Anda di halaman 1dari 45

MANAJEMEN PROYEK

UNIVERSITAS LAMPUNG
11 Mei 2015

AYU HERZANITA, ST, MT


4. Project Cost Management

Cost Management

(4.1) Plan Cost Management (4.4) Control Cost


(4.2) Estimate Cost
(4.3) Determine Budget

Monitoring & Controlling


Planning Process Group Process Group
Estimasi Biaya
Estimasi biaya-biaya jadwal kegiatan yang melibatkan
pengembangan suatu perkiraan biaya-biaya dari sumber
daya yang diperlukan dalam menyelesaikan setiap jadwal
kegiatan.

Di dalam memperkirakan biaya, Estimator


mempertimbangkan penyebab variasi dari estimasi biaya-
biaya, termasuk risiko-risiko.
PROSES PENYUSUNAN RAP & RAB
Perhitungan
volume
H. Sat. dasar Bunga
Kebutuhan upah, bahan & Bank
Resources alat

Pemahaman Construction C
Survey a
Dokumen Method M
s
a
R h R
Analisa r
A A Pelaksanaan
H. Sat. Pek. k
Analisa P F B
Asumsi l
Teknik Up
o
Time Schedule w
Fisik

Time Schedule
Alat
Pembebanan
Bahan
biaya dan
Proses kritis Tenaga
laba
warna merah Sub Kon

Biaya Umum
Proyek

Proses Perencanaan Buku Biru / Merah Proses Penawaran P. Pelaksanaan


Proses Proyek Cost Estimate

IDEA Preliminary Cost Estimate,


adalah biaya proyek secara
kasar untuk keperluan analisis
ekonomi dlm study kelayakan
FS

Budget Estimate, adalah biaya


DESIGN proyek semi detail untuk
keperluan penyediaan dana
(budgeting bagi Owner)
PROCUREMENT

adalah biaya proyek secara detail


yang bersifat definitif (Nilai
CONTROLING CONSTRUCTION kontrak), yaitu pertemuan angka
antara Owner estimate dan Bid
price kontraktor

CLOSEOUT
Types of Cost Estimate

WBS Estimating Data Contingency


Types of Estimate
Level Methods Colection Accuracy (%)

Preliminary Cost 15 s/d 30


1 Parametric Rough Project
Estimate Scope (30 s/d + 50)
Project Scope &
Capacity
10 s/d 15
2, 3 Budget Estimate Analogy General
Specification (15 s/d + 30)
Rough Unit Price
Well defined Project
Plan 5 s/d 10
4, 5, 6 Definitive Cost Project Data Vendor Quates
Estimate (5 s/d + 15)
Specification
Unit Price
Estimasi Biaya
WAKTU VS COST
Hubungan antara waktu pelaksanaan proyek dengan
biaya dapat digambarkan sebagai berikut :
Biaya

Biaya dg waktu singkat

B1 Biaya dg waktu longgar

B2

Bi
Biaya dg waktu ideal

Waktu
W1 Wi W2
METHOD VS COST
Hubungan antara metode pelaksanaan proyek dengan
biaya dapat digambarkan sebagai berikut :
Biaya

Method yg kurang layak

B1 Method yang over

B2

Bi
Method yg ideal

Method
W1 Wi W2
PERHITUNGAN ANGGARAN PEK.
PASANGAN BATU
A. U P A H
1. KAPASITAS PRODUKSI
PEK. PAS. BATU TK BATU 2 ORANG/HARI
PEK. 3 ORANG/HARI
HASIL KERJA 4 M3/HARI = KAPASITAS PRODUKSI

2. KOEFISIEN PRODUKSI
PEK. PAS. BATU (1 M3)
UPAH TK BATU : 2/4 = 0,500 M/D (= 1/KAP. PROD)
PEK : 3/4 = 0,750 M/D

3. ANALISA BIAYA
PEK. PAS. BATU (1 M3) A.P. H.S. JML H.S
UPAH TK BATU : 0,500 X Rp. 15.000,- = Rp. 7.500,-
PEK : 0,750 X Rp. 10.000,- = Rp. 7.500,-
HARGA SAT. UPAH / M3 = Rp. 15.000,-
HPP
PERHITUNGAN ANGGARAN PEK.
PASANGAN BATU
B. BAHAN
1. KEBUTUHAN BAHAN
PEK. PAS. BATU BATU KALI 1,2 M3
PASIR 0,6 M3
SEMEN 1 ZAK EFFISIENSI SESUAI SPEK

