Tata Persuratan

Surat
Surat
adalah sehelai kertas atau lebih yang digunakan
untuk berkomunikasi
adalah percakapan yang tertulis
adalah komunikasi tertulis
Sifat surat
Efektif : sesuai dengan sumber asli tanpa ada
penyingkatan dan istilah yang tidak dimengerti
(lugas)
Praktis: bisa memeuat informasi panjang lebar dan
menyimpan rahasia
Ekonomis: biaya pembuatan dan pengiriman lebih
murah dibanding yang lain
 Fungsi Surat
Sarana komunikasi yang efektif, praktis dan ekonomis
Menjadi wakil dari pembuat surat dengan membawa
pesanatau informasi ke penerima
Dijadikan sebagai bahan bukti yang mempunyai
kekeuatan hukum
menjADI sumber data yang dapat digunakan sebagai
informasi
Menjadi surat jaminan surat gadai
Mengikat antara dua pihak surat kontrak
Menjadi alat promosi
Menghemat waktu, tenaga dan biaya
 Prinsip Surat
Ringkas
Jelas tidak boleh ada dua artia2s
Sederhana
sopan
 Selain digunakan sebagai media komunikasi,
surat berfungsi sebagai berikut.

Surat berfungsi sebagai alat bukti tertulis yang

dapat menjadi sumber legalitas dalam sengketa
hukum.
Surat berfungsi sebagai alat pengingat.
Surat bisa dijadikan sebagai bukti historis
Dalam urusan kedinasan, surat berfungsi pula
sebagai pedoman kerja dalam bertugas atau
dalam melaksanakan kegiatan.
Surat berfungsi sebagai duta organisasi yang
mencerminkan keterpelajaran, mentalitas, dan
kewibawaan penulis.
 Berdasarkan isinya, surat dapat dibedakan
menjadi:

surat undangan, surat pengantar, surat

pemberitahuan, surat permohonan bantuan,
surat keterangan, surat tugas, surat edaran,
surat pernyataan, surat pengumuman, surat
peringatan, surat permohonan izin, surat
perintah, surat perjanjian, surat keputusan,
surat pengusulan, surat kuasa, surat berita
acara, surat laporan, surat rekomendasi, surat
balasan, surat kawat/telegram, memo, dan nota
dinas.
 Dalam kaitannya dengan urusan bisnis, dikenal
adanya;

