Konsep Dasar Pengawasan

Pengawasan merupakan salah satu fungsi dalam

manajemen suatu organisasi. Dimana memiliki arti suatu
proses mengawasi dan mengevaluasi suatu kegiatan. Suatu
pengawasan dikatakan penting karena tanpa adanya
pengawasan yang baik tentunya akan menghasilkan tujuan
yang kurang memuaskan, baik bagi organisasinya itu sendiri
maupun bagi para pekerjanya. Di dalam manajemen
perusahaan yang modern fungsi control ini biasanya
dilakukan oleh divisi audit internal.
 Definisi Menurut Beberapa Ahli
1.Pegawasan yang menekankan pada standar.
Mockler dalam stoner,freeman,dan Gilbert mengemukakan
bahwa fungsi pengawasan adalah upaya sistematis dalam
menetapkan standar kinerja dan berbagai tujuan yang
direncanakan .
Menurut Robert J .Mockler bahwa pengawasan manajemen
adalah suatu sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan
dengan dengan tujuan-tujuan perencanaan ,,merancang system
informasi .
2.Pengawasan yang menekankan pada perencanaan
pengukuran dan evaluasi .
Menurut stoner ,foreman dan gilbert bahwa
pengawasan adalah prosers untuk memastikan bahwa
segala aktifitas yang terlaksana sesuai dengan apa
yang telah direncanakan.
Menurut Newman bahwa pengawasan adalah suatu
usaha untuk menjamin agar pelaksanaan sesuai
dengan rencana.
Menurut Schermerhorn bahwa pengawasan sebagai
proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan
pengambilan tindakan yang dapat mendukung
pencapain hasil yang diharapkan sesuai dengan kinerja
yang telah ditetapkan tersebut.
3. Pengawasan yang menekankan pada
pengendalian, tindakan korektif dan
pencegahan.
George R Terry mengemukakan bahwa
pengawasan adalah untuk menentukan apa yang
telah dicapai ,mengadakan evaluasi atasnya dan
mengambil tindakan2 bila diperlukan, untu
menjamin agar hasilnya sesuai dengan apa yang
direncanakan .
Menurut Henry Fayol bahwa pengawasan terdir
dari dengan maksud untuk memperbaikinya dan
mencegah terulangnya kembali.
 Prinsip-Prinsip Pengawasan

1. Pengawasan harus berorientasi kepada tujuan organisasi

2. Pengawasan harus obyektif, jujur, dan mendahulukan
kepentingan umum
3. Pengawasan harus bearorientasi terhadap kebenaran menurut
peraturan-peraturan yang berlaku (wetmatigheld)
4. Pengawasan harus menjamin daya dan hasil guna pekerjaan
5. Pengawasan harus berdasarkan atas standar yang objektifi, teliti
(accurate) dan tepat.
6. Pengawasan harus bersifat terus-menerus (continue).
7. Hasil pengawasan harus dapat memberikan umpan balik (feed-
back) terhadap perbaikan dan penyempurnaan dalam
pelaksanaan, perencanaan dan kebijaksanaan waktu yang akan
datang.
 Fungsi Pengawasan
Eksplanasi, pengawasan menghimpun informasi yang dapat
menjelaskan mengapa hasil-hasil kebijakan publik dan
program yang dicanangkan berbeda.
Akuntansi, pengawasan menghasilkan informasi yang
bermanfaat untuk melakukan akuntansi atas perubahan sosial
ekonomi yang terjadi setelah dilaksanakannya sejumlah
kebijakan publik dari waktu ke waktu.
Pemeriksaan, pengawasan membantu menentukan apakah
sumberdaya dan pelayanan yang dimaksudkan untuk
kelompok sasaran maupun konsumen tertentu memang telah
sampai kepada mereka. dan
Kepatuhan, pengawasan bermanfaat untuk menentukan
apakah tindakan dari para administrator program, staf dan
pelaku lain sesuai dengan standar dan prosedur yang dibuat
oleh legislator, instansi pemerintah dan atau lembaga
profesional
 Tujuan dari Fungsi Pengawasan

