corrector de cada aparato, as como del nmero y fechas de las calibraciones y controles efectuados. Medicin de los costes: al menos con periodicidad anual realizamos balances econmicos, anlisis de costes y clculos de rendimientos. Es fundamental conocer el coste CONCLUSIN La implantacin de un sistema de calidad total requiere un profundo cambio en la organizacin funcional de los laboratorios clnicos pero conlleva una serie de ventajas: Es el mejor indicador de la eficacia de un laboratorio y constituye una solida defensa frente a posibles reclamaciones. Creemos haber conseguido una mayor satisfaccin tanto de los clientes como del personal. Hemos logrado tambin una apreciable reduccin de los costes variables y mejorado la imagen y la competitividad del laboratorio. La implantacin de una organizacin de este tipo es un proceso que debe contemplarse a largo plazo y que puede estructurarse en tres niveles: 1 Fase. Concienciar al personal de que es necesario el trabajo en equipo centrando sus esfuerzos en ofrecer un servicio de calidad. 2 Fase. Implantacin de los programas necesarios para la gestin de la calidad. Es necesario identificar los puntos clave a controlar, cada laboratorio posee caractersticas especiales y en base a ellas debe establecer sus mecanismos de actuacin. 3 Fase. La calidad se convierte en una forma normal de actuacin.