surat permintaan barang,

surat penawaran,
surat pesanan,
surat penolakan pesanan,
surat pengiriman,
surat perjanjian.
Dalam kepentingan pribadi/keluarga
dikenal;
surat lamaran kerja,
surat ucapan terima kasih,
surat permintaan maaf,
surat ucapan bela sungkawa,
surat persahabatan.
Berdasarkan kepentingannya, surat dapat
diklasifikasikan sebagai berikut.
Surat dinas, yaitu surat yang digunakan
dalam kepentingan fungsi kedinasan, baik
dinas pemerintah maupun dinas swasta.
Surat niaga, yaitu surat yang digunakan
dalam dunia bisnis atau perniagaan.
Surat pribadi/keluarga, yaitu surat yang
digunakan untuk kepentingan keluarga.
Dilihat dari jumlah penerimanya, surat dapat
dibedakan atas;
Surat biasa adalah surat dari seseorang pada
sutau instansi kepada seseorang suatu instansi.
Surat edaran adalah surat yang ditujukan
kepada beberapa orang atau beberapa instansi.
Pengumuman adalah surat yang ditujukan
kepada sejumlah orang atau instansi yang
identitasnya tidak diterakan secara langsung.
 Dilihat dari keamanan isinya, surat dapat
dibedakan atas;
Surat biasa, yaitu surat yang apabila dibaca
pihak lain tidak akan merugikan penerima
maupun pengirimnya.
Surat rahasia (RHS), yaitu surat yang isinya
tida boleh diketahui pihak lain kecuali oleh
orang yang dimaksud dalam surat tersebut.
Surat sangat rahasia (SRHS) umumnya berupa
surat yang berhubungan erat dengan
keamanan negara.
Berdasarkan urgensi pengiriman/penyelesaiannya,
surat dibedakan atas;
Surat biasa, surat semacam ini tidak
memerlukan tanggapan atau penyelesaian
yang cepat.
Surat segera, surat ini menuntut secepatnya
diketahui atau ditanggapi oleh penerimanya.
Surat sangat segera, surat ini harus sesegera
mungkin diketahui dan ditanggapi oleh
penerimanya.
 Syarat Surat yang baik
Surat harus disusun dengan teknik yang benar
Bagian-bagian surat ditata dengan benar sesuai
pedoman
Diketik dengan betul dan jelas
Menggunkan kertas yang sesuai
Maksud surat harus dinyatakan secara ringkas,
jelas dan eksplisit
Penerima dapat memahami isinya
Pengirim dapat memperoleh jawaban seperti yang
dikehendaki
Bahasa yang digunakan adalah bahasa baku
sesuai dengan EYD
 Format Surat
Full block style
Bentuk lurus penuh yaitu semua bagian surat diketik penuh pada
margin kiri
Block style bentuk lurus
Sama dengan full bolock hanya saja pada bagian akhir di margin kanan
Indented style bentuk lekuk
Semi block style semi lurus
Official style bentuk resmi
Hanging intented bentuk alinea bergantung
Square style bentuk persegi
Bentuk gaya depdiknas
Bentuk centering penuh
Bentuk centering/simetris
 Bagian-Bagian Surat
1. Kepala surat 1. Isi surat, isi surat terdiri
2. Tanggal surat dari :
3. Nomor surat
a. kalimat pembuka
b. Isi surat yang
4. Lampiran sebenarnya
5. Perihal/hal c. kalimat penutup
6. Alamat dalam/alamat 2. Salam penutup
tujuan 3. Nama organisasi
7. Salam pembuka 4. Tanda tangan dan nama
jelas
5. Jabatan
6. Lampiran
7. Inisial
 Surat Dinas
Segala komunikasi yang menyangkut kepentingan tugas
dan kegiatan kantor/organisasi.
Berdasarkan sifatnya dibedakan menjadi
Surat tertutup
Surat yang harus diterima dalam keadaan tertutup
Surat terbuka
Surat yang sebelum diterima oleh yang bersangkutan di buka dan
di catat
Berdasarkan nilai dan kepentingan isinya dibedakan
menjadi:
Surat penting
Bersifat mengikat, memerlukan tindak lanjut, menyangkut maslaah
kebijakan dan bila hilang akan menghambat dan merugikan
organisasi
Surat biasa/rutin
Isinya tidak mengikat, tidak memerlukan tindak lanjut dan jika
hilang informasi dapat diperoleh pada bagian lain
Surat rahasia
Memerlukan perlindungan karena jika bocor akan menimbulkan
kerusakan/kerugian
 Langkah-langkah menyusun surat dinas adalah
sebagai berikut.
Menentukan perihal surat
Menyusun kerangka surat berdasarkan urutan
urutan waktu (kronologis)
urutan kausalitas
urutan familiaritas
pola perkenalan
pola langsung
Pengumpulan informasi
Mengembangkan kerangka surat menjadi surat yang utuh
Mengetik surat
Menyunting surat maksudnya merupakan kegiatan memeriksa surat,
baik dari segi tata letak maupun bahasa yang digunakan termasuk
menyunting penggunaan ejaannya
Melipat surat dan menyampul surat
Membubuhkan alamat surat, selain itu, juga dibubuhkan nomor
surat dan cap dinas
 Surat pemberitahuan
Surat yang berisi pemberitahuan kepada
semua anggota dalam suatu lingkungan
yang merupakan bagian dari suatu
perusahaan atau instansi
Dibagi menjadi
Surat pengumuman
Surat edaran
 Surat Pemberitahuan
Surat pemberitahuan dapat ditandai oleh pernyataan-
pernyataan berikut.
Dengan surat ini kami beri tahukan bahwa
karyawan kami yang bernama....
Dengan ini kami beri tahukan bahwa kami
menyetujui kebijakan Saudara...
Berhubungan dengan surat kami..., dengan ini
kami beri tahukan bahwa...
Untuk memenuhi permintaan..., dengan hormat
kami beri tahukan bahwa....
Bertalian dengan surat Saudara nomor..., kami
beri tahukan bahwa...
 Surat perjanjian
Surat yang berisi pernyataan seseorang,
dua orang atau lebih yang mengikat
dirinya denagn orang lain untuk
melakukan suatu kesepakatan hukum
Kesepakatan tersebut menimbulkan hak
dan kewajiban bagi kedua belah pihak
Jika salah satu melanggar akan di kenai
sanksi
 Surat Perjanjian

