SISTEM PENGADAAN DAN

PENGENDALIAN OBAT
DI RUMAH SAKIT

Tuti Wiyati, S.Far., M.Sc., Apt.

 Definisi pengadaan
Kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah
direncanakan dengan tujuan tersedianya obat
dengan jenis dan jumlah yang cukup, sesuai
kebutuhan pelayanan kesehatan dengan mutu
terjamin serta dapat diperoleh saat diperlukan
Prinsip-prinsip pengadaan
(keppres no 80/2003)
Efisien
Efektif
Terbuka & bersaing
Transparan
Adil/tidak diskriminatif
Akuntabel
Pengadaan diperoleh dari

Pembelian

Hibah/Bantuan

Produksi
Pengadaan melalui Hibah

Biasanya untuk RS
pemerintah
Situasi tertentu,misal
bencana alam,
pengendalian penyakit
menular (HIV/AIDS)
Sering tidak sesuai
kebutuhan karna
bantuan/hibah
Hati-hati menumpuk ED
biaya pemusnahan
Bila memungkinkan
direncanakan sesuai
kebutuhan, jika tidak
ditolak
Pengadaan melalui Produksi

Merupakan kegiatan membuat, merubah

bentuk, dan mengemas kembali sediaan
farmasi steril/ non steril untuk memenuhi
kebutuhan pelayanan kesehatan di RS
Kriteria (SK Menkes 1197/2004)

Sediaan farmasi dengan formula khusus

Sediaan farmasi dengan harga murah
Sediaan farmasi dengan kemasan yang lebih kecil
Sediaan farmasi yang tidak tersedia di pasaran
Sediaan farmasi untuk penelitian
Sediaan nutrisi parenteral
Sediaan obat kanker
IV admixture
Pada proses pengadaan ada 3
elemen penting:

1. Metode pengadaan yang dipilih, bila

tidak teliti menjadi biaya tinggi
2. Menyusun persyaratan kontrak
kerja, sangat penting untuk menjaga
agar pelaksanaan pengadaan
terjamin mutu, waktu, dan kelancaran
bagi semua pihak
3. Order pemesanan,agar barang yg di
dapat sesuai macam,waktu
dan tempat
Langkah Proses Pengadaan

1.. Merevie daftar obat/barang farmasi yang akan diadakan

2. Menentukan jumlah masing-masing item yang akan dibeli
3. Menyesuaikan dengan situasi keuangan
4. Memilih metode pengadaan
5. Memilih supplier/rekanan
6. Membuat syarat kontrak kerja
7. Memonitor pengiriman barang
8. Menerima barang dan memeriksa
9. Melakukan pembayaran serta menyimpan yang kemudian
didistribusikan
Metode Pengadaan (Quick, 1997)
1. Tender terbuka
2. Tender Terbatas (Restricted tender)
3. Negosiasi (Negotiated Procurement)
4. Pengadaan Langsung (direct procurement)
Tender terbuka

Berlaku untuk semua rekanan

Pada penetapan harga metode ini lebih
menguntungkan
Perlu staf yang kuat
Perlu waktu yang lama serta perhatian penuh
Prosedur tender:

a. Pasang pengumuman mass media atau surat

pengumuman
b. Periode tender
c. Barang yg ditenderkan
d. Rekanan mendaftarkan diri
e. Seleksi dan penetapan peserta tender
f. Diundang
g. Pelaksanaan tender
h. Rekanan yg menawarkan harga termurah
biasanya sebagai pemenang
Tender terbatas (restricted tender)

Melibatkan sejumlah tertentu peserta, yg punya

riwayat yg baik
periode tender lebih singkat, biaya lebih hemat,
beban kerja lebih ringan drpd tender terbuka
Mengurangi resiko lead time yg terlalu panjang
Harga masih bisa dikendalikan
Negosiasi (Negotiated procurement)

Metode pengadaan relatif sederhana dan waktu

lebih lebih pendek
Biasanya rekanan tidak lebih dari 3 rekanan
Pengelola obat dapat menawarkan secara rinci
kepada pemasok
Proses negosiasi atau tawar menawar juga untuk
penentuan harga
Sering digunakan untuk kontrak pengadaan obat
jangka panjang
Pengadaan Langsung
Cara paling sederhana
Melakukan pembelanjaan langsung kepada
pemasok
Bargaining power rendah (bagi RS), karena tidak
ada pilihan lain
Biasanya untuk pembelian dalam jumlah kecil dan
perlu segera tersedia
Harga tertentu, relatif lebih mahal.
Kriteria pemasok (supplier)
memenuhi persyaratan hukum yang berlaku (telah
terdaftar)
bagi PBF harus mendapat dukungan dari industri
yang sudah punya sertifikat CPOB
bagi industri farmasi harus punya sertifikat CPOB

mempunyai reputasi yang baik

mampu dan dapat memenuhi kewajibannya sbg

pemasok obat yang bermutu
 Lanjutan..

lokasi terjangkau
pengiriman tepat waktu dan lead time pendek

mau memberikan harga khusus

memberikan kebijaksaan dalam pengembalian obat

expired date dan rusak sebelum jatuh tempo

Kontrak Kerja dan Syarat:

Merupakan pengikat yang mengatur kedua belah pihak, pembeli

dan rekanan
Komponen dalam persyaratan kontrak:
Harga: tercantum Pertimbangan: potongan harga, inflasi
dan bunga uang krn kalau tidak cermat RS bisa rugi
Syarat pembayaran biasanya melalui bank, Perlu surat
jaminan atas dasar prestasi kerja atau atas waktu (30, 40 hari
dst)
Standar mutu dokumen hrs dilampirkan (farmakologik,
farmasetik atau farmakokinetik)
Lanjutan..

Penamaan dan labelling perlu mencantumkan

nama dagang dan atau nama generik, agar tidak
salah guna.
Spesifikasi masing-masing barang nama dagang,
dosis, statemen yang lain
Tanggungan finansial, dititipkan di Bank
Tanggal pengiriman, hak patent dan pengepakan,
serta Kadaluwarsa
Succes Factor
 Sistem pengendalian

Pengendalian merupakan suatu usaha untuk

menyeimbangkan antara besarnya persediaan
dengan besarnya permintaan dari sekelompok
barang (Anief, 2001)

Tujuan:
Meminimalkan kebocoran obat di IFRS
Teknik-teknik pengendalian

Teknik manual
Buku kebutuhan dicatat di dalam suatu buku semua
aktivitas pemesanan, nama produk yg habis atau hampir
habis, dll
Stiker harga ketika suatu produk diterima di beri stiker
warna bertanggal atau berlabel tertentu sesuai kebutuhan
informasi
Kartu stock kartu stok induk/gudang, kartu stok
peracikan, kartu penandaan obt bertanggal kadaluarsa,
kartu inventaris barang
Teknik komputerisasi
 Metode pengendalian pengadaan
obat

EOQ, EOI, ROP

ROP= pada titik brp perbekalan harus
diadakan kembali
EOQ= jlm brg yg paling ekonomis utk
diadakan
EOI= gambaran setiap brp hari dilakukan
pengadaan ulang
 Metode pengendalian pengadaan
obat
kartu stock memantau jumlah persediaan
obat di gudang tiap hari
buffer stock / safety stock mengantisipasi
pemakaian obat perhari yang lebih dari
perencanaan (buffer stock = ROP tiap
obat)