2. ANALISA BIAYA BAHAN


PEK. PAS. BATU (1 M3) A.B. H.S. JML H.S
BAHAN BATU : 1,200 X Rp. 50.000,- = Rp. 60.000,-
PASIR : 0,600 X Rp. 30.000,- = Rp. 18.500,-
SEMEN : 1,000 X RP. 30.000,- = Rp. 30.000,-

HARGA SAT. BAHAN / M3 = HPP Rp. 108.000,-


PERHITUNGAN ANGGARAN PEK.
PASANGAN BATU
C. ALAT
1. KAPASITAS PRODUKSI
PEK. PAS. BATU
MOLLEN 1 UNIT/HARI

HASIL KERJA 4 M3/HARI(8 JAM) = KAPASITAS PRODUKSI

2. KOEFISIEN PRODUKSI
PEK. PAS. BATU (1 M3)
ALAT MOLLEN : 8/4 = 2,000 JAM (JAM KERJA PER HARI /
KAP PER HARI)

3. ANALISA BIAYA
PEK. PAS. BATU (1 M3) A.A. H.S. JML H.S
UPAH
MOLLEN : 2,000 X Rp. 20.000,- = Rp. 40.000,-

HARGA SAT. ALAT / M3 = HPP Rp. 40.000,-


PERHITUNGAN ANGGARAN
HARGA SATUAN PEKERJAAN
PASANGAN BATU
Rp. 15.000,-
A. U P A H =

B. BAHAN = Rp. 108.000,-

C. ALAT = Rp. 40.000,-

TOTAL HARGA SATUAN Rp. 163.000,-


PER M3 =
Determine Budget
Determine Budget
Analisa Earned Value

JADWAL

BIAYA

KINERJA

BCWS/
Anggaran
Analisa Earned Value adalah suatu
teknik/ tools yang digunakan untuk EV
proses monitoring dan kontroling ACWP/
dalam proyek mengukur kinerja, Analysis Biaya
biaya, jadwal yang terintegrasi yang
membantu tim manajemen proyek BCWP/ Earned
dalam menilai kinerja proyek Value
(PMBOK 2013)
Analisa Earned Value
Meliputi 3 indikator :
1. BCWS/ Anggaran (The Budgeted Cost of Work Scheduled) : Nilai
dari estimasi biaya yang disetujui untuk dikeluarkan selama periode
tertentu.
2. ACWP/ Biaya (The actual cost atau Actual Cost of Work
Performed) Total biaya langsung dan tidak langsung dalam
penyelesaian pekerjaan selama periode tertentu.
3. BCWP/ Earned Value atau (Budgeted Cost of Work Performed)
persentase dari total anggaran yang setara dengan persentase
pekerjaan yang telah selesai.
Ukuran yang biasa dipakai :
cost variance : CV = BCWP ACWP
schedule variance : SV = BCWP BCWS
cost performance index : CPI = BCWP / ACWP
untuk memperkirakan biaya akhir proyek
schedule performance index : SPI = BCWP / BCWS
untuk memperkirakan tanggal selesainya proyek
Analisa Earned Value
Contoh Soal :
Perhitungan Analisa Earned Value

ID Task Name Cost 2010


2002
Jan Feb Mar Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec

1 Site Clearance 3,000

2 Drainage Ditches 6,000

3 Roads & Paths 1,000

4 Canals & Flow Structures 10,000

5 Road Surfacing 2,000

6 Canal Lining 18,000

7 Pump Equipment 8,000

8 Consulting Engineering 8,000

9 Project Management 12,000


Contoh Soal :
Perhitungan Analisa Earned Value

Dari laporan progress akhir April, actual cost adalah sbb :


- site clearance = 4000
- drainage ditches = 2000
- consulting engineering = 8000
- project management = 4000
Buatlah analisa kinerja kegiatan proyek dari Gantt diagram !
Penyelesaian :

Langkah I : Menentukan BCWS,ACWP dan BCWP

BCWS-total = 3000+6000+1000+0000+2000+18000+8000 +8000 + 12000 = 68000

BCWS-end of April = (2/3) 3000 + (2/6) 6000 + 1000 + (1/5) 10000 + (1/9) 18000 + 8000 +
(4/12)12000 = 21000