Syarat sahnya surat perjanjian adalah sebagai berikut.

Surat perjanjian harus ditulis di atas kertas segel atau
kertas biasa yang dibubuhi materai.
Pembuatan surat perjanjian harus atas rasa ikhlas, rela,
tanpa paksaan.
Isi perjanjian harus disetujui oleh kedua belah pihak
yang berjanji.
Pihak yang berjanji dan termasuk saksi harus sudah
dewasa dan dalam keadaan waras dan sadar.
Isi perjanjian harus terperinci dan jelas dan tidak
mempunyai peluang untuk ditafsirkan secara berbeda
(tidak bermakna ganda).
Isi surat perjanjian tidak boleh bertentangan dengan
undang-undang dan norma susila yang berlaku.
Guna surat perjanjian adalah untuk sebagai
berikut.
Menciptakan ketenangan bagi kedua belah pihak
yang berjanji karena terdapatnya kepastian di
dalam surat perjanjian.
Mengetahui secara jelas batas hak dan
kewajiban pihak yang berjanji.
Menghindari terjadinya perselisihan/silang
pendapat.
Penyelesaian perselisihan atau perkara yang
mungkin timbul sebagai akibat suatu perjanjian.
 Surat perjanjian terdiri atas beberapa
macam, antara lain tentang jual-beli, sewa
beli (leasing), sewa-menyewa, borongan
pekerjaan, pinjam-meminjam, dan kerja
sama (bagi hasil), serta perjanjian kerja
sebagai karyawan.
 Surat Niaga
Surat-surat yang digunakan di dunai
bisnis, niaga atau perdagangan
Untuk mendukung kelancaran niaga
Contoh
Surat permintaan, surat penawaran, surat jual
beli, surat pesanan, surat pengiriman barang,
surat penerimaan barang
Surat pengaduan, surat penagihan
pembayaran, surat keberatan dan surat
penyelesaian pengaduandc
 Surat Kuasa
Untuk menyatakan pengalihan atau pelimpahan
kekuasaan kepada seseorang untuk bertindak
dan atau berhak bertindak atas nama pemberi
hak kuasa tersebut
Hal yang perlu diperhatikan
Ditulis dalam kertas segel atau bermaterai
Kedua belah pihak dalam kondisi sehat
Isi surat harus jelas dan tegas tentang kedua belah
pihak
Identitas kedua belah pihak : nama, umur, pekerjaan dan
tanda tangan
Harus menegaskan hal atau masalah yang
dikuasakan, tanggal pembuatan dan masa berlaku
 Pengrusan dan Pengendalian Surat