Adaptasi lingkungan
Meminimalkan kegagalan
Meminimumkan biaya
Mengantisipasi kompleksitas dari organisasi
 Manfaat Pengawasan
1. Dapat mengetahui sejauh mana program sudah
dilaukan oleh staf, pakah sesuai dengan standar atau
rencana kerja, apakah sumberdaya telah digunakan
sesuai dengan yang telah ditetapkan. Fungsi wasdal
akan meningkatkan efisiensi kegiatan program.
2. Dapat mengetahui adanya penyimpangan pada
pemahaman staf dalam melaksanakan tugas-tugasnya.
3. Dapat mengetahui apakah waktu dan sumber daya
lainnya mencukupi kebutuhan dan telah dimanfaatkan
secara efisien.
4. Dapat mengetahui sebab-sebab terjadinya
penyimpangan.
5. Dapat mengetahui staf yang perlu diberikan
penghargaan, dipromosikan atau diberikan pelatihan
lanjutan.
 Beberapa Gejala
yang memerlukan Pengawasan
Terjadi penurunan pendapatan atau profit, namun tidak
begitu jelas faktor penyebabnya
Penurunan kualitas pelayanan (teridentifikasi dari adanya
keluhan pelanggan)
Ketidakpuasan pegawai (teridentifikasi dari adanya keluhan
pegawai, produktifitas kerja yang menurun, dan lain
sebagainya)
Berkurangnya kas perusahaan
Banyaknya pegawai atau pekerja yang menganggur
Tidak terorganisasinya setiap pekerjaan dengan baik
Biaya yang melebihi anggaran
Adanya penghamburan dan inefisiensi
 Obyek Pengawasan
Dalam melaksanakan fungsi pengawasan
manajerial, ada lima jenis obyek yang perlu
dijadikan sasaran pengawasan.
1. Obyek yang menyangkut kuantitas dan kualitas
barang atau jasa. Pengawasan ini bersifat fisik.
2. Keuangan
3. Pelaksanaan program dilapangan
4. Obyek yang bersifat strategis
5. Pelaksanaan kerja sama dengan sektor lain yang
terkait.
 Jenis-Jenis Pengawasan
1.Pengawasan internal (internal control)
Internal control adalah pengawasan yang dilakukan oleh seorang atasan kepada
bawahannya.cakupan dari pengendalian intern ini meliputi hal hal yang cukup luas baik
pelaksana tugas ,prosedur,system,hasil,kehadiran dll.
2.Audit control
Audit control adalah pengendalian atau penilaian atas masalah- masalah yang berkaitan
dengan pembukaan perusahaan.jadi pengendalian atas masalah khusus yaitu tenteng
kebenaran pembukuan suatu perusahaan.
3.Pengawasan extern
Pengawasan extern adalah pengawasan yang dilakukan oleh pihak luar pengendalian
extern dapat dilakukan secara formal atau informal.
4.Formal control
Dilakukan oleh instansi atau pejabat yang berwenang dan dapat dilakukan secara intern
maupun extern. Misalnya badan pemeriksa keuangan(BPK) tarhadap setiap lembaga
Negara mengenai milik pemeritah .Perseroan terbatas dilakukan oleh dewan komisaris.
5.Informil control
Dilakukan oleh masyarakat atau konsumen baik langsung maupun tidak
langsung,misalnya melalui surat kabar ,majalah dll.
 Tipe-Tipe Pengawasan
1. Pengawasan pendahuluan(preliminary control)
Dirancang untuk mengantisipasi adanya penyimpangan
dari standar atau tujuan dan memungkinkan koreksi
dibuat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu
diselesaikan.
2. Pengawasan yang dilakukan bersama dengan
pelaksanaan kegiatan(cocurrent control)
Merupakan proses di mana aspek tertentu dari suatu
prosedur harus disetujui dulu atau syarat tertentu harus
dipenuhi dulu sebelum kegiatan - kegiatan bisa
dilanjutkan, untuk menjadi semacam peralatan "double
check" yang telah menjamin ketepatan pelaksanaan
kegiatan.
3. Pengawasan umpan balik(feed back control)
Mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah
diselesaikan.
Ada beberapa tahap proses pengawasan antara lain:
1. Penetapan standard kegiatan
2. Penentuan pengukuran kegiatan
3. Pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata
4. Membandingkan pelaksanaan kegiatan dengan standard dan