ACWP-until the end of April = 4000 + 2000 + 8000 + 4000 = 18000

BCWP-end of April = (2/3) 3000 + (1/6) 6000 + 8000 + (4/12) 12000 = 15000

Langkah II: Menentukan SV dan CV

Schedule Variance = BCWP - BCWS


= 15000 21000 = - 6000 ( - ) Behind schedule

Cost variance = BCWP - ACWP


= 15000 18000 = - 3000 ( - ) Exceed budget
Langkah III: Menentukan SPI, ECD, CPI dan EaC

Schedule Performance Index (SPI) = BCWP/BCWS


= 15000/21000
= 0.7143

ECD = (Time remained / SPI) + Time used


= (12 - 4) / 0.7143 + 4 = 15.2 months 26.7% behind schedule

Cost Performance Index (CPI) = BCWP/ACWP


= 15000/18000
= 0.833

EaC = (Budget remained / CPI) + ACWP


= (68000 - 15000) / 0.833 + 18000 = 81600 Exceed budget by 20%
Cost of Quality
Total biaya yang terjadi biasanya didapat dengan
mengantisipasi ketidak sesuaian dari persyaratan, menilai
hasil produk atau layanan agar sesuai dengan
persyaratan, dan kekurangan dalam memenuhi
persyaratan (rework).
Kegagalan biaya sering dikategorikan kedalam internal
dan ekternal. Juga dinamakan Cost of poor quality

23
COST BUDGETING
Melibatkan pengumpulan biaya-biaya yang diperkirakan
pada jadwal kegiatan individu atau paket pekerjaan
untuk menetapkan suatu acuan total biaya dalam
mengukur kinerja proyek. Pernyataan lingkup proyek
telah menyajikan ringkasan anggaran. Bagaimanapun,
jadwal kegiatan atau perkiraan biaya paket pekerjaan
disiapkan sebelum ada permintaan detail anggaran dan
otorisasi pekerjaan.

24
COST CONTROL
Mempunyai kaitan dengan :
1. Mempengaruhi faktor yang menciptakan perubahan acuan biaya
guna memastikan bahwa perubahan dapat disetujui,
2. Menentukan bahwa perubahan acuan biaya telah terjadi, dan
3. Mengelola perubahan yang nyata ketika perubahan terjadi.
4. Meyakinkan bahwa cost overrun tidak melebihi pembiayaan yang
diberi hak pada waktu tertentu dan di dalam total proyek.
5. Monitoring kinerja biaya untuk mendeteksi dan memahami
perbedaan (cost variance) dari cost baseline.
6. Perekaman semua perubahan yang sesuai secara teliti terhadap
cost baseline.
7. Pencegahan kesalahan, tidak sesuai, atau perubahan yang tidak
disetujui dari maksud laporan biaya atau pemakaian sumber
daya.
8. Memberi tahu kepada stakeholders dari perubahan yang
disetujui.
9. Melakukan untuk membawa terjadinya cost overrun dalam batas
yang bisa diterima.
25
ASPEK - ASPEK KONTROL

Untuk dapat berhasil mengendalikan biaya proyek


dengan baik , maka perlu dilakukan pengendalian
terhadap aspek-aspek yang mempengaruhinya :

Scope
Time Control
Quality Control
Safety Control
Cost Control

26
ASPEK SCOPE CONTROL

Pastikan bahwa scope / lingkup pekerjaan


terdifinisikan dengan jelas dan terukur.
Pekerjaan yang dikerjakan dalam lingkup
kontrak (yang disepakati s/d penyerahan)
Perubahan yang menyebabkan scope proyek
berubah (+/-) terkendali dan menjadi pekerjaan
tambah atau kurang serta mewujudkan
adendum kontrak
27
ASPEK TIME CONTROL

Kegiatan pekerjaan harus dikendalikan sesuai


jadwal yang ada .
Bila pekerjaan terlambat , dapat timbul resi-ko
tambahan biaya akibat terkena pinalti maupun
kenaikan harga
Bila kegiatan harus dipercepat , karena berbagai
alasan , cenderung akan menam-bah biaya .