Kegiatan penanganan surat masuk dan

surat keluar yang meliputi penerimaan,
pencatatan, pengarahan, pendistribusian,
pemrosesan lebih lanjut dan pengiriman
surat keluar
Tujuan
Agar
surat dapat dengan cepat dan tepat
sampai kepada pengolah.
 Prosedur pengurusan
Surat penting
Dicatat
dan dikendalikan dengan
menggunakan kartu kendali
Surat biasa
Dicatat pada lembar pengantar
Surat rahasia
Dicatat pada lembar pengantar surat
 Penanganan Surat
Cara untuk menangani surat tergantung pada:
Besar kecilnya organisasi
Jumlah staff yang menangani
Tipe dari penerimaan surat (internal, external, e-mail)
Penggunaan ICT untuk komunikasi
Ruang yang tersedia untuk peralatan
Sumber daya yang tersedia di organisasi.
 Mail Handling
dalam organisasi kecil:
surat biasanya akan ditangani oleh anggota staf
sebagai bagian dari rutinitas sehari-hari mereka.
 Mail Handling
Di organisasi besar:
Volume surat masuk dan keluar yang cenderung
tinggi
Mereka cenderung memiliki departemen surat-
menyurat dengan ruang yang terpisah
Staf yang bekerja di ruang persuratan akan
menangani semua surat organisasi
 Mail Handling
Peralatan utama pada bagian
surat masuk:
Fotokopi
Tempat/kardus untuk setiap
orang / departemen
Troli untuk tempat surat
yang akan diberikan kepada
departemen
Stempel tanggal
Pembuka surat
stepler
 Mail Handling
Peralatan utama pada bagian
surat keluar:
Tas surat
Form untuk Posting surat
mesin untuk Melipat dan
memasukkan
Timbangan (Manual atau
listrik)
PC yang digunakan untuk
pencetakan label alamat,
memeriksa e-mail.
 Mail Handling
Bagaimana kita menangani surat yang masuk?
Pilah/pidsahkan surat ke dalam:
Private/personal/confidential
Penting
Spesial (Recorded or Special Delivery)
First class
Second class
 Mail Handling
Bagaimana kita menangani surat yang masuk(2)?
Buka surat (not private)
Keluarkan isinya..
Stempel tanggal pada surat-bukan amplop ( jangan sampai
menutupi hal penting)
Cek dan pastikan lampiran tersedia
Pilih/pilah surat per departments
Surat kemudian di koleksi per depertemen (per waktu)
atau
Kirim ke departments
 Mail Handling
Prosedur untuk digitalisasi
(Scanning) surat
Buka surat seperti biasanya
Scan surat dan masukkan ke
dalam floppy disc/HD atau
network
Salin/kirim langsung ke staff
mail boxes
Surat rahasia di perlakuakn
secara normal (tidak dibuka)
Electronic Sources of Incoming Mail

Voicemail
Periksa secara berkala
Perhatikan pesan pada formulir pesan
Pilih/pilah pesan ke departemen
Sampaikan pesan seperti pada prosedur
untuk surat masuk
 Electronic Sources of Incoming
Mail
E-mail
Periksa pesan secara berkala
Cetak jumlah salinan yang
diperlukan
Menyortir dan
menyampaikan pesan ATAU
Redirect melalui e-mail
internal pada kotak surat para
staf
Electronic Sources of Incoming Mail
Fax
Periksa faks yang masuk
secara berkala
Fotokopi faks jika diperlukan
Menyortir dan memberikan
faks ke yang bersangkutan
Mail Handling
Bagaimana mengelola surat
keluar
Kumpulkan surat dari
departemen ATAU
Staf mengirim surat
keluar ke bagian
pengurusan surat dengan
waktu yang ditentukan
Mengurutkan surat ke:
kelas satu
kedua Kelas
khusus Pengiriman
 Mail Handling
How do we deal with
Outgoing Mail (2)
Timbang surat atau paket
Cap amplop / paket
Mengirim surat ke kantor
pos
Electronic Sources of Outgoing Mail
E-mail
Buat pesan baru
Masukkan alamat e-mail ke
orang yang akan dikirimi
pesan
Kunci pesan
periksa pesan
Lampiran (jika ada)
Kirim pesan
 Dafar Pustaka
Surat-Menyurat,
Sonezza Ladyanna,
S.S., M.A
http://www.lochaber.
highland.sch.uk/pupil
s/BusStuds/Unit%20
2/Mail.ppt