penganalisaan
penyimpangan-penyimpangan.
5. Mengambil tindakan pengoreksian bila dianggap perlu
Permasalahan yang dihadapi oleh eksekutif dalam
pengawasan karena harus melakukan koordinasi terhadap tiga
komunikasi, koordinasi, dan kerjasama sangatlah vital, sehingga
diperlukan sekali perhatian terhadap masa1ah orang dan cara
pengawasan terhadapnya (cara kerja dan sikapnya).
 Tahap Proses Pengawasan
1. Tahap Penetapan Standar
Tujuannya adalah sebagai sasaran, kuota, dan target pelaksanaan
kegiatan yang digunakan sebagai patokan dalam pengambilan
keputusan. Bentuk standar yang umum yaitu :
a. standar phisik
b. standar moneter
c. standar waktu
2. Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Digunakan sebagai dasar atas pelaksanaan kegiatan yang
dilakukan secara tepat
3. Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Beberapa proses yang berulang-ulang dan kontinue, yang berupa
atas, pengamatan, laporan, metode, pengujian, dan sampel.
4. Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa
Penyimpangan
Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan
dan menganalisanya mengapa bisa terjadi demikian, juga
digunakan sebagai alat pengambilan keputusan bagai manajer.
5. Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi
Bila diketahui dalam pelaksanaannya terjadi penyimpangan,
dimana perlu ada perbaikan dalam pelaksanaan.
 Perancangan Proses
Pengawasan
William H. Newman menetapkan prosedur sistem pengawasan, dimana
dikemukakan lima jenis pendekatan, yaitu :
1. Merumuskan hasil diinginkan, yang dihubungkan dengan individu yang
melaksanakan.
2. Menetapkan petunjuk, dengan tujuan untuk mengatasi dan
memperbaiki penyimpangan sebelum kegiatan diselesaikan, yaitu
dengan :
a. pengukuran input
b. hasil pada tahap awal
c. gejala yang dihadapi
d. kondisi perubahan yang diasumsikan
3. Menetapkan standar petunjuk dan hasil, dihubungkan dengan kondisi
yang dihadapi.
4. Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik, dimana komunikasi
pengawasan didasarkan pada prinsip manajemen by exception yaitu
atasan diberi informasi bila terjadi penyimpangan dari standar.
5. Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi, bila perlu suatu
tindakan diganti.
 Management By Exception (MBE)
MBE atau prinsip pengecualian, dengan titik perhatian pada
pengawasan yang paling kritis dan mempersilahkan karyawan
atau manajemen tingkat rendah untuk membuat variasinya. Ini
digunakan untuk operasi-operasi yang bersifat otomatis dan
rutin.
Manajemen Informasi System (MIS)
Ini memainkan peranan penting dalam pengawasan dan
perencanaan yang efektif. Pengertian MIS yaitu suatu metoda
informal pengadaan dan penyediaan bagi manajemen, informasi
yang diperlukan dengan akurat dan tepat waktu untuk membuat
proses pembuatan keputusan dan memungkinkan fungsi-fungsi
perencanaan, pengawasan dan operasional organisasi yang
dilaksanakan secara efektif.
 Tahap perancangan dari MIS yaitu :
1. survai pendahuluan dan perumusan
masalah
2. desain konsepsual
3. desain terperinci
4. implementasi akhir
Kriteria utama MIS efektif yaitu :
1. pengawasan terhadap kegiatan yang benar
2. tepat waktu dalam pemakaiannya
3. menekan biaya secara efektif
4. sistem yang digunakan harus tepat dan
akurat
5. dapat diterima oleh yang bersangkutan
 Agar MIS berjalan efektif maka harus
memenuhi lima kriteria, yaitu :
1. Mengikut sertakan pemakai dalam tim
perancangan
2. Mempertimbangkan secara hati-hati biaya
sistem
3. Memperlakukan informasi yang relevan dan
terseleksi
4. Adanya pengujian pendahuluan
5. Menyediakan latihan dan dokumentasi
tertulis bagi para operator da pemakai sistem.