28
ASPEK QUALITY CONTROL
Mutu pekerjaan harus dikendalikan agar selalu masuk
dalam toleransi keberterimaan
Mutu yang lebih rendah dari persyaratan , akan
menambah cost untuk perbaikan .
Mutu yang lebih tinggi dari persyaratan , juga akan
menambah biaya ( material / proses ) .
Inti dari manajemen mutu , adalah mengu-rangi
terjadinya kegagalan mutu ( perbaikan / penolakan
pekerjaan )

29
ASPEK SAFETY CONTROL
Safety harus dikendalikan untuk menekan accident cost
sekecil mungkin , dengan menyediakan biaya safety yang
layak .
Biaya safety yang terlalu rendah , dapat menyebabkan
accident yang tidak diinginkan
Biaya safety yang terlalu tinggi (oversafety), selain
menambah biaya secara lngsung juga dapat menambah
biaya secara tidak langsung ( turunnya produktivitas )
Inti dari manajemen safety ( K3 ) adalah mengurangi
terjadinya kecelakaan proyek serta akibatnya (waktu
kerja yang hilang). 30
5. Project Quality Management

Quality Management

(5.1) Plan Quality (5.2) Perform (5.3) Control


Management Quality Assurance Quality

Monitoring &
Executing Process Controlling Process
Planning Process Group Group Group
MUTU PROYEK
Tujuan Program sasaran mutu :
Fitness of use (tepat guna)
hasil layanan/serahan harus memuaskan kebutuhan yang sebenarnya
(Jika satu produk atau layanan mempunyai kapabilitas untuk dapat
digunakan, artinya memenuhi persyaratan dari harapan pelanggan
secara ekonomi)

Customer satisfaction (kepuasan pelanggan)


Produk /layanan sesuai dengan harapan pelanggan dan memberikan
kepercayaan bahwa produk atau jasa yang diberikan memiliki nilai
secara ekonomi)

Conformance to the requirements (sesuai persyaratan)


Proyek harus menghasilkan apa yang dipersyaratkan dalam spesifikasi
secara tepat/yang pelanggan harapkan.
Mutu Proyek

1. Perencanaan Kualitas, mencakup


identifikasi standar kualitas yang relevan
dengan proyek dan menetapkan bagaimana
mencapainya
Salah satu dasar penting dari manajemen
kualitas modern adalah: kualitas
direncanakan, dirancang dan dibangun
(bukan disiapkan untuk diperiksa)
Mutu Proyek

2. Melaksanakan Penjaminan Kualitas,


adalah aplikasi dari kegiatan kualitas yang
terencana dan sistematik untuk memastikan
bahwa proyek akan menjalankan semua
proses yang dibutuhkan untuk mencapai
persyaratan.
Mutu Proyek

3. Pengendalian Kualitas merupakan


kegiatan monitoring hasil proyek tertentu
untuk menentukan apakah telah memenuhi
standar kualitas yang relevan dan
mengindentifikasi cara untuk mengeliminasi
penyebab dari hasil yang tidak memuaskan.
Kegiatan ini harus dilakukan selama
proyek.
Mutu Proyek

Aspek Pengendalian Mutu :

Mutu pekerjaan harus dikendalikan agar selalu masuk dalam toleransi


keberterimaan
Mutu yang lebih rendah dari persyaratan , akan menambah cost untuk
perbaikan .
Mutu yang lebih tinggi dari persyaratan , juga akan menambah biaya (
material / proses ) .
Inti dari manajemen mutu , adalah mengurangi terjadinya kegagalan
mutu ( perbaikan/penolakan pekerjaan )
Peningkatan Berkelanjutan
Sistem Manajemen Mutu

Tanggung Jawab
Manajemen K
P P E P
E E P E
L R U L
A S Pengukuran, A A
Manajemen
N Y Sumber Daya Analisis, S N
G A Peningkatan A G
G R N G
A Sistem Manajemen Mutu
A A
N T N
Input Perwujudan Output
A
Produk / Layanan
N

Produk / Layanan
Quality Management Process Model
Kedudukan Pengendalian
dan Pengawasan Mutu
dalam Kerangka Manajemen Proyek

Manajemen Mutu

Jaminan Mutu

Pengendalian
Mutu

Manajemen Pengendalian
Proyek & Pengawasan
Mutu
Mutu Proyek

Quality vs Grade:
Quality :
the degree to which a set of inherent characteristic fulfill
requirements

Grade :
category assigned to products or services having the same
functional use but different technical characteristics

LOW QUALITY is always problem,


LOW GRADE is not necessary a problem
6. Project HR Management

HR Management

(6.1) Plan Human (6.2) Acquire Project Team


Resource Management
(6.3) Develop Project Team
(6.4) Manage Project Team
Planning Process Group
Executing Process Group
Tahapan Perencanaan

Visi, Misi, Sasaran, Strategi, Kebijakan, Nilai-nilai Perusahaan


Sasaran Proyek
Visi

Lingkup Proyek, WBS, Activity Definition


Proses Sequence, Jadwal Pekerjaan

Strategi penggunaan Sumber Daya (Ext/Int)


Organisasi Struktur Organisasi, Flow Communication
DEPLOYMENT VISI & MISI
EVALUASI PELAKSANAAN PENJABARAN
HASIL MISI MISI
PERUMUSAN VISI DAN MISI

Key Management
Key Performance measures Process
(KPM) untuk mengukur
efektifitas, yaitu ukuran Proses/Ketrampilan/ Line of Business/Business Ambisi yang ingin diwujudkan
kualitatif dari kemampuan Teknologi yang dibutuhkan Domain (Produk/Segmen Pasar pada saat tertentu
organisasi untuk
Pengelompokan Orang dan Analisa Industri Key Success Diekspresikan secara
memperoleh dan
Susunan Wewenang Factor (IKFS)/SWOT kuantitatif dan kualitatif
menggunakan secara efisien
sumber daya yang Uraian Pekerjaan, Sistem & Gambaran Usaha dan
Kekuatan Tak Tertandingi
dibutuhkan untuk mencapai Prosedur Organisasi dimasa yad
tujuan organisasi

STRUKTUR STRATEGI

HASIL MISI VISI

GAYA NILAI-NILAI
Maksud keberadaan usaha
Key Performance measures
Bagian dari alat identifikasi
(KPM) untuk mengukur Transformationsl Landasan berfikir & bertindak
dari organisasi
efisiensi, yaitu ukuran Leadership untuk mencapai Misi
kuantitatif dan relatif yang Apa yang terus diupayakan/
Alat untuk mencapai Integritas
membandingkan hasil Transactional Leadership demi kepentingan siapa
Sosial (Pemersatu)
dengan sumber daya
tertentu yang dipakai untuk Berpengaruh terhadap
merealisasikan hasil
Technical Leadership
pemilihan strategi Andrew E.B. Tani
tersebut Organizing For Business Excellence
COMPETENCY-BASED HUMAN RESOURCES MANAGEMENT
VISION, MISSION, POLICY,OBYEKTIVES & STRATEGIC & OPERATING PROJECT PLAN

RESOURCES
MANPOWER
EXTERNAL MANPOWER TRAINING PROGRAM &
COMPETENCY PROFILE
ACTION PLAN
PLAN (JOB FAMILY)

INDIVIDUAL
DEVELOPMEN
JOB T PLAN
RECRUITMENT ASSIGNMENT

PERFORMANCE
PLANNING (SKI DEVELOPMEN
PERFORMANC PERFORMANC
& T
E IN PROGRESS E APPRAISAL
PERFORMANCE TRAINING
ORIENTATION TARGET / GOAL)
FOR NEED
EMPLOYE
NO CHANGE /
ROTATION /
PROMOTION
REWARD
RESOURCES
INTERNAL

UPDATING PERSONIL RECORD (EDUCATION, WORKING EXPERIENCES, TRAINING PERFORMANCE, ETC)


PERENCANAAN SDM TERPADU
LINGKUNGAN EXTERNAL

LINGKUNGAN INTERNAL
PERENCANAAN
ORGANISASI

ANALISA PERENCANAAN SDM ANALISA


BEBAN KERJA TEANAGA
KERJA

PERAMALAN KOMPARASI
PERAMALAN
SDM YG KEBUTUHAN DN
SDM YG
DIBUTUHKA KETERSEDIAAN
TERSEDIA
N SDM

KEBUTUHAN &
KETERSEDIAAN

PENGADAAN,
MEMBATASI PENERIMAAN, INTERNAL
PEREKRUTAN
PENGURANGAN JAM KERJA,
UNTUK
PENSIUN DINI PEMBERSIHAN
MEMENUHI EXTERNAL
SEMENTARA
KEBUTUHAN
DISCRETIONARY
sekehendak hati, terserah kepada
kebijaksanaan
EFFORT
ikhtiar, jerih-payah, kedayaserapan,
pencobaan, usaha

Taken from :
Managing Motivation for
Performance Improvement
Hay